LabOra TID for Fellesråd Brukerveiledning for administratorer Denne brukerveiledningen er laget for de som er administratorer av systemet. For mellomledere/daglige ledere, se: Brukerveiledning for ledere. For andre ansatte, se: Brukeveiledning for ansatte. Denne brukerveiledningen forutsetter at man er kjent med de to andre brukerveiledningene, og beskriver det som ikke allerede er sagt der. 1. ORGANISASJON Her er organisasjonen satt opp, med Fellesrådet som topp-organisasjon, og de ulike menighetene som underorganisasjoner. Personopplysninger Personopplysninger vil komme fra Medarbeideren. Ansettelse Agrando kommer til å lage en HR-modul i Medarbeideren, der man kan legge inn nye personer i TID + legge inn ansettelsesforhold (timelønn, stillingsstørrelse, uke-timetall). Innstillinger For at TID skal fungere riktig, er det viktig å gå gjennom innstillinger for hver enkelt ansatt, så de er riktige! Her følger en gjennomgang av valgene: Normal. Denne bruker man til å legge inn normal-arbeidstid til arbeidstagere som har fast arbeidstid. Det er denne måten som er best å bruke, selv det er også en mulighet for å legge inn mange brukere se info under punktet Admin.Org. Velg person, velg Ny normalarbeidstid, sett dato NB! Dersom personen skal kunne føre timeregistrering tilbake i tid, må normalarbeidstiden settes fra den datoen personen skal begynne å føre timeregistrering i programmet! Velg skjema. Og trykk på Ny Normalarbeidstid. 1(10)
Ubundet tid: De som har både bundet og ubundet tid (gjelder bare for kantorer og organister) må ha tildelt Ny Ubundet tid. Sett dato (tilbake i tid dersom man skal kunne bruke programmet i tilbakevirkende kraft). Sett sluttdato åpen dersom dette skal gjelde fortløpende. Timestempling: Dersom personen skal ha timestempling via App på mobilen, må denne aktiveres ved å trykke på Ny Timestempling. Merk at man dersom man velger dette, må alle dager føres/registreres, også de dagene man kommer og går på den faste tiden. Det kan gjøres på App-en og det kan også gjøres i Timeregistrering. Ikke overtid Ikke OB OB utenfor schema Brukes ikke. Blir trolig gjemt/usynlig. Sykefravær: Alle brukere kan rapportere sykefravær. Og alle som er sjef kan rapportere sykefravær for sine ansatte. Denne knappen brukes bare dersom det er en person som skal melde sykemelding for ALLE i hele organisasjonen (f. eks. en person på et kirketorg). kunne justere skjemaet sitt/planlegge skjema. Personlig planlegging: Må krysses av (trykk på Ja) dersom personen skal Flekstid med skjema Ny Skjema fleks må være gitt til alle arbeidstagere som har flekstid! Men altså IKKE for organister/kantorer! De har i stedet ubunden tid. Bereskap: Brukes ikke foreløpig. Blir trolig gjemt/usynlig. 2(10)
2. PLANLEGGING Arbeidsplan: Dette er en visning av arbeidsplaner. De som har et rødt utropstegn har ikke noen arbeidsplan for gjeldende uke. Timeregistrering: Her kan man se all timeregistrering for både seg selv og alle ansatte i fellesrådet. Man kan lage ny timeregistrering for en arbeidstaker, redigere timeregistrering, bekrefte eller slette. Det betyr at administrator kan gjøre alt det som den ansatte selv kan gjøre - dersom dette skulle være ønskelig. Skjemaplanlegging: Her kan administrator både se skjema, redigere eksisterende skjema og legge inn nye skjema til sine ansatte. Dersom man legger inn nytt skjema til en ansatt: Husk å bruke riktig mal! Både ut fra timeuketall (de fleste har 37,5,. men noen har 35,5) og ut fra stillingsstørrelse. Husk: Egne maler for kantorer og organister som har bundet/ubundet tid! Beredskap: Brukes vanligvis ikke. Blir trolig gjemt/usynlig. Sykefravær: Her kan man se all registrert sykefravær, og administrator kan også legge inn sykefravær for alle ansatte. Og krysse av for at sykefraværet er undersøkt. 3(10)
Oversikt: Her kan man se en oversikt over hele fellesrådet. Eller man kan klikke på trekanten ved siden av Oversikt og se enkelt-menigheter. Man kan også velge en lengre periode, se tallet oppe til høgre. Og man kan dra i scrollbaren ved siden av tallet for å se et større bilde. Hvis man bare vil ha et oversiktsbilde over fravær (f. eks. når man skal planlegge ferie), kan man krysse av knappen Fravær oppe på menylinjen. Man kan også velge hvilke ansatte man kan se, bruk knappen Velg ansatt. I Oversikt kan man også godkjenne fraværssøknader. Høyreklikk på en gul fraværssøknad, og du får valget mellom å godkjenne eller å avvise. Dersom man avviser, vil man få mulighet til å skrive inn en begrunnelse/kommentar. Høyre-klikker man på et grønt, godkjent fravær, har man muligheten til å tilbakekalle godkjenningen. Budsjett: Gir en oversikt over hele organisasjonen m.h.t. arbeid, beregnet tilleggslønn for ubekvem arbeidstid osv. Man kan eksportere oversikten til Excel. Saldo: Her kan man ta med seg plusstimer fra tidligere system (papir) til TID. Ubundet tid saldo: Gjelder for kantorer og organister. Flex Saldo: Gjelder for alle andre. H Skriv inn de plusstimene personen skal få med seg inn i TID. Ikke bry deg om datoen 1. Januar programmet vil automatisk legge timene til flex-saldo eller ubundet-tid-saldo. 4(10)
3. GODKJENNING Denne menyen er beskrevet i Brukerveiledning for Ledere. Merk at administrator ser ALLE brukere i fellesrådet. Ledere ser bare brukere i sin under-organisasjon. 4. ADMINISTRASJON Litt om forskjell på Skjema-mal og Normalarbeidstid: Mange arbeidstagere (kanskje kirkegårdsarbeidere, sekretærer, ansatte på kirketorg eller kontro) vil ha fast arbeidstid (normalarbeidstid). Størrelsen på stillinger kan variere, så det første man må gjøre er å lage maler for alle aktuelle normalarbeidstider i fellesråds-området. Andre arbeidstagere har til uregelmessig og varierende arbeidstid, ut fra aktiviteter i menigheten. Og de skal lage en plan for arbeidstid i en periode, de trenger å ta utgangstid i en mal som har riktig time-tall for sin stilling (Skjema-maler). De som har normalarbeidstid kan ikke selv justere arbeidstid. De som bruker skjemamal kan planlegge/justere arbeidstid og søke leder om godkjenning. Når forslaget er godkjent, blir det godkjente skjema = den avtalte arbeidstid, og utgangspunkt for timeregistering. a. Skjema mal Lage skjemamaler for de som selv skal planlegge arbeidstid Klikk på Administrasjon. Velg Skjemamal øverst til venstre. Og så Nytt skjema øverst til høyre i vinduet. Det kommer da opp et redigeringsvindu: 5(10)
Gi skjemaet et selvforklarende navn, f. eks.: 50 % stilling eller Kantor 100% Ta lys blå arbeidstid (glem de andre fargene nå i prøveperioden) fra menyen oppe til høyre og dra inn på dagene personen skal jobbe. Dersom noen jobber på litt tilfeldige dager, legg likevel arbeidstid likt inn på dagene mandag-fredag. For å justere tidsbolken, dra i topp eller bunn, eller dobbeltklikk på bolken og skriv inn tidspunkt. For å ta en dag og kopiere til en annen dag, hold nede Ctrltasten og klikk på bolken og så flytt den til en annen dag. Dersom det er arbeidstakere som arbeider i turnus, dvs. at man har et fast system på hvordan arbeidstiden er i en periode på 2, 3 eller 4 uker, så kan man lage en plan som går over flere uker ved å trykke på knappen + Uke nederst til venstre. Så legger man inn arbeidstid i ukene. Når det gjelder kantorer og oraganister, må man legge inn bare 80% av arbeidstiden, det er den som skal planlegges. De resterende 20% er ubundet tid, som bare skal timereistreres. Når skjemamaler er laget, kan arbeidstakerne selv når de skal lage nytt skjemaforslag, velge en av dem og så planlegge ukene og månedene framover. Man kan redigere eksisterende skjema og også slette dem. Det er viktig å legge skjemaene i en logisk rekkefølge som gjør det enklere for brukeren å finne sitt skjema. Bruk knappen Rekkefølge og flytt dem opp og ned. Se eksempel nedenfor: Man kan også tildele en skjemamal til en arbeidstager. Bruk da knappen Tildel, og velg rett person og rett mal. Husk å velge rett tidsrom (programmet vil default sette dagens dato), av og til er det viktig å sette datoen tilbake for at arbeidstakeren skal kunne føre sin timeregistrering i perioden før dagens dato. 6(10)
Når en skjemamal er tildelt en arbeidstager, kan denne arbeidstageren ikke endre på dette skjemaet. Se Brukerveiledning for ledere for å se hvordan man legger inn en skjemamal som er justerbar til en arbeidstager. b. Normaltid Lage skjemamaler for de som arbeider normaltid. De som arbeider normaltid, trenger også maler. Velg Administrasjon og så Normal arbeidstid, deretter Ny skjema. Gi skjemaet navn og legg inn arbeidstid ut fra dager man arbeider og ut fra stillingsstørrelse. Dersom personen skal kunne ha flextid, må man legge inn flekstid på hele dagen, noen timer før og noen timer etter den faste arbeidstiden. Velg da Flex i menyen til høyre og dra den inn, og juster lengden ved å dra eller ved å dobbeltklikke og skrive inn tidspunkt. For å tildele et normalskjema til MANGE arbeidstagere: Klikk på fanen Normal arbeidstid og så på Tildel. Velg rett person og rett mal. Husk å velge rett tidsrom (programmet vil default sette dagens dato), av og til er det viktig å sette datoen tilbake for at arbeidstakeren skal kunne føre sin timeregistrering i perioden før dagens dato. Man kan ikke slette Normalskjema som er i bruk. Men man kan inaktivere det. c. Beredskaps mal Brukes ikke. Vil trolig bli gjemt/usynlig. d. Skjema kategori Det er mulig å redigere lengde og farge på skjema-kategoriene. Trykk på Rediger kategori. e. Fridager Hvis alle som har normalarbeidstid skal ha en spesiell fridag (f. eks. fredag mellom Kr. Himmelfartsdag og lørdagen etterpå, eller lille-julaften), så er det mulig å legge inn en konkret dato som fridag i normalskjema. Velg Ny, velg dato, gi fridagen et navn, og lagre/lukk. Man kan også legge inn f.eks. en halv fridag. Man kan så (evt.) kopiere til alle normalarbeidsplaner. Og man kan kopiere fra år til år. f. Fravær Det er mulig å endre på rekkefølgen av fraværeskategorier, slik at de mest aktuelle kommer opp først i listen når en arbeidstaker søker om fravær. Klikk på fanen Fravær og så på Rekkefølge. Dra og slipp kategorien slik at de kommer i den rekkefølgen man ønsker. Lagre og lukk. g. Brukerrettigheter Trykk på Brukerrettighet. Vinduet som kommer opp vil gi mulighet til å administrere en del brukerrettigheter: 7(10)
Man kan gi tilgang til nye administratorer. Eller avslutte administratorer. Man kan koble valgte brukere til en underorganisasjon (f. eks. menighet eller samarbeidsområde). I vinduet over ligger det ingen personer uten tilknytning til en organisasjon. Man kan fjerne en bruker som ikke lenger er ansatt i fellesrådet. Man kan skifte passord dersom en bruker har glemt passordet sitt. h. Delegering Ved å trykke på denne fanen, kommer man til et vindu der man kan delegere tilgang til andre enn lederne. I hver underorganisasjon har man muligheten til å delegere eller å gi tilgang til en ny administrator. I dette eksempelet: Delgering eller ny administrator i Bryn og Jar menigheter. Delegering: Det kan kun gjøres til en person på samme nivå som topplederen i underorganisasjonen. Dvs. at dersom man har daglige ledere i menighetene, kan man gi en daglig leder i en menighet tilgang til å være sjef også i en annen menighet (i dette eksempelet: Bryn og Jar menigheter). 8(10)
Ved å trykke på Ny delegering, kommer det opp et vindu, og man velger person (i en liste på andre sjefer på samme nivå). Velg også perioden delegeringen skal skje i. Man må sette fra-til-dato. Ny administrator: Det fungerer på samme måte, men her kan man gi en bruker administrasjonstilgang på dette nivået (i dette eksempelet: Bryn og Jar menigheter). Da må man ha brukernavn til den personen som skal få tilgang. Skriv inn brukernavn, og TID finner personen. Velg tidspunkt personen skal ha tilgang fra. Tilgangen vil vare til man fjerner denne brukeren eller avslutter administrasjonstilgangen (begge deler gir samme resultat: personen vil ikke ha tilgang til mer enn seg selv neste gang han/hun logger seg inn). For å fjerne: Velg personen. Trykk på enten fjern bruker (da vil brukeren ikke lenger ligge der), eller Avslutt administrator (da vil brukeren ligge der, og man kan gi tilgang ved en senere anledning uten å finne personen på nytt via brukernavnet). i. Pin-kode Man bruker denne fanen for å finne pin-koder og tildele pin-koder til timeregistrering via App. Mer info om dette kommer senere. 9(10)
5. Administrasjon-Org. Denne fanen gir tilgang til å administrere de ulike under-organisasjonene i fellesrådet. En underorganisasjon kan være en eller flere menigheter, kirketorget, administrasjonen osv. avhengig av størrelsen på fellesrådet kan det være ingen eller mange under-organisasjoner. Redigere organisasjonen Man kan endre en underorganisasjon ved å trykke på Rediger organisajon. Det man da kan gjøre er: a. Fjerne sjef. b. Legge til sjef. c. Legge til en person i organisasjonen. TID vil da lete opp alle personer som ikke allerede har en tilknytning til en under-organisasjon og gi muligheten til å legge en eller flere av disse inn i denne under-organisasjonen. d. Fjerne en person fra denne organsisasjonen. Den/de man fjerner vil fortsatt finnes i systemet (TID) og kan legges inn i en annen organisasjon senere. Legge til en ny organisasjon Man kan legge til en ny under-organisasjon ved å trykke på Ny organisasjon. Da gir man organisasjonen et navn (f. eks. Stornes menighet), velger sjef, velger personer som skal være i organisasjonen (de må først evt. være fjernet fra en annen organisasjon ingen kan ligge i to under-organisasjoner). Fjerne en organisasjon Man kan fjerne en organisasjon ved å trykke på Fjern organisasjon. 10(10)