1 av 3 Det medisinske fakultet Dato 26.03.2014 Referanse 2013/569 Møtereferat Utvidet fakultetsledermøte ved DMF Tilstede: Forfall: Stig A. Slørdahl, Lars Jacob Stovner, Siri Forsmo, Magne Børset, Toril Nagelhus Hernes, Olav Haraldseth, Odd Sverre Westbye, FTR1 Erlend Frøland (sak 1-3), Torfinn Støve Madssen, Anne Steenstrup-Duch (sak 5) Surur Taso (sak 1-4), Torill Naavik, Grete Myhren, Nora Gullbekkhei, Kari Håland Lars Ødegaard, Knut Arne Kissten, Tore Romundstad, Albert Verhagen, Rannveig Tellemand Storeng (sak 5), Judith Rødsten (referent) Marite Rygh, Hilde Grimstad, Björn Gustafsson, Stein Kaasa, Terje Espevik, May Britt Moser, Arild Skaug Hansen, Tore Romundstad, Vegard Sollie, Jannicke Ankile Om: Fakultetsledermøte ved Det medisinske fakultet (DMF) Møtetid: Tirsdag 25. mars 2013, kl. 09.00 11.30 Møtested: MTM32 - MTFS 3. etg. Sak Tema Ansvarlig 1. Nytt fra dekanen Professor Kjell Salvesen er tilsatt som ny fagdirektør i Helse Midt-Norge. Salvesen kommer fra DMF (LBK), men har arbeidet i Sverige i en lengre periode. Prodekan Hilde Grimstad og representanter fra Studieseksjonen er i Argentina og Equador. Hensikten er å inngå avtaler om studentutveksling. HEVET-satsningen: En person er innstilt som leder, men det er foreløpig ikke offisielt. Stillingen blir knyttet til DMF. Felles ledermøte med St. Olavs Hospital fredag f.k., hvor alle instituttledere og klinikksjefer deltar. Tema vil bl.a. være integrasjonsprosjektet, prinsippene i avtalen om kombinerte stillinger og felles rekruttering DMF har i dag besøk av æresdoktor Suresh Sharma fra Nepal. Sommerskolen for ledere i Dubrovnic: I første omgang en pilot med plass til 5 medisinstudenter fra hvert av fakultetene. Prosessen ledes av Jon Magnussen, og kursledelsen er fra Tromsø. Masterstudenter inkluderes i neste runde. Professor i nevovitenskap, Emre Yaksi, KU Leuven s Faculty of Medicine, Belgia, har takket ja til stilling ved CNC/Kavli. Yaksi kommer med en ERC-grant og forskergruppe. Yaksi forsker på zebrafisk, og vil etablere seg i laboratorier i MTFS. Stig A. Slørdahl Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Saksbehandler Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk + 47 72 82 07 00 Judith Rødsten forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks Tlf: 7489 Trondheim http://www.medisin.ntnu.no Olav Kyrres gt 9 + 47 73 59 88 65 + 47 918 97877 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 2. Nytt fra studentene Medisinstudentene har hatt felles seminar. Fra diskusjonene på seminaret ønsker de å ta opp følgende med fakultetsledelsen: Bedre konkretisering av læringsmål. Disse oppfattes ikke å være så nyttige i læringsprosessen, og heller ikke så informative når det gjelder tidsbruk. I etterkant av seminaret planlegger de en spørreundersøkelse blant studentene. Studentene ønsker o Ferdighetsbaserte læringsmål o Graderte læringsmål, «Må vite» og «Bør vite». Evaluering av uketjenesten Studentene ønsker bedre evaluering og tilbakemelding på kliniske ferdigheter i uketjenesten. Dette gjelder spesielt utplassering i 5. klasse. Innspillene blir tatt med til Studieseksjonen, og studentene oppfordres også til å drøfte dette med prodekan Hilde Grimstad. Fra ledelsens side minnes det om at læringsmålene ikke er pensum i vanlig forstand, og ikke direkte relatert til hva man for eksempel kan forvente å få til eksamen. 3. Gjennomgang av rekrutteringsprosessen ved DMF (pres. vedlagt) Torfinn Madsen Studentene Albert Verhagen Albert gikk gjennom tilsettingsprosessen ved DMF, fra planleggingsfase til etterarbeid. Litt info om status ved DMF: 1240 ansatte (hoder). 1266 tilsettingssaker i 2013, disse sakene tar halvparten av ressursene på HR. 125 rekrutteringssaker under arbeid per dato i 2014. Noen momenter (se vedlegg for mer info): Hovedregel er fast tilsetting (midlertidighet begrunnes særskilt). Alle stillinger skal lyses ut (med noen unntak). Rekruttering av vitenskapelige ansatte tar i snitt ca 9 mnd, mulighet for å spare tid ved oppnevning av komite samt tidsbruk for komiteen. Rekruttering av teknisk/administrativt personell enklere, prosessen bør kunne gjennomføres på 6 uker. Viktig at NTNU selger seg godt i intervjusituasjonen, nærmeste leder (evt person utpekt av denne) må delta. Viktig å være klar over hva det ikke kan spørres om. Vise på kortest mulig tid hvem vi er (både kandidat og bedrift) Evaluering av intervju og utsjekking av (kun oppgitte!) referanser viktig! Leder bør gjøre referansesjekken, alternativt HR-konsulenten. Viktige vurderingskriterier er vitenskapelig/faglig kompetanse, undervisningskompetanse, personlig egnethet
3 4. NTNU Campus Visjonsprosjektet (presentasjon vedlagt) http://www.ntnu.no/campusframtid/visjonsrapporten Tone Merethe Berg Aasen presenterte Visjonsprosjektet, og kort om Konseptvalgutredningen (KVU). KVU en kvalitetsmetodikk fra Finansdepartementet med en samfunnsøkonomisk tilnærming. Et midlertidig dokument, ferdig etter sommeren. Utløsende behov for KVU er situasjonen på Dragvoll, men hele NTNU tas med. Eksisterende campusplan på NTNU gjelder uansett alternativ, og mange byggeprosjekter må realiseres uavhengig av en evt flytting av Dragvollmiljøene. KVU-rapporten skisserer 3 alternativer for utbygging: Delt - som i dag, kompakt og byintegrert. Tone Merethe Berg Aasen Campusprosjektet er mye mer enn et byggeprosjekt: Hva slags universitet ønsker vi å ha? Visjonsprosjektet baserer seg på scenarioteknikk og trendanalyser. Grunnlag for visjonsrapportens konklusjon: NTNUs egenart og visjon Aktuelle utviklingstrekk Fire utviklingsperspektiver: Vekst Elite Digital - Urban Ikke formell høringsrunde, men ønskelig med korte innspill fra alle fakultet og institutter til Campus-prosjektet ved Per Kjøl innen 31. mars. Bestilling/sakspapirer er sendt ut til instituttene på forhånd via epost og ephorte. Momenter fra diskusjonen i møtet blir også tatt med i dekanens innspill. 5. Informasjon om forskningsformidling via AlphaGalileo (pres. vedlagt) Kommunikasjonsarbeidet ved DMF mye er bra! På mange medier, mange presseklipp. Gode på bilder, arrangement, kurs osv. Ny web-master ansettes på fakultetsnivå. Instituttlederne Stig A. Slørdahl/ Arild S. Hansen Anne Steenstrup- Duch Hva kan bli bedre? Nettsider, registrering i Christin, kommentarer/kronikker i flere medier, internasjonal presse. Hvordan få internasjonal oppmerksomhet? Eks: - Eurekalert (anlyse av presseklipp) - AlphaGalileo (meldes inn før sperrefrist) Før innsending av søknader må ansattes nettsider være oppdatert (Googlesøk brukes mye!). Prioriter engelsk versjon. Informasjonsansvarlig trenger tips fra fagmiljøene hvordan får vi tak i «artikler på vei» FØR sperrefrist? Gode historier ønskes/ spesielt viktig fra de prioriterte fagmiljøene. Anne vil gjerne inviteres til instituttene! Instituttlederne ønsker at fakultetsnivået har en aktiv rolle, pusher på forskere og prosesser samt informer om hvor mye hjelp som kan gis. Instituttlederne Anne S-D
Tilsettingsprosesser ved DMF Hvordan tilsette rett person på rett plass?
Hva skal vi gå igjennom i dag Litt bakgrunn Planlegging av tilsettingsprosessen Utlysning Vurdering av søkerne Faglig kompetanse Pedagogisk kompetanse Personlig egnethet Referanser Innstilling Tilsetting Tilsettingsorganene og medlemmer Etterarbeid etter en tilsettingssak 2
3 Antall ansatte ved DMF
Antall tilsettingssaker DMF 1500 1000 897 892 1178 1266 500 663 0 2009 2010 2011 2012 2013 2013: 162 timelønnet 534 forlengelser 1083 saker gjelder midlertidig tilsetting (tilsetting + forlengelse) 4
Aktuelle lover og forskrifter m.v. Tjenestemannsloven Forskrift til tjenestemannsloven Universitets- og høyskoleloven Forvaltningsloven Offentlighetsloven Likestillings- og diskrimineringslovene Arbeidsmiljøloven Hovedavtalen i Staten / NTNUs tilpasningsavtale Personalreglement NTNU Vitenskapelige stillinger Tekniske og administrative stillinger 5
Tilsetting vitenskapelig stilling 0 Behovet oppstår Avklare formalkrav - stillingsbeskrivelse 1 Lyse ut stillingen Oppnevne sakkyndig komite 4 Sakkyndig vurdering Endelig uttalelse Oppnevne vurderingskomite (rådgivende gruppe) 5 Intervju prøveforelesning referansesjekk Anbefaling rådgivende gruppe Innstilling fra instituttleder 6 Tilsettingsvedtak 6 9 Tilbudsbrev og kontrakt Oppstart i stillingen
Tilsetting teknisk/administrativ stilling Behovet oppstår Avklare formalkrav - stillingsbeskrivelse Lyse ut stillingen Intervju referansesjekk Anbefaling rådgivende gruppe Innstilling fra instituttleder Tilsettingsvedtak Tilbudsbrev og kontrakt Oppstart i stillingen 7
Utlysning / kunngjøring Hovedregelen er at alle stillinger lyses ut Unntak: vitass og stipendiater inntil 12 mnd vikariater og andre midl. tjenestemann for opptil ett år hvor det ikke er opplyst om mulighet for fast tilsetting Overgang fra midlertidig til fast Tilsetting i ekstern finansiert oppdragsstilling Særskilt avtale med SESAM om fravikelse Hovedregel er fast tilsetting Midlertidig stilling begrunnes særskilt Stillingen besettes etter alminnelig konkurranse 8
Behandling av søknader Siling av søkerne basert på utlysningsteksten Kandidatene grupperes inn i tre kategorier : 1. Kandidater som fyller kravene til utdanning og praksis 2. Kandidater som det er tvil om fyller kravene til utdanning og praksis 3. Kandidater som ikke fyller kravene til utdanning og praksis Søkere i kategori 1 blir gjennomgått en finsiling : -- Utdanning (fagkombinasjon, studieprogresjon, eksamen avlagt, heltids-/ deltidsstudier) - Praksis (relevans, hva ligger bak titlene, ansvar i tidligere stillinger) - Motivasjon (begrunnelse, målsetting) - Formuleringsevne (ortografi, språk, form) Dersom det er tilstrekkelig mange kvalifiserte kandidater i gruppe 1, er det ikke nødvendig å studere søkerne i gruppe 2 nærmere. Av søkere med innvandrerbakgrunn/ redusert funksjonsevne skal minst en innkalles til intervju, forutsatt av vedkommende er kvalifisert for stillingen. 9
Generelt om intervju Formålet med intervjuet er først og fremst å : Få informasjon om søkeren Gi informasjon om stillingen og DMF Kontrollere opplysninger gitt i søknaden Samle inn nye opplysninger som ikke framgår av søknaden Hvem som i hvert fall deltar i intervjuet fra DMF: Stillingens nærmeste overordnede En representant for de ansatte, oppnevnt av LOSAM HR-konsulent 11
Gjennomføring av intervju Presentasjon avklaring av roller Om DMF Stillingen kort gjennomgang - plassering, krav osv. Presentasjon av søkeren : Utdanning og opplæring Yrkeserfaring og annen praksis Personlige egenskaper Motivasjon og forventninger til jobben Interesser og personlige forhold Informasjon om videre prosess i tilsettingssaken Eventuelle oppklarende spørsmål Referanser 13
Hva spør vi ikke om? Det skal ikke innhentes opplysninger om: Holdninger til politiske, religiøse og kulturelle spørsmål Medlemskap i tjenestemannsorganisasjoner Samlivsforhold, barn, familieplanlegging, seksuell legning etc. Helse 14
Intervju Evaluering og utsjekking av referanser Evaluering av kandidaten: Intervjuet oppsummeres i fellesskap umiddelbart etter avslutning. Evalueringen av kandidaten må skje i forhold til den utlyste stillingen. Vurderingskriterier: Vitenskapelig / Fagkompetanse Undervisningskompetanse Personlig egnethet Referanseintervju: Innhentes etter at det ordinære intervjuet er gjennomført, og skal betraktes som en kvalitetssikring av intervjuet Bare referanser som er oppgitt av søker kontaktes Det skal ikke innhentes opplysninger fra en søkers nåværende arbeidsgiver, dersom søkeren ber om at dette unnlates Det skal innhentes minst 2 referanser (helst 3) Det anbefales å bruke skjema som er utarbeidet for referanseintervju, slik at en får en viss grad av likhet i spørsmål som stilles referansene 15
Generelt om innstilling Stillingens nærmeste overordnede skal gi en skriftlig innstilling til tilsettingsorganet Innstillingen skal være hovedgrunnlaget for tilsettingsorganets vurdering ved siden av de andre dokumentene. Innstillingen skal lages på grunnlag av: Søknaden med vedlegg Kunngjøringsteksten Sakkyndig vurdering, pedagogisk vurdering og intervju Referanseintervjuene 16
Saksframlegg ved innstilling Saksframlegget skal inneholde følgende minimumsopplysninger : Opplysninger om kunngjøringsmåte, søknadsfrist etc. Utdrag av kunngjøringsteksten Angivelse av hvor mange søkere det var og eventuelt begrunnelse for utvalg til intervju Navn på de som var til stede ved intervjuene Opplysninger om eventuelle forhold som er tillagt vekt ved rangering av søkerne Dersom det blant søkerne finnes kvinner som er kvalifiserte til stillingen, skal minst en kvinne (den best kvalifiserte) vurderes i innstillingen. I motsatt fall skal det redegjøres for hvorfor ingen kvinner er omtalt i innstillingen. Det samme gjelder søkere med innvandringsbakgrunn og med redusert funksjonsevne 17
Typer tilsettingsorgan Ansettelsesutvalg Faste vitenskapelige stillinger Representanter fra fakultetsstyret Ledes av prodekan undervisning Tilsettingsråd Tekniske og administrative stillinger Representanter fra arbeidsgiver og LOSAM Ledes av seksjonssjef HR Dekan Utdanningsstillinger Ekstern finansierte vitenskapelige stillinger Midlertidige vitenskapelige stillinger med varighet inntil ett år 18
Tilsettingsorganets rolle Medlemmer i tilsettingsorganet sin rolle: Hovedoppgave: TILSETTE DEN BEST KVALIFISERTE Representantene fra tjenestemennene i Tilsettingsrådet skal ikke representere tjenestemannsorganisasjonen de er oppnevnt av Etter vedtaket er gjort i tilsettingsorganet, overtar administrasjonen. Tilsettingsorganet har da ingen videre rolle i tilsettingssaken 20
Generelt om tilsetting Alle som behandler en tilsettingssak har taushetsplikt «Medlemmer av innstillings- og tilsettingsråd er undergitt taushetsplikt etter fvl. 13. De kan også være underlagt instruksfestet taushetsplikt som kan gå ut over det som er nevnt i 13. Ved DMF behandles en tilsettingssak vanligvis på et møte med tilsettingsorganet I hastesaker kan en sak sendes på sirkulasjon blant tilsettingsorganets medlemmer. Om en av medlemmene ønsker det, behandles saken på et møte likevel 21
Stans av tilsettingsprosessen Dekan / seksjonssjef HR kan på ethvert tidspunkt fram til det er inngått bindende avtale eller gitt bindende tilbud til en søker, velge å stanse tilsettingsprosessen 24
Etterarbeid Etter at tilsettingsorganet har vedtatt tilsetting, overtar HRseksjonen videre saksbehandling igjen. I forhold til den som er tilsatt: Tilbudsbrev utarbeides Arbeidsavtale utarbeides Lønn anvises I forhold til de andre søkerne: Alle søkerne skal underrettes når stillingen er besatt. Underretningen skal inneholde navnet på den som er tilsatt i stillingen. 25
En campus for framtiden Status pr 31.januar 2014 Kunnskap for en bedre verden
Kunnskap for en bedre verden
To utredninger sammenfallende anbefaling KVU: Samfunnsøkonomisk tilnærming. Etter en samlet vurdering av måloppnåelse opp mot kostnader, anbefales samling av campusene Gløshaugen og Dragvoll Visjonsprosjekt: Scenarioteknikk og trendanalyser. Etter en samlet vurdering av NTNUs egenart og relevante utviklingstrekk anbefales en tettere samling av campus. Kunnskap for en bedre verden 3
Kunnskap for en bedre verden
Grunnlag for visjonsrapportens konklusjon NTNUs egenart og visjon Eksperimentell læring På tvers av fag I samspill med arbeidsliv og samfunn Aktuelle utviklingstrekk Et internasjonalt kunnskapstriangel Nye utdanningsformer nye arbeidsformer nye arealbehov Attraktiv i en grenseløs verden Universitetet i samfunnet Strategisk campusutvikling Fire utviklingsperspektiver Vekst Elite Digital Urban Kunnskap for en bedre verden 5
Viktige hensyn for NTNU ved valg av campusløsning Strategiske utvikling av NTNU o som attraktivt studiested, arbeidssted og samarbeidssted Miljøavtrykk Utvikling av Trondheim og regionen Kunnskap for en bedre verden 6
Konseptvalgutredning (KVU) Kunnskap for en bedre verden 7
Tre konsept er analysert Konsept 1 «Delt» Viderefører og utvikler dagens fysiske struktur ~4,9 mrd (nåverdi) Konsept 2 «Kompakt» Samling sørøst for Gløshaugen Kortest mulig gangavstander ~7,7 mrd (nåverdi) Konsept 3 «Byintegrert» Samling vest og nord for Gløshaugen Utvikling i retning Øya - Midtbyen. ~6,9 mrd (nåverdi) Kunnskap for en bedre verden
KVU: Ikke-prissatte konsekvenser Effektmål 3+ 2+ 1+ Forskning Utdanning Nyskaping Formidling Student- og studiemiljø Miljø Logistikk Samspill med byen Fleksibilitet Delt + + + + 0 0 0 0 0 Konsentrert ++ +++ ++ + + ++ +++ + + Byintegrert ++ ++ ++ ++ ++ ++ ++ ++ 0 Kunnskap for en bedre verden 9
NTNU KVU/KS1 31.1 Visjonsrapport 31.1 KVU Januar 7.2 Invitasjon til tilbakemeldinger på Visjonsrapport Februar 26.2 O-sak om anbefalinger KVU og visjonsrapport Milepæler 26.3 O-sak om KS1 prosessen 6.3 KS1 Oppstartsmøte Mars campus- 31.3 Frist for tilbakemeldinger Visjonsrapport April KS1 endelig milepælsplan April arbeid 22.4 Styreseminar Campus April KS1 Intervjuer av interessenter 2014 23.4 O-sak campus 12.6 S-sak Visjonsprosjektet Mai/juni KS1 samling Usikkerhetsanalyse Mai Ultimo juni KS1 konklusjoner (foreløpig) Juni August/september S-sak KVU/KS1 1.August KS1 ferdigstillelse (foreløpig) August August-Oktober Kunnskap for en bedre verden 10 Regjerings-behandling KVU/KS1
Takk for oppmerksomheten Kunnskap for en bedre verden
DMF internasjonalt fremragende - i formidling Anne Steenstrup-Duch 25.03.2014
2 Kommunikasjonsarbeid på DMF 2014 Bra: strategisk, blogg, mediekontakt Norge, bilder, arrangement, museum, sosiale media, flerbruk, undervisning Forbedre: nettsider, kommentar/kronikk, internasjonal presse
3 Hvordan få internasjonal oppmerksomhet? Eurekalert AlphaGalieleo
4 Press releases on EurekAlert 2013 - posted by universities (N=10,182)
Press releases (Jan-Jun 2013) for ARWU* top50 * Academic Ranking of World Universities. Source, Charlotte Autzen, UCPH 5
The Scandinavian universities Source: Charlotte Autzen, UCPH 6
7 Science and the Media Expert Group (2010) Science and the Media: Securing the Future. Report for the UK Department for Business, Innovation and Skills, January. Available at: http://webarchive.nationalarchives.gov.uk/tna/+ /http://www.bis.gov.uk/wp-content/uploads/2010/01/ Science-and-the-Media-Securing-Future.pdf/
. Overraskende funn og helsetips 8
9 Den norske modellen
10 Rart, men viktig
Vi må ha saker før sperrefrist/embargo! 11
12 Gode historier/prioriterte: Fremragende miljøer HUNT-data Global helse Artikler m. høy impaktfaktor Andre? Mål: Fremragende miljø 1-3 i året DMF ca. 20 i året