VESTNES KOMMUNE Valstyret Innkalling til møte i Valstyret Møtestad: Dato: Formannskapssalen, Rådhuset, 07.09.2009 Kl.14:30 Dei som er inhabile i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan bli innkalla, - jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Varamedlemar får særskilt melding når dei skal møte. Saksdokumenta ligg frå i dag til gjennomsyn i servicekontoret, biblioteket og på heimesidene til kommunen. Dersom du ikkje kan møte på grunn av lovleg forfall må du snarast melde frå til politisk sekretariat på e-post gunn.westnes@vestnes.kommune.no,tlf.: 71 18 40 12 eller til servicekontoret på e-post servicekontoret@vestnes.kommune.no, tlf.: 71 18 40 05. Ev. spørsmål til saksutgreiinga kan rettast til administrasjonssjefen før møtet enten på e-post: tone.roaldsnes@vestnes.kommune.no, eller tlf. 90 98 40 00. ordførar Side 1
Saksliste Saksnr Innhald Lukka PS 21/2009 PS 22/2009 RS 2/2009 Godkjenning av innkalling Godkjenning av protokoll frå siste møte Stortingsvalet og Sametingsvalet 2009 - influensa og beredskap i forhold til tilrettelegging for stemmegiving PS 23/2009 Stortings- og sametingsvalet i 2009 Side 2
PS 21/2009 Godkjenning av innkalling PS 22/2009 Godkjenning av protokoll frå siste møte Side 3
DET KONGELIGE KOMMUNAL- OG REGIONALDEPARTEMENT Kommunene v/valgstyre.statsrddrn Sakenr 1y -vt12 ^ - AUG. 2UO9 VESTNES KOMMUNE Deres ref t'a! 1-e: Dato t^9l1'7;,^-t SDA 06.08.2(09 Stortingsvalget ogsametingsvalget 2009 - i nfluensa og beredskap i forhold til tilrettelegging for stemmegivning. Innledning Jeg vi ;er til departementets brev- av 26. juni 2009, eler kommunene ble bedt om å planlegge og organisere valgarbeidet slik at en kar ta høyde for et eventuelt omfattende utbrudd av influensa A (HIN1). 1 dette brevet vil jeg rette oppmerksomheten mot noen tiltak sona bør vurderes iverksatt i den forbindelse. Brevet er tetarbeidet i samarbeid med Helse- og omsorgsdepartementet. Jeg ønsker ikke a dramatisere situasjonen. men mener det er viktig at kommunene er bevisste pa at utbn.zdd av intlteensa kan få betydning for gjennomforingen av valget, og derfor vurderer hvilke tiltak som bor settes i verk. Vi kan oppleve at mange velgere blir syke og kanskje ikke kommer seg til valglokalet for å få stemt. Vi kan også oppleve at flere valgmedarbeidere og stemmemottakere i kommunene blir syke i en kritisk periode for valget. Det er viktig å tenkt, gjennom og planlegge tiltak for å imøtekomme situasjonen pa en god mate. Enkelte tiltak bør det planlegges for selv o m det, kanskje ikke blir aktuelt å iverksette dem. Stemmegivning Det er grann til å forvente at det vil være et større antall velgere som vil ønske å forhåndsstemme ved høstens valg enn det som har vært tilfelle ved tidligere valg. Jeg ber dere vurdere å annonsere muligheten for forhåndsstemmegivning ut over det som ellers gille vtet-e normalt, og gjøre forhåndsstemmegivning så tilgjengelig som mulig bade når det gjelder lokaler og åpningstider. Kommunene ma ta høyde for et større antall forhåndsstemmer veet valgavviklingen. Fostadressc: Postboks 8 112 1)ep, 0032 Qslo Kontoradresse: Akers^. 59, Telefon: 22 24 90 9G, Telefaks: 22 24 27 40 9?2 4 1? 8å8 Side 4
Personer som er syke eller uføre kan etter søknad avgi stemene der de oppholder seg, det vil si ved ambulerende stemmegivning. Tradisjonelt er dette en ordning som nok ikke er så kjent blant folk flest. Jeg ber dere vurdere å annonsere ekstra og kanskje i flere omganger, at det er mulig å stemme hjemme eller der en oppholder seg' dersom en er syk, og at det legges til rette for at slik stemmegivning kan skje sa tett opptil valgdagen som mulig. Kommunene må som nevnt over ta høyde for et stor e antall forhåndsstemmer enn det som er vanlig. Dette vil blant annet bety at dere må sikre at kommunen har tilstrekkelig bemanning til å etterkomme ønsker fra velgerne om å få avgi stemme uten å måtte bevege seg til et stemmelokale. Det bør derfor vurderes å hente inn ekstra stemmemottakere. Når valgmedarbeidere skal reise hjem til velgere er det også svært viktig at det tas forholdsregler slik at de ikke selv blir syke eller sprer smitte. Jeg ber kornmonen diskutere aktuelle forholdsregler nærmere med lokale helsemyndigheter. Jeg mener det også kan være grunn til å ha økt fokus på stemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner, som sykehus. Det bør legges opp til stemmegivning over flere dager enn det som har vært vanlig ved tidligere valg. Det bør også vurderes om slik stemmegivning skal gjennomføres i flere omganger, og slik at siste omgang gjennomføres så nært opp til valgdagen som mulig. Stemmegivningen må organiseres og gjennomføres i samråd med ledelsen ved institusjonene. Sykdom blant valgmedarbeiderne Når det gjelder egne valgmedarbeidere er det viktig å planlegge for sykdom i god tid fer folk eventuelt blir syke. Det bør vurderes om det skal hentes inn ekstra personell, for eksempel blant andre kommuneansatte, og en bor også vurdere å hente inn tolk annet steds fra, som for eksempel studenter og folk fra ulike organisasjoner. Det bor også være mulig å annonsere etter valgmedarbeidere lokalt. Det er viktig at disse gis opplæring slik at en sikrer at de har den kompetansen som er nødvendig. Det må planlegges ut fra at nøkkelpersoner i valgavviklingen kan bli syke, og hvem som i tilfelle kan fungere som reservebemanning. Jeg ber dere også ta forholdsregler for å sikre at stemmemottakere og valgfunksjonærer i minst mulig grad blir syke eller sprer smitte. Her må det legges opp til et nært samarbeid med helsemyndighetene lokalt. Jeg vil derfor be om at valgmyndighetene i kommunene snarest mulig etablerer et slikt samarbeid, dersom det ikke allerede er opprettet. Dette for å kunne utarbeide planer og iverksette forebyggende tiltak. Jeg vil følge sykdomsutviklingen nøye og vil løpende vurdere om det kan være aktuelt å side 2 Side 5
vurdere andre tiltak. Nyttig informasjon kan dere finne; p helsemyndighefenes ucttside om inilttensaexa Med hilsen 'Ni a,rnh il cl Melty e i t Kle pfia Kopi til: Alkcslegen Fyll:esm aulurt Fvl,:,: sv,ri^st^ renc, I lt^lsc - o; cyn^s<,r:c^scleparteiuer7tet: I If^lscdirel:it}ratet Nasi{inalt f'olkehefseinstitutt iieoon& helseftwak Side 3 Side 6
Page 1 of 1 Henning Moldver Fra: Johansen Anne Gry [Anne-Gry.Johansen@krd.dep.no] Sendt : 6. august 2009 14:54 Til: Johansen Anne Gry Emne : Stortingsvalget og sametingsvalget 2009 - influensa og beredskap Vedlagt følger brev om Stortingsvalget og sametingsvalget 2009 - influensa og beredskap i forhold til tilrettelegging for stemmegivning. Brevet er til valgstyret i kommunen. Anne Gry Johansen Kommunal - og regionaldepartementet Kommunalavdelingen Pb 8112 Dep 0032 Oslo Nyheter finner du på regjeringen.no under Kommunalnytt 06.08.2009 Side 7
VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 011 Arkivsaksnr.: 2009/220 Saksbehandlar: Odd Jarle Talberg Dato: 30.08.2009 Stortings- og sametingsvalet i 2009 Utval Møtedato Utvalssak Valstyret 07.09.2009 23/2009 Administrasjonssjefen si innstilling 1. Valstyret tek orienteringa om lokal valkunngjering og lokal valgjennomføring til vitande. 2. Vestnes Valstyre held eit valstyremøte på formannskapssalen på valkvelden måndag 14. september frå kl.22.00 23.00 3. Valstyremedlemmane skriv under valprotokollen i etterkant, eventuelt i samband med ordinære politiske møtedagar SAKSUTGREIING: Bakgrunn: I saka blir det orientert om lokale valtiltak og lokal valorganisering, og det blir foreslått møtetidspunkt for Vestnes Valstyre på valdagen og dagen etter for protokollunderskriving. Vurderingar - informasjon: Lokal valkunngjering. I tråd med vallova skal Valstyret i kvar kommune syte for nødvendig valkunngjering til sine innbyggarar. Det gjeld kunngjering i høve til manntalet, kunngjering om førehandsstemminga samt tid og stad for den ordinære stemminga på valdagen. Stemmemulegheiter for sjuke og uføre skal kunngjerast og stemming i institusjonane skal organiserast. Alt dette er gjennomført på kommunen sin nettstade og i to lokalaviser. I tillegg får dei lokale stemmestyra plakatar til oppheng i butikkar etc. Lokal valgjennomføring. Gjennom valstyresakene tidligare i år, har valstyret vedtatt hovudprinsippa for valgjennomføringa og har også delegert til valstyreleiar og adm.sjef v/ valstyresekretær, ansvaret for oppfølging og vidare detaljplanlegging. Side 8
Valstyremøte på valkvelden Som ved tidligare val tek ein sikte på eit valstyremøte på Rådhuset ca. kl.21.30, med ein oppdatert status for dei førebelse valresultata i kommunen. Valstyremedlemmane kan også vurdere om dei vil fordele seg, og vitje ulike vallokale før stengetid kl.20.00. I det påfølgjande valstyremøtet kan det bli aktuelt å få til vurdering / ta avgjerd i heilt prinsipielle spørsmål som kan dukke opp, men formell godkjenning av stemmegiving og stemmesetlar er i utgangspunktet delegert i samband med godkjenning av organiseringa og den digitale behandlinga av stemmesetlane. Ved Stortingsvalet no, kan ein difor rekne med at valstyremøtet ikkje treng å vare lenger enn til kl.23.00. I personalkantina (som innimellom også vil bli nytta av valmedarbeidarane på valkvelden), kan ein følgje valsendingane på fjernsynet og samstundes få seg ein matbit (suppe) og kaffi. Om underskriving av valprotokollen (valmøteboka). Ved kommuneval og fylkestingsval har det tidligare vore vanleg at Valstyret heldt eit formelt protokollunderskrivingsmøte dagen etter valdagen. Men kommunane har no fått løyve av fylket, til å ettersende ein fullverdig (fullt ut) signert valprotokoll. Difor er det i år ikkje nødvendig med endå eit valstyremøte tirsdag den 15. september. I staden kan valprotokollen (møteboka) sendast medlemmane for godkjenning og skrivast under seinare, i samband med seinare ordinære møtedagar. Særutskrift til: Side 9