Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Formannskapet Utvalg: Møtested:, Arvid Hanssen - huset Dato: 15.12.2016 Tidspunkt: 08:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 77 18 92 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed, som gis pr. telefon. NB! Merk møtetidspunkt og sted. -1-
Saksliste Innhold Lukket Arkivsaksnr PS 125/16 Godkjenning av møteprotokoll 29.11.16 2016/162 PS 126/16 RS 63/16 RS 64/16 Referatsaker Rådmannen orienterer Orientering næringssaker PS 127/16 Dyrøy energi as - Søknad om bedriftsutviklingstilskudd 2012/439 PS 128/16 Dyrøy Energi A/S - Søknad om lån 2016/721 PS 129/16 Tiltak etter Fylkesmannens tilsyn etterlevelse av krav i barnehageloven 2012/452 PS 130/16 Forespørsel fra Dyrøy Boligstiftelse 2016/687 Marit Alvig Espenes ordfører Utvalgssaksnr -2-
Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2016/162 Saksbehandler: Erla Sverdrup Dato: 08.12.2016 Saksframlegg Godkjenning av møteprotokoll 29.11.16 Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 125/16 15.12.2016 Saksopplysninger Møteprotokollen ligger tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Administrasjonens vurdering Rådmannens forslag til vedtak: Formannskapets møteprotokoll av 29.11.16 godkjennes. Ordførers innstilling: Marit Alvig Espenes ordfører Erla Sverdrup rådmann -3-
PS126/16Referatsaker RS63/16Rådmannenorienterer RS64/16Orienteringnæringssaker -4-
Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 026 Saksmappe: 2012/439 Saksbehandler: Frank Moldvik Dato: 07.12.2016 Saksframlegg Dyrøy energi as - Søknad om bedriftsutviklingstilskudd Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 127/16 15.12.2016 Saksopplysninger Det vises til vedlagte søknad datert 30.11 16, der Dyrøy Energi A/S v/styreleder Rolf Espenes søker Dyrøy kommunes næringsfond om tilskudd stort kr. 25.000,- i forbindelse med utarbeidelse av uavhengig statusrapport over anlegget. Denne rapporten vil igjen danne grunnlaget for videre beslutninger mht. oppgradering. Administrasjonens vurdering Formannskapet har ved ulike anledninger etterlyst slik tilstandsrapport for Dyrøy Energi A/S. Ovennevnte søknad er i så måte i henhold til dette. Antatt kostnad, kr. 50.000,- kan støttes med 50% bedriftsutviklingstilskudd over næringsfondet. Rådmannen tilrår på dette grunnlag at søknaden bifalles som omsøkt. Rådmannens forslag til vedtak: «Dyrøy Energi A/S innvilges 50 % bedriftsutviklingstilskudd, inntil kr. 25.000,- i forbindelse med utarbeidelse av uavhengig statusrapport over anlegget. Tilskuddet utbetales etter dokumenterte utgifter ihht. søknad, og belastes næringsfondet.» Ordførers innstilling: Marit Alvig Espenes ordfører Erla Sverdrup rådmann -5-
-6- file://aspfilclsrv001/pdfserverdocproc$/ephorte_dyr_p/91824_fix.htm Page 1 of 2 02.12.2016 Fra: Frank Moldvik (Frank.Moldvik@dyroy.kommune.no) Sendt: 02.12.2016 12:56:23 Til: Dyrøy kommune postmottak Kopi: Emne: VS: ad DEneregi Vedlegg: Fra: Rolf Espenes [mailto:rolf@espenes.com] Sendt: 1. desember 2016 16:59 Til: Frank Moldvik <Frank.Moldvik@dyroy.kommune.no> Emne: ad DEneregi Dyrøy Energi AS v/rolf Espenes Heimveien 128 9311 Brøstadbotn 30.11.16 Dyrøy formannskap Dyrøytunet 1 9311 Brøstadbotn Orientering til formannskapet søknad om lån / tilskott Styret viser til den store satsingen på bioenergi som nå skjer i hele landet, og at Dyrøy Kommune var og er en foregangskommune. De miljømessige og økonomiske effektene er like gyldige idag om ikke i enda større enn da vi starta planlegginga for 20 år sida. Anlegget har etter 15 års drift en del mangler og slitasjeskader. Det er nylig startet opp igjen etter 5 dagers driftsstopp. Vi vil med ekstern og uavhengig ekspertise få utarbeidet en teknisk tilstandsrapport snarest. Denne vil danne grunnlag for hvilke tiltak som må settes inn på kort og lengre sikt. I vinter gjelder det først og fremst å holde anlegget i drift. På litt sikt må større tiltak iverksettes. Det kan være å fornye matesystemene for flisa, fornye automatikk for styring og varsling, forbedring av flislogistikken i det hele, herunder silo. Det kan også være aktuelt å fornye selve kjelen. Det må for fremtiden også etableres back-up løsning som settes inn når flisfyringa er nede, og også for å ta topplast. Sannsynlige løsninger er enten propankjele eller bio oljekjele. Likviditeten i selskapet er dårlig. Styret vil be Dyrøy kommune om bistand. Vi må dekke forfalte regninger, betale utestående godtgjørelse til driftspersonell, og innleie av akutt teknisk hjelp. Kortsiktige tiltak, etterslep m.v: Forfalte regninger: 30000 Lønn driftspersonale 30000 Feilsøking mv i forb m driftstopp, faghjelp 10000
-7- file://aspfilclsrv001/pdfserverdocproc$/ephorte_dyr_p/91824_fix.htm Page 2 of 2 02.12.2016 Innkjøp GSM varslingssystem 10000 Diverse uforutsett, reserve 20000 100000 Vi søker Dyrøy kommune om å låne dette beløpet. Styret er videre enige om å få utarbeidet en uavhengig statusrapport av en driftskyndig person som går gjennom hele anlegget. Rapporten vil danne grunnlag for beslutninger for tiltak med anlegget. Driftsleder Leif B Pedersen hos Statkraft Harstad har sagt seg villig til å gjøre dette. Det kan bli aktuelt å kople inn flere sakkyndige på andre områder, automasjon, PLS mv. Antatt kostnad 50000 kr i alt. Vi søker Dyrøy kommune om 50% støtte gjennom næringsfondet for å få utført denne statusrapporten. Vennlig hilsen Styret i Dyrøy Energi AS Rolf Espenes
Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2016/721 Saksbehandler: Frank Moldvik Dato: 08.12.2016 Saksframlegg Dyrøy Energi A/S - Søknad om lån Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 128/16 15.12.2016 Saksopplysninger Dyrøy kommune mottak den 1.12.2016 en henvendelse fra styreleder i Dyrøy Energi en forespørsel om: - Lån kr. 100.000 - Støtte fra Næringsfondet (legges fram som egen sak) Bakgrunn Styreleder skriver at likviditeten i selskapet er dårlig. Styret vil be Dyrøy kommune om bistand. Vi må dekke forfalte regninger, betale utestående godtgjørelse til driftspersonell, og innleie av akutt teknisk hjelp. Kortsiktige tiltak, etterslep m.v: Forfalte regninger: 30.000,- Lønn driftspersonale 30.000,- Feilsøking mv i forb. med driftstopp, faghjelp 10.000,- Innkjøp GSM varslingssystem 10.000,- Diverse uforutsett, reserve 20.000,- 100.000,- Administrasjonens vurdering I tillegg til at anlegget har hatt en del mangler og behov for utarbeidelse av en tilstandsrapport for å iverksette nødvendige tiltak så har Dyrøy Energi As har grunnet driftsstans ikke kunnet levere fjernvarme ihht til ordinære leveranse i deler av tiden før 1 desember 2016. Med den driftsstans som nå har vært har Dyrøy kommune utestående fordringer til Dyrøy Energi A/S på kr. 15.000. Dyrøy kommune har en avtale om å utbetale 60 % forskudd av forventet energileveranse hver måned. For desember mnd. er forskottet redusert med denne restansen. (kr. 15.000,-) Dyrøy kommune kjøper fjernvarme av Dyrøy Energi og er avhengig av forutsigbar leveranse. Svikt i leveransen vil utgjøre en stor risiko for å kunne sikre oppvarming til våre kommunale bygg. -8-
At kommunen bidrar med økonomiske midler, lån og næringstilskudd vil være et kortsiktig tiltak som anses nødvendig for å redusere risikoen for driftsstans. En teknisk tilstandsrapport når den foreligger vil kunne kartlegge behovet for tiltak på kort og langsikt i Dyrøy Energi. Tilstandsrapporten vil også være et grunnlag for å drøfte de nødvendige strategier som må iverksettes for at kommunen skal kunne sikre seg en bærekraftig energileveranse på lang sikt. Rådmannens forslag til vedtak: Dyrøy kommune innvilges et kortsiktig likviditetslån stort kr. 100.000,- Rådmann bemyndiges til å sette nødvendige lånebetingelser. Ordførers innstilling: Marit Alvig Espenes ordfører Erla Sverdrup rådmann -9-
Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: A10 Saksmappe: 2012/452 Saksbehandler: Erla Sverdrup Dato: 08.12.2016 Saksframlegg Tiltak etter Fylkesmannens tilsyn etterlevelse av krav i barnehageloven Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 129/16 15.12.2016 Kommunestyret 67/16 15.12.2016 Vedlegg 1 Endelig tilsynsrapport fra Fylkesmannen i Troms Saksopplysninger Fylkesmannen i Troms har i sitt tilsyn med Dyrøy Barnehage påpekt at lovbrudd knyttet opp gjeldene regelverk, jf. barnehageloven 8 jf 16. Tilsynet påpeker avvik i forhold til vår utøvelse som barnehagemyndighet. Det har også vært avholdt et møte hvor ordfører, medlemmer av OPOM, styrer i barnehage hvor Fylkesmannen ga en redegjørelse for barnehagemyndighetens ansvar etter barnehageloven. Administrasjonens vurdering Det skilles mellom skoleeier som er representert ved styrer i barnehagen og barnehagemyndigheten. Oppgaver som lokal barnehagemyndighet skal uføre er å påse at kommunens barnehagene i drives i samsvar med gjeldende regelverk, jf. barnehageloven (bhgl.) 8 (1) andre punktum. I forarbeidene til barnehageloven presiseres det at kommunen har tre virkemidler til rådighet for å innfri denne plikten: Godkjenning av barnehagene (etter bhgl. 10 og 11), veiledning overfor barnehagene (etter bhgl. 8) og tilsyn med barnehagene (etter bhgl. 16). Barnehageloven 16 (1) sier ikke noe om hvilket organ i kommunen som har myndighet til å føre tilsyn med barnehagene. Det følger av kommuneloven (koml.) 6 at kommunestyret er det øverste organet i kommunen. Det er derfor kommunestyret som skal avgjøre hvilket organ i kommunen myndigheten til å føre tilsyn med barnehagene skal legges til. I følge Kunnskapsdepartementet er det mest vanlig at myndigheten til å føre tilsyn med barnehagene delegeres tilrådmann, som er den øverste lederen for den samlede kommunale administrasjonen, jf. koml. 23 nr. 1.37 Deretter kan rådmann eventuelt delegere tilsynsoppgaven videre internt i -10-
administrasjonen, for eksempel til etatsjefen/ enhetslederen eller skole og barnehagefaglig rådgiver som vil kunne utføre tilsynsoppgaven på vegne av rådmann. Fylkesmannen påpeker i sitt tilsyn at det er uklart hvem som er barnehagemyndighet i Dyrøy kommune, i tillegg til at det også er uklart hvordan oppgavene som barnehagemyndighet ivaretas iht barnehageloven. Rådmann har med bakgrunn i Fylkesmannens tilsyn og etter møte valgt å legge saken frem til politisk behandling slik at tiltak for å lukke avviket kan tas med i budsjettprosessen i inneværende år. Rådmann har vurdert ulike muligheter og kommet frem til administrasjonen må styrkes med 20 % stilling som vil være en barnehagefaglig rådgiver og som kan ivareta rollen som barnehagemyndighet. Rådmannen vurdere at selve kompetansen kan det være at man innehar i organisasjonen. Mulig inndekning til stillingen vedtas i budsjett for 2017. I formannskapets innstilling ligger det et forslag om styrking av 50 % stilling som bør sees i sammenheng med rådmannens forslag. Alternativ for inndekning er å redusere rammen innenfor gitt område, eller ved ytterligere nedtrekk. Rådmannens forslag til vedtak: - Administrasjonen styrkes med en 20% stilling som barnehagefaglig rådgiver. - Stillingen innarbeides i budsjett 2017 Ordførers innstilling: Marit Alvig Espenes ordfører Erla Sverdrup rådmann -11-
-12-
-13-
-14-
-15-
-16-
-17-
-18-
-19-
-20-
-21-
-22-
-23-
-24-
-25-
Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 000 Saksmappe: 2016/687 Saksbehandler: Frank Moldvik Dato: 07.12.2016 Saksframlegg Forespørsel fra Dyrøy Boligstiftelse Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 65/16 15.12.2016 Formannskapet 130/16 15.12.2016 Vedlegg 1 Forespørsel fra Dyrøy Boligstiftelse vedrørende prosjekt leiligheter og hybler i ISutleiebygg 2 Kart 3 Tegninger Saksopplysninger Pr dags dato har Dyrøy kommune igjennom vedtak fattet i kommunestyre forpliktet seg til: Iverksette utbygging av boliger som et tiltak for å kunne tilby leiligheter for vanskeligstilte. Vedtak K-sak 33/16 1. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide anbudsgrunnlag og foreta utlysning (kunngjøre/konkurranseutsette) tiltakt i Doffinbasen etter modell fra Hamarøy kommune (offentlig-privat samarbeid). 2. Dyrøy kommunestyres formål er å bygge utleieboliger til vanskeligstilte basert på vedtak i sak 17/16, og i samsvar med saksutredningen her og Husbankens tilskudds- og lånevilkår. 3. Rådmannen bes legge fram til behandling fremforhandlede avtale(r) for fordeling av antall leiligheter med tildelingsrett og utleiegaranti. Økonomisk innebærer dette at kommunen skal garantere for leieutgifter for 10 leiligheter i 25 år, jf. eks. Hammarøymodellen. Vedtak K-sak 66/14 1. Dyrøy kommunestyre går inn for bygging av en 2. etasje på Dyrøy Utleiebygg AS sin bygning som prosjektert. 2. Oppdraget som utbygger gis til Dyrøy Boligstiftelse. 3. Støttefunksjon (til boligstiftelsen/rådmannen som daglig leder): Dyrøyseminarsenteret KF engasjeres. Kommunen bevilger kr 100.000 til oppdrag se pkt. 4. 4. Plankomite med repr. fra Dyrøy kommune og Dyrøy Utleiebygg AS i tillegg til boligstiftelsen utreder forslag til: a. Investeringer som knyttes direkte til leilighetene, herunder konsekvenser av -26-
trinnvis utbygging. b. Investeringer som knyttes til eksisterende utleiebygg. c. Investeringer knyttet til utearealer/sentrumsområdet. d. Finansieringsløsning (Husbanken/annet) basert på Hamarøymodellen. e. Husleieestimater/driftsmodell. 5. Når oppgavene i pkt. 4 foreligger og før anbudsutlysning, legges sak fram for politisk behandling mht leie av leiligheter «for personer med spesielle behov». 6. Byggherre knytter til seg nødvendig konsulentbistand i planfase/byggfase. I byggeperioden oppnevnes representant for kommunen og Dyrøy Utleiebygg som støtte for Boligstiftelsen. Dyrøy kommune har den 24.11. 2016 mottatt en henvendelse fra styreleder i Dyrøy boligstiftelse datert 24.11 16, der de ber om at Dyrøy kommune inngår leieavtale for inntil 6 leiligheter basert på foreløpige kalkyler med en leiepris på ca. 8.000,- pr. mnd. inkl. felleskostnader med en leietid på 10 + 10 år. Administrasjonens vurdering Dyrøy kommune sin visjon og målsetting iht til kommeplanens samfunnsdel er : «Dyrøy skal være en attraktiv kommune som skal tilrettelegge for bosetting og næringsutvikling.» Videre står det som et tiltak: «Satse på sentrum, og sentrumsnær bolig-bygging, men med fleksibilitet for de som ønsker å bo spredt» Som et ledd å snu en negativ befolkningsutvikling er et av tiltakene:» Tilrettelegge for et bedre fungerende utleiemarked» Dyrøy kommune har ikke en gjort en kartlegging utover det som tidligere er rettet mot unge i etableringsfasen. Rapporten påpeker: Dyrøy kommune har (nesten) ingen nybygging. Svært få boenheter til leie på det private markedet. Utvalget foreslo: Utvalget foreslår at ombyggingen av den såkalte «Demas»-leiligheten gjennomføres som planlagt. Det vil gi flere små boenheter for de som har periodevise behov. Disse øremerkes unge. I tillegg har Troms Fylkeskommune kartlagt framtidig boligbehov i Dyrøy kommune, der de konkluderer med: Under forutsetning om at befolkningsutviklingen i kommunen blir som fremskrevet, vil det i 2025 være behov for 535 boliger i kommunen mot 552 i 2010. Det er marginal nedgang i boligbehov på 3,08 %. Gitt at prognosen treffer, vil husholdningene «aleneboende» og «par uten barn» utgjøre 375 av de 535 boligene som trengs i Dyrøy. Dette tilsvarer 70 % av tilgjengelige boliger -27-
Fremtidig boligbehov etter husholdningstype 600 500 400 300 Flerfamiliehusholdninger med barn Flerfamiliehusholdninger uten barn Enfamiliehusholdninger med voksne barn Mor/far med barn 200 100 Par med barn Par uten barn Aleneboende 0 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 Kommunen har dag flere antall kommunale utleie-boliger som alle er leid ut, med unntak av de hvor det må iverksettes vedlikehold før de kan leies ut. Kommunen har solgt deler av eiendomsmassen. Utfordringen er vedlikeholdskostnadene knyttet mot nåværende boligmasse. Salg av ytterligere boligmasse vil være en mulighet/vurdering for å redusere utgiftene til vedlikehold samt øke inntektene. Det dokumenterte behovet for boliger slik det er i dag er primært knyttet opp til bosetting av flyktninger. Det antas også å være et behov for boliger for andre målgrupper yngre og eldre. I dag er store utfordringer, - ingen ledig kapasitet, - på utleie markedet i Dyrøy kommune. Risikoen for Dyrøy kommune er knyttet opp til de langsiktige leiekontrakter og de økonomiske konsekvenser det vil få for Dyrøy kommune på lang sikt. Ved inngåelse av leiekontrakter vil det gi kommunen økonomiske forpliktelser i de neste 20 25 årene. Kommunen har i dag vedtatt utbyggingen av boliger som vil forplikte kommunen til inngå leieavtale av 10 leiligheter. Dette tiltaket kunngjøres i Doffin-basen før årsskiftet. Utbygging av boligene må iverksettes for å kunne overholde forpliktelsene om bosetting av flyktninger. Det er knyttet usikkerhet til om antall fremtidige bosettinger som kommunen vil kunne få. I tillegg er det også knyttet usikkerhet om hvor lenge de som kommer blir boende i kommunen. Noen kommuner har erfart at en del av de som bosettes flytter etter endt introduksjonsprogram som varer i 2 år. Hvordan utviklingen er på arbeidsmarkedet er også av betydning. Den demografiske utviklingen ihht SSB statistikker viser at vi blir færre innbyggere, og av de flere eldre. Boligbehovet og type boliger vil kunne endres som følge av befolkningsutviklingen. Sentrumsnære leiligheter både for de unge og eldre vil kunne være attraktive. Fra 1.1.2016 og frem til 2025 vil det ifølge prognosen være en total befolkningsnedgang i Dyrøy kommune på 71 innbyggere, fra 1158 til 1087. I denne beregningen er det tatt høyde for at Dyrøy skal 400 350 300 250 Befolkningsendring - aldersgruppert 200 0-19 år 20-45 år 46-67 år 68 + år -28-2015 2025
bosette 60 flyktninger i årene 2016-2019, henholdsvis 10 i 2016, 20 i 2017, og 15 hvert år de to siste årene. Dette er i tillegg til annen innvandring man antar også vil skje i samme periode (6 hvert år). De økonomiske forpliktelsen ved å inngå leieavtale med Dyrøy Boligstiftelse er på kr. 11.520.000,- (6 leiligheter a 8.000,- pr. mnd. i 20 år) Oppfølging av tidligere vedtatt utbygging: Gitt samme prisgrunnlag for 10 utleie-boliger for vanskeligstilte (10 leiligheter a kr. 8.000,- i 20 år = kr. 19.200.000,-) vil dette utgjøre en totalsum på kr. 30.720.000,-. Slik henvendelse foreligger fra Dyrøy Boligstiftelse foreligger er det spørsmål om en avtale om 6 leiligheter med leieavtale på 10 +10 år. Hvorvidt det er av interesse å inngå en avtale med kortere leietid eller færre leiligheter bør kunne drøftes. Dyrøy boligstiftelse har etter hva kommunen er blitt kjent med søkt om endringer i vedtektene til stiftelsen. Hvorvidt dette vil ha betydning for utleie må avklares. Ved eventuell inngåelse av en avtale må det avklares og konkretiseres hvorvidt det er kommunen som skal forestå utleievirksomheten av leilighetene. Rådmannen har betenkeligheter med å inngå økonomiske forpliktelser i denne størrelsesorden i et så langt perspektiv. Dette innebærer også at kommunens økonomiske handlingsrom vil bli vesentlig svekket, gitt at boligene ikke blir utleid. Rådmannen ser videre utfordringen med behov for boliger i Dyrøy kommune, samtidig som det vil kunne innebære en økt økonomisk risiko, da det er knyttet usikkerhet omkring behovet for boliger i et langsiktig perspektiv. Rådmannen ber på dette grunnlag kommunestyret drøfte denne økonomiske risikoen opp mot behov for inngåelse av leieavtaler / utbygging av boliger. Saken legges fram uten rådmannens forslag til vedtak. Rådmannens forslag til vedtak: Ordførers innstilling: Marit Alvig Espenes ordfører Erla Sverdrup rådmann -29-
-30-
-31-
-32-
-33-
-34-
-35-
-36-