Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 06.11.2013, Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 19:00 Møtested: Rådhuset (gamle), møterom 1, 1. etg. Fra til saksnr.: 13/48-13/55 Frammøte: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Leder (ikke foretatt nyvalg) Aasmund Sjøberg (Ap) Jan Moen (H), fung. leder x Inger Haugene (Sp) x Odd Riise (Ap) x Egil Lund Pettersen (Frp) x Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin Femanger Pettersen Møtende fra administrasjonen: Personalsjef Toril Bjerkeli til sak 13/50 Merknader Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Gjennomgang av saksliste og debatt om lukking: se protokoll sak 13/48.
Kontrollutvalget Haldens møte 06.11.2013 Sakliste PS 13/48 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 13/49 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.9 2013 PS 13/50 PS 13/51 PS 13/52 Informasjon fra rådmannen om status for innsparingstiltak Redegjørelse til kontrollutvalget - Likviditetssituasjonen Oppdrag fra kommunestyret - gjennomgang av pensjonskostnader PS 13/53 Møteplan ut året 2013 PS 13/54 PS 13/55 Referater og meldinger Eventuelt
PS 13/48 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges fram uten forslag til vedtak) Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av saksliste og debatt om lukking. Ingen saker ble unntatt offentlighet. 1. Innkalling og saksliste godkjennes PS 13/49 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.9 2013 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalgets å fatte slikt vedtak: Protokoll fra møtet 25.9 2013, godkjennes Vedtak ble som innstilt Protokoll fra møtet 25.9 2013, godkjennes PS 13/50 Informasjon fra rådmannen om status for innsparingstiltak (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Personalsjef Toril Bjerkeli møtte for rådmannen og redegjorde for status for innsparingstiltakene i 2013. Hun informerte om at et kontrollteam starter arbeidet innenfor helse 8.11. Kontrollutvalget vil følge opp rådmannens arbeid med kontroll og oppfølging av den økonomiske situasjonen, ved å be om ny statusoppdatering på nyåret.
1. Kontrollutvalget tar rådmannens statusrapport om innsparingstiltak, til orientering 2. Kontrollutvalget vil be om en ny orientering om status for kontrollteamets arbeid, i sitt første møte på nyåret. PS 13/51 Redegjørelse til kontrollutvalget - Likviditetssituasjonen 1. Kontrollutvalget ber revisor å vurdere om innholdet i notatet som angår bruk av ubrukte lånemidler til drift, er i henhold til regelverket. 2. Revisjonens notat framlegges for kontrollutvalget til neste møte. Revisor var ikke til stede i møtet, men han er kjent med at denne saken skulle behandles av kontrollutvalget. Revisor skriver i en e-post til sekretariatet at et slikt oppdrag verken vil være revisjon av årsregnskapet eller en annen attestasjon av regnskapsdata. Det kan være en avtalt tilleggstjeneste (rådgivningstjeneste) som faktureres med en timepris som fremgår av prisskjema i gjeldende revisjonsavtale. Innholdet i e-posten fra revisor 4.11 2013 ble gjort kjent for kontrollutvalget i møtet. På bakgrunn av tilbakemeldingen fra revisor la sekretariatet fram nytt forslag til vedtak. Kontrollutvalget tok revisors kommentarer til etterretning og sender saken til kommunestyret med anmodning om at kommunestyret vurderer behovet for en slik oppdragsbestilling. Sekretariatets alternative forslag til vedtak ble vedtatt 1. Kontrollutvalget tar notat fra administrasjonen «Redegjørelse til kontrollutvalget Likviditetssituasjonen» til etterretning 2. Kontrollutvalget er av den oppfatning at regnskapsrevisor bør gis i oppdrag å vurdere om innholdet i notatet som angår ubrukte lånemidler til drift, er i henhold til gjeldende regelverk. Et slikt oppdrag vil hverken være revisjon av årsregnskapet, eller en annen attestasjon av regnskapsdata. Et eventuelt oppdrag må anses som «avtalt tilleggstjeneste» (rådgivningstjeneste), som faktureres med en timepris som fremgår av prisskjema i gjeldende revisjonsavtale. 3. Det tilligger ikke kontrollutvalget å bestille revisjonstjenester ut over gjeldende budsjett. Derfor sender kontrollutvalget saken til kommunestyret med anmodning om at kommunestyret vurderer behovet for et oppdrag som beskrevet i pkt. 2.
PS 13/52 Oppdrag fra kommunestyret - gjennomgang av pensjonskostnader 1. Kontrollutvalget tar vedtak i kommunestyret 17.10 2013 om at kontrollutvalget skal iverksette revisjon av pensjonskostnader, til etterretning 2. Kontrollutvalget ber i første omgang utvalgsleder og sekretariatet om å få i stand et møte med politisk og administrativ ledelse i kommunen for å få konkretisert oppdraget slik at det kan danne grunnlag for en tydelig bestilling. 3. Kontrollutvalget tar sikte på å vedta en bestillingstekst/oppdrag i neste møte og slutter seg for øvrig til fremdriftsplanen som er skissert i saken. Vedtak ble som innstilt 1. Kontrollutvalget tar vedtak i kommunestyret 17.10 2013 om at kontrollutvalget skal iverksette revisjon av pensjonskostnader, til etterretning 2. Kontrollutvalget ber i første omgang utvalgsleder og sekretariatet om å få i stand et møte med politisk og administrativ ledelse i kommunen for å få konkretisert oppdraget slik at det kan danne grunnlag for en tydelig bestilling. 3. Kontrollutvalget tar sikte på å vedta en bestillingstekst/oppdrag i neste møte og slutter seg for øvrig til fremdriftsplanen som er skissert i saken. PS 13/53 Møteplan ut året 2013 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer ut året 2013: 20. november, møtestart kl. 17.00 11. desember, møtestart kl. 17.00 Kontrollutvalget bestemte diss møtedatoene: 20. november, møtestart kl. 17.00 12. desember, møtestart kl. 17.00 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer ut året 2013: 20. november, møtestart kl. 17.00 12. desember, møtestart kl. 17.00
PS 13/54 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Vedtak ble som innstilt 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 13/55 Eventuelt To forhold ble diskutert 1. Godgjøring til fungerende leder for merarbeid i forbindelse med tidligere sekretærs sykemelding: Fungerende leder orienterte om tilbakemeldingen han har fått fra administrasjonen på spørsmål knyttet til dette. 2. Innsynsbegjæring: Sekretariatet og fungerende leder orienterte om innsynsbegjæring knyttet til kontrollutvalgets befatning med saken om advokatbistand til folkevalgt og tidligere rådmann