Årsrapport 2014 Lund Kirkelige Fellesråd
2 INNHOLDSFORTEGNELSE A Visjon for virksomheten B Sammensetning og aktivitet B.1 Råd og utvalg B.1.1 Kirkelig fellesråd B.1.2 Administrasjonsutvalget B.1.3 Forhandlingsutvalg B.2 Møteaktivitet B.3 Samarbeid med kommunen B.4 Samarbeid med soknene C Administrasjon og ansattressurs C.1 Administrasjon C.1.1 Generelt C.1.2 Personal og administrasjon C.1.3 Gjennomføring C.1.4 - Kirkekontoret C.2 Ansattressurs C.2.1 Organisasjonskart C.2.2 Generelt C.2.3 Personell C.2.4 Klokkerstillingene C.2.5 Kirketjenerstillingene C.2.6 Organistvikarer C.2.7 Trosopplærer C.2.8 Givertjenesten C.3 Ansatte pr. 31.12.14 C.4 Bemanningsendringer C.5 Helse, miljø og sikkerhet D Drift D.1 Generelt D.1.1 Administrasjon D.2 Kirkebygg D.2.1 - Generelt D.2.2 Lund kirke D.2.3 Heskestad kirke D.3 Kirkegårder D.3.1 Generelt D.3.2 Lund kirkegård D.3.3 Heskestad kirkegård D.3.4 Heskestad gamle kirkegård E Regnskap / økonomi F Informasjonsarbeid G Statistikk G.1 Kirkelige handlinger G.2 Beskrivelse H Hovedmålsettinger 2015 2018 2
3 A - VISJON FOR VIRKSOMHETEN 1. Offisiell oppgave. Lund kirkelige fellesråd er forvaltningsorgan for soknene når det gjelder arbeidsgiveransvar, eiendomsforvaltning, kirkegårdsdrift, økonomi, planlegging og menighetsutvikling. 2. Visjon for ansatte. Lund kirkelige fellesråd sin visjon er et godt arbeidsmiljø hvor ansatte trives med å bruke sin faglige dyktighet, kreativitet og samarbeidsvilje på en selvstendig og ansvarlig måte. Det arbeides ut fra prinsippet om målstyring. 3. Visjon om tillit. Lund kirkelige fellesråd vil at både soknene og enkeltmennesker i alle livets faser skal oppleve tillit ved å bli møtt på en god og ansvarlig måte av de ansatte. Alle skal ha tillit til at kirkebygg og kirkegårdsdrift blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte. B SAMMENSETNING OG AKTIVITET B.1 Råd og utvalg B.1.1 - Kirkelig fellesråd Wenche Orlin(leder), Arild Refsland(nestleder), Terje Egeland, Jofrid Stene, Knut Svenning (geistlig representant) og Åsmund Skåland (kommunal representant). Kirkevergen er sekretær og saksbehandler. B.1.2 Administrasjonsutvalg Wenche Orlin(leder), Arild Refsland(nestleder), Solvor K Konstali (ansattrepr). Kirkevergen er sekretær og saksbehandler. B.1.3 Forhandlingsutvalg Wenche Orlin(leder) og Arild Refsland. Kirkevergen er sekretær og saksbehandler. (ikke for saker vedr. kirkevergestillingen) B.2 Møteaktivitet Kirkelig fellesråd har hatt 7 møter og behandlet 47 saker. Kirkelig administrasjonsutvalg har hatt 5 møte og behandlet 15 sak. Forhandlingsutvalget har hatt 2 møter og behandlet 2 saker. B.3 Samarbeid med kommunen En god samhandling og kommunikasjon med kommunen de ulike avdelingene er viktig. B.4 Samarbeid med soknene Ansatte ved kirkekontoret koordinerer arbeidet i soknene, sakslister og oppfølging fra rådsmøtene. Kirkevergen er saksbehandler og sekretær for kirkelig fellesråd, Lund menighetsråd og Heskestad menighetsråd. 3
4 C ADMINISTRASJON OG ANSATTRESSURS C.1 Administrasjon C.1.1 Generelt 1. Budsjett og regnskapsansvar for kirkelig fellesråd og menighetsrådene med underavdelinger 2. Koordinering av den daglige virksomhet ved kirkekontoret 3. Saksbehandling for menighetsrådene og fellesrådet 4. Personalansvar for tilsatte hos kirkelig fellesråd 5. Drift og vedlikehold av kirkegårdene (tjenesteyting fra Lund kommune) 6. Vedlikeholdsansvar for kirkebyggene 7. Planarbeid 8. Informasjonsarbeid 9. Lund kirkelige fellesråd er en IA-bedrift C.1.2 Personal og administrasjon Kirkevergen gjennomfører jevnlige arbeidsmiljøsamtaler og minst en årlig medarbeidersamtale med alle tilsatte Fellesrådsleder gjennomfører årlig ledersamtale med kirkevergen Det avsettes budsjettmessig ramme til arbeidsmiljøfremmende tiltak og samlinger for alle ansatte Det legges til rette for forpliktende tverrfaglig samarbeid og faglig utvikling C.1.3 Gjennomføring Det er gjennomført medarbeidersamtale med alle tilsatte. Budsjettmessig ramme til arbeidsmiljøfremmende tiltak. o 4 stabsfrokoster o Julearrangement o Ukentlige kontormøter Rekrutteringstiltak for trosopplærerstillingen. Avisannonser i flere omganger, hjemmesiden, personlige henvendelser. Ikke konkret resultat. C.1.4 Kirkekontoret Kontorforholdene oppleves gode og hensiktsmessige. Positive tilbakemeldinger fra publikum om at det oppleves positivt at kirkekontoret er lokalisert i sentrumsnære og lett tilgjengelig lokaler. C.2 Ansattressurs 4
5 C.2.1 Organisasjonskart Lund menighetsråd Lund Kirkelige fellesråd Heskestad menighetsråd Kirkevergen Adm.sekretær Trosopplærer C.2.2 Generelt 1. Arbeidssituasjonen ved kirkekontoret er preget av stor aktivitet 2. Det er kontormøter annenhver uke 3. Det er gjennomført 4 stabssamlinger (stabsfrokost) hvor alle ansatte har vært samlet sammen med representanter fra pnm. 4. Det er gjennomført Medarbeidersamtaler 5. Sykefravær er ikke prosentberegnet. Det er registrert et lite antall egenmeldinger, foruten en gradert sykemelding av lengre varighet 6. Permisjon. En av stillingene er innvilget permisjon, medio-13 til medio-14 C.2. 3 Personell LUND KIRKE Kantor Klokker Kirketjener. HESKESTAD KIRKE Kantor Klokker Kirketjener Kirkevergen er daglig leder for kirkelig fellesråd sin virksomhet. Yrkesgrupper, antall, stillingshjemler : St.hj. St.ant. St.-% Kirkeverge 1 1 100 Adm.sekretær 1 1 40 Kantor 1 1 80 Trosopplærer 1 1 100 Kirketjener 1 1 30 Klokker 2 timebasert 9 * Organistvikar 1 timebasert 8 * SUM 8 5 + 367 5
6 * Stillingene som er timebasert, har en noe usikker prosentstørrelse. * Organistvikar er vikartjenester for kantor 1 helg hver måned C.2.4 Klokkerstillingene Klokkerstillingene er lovpålagte stillinger. Praksis er at det noen ganger leveres timeliste for utførte tjenester (bryllup, begravelser, gudstjenester). For de øvrige ganger utføres arbeidet på dugnad. For 2014 ble det overført 23.000 kroner til Givertjenesten. C.2.5 Kirketjenerstillingen Stillingene er kombinert for begge kirkene. Arbeidstidsbestemmelsene medfører vikarbruk en helg hver måned, i hovedsak for Heskestad. C.2.6 Organistvikar Kirkelige ansatte har jfr. AML krav på en frihelg pr. mnd. Dette utløser månedlig vikarbehov. C.2.7 Trosopplærer Statlig tilskudd til trosopplæringen finansierer 30 % av stillingen. C.2.8 Givertjenesten For 2014 innbragte den frivillige Givertjenesten 202.400 kroner. 59.700 kroner av beløpet er av giverne øremerket til menighetssenteret. Øvrig beløp benyttes til sekretær-og trosopplærerstillingen. Ved vakans kan kirkelig fellesråd omdisponere midler til stillinger i staben og vikariater Midlene kan også i særlige tilfelle disponeres til generelt trosopplæringsarbeid. C.3 Ansatte pr. 31.12.14 Vanlian Oke Tone Skjærpe Edith Sandsmark frivillige Anja Haraldsatad Solvor K Konstali Elisabeth Lea Terje Sindland Kirketjener, Lund og Heskestad Kirketjener, Heskestad (vikar) Klokker, Heskestad Klokker, Lund Trosopplærer Kantor Adm.sekretær Kirkeverge C.4 Bemanningsendringer Anja B Haraldstad har vært i delvis permisjon Det er benyttet vikartjenester 6
7 C.5 Helse, miljø og sikkerhet Følge opp HMS-rutiner med vernerunder og egenkontroller Fokus på sykefravær lavere enn 5 prosent og oppfølging av IA-arbeidet De ansatte skal oppleve eget arbeidssted som trygt, sikkert og positiv trivsel D DRIFT D.1 Administrasjon D.1.1 Generelt Hjemmesiden. Vedlikehold og drift Regnskapsførsel for menighetsrådene og avdelinger. Aktivitetene for hvert råd har felles bankkonto er strukturert i felles regnskap. Beredskapskasse (uønskede hendelser, åpen kirke) Ajourførte lister over frivillige medarbeidere, råd og utvalg D.2 Kirkebygg D.2.1 D.2.2 D.2.3 Generelt Rentekompensasjonsordningen. Tiltak godkjent hos Husbanken jfr. vedlikeholdsplan. Lund kommune har prioritert finansiering for begge kirkebyggene i 2014/15. El.kontroll. Årlig el.kontroll er gjennomført for kirkebyggene. Alle påviste tiltak er gjennomført Gjennomført brannøvselse Kirkebyggdatabasen. Revisjon og oppdatering Lund kirke Det er gjennomført et omfattende renoveringsarbeid og nevner : nytt ringeanlegg, nye innbrudd-og brannalarmanlegg, ny el.tavle, innvendig maling av tak, gulv, benker og flekkbehandling, drenering for avløpsvann fra taket, vannlekkasjer i tak og vindu, råteskader, kjellerom under sakrestiet, barnekrok, ENØK-varmestyring. Mindre vedlikeholdsarbeider Heskestad kirke Det er gjennomført et omfattende renoveringsarbeid og nevner : ringeanlegget, nye innbrudd-og brannalarmanlegg, innvendig maling av hele kirkerommet, drenering for avløpsvann fra taket, vannlekkasjer i vinduene, råteskader, ENØK-varmestyring. Gjennomført branntilsyn. Mindre vedlikeholdsarbeider D.3 Kirkegårder D.3.1 Generelt Nye gravplassvedtekter er godkjent Lund kirkegård, Heskestad kirkegård og Heskestad gamle kyrkjegard, til sammen 2745 graver Kirkegårdsprogrammet Ecclesia. Alle gravkort med bilder av gravminnene er tilgjengelig på hjemmesiden 7
8 D.3.2 D.3.3 D.3.4 Gravstedskonto. Ved årsskiftet var det 9 avtaler for Lund kirkegård, og 13 avtaler for Heskestad kirkegård. Totalt innskudd ved årsskiftet var 642.893 kroner. Disse avtalene er registrerte i regnskapssystemet Ecclesia og er en del av totalregnskapet for kirkelig fellesråd Samarbeidet med PNM, Lund kommune om drift og vedlikehold fungerer veldig bra Lund kirkegård Mindre vedlikeholdsarbeider Oppmåling for alle gravstedene. Gjennomført en del tilpasninger Heskestad kirkegård Opparbeidet og innviet ny kirkegårdsparsell Mindre vedlikeholdsarbeider Oppmåling for alle gravsteder. Gjennomført en del tilpasninger Heskestad gamle kirkegård Godkjent Bevaringsplan Mindre vedlikeholdsarbeider Oppmåling av alle gravsteder E Regnskap / økonomi Generelt : De kommunale rammeoverføringene oppleves krevende. Videreutvikle en positiv dialog med kommunen for å etablere en positiv og forutsigbar kirkeøkonomi. Tydelig fokus på økonomistyring og rapportering Kommentarer : Regnskapet for 2014 avsluttes i balanse. Årsaken er i hovedsak vakanse i stilling og refusjon av sykepenger Drifteregnskapet for 2014 gjøres opp med et regnskapsmessig mindreforbrukpå 12.969 kroner. Regnskapet har brutto driftsutgifter på 3.655.516 kroner Målsettingen er at disposisjonsfondet ikke er mindre enn 10 % av brutto driftsutgifter, dvs ca. 300.000 kroner. Disp.fondet var ved årets begynnelse på 279.104 kroner og er uendret pr. 31.12.14 Overføring fra Lund kommune til driftsformål for 2014 var 2.550.000 kroner. Det er et ubundet kapitalfond pr. 31.12.14 på 325.390 kroner. F Informasjonsarbeid Menighetsbladet og hjemmesiden er menighetene sine viktigste informasjonskanaler. Menighetsbladet er svært viktig for menighetene. Bladet er preget av kvalitet både for lay-out og tekstpresentasjon. Hjemmesiden presenterer også menighetene sine aktiviteter. Ekstra her er at kirkegårdene med kartoversikt presenteres med også tilgang for publikum å kunne lese informasjon om de gravlagte og se bilder av gravminnene. 8
9 G Statistikk G.1 Kirkelige handlinger (forrige år i parentes) Dåp 29 stk (29) Vigsler 6 stk (6) Konfirmanter 30 stk (30) Begravelser 25 stk (25) Ved ofringer, basar og givertjeneste ble det samlet inn 400.410 kroner (Lund 349.397 kroner og Heskestad 51.013 kroner) G.2 Beskrivelse BESKRIVELSE Lund Heskestad Totalt Gudstjenester søn og hellidager 2014 42 20 62 Gudstjenester søn og hellidager 2013 43 21 64 Gudstjenester søn og hellidager 2012 44 22 66 Andre gudstjenester 2014 12 2 14 Andre gudstjenester 2013 10 3 13 Andre gudstjenester 2012 9 1 10 Gudstjenester - deltakere 2014 5512 1203 6715 Gudstjenester - deltakere 2013 5000 1404 6404 Gudstjenester - deltakere 2012 5776 1040 6816 Dåp 2014 (*utenbygds) 20/*3 5/*2 25/*5 Dåp 2013 (*utenbygds) 20/*2 5/*3 25/*4 Dåp 2012 (*utenbygds) 25/*5 0/*3 25/*8 Bryllup 2014 9 1 10 Bryllup 2013 5 1 6 Bryllup 2012 6 0 6 Begravelser 2014 25 4 29 Begravelser 2013 19 6 25 Begravelser 2012 19 8 27 Konfirmanter 2014 25 8 33 Konfirmanter 2013 28 11 39 Konfirmanter 2012 26 6 32 H Hovedmålsettinger 2015-2018 Henviser til målsetting og presentasjon av tiltak i ØP 2015-2018 God oppfølging av organisasjonen sin drift og økonomiske rammer Gjennomføre en drift som er i tråd med økonomiske rammer Økonomisk rammeoverføring fra kommunen som sikrer en nøktern og selvstendig drift. Rammene må være slik at det motiverer og samtidig bekrefter en ansvarlig drift innenfor de gitte rammer. Overføring av driftsmidler til menighetsrådene i tråd med kirkeloven sine rammer. 9
10 Vedlikeholdsplan. Realisere tiltak jfr. tilstandsrapporter for kirketaket og utvendig maling for Lund kirke. Disponere nødvendige driftsmidler for å kunne utføre fortløpende og nødvendige vedlikeholdsarbeider ved kirkebygg og kirkegårder Gode rutiner for rapportering til menighetsråd og kirkelig fellesråd Videreutvikle nøkkelverdier i organisasjonen som samarbeid, åpenhet, tillit og lojalitet. Et slikt arbeid må foregå hele tiden Fokus på godt arbeidsmiljø og trivselstiltak for de ansatte Videreutvikle trosopplæringen i menighetene Vedtatt av Lund kirkelige fellesråd 28.04.15 KF-sak 03/15 10