Innkalling til møte i markedskomiteen Dato: Onsdag 01.06.2016 Sted: Ruter, Dronningens gate 40, Oslo Tid: Kl. 10.00 14.30 Dagsorden: 22/16 Referat fra møtet 13.04.2016 23/16 Kollektivbarometeret 1. tertial 24/16 Nøkkeltallsanalysen 25/16 Kollektivkonferansen 26/16 Tverrfaglig prosjektgruppe for løsninger for salg og billettering 27/16 Nasjonal reiseplanlegger 28/16 Nytt fra medlemmene 29/16 Årshjul 30/16 Orienteringer: Forretningsregler gruppe status. Gruppe for sammenstilling av markedsplaner status. Transportklagenemnda 1
Saksutredning: 22/16 Referat fra møtet 13.04.2016 Vedtakssak. Referat fra møtet 13.04. 2016 er tidligere utsendt, og ligger vedlagt her. Forslag til vedtak: Referatet godkjennes. Vedlegg: Referat fra møtet 13.04.2016, 6 sider. 23/16 Kollektivbarometeret 1. tertial Orienteringssak. Opinion startet i januar innhenting av data for Kollektivbarometeret. Nå er dataene for første tertial samlet inn. Det er ikke meningen å publisere noen resultater før etter 2. tertial. Derfor ble også markedskomitemøtet flyttet fra begynnelsen av september til 28. september. På den tiden vil vi kunne ha noen resultater å diskutere. Kjetil Vrenne vil komme og rapportere hvordan arbeidet har gått så langt, og vil muligens legge fram noen resultater for komiteen. 24/16 Nøkkeltallsanalysen Vedtakssak. Saken om nøkkeltallsanalyse var oppe i siste markedskomitemøte. Der ble det fattet følgende vedtak: «Alle medlemmene sjekker ut i egen organisasjon om de 19 foreslåtte nøkkeltallene er de vi skal gå for. Frist for tilbakemelding 13. mai. Arbeidsgruppa tar en ny gjennomgang, og vi behandler saken i neste møte. Målet er å levere inn tall i løpet av 3. kvartal 2016.» 4 av medlemmene ga tilbakemelding. Se vedlagte regneark der svarene er sammenstilt. 2
Ut fra dette vil vi foreslå følgende nøkkeltall: #1 Statistisk bakgrunns informasjon 1 Population - Befolkning 2 Surface (km2) - Flate #2 Public transport - Offentlig transport 1 Route kilometers (million) - Rute Kilometer (million) 3 Total number of departures per year (million) - Total antall avgange pr. år (million) #3 Public Transport Demand - Offentlig transport Efterspørsel 1 Boardings (million) - Påstigninger (milion) 2 Boardings (average per weekday in October) - Påstigninger (gennomsnitt pr. ukedag i oktober) #4 Financial key figures - Finansielle nøkkeltal 2 Operating costs (mill., own currency) - drifts omkostninger (millioner i egen valuta) 3 Other costs (mill., own currency) - Andre omkostninger (millioner, egen valuta) 4 Ticket revenue (mill., own currency) - Billett inntekter (milioner egen valuta) 6 Subsidy (mill., own currency) - Tilskudd (milioner, egen valuta) #5 Quality - Kvalitet 1 Reliability in % (operated / planned departures) - Pålitelighet i % (kjørte/planlagte avgange) 3 Share of satisfied citizens with the public transport service (%) BEST - Andel av borgere tilfredse med den offentlige transport service (%) BEST 4 Share of satisfied customers in customer satisfaction survey (%) - Andel av tilfredse kunder i kundetilfredshets undersøkelse (%) #6 Supply and demand ratios - Anbud og etterspørselsforhold 2 Boardings / departure - Påstigninger / avgange #7 Financial ratios - Finasielle forhold 1 Subsidy (%) - Tilskudd (%) 2 Operating Costs / inhabitant - driftomkostninger / indbygger 5 Total Costs / boarding - Totale omkostninger / påstigninger 6 Ticket revenue / boarding - Billett inntekter / Påstigninger 7 Subsidy / boarding - Tilskudd / Påstigninger Dette er de nøkkeltallene som gruppa foreslo for markedskomiteen sist. De som har respondert på høringen er i hovedsak enige at disse skal brukes. Det er imidlertid noen som mener at følgende nøkkeltall kan være interessante, og vi bør derfor diskutere disse: Setekm. Antall ruter. Passasjerkm. Saken legges fram uten innstilling. Vedlegg: Excel-ark med sammenstilling av svar fra medlemmene. 3
25/16 Kollektivkonferansen Diskusjonssak. Planleggingskomiteen har hatt 3 møter, og har kommet et stykke på vei. Christina Bech Godskesen Andersen som er ansvarlig fra sekretariatet orienterer om arbeidet og hvor langt man er kommet. Det er også viktig å diskutere tverrfaglige seminarer og ev. intern prisutdeling kvelden før konferansen. Vedlegg: Forslag til program pr. 25. mai 2016 26/16 Tverrfaglig prosjektgruppe for løsninger for salg og billettering Vedtakssak. 1: Baggrund Markedskomiteen tok initiativ til seminar om fremtidens løsninger for salg og billettering. Det var hensikten at nedsette en tverrfaglig arbeidsgruppe i etterkant som kunne jobbe videre med temaet etter seminaret. Det predefinert formål var: Felles løsninger eller løsninger som «snakker sammen». Etablere et handlekraftig nettverk gjennom en tverrfaglig arbeidsgruppe med ulike perspektiver (salg/ marked og teknisk), der deling av kunnskap- og informasjon knyttet til løsninger for salg og billettering står i fokus Det predefinert mål var: Registrere status, planer og tidsperspektiv på prosesser hos interesserte deltakere. Redusere utviklingskostnadene og øke innovasjonstakten 2: Input fra seminaret Seminarets deltakere diskuterte i grupper og i plenum følgende mulige områder for fremtidig samarbeide: 4 Etablering av felles sentralt innkjøpsorganisasjon for felles standardiserte løsninger, felles driftsavtaler, felles nasjonale billettsystemer, betalingssystemer, salgssystemer i eget felles opprettet selskap Avholde felles dialogkonferanser med leverandører Samarbeide om kontrakter, anskaffelser, vedlikeholdsavtaler (skyløsninger) Felles markedsselskap for felles brukergrupper, brukerundersøkelser, markedsundersøkelser Felles kompetansesenter som fylkene kan kjøpe ressurser fra for å redusere omkostninger og bibeholde kunnskapen i eget senter eller kjøpe ressurser fra andre fylker for prosjekter etc.
2.1: Seminar input til organisering av etableringen av en tverrfaglig arbeidsgruppe Seminarets deltakere hadde følgende input: o Kollektivtrafikkforeningens styre definerer mandat og mål for arbeidsgruppen/prosjektet som må ha nasjonalt fokus. Styret er prosjekteier o Tverrfaglig gruppe nedsettes o Der utarbeides en presis prosjektplan med beskrivelse av delleveringene o Der bør være 5 deltakere, maksimalt 7, som representerer kjennskap og kompetanser innen økonomi, marked, drift/ikt/utvikling o Faglige referansegrupper og lokale referansepersoner involveres for at få inn få særlig faglig innspill samt sikre lokal forankring 2.2.1: Målet for arbeidsgruppen Seminarets deltakere skisserte forslag til mål for arbeidsgruppen: 1: Utredning Utredning av muligheter for felles løsninger samt vurdere beste mulige fremtidige billettløsninger. Der utarbeides et notat med forslag til, hvordan vi kan få felles løsninger på dette område. Det økonomiske estimat er her særlig viktig. Følgende ønskes belyst i utredningen: Mulighetene for en enkel og konkret billettløsning, som kan tilpasses lokalt. De viktigste 2 parametre er at det skal være fokus på kundeorientert (forenkling og høy brukervennlighet) og omkostninger reduksjon. Notatet skal inneholde et forslag til organisering av fremtidig felles løsning. App utvikling og fastleggelse av hva som Appen skal inneholde Nasjonale standarder / Forretningsregler Begrepsliste i salgssystemer, prislister, ikoner og symboler er like på tvers av fylker etc. 2: Rapportering Rapporterer til styret som fremlegger forslaget på generalforsamlingen med henblikk på at alle medlemmene stemmer om eventuell deltakelse avhengig av rapportens konklusjoner 3: Etablering - utrullering Styret vedtar å på baggrund av rapportens konklusjoner, hva der skal jobbes videre med og hvordan det skal organiseres. 3: Forslag til videre prosess: Efter sammenstilling av hoved pointerne fra seminaret foreslås det at markedskomiteen innstiller følgende til styret i Kollektivtrafikkforeningen: Etablering av et prosjekt med en tverrfaglig prosjektgruppe, som skal identifisere mulighetene for implementeringen av enkel og konkret salg og billetteringsløsning, som kan tale sammen nasjonalt og som evt. kan tilpasses lokalt. De viktigste 2 parameter er fokus på: 5
kundeorientering (forenkling og høy brukervennlighet) kostnadsreduksjon. Prosjektgruppens formål: Finne muligheter for felles billettløsninger eller billettløsninger som «snakker sammen» Prosjektgruppens sammensetning: 5 medlemmer fra ulike fylke/adm. Selskaper som hver især bidraga med forskjellig faglighet: Økonomi (kontrakt), Marked/salg, IKT/drift/utvikling, Juridisk. Styret i samarbeide med Markedskomiteen utpeker medlemmene. Det foreslåes at de enkelte komiteer og forum anvendes som sparingsenheter som løpende vurderer arbeidet og kommer med input. Prosjekteier: Styret er prosjekteier. Styringsgruppe: Markedskomiteen foreslås som styringsgruppe for prosjektet. Prosjektplan: Sekretariatet sammen med markedskomiteen definerer prosjektplanens innhold og delleveranser. Prosjektplanen godkjennes av styret. Prosjektperiode og fremdrift: Styret vedtar mandat så snart som mulig og senest primo 2017. Prosjektperioden er på 1,5-2 år med klart definert framdriftsplan og milepæler. Grensesnitt til andre aktører: Statens Vegvesens arbeid med nasjonale standarder og forretningsregler. IO Rutebanken Nasjonalt billettselskap for privatiserte jernbanetjenester. Der prosjektet berører disse eller andre aktørers arbeidsområder, skal samarbeid alltid vurderes. Framtidig organisering. End videre skal prosjektgruppen komme med forslag til fremtidig organisering av et sådan samarbeide, f.eks. om det er hensiktsmessig at etablere et selvstendig selskap, som eies av Kollektivtrafikforeningens medlemmer i fellesskap. Erfaringer fra selskaper i Kollektivtrafikkforeningen og erfaringer fra utlandet må inndrages i vurderingen/sammenstillingen Forslag til vedtak: Markedskomiteen innstiller overfor styret på at det settes i gang et arbeid som skissert i saksutredningen og med de endringer som kom fram i møtet. 6
27/16 Nasjonal reiseplanlegger Orienteringssak. Hanne Nettum Breivik, prosjektleder i Nasjonal Reiseplanlegger vil komme og orientere om prosjektet. Se for øvrig også nyhetsbrev sendt direkte fra prosjektet den 18. mai. 28/16 Nytt fra medlemmene Orienteringssak. I et tidligere møte ble vi enige om å utfordre medlemmene til å melde inn noe nytt de arbeider med, og som de ønsker å dele med andre. Ved å melde fra i forkant kan øvrige medlemmer forberede spørsmål. Vi tar også en kort runde rundt bordet med nytt fra medlemmene. 29/16 Årshjul Vedtakssak. Forslag til vedtak: Vedlagte forslag til årshjul med de endringer som kom fram i møtet vedtas. Vedlegg: Forslag til årshjul pr. 26. mai 2016 30/16 Orienteringer: Forretningsregler gruppe status. Gruppe for sammenstilling av markedsplaner status. Transportklagenemnda medlem til styret 7
8