Introduksjonsoversikt for nye lærlinger i Kunnskapsdepartementet

Introduksjonsoversikt for nye lærlinger i Kunnskapsdepartementet

Innholdsfortegnelse Om Kunnskapsdepartementet og avdelingene s. 3-6 Mine oppgaver på forværelset s. 7-8 Lærlingens rettigheter og plikter s. 9 Nyttig informasjon s. 9-11 Mine erfaringer som lærling i KD s. 12 Kilder s. 12 Side 2

Kunnskapsdepartementet (KD) ledes av kunnskapsminister Kristin Halvorsen. Den øvrige politiske ledelsen består av to statssekretærer og en politisk rådgiver. Departementsråden Trond Fevolden er departementets administrative leder og den øverste faste embetsmannen i departementet. Departementet har ansvar for barnehage, grunnskole, videregående opplæring, høyere utdanning og forskning. Kunnskapsdepartementet har ca 300 ansatte fordelt på seks avdelinger og en enhet for kommunikasjon. Side 3

Kommunikasjon (KOM) har ansvar for mediekontakt og å koordinere departementets kommunikasjonsvirksomhet og støtte til politisk ledelse. Ansvarsområdet omfatter mediehåndtering og overvåking, strategisk kommunikasjon overfor sektorene og rådgivning overfor fagavdelingene. KOM har også ansvar for KDs nettside på regjeringen.no og intranettet Arena. Barnehageavdelingen (BA) har ansvar for forvaltning av barnehageloven, statstilskudd til barnehager, kvalitetsutvikling i barnehagene og tilrettelegging for å oppnå en fullt utbygd barnehagesektor. Avdelingen består av tre seksjoner/grupper i tillegg til støtte for politisk ledelse (PL), forværelse og avdelingsledelsen. - Kvalitet og analyse (KA) - Regelverk (REG) - Budsjett og etatsstyring (BEST) Opplæringsavdelingen (OA) har et overordnet ansvar for det 13-årige utdanningsløpet i grunnskolen, videregående opplæring, folkehøyskoler og voksnes rettigheter til grunnopplæring. Avdelingen har ansvar for utforming av politikken innen grunnopplæringen, mens ansvaret for gjennomføringen er lagt til Udanningsdirektoratet (Udir). Avdelingen har også etatsstyringsansvar for Udir, senter for IKT i utdanningen, VEA statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører og Foreldreutvalget for grunnskolen (FUG). Avdelingen består av to seksjoner i tillegg til stab. - Stab (OAstab) - Seksjon for kvalitetsutvikling (OAK) jobber med fastsettelse av læreplaner og struktur for grunnskolen og videregående opplæring, nasjonale tiltak for bedring av elevenes læring og læringsmiljø, koordinering av sektorovergripende programmer og planer, internasjonalt arbeid på grunnopplæringens område samt dokumentasjon og analyse. - Seksjon for styring (OAS) jobber med departementets forvaltning av opplæringsloven, privatskoleloven og lov om folkehøyskoler. OAS har også ansvar for avdelingens budsjettarbeid og for etatsstyringen av underliggende virksomheter. Universitets- og høyskoleavdelingen (UH) har et overordnet ansvar for høyere utdanning, fagskoleutdanning, forskerutdanning, forskning og annen virksomhet ved universitetene og høyskolene. Ansvaret omfatter utforming og gjennomføring av politikken, utvikling av rammer, systemer og standarder. Avdelingen består av fire seksjoner i tillegg til stab og forværelse. - Seksjon for eierskap og styring (ES) - Seksjon for budsjett og økonomi (BØ) - Seksjon for forskning og innovasjon (FI) Side 4

- Seksjon for utdanning og kvalitet (UK) Forskningsavdelingen (FO) har et overordnet ansvar for å utforme og følge opp norsk forskningspolitikk og ivareta kunnskapsministerens samordningsansvar for forskningssaker. Oppgavene innbærer blant annet å utarbeide stortingsmeldinger om forskning, koordinere midler til FoU i statsbudsjettet og være sekretariat for Regjeringens forskningsutvalg. Avdelingen har også et overordnet ansvar for norsk deltakelse i internasjonalt forskningssamarbeid, herunder koordinering av deltakelse i EUs rammeprogram for forskning. Avdelingen gir basisbevilgninger, tilskudd til en del private forskningsinstitutter og institusjoner, bevilgninger til Holbergprisen og Abelprisen med mer. Avdelingen består av fem grupper i tillegg til forværelse. - Verdiskapning, forskningsinstitutter og regionale fond - Budsjett, koordinering og forvaltning av Norges Forskningsråd - Vitenskap og kvalitet - Europeisk forskningsarbeid inkludert det nordiske - Globale utfordringer Avdeling for analyse, internasjonalt arbeids og kompetansepolitikk (AIK) har ansvar for analyse- og dokumentasjonsarbeidet i KD. Ansvaret omfatter utdanningsforskning, statistikk- og indikatorarbeid og politikkanalyser på hele departementets område. Avdelingen har fagansvar for videreutvikling av kompetansepolitikken, herunder arbeidet med livslang læring. Avdelingen koordinerer internasjonalt utdannings- og forskningssamarbeid i KD, og tilrettelegger besøk på politisk nivå til og fra Norge. Avdelingen koordinerer også KDs nordiske og internasjonale samarbeid innenfor rammen av blant annet Nordisk Ministerråd, EØS/EU, OECD, UNESCO og er sekretariat for Den norske UNESCOkommisjonen. Avdelingen er delt inn 3 grupper/seksjoner i tillegg til stab. - Analyse - Internasjonalt samarbeid - Kompetansepolitikk - Stab Administrasjons- og økonomiavdelingen (AØ) koordinerer og kvalitetssikrer departementets arbeid med personalpolitikk, budsjett, økonomiforvaltning, jus og styring for å sikre en samlet strategisk styring av institusjoner og sektorer. Avdelingens ansvarsområde omfatter departementets: - Personalpolitikk - Organisasjonsutvikling - Økonomi - Drift - Arkiv Side 5

- IKT - Sikkerhet og beredskap Avdelingen består av seks seksjoner: - Seksjon for jus, budsjett og styring (JBS) - Seksjon for utdanningsstøtte og etatsstyring (UE) - Seksjon for intern økonomi og drift (ØD) - Seksjon for dokumentasjon, IKT, sikkerhet og beredskap (DISB) - Seksjon for organisasjonsutvikling (OU) - Personalseksjonen (P) Side 6

Mine oppgaver som læring i Kunnskapsdepartementet Jeg har vært kontorlæring i Opplæringsavdelingen (OA) i to år, hvor jeg i seks måneder har jobbet i arkivet og en mnd har hatt økonomiopplæring i Barnehageavdelingen (BA). I OA har jeg jobbet med de kontoradministrative oppgavene som ligger til forværelset. Forværelset har ansvar for å betjene avdelingen på en best mulig måte ved å yte god service og være en støttefunksjon for avdelingen. Vi skal legge til rette for avdelingens daglige gjøremål, besvare interne og eksterne henvendelser og bidra med informasjonsformidling. Forværelset har ansvar for å ordne med det praktiske rundt seminarer, arrangementer, møter osv. Vi skal også se til at kaffemaskiner, skrivere og kopimaskiner funger som de skal. Hvis ikke må vi prøve å rette feilen eller ringe etter teknisk hjelp hos leverandøren. Noen oppgaver som utføres av forværelset Under har jeg skrevet om noen av mine arbeidsoppgaver som utføres av forværelset. Post: Posten kommer til avdelingen mellom kl 9.00-10.00. Innkommende post og aviser skal fordeles og legges i posthyllene. Vi må til en hver tid sjekke at det ikke ligger fristsaker i posthyllene til forværelset. Telefon: Forværelset besvarer både interne og eksterne henvendelser og skal kunne sette over henvendelser hvis det er nødvendig. Utgående brev: Vi sender ut utgående brev som saksbehandlere i avdelingen skriver. Det skal tas tre kopier av brevet, en til arkivet, en til avdelingen og en til saksbehandler. Deretter sendes det ut som papirpost eller e-post. KD har også begynt med elektronisk forsendelse, noe som betyr at det blir færre utgående brev som skal sendes ut på papir. Brev som Kristin Halvorsen har undertegnet eller brev med sensitiv informasjon sendes ut på vanlig måte. Diverse bestillinger: Forværelset har ansvar for en del bestillinger. - Reiser: Kunnskapsdepartementet har en statsavtale med reisebyrået Berg-Hansen. Her bestiller vi flyreiser, hotell og leiebil. Hver enkelt ansatt har en egen bruker på Berg-Hansens portal selv om forværelsene i KD er reisebestillere. - Møterom og møtemat: Møterom bestilles i Microsoft Outlook etter avtale med bestiller eller hos Departementenes servicesenter (DSS) for eksterne møterom i regjeringskvartalet. Møtemat bestilles hos Eurest som er leverandør innen servering av måltidstjenester og supporttjenester. Man oppretter egen bruker på nettsiden eurest.no eller ringer for å bestille møtemat. - Rekvisita: DSS har inngått en rammeavtale med Datarekvisita Norge og Wulff supplies. Datarekvisita bestilles hos Datarekvisita Norge og kontorekvisita eller ergonomiske Side 7

hjelpemidler bestilles hos Wulff supplies. - Kopipapir, Makulering og Trykkeritjenester: Bestilles på Depweb (nettsiden til DSS). - Teknisk hjelp (printer/skriver/kaffemaskin) Ved teknisk hjelp ringer vi direkte til firmaene o House of Coffee o Konica Minolta o Xerox o Lexmark Ferielister/Oppdateringer av lister: Vi har ansvar for å lage ferielister og oppdatere lister, som for eksempel intern telefonliste. Side 8

Lærlingens rettigheter og plikter Som lærling i KD er du under opplæring samtidig som du er arbeidstaker. Du har rettigheter og plikter i henhold til opplæringsloven og arbeidsmiljøloven. Du har krav på opplæring som er tilpasset deg og dine evner. Som arbeidstaker må du følge de samme rettighetene og pliktene som andre ansatte. Du skal følge reglene på arbeidsplassen og bidra til et godt arbeidsmiljø ved å være positiv, blid, hyggelig og samarbeidsvillig. Det betyr for eksempel at du kommer tidsnok på jobb eller utfører de oppgavene som veilederen din gir deg. Lærlingen har hovedansvar for egen læring, men skal få den veiledningen som er nødvendig og oppgaver som tilfredsstiller de kravene som er fastsatt i læreplanen. Du skal delta i planleggingen og i vurderingen av opplæringen. Sammen med veilederen din må du sette deg ned og skaffe en oversikt over hvilke tjenester og oppgaver som utføres på forværelset. Du må også sette deg inn i målene som står i den generelle læreplanen for kontor- og administrasjonsfaget. Som nyansatt i KD må du lese gjennom bestemmelsene om taushetsplikt i forvaltningsloven 13, KDs IKT-instruks og KDs brann- og evalueringsintruks. Du vil motta en e-post om dette når du starter. Lønn: For lærlinger er det lønnstrinn 27 som gjelder. Lønnen fastsettes slik: 1. halvår 30 % 2. halvår 40 % 3. halvår 50 % 4. halvår 80 % For mer informasjon om lønns- og arbeidsvilkår for lærlinger, se link under. http://www.sph.dep.no/statens-personalhandbok/9-sentrale-avtaler-medkommentarer/910saravtale-om-lonns--og-arbeidsvilkar-for-larlinger-oglarekandidater-istaten/ Arbeidstid KD bruker et program som heter MinTid for å registrere ansattes arbeidstid. Ordinær arbeidstid er: - Vintertid (15.09 til 14.05): 7 ¾ timer kl. 08.00-15.45 - Sommertid (15.05-14.09): 7 timer kl. 08.00-15.00 For mer informasjon om arbeidstid, fleksitid, overtid, MinTid-rutiner eller koder, se link under: - http://www.sph.dep.no/statens-personalhandbok/3arbeidstid/31normalarbeidstideni-staten/ - http://www1.compendiapersonal.no/kunder/kunnskapsdepartementet/ph.nsf/unique /D78631F5EFBE5F5BC125747A002F001C - http://www1.compendiapersonal.no/kunder/kunnskapsdepartementet/ph.nsf/unique /A0026EE9E4D999B7C12574FE0032DE7E Side 9

For å fremme fysisk aktivitet for arbeidstakerne får alle ansatte inntil 2 timer trening i uken, uansett treningssted. Velger man å benytte seg av tilbudet skal man stemple i MinTid: - 1 time trening kode 941 eller - 2 timer trening kode 943 For mer informasjon om trening i arbeidstiden og trimtilbud, se link under: - http://www1.compendiapersonal.no/kunder/kunnskapsdepartementet/ph.nsf/unique /A536122474738439C125747A002F0068 - http://depweb.dep.no/helse-og-velferd2/trimtilbudd/ KLOK Kunnskapsdepartementet tilbyr alle ansatte kompetanseutvikling og opplæring gjennom KLOK. KLOK står for Kompetanse, Ledelse, Organisasjon og Kunnskap. Kurs som kan være aktuelle for nye lærlinger er: - Introduksjonskurs for nyansatte - Samspillet mellom statsorganene - Dilemma mellom åpenhet og taushet i forvaltningen offentleglova - God saksbehandling om forvaltningsloven - Skriv godt norsk Andre kurs som er aktuelle, men som ikke er i regi av KLOK: - Berg-Hansen (reisebestilling) - Websak Fokus (arkivsystemet) Du kan også gå inn på kursportalen i Depweb for å delta på kurs i regi av DSS. Departementenes servicesenter (DSS) DSS utfører fellestjenester for departementene. Hovedoppgaven til DSS er å skaffe konkurransedyktige fellestjenester for departementene og Statsministerens kontor, ved kjøp eller egen produksjon, og å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. DSS har ca. 600 ansatte. Virksomheten er organisert i fem tjenesteytende avdelinger, en enhet for sikkerhet og beredskap og to stabsavdelinger for intern administrasjon. Side 10

Organisasjonskart for DSS: Bedriftshelsetjenesten (BHT) består av bedriftslege, psykologer, fysioterapeuter, sykepleiere og helsesekretær. BHT er til for å samarbeide med arbeidsgiver og arbeidstakere for å skape sunne og trygge arbeidsforhold. De jobber for å fremme god fysisk og psykisk helse for alle ansatte ved Statsministerens kontor, i departementene og i DSS. BHT bistår også med arbeidsmiljø- og helsefaglig kompetanse til ansatte, ledere, arbeidsmiljøutvalget(amu), verneombud og tillitsvalgte. De er rådgivere og har en fri uavhengig stilling i faglige spørsmål samtidig som de har taushetsplikt i henhold til helsepersonelloven. Side 11

Mine erfaringer som lærling i KD Etter å ha vært lærling i Kunnskapsdepartementet i snart 2 år har jeg lært veldig mye. Jeg tar med meg mange gode minner og erfaringer jeg har fått i løpet av min periode. Jeg har blitt kjent med, og glad i mange mennesker her, spesielt i Opplæringsavdelingen og Arkivet. Den kompetansen jeg tar med meg videre er mangfoldig. Jeg har fått erfaringer med hvordan man jobber i Kunnskapsdepartementet og kunnskaper innen IKT, arkiv og kontoradministrative oppgaver. Jeg har fått se hvordan saker blir behandlet og fått mer kunnskap om ulike lover og regler og ikke minst plikter og rettigheter som følger med arbeidslivet. Min lærlingperiode har vært spennende og lærerik. Det er viktig at man tar ansvar for egen læring, og sier fra når ting ikke er som de skal være. Gi tilbakemelding på eget opplegg og kom med forslag til hva som kan gjøres annerledes. Spør veilederen din eller kollegaer om hjelp hvis det er noe du lurer på. De er veldig hjelpsomme! Egen oppførsel spiller også en veldig stor rolle for lærlingperioden. Mitt råd er vær deg selv, ærlig, lojal og ikke minst vis initiativ. Ha respekt for de ansatte og gjør det du får beskjed om. Kilder - Depweb (nettsiden til Departementenes servicesenter) http://dss.dep.no/ (for eksterne) - Intranettet Arena: HR- portalen personalhåndboken http://www1.compendiapersonal.no/kunder/kunnskapsdepartementet/ph.nsf - Statens personalhåndbok på regjeringen.no under Fornyings, - administrasjons, - og kirkedepartementet http://www.sph.dep.no/statens-personalhandbok/ - Google: bildet på side 1 og 2. Side 12