ENERGY Gevinstpotensialet i et felles konsept for informasjonsforvaltning i offentlig sektor 2015-03-10 DNV GL: Per Myrseth, Prosjektleder Janne Hougen, Senior samfunnsøkonom, Verifier Erling Svendby, Director, Project Risk Management, Prosjekt sponsor Menon Business Economics Caroline Wang Gierløff, Seniorøkonom Leo Grünfeld, Partner Heidi Ulstein, Partner 1 DNV GL 2014 2015-03-10 SAFER, SMARTER, GREENER
Definisjon av informasjonsforvaltning Difi rapport 2013:10 «Informasjonsforvaltning i offentlig sektor» definerer informasjonsforvaltning som følger: Et helhetlig syn på aktiviteter, verktøy og andre tiltak for å sikre best mulig kvalitet, utnyttelse og sikring av informasjon i en virksomhet. Organiseringen av informasjon skal være systematisk og henge sammen med virksomhetens arbeidsprosesser. 2
De offentlige enhetene er informasjonsforvaltningsenheter Tre overordnede informasjonsforvaltningsaktiviteter: Intern informasjonsutveksling/forvaltning Ekstern informasjonsutveksling/forvaltning Produksjon: produksjon av informasjon, tjenesteproduksjon og produksjon av vedtak Andel av de offentlige enhetenes ressurser fordelt på informasjonsforvaltnings-aktiviteter 44 % 22 % 35 % «Hvor mye koster det å produsere statistikk i SSB? Det det koster å drifte SSB» Ekstern informasjonsutveksling Intern Informasjonsutveksling Produksjon Over 50% av ressursbruken hos etatene er fremskaffing og å klargjøre til produksjon 3
Informasjonsutveksling fra Samfunnsøkonomisk analyse: modellen Informasjonsutveksling til SKD BR SSB NAV Kartverket Difi Andre offentlige etater Kommunene Næringsliv Innbyggere SKD α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) BR α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) SSB α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) NAV α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) Kartverket α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) Difi Andre offentlige etater α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) Kommunene Næringsliv Innbyggere α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) 4
Informasjonsutveksling fra Samfunnsøkonomisk analyse: modellen Informasjonsutveksling til Intern infoutveksling SKD (SKD) BR SSB NAV Kartverket SKD BR SSB NAV Kartverket Difi Andre offentlige etater α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) Ekstern infoutveksling α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) Intern infoutveksling (NAV) Produksjon av vedtak/informasjon: Skattekort α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(eiu) α(prod) α(prod) Difi Andre offentlige etater α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(eiu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(iu) α(prod) α(prod) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) Kommunene Næringsliv Innbyggere Kommunene Næringsliv Innbyggere Inntektsinformasjon α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) α(eiu) 5
Gevinster (i mill NOK) Kostnader (i mill.. NOK) Gevinst- og kostnadsutvikling over tid, Alternativ 1 og Alternativ 2 8 000 60 7 000 6 000 50 5 000 40 4 000 30 3 000 20 2 000 1 000 10 0 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 0 Kostnader alternativ 1 Kostnader alternativ 2 Gevinster alternativ 1 Gevinster alternativ 2 6
Avgrensning Vi har fokusert på behov og tiltak for følgende offentlige enheter og prissatte virkninger er beregnet for: Brønnøysundregistrene SSB Skatteetaten NAV Kartverket Difi Samt deler av kommunenes oppgaver (representert ved KommIT) 7
Bakgrunn, motivasjon og dagens situasjon 8
Vurdering av dagens situasjon Dagens informasjonsforvaltning i offentlig sektor er preget av: ingen felles prosesser eller metoder for etablering og forvaltning av informasjon manuelle løsninger ved innhenting og bruk av egen og andres informasjon liten kjennskap til hvilke data som finnes i offentlig sektor mangfold av arkitekturer, grensesnitt, formater og verktøy stor og økende ressursbruk på IKT Effektiv informasjonsforvaltning er en forutsetning for at offentlig sektor skal: opprettholde et godt tjenestetilbud håndtere en økende oppgavebyrde møte politiske krav om digitalisering og gjenbruk For eksempel: kommunesammenslåing og utvikling av tjenester og innovasjon 9
Prosjektutløsende behov Behov for utveksling av informasjon på tvers av offentlig sektor 10
Hovedkategorier av identifiserte behov Gjenbruk av informasjon Tilrettelegging for digital informasjonsforvaltning Informasjonssikkerhet Begrepsdefinisjoner og felles forståelse Behov for utveksling av informasjon på tvers av offentlig sektor Oversikt over informasjon Definere eierskap til informasjon Informasjonskvalitet 11
Dagens løsning: nullalternativet Hver etat har individuelle veiledere for: 1. Arbeidsprosesser 2. Informasjon 3. IT system Beskrivelser av disse tre er i henhold til etatens interne veiledere. Det er i dag utveksling av informasjon mellom etater og noe bruk av felleskomponenter 12
Målbeskrivelse: Samfunnsmål, effektmål og resultatmål 13
Alternativ 1 og 2 14
Alternativ 1: Innhold og kostnader Etablering av felles veiledere for forvaltningsstandarder, god praksis, metoder og spesifikasjoner av tekniske formater for utvekslinger Det er seks utvalgte etater som skal ta disse veilederne i bruk for utvalgte typer informasjon De må etablere prosesser som sikrer at veilederne benyttes Investeringskostnader (etablering- og implementeringskostnader): 92 mill. NOK Driftskostnader: 5,8 mill. NOK per år 15
Alternativ 1, veilederne Følgende veiledere etableres: Informasjonsforvaltningsveileder, toppdokument Datakvalitetsveileder Begrepsveileder Informasjonsmodellveileder Kodelisteveileder Datasettveileder Identitetsveileder Veileder for navngivning og designregler for formater Delingsveileder Avtaleveileder Veileder for koordinering av utviklingsprosjekter Der det er relevant vil veileder beskrive tekniske spesifikasjoner og formater for utvekslinger av ulike typer beskrivelser. 16
Ny kunnskap og forslag til oppdateringer av rapporten SKATE-arbeidet foreslår å endre på typen og omfanget av tiltakene i alternativene Rekkefølge og tidsvinduer for tiltak i alternativene justeres Kostnadssiden ved rapporten har blitt diskutert og kommentert, og det er en tydelig tilbakemelding fra sentrale interessenter at estimatene anses for lave. Kostnader for tiltaksansvarlig bør økes Kostnader ved investering per enhet må økes, trolig 2,5 4 ganger Drift for A1 og A2 for enhetene må økes trolig til 20% av investeringskost. => behov for å innhente nye kostnadsestimater samt foreta en oppdatering alternativene, argumentasjon og tallmaterialet i rapporten. 17
IKT-relaterte kostnader som er med i kalkylen Alternativ 2 Alternativ 1 Gjenværende arbeid for å ha god informasjonsforvaltning internt i egen virksomhet. Friske midler Friske midler Mangler finansiering Dagens situasjon Inklusive besluttede endringer og prosjekter Har tatt i bruk: Nasjonale felleskomp. Oppfyller: Tildelingsbrev Har oppnådd: Effektivisering Finansiert, fullført og resultater Bransjestandarder God praksis. Lover og regler. Innovasjon Samhandling oppnådd 18
Alternativ 1, kostnader Kostnader: Tiltaksansvarlig Timer Timer i NOK Direkte kostnad SUM, NOK Investering: Etableringskostnad 15 050 10 535 000 1 500 000 12 035 000 Årlig: Drift- og vedlikehold 5 100 3 570 000 3 570 000 Kostnader: Bruker av tiltak (Per Enhet) Timer Timer i NOK Direkte kostnad SUM, NOK Investering: Etablering 1 383 968 333 968 333 Investering: Implementering 4 100 2 870 000 9 500 000 12 370 000 Årlig: Drift- og vedlikehold 533 373 333 373 333 19
Alternativ 1: Gjennomsnittskostnad per år per enhet 3 000 000 2 500 000 2 000 000 1 500 000 1 000 000 500 000 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Etablering 322 77 322 77 322 77 Implementering 2 474 2 474 2 474 2 474 2 474 Drift- og vedlikehold 373 33 373 33 373 33 373 33 373 33 373 33 373 33 373 33 373 33 373 33 373 33 373 33 373 33 20
Alternativ 2: Innhold og kostnader 21
Alternativ 2 Kostnader: Tiltaksansvarlig Timer Timer i NOK Direkte kostnad SUM, NOK Investering: Etableringskostnad 14 100 9 870 000 14 000 000 23 870 000 Årlig: Drift- og vedlikehold 9 000 6 300 000 5 500 000 11 800 000 Kostnader: Bruker av tiltak (Per Enhet) Timer Timer i NOK Direkte kostnad SUM, NOK Investering: Etablering 1 167 816 667 816 667 Investering: Implementering 1 200 840 000 1 500 000 2 340 000 Årlig: Drift- og vedlikehold 0 0 0 0 22
Alternativ 2: Gjennomsnittskostnad per år per enhet 500 000 450 000 400 000 350 000 300 000 250 000 200 000 150 000 100 000 50 000 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Etablering 272 222272 222272 222 Implementering 468 000468 000468 000468 000468 000 Drift- og vedlikehold 23
Alternativ 1+2: Gjennomsnittskostnad per år per enhet 3 500 000 3 000 000 2 500 000 2 000 000 1 500 000 1 000 000 500 000 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Etablering 595 000595 000595 000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Implementering 2 942 0 2 942 0 2 942 0 2 942 0 2 942 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Drift- og vedlikehold 0 0 0 373 333373 333373 333373 333373 333373 333373 333373 333373 333373 333373 333373 333373 333 24
Samfunnsøkonomisk analyse Hva er gevinstpotensialet i et felles konsept for informasjonsforvaltning i offentlig sektor? 25
Analyseforutsetninger og definisjoner Kostnader forbundet med informasjonsforvaltning tilsvarer driftsbudsjettet Vi ser på virkninger av alternativene på De seks offentlige etatene (prissatt kostnad og nytte) Kommunene (delvis prissatt nytte og ikke-prissatte kostnader) Innbyggere (ikke-prissatte virkninger) Næringsliv (ikke-prissatte virkninger) Analyseperiode på 15 år Trender og forutsetninger, basert på: Tildelingsbrev, årsrapporter og regnskap 2009-2014 Historisk oppgavebyrde Perspektivmeldingen 2013 Forventninger til virkninger fra alternativene Produktivitetskommisjonens rapport (2015): Produktivitet Grunnlaget for vekst og velferd 26
Analyseresultater Alternativ 1: effektivitetsgevinst målt i nettonytte på 13,2 mrd. 2014-kroner Alternativ 2: effektivitetsgevinst målt i nettonytte på 30,4 mrd. 2014-kroner Dette hentes hovedsakelig ut i redusert arbeidsbyrde og en mindre andel av ressursene benyttet til ekstern informasjonsforvaltning. Resultatet er frigjorte ressurser som kan tas i bruk i alternative anvendelser. For de offentlige enhetene frigjør man ressurser til å møte den økende oppgavebyrden og til å etablere nye tjenester og systemer på en mer effektiv måte. I mill. NOK Alternativ 1 Alternativ 2 Nyttevirkninger Ekstern informasjonsutveksling 3 185 8 784 Intern informasjonsutveksling 2 921 6 214 Produksjon av informasjon 5 070 10 642 Skattegevinst 2 235 5 128 Kostnadsvirkninger Investeringskostnader: Etablering av leveranser 16,5 43,2 Investeringskostnader: 66 78,5 Implementering for alle enhetene Driftskostnader for tiltak 58,7 172 Skattefinansieringskostnad 28,24 58,74 27
Gevinster (i mill NOK) Kostnader (i mill.. NOK) Gevinst- og kostnadsutvikling over tid, Alternativ 1 og Alternativ 2 8 000 60 7 000 6 000 50 5 000 40 4 000 30 3 000 20 2 000 1 000 10 0 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 0 Kostnader alternativ 1 Kostnader alternativ 2 Gevinster alternativ 1 Gevinster alternativ 2 28
Sensitivitetsanalyse Varierer trender: Oppgavebyrden øker og mer ineffektiv forvaltning enn vi har lagt til grunn i våre primære trender Tidspunkt for når gevinstene realiseres kommer senere Samordningsproblemer gjør at vi ikke ser en virkning i noen av informasjonsforvaltningsaktivitetene Varierer kostnader: Gitt tidligere budsjettoverskridelser for lignende prosjekter legger vi inn en sterk kostnadsøkning Nettonytte mrd. NOK (2014-tall) Alternativ 1 Alternativ 2 Primære resultater 13,2 30,4 Ingen endring produksjonstrend 10,3 24,7 Ingen endring IKTkostnadstrend Ingen endring ekstern info. forv. trend Ingen endring intern info. forv. trend Kostnadsøkning, opp 25% Kostnadsøkning, opp 50% Kostnadsøkning, opp 100% Kostnadsøkning, opp 200% Kostnadsøkning, Opp 500% 7,5 17,6 10,4 21,9 12 28 11,7 29,1 11,6 29 11,4 28,8 11 28,2 8,5 25,2 29
Sammendrag, anbefalinger, oppsummering 30
Oppsummering og konklusjon Alternativene med tilhørende tiltak mener vi løser de identifiserte behovene og møter samfunnsmålet, effektmålene og resultatmålene Vi mener at offentlig sektor kan oppnå en effektivitetsgevinst på mellom 13,2 mrd. og 30,4 mrd. over en 15 års periode ved å samordne seg. Laveste effektivitetsgevinst i sensitivitetsanalysen er 7,5 mrd. Om hele kostnaden påløper og ingen tar i bruk resultatene vil det ikke oppstå noen positive effekter. Den totale effektiviseringsgevinsten, sammenlignet med nullalternativet, er 3,6 prosent over 15 år for alternativ 1 og 8,8 prosent over 15 år for alternativ 2 (netto nåverdi) Vi anbefaler at arbeidet med et felles konsept for informasjonsforvaltning videreføres på bakgrunn av de identifiserte behov og våre analyseresultater. Men: Det forutsetter en akseptert og velfungerende styringsmodell på tvers av alle de offentlige enhetene De underliggende tiltakene for hvert alternativ må forankres og tas i bruk i hver av de offentlige enhetene Det må som en del av et evt. forprosjekt klarlegges om dagens etatssystemer og registre kan tilpasses et felles konsept 31