Protokoll fra ordinær generalforsamling i Solhaug Byggeselskap A/S og Solhaug Garasjelag

Protokoll fra ordinær generalforsamling i Solhaug Byggeselskap A/S og Solhaug Garasjelag Møtedato 28.05.2009 Møtetidspunkt 1830 Møtested Grorud Idrettslag Grorudveien 7 Tilstede var og til sammen Fra forretningsfører møtte Møtet ble åpnet av 21 aksjonærer 6 med fullmakt 27 stemmeberettigede Annveig Ghebreselasie Styreleder Geir Juul Aslaugberg 1 Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble advokat Terje Jacobsen foreslått. Valgt B C D E Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler og fullmakter som bevis for at vedkommende eier var tilstede. Godkjent Valg av sekretær og to aksjonærer til å underskrive protokollen Som sekretær ble forretningsfører ved Annveig Ghebreselasie foreslått, og til å underskrive protokollen Kjell Madsen foreslått. Valgt Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte generalforsamlingen var innkalt på. Godkjent Godkjenning av dagsorden Det ble foreslått å godkjenne dagsorden og erklære møtet for lovlig satt. Det ble foreslått at Per Erling Eek fra Skjærholdt as orienterte om teknisk utredning av garasjene i boligselskapet som er referert til styrets forslag 5B Riving og bygging av garasjene. Godkjent 2 Årsberetning for 2008 Styrets årsberetning for 2008 ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årsberetningen ble erklært behandlet. 3A Årsregnskapet for 2008 boligselskapet Regnskapet for 2008 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årsresultatet foreslås overført til egenkapital. Det fremlagte resultatregnskap og balanse ble godkjent som boligselskapets regnskap for 2008. Det ble henvist til revisjonsberetning fra Ernst & Young AS. 3 Årsregnskapet for 2008 garasjelaget Regnskapet for 2008 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årsresultatet foreslås overført til egenkapital. Det fremlagte resultatregnskap og balanse ble godkjent som garasjelagets regnskap for 2008. Det ble henvist til revisjonsberetning fra Ernst & Young AS. Side 1 av 10

3 Budsjett for 2009 boligselskapet Budsjettet for 2009 er satt opp med økning av fellesutgiftene med 10 % fra 01.01.09 og 15 % fra 01.07.09. Budsjettet ble gjennomgått og foreslått tatt til orientering Budsjettet ble erklært for behandlet. 3 Årsregnskapet for 2008 Styrets foreslår at budsjett 2009 for garasjelaget innlemmes i boligselskapets budsjett. Innarbeidet i boligselskapets budsjett. 4 Godtgjørelser A Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 72 000,-. Styrehonoraret ble godkjent mot 2 stemmer. B Godtgjørelse til revisor Godtgjørelse til revisor for regnskapsåret 2008 ble foreslått satt til kr 9 000,-. Revisjonshonoraret ble godkjent i henhold til faktura. 5 Styrets forslag 6 Forslag 7 Valg av tillitsvalgte A Som leder for 2 år ble det foreslått Geir Juul Aslaugberg Bergensveien 32 Det fremkom ikke forslag på andre kandidater og det ble ikke fremmet krav om skriftlig avstemming. Valgt ved akklamasjon B Valg av 3 styremedlemmer for 2 år ble det foreslått Wenche Braathen Hagelundveien 50 for 1 år Linda Renee Lauten Bergensveien 32 for 2 år Arild Røed Hagelundveien 15 for 2 år Det fremkom ikke forslag på andre kandidater og det ble ikke fremmet krav om skriftlig avstemming. Valgt ved akklamasjon C Valg av 1 varamedlem for 1 år ble foreslått Marianne Aagedal Bergensveien 32 Cuevas Miguel Angel Ramirez Hagelundveien 44 Det fremkom ikke forslag på andre kandidater og det ble ikke fremmet krav om skriftlig avstemming. Valgt ved akklamasjon D Som valgkomité for 1 år ble foreslått Kjell R. Jenssen Bergensveien 30 Rigmor Andorsen Hagelundveien 52 Valgt ved akklamasjon Side 2 av 10

Sak 5. STYRETS FORSLAG A) Innlemme S. 1107 Garasjene i Solhaug Byggeselskap inn i S. 1061 Solhaug Byggeselskap AS med virkning fra 1. januar 2009 Det ble fremmet forslag av Guttorm Stenersen om å utsette forslaget. Utsettelsesforslaget falt med 19 stemmer for og 7 stemmer i mot. : Styrets forslag ble vedtatt mot 6 stemmer. Riving og bygging av boligselskapets 27 garasjer. a. Kostnadsoverslag og finansiering av prosjektet b. Forslag til nytt regelverk for administrasjon av de nye garasjene c. Forslag til nye vedtektene for garasjene Sak 5B punkt a) Saksinformasjon: Følgende er lagt til grunn for en budsjettpris: Riving av eksisterende 27 stk. garasjer, og bortkjøring av avfall. Grunnarbeider og fundamentering av 27 stk nye garasjer med grusdekke i garasjene. Oppretting av utearealer til dagens dekker grus/asfalt og fall for vann til gårdskummer. Garasjer i treverk med brannskille og med automatisk garasjeport. Nødvendig lys og strøm i garasjene, samt et utvendig lyspunkt ved hver tredje garasje. NB Eksisterende elektriske kabler er lagt til grunn for elektro. Totalt kr. 86.000,- pr/garasje eks. mva x 27 stk. kr. 2.322.000,- eks, mva. Det pågår befaringer og innhenting av priser fra leverandører og vi vil så fort alle tilbud forligger evaluere tilbudene og innstille til styret. Sak 5B, punkt a) Tilstandsrapport for eksisterende garasjer i Hagelundveien/Bergensveien i Solhaug Byggeselskap as GARASJE 1 OG 2. Fundamenter på sider og bakvegg er av betong og er i bra stand, som kan benyttes for to nye garasjer. Vegger med panel er dårlig vedlikeholdt, delvis råtnet bort på fasade møt øst og taket er nedgrodd av mose. Porter er skjeve og slitt. Elektro installasjonen er i drift, men har ikke forskriftmessig jordledning og ikke bryter for lys. Egen kontroll på elektro utføres i denne uken og enkel rapport blir oversendt, så fort denne forligger fra el-installatør. VI ANBEFALER Å RIVE GARASJENE BÅDE MED TANKE PÅ BYGGHERREFORSKRIFTEN KRAV OM HMS, SAMT AT ET OMFATTENDE VEDLIKEHOLD IKKE ER ØKONOMISK FORVSARLIG OPP MOT NYPRIS. GARASJE 3 OG 4. Garasjen står innebygget i fasadeisolasjon mot gavlvegg. Dette må utbedres. Garasjen er meget dårlig fundamentert og står på grus/leire med tresviller delvis råtne og garasjene fremstår som falleferdig og er ikke i bruk. VI ANBEFALER Å RIVE GARASJENE OG EVENTUELT NYE GARASJER MED SØPPELSKUR FLYTTES UT FRA VEGG FOR Å FÅ EN HELHETLIG FASADE PÅ GAVLVEGGEN OG LEGGER TIL GRUNN DE SAMME KRAVENE OG ØKONOMI SOM VED GARASJE 1 OG 2, SAMT BRANNKRAV MOT EKSITERENDE BYGG. GARASJE 5 TIL OG MED 12. Side 3 av 10

1061 Solhaug Byggeselskap A/S Garasjene er meget dårlig fundamentert og står på grus/leire med tresviller delvis råtne og garasjene fremstår som falleferdig og er ikke i bruk. VI ANBEFALER Å RIVE GARASJENE OG BYGGE NYE GARASJER MED MULIGHET FOR ET SØPPELSKUR, SAMT LEGGER TIL GRUNN DE SAMME KRAVENE OG ØKONOMI SOM VED OVENNEVNTE GARASJER, SAMT BRANNKRAV I KJEDET GARASJE. GARASJE 13 OG 14. Garasjene er meget dårlig fundamentert og står på grus/leire med tresviller delvis råtne og garasjene fremstår som falleferdig og er ikke i bruk. VI ANBEFALER Å RIVE GARASJENE OG BYGGE NYE GARASJER MED MULIGHET FOR ET SØPPELSKUR, SAMT LEGGER TIL GRUNN DE SAMME KRAVENE OG ØKONOMI SOM VED OVENNEVNTE GARASJER. GARASJE 15 TIL OG MED 27. Garasjene er meget dårlig fundamentert og står på grus og leire med tresviller delvis råtne. Denne garasjerekken bestående av 13 stk. garasjer er vedlikeholdt utvendig med maling og takplater og prøvd stivet opp uten overlevert dokumentasjon for dette. Porter er slitt og delvis skjeve, samt trege å åpne. Det er 3 stk. garasjer som er i bruk i følge hyggelig beboer som vi traff ved befaring. VI ANBEFALER Å RIVE GARASJENE SOM ER BYGGET I CA. 1959, SAMT LEGGER TIL GRUNN DE SAMME KRAVENE OG ØKONOMI OG BRANNKRAV SOM VED OVENNEVNTE GARASJER. Skjærholt AS Entreprenørforretning v/per Erling Eek Daglig leder. : Styrets forslag om å rive og bygge opp nye 27 garasjer med finansiering med opptak av lån på inntil kr 3 500 000,- ble vedtatt med 16 mot 5 stemmer. Side 4 av 10

LEIEKONTRAKT FOR GARASJE LEIER: Navn: Adresse: Fødsel og personnr (11-siffer).: Leilighet nr: Bilnr.: Telefon privat: Telefon arbeid: Mobil: Epost: AVTALE OM LEIE AV GARASJEPLASS Mellom Solhaug Byggeselskap A/S som eier og utleier og som leietaker er det inngått slik leiekontrakt om garasjeplass i boligselskapets garasjeanlegg: 1. Leietaker leier garasje nr.: i boligselskapets garasjeanlegg fra og med. 2. Leien settes til en forholdsmessig andel av boligselskapets utgifter ved drift og vedlikehold av garasjeanlegget, for tiden kr.: pr. år. Leien kan reguleres årlig i henhold til konsumprisindeksen med indeks januar. Boligselskapet kan i tillegg kalle inn ekstra midler dersom dette er nødvendig i forbindelse med ekstraordinært vedlikehold som ikke kan dekkes over ordinær leie. Leien kan ikke deponeres etter husleieloven 3-8. 3. Leietaker innbetaler innskudd til boligselskapet for garasjeplassen svarende til boligselskapets forholdsmessige utgifter ved oppføring av garasjeanlegget, kr.: Boligselskapet utsteder innskuddsbevis for innskuddets pålydende til leietaker. 4. Leieretten og innskuddet er uoppsigelig fra boligselskapets side og fra leietagers side, unntatt ved betalingsmislighold eller annet vesentlig mislighold som nevnt under pkt. 5 nedenfor. Dersom leieren selger sin bolig og flytter fra boligselskapet må han overdra leieretten og innskuddsbeviset til annen beboer i laget. Dersom ingen beboer ønsker å overta leieretten og innskuddsbeviset er boligselskapet forpliktet til å innløse innskuddet til pålydende. Det løper ikke renter på innskuddet. 5. Leien betales forskuddsvis med forfall hver 1./mnd. Blir leiesummen eller andre tillegg ikke betalt innen 14 dager etter skriftlig påkrav har funnet sted på eller etter forfallsdato kan leietakeren kastes ut uten søksmål og dom etter 13-2, 3. ledd i tvangsfullbyrdelsesloven. Gjør leietakeren ellers noe vesentlig brudd på leieavtalen kan utleieren heve eller si opp leieavtalen. Leietakeren plikter da å fraflytte lokalene med øyeblikkelig virkning. En leietaker som flytter etter utkastelse eller krav fra utleieren p.g.a. misligholdelse, plikter å betale leie for den tid som er igjen av leietiden med fradrag av hva utleieren får inn ved ny utleie. Leietakeren må i tillegg betale de omkostninger som utkastelse, søksmål og rengjøring av lokalene fører med seg. 6. Leietaker kan overdra leieretten og innskuddsbeviset til ny leietaker, leieretten og innskuddsbeviset må overdras sammen. Styret i boligselskapet skal godkjenne overdragelsen til ny leietaker, men kan ikke nekte overdragelse uten saklig grunn. Styret i boligselskapet har forkjøpsrett til leieretten og innskuddsbeviset til fordel for aksjeeier i boligselskapet som ønsker å overdra ledig garasjeplass. Leietaker som ønsker å overdra leieretten og innskuddsbevis til garasjeplass, skal varsle styret i boligselskapet skriftlig om avtale om overdragelse. Side 5 av 10

Styret i boligselskapet skal godkjenne overdragelsen innen 30 dager etter at boligselskapet har mottatt meddelelsen. Dersom boligselskapet vil benytte forkjøpsretten, skal boligselskapet varsle om dette innen 30 dager etter at boligselskapet har mottatt melding om overdragelse. Dersom boligselskapet ikke har varslet skriftlig om at forkjøpsretten blir benyttet innen 30 dager etter at boligselskapet har mottatt melding om overdragelse, er overdragelse godkjent. Dette gjelder ikke dersom leieretten og innskuddsbeviset er overdratt til person som ikke selv fyller vilkårene for å være leietaker. Framleie krever styrets godkjenning, de samme frister som angitt over gjelder for framleiesøknad, framleie skal fortrinnsvis skje til beboere i boligselskapet. Dersom ingen interessert beboer vil leie plassen kan den leies ut på det åpne marked. Framleie godkjennes ikke for mer enn et år av gangen. Leietaker har ansvaret for at det inngås skriftlig leiekontrakt med framleier. 7. Overdragelse av leieretten og innskuddsbevis, skjer til markedspris. Eventuell forkjøpsrett skjer på samme vilkår. 8. Nærværende avtale om bortleie av garasjeplass til andre enn beboere i Solhaug Byggeselskap as, skal forelegges for boligselskapets generalforsamling som skal vedta avtalen med vanlig flertall. 9. Generalforsamlingen i boligselskapet fastsetter ordensregler for bruk og vedlikehold av garasjeanlegget. Disse ordensreglene vedtas som en del av nærværende kontrakt. Oslo, den Solhaug Byggeselskap A/S Leietaker : Styrets forslag til kontrakt ble enstemmig vedtatt lagt til grunn som leiekontrakt for garasjene. Tre aksjeeiere avholdt seg fra å stemme. Side 6 av 10

ORDENSREGLER FOR GARASJE OG PARKERINGSPLASSER i SOLHAUG BYGGESELSKAP AS 1 Leieren plikter å behandle så vel garasje om eiendom for øvrig med tilbørlig aktsomhet. Han selv blir erstatningspliktig for all skade som skyldes leieren selv, hans familie, folk i hans tjeneste eller andre som han har gitt adgang til garasjen eller eiendommen for øvrig. Det påhviler leieren å besørge og bekoste det innvendige. Utleieren (boligselskapet) har når som helst adgang til å kontrollere at vedlikeholdet av garasjen skjer. 2 Leieretten er betinget av at leieren er andelseier i Solhaug Byggeselskap A/S. Leieren har rett til å leie garasje/plassen så lenge som han overholder bestemmelsene i leiekontrakten og vedtak fattet på Solhaug Byggeselskaps generalforsamling. 3 Den som leier garasje/parkeringsplass plikter å rette seg etter pålegg for borettslaget vedrørende rydding av snø og annet nødvendig arbeid. Reparasjoner, oljeskift m.m. må ikke finne sted i garasje eller på parkeringsplassen. Garasjen må ikke brukes til verksted, unntatt fra denne regelen er mindre justeringer og lignende arbeider av beskjedent omfang. Garasjen/parkeringsplassen må benyttes slik at naboene ikke sjeneres. 4 Bensin, olje, brennbare væsker må ikke oppbevare i garasjen. Disse regler erstatter alle tidligere vedtatte regleverk. Vedtatt på generalforsamling : Styrets forslag til ordensregler ble enstemmig vedtatt. Tre aksjeeiere avholdt seg fra å stemme. Side 7 av 10

Sak 5C Styrets forslag om bruksendring av vaskeriet i Hagelundveien 56 Styret har prioritert oppgradering av vaskeri i Hagelundveien 15 da dette brukes mest. Styret foreslår derfor å endre bruken av vaskeriet i nr. 56 til lagringsrom disponert av styret. Forslag et krever minst 2/3 flertall av de avgitte stemmer. : Forslaget falt med 14 stemmer i mot og 8 stemmer for. Sak 5D Styrets forslag om å rive tørkebåsene utenfor Hagelundveien 15 Tørkebåsene er sjelden i bruk og er lite pene til de nye fasadene. Styret foreslår derfor å rive tørkebåsene ved neste dugnad og frigjøre arealene. : Styrets forslag ble enstemmig vedtatt. Sak 6 Innkomne forslag 6A Innkommet forslag fra Rolf Terje Hansen Hagelundveien 34 Forslagsgivers forslag: Ingen kan møte med mer enn en fullmakt (i følge ordlyd i borettslagloven 7-3) som er standardprosedyre for alle borettslag. Styrets innstiling til saken: Solhaug Byggeselselskap AS er ikke underlagt borettslagsloven når det gjelder Kapitel 5 Generalforsamlingen Alminnelige regler. I henhold til aksjeloven 5-2 (1) gjelder følgende: Aksjeeier har rett til å møte i generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig etter eget valg. Møteretten kan ikke begrenses i vedtektene. Forslaget må av den grunn avvises. Forslaget kan ikke vedtas da det er i strid med aksjeloven. : Forslagsgiver trakk forslaget. 6A punkt b)forslagsgiver forslag og begrunnelse Forslag til rehabilitering av badene: Forslaget kommer av at det har vært diverse vannskader på bad i byggeselskapet. Grunnet gamle røropplegg, et eksempel i Hagelundveien 34, 2. etg hvor hovedvannrøret var sprukket opp under taket, som igjen førte til lekkasjer ned på mitt bad, med påfølgende riving av nedenfor tak osv. Så jeg tror dette er hva vi har i vente i årene fremover, hvis vi noe med dette snarest. Har igjen hørt om 2 andre tilfeller av lekkasje på bad i 2009. Styrets innstilling til saken: Denne saken foreslås overført til det nye styret for å innlemme saken i planlagte større vedlikehold. Saken krever stor utredning når det gjelder alternative løsninger, økonomi og finansiering. Resultatet må legges frem for aksjeeierne på egen generalforsamling for behandling. : Forslagsgivers forslag falt med 17 stemmer mot 4 stemmer. Side 8 av 10

6A, punkt c) Forslagsgivers forslag og begrunnelse Forslag om oblater til parkering på parkeringsplassene: Dette er for de det er en del fremmede biler som parkerer her. Dette for at vi som rettmessige brukere ikke får bruke plassene. Det har også vært stjålne biler, henger med tyvgods, etc som har stått her over lengre tid. Oblatene bør inneholde leilighetsnr, registrering nr. Og hever leilighet bør få så mange de trenger for sine gjester, men gjesteparkeringen bør også tidsbestemme eks. maks 3 døgn. Styrets innstilling til saken: Styret har forståelse for forslagsgivers forslag. Dette krever imidlertid mye oppfølging for å håndheve ordningen. Det er uheldig av sikkerhetsmessig grunner å lage oblater som kan identifisere eierne ved bl.a. leilighetsnummer. Av ovennevnte grunn kan ikke styret støtte forsalget slik det er fremsatt. : Forslagsgivers forslag falt med 16 mot 5 stemmer. Sak 6B Innkommet forslag fra Hedvig Amdal og Arna M. Nesse, Hagelundveien 48 6B punkt a) Nye vaskemaskiner i nr. 56. Den ene vaskemaskinen virker ikke (går ikke rundt) og den andre vaskemaskinen, den som er nærmest døra, vasker ikke rundt. Styrets innstilling til saken til innkjøp av nye vaskemaskiner i nr 56. Styret kan ikke støtte forslaget. Styret har prioritert oppgradering av vaskeriet i Hagelundveien 15 i 2009. Styrets prioritering er tatt i forhold til bruk av vaskeriene. : Som konsekvens av vedtak 6B punkt A må vaskeriene opprustes. 6B, punkt b) Tillatt å vaske på søndager, eks. fra 12.00-17.00. Dette pga mange beboere som er yrkesaktive og har barn = Lite tid og stort behov. Styrets innstilling til å vaske på søndager: Styret støtter forslaget. : Forslagsgivers forslag ble vedtatt med 17 stemmer. 6B, punkt c) Hus til søppel- og papircontainere. Det ser svært stygt ut slik det er nå og om vi kunne investere i et innebygd system, eks. alà det de har lenger ned i Hagelundveien, vil det se mye triveligere ut hos oss også. Styrets inntilling til Hus til søppel- og papircontainere: Styret støtter forslaget. : Forslagsgivers forslag ble enstemmig vedtatt. Side 9 av 10

Generalforsamlingen ble hevet kl 2200 Protokollen godkjennes av undertegnede Terje Jacobsen /s Kjell Madsen /s Møteleder Protokollvitne Etter valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder : Geir Juul Aslaugberg Bergensveien 32 2009-2011 Styremedlem : Magnus Berg Hagelundveien 15 2008-2010 Styremedlem : Wenche Braathen Hagelundveien 50 2009-2010 Styremedlem : Linda Renee Lauten Bergensveien 32 2009-2011 Styremedlem : Arild Røed Hagelundveien 15 2009-2011 Varamedlem : Marianne Aagedal Bergensveien 32 2009-2010 Varamedlem : Cuevas Miguel Angel Ramirez Hagelundveien 44 2009-2010 Valgkomité : Kjell R. Jensen Bergensveien 30 2009-2010 Valgkomité : Rigmor Andorsen Hagelundveien 52 2009-2010 Oslo 28. mai 2009 Side 10 av 10