Brukerrettledning i bruk av KSYS for kulturkontakter.

Transkript

1 Brukerrettledning i bruk av KSYS for kulturkontakter. Denne rettledningen omfatter følgende Logge inn i KSYS Oppdaterer generell informasjon om skolen Endre- eller legger til ny bruker Endre kulturkontakt Endre informasjon om ukeplaner Endre informasjon om fraværsdager Endre elevtall Gi tilbakemelding LOGGE INN I KSYS Hvordan logge inn i KSYS Du har blitt tildelt et brukernavn og passord fra fylkeskommunen eller kommunen. Dersom du ikke har fått brukernavn og passord må du ta kontakt med ditt fylke eller din kommune. For deg som har fått brukernavn og passord logger du inn slik: Gå til fylkets- eller kommunens KSYS-side. Nederst til venste finne du boksen for Login. Skriv inn ditt brukernavn og passord. Du kan bruke e-postadressen som din bruker er registrert med i KSYS som brukernavn. Glemt brukernavn og passord? Dersom du har glemt ditt brukernavn og passord klikker du på linken Glemt passord? Du får da melding om å legge inn e-postadressen du er registrert med og klikk send. Du vil da få ditt passord bli sendt til din e-post. Du kan bruke e-postadressa din som brukernavn

2 2. OPPDATERE GENERELL INFORMASJON OM SKOLEN ( Skolens avn/ adresse / klassetrinn/ organisasjonsnummer m.m.) Trinn 1: Først logger du inn i KSYS (se evt. Avsnitt 1. - Logg inn i KSYS) Når du er logget inn får du opp denne siden. Trinn 2: Klikk på fanen Endre informasjon som ligger nederst på siden. Da får du opp denne siden:

3 Trinn 3 Skriv inn de aktuelle endringene i siden overnfor. Trinn 4 Trykk på knappen LAGRE som du finner både øverst og nederst på denne siden

4 3. Endre eller legg til ny bruker. Det kan være flere brukere på en skole, alle disse kan gis adgang til å endre informasjon om skolen / legge til brukere / endre ukeplaner / gi tilbakemelding m.m. Alle er brukere, kun en av brukerne kan stå som hovedkontakt for skolen utad. Men er bruker MÅ være registrert som bruker før den kan registreres som kulturkontakt ( Endre- eller bytte kulturkontakt se kap 4 nedenfor) Endre- eller legge til ny bruker: Trinn 1: Logg inn i KSYS Trinn 2 a ( endre informasjon om eksisterende bruker) Klikk på fanen BRUKERE

5 Dersom du skal endre informasjon på en eksisterende bruker / evt. kulturkontakt klikker du på det aktuelle navnet i lista over brukere: Da får du opp denne siden Da får du opp denne siden:

6 Når du klikker på fanen ENDRE BRUKERINFORMASJON får du opp denne siden:

7 Her gjør de aktuelle endringene og når du er ferdig klikker du på knappen LAGRE Trinn 2 b ( legge til ny bruker) Du er logget inn, og står på den første siden du kommer til, klikk på fanen BRUKERE i den vertikale menyen Da får du opp denne siden

8 Klikk på fanen LAG NY BRUKER, da får du opp denne siden: Legg inn den aktuelle informasjonen om den ny brukeren. MERK:Det er kun brukere som er avkrysset som ADMINISTRATOR som kan endre informasjon om skolen, endre brukere og sende inn tilbakemeldinger. Når du er ferdig klikker du på knappen LAGRE Trinn 3 Logg ut klikk på fanen LOGG UT helt øverst på siden.

9 4. ENDRE- ELLER BYTTE KULTURKONTAKT Her kan det være 3 situasjoner Situasjon 1. Endre informasjon om eksisterende kulturkontakt, da gjør du som i avsnitt 2 Endre eller legg til ny kulturkontakt eller ny bruker. Situasjon 2. Legge til ny kulturkontakt som ikke allerede er registrert som bruker. Da må du først registrere denne som bruker. Se avsnitt 2 nr ovenfor: Endre eller legg til ny kulturkontakt eller ny bruker. For å legge denne inn som kulturkontakt, se situsjon 3, nedenfor. Situasjon 3 En annen registrert bruker på skolen skal være kulturkontakt. Da er denne allerede registrert som bruker på skolen. Trinn 1: Du er logget inn, klikk på fanen ENDRE INFORMASJO nederst på siden. Du får da opp dette bildet ( samme som for endre informasjon om skolen:

10 Trinn 2 Klikk på nedtrekksmenyen i punktet Kontakt, da får du opp alle brukere som er registrert, velg den brukeren som skal stå som kulturkontakt. Trinn 3 Logg ut klikk på fanen LOGG UT helt øverst på siden.

11 5. Endre ukeplaner Ukeplaner er informasjon om når elevene vanligvis er på skolen i en ordinær uke; når dagen starter og slutter og når bolker starter og slutter. Dette er svært viktig informasjon når aktiviteter for de ulike trinnene skal planlegges. Det er ulike situasjoner her: Situasjon 1: Alle trinn har samme ukeplan. Da gjelder endringen for alle trinn Se Pkt 5 a nedenfor Situasjon 2: Alle trinn har samme basis ukeplan, men noen trinn starter ikke før feks 2 time/ bolk, og/ eller de har feks fri en dag i uken. Da må endringen gjøres for det aktuelle trinnet Se pkt 5 b nedenfor Situasjon 3 ( sjelden) Skolen har ulik ukeplan for ulike trinn. F.eks at trinn 1 og 2 trinn begynner/ slutter og har friminutt på annet tidspunkt enn trinn 3-7. Feks begynner trinn 1 og 2 ordinært lø og har matpause kl mens 3-7 begynner ordinært kl og har matpause kl Da må det opprettes 2 ulike basis ukeplaner. Se pkt 5 c nedenfor

12 Pkt 5 a Endre basis-ukeplan, endringen omfatter alle trinn Trinn 1 Logg inn Trinn 2 Klikk på fanen UKEPLANER i den horisontale menyen Du får da opp denne siden: Klikk på fanen ENDRE TIMEPLAN...

13 Da får du opp denne siden: Legg inn endringer i de aktulle klokkeslett / dager, dersom en endring omfatter alle dager kan du endre på kun mandag og klikke LAGRE MED MANDAG SOM MAL. Dersom det gjelder en eller bare noen dager gjør du endringen på den / de aktuelle dagene. Når du er ferdig klikker du på knappen LAGRE

14 Pkt 5 b: Alle trinn har samme basis-ukeplan, men men noen trinn starter ikke før feks 2. time/ bolk, og/ eller de har kanskje fri en dag i uken. Endringer må gjøres pr trinn innen for basis ukepanen. Trinn 1 Logg inn Trinn 2 Klikk på fanen TRINN / GRUPPER i den horisontale menyen Du får da opp denne siden:

15 Når du klikker på fanen ENDRE UKEPLANER kommer du til denne siden: På denne siden kan du først velge hvilke trinn du ønsker å se i tabellen ved å huke av for de ønskede trinnene helt øverst, huk av og trykk på knappen OPPDATER TRINN.

16 Ved å huke av og på trinnene inne i tabellen for den aktuelle dagen / bolken justerer du for variasjoner mellom trinn innenfor den samme basis-ukeplanen. Når du er ferdig husk å LAGRE. Pkt 5 c. ( sjelden) Dette er når skolen har helt ulik ukeplan for ulike trinn. F.eks at trinn 1 og 2 trinn begynner/ slutter og har friminutt på annet tidspunkt enn trinn 3-7. Feks begynner trinn 1 og 2 ordinært kl og har matpause kl mens 3-7 begynner ordinært kl og har matpause kl Da må det opprettes 2 ulike basis ukeplaner. Trinn 1 Logg inn i KSYS Trinn 2 Klikk på fanen UKEPLANER i den horisontale menyen øverst på siden. Da får du opp denne siden:

17 Klikk på fanen NY UKEPLAN, da kommer denne siden opp: TRINN 3 Fra denne siden bygger du opp den nye ukeplanen. Husk å gi den nye ukeplanen et navn slik at du kan skille ulike timeplaner fra hverandre. Du bygger opp ukeplanen ved ved å opprette bolker. Klikk på knappen NY BOLK, evt. klikk flere ganger for å opprette flere bolker. Da ser det slik ut: Her legger du inn klokkeslett og tids-intervaller som er tilpasset deres skole. Du kan fylle ut klokkeslett for mandag først og så klikke på knappen LAGRE MED MANDAG SOM MAL. Da kopieres mandagens klokkeslett til alle de andre dagene

18 Når du er ferdig klikker du på LAGRE. TRINN 4 Knytte trinn til rett ukeplan når man har flere timeplaner på en skole. Du har nå opprettet en ny ukeplan for feks 1 3 trinn. Nå skal du knytte denne timeplanen til de aktuelle trinnene. Klikk på fanen TRINN / GRUPPER i den horisontale hovedmenyen oppe på siden. Se bildet nedenfor Da kommer du til denne siden: Klikk på fanene ENDRE UKEPLAN For å knytte ukeplanen til trinn. Klikk på fanen ENDRE UKEPLAN, da kommer du til denne siden:

19 Velg riktig ukeplan fra denne nedtrekkmenyen. For å knytte riktig ukeplan til det aktuelle trinnet, i dette tilfellet trinn, går du til nedtrekksmenyen for hvert av de aktuelle trinnene og velger riktig ukeplan fra listen. Når du er ferdig, husk å LAGRE.

20 6. Endre informasjon om fraværsdager Det er viktig for planleggingen og gjennomføringen av den Kulturelle skolesekken at de som planlegger aktivitet har oversikt på hvilke dager eller perioder skolen ikke kan delta, evt. ikke har ordinær skole. Dette kan være feks være planleggingsdager eller spesielle opplegg der skolen er opptatt. Slike fraværsdager må registreres i kalenderen. Trinn 1: Logg inn i KSYS på vanlig måte. Trinn 2 Klikk på fanen KALENDER i den horisontale hovedmenyen opp på siden. Se bildet nedenfor. Når du har klikket på fanen KALENDER kommer du til denne siden:

21 Når du har klikket på fanen ENDRE FRAVÆRSDAGER kommer du til denne siden:

22 Når du klikker på knappen NY, får du opp en registreringslinje, den ser slik ut: Du kan legge inn dato direkte i feltene, eller velge dato fra kalender etter at du har klikket på kalenderikonet. Dersom det kun er en dag legger du datoen i det første feltet, dersom dette er flere dager / periode fyller du ut begge feltene, fra -til.

23 I nedtrekksmenyen kan du velge standard fraværstyper. I kommentarfeltet kan du skrive evt. ytterligere beskrivelse. Når du er ferdig med å registerere fraværsdag, -er, husk å LAGRE

24 7. ENDRE ELEVTALL Skolen er registert med elevtall pr. trinn fra GSI, dette er tall som er rapportert inn pr. skolestart. Dersom elevtallene endres er det viktig for planlegging i Den kulturelle skolesekken blir registrert i KSYS. Slik går du frem for å endre elevtall. Trinn 1: Logg inn i KSYS med ditt brukernavn og passord fra fylkets eller kommunens DKS nettside. Trinn 2: Klikk på fanen TRINN / GRUPPER i den horisontale hovedmenyen oppe på siden. Se nedenfor. Da kommer du til denne siden:

25 Trinn 3: Klikk på knappen ENDRE ELEVTALL. Da får du opp denne siden:

26 Du kan nå endre tallene pr trinn / eller evt. pr. klasse om klasser er registrert. Trinn 4 Når du er ferdig klikker du på knappen LAGRE.