FORPROSJEKT TEKNISK METODISKE FUNKSJONER SLUTTRAPPORT RAPPORT FRA PROSJEKTGRUPPE MED MANDAT FRA DEKANUS, SEPTEMBER 2010 0 NTNU Det medisinske fakultet
Forord Realiseringen av det nye universitetssykehuset på øya og den store økningen av ekstemt finansiert virksomhet innebærer et stort potensial for universitetet til å utnytte infrastrukturen ved Det medisinske fakultet pa en mer effektiv måte. Samtidig er det nødvendig å minimalisere risiko for manglende oversikt av våre ressurser. Effekten av å ha kontroll på vår infrastruktur (areal, utstyr og personressurser) og bedre utnyttelse vil kunne medføre at Det medisinske fakultet og NTNU i større grad kan hevde seg både nasjonalt og internasjonalt. I denne sluttrapporten er målsettingen å gi informasjon om dagens status og muligheter, samt foreslå konkrete tiltak som skal bidra til bedre oversikt og mer effektiv utnyttelse av infrastrukturen. Vedlagte forslag til igangsetting av tiltak samt videre prosjektarbeid skal også sørge for bedre rutiner for tilsetting og oppfølging av ansatte i tekniske stillinger ved Det medisinske fakultet og styrke fakultetet sin posisjon i forskningssammenheng. Rapporten er skrevet på oppdrag fra dekanus. Allerede i 2008 ble det besluttet å igangsette en handlingsplan for teknisk metodiske funksjoner. Det ble den gang opprettet en arbeidsgruppe bestående av representanter fra ulike miljø ved DMF. Arbeidet stoppet imidlertid opp grunnet behov for en nærmere presisering av mandatet samt personalsituasjonen ved fakultetet. Prosjektgruppa har bestatt av: Rådgiver Hilde E Woll (leder), IT infrastrukturseksjonen, fakultetsadministrasjonen Prodekan Svanhild Schønberg, fakultetsadministrasjonen Professor Arild Faxvaag, Institutt for nevromedisin Kontorsjef Rannveig 5 Frøseth, Institutt for kreftforskning og molekylærmedisin Overingeniør Randi Vik, Institutt for kreftforskning og molekylærmedisin Overingeniør Jørn Ove Sæternes, Institutt for laboratoriemedisin, bame- og kvinnesykdommer Professor Ingrid Gribbestad, Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk Konstituert seksjonssjef Hilde E Konradsen, personalseksjonen, fakultetsadministrasjonen Arbeidsgruppens mandat er formulert i notat av 2. februar 2010 (vedlegg 1). Arbeidsgruppa har hatt åtte møter og diskutert de tema som faller inn under mandatet. Diskusjonene har omhandlet både utfordringer og muligheter som følge av den store økningen av den ekstemt finansierte virksomheten ved fakultetet, de store utstyrsanskaffelsene som er foretatt i forbindelse med nytt universitetssykehus og de mange laboratoriefasilitetene. Trondheim 9. september 2010..tc&t. tuiotl ilde E Woll rådgiver, leder av prosjektgruppa
Innhold 1. Sammendrag.4 2. Avgrensning 5 3. Metode og prosjektgruppens arbeid 5 4. Sammendrag kartlegging 6 4.1 Analyse og anbefalinger knyttet til laboratorier og utstyr.6 4.2 Analyse og anbefalinger knyttet til ansatte i tekniske stillinger per forskningsgruppe 7 4.3 Analyse og anbefalinger knyttet til metoder/utstyr! funksjoner av kartleggingen 7 4.4 Analyse og anbefalinger knyttet til undervisning og kurs gitt av teknisk personell (ansatte i tekniske stillinger) 9 4.5 Analyse og anbefalinger knyttet til ressursbruk fellesfunksjoner 10 4.6 Analyse og anbefalinger knyttet til samhandling ved kartleggingen JO 4.7 Analyse og anbefalinger knyttet til ivaretakelse av teknisk personell (ansatte i tekniske stillinger) 11 4.8. Analyse og anbefalinger knyttet til kartleggingen utstyr ikke i bruk 12 5. Videre forslag til arbeid 13 5.1 Prosjektgruppen foreslår at prosjektet videreføres med tre delprosjekter og med følgende innholcf 13 5.2 Prosjektgruppen foreslår videre følgende tiltak gjennomført i ulike arbeidsgrupper:..15 6. Implementeringsplan 16 Vedlegg: 1. Mandat for arbeidsgruppa. Notat av 08.12.2009. 2. Svar på bestillingen til enhetene 3. Svar på bestillingen vedrørende laboratorier
1. Sammendrag Det medisinske fakultetet ved NTNU har de siste fem år hatt en raskt voksende eksternt finansiert virksomhet og stor økning av areal, utstyrspark og midlertidige ansatte. Det har i forprosjektet vært et mål å avdekke hvilke ressurser vi har og hvordan vi ivaretar og utnytter disse. Videre om det er grunnlag for å anta at andre organiseringsformer kan gi bedre forskning, undervisning, samhandling og et mer helhetlig tilbud av tekniske tjenester. Kort oppsummert har prosjektgruppen kommet frem til at fakultetet vil være tjent med en videreføring av prosjektet samt at enkelte tiltak blir gjennomført og organisert i ulike arbeidsgrupper. Prosjektgruppen foreslår at prosjektet viderefores med tre deiprosjekter: Hovedprosjekt Delprosjekt 1: Tiltak 1.1: Tiltak 1.2: Tiltak 1.3: Tiltak 1.4: Tiltak 1.5: Tiltak I.6: Delprosjekt 2: Tiltak 2.1: Tiltak 2.2: Tiltak 2.3: Tiltak 2.4: Deiprosjekt 3: Tekniske og metodiske funksjoner ved Det medisinske fakultet Ny laboratoriestruktur ved DMF organisering og drift Definere begrepet kjemefasilitet ved Det medisinske fakultet Videre kartlegging av hvordan laboratoriene ved DMF utnyttes i dag og se på muligheter for bedre utnyttelse Med utgangspunkt i foreslåtte kjernefasiliteter fra forprosjektet, nye innspill og DMF sin strategiplan utarbeide et prioriteringsforslag Foreslå en organisasjonsstruktur for kjernefasilitetene som sendes på haring til enhetene Foreslå hvilke metoder, utstyr og personellkompetanse som er nødvendig for eventuelle prioriterte kjernefasiliteter Eventuell implementering Utrede og eventuelt implementere felles database for utstyr og metoder knyttet til funksjon samt oversikt over inputdata Kartlegge hvordan vi best mulig kan ivareta det utstyret vi har og skaffer til veie Kartlegge eksisterende metoder tilknyttet utstyr/funksjoner Legge til rette for synliggjøring av ressurser (utstyr og kompetanse) Etablere et system for å håndtere kurant utstyr som ikke er i bruk Personell/organisering Tiltak 3.1: Utarbeidelse av en utvidet CV-mal, gjennomføre kartleggingen og sørge for en tilfredsstillende oppbevaring og bruk av disse. Utarbeidelsen av malen bør skje en tid etter oppstart av delprosjekt 1. Mål og hensikt må være tydelig og sees i sammenheng med det sentrale HR-prosjektet. Tiltak 3.2: Ved eventuell implementering av kjemefasiliteter utarbeide prosesskart for organisasjonsendringer og bemanningsendringer.
Prosjektgruppen foreslår videre følgende tiltak gjennomført i ulike arbeidsgrupper: Tiltak 1: Tiltak 2: Tiltak 3: Tiltak 4: Bestillingsprosessen. Kan denne gjøres mer rasjonell innenfor anskaffelser av laboratorierekvisita og med tilstrekkelig kvalitet? Serviceavtaler utstyr. Foreta en kostlnyttevurdering ved inngåelse av flere avtaler og i samarbeid med St. Olavs Hospital, HiST, Sintef og andre enheter ved NTNU der dette er aktuelt. Utrede mulig effekt og organisering for felles kurs i basalt laboratoriearbeid og HMS-regler for studenter og nyansatte. Kartlegge eventuelt behov for andre kompetansegivende kurs og foreslå eventuelle opplæringstiltak. Utarbeide modell for direkte kostnader knyttet til tjenester og utstyr. (Må sees i sammenheng med pågående prosess sentralt ved NTNU) Med unntak av tiltak I bør tiltakene som er listet opp kunne gjennomføres i tidsrommet høsten 2010 til høsten 2011. For tiltak I kan det være hensiktsmessig å avvente oppstart til 2011 da IKJ~1 er i ferd med å ansette egen fagbestiller og nyttig erfaring kan hentes ut. 2. Avgrensning I en tidlig fase av prosjektet ble det presisert at man i forprosjektet ikke skulle foreta kartlegging ned på individnivå, men i stedet gjennomføre dette i et eventuelt videre prosjekt. Beslutningen innebærer at prosjektgruppen ikke kan svare på bestillinger i mandatet som angår individnivået. Ansatte i tekniske stillinger i forprosjektet inkluderer alle ulike ingeniørstillinger samt forskningssykepleiere med unntak av IT-stillinger ved fakultetsadministrasjonen. IT-seksjonen ble besluttet holdt utenfor i forprosjektet da oppgaver og funksjon opplevdes som klart definert med hensyn til fakultær funksjon og seksjonen er videre avhengig av føringer fra prosjektet Basis IT ved NTNU sentralt. 3. Metode og prosjektgruppens arbeid Det ble utarbeidet en bestilling til alle enheter ved Det medisinske fakultet og denne ble i forkant testet ut hos noen pilotpersoner. På bakgrunn av bestillingen til enhetene er det foretatt en kartlegging av hvilken infrastruktur fakultetet har til rådighet, hvordan laboratorier utnyttes, hvordan fakultetet ivaretar ansatte i tekniske stillinger og noe om hvordan ansatte i tekniske stillinger benyttes i forhold til undervisning og felles funksjoner. Prosjektet har hatt dialog med NT-fakultetet ved NTNU og Det medisinske fakultet ved UiB og fått innsyn i deres arbeid knyttet til tekniske funksjoner. Innspill fra styringsgruppe og referansegrupper er hensyntatt i prosessen og informasjonsoppslag om forprosjektet har blitt lagt ut på fakultetets hjemmeside.
Svar på bestillingen er gjennomgått og analysert. På bakgrunn av dette arbeidet blir ulike tiltak foreslått. Avsatte midler i forprosjektet var kr 20.000. Planlagte reise ble omgjort til videokonferanse og totalt er kr 1.375,- disponert. 4. Sammendrag kartlegging 4.1 Analyse og anbefalinger knyttet til laboratorier og utstyr Bestilling: Enhetene ble bedt om å kartlegge følgende: 1. Hvilke ~ enheten har 2. Romnr som inngår 3. Hvorvidt det finnes romansvarlig 4. Andre brukere av laboratoriet enn egen enhet 5. Andel bruk av mulig brukstid 6. Hvilket **utstyr finnes i hver enkelt lab. som nevnt i punkt I 7. Beskrivelse av utstyret med spesifikasjon * Med laboratorier her menes en gnippering av rom med utstyr basert på funksjonalitet. metodikk eller bruksområde og som utgjør en naturlig enhet i inftastmkturen for forskning eller undervisning. ** Med utstyr menes en gruppering av utstyrsenheter som til samme,1 utgjør en arbeidsplass med fasiliteter for preparering eller gjennomføring av et forsøk eller analyse. Funn: Mange laboratorier har ledig kapasitet og flere av disse kan trolig utnyttes i større grad. Noen få er derimot av en slik karakter at de ikke kan benyttes bredt av andre brukere. Når det gjelder utstyr - anskaffelse og vedlikehold rapporterer mange om vedvarende behov for investeringer i nytt utstyr og om usikkerhet knyttet til finansiering av anskaffelser og drift. Det rapporteres videre om behov for teknisk kompetanse på høyt nivå på en del spesialfelt og utstyr. Flere anbefaler at det settes av mer midler til serviceavtaler på teknisk utstyr da regelmessig service forlenger levetiden og reduserer nedetid. Det tilbakemeldes også at dagens bestillingsrutiner for laboratoriemateriell oppleves svært ressurskrevende. DMF har mange laboratorier som fbngerer som en kjemefasilitet allerede i dag og flere enheter ønsker å organisere disse som en frittstående enhet med eget budsjett. Enkelte laboratorier blir betraktet som en ressurs for flere relevante forskningsmiljøer i Midt-Norge (St.Olavs Hospital, DMF, NTNU for øvrig og Sintef).
Anbefalte tiltak: Prosjektgruppen anbefaler at et hovedprosjekt ser på muligheten for bedre utnyttelse av arealer og da eventuelt i sambruk med andre interne enheter ved NTNU og/eller eksterne aktører. Se også punkt 3.3. Gruppen anbefaler videre at det opprettes to arbeidsgrupper som ser nærmere på: 1) Bestillingsprosessen. Kan denne gjennomføres mer rasjonelt under de rammebetingelser som finnes og med tilstrekkelig kvalitet? 2) Serviceavtaler utstyr. Foreta en kost/nyttevurdering for inngåelse av flere avtaler og i samarbeid med St. Olavs Hospital, HiST, Sintef og andre enheter ved NTNU der vi har sambruk. 4.2 Analyse og anbefalinger knyttet til ansatte i tekniske stillinger per forskningsgruppe. Bestilling: Enhetene ble bedt om å kartlegge følgende: I) Antall årsverk tekniske ressurser fordelt på faste og midlertidige stillinger og igjen fordelt på den enkelte enhet og forskningsgruppe Oversikt tekniske ressurser per 31.12.2009: DMF hadde 102,5 årsverk knyttet opp mot ulike ingeniørstillinger ekskl. IT-stillinger ved fakultetsadministrasjonen. Av disse var 64,5 % fast tilsatt. Antall årsverk lønnet over egen ramme var 55,5 noe som utgjør 54 % totalt. Funn: Det er interessent å merke seg at enkelte miljø kun har midlertidige tilsettingsforhold på teknisk side. Det gjelder hhv to miljøer ved CBM, tre ved 1KM og tre ved INM. Med unntak av CBM gjelder dette større forskningsmiljøer og FUGE-plattformer. Det kan ligge noen utfordringer her med tanke på et stabilt miljø. Innhentet informasjon om omfang tekniske stillinger og tilsettingsforhold knyttet til de ulike forskningsgruppene kan benyttes i et eventuelt videre arbeid med å se på eventuelle mulige kjernefasiliteter og ressursbehov. 4.3 Analyse og anbefalinger knyttet til metode riutstyri funksjoner av kartleggingen Bestilling: Enhetene ble bedt om å kartlegge følgende: I) Hvilke metoder/utstyr/funksjoner har enheten og som med fordel kunne vært samlet som en kjernefasilitet ved DMF? 2) Hvordan kunne man ha tenkt seg organisering og drifting av kjernefasilitetene og hvilket personell (kompetanse og stillingskategori) bør inngå med tanke på faglig og teknisk kompetanse (ikke navngitte personer)? Anslå ressursestimat for tekniske ressurser (tekniske stillinger).
Funn: Intensjonene med spørsmål I var å få frem både hvilke metoder og utstyr som forefinnes ved DMF og hva som med fordel kunne vært samlet som en kjernefasilitet. Svarene fra enhetene omhandlet kun kjernefasiliteter. De enkelte instituttene melder alle tilbake om eksisterende kjernefasiliteter og/eller forslag til slike. Følgende laboratorier blir trukket frem: 1KM: Cytokinanalyse, AKF, Protomikkanalyse, Mikroarray, Bioinfomatikk, DNA sekvensering, Metabolomics INM: Nevrof~ siologi, Bevegelse, Nevrometabolisme, Toksikologi ISB: MR-senteret, Trening og idrett, Ultralyd, Mikroskopi/cellelab, Generell lab, Kromatografi, Hyperbar ISM: SNP-analyser ved HUNT biobank, Immunihistokjemi (serum/plasma HUNT) LBK: EM-lab, Histologi og donasjon/makropreparat lab, Anatomi-lab Gruppen oppfatter at de enkelte instituttene melder tilbake om egne laboratorier. Noen av fasilitetene er allerede en kjernefasilitet internt ved instituttet eller i en større sammenheng. Gruppen mener det er viktig å kartlegge mulighetene for samling av laboratorieressursene også på tvers av instituttene og anbefaler at dette utredes videre i et hovedprosjekt. En slik utredning må definere kriterier for hva en slik fasilitet skal inneholde og identifisere aktuelle kjernefasiliteter. Ad spm 2 går det tydelig frem at det er ønskelig å knytte vitenskapelig og teknisk kompetanse til kjernefasilitetene. Det foreslås fra enkelte institutt at hver kjernefasilitet bør ledes av en vitenskapelig ansatt. Flere av instituttene ser større samarbeidsmuligheter med andre institutter og fakultet samt St. Olavs Hospital enn det som er status i dag. Gruppen ser at organiseringen av laboratorier ved DMF ikke er enhetlig og at en del ressurser er lite synlig både internt og eksternt. Det kan medføre at laboratorieressurser ikke har den optimale utnyttelse, hverken i omfang eller kvalitet. Det kan gjelde både personellkompetanse og utstyr, men dette er spørsmål som ikke har vært analysert i forprosjektet. Organisering av laboratorier i kjernefasiliteter er en modell kjent både nasjonalt og inter nasjonalt. Nasjonale infrastrukturer opprettet gjennom FUGE programmet er et eksempel på slik organisering. FUGE plattformene har bidratt til en kvalitetsmessig heving av mange laboratoriefasiliteter og gjort disse infrastrukturene tilgjengelige for nye brukergrupper. Også internasjonalt ser man organisering av kjernefasiliteter innen universiteter, eksempelvis ved Harvard Medical School, Boston (http://catalyst.harvard.edu/home.html) og Johns Hopkins University School ofmedicine, Baltimore (http://www.hopkinsradiology.org/sairp). EU har egne programmer for opprettelse av europeiske infrastrukturer. Ved UiB har Fugeplattformene hatt stort fokus og det jobbes med å se på mulig samarbeid mot helseforetaket. Anbefalte tiltak: Gruppen anbefaler at organisering av laboratorier i kjernefasiliteter utredes ytterligere gjennom et hovedprosjekt. Hovedfokus bør være å definere tydelig hva en kjernefasilitet er, identifisere aktuelle kjernefasiliteter, foreslå drifismodeller og organisering av kjernefasilitetene samt foreslå hvordan kjernefasilitetene kan/skal synliggjøres internt og eksternt. Et annet viktig punkt er hvordan teknisk og vitenskapelig personell skal knyttes til 8
kjemefasilitetene. Hovedprosjektet bør utrede behovet for de tjenestene som kjernefasiliteten kan tilby og hvorvidt brukere selv kan gjennomføre sine eksperimenter etter opplæring, eller om det kreves spesialkompetanse for de enkelte fasilitetene. Gruppen anbefaler videre å se nærmere på hvordan aktuelle kjemefasiliteter kan bidra inn i DMF og NTNU s strategi om internasjonalt fremragende forskning og undervisning. Det bør kartlegges hvilken type aktivitet laboratoriene har i dag og hvordan disse kan brukes for å styrke eksternt finansiert forskningsvirksomhet. 4.4 Analyse og anbefalinger knyttet til undervisning og kurs gift av teknisk personell (ansatte i tekniske stillinger). Bestilling: Enhetene ble bedt om å kartlegge følgende: I) Hvilken type undervisning gis av teknisk personell ved enheten - f. eks lab. kurs, phd.kurs mm? 2) Anslått ressursmengde per år for hver angitt i timer inkl, for- og etterarbeid. 3) Andel faste og midlertidige stillinger. 4) Angi om undervisningen tilhører medisin, master eller annet. Oppgi eventuell undervisningsenhet eller masterprogram. 5) Oppgi om undervisningen er registrert i aktivitetsrapporten og oppgi en forklaring dersom svaret er negativt. 6) Hvilken form for opplæring inngår ikke i ordinær undervisning og utøves av teknisk personell ved enheten? Oppgi anslått ressursmengde per år for hver angitt i timer inkl. for- og etterarbeid. 7) Ser enheten at organiseringen av kurs og/eller opplæring kunne ha vært organisert på en mer hensiktsmessig måte? Hvis ja hvordan? Funn: Ansatte i tekniske stillinger ved fakultetet bruker en del av sin tid til undervisning og opplæring. Dette gjelder både opplæring av studenter og ansatte i laboratoriearbeid og HMS samt timeplanfestet laboratoriekurs. Det gis signaler om at den økte andelen av internasjonale tilsatte medfører et større behov for engelskspråklig opplæring på lab. Til slutt nevnes også at det muligens kan foreligge et større datakursbehov for våre ansatte i tekniske stillinger. Anbefalte tiltak: Prosjektet mener at det vil være hensiktsmessig, med bakgrunn i den antatte arbeidsmengden, å se nærmere på ressursbruk og mulig felles opplæring i et hovedprosjekt. Hensikten må være å finne ut om fakultetet har den bemanningen som kreves for å gi nødvendig opplæring og kursing innenfor laboratoriearbeid til studenter og ansatte. I tillegg bør hensikten være å kunne si noe om hvordan bemanningen bør være organisert i forhold til behovet innenfor området. Ut fra mottatte svar kan det synes som om det er et potensial for ressursbesparelse ved å arrangere jevnlig fellesopplæring innenfor basalt laboratoriearbeid og HMS-regler for studenter og stipendiater.
Prosjektgruppen anbefaler at et hovedprosjekt utarbeider en utvidet CV-mal for ansatte i tekniske stillinger og som også innbefatter undervisning og opplæring. Gruppen anbefaler videre at det opprettes en arbeidsgruppe som ser nærmere på: 1) Effekt og mulighet for felles kurs i basalt laboratoriearbeid og HMS-regler inklusive eventuell organisering. 2) Eventuelt behov for engelskkurs, datakurs eller andre kurs for ansatte i tekniske stillinger 3) Behov for norskkurs knyttet til HMS og betegnelser på lab? 4.5 Analyse og anbefalinger knyttet til ressursbruk fellesfunksjoner. Bestilling: Enhetene ble bedt om å kartlegge følgende: 1) Hvordan skjer samhandling og utnyttelse av ressurser på tvers av enhetene i dag? 2) Har enheten konkrete forslag til hvordan DMF kan utnytte sine tekniske ressurser (ansatte i tekniske stillinger) for å oppnå større grad av samhandling? Funn: Svarene som er kommet inn i forprosjektet viser at alle ansatte i tekniske stillinger ved enhetene er involvert i fellesoppgaver av en eller annen art. Tilbakemeldingene viser at det kan være grunnlag for å se om det er mulig og hensiktsmessig å organisere deler av fellesoppgavene som sentraliserte oppgaver, for eksempel HMS opplæring, enkelte oppgaver knyttet til HMS, varerekvireringer og lagerhold. 1KM har sett nødvendigheten av endringer på bestillingssiden og er i prosess med å ansatte en fagbestiller. Flere enheter poengterer at det benyttes mye ressurser til drift av utstyr der serviceavtaler mangler og at det er ønskelig med inngåelse av flere avtaler på utstyr og gjerne i samarbeid med andre institutt og andre samarbeidspartnere (St. Olavs Hospital, Sintef, HiST, andre fakultet ved NTNU), og organiseres av fakultetet sentralt. Dette kan også knyttes til en økonomiløsning for å henføre disse kostnadene opp mot BOA-aktiviteten der dette er riktig. Anbefalte tiltak: En kartlegging på individnivå må til dersom det er behov for å fremskaffe faktisk ressursbruk for de enkelte områder. Se for øvrig punkt 3.1 for tiltak knyttet til serviceavtaler og bestillingsprosessen. Det er behov for å se på organiseringen av HMS-oppgavene på fakultetet. Både når det gjelder HMS-opplæring av studenter, og organiseringen av HMS-arbeidet på instituttene. Se punkt 3.4. 4.6 Analyse og anbefalinger knyttet til samhandling ved kartleggingen. Bestilling: Enhetene ble bedt om å kartlegge følgende: I) Hvordan skjer samhandling og utnyttelse av ressurser på tvers av enhetene i dag?
2) Har enheten konkrete forslag til hvordan DMF kan knytte sine tekniske ressurser (utstyr og ansatte i tekniske stillinger) for å oppnå større grad av samhandling? Ad 1) Funn: Tilbakemeldingen fra de enkelte instituttene gir konkrete eksempler på samhandling som HUNT (ISM), DNA sekvensering og kromatografi (1KM) og MR-senteret (ISB). AKM og CBM har felles veterinærtjeneste. Samarbeid skjer ved behov og ofte uten formelle avtaler. Det kan oppleves som noe uoversiktlig å finne informasjon om utstyr og hvem som innehar kompetanse om bruk av dette (LBK), men også som greit og uformelt. Prosjektet oppfatter at det er få etablerte strukturer for samhandling og utnyttelse av DMF s laboratorieressurser. Mange av laboratoriene er nært knyttet til enkelte faggrupper og oppleves ikke nødvendigvis som tilgjengelige fasiliteter. Tiltak: Prosjektet anbefaler kartlegging i et videre hovedprosjekt av hvordan enkelte kjernefasiliteter og eksisterende samhandling av utvalgte laboratorier foregår i dag, og at dette kan legges til grunn for en mer felles organisering av ressurser på tvers av enhetene. En slik utredning må involvere både vitenskapelig og teknisk personell og også diskutere ressurs- og kompetansebehov for kj ernefasiliteter. Ad 2) Funn: Det har kommet noen forslag fra enhetene om hvordan DMF kan utnytte sine tekniske ressurser bedre. Det foreslås konkret at DMF må ta vare på viktig spesialkompetanse som er utviklet av personell i midlertidige stillinger, at teknisk personell må ha flere møteplasser for å utveksle erfaringer og det er ønskelig med en bedre oversikt over utstyr og personell. Den mest effektive bruken av utstyr og ressurser er etablering av flere kjernefasiliteter (JSB) og det er viktig å tydeliggjøre hver enkelt lab sitt spesialområde (INM). Det nevnes også at organisering av laboratoriene bør være av en slik karakter at de ikke blir helt avhengige av enkeltpersoner. Anbefalte tiltak: Gruppen anbefaler at organisering av laboratorier i kjemefasiliteter utredes ytterligere gjennom et hovedprosjekt. Det bør også vektiegges hvilke ressurser det ikke vil være ønskelig å organisere på denne måten. Det er viktig å trekke med både vitenskapelig og teknisk personell i en slik utredning. Gruppen anbefaler også at håndtering av serviceavtaler, systemer for oppfølging av utstyr og kompetanse på tekniske installasjoner, tas mcd som punkter i denne utredningen. 4.7 Analyse og anbefalinger knyttet til ivaretakelse av teknisk personell (ansatte i tekniske stillinger). Bestilling: Enhetene ble bedt om å kartlegge følgende: I) Hvilke system har enheten for å gjennomføre og følge opp medarbeidersamtaler? 2) Hvilke rutiner har enhetene for kompetansekartiegging og kompetanseheving (for faste og midlertidige ansatte)? 3) Hva anses som hovedutfordring i forhold til det å rekruttere, beholde og utvikle de teknisk ansatte ved din enhet? Il
4) Hva er den vanligste måten å rekruttere på midlertidig teknisk personale på ved enheten, og hvem er det som tar ansvaret for prosessen? Ansatte ved fakultetsadministrasjonen inngår ikke i denne kartleggingen. Funn: Tilbakemeldingene på spørsmålet vedrørende medarbeidersamtaler viser at det er under halvparten av enhetene som gjennomfører medarbeidersamtaler for ansatte i tekniske stillinger, dette til tross for at NTNU har en strategi og vedtak om at alle ledere har plikt til å gjennomføre medarbeidersamtaler med sine medarbeidere. På spørsmålet om hvordan enhetene følger opp medarbeidersamtaler har vi ikke Mtt noen svar. Tilbakemeldingene på spørsmålet vedrørende kompetansekartlegging og kompetanseheving viser at det kun er HUNT som har et kvalitetssystem og som er reell bruker av et kompetansekartleggings verktøy. Tilbakemeldingene på spørsmål om hovedutfordringer tilknyttet rekruttering (rekruttere, beholde og utvikle) er sprikende og mangelfiille. Svarene heller i retning av at hovedutfordringen er økonomi og finansiering. Også tilbakemeldingene på vanligste måte å rekruttere på er sprikende og mangelfulle. Det vi kan se er at enhetene har svært ulik praksis på å håndtere rekrutteringsprosesser. Anbefalte tiltak: Gruppen anbefaler at et eventuelt hovedprosjekt bidrar til at alle ansatte får tilbud om årlige medarbeidersamtaler. Her kan det igangsatte HR-prosjektet ved NTNU sentralt bidra med verktøy for å implementere dette. Et eventuelt hovedprosjekt kan med fordel samarbeide med personalseksjonen ved fakultetet i dette arbeidet. Det anbefales at det arbeides systematisk med kompetansekartlegging og utvikling for hver enkelt ansatt i teknisk stilling. Også her vil HR-prosjektet kunne bidra med verktøy. Hovedprosjektet må ha et tydelig mandat, og planen for implementering av tiltakene som hovedprosjektet presenterer må forankres i ledelsen på alle nivå. Gruppen ser at dette punktet er avgjørende for at fakultetet skal lykkes med videre ivaretakelse og utvikling av våre tekniske ansatte. Gruppen mener at utfordringen hovedsakelig beror på holdninger og kultur blant ledere på flere nivå. Fakultetet bør se nærmere på strømlinjeforming av rekrutteringsprosessen og støtten som ytes til enhetene. 4.8. Analyse og anbefalinger knyttet til kartleggingen utstyr ikke i bruk. Bestilling: Enhetene ble bedt om å kartlegge følgende: I) Gi en oversikt over eventuelt funksjonelt utstyr som forefinnes ved enheten og som ikke er i bruk. 2) Redegjør for årsaken til at utstyret ikke benyttes. Funn: Tilbakemeldingene fra enhetene viser en oversikt over hvilket utstyr de har definert som ikke i bruk og en redegjørelse for hvorfor. CBM og INM har ikke rapportert at det foreligger utstyr som ikke benyttes og det er et relativt beskjedent omfang som oppgis fra andre enheter.
Til tross for flytteprosesser og nytt utstyr så er det grunn for å tro at mer ubenyttet og kurant utstyr finnes ved fakultetet. Anbefalte tiltak: Det er viktig å utnytte ubrukt og kurant utstyr. Prosjektet foreslår at det opprettes et sted hvor opplysning om slikt tilgjengelig utstyr finnes. Et mulig alternativ kan være å se på utstyrsdatabasen. 5. Videre forslag til arbeid Med bakgrunn i innsamlede data fra enhetene ved fakultetet samt møter med styringsgruppe og referansegruppene, foreslår prosjektgruppen at prosjektet videreføres og at enkelttiltak blir iverksatt. 5.1 Prosjektgruppen foreslår at prosjektet videreføres med tre delprosjekter og med følgende innhold: Hovedprosjekt Prosjekteier: Varighet: Prosjektgruppe: Styringsgruppe: Referansegruppe: Tekniske og metodiske funksjoner ved Det medisinske fakultet Dekanus Oktober 2010- desember 2011. Beslutningsgrunnlag for eventuell implementering 1. mai 2011. Prosj ektleder og delprosj ektledere Dekanat lnstituttledergruppen og LOSAM Delprosjekt 1: Delprosjektleder: Prosjektmedlemmer: Hvorfor: Tiltak 1.1: Tiltak 1.2: Tiltak 1.3: Tiltak 1.4: Ny laboratoriestruktur ved DMF organisering og drift Vitenskapelig ansatt Vitenskapelige, tekniske og administrative ansatte ved DMF samt ansatt ved St. Olavs Hospital. Innvilgelse av søknader til utstyrsstøtte avhenger i stor grad av at utstyret er tilgjengelig for relevante forskningsmiljøer. Å vise til eget miljøs vitenskapelige produksjon er ofte ikke tilstrekkelig for å nå opp i konkurransen. Etablering av kjernefasiliteter kan være en nøkkel til å vinne frem i konkurransen og føre til en bedre ressursutnyttelse enn i dag. Å gi andre forskere tilgang til tid på utstyr eller få utført analyser mot at de bidrar opp mot kostnader til personell og drift er også noe man kan få realisert gjennom etablering av kjernefasiliteter. Arbeidet må sees i sammenheng med pågående integrasjonsarbeid mot St. Olavs Hospital. Definere begrepet kjernefasilitet ved Det medisinske fakultet Videre kartlegging av hvordan laboratoriene ved DMF utnyttes i dag og se på muligheter for bedre utnyttelse. Med utgangspunkt i foreslåtte kjernefasiliteter fra forprosjektet, nye innspill og DMF sin strategiplan utarbeide et prioriteringsforslag Foreslå en organisasjonsstruktur for kjernefasilitetene og som sendes
Tiltak 1.5: Tiltak 1.6: på høring til enhetene. Foreslå hvilke metoder, utstyr og personeilkompetanse som er nødvendig for eventuelle prioriterte kj emefasiliteter. Eventuell implementering Delprosjekt 2: Utrede og eventuelt implementere felles database for utstyr og metoder knyttet til funksjon samt oversikt over inputdata Delprosjektleder: Teknisk ansatt Prosjektmedlemmer: Vitenskapelig-/tekniske og administrativt ansatte Varighet: Oktober 2010 desember 2011. Hvorfor: Det medisinske fakultet har en stor utstyrspark og et stort antall ansatte i tekniske stillinger med ulik kompetanse. Målsettingen med tiltakene er å sørge for et system som gir oversikt over de ressurser fakultetet har samt legge til rette for at disse blir utnyttet på best mulig måte. Tiltak 2.1: Tiltak 2.2: Tiltak 2.3: Tiltak 2.4: Kartlegge hvordan vi best mulig kan ivareta det utstyret vi har og skaffer til veie. Kartlegge eksisterende metoder tilknyttet utstyr/funksjoner. Legge til rette for synliggjøring av ressurser (utstyr og kompetanse) Etablere et system for å håndtere kurant utstyr som ikke er i bruk. Delprosjekt 3: Personell/organisering Delprosjektleder: Seksjonsleder personal Prosjelctmedlemmer: Vitenskapelig-/teknisk-/adm. tilsatte Varighet: Oktober 2010 desember 2011 Hvorfor: Tiltaket skal sikre kvalitet i rekrutteringsprosessen og sørge for at alle ansatte ved DMF Mr gjennomført årlig medarbeidersamtale og kompetansekartleggingssamtale. Tiltaket skal videre bidra til at fakultetet rar en oversikt over hvilken kompetanse den enkelte medarbeider i tekniske stillinger innehar og legge til rette for en god organisering ved eventuell opprettelse av kjemefasiliteter. Tiltak 3.1: Tiltak 3.2: Utarbeidelse av en utvidet CV-mal, gjennomføre kartleggingen og sørge for en tilfredsstillende oppbevaring og bruk av disse. Utarbeidelsen av malen bør skje en tid etter oppstart av delprosjekt 1. Mål og hensikt må være tydelig og sees i sammenheng med det sentrale HR-prosjektet. Ved eventuell implementering av kjernefasiliteter utarbeide prosesskart for organisasj onsendringer og bemanningsendringer.
5.2 Prosjektgruppen foreslår videre følgende tiltak gjennomført i ulike arbeidsgrupper: Tiltak 1: Arbeidsgruppe: Hvorfor: Bestillingsprosessen. Kan denne gjøres mer rasjonell innenfor anskaffelser av laboratorierekvisita og med tilstrekkelig kvalitet? Foreslås sammensatt av personell fra Serviceenheten, kontorsjef samt representanter fra ansatte i tekniske stillinger. Det medisinske fakultet har mye laboratoriearbeid og store ressurs mengder benyttes i bestillingsprosessen knyttet til anskaffelser av laboratorierekvisita. Enhetene ved NTNU er pålagt å benytte et bestillingssystem for alle anskaffelser og DMF opprettet en egen enhet ved fakultetet for bl.a. å ta hånd om bestillingene som ble rekvirert fra ansatte. Helt siden oppstart har det vært uttrykt misnøye med ressursbruken som går med til dette av tekniske ansatte og det anses som viktig at fakultetet sine prosesser gjennomgås på nytt for å se om disse kan forbedres. Tiltak 2: Serviceavtaler utstyr. Foreta en kostlnyttevurdering ved inngåelse av flere avtaler og i samarbeid med St. Olavs Hospital, HiST, Sintef og andre enheter ved NTNU der dette er aktuelt. Arbeidsgruppe: Foreslås sammensatt av personell fra Serviceenheten, kontorsjef og ansatte i tekniske stillinger. Hvorfor: Kartleggingen viser at ansatte i tekniske stillinger bruker mye tid på å håndtere utstyr som ikke fungerer tilfredsstillende. Det antas at mye av nedetiden på utstyret og kostbare reparasjoner kunne vært unngått dersom regelmessig service hadde blitt utført for en større del av ut styrsparken Tiltak 3: Arbeidsgruppe: Hvorfor: Tiltak 4: Arbeidsgruppe: Hvorfor: Utrede mulig effekt og organisering for felles kurs i basalt laboratoriearbeid og HMS-regler for studenter og nyansatte. Kartlegge eventuelt behov for andre kompetansegivende kurs og foreslå eventuelle opplæringstiltak. Ansatte fra studieseksjonen og personalseksjonen ved fakultetet, kontorsjef, studiekonsulent og ansatte i tekniske stillinger. I dag gis det opplæring ved hver enhet og til ulike tidspunkt når det gjelder basalt laboratoriearbeid og HMS-regler. Et samordnet tilbud kan gi gevinst i form av økt ressursutnyttelse og ensartet innhold. Dekking av et eventuelt kompetansebehov vil kunne gi en bedre arbeidshverdag for ansatte i tekniske stillinger. Utarbeide modell for direkte kostnader knyttet til tjenester og utstyr. (Må sees i sammenheng med pågående prosess sentralt ved NTNU og pågående arbeid ved økonomi- og planseksjonen). Controllere ved fakultetsadm. og ansatte i tekniske stillinger. I henhold til KDs regler for bidragsforskning skal alle kostnader knyttet til gjennomføringen av bidragsprosjekter synliggjøres i budsjett. Dette er ved DMF gjennomført i svært liten grad og det er behov for utarbeidelse av en enkel beregningsmodell som kan
legges til grunn. Det er også viktig å synliggjøre de kostnader som DMF har på ulike laboratorier når det gjelder tjenester som ytes til andre brukere, f. eks St. Olavs Hospital og HiST. Med unntak av tiltak 1 bør tiltakene som er listet opp kunne gjennomføres i tidsrommet høsten 2010 til høsten 2011. For tiltak I kan det være hensiktsmessig å avvente oppstart til 2011 da 1KM er i ferd med å ansette egen fagbestiller og nyttig erfaring kan hentes ut. 6. Implementeringspian I fremstillingen av tiltakene har vi ikke laget noen rangering eller prioritering. Tidsperspektiv er angitt under videreføring av prosjektet. Det foreslås at alle tre delprosjekter starter med to dagers seminar og at det deretter vil ta noe tid før delprosjekt 2 og 3 er i full gang. De ulike forslagene til tiltak organisert via ulike arbeidsgrupper kan gjennomføres uavhengig av hverandre, men det må nedsettes en ansvarlig person for hvert tiltak og med en tydelig bestilling. Hvert av tiltakene ansees å kunne gi snarlige gevinster ved fakultet. Kostnader er ikke estimert og med unntak av eventuelt inngåelse av flere serviceavtaler og tilbud om engelsk-og datakurs vil tiltakene i det vesentligste omhandle endring av organisering og/eller rutiner. En videreføring av prosjektet er avhengig av at alle forhold som er omtalt i de tre deiprosjektene blir ivaretatt. Kostnader må påregnes under delprosjektet 2 Utrede og eventuelt implementere felles database for utstyr og metoder knyttet til funksjon samt oversikt over inputdata. Det er for øvrig ikke planlagt med økning av kostnader knyttet til opprettelse av eventuelle nye kjernefasiliteter ved fakultetet. Prosjektkostnader må påregnes. Vedlegg: I. Mandat for arbeidsgruppa. Notat av 08.12.2009. 2. Svar på bestillingen til enhetene 3. Svar på bestillingen vedrørende laboratorier
Vedlegg: 1. Notat Til: Kopi til: Fra: prosjektieder Milde Eilertsen Woll prosj ektgruppa Det medisinske fakultet v dekanus Stig A. Slørdahl Mandat for prosjektgruppe som skal gjennomføre et forprosjekt knyttet til teknisk metodiske funksjoner ved DMF. Bakgrunn Med bakgrunn i påbegynt handlingspian for 2008, benevnt Bedret tilgang på tekniske og metodiske støttefianksjoner er det vedtatt å gjennomføre et forprosjekt. Organisering av forprosjektet Dekanus har nedsatt en prosj ektgruppe bestående av: Rådgiver Milde E Woll, prosjektieder Prodekan Svanhild Schønberg Førstekonsulent Hilde E Konradsen Professor Ingrid Gribbestad Førsteamanuensis Arild Faxvaag Overingeniør Jørn Ove Sætemes Kontorsjef Rannveig 5 Frøseth Overingeniør Randi Vik Prosjekteier: Dekanus Styringsgruppe: Dekanat Referansegruppe: Instituttledergruppen og LOSAM Prosjektieder rapporterer til dekanus og skal levere en kort statusrapport hver 4. uke.
Målsetting Prosjektgruppa skal fremskaffe oversikt over laboratorieinfrastrukturen for forskning og undervisning. Dagens omfang av teknisk bistand og en oversikt over fremtidige behov skal kartlegges. Oversikter og analyser av datamaterialet skal vurderes og danne grunnlag for å se om det finnes muligheter for samarbeid på tvers av institutt-/enhetsgrenser. Fellesftinksjoner utført av ansatte i tekniske stillinger (eks. HMS, lagerhold, bestillinger, formidlingsbistand, teknisk service). Beskrive dagens situasjon og synliggjøre eventuelle organiseringsmuligheter for å få et bedre og mer helhetlig tilbud av tekniske tjenester ved DMF, uavhengig av institutt- og enhetsgrenser. Beskrive og synliggjøre hvordan de tekniske ressursene i forskningsaktiviteten er organisert og hvordan de i fremtiden kan organiseres for å gi bedre forskning. Beskrive og synliggjøre hvordan de tekniske ressursene i undervisningsaktiviteten organiseres i dag og hvordan de i fremtiden bør organiseres for å gi bedre undervisning. Beskrive og synliggjøre hvordan samhandling og utnyttelse av ressurser skjer i dag på tvers av institutt-/enhetsgrenser og hvordan DMF i fremtiden kan oppnå større samhandling og utnyttelse av disse ressursene. Prosjektgruppen skal levere en rapport som beskriver de ovennevnte punkter. I tillegg skal det gis en vurdering av om det kan være et udekket bemannings- og kompetansebehov, både kortsiktig og langsiktig. Prosjektet skal videre se på prosessene knyttet til rekruttering av teknisk personale og ivaretakelse av teknisk personale med tanke på ulike tilsettingsforhold. Prosjektet skal endelig levere et beslutningsnotat for videre arbeid. Kostnadsramme forprosjekt Utgifter inntil kr 20.000 kan benyttes til bedriftsbesøk hos andre virksomheter som har utført tilsvarende prosess. Kommunikasjon Informasjon om prosjektet vil bli lagt ut på DMF sine nettsider. Tidspian Prosjektgruppa skal levere en kort statusrapport til prosjekteier hver 4. uke og bringes inn i styringsgruppen. Et beslutningsgrunnlag for videre arbeid skal foreligge i juni 2010 og legges frem for referansegruppene og styringsgruppen innen 26. juni 2010. Endelig beslutningsnotat vil bli forelagt fakultetsstyret i september 2010.
Videre prosess Dersom beslutningsnotatet vedtas av fakultetsstyret, vil tiltak og eventuelle organisasjonsendringer bli iverksatt gjennom et påfølgende implementeringsprosjekt eller i form av ulike tiltak. Trondheim 2. februar 2010 Stig A Slørdahl dekanus