Namsos kommune Byggesak, kart og oppmåling Namsos Saksmappe: 2014/3666-55 Saksbehandler: Hanne Marthe Breivik Saksframlegg Klage over saksbehandling av byggesak - manglende nabovarsel Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos Plan, byggesak og teknisk drift 16.03.2016 Rådmannens innstilling Klagen på saksbehandlingsfeil avvises som for seint fremsatt. Hjemmel for vedtaket er: Forvaltningsloven (fvl) 41, 29 31
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I 08.05.2014 20/587 - Spillumsåsen - Ettrinn - Tor Ingar Lande Oppføring av enebolig med garasje U 08.05.2014 VS: Mangler ved søknad Tor Ingar Lande I 08.05.2014 Redgjørelse fra ansvarlig søker Tor Ingar Lande I 09.05.2014 Fotomontasje av fasade Tor Ingar Lande I 16.05.2014 Revidert fotomontasje mottatt Tor Ingar Lande 16.05.14 U 16.05.2014 Vedr. mangler ved søknad 'Tor Ingar Lande' I 19.05.2014 Redgjørelse fra ansvarlig søker Tor Ingar Lande U 19.05.2014 Innkalling til møte vedr. ansvarsrett 'Tor Ingar Lande' og evnt. disp I 18.05.2014 Manglende dokumentasjon - Tor Ingar Lande orientering vedr. personlig godkjenning samt nabovarsel I 27.05.2014 Søknad om ansvarsrett Geo Survey as v/bjørar Sævik I 27.05.2014 Terrengsnitt og arealoversikt Tor Ingar Lande I 27.05.2014 Bekreftelse vedr. ansvarsrett for Tor Ingar Lande rørlegger I 28.05.2014 Søknad om dispensasjon Tor Ingar Lande m/begrunnelse I 28.05.2014 Gjennomføringsplan Tor Ingar Lande I 28.05.2014 Revidert søknad om personlig Tor Ingar Lande godkjenning S 16.05.2014 20/587 Spillumsåsen - Søknad om dispensasjon fra plan - Søknad om enebolig m/garasje på skrånende tomt med forstøttningsmur for gårdsplass. U 12.06.2014 20/587 Spillumsåsen - Melding om Tor Ingar Lande vedtak. X 11.06.2014 Godkjente dokumenter I 09.07.2014 Endringssøknad - endring av Tor Ingar Lande kotehøyde U 10.07.2014 Mangler ved søknad Tor Lande I 18.07.2014 20/587 - Spillumsåsen - Intern vurdering av byggehøyde. Namsos Kommune - Kjeld Erik I 21.10.2014 Opplysninger fra ansvarlig søker Gipling - Tor Ingar Lande vedr. endring U 05.11.2014 20/587 Spillumsåsen - Varsel om Tor Ingar Lande pålegg om stans av grunn- og terrengarbeid X 06.11.2014 Fotoer fra befaring 05.11.14. Stein Arve Hagen I 26.11.2014 Uttalelse fra siv.ing Robert Williamsen - Robert Williamsen Williamsen I 28.11.2014 Søknad om endring av gitt tillatelse Gipling - Tor Ingar Lande U 28.11.2014 søknad om endring av gitt tillatelse Gipling - Tor Ingar Lande I 01.12.2014 Vedr. søknad om endring av gitt Gipling - Tor Ingar Lande tillatelse I 01.12.2014 Tillatelse til planering for Namsos Kommune - Kjeld Erik
pelemaskin I 01.12.2014 Vedr. nabovarsler Gipling - Tor Ingar Lande X 01.12.2014 Oppdatert naboliste Stein Arve Hagen I 01.12.2014 Søknad om ansvarsrett for Gipling - Tor Ingar Lande prosjektering av grunnarbeid U 02.12.2014 Mangler ved søknad om ansvarsrett Tor Ingar Lande I 02.12.2014 Søknad om lokal godkjenning for Gipling - Tor Ingar Lande utførelse peling U 02.12.2014 Status - byggesak 14/3666 Tor Ingar Lande I 28.04.2015 Søknad om endring av gitt tillatelse Tor Ingar Lande U 29.04.2015 20/587 Kreklingvegen 16 - Tillatelse Tor Ingar Lande til endring I 19.06.2015 Samsvarserklæring fra Tyr as Tyrbygg - Gunnar Strømhylden I 30.09.2015 Vridning av planlagt bygning Gipling - Tor Ingar Lande I 17.12.2015 Konklusjon etter kommunal befaring Namsos Kommune - Kjeld Erik I 18.12.2015 Tilsynsrapport Namsos Kommune - Kjeld Erik I 18.12.2015 Nabo etterspør nabovarsel Haldor T. Holien I 18.12.2015 Tilsvar til nabo fra tiltakshaver Gipling - Tor Lande I 16.01.2016 Manglende nabo-/gjenboervarsel Ruth Elisabeth Bakken Holien Spillumsåsen I 18.01.2016 Manglende nabo-/gjenboervarsel Tor Ingar Lande Spillumsåsen I 25.01.2016 Svar til ansvarlig søker- Tor Ingar Lande I 30.01.2016 Klage på saksbehandling Ruth E. B og Haldor T. Holien byggesaksavdelingen Namsos Kommune I 06.02.2016 Korrespodanse mellom tiltakshaver Ruth Elisabeth Bakken Holien og nabo I 05.01.2016 Søknad om endring av gitt tillatelse Tor Ingar Lande I 12.02.2016 Klage på saksbehandling - Tor Ingar Lande byggesaksavdelingen Namsos Kommune U 12.02.2016 Orientering om mottatt klage på Ruth E. B og Haldor T. Holien saksbehandling I 14.02.2016 Merknader til endringsvarsel Ruth E. B. Holien I 17.02.2016 Tilsvar til tilsvar klage februar 2015 Ruth og Haldor Holien S 02.03.2016 Klage over saksbehandling av byggesak - manglende nabovarsel Vedlegg: 1 20/587 Spillumsåsen - Melding om vedtak. 2 20/587 Spillumsåsen - Pålegg om midlertidig stans av grunn- og terrengarbeid 3 20/587 Kreklingvegen 16 - Tillatelse til endring 4 Klage på saksbehandling byggesaksavdelingen Namsos Kommune 5 klage sakbehandling tomt 20 587 6 Tilsvar til klage 7 Tilsvar til tilsvar klage februar 2015
Saksopplysninger Hjemmelshavere av gnr/bnr 20/587, Tor Ingar Lande og Monica Hollup, søkte våren 2014 om oppføring av enebolig på sin eiendom. Lande var selv ansvarlig søker i saken. Søknaden innkom Namsos kommune 07.05.2014. Søknad ble behandlet politisk 11.06.2014, grunnet dispensasjon for inntrukket takoppbygg. Melding om vedtak følger vedlagt. Ansvarlig søker søkte om endring av kotehøyder 09.07.2014. Det ble fra kommunen etterspurt ytterligere opplysninger. Det ble gitt pålegg om stans av grunn- og terrengarbeider med øyeblikkelig virkning 05.11.2014. Det ble her krevd ny prosjektering av grunn- og terrengarbeid og fundamentering/mur/betong av foretak med sentral godkjenning innen disse fagområdene. Tillatelse til endring ble gitt 29.04.2015. Denne tillatelsen gjaldt endring av ansvarsretter. Det ble ikke påkrevd ny nabovarsling for denne endringen, da det ble vurdert å ikke ha betydning for naboene. Vedtaket følger vedlagt. Byggesak, kart og oppmåling mottok klage på saksbehandling for byggesøknad for gnr/bnr 20/587 30.01.2016. Klagen gjelder manglende nabovarsel på søknad innsendt kommunen 07.05.2014. Klagen er ikke nærmere begrunnet, og eventuelle anmerkninger er ikke anført. Tilsvar til klage innkom 12.02.2016. Klagerne sendte tilsvar til tilsvaret 17.02.2016. Vurdering Klager hevder i denne saken at det er begått en saksbehandlingsfeil ved behandlingen av byggetillatelse gitt juni 2014. Det fremkommer av de innsendte søknadspapirer at klager ikke har mottatt nabovarsel på dette tiltaket. Dette forhold er således ikke omtvistet. Spørsmålet blir derfor hvilken betydning manglende nabovarsel kunne ha fått, eller vil få for saken. Det er ansvarlige søker som har det overordnede ansvaret for at alle opplysninger som har betydning for saken, følger søknaden til behandling. Herunder også nabovarsel. Det er ansvarlig søker som plikter å undersøke om mottatte naboliste er oppdatert og riktig. Nabolister kommunen utgir er veiledende, da eierskifte kan skje i mellom utstedelse av liste og innsending av søknad. I foreliggende sak er det tale om utbygging av et nytt boligfelt, hvor det har vært fradelt eiendommer i jevnt tempo. Innkommet søknad er mottatt hos byggesaksavdelingen 07.05.2014. Klagerne hadde vært tinglyst eiere av sin tomt siden 06.06.2013. Deres eiendom gnr/bnr 20/567 er ikke oppført på nabolisten som fulgte søknaden 07.06.2014. I tilsvar til klage hevdes det at det fra kommunens side er opplyst at det ikke er nødvendig med nabovarsel til de på motsatt side av veien. Dette er feil. Det følger av pbl 21-3 at naboer og gjenboere skal varsles før søknad sendes inn. Det opplyses i tilsvaret at naboliste ble mottatt juni 2013. Hvorvidt det er denne nabolista som er lagt til grunn ved innsending av søknad, vites ei da nabolistene ikke er daterte. Det er således mulig at gnr/bnr 20/567 ikke var tinglyst over på klagerne da naboliste ble levert.
Ved utbygging av et nytt felt med hyppig omsetting av eiendommer, er det etter administrasjonenes syn ekstra viktig å sørge for at nabolistene er oppdaterte, og at ansvarlig søker gjør undersøkelser med grunneier på hvorvidt det er omsatt eiendommer i nær tilknytning den siste tiden. Nabolistene kommunen leverer ut er ikke juridisk bindende. Det er ansvarlig søker som plikter å påse at alle bestemmelser gitt i- og i medholda v plan- og bygningsloven blir fulgt. Det er selvfølgelig uheldig dersom byggesaksavdelingen har gitt feilaktige tilbakemeldinger, men det overordnede ansvaret ligger hos ansvarlig søker. Det er i dette tilfellet klart at klagerne ikke fikk nabovarsel slik de skulle ha fått ved innsending av byggesøknaden 07.05.2014. Det blir således et spørsmål om dette kan anses som en saksbehandlingsfeil. Hensynet bak bestemmelsen om at det skal gis nabovarsel før søknad sendes inn, er at naboer og gjenboere, og de som ellers blir berørt av tiltaket, skal gis anledning til å uttale seg før en eventuell tillatelse gis. Klagerne fikk formelt sett ikke anledning til å uttale seg i denne byggesaken før vedtak ble truffet. Etter administrasjonens vurdering har det her skjedd en saksbehandlingsfeil. Det blir således et spørsmål om feilen kan ha virket inn på vedtakets innhold, jfr fvl 41. Bestemmelsens ordlyd gjengis nedenfor Er reglene om behandlingsmåten i denne lov eller forskrifter gitt i medhold av loven ikke overholdt ved behandlingen av en sak som gjelder enkeltvedtak, er vedtaket likevel gyldig når det er grunn til å regne med at feilen ikke kan ha virket bestemmende på vedtakets innhold. Administrasjonen kan ikke se at klagerne har redegjort for eventuelle innvendinger i byggetiltaket. I tilsvaret er tidsaksen for første kontakt med byggesaksavdelingen redegjort for. Det vises her til et møte mellom ansvarlig søker og klagerne 24.08.2014, hvor tegninger på begge eiendommer sammenlignes. Det er klart at det har foregått byggevirksomhet på ansvarlig søkers tomt siden høsten 2014. Klagerne har ikke etter det administrasjonen kan se kommet med konkrete innvendinger til byggetiltaket på gnr/bnr 20/587. Klage over saksbehandlingsfeil fremstår derfor som klage over formalfeil, og vanskeliggjør vurderingen av om feilen ved å ikke ha mottatt nabovarsel kunne ha virket bestemmende på vedtakets innhold. Det fremsettes ikke opplysninger i klagen som skulle tilsi at eventuelle innsigelser som følge av et nabovarsel ville ha blitt tatt til følge. Det kan således ikke konkluderes med at feilen kunne ha virket bestemmende på vedtakets innhold. Klagerne har fått vedtak om byggetillatelse av 11.06.2014 oversendt pr e-post 16.10.2014. Dette er forholdsvis kort tid etter vedtaket ble truffet. Administrasjonen kan ikke se å ha mottatt klage på dette vedtaket, eller andre anmerkninger fra klagerne. Det følger av fvl 29 at klagefrist for vedtak er tre uker. Det følger av bestemmelsens andre ledd at
For den som ikke har mottatt underretning om vedtaket, løper fristen fra det tidspunkt han har fått eller burde ha skaffet sig kjennskap til vedtaket. Ved vedtak som går ut på å tilstå noen en rettighet, skal klagefristen for andre likevel senest løpe ut når det er gått 3 måneder fra det tidspunkt vedtaket ble truffet. Klagerne fikk kjennskap til vedtaket 16.10.2014. Vedtaket som ble truffet 11.06.2014 gikk ut på å tilstå noen en rettighet, en byggetillatelse ble gitt. Ut i fra opplysninger i saken, hvor nabovarsel er etterspurt også tidligere, uten at det er redegjort for hvorfor, sammenholdt med at kopi av vedtak ble oversendt i oktober 2014, uten at administrasjonen mottok klage eller innvendinger, har administrasjonen kommet til at klage over saksbehandlingsfeil er for seint fremsatt. Klage kan allikevel tas under behandling selv om den er fremsatt for seint, jfr fvl 31. Bestemmelsens ordlyd gjengis nedenfor Selv om klageren har oversittet klagefristen, kan klagen tas under behandling såframt parten eller hans fullmektig ikke kan lastes for å ha oversittet fristen eller for å ha drøyd med a) klage etterpå, eller b) det av særlige grunner er rimelig at klagen blir prøvd. Ved vurderingen av om klagen bør tas opp til behandling, skal det også legges vekt på om endring av vedtaket kan medføre skade eller ulempe for andre. Klagen kan ikke tas under behandling som klagesak dersom det er gått mer enn ett år siden vedtaket ble truffet. Klagerne fikk kjennskap til vedtakets innhold i oktober 2014, og ventet med å fremsette klage til januar 2016. Administrasjonen kan ikke se at vilkårene for å få klagen prøvd, hverken etter bokstav a eller b er tilstede i denne saken. Bestemmelsens siste ledd angir en absolutt frist for når en klage må være fremsatt. Det klart at denne fristen er oversittet i denne saken. Hensynet bak denne bestemmelsen er at det må foreligge et skjæringstidspunkt for når vedtak ikke er angripelige lenger. Det ville skape unødig mye uro dersom forvaltningsvedtak skulle kunne påklages i overskuelig fremtid etter at vedtak ble truffet. Etter en samlet vurdering er administrasjonen kommet til at klagen fra gnr/bnr 20/567 avvises som for seint fremsatt. Konklusjon Klagen på saksbehandlingsfeil avvises som for seint fremsatt.