A/S Ibsensgate 16-26 Til aksjonærene Sakspapirer til generalforsamling Torsdag 8. april kl. 18.00 Loftet i nummer 26 Saksliste 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av møteleder og referent 3. Valg av to aksjonærer til å skrive under protokoll 4. Styrets beretning for 2009 5. Revisors beretning for 2009 6. Valg av nytt styre 7. Utbedring av piper i borettslaget 8. Utbedring av fasade fremfor nr. 26 9. Samarbeid med Faggruppen 10. Videre arbeid med vedlikeholdsplanen 11. Regnskap 2009 12. Budsjett 2010/husleie 2010 13. Eventuelt
1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedtakssak Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkalling og dagsorden 2. Valg av møteleder og referent Aksjonær.. foreslår som møteleder Aksjonær.. foreslås som referent Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner styrets forslag til møteleder Generalforsamlingen godkjenner styrets forslag til referent 3. Valg av to aksjonærer til å skrive under protokollen Aksjonær 1: Aksjonær 2: 4. Styrets beretning for 2009 Orienteringssak 2009 har vært et år preget av mye aktivitet i Ibsensgate 16-26 AS. Hovedsakelig har året vært preget av to store vedlikeholdsprosjekter. Det første vedlikeholdsprosjektet har vært utbedring av pipene i hele borettslaget. På ekstraordinær generalforsamling i fjor fikk styret tillatelse til å utbedre pipene for inntil 2,5 millioner kroner. Denne rammen var basert på det eneste anbudet styret hadde fått før generalforsamlingen ble avholdt. Etter ekstraordinær generalforsmaling innhentet styret flere anbud. Smart Varme ble oppfattet som den mest profesjonelle tilbyderen og også den med klart lavest pris. Totaltilbudet deres var på 1,5 millioner, og styret valgte å gå for denne løsningen. Per dags dato gjenstår det bare at pipehattene skal komme på plass før
arbeidet kan fullføres. Dette har blitt utsatt grunnet kuldeperioden i vinter. Styret er fornøyd med kvaliteten som Smart Varme har levert. Det andre vedlikeholdsprosjektet har vært utbedring av fasaden fremfor nr. 26. Kort fortalt er problemet at det renner vann inn i fundamentet til fasaden som gjør at murpuss løsner fra fasaden og ned på gaten. Styret har vært bevisste på at denne skaden nå bør utbedres slik at dette aldri blir et problem i fremtiden. Dessverre har skaden vist seg å være mer omfattende enn antatt. Per dags dato anslår Murmester Aastvedt at det vil koste rundt 850 tusen å utbedre skaden. Styret foreslår at aksjonærene gir tillatelse til at skaden nå blir utbedret. Ellers har styret hatt et fokus på å kutte andre kostnader i 2009 slik at borettslaget kan være bedre rustet til eventuelt vedlikeholdsarbeid i fremtiden. Alle utgiftsposter i regnskapet har blitt gjennomgått og dette har gitt resultater. Første post er vaktmestertjenesten med Faggruppen som nå er kuttet ut. Styret har ikke vært fornøyd med samarbeidet. I 2009 var det budsjettert med 70 tusen knyttet til dette, noe som er borte fra budsjettet for 2010. Andre post er forsikring. Styret har prøvd å kutte kostnadene knyttet til forsikring, men dessverre uten resultater. Tredje post er rentekostnader. Andreas har hentet inn tilbud fra diverse tilbydere. Beste tilbud til nå innebærer en rente som er hele 2 % lavere enn hva borettslaget har i år. Gitt en fellesgjeld på 4 millioner innebærer dette en årlig besparelse på 80 tusen. Det må også nevnes at styret har satt stor pris på tilbakemeldingene som beboerne har gitt. Vi har prøvd å svare på henvendelsene så fort som mulig. I et borettslag er vi helt avhengig av å få tilbakemelding på hva som fungerer, hva som ikke fungerer, hva som må utbedres og så videre. Ibsensgate 16-26 AS ønsker å være et veldrevet borettslag og vi vil dermed oppfordre beboerne til å fortsette med å gi tilbakemeldinger i fremtiden. Til slutt vil styreleder takke for en flott innsats fra de andre styremedlemmene. Alle har gjort en flott jobb i året som har vært. Andreas har hatt kontroll på alt av økonomi til borettslaget og gjort en flott jobb med å hente inn tilbud på bank og forsikring. Kenneth har gjort en svært god jobb knyttet til utbedring av piper, fasade og diverse annet vedlikehold i borettslaget. Øyvind har bidratt med mye rutine og kunnskap og vært god til
å få ting gjort i borettslaget. Hege har vært dugnadsgeneral og vært en god organisator knyttet til dette. Avslutningsvis vil jeg takke for meg som styreleder og ønsker det nye styret lykke til. 5. Revisors beretning for 2009 Vedtakssak (se vedlegg) Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner revisjonsberetningen for 2009 6. Valg av nytt styre Vedtakssak Det er mange flinke mennesker i borettslaget som kan gjøre en svært god jobb i styret. Det er et spennende verv som tar lite tid. Et frivillig styre gjør at borettslaget kan holde kostnadene nede på et forsvarlig nivå. Nåværende styre vil derfor oppfordre hver enkelt til å stille til valg til nytt styre. Generalforsamlingen kan ikke godkjennes uten at nytt styre foreligger. Styreleder: Vedlikeholdsansvarlig: Økonomiansvarlig: Dugnadsansvarlig: Styremedlem: Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner valg av nytt styre.
7. Utbedring av piper i borettslaget Orienteringssak På ekstraordinær generalforsamling i fjor fikk styret tillatelse til å utbedre pipene for inntil 2,5 millioner kroner. Denne rammen var basert på det eneste anbudet styret hadde fått før generalforsamlingen ble avholdt. Etter ekstraordinær generalforsamling innhentet styret flere anbud. Smart Varme ble oppfattet som den mest profesjonelle tilbyderen og også den med klart lavest pris. Totaltilbudet deres var på 1,5 millioner og styret valgte å gå for denne løsningen. Per dags dato gjenstår det bare at pipehattene skal komme på plass. Dette har blitt utsatt grunnet kuldeperioden i vinter. Styret er svært fornøyd med arbeidet som Smart Varme har gjort. Pipene i borettslaget vil nå ha solid kvalitet i mange år fremover. 8. Utbedring av fasade fremfor nr. 26 Vedtakssak Problemet med fasaden utenfor nr.26 er at det renner vann inn i fundamnetet til fasaden som gjør at murpuss løsner fra fasaden og ned på gaten. Dette har vært et kjent problem i lang tid, og på generalforsamling i fjor ble det vedtatt at styret skulle jobbe videre med utbedring av dette. Den gang ble det satt en ramme for utbedring på 100 tusen. Dessverre har skaden vist seg å være mer omfattende enn antatt. Per dags dato anslår Murmester Aastvedt at det vil koste rundt 850 tusen å utbedre skaden. Borettslaget må ta opp lån i banken for at en skal kunne utbedre skaden. Det som er viktig å merke seg er at generalforsamlingen i fjor ga tillatelse til at styret kunne ta opp lån inntil 2,5 millioner for å utbedre pipene. Som nevnt tidligere har pipene bare kostet borettslaget 1,5 millioner. Av de 1,5 millionene har en stor del blitt dekket gjennom de midlene som borettslaget hadde til rådighet i fjor. Dermed vil ikke et nytt låneopptak for å utbedre fasaden gi mer fellesgjeld enn hva generalforsamlingen ble forespeilet i fjor. Styret foreslår at aksjonærene gir tillatelse til at skaden nå blir utbedret.
Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner at styret kan ta opp lån i banken og gå videre med utbedring av fasaden. 9. Samarbeid med Faggruppen Orienteringssak Vaktmestertjenesten med Faggruppen er nå kuttet ut. Styret har ikke vært fornøyd med samarbeidet og kvaliteten på det Faggruppen har levert. Styret har brukt mye tid på dialog med Faggruppen. For at ikke det nye styret skal heftes med saken er avtalen sagt opp. Et nytt styre må vurdere behovet for vaktmestertjenester i fremtiden. 10. Videre arbeid med vedlikeholdsplanen Orienteringssak Det er fremdels mye som står igjen på vedlikeholdsplanen til borettslaget. Blant annet er det en del kjellervinduer i nr.16 som er av mindre god kvalitet. I tillegg må innvendige rør og utvendig fasade rustes opp på et eller annet tidspunkt. Neste års styre må vurdere behovet for ytterligere vedlikehold. 11. Regnskap 2009 Vedtakssak (se vedlegg) Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner regnskapet for 2009.
12. Budsjett 2010/husleie 2010 Vedtakssak Budsjett 2010 Inntekter Budsjett 2010 Normal Leie 1 071 600 1 071 600 Transportgebyr 40 000 40 000 Renter 2 000 2 000 Sum 1 113 600 1 113 600 Utgifter Kommunale avgifter 190 000 190 000 Låneutgifter 250 000 250 000 Forsikring 107 000 107 000 Felles lys/varme 23 000 23 000 Styrehonorar 0 0 Revisjon 45 000 45 000 Regnskap 32 000 32 000 Diverse administrasjon 500 500 Små inventar og utstyr 2 500 2 500 Kabel TV 67 000 67 000 Større vedlikehold 920 000 150 000 Hagekostnader 8 000 8 000 Utbetalt dugnadspenger 24 000 24 000 Sum 1 669 000 899 000 Resultat -555 400 214 600 Forklaring til usikre poster Leieinntekter Husleie inkl. dugnadsgebyr Dagens Nr.16 Nr.18-24 Nr.26 Sivertsen. Bygg og vedl. 1.etj. 2 461 2 268 2 680 1 609 1 114 2.-3. etj. 2 512 2 294 2 680 Nye 1.-3. etj. 2 500 2 300 2 700 1 700 1 200 Antall leiligheter 6 24 6 1 1 Renteutgifter Vi har økt lånet med 1,5 millioner og renter øker. Vi ser etter bedre vilkår i andre banker. Vi har fått et midlertidig tilbud fra SPV med renter på 3,7%. Større vedlikehold Vedlikeholdsarbeid av terasse v/26 har økt i omfang. Midlertidig estimat for arbeid kr.750000. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner styrets forslag til budsjett og husleie for 2010.
13. Krohnsminde Idrettsplass Orienteringssak Ytterligere informasjon vil gis på generalforsamling.