SYKEHJEMSUTBYGGING To nye sykehjem Klyvejordet og Mule

SYKEHJEMSUTBYGGING To nye sykehjem Klyvejordet og Mule Konkurransegrunnlag Det inviteres til konkurranse med forhandling i ett trinn etter forskriftens del 1 og del 2, for anskaffelse av rådgivingstjenester til: Prosessveileder Tilbudsfrist: 13.03. 2013, klokken 13.00

Innhold 1. PROSJEKTINFORMASJON... 3 1.1 Tilbudsinvitasjon... 3 1.2 Innlevering av tilbud... 3 1.3 Orientering om prosjektet... 3 1.4 Beskrivelse av oppdraget... 3 1.5 Gjeldende framdriftsplan for prosjektet... 5 1.6 Oppdragsgivers organisasjon... 5 2. KONKURRANSEREGLER... 5 2.1 Konkurranseregler... 5 2.2 Offentlighet... 5 2.3 Vedståelsesfrist... 5 3. KRAV TIL TILBYDER (KVALIFIKASJONSKRAV)... 5 3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 5 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 4. KRAV TIL TILBUD... 6 5. TILDELINGSKRITERIER... 6 5.1 Pris... 7 5.2 Kvalitet... 7 6. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 7 7. KONTRAKTSVILKÅR... 7 7.1 Generelle kontraktsbestemmelser... 7 7.2 Regulering av priser... 7 7.3 Betaling... 7 7.4 Avbestilling... 8 8. SJEKKLISTE... 8 Vedlegg nr. 1: Prisskjema... 9 Vedlegg nr. 2: Notat... 10 2

1. PROSJEKTINFORMASJON 1.1 Tilbudsinvitasjon Porsgrunn kommune ved innbyr leverandører med dokumentert kvalifikasjon og kapasitet til konkurranse om anskaffelse av prosessveileder til byggeprosjekt basert på samspill. Konkurransen er kunngjort på GKI, Grenlandskommunenes innkjøpsenhets hjemmeside, 3 http://www.grenlandssamarbeidet.no/gki og på Doffin (http://www.doffin.no/) Påmelding til konkurransen gjøres samme sted. Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget: 06.03.2013 Spørsmål og henvendelser vedrørende konkurransen kan stilles til vår kontaktperson: Ivar Øverli, Porsgrunn kommune, Postboks 128 3901 Porsgrunn e-post: ivar.overli@porsgrunn.kommune.no, telefon: 35 54 74 92/907 48 575 1.2 Innlevering av tilbud Frist for mottak av tilbud: 13.03.2013, kl. 13.00 Tilbudet skal leveres i lukket innpakning og være merket med: Sykehjemsutbygging - prosessveileder Postadresse: Leveringsadresse: Porsgrunn kommune Porsgrunn kommune Postboks 128 Servicesenteret 3901 Porsgrunn Storgata 153 Porsgrunn Leverandøren har ansvaret for at anbud sendt med posten når fram i tide. 1.3 Orientering om prosjektet Porsgrunn kommune har i dag 320 sykehjemsplasser fordelt på 6 sykehjem. Kommunen har planer om å oppgradere og utvide tjenestetilbudet. Første trinn er å erstatte et eksisterende sykehjem, som er i bygningsmessige dårlig befatning, med to nye sykehjem. De to nye sykehjemmene skal til sammen ha en kapasitet på 96 plasser. Det er planlagt å gjennomføre prosjektet etter en modell med tidlig samspill. I vedlegg 2 er det gitt en bredere beskrivelse av bakgrunn og forutsetninger for prosjektet. 1.4 Beskrivelse av oppdraget Samspill er en ny og uprøvd modell for Porsgrunn kommune. Oppdraget skal dekke oppdragsgivers behov for rådgivingstjenester til å anvende modellen på en optimal måte. Prosessveileder skal veilede og bistå prosjektleder i gjennomføringen av prosjektet, ta aktivt del og levere i forhold til samspill på de områdene kommunen ikke har tilstrekkelig med egen kompetanse. Omfang av oppdraget forutsettes nærmere avklart i forkant av den enkelte fase, noen oppgaver det kan være behov for bistand til er:

- Planlegge modell for samspill - Utarbeide strategi og grunnlag for konkurranse - Eventuell prekvalifisering - Evaluering - Etablere kontrakter - Etablere rutiner, arbeidsformer og organisering av samspillet - Koordinere samspillprosessen, fasilitere arbeidsverksteder - Etablere målsum - Veiledning i bygge- og reklamasjonsfasen Oppdraget skal gjennomføres i nært samarbeid med prosjektleder og andre nøkkelpersoner hos oppdragsgiver. Roller, ansvar- og arbeidsfordeling forutsettes avklart nærmere i felleskap med den som blir valgt. En ønsket effekt er kunnskapsoverføring med sikte på at oppdragsgiver ved senere prosjekter kan være mer selvhjulpen. Modellen det søkes bistand til er planlagt å være en variant der samspillet etableres i en helt tidlig fase av prosjektet. Beskrivelsen av det som skal leveres vil på anskaffelsestidspunktet være lite detaljert og orientert mot behov, funksjoner og funksjonell kvalitet. Følgende antas å være avklart: - Dimensjonerende behov; hvor mange sykehjemsplasser det skal bygges for samt oversikt over eventuelle tilleggsfunksjoner som dagtilbud, aktivitets- og velferdstilbud og lignende. - Lokalisering; hvor de nye sykehjemmene skal bygges, beskrivelse av tomt, reguleringsmessige forhold og lignende. - Andre viktige behovsrelaterte rammer, krav og forutsetninger for de nye sykehjemmene. Til å planlegge og bygge sykehjemmene er det tenkt anskaffet totalentreprenør som har knyttet til seg nødvendige ressurser. Totalentreprenørgruppen skal sammen med byggherre, brukere og prosessveileder samarbeide om prosjektet etter prinsippene for samspill, søke å utnytte og utvikle dette på en optimal måte. Å legge til rette for og bidra til en slik arbeidsform vil være en av hovedoppgavene for prosessveileder. Oppgaver/faser (noen gjennomføres parallelt i tid) i samspillet fram til etablert målsum vil være: - Konseptuelle avklaringer - Planarbeid - Skisseprosjekt - Forprosjekt Prosessveileder skal være en person som kan jobbe effektivt og har gode samarbeidsegenskaper med evne til å holde fram felles mål, motivere og begeistre. Solid kunnskap om ulike gjennomføringsmodeller og erfaring fra sentrale roller i byggeprosjekter basert på samspill (fortrinnsvis tidlig samspill) er en forutsetning. Videre ser vi etter en person med høyere formell utdannelse og som har en bred tverrfaglig basis med erfaring/kompetanse innen områder som: - Byggrelaterte fag, bransjeforståelse - Ledelse, organisering og administrasjon - generelt og i tilknytning til større byggprosjekter - Å få mennesker med ulik bakgrunn til å jobbe godt sammen, kunnskap om gruppeprosesser - Regelverket for offentlige anskaffelser - Økonomi og juss 4

1.5 Gjeldende framdriftsplan for prosjektet De nye sykehjemmene er planlagt å skulle stå ferdige første halvår 2017. 1.6 Oppdragsgivers organisasjon - Prosjekteier: Aud Fleten, kommunalsjef for Omsorg. - Byggherre: Porsgrunn kommune, ved Terje Madsen - Fagleder prosjektledelse: Morten Ødegaard - Prosjektleder: Ivar Øverli 2. KONKURRANSEREGLER 2.1 Konkurranseregler Konkurransen er regulert av Lov om offentlige anskaffelser av 1999-07-16 nr. 69, samt tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser av 2006-04-07 nr. 402. Anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling i ett trinn og gjennomføres i samsvar med forskriftens del 1 og del 2 samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. 2.2 Offentlighet I henhold til Offentleglova av 19.05.2006 vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene skjermet for offentlig innsyn fram til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten. Tilbyderne skal levere en elektronisk utgave av tilbudene hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere om opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg tilbudet i 90 dager regnet fra tilbudsfristen. 3. KRAV TIL TILBYDER (KVALIFIKASJONSKRAV) Her er det angitte krav som må tilfredsstilles for å kunne delta i konkurransen, og hvordan det skal dokumenteres at kravene er ivaretatt. 3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjon Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Oppdatert firmaattest Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS-erklæring egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) i henhold til Internkontrollforskriften. 5

3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjon Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Siste års revisorberetning som godtgjør at foretaket har økonomisk grunnlag for fortsatt drift. 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjon Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne. En liste over de viktigste relevante leveranser og utførte tjenester de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Notat som redegjør for hvilke personer som kan overta oppdraget ved sykdom eller lignende. 4. KRAV TIL TILBUD Tilbudet skal være komplett og gis på bakgrunn av dette konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg. Tilbudet skal være på norsk. Prisskjemaet skal innleveres i utfylt stand og være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Omkostninger som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og deltakelse i forhandlinger vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 5. TILDELINGSKRITERIER Oppdragsgiver vil velge det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier med tilhørende vekting: Kriterium Vekt Dokumentasjon Pris (timepris) 35 % Utfylt prisskjema Kvalitet Kompetanse for tilbudte personer: - grad og relevans av formell kompetanse - grad og relevans av erfaring - samarbeidsegenskaper 65 % CV med referanselister for tilbudt prosessveileder og stedfortreder samt notat som kort beskriver hvorfor de tilbudte personene er spesielt egnet til å ivareta denne oppgaven. 6

5.1 Pris Oppdraget skal gjennomføres som et timebasert oppdrag. Prisen er i norske kroner og eksklusiv merverdiavgift. Timeprisen skal dekke alle kostnader som leverandøren har med oppdraget, herunder lønn, sosiale utgifter, administrasjon og fortjeneste, kontorkostnader, reisetid og reisekostnader for frammøte i oppdragsgivers lokaler, eller ved eventuelt prosjektkontor dersom slikt blir opprettet. Reiseutgifter i forbindelse med oppdraget til møter, befaringer og lignende utenfor Porsgrunn refunderes etter statens satser. 5.2 Kvalitet Kvaliteten av tilbudt kompetanse for tilbudte personer vil bli vurdert opp mot ønskede kvalifikasjoner slik disse er beskrevet i avsnitt 1.4. Samarbeidsegenskaper vil bli vurdert ut fra referanser og ut fra intervju i tilknytning til forhandlinger. CV for tilbudte personer skal inneholde opplysninger om utdannelse og oversikt (referanseliste) over oppdrag/oppgaver som er utført, også i tidligere arbeidsforhold. Av referanselisten skal det for det enkelte prosjekt fremgå: - Opplysninger om prosjektet (navn, størrelse, type, når) - Referanseperson fra prosjektet som kan kontaktes - Opplysninger om oppdraget, størrelse, varighet og hvilken rolle og oppgaver som tilbudt person har hatt i prosjektet Tilbudet skal inneholde et notat som kort (maks en A4 side) beskriver hvorfor den tilbudte personen er spesielt egnet til å ivareta denne oppgaven. 6. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Tilbudene blir åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Anskaffelsen vil bli gjennomført som konkurranse med forhandling. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere antall tilbud det forhandles om. Eventuell reduksjon gjøres etter vurdering av tilbudet opp mot tildelingskriteriene. Første reduksjon kan gjøres i forkant av forhandlingene. Det kan forhandles om alle sider ved de innleverte tilbudene. Etter at evaluering er utført og det er valgt tilbyder vil det bli sendt ut informasjon til alle deltakerne om hvem oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med. 7. KONTRAKTSVILKÅR 7.1 Generelle kontraktsbestemmelser Som generelle kontraktsbestemmelser gjelder NS 8401:2010 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag. 7.2 Regulering av priser Prisen er fast til og med 31.12.2013. Deretter reguleres timeprisen hvert år 1. januar etter endringer siste år i RIFs statistikk aritmetisk middellønn for samtlige årskull. 7.3 Betaling Avsnitt 15.2.3, Betalingsfrist, i standarden endres til: Oppdragsgiver skal betale innen 30 dager etter utløpet av den måneden fakturaen er mottatt. 7

7.4 Avbestilling Oppdragsgiver kan avbestille oppdraget på hvilket som helst tidspunkt. Dersom oppdraget avbestilles har leverandøren ikke krav på betaling for mer enn det som er påløpt av honorar for den delen av oppdraget som er utført. 8. SJEKKLISTE Følgende dokumenter skal følge tilbudet: Henvisning Dokument Levert 3.1 Firmaattest 3.1 HMS-erklæring 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter 3.1 Attest for betalt merverdiavgift 3.2 Siste års revisorberetning 3.3 Liste over de viktigste relevante leveranser og utførte tjenester de siste 3 år 3.3 Notat som redegjør for hvilke personer som kan overta oppdraget ved sykdom eller lignende 5.1 Utfylt prisskjema 5.2 CV med referanseliste for tilbudt prosessveileder og stedfortreder 5.2 Notat som kort beskriver hvorfor tilbudte personener er spesielt egnet til å ivareta denne oppgaven. Porsgrunn 18. 02.2013 Ivar Øverli Prosjektleder (sign.) 8

Vedlegg nr. 1: Prisskjema Undertegnede rådgiverfirma tilbyr med dette å utføre oppdraget i henhold til konkurransegrunnlaget for: Timepris for prosessveileder/stedfortreder kr. 25 % merverdiavgift kr. Tilbudt timepris inkl. merverdiavgift kr. Sted: Dato: (Tilbyders forpliktende underskrift og firmastempel) 9

Vedlegg nr. 2: Notat Nye sykehjem Vestsiden og Mule. Orientering om prosjektet funksjoner. Rammer og krav 10