Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: 03.03.2016, Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 20:15 Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra til saksnr.: 16/1-16/9 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Magne Aarum, leder Forfall Arnfinn Vikerheim Tov Myklatun, nestleder x Anne Marit Skovly Forfall Forfall Hanne Synnestvedt x Øyvind Kristiansen Forfall Thor Bjønnes Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Anders Svarholt Møtene fra administrasjonen: Ingen Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Hvaler har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at alle saker skulle behandles for åpne dører.. Tov Myklatun, nestleder (ledet møtet). Hanne Synnestvedt, (fungerte som nestleder)
Kontrollutvalget Hvalers møte 03.03.2016 Sakliste PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra møtet 17.12 2015 PS 16/2 PS 16/3 Forvaltningsrevisjonsrapport: Eiendomsforvaltning Prosjektplan: Dokumentasjon og likebehandling i byggesaker PS 16/4 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 Vedlegg unntatt offentlighet jf. offl 13, Fvl 13 første ledd PS 16/5 PS 16/6 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden 2016 2019 PS 16/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 PS 16/8 PS 16/9 Referater og meldinger Eventuelt PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra møtet 17.12 2015 1. Protokoll fra møtet 17.12 2015, godkjennes Vedtak ble som innstilling 1. Protokoll fra møtet 17.12 2015, godkjennes PS 16/2 Forvaltningsrevisjonsrapport: Eiendomsforvaltning 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Eiendomsforvaltning» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen i tilfredsstillende grad har etablert målsetninger og system for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale formålsbygg. Kommunens utgifter til vedlikehold i 2014 var nært sammenfallende med normtall for kommunal sektor. Normtallet forutsetter imidlertid at det ikke foreligger et vedlikeholdsetterslep. Kontrollutvalget merker seg videre at det kan synes som om at kommunen har utfordringer knyttet til å sette et klart skille mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift). Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør Videreføre arbeidet med nye tilstandskartlegginger, og på bakgrunn av disse, lage
en langsiktig vedlikeholdsplan som kan legges til grunn for videre planlegging og budsjettarbeid. Videreføre arbeidet med å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi, og vurdere om denne bør behandles politisk. Det vises til revisjonskriteriene, for hva en slik strategi ideelt bør inneholde. Sørge for at utgifter til vedlikehold føres på korrekte KOSTRA-arter fra og med 2016. Påse at det skilles mellom utbedring av vedlikeholdsetterslep og påkostning. Dette bør også gjennomgås i forbindelse med rehabilitering av kommunens tre skoler. 2. Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging av arbeidet med tilstandskartlegginger, vedlikeholdsplan og eiendomsstrategi til Utvalg for samfunnsutvikling. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til kommunestyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2016. 3. Kontrollutvalget legger ellers til grunn at revisjonen, i forbindelse med løpende revisjon i 2016, foretar kontroll med om kommunen skiller mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift), og at det rapporteres om evt. avvik til kontrollutvalget. 4. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Eiendomsforvaltning» til etterretning Kommunestyret finner det positivt at kommunen i tilfredsstillende grad har etablert målsetninger og system for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale formålsbygg. Kommunens utgifter til vedlikehold i 2014 var nært sammenfallende med normtall for kommunal sektor. Normtallet forutsetter imidlertid at det ikke foreligger et vedlikeholdsetterslep Det er viktig at rådmannen: Viderefører arbeidet med nye tilstandskartlegginger, og på bakgrunn av disse, lager en langsiktig vedlikeholdsplan som kan legges til grunn for videre planlegging og budsjettarbeid. Viderefører arbeidet med å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi, og vurdere om denne bør behandles politisk. Kommunestyret merker seg videre at det kan synes som om kommunen har utfordringer knyttet til å sette et klart skille mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift). Kommunestyret ber derfor rådmannen om at han: Sørger for at utgifter til vedlikehold føres på korrekte KOSTRA-arter fra og med 2016. Påser at det skilles mellom utbedring av vedlikeholdsetterslep og påkostning. Dette bør også gjennomgås i forbindelse med rehabilitering av kommunens tre skoler. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Utvalg for samfunnsutvikling innen <her setter kommunestyret selv inn en dato>. 3. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp Anders Svarholt presenterte rapportens funn og konklusjoner.
Kontrollutvalget ønsket å legge til en setning i pkt. 4, underpunkt 1, første kulepunkt: Etter siste setning legges til: «Dette arbeidet bør sluttføres i 2016» 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Eiendomsforvaltning» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen i tilfredsstillende grad har etablert målsetninger og system for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale formålsbygg. Kommunens utgifter til vedlikehold i 2014 var nært sammenfallende med normtall for kommunal sektor. Normtallet forutsetter imidlertid at det ikke foreligger et vedlikeholdsetterslep. Kontrollutvalget merker seg videre at det kan synes som om at kommunen har utfordringer knyttet til å sette et klart skille mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift). Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør Videreføre arbeidet med nye tilstandskartlegginger, og på bakgrunn av disse, lage en langsiktig vedlikeholdsplan som kan legges til grunn for videre planlegging og budsjettarbeid. Videreføre arbeidet med å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi, og vurdere om denne bør behandles politisk. Det vises til revisjonskriteriene, for hva en slik strategi ideelt bør inneholde. Sørge for at utgifter til vedlikehold føres på korrekte KOSTRA-arter fra og med 2016. Påse at det skilles mellom utbedring av vedlikeholdsetterslep og påkostning. Dette bør også gjennomgås i forbindelse med rehabilitering av kommunens tre skoler. 2. Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging av arbeidet med tilstandskartlegginger, vedlikeholdsplan og eiendomsstrategi til Utvalg for samfunnsutvikling. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til kommunestyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2016. 3. Kontrollutvalget legger ellers til grunn at revisjonen, i forbindelse med løpende revisjon i 2016, foretar kontroll med om kommunen skiller mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift), og at det rapporteres om evt. avvik til kontrollutvalget. 4. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Eiendomsforvaltning» til etterretning Kommunestyret finner det positivt at kommunen i tilfredsstillende grad har etablert målsetninger og system for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale formålsbygg. Kommunens utgifter til vedlikehold i 2014 var nært sammenfallende med normtall for kommunal sektor. Normtallet forutsetter imidlertid at det ikke foreligger et vedlikeholdsetterslep Det er viktig at rådmannen: Viderefører arbeidet med nye tilstandskartlegginger, og på bakgrunn av disse, lager en langsiktig vedlikeholdsplan som kan legges til grunn for videre planlegging og budsjettarbeid. Dette arbeidet bør sluttføres i 2016. Viderefører arbeidet med å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi, og vurdere om denne bør behandles politisk.
Kommunestyret merker seg videre at det kan synes som om kommunen har utfordringer knyttet til å sette et klart skille mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift). Kommunestyret ber derfor rådmannen om at han: Sørger for at utgifter til vedlikehold føres på korrekte KOSTRA-arter fra og med 2016. Påser at det skilles mellom utbedring av vedlikeholdsetterslep og påkostning. Dette bør også gjennomgås i forbindelse med rehabilitering av kommunens tre skoler. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Utvalg for samfunnsutvikling innen <her setter kommunestyret selv inn en dato>. 3. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. PS 16/3 Prosjektplan: Dokumentasjon og likebehandling i byggesaker 1. Prosjektplan Likebehandling i saksbehandling byggesak, godkjennes Kontrollutvalget diskuterte prosjektplanens problemstillinger med revisor og det var enighet om at ordlyden i tabellen i pkt. 5, «metodisk tilnærming og gjennomføring», korrigeres slik at denne stemmer med problemstillingene slik de er formulert under pkt. 3 i prosjektplanen. Sekretariatets forslag til vedtak rettes tilsvarende. Revisor presiserte at prosjektets fokus er likebehandling men god dokumentasjon er en nødvendig forutsetning for å kunne si noe om likebehandling. Videre diskuterte kontrollutvalget ulike metodiske tilnærminger med revisor. Han noterte seg dette. Det var enighet om at revisor gir kontrollutvalget en orientering i mai-møtet om evt. behov for flere timer til prosjektet som en følge av de forslagene som ble diskutert. På dette grunnlaget ble prosjektplanen godkjent. 1. Prosjektplan: Dokumentasjon og likebehandling i byggesak, godkjennes PS 16/4 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015, tas til orientering Vedtak ble som innstilling 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015, tas til orientering
PS 16/5 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS 1. Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning Vedtak ble som innstilling 1. Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning PS 16/6 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden 2016-2019 1 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden 2016-2019, godkjennes med følgende prioritering: Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing (KL 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat (KL 27) Nedre Glomma Bompengeselskap AS 2 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden 2016-2019 oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden 2016-2019, vedtas med følgende prioritering: Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing (KL 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat (KL 27) Nedre Glomma Bompengeselskap AS 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Bjørn Gulbrandsen fra sekretariatet presenterte analysen og planen. Kontrollutvalget var enige om at listen over prioriterte prosjekter nummereres. Ellers ble vedtak som innstillingen. 1 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden 2016-2019, godkjennes med følgende prioritering: 1 Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 2 Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing (KL 27) 3 Østfold kontrollutvalgssekretariat (KL 27) 4 Nedre Glomma Bompengeselskap AS 2 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden
2016-2019 oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 3. Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden 2016-2019, vedtas med følgende prioritering: 1 Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 2 Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing (KL 27) 3 Østfold kontrollutvalgssekretariat (KL 27) 4 Nedre Glomma Bompengeselskap AS 4. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden PS 16/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering Vedtaket ble som innstillingen Arnfinn Vikerheim etterspurte kommunens svar til Fylkesmannen i forbindelse med gjennomført tilsyn knyttet til Introduksjonsloven. Tilsynsrapporten ble lagt fram som referatsak i kontrollutvalget i møtet 17. 9 2015. Kommunen hadde frist til 1.10 2015 med å sende svar til Fylkesmannen på hvordan påpekte avvik er lukket. Sekretariatet ber om kommunens svarbrev, og dette legges fram som referatsak i neste møte. 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering PS 16/8 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Vedtak ble som innstillingen 1. Referater og meldinger tas til orientering
PS 16/9 Eventuelt Fredrikstad, 29.1 2016 Ingen saker