TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 07.12.06 16.00 19.00 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlemmer Andre Rolleiv O Lind Bjørnar Østgård Eva Lockertsen Stenvold Geir Finne Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Hjørdis Hauglann Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-André Hanssen Revisor Finn Åvitsland Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Odd Kr. Solberg som fungerte som møtesekretær Rådgiver Tage Karlsen (tilstede under sak 138/06) Rådgiver Elisabeth Riise (tilstede under sak 138/06) Behandlede saker Sak nr./år Sak 131/06-140/06 Underskrifter Rolleiv O Lind Bjørnar Østgård Eva Lockertsen Stenvold Geir Finne
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 29.11.06 som ble enstemmig godkjent. Saknr Tittel 131/06 Godkjenning av protokoll 15.11.06 kl 09.00 132/06 Godkjenning av protokoll 15.11.06 kl 15.30 133/06 Referater 134/06 Møteplan 2007 135/06 Tromsø kommunes aksjepost i Hurtigruten Group ASA 136/06 Interkontroll-rutiner i KF ene 137/06 Hvilhaugsaken/ Pasientregnskap 138/06 Nye forvaltningsrevisjonsprosjekt/ Revidert plan for forvaltningsrevisjon 139/06 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Byggesaksbehandling i Tromsø kommune 140/06 Kontrollutvalgets lukka møte med gruppelederne 15. nov 2006 OFFENTLIGE SAKER 131/06 Godkjenning av protokoll 15.11.06 kl. 09.00 Protokollen fra møtet 15.11.06 kl 09.00 godkjennes. 132/06 Godkjenning av protokoll 15.11.06 kl. 15.30
Blad 3 Protokollen fra møtet 15.11.06 kl 15.30 godkjennes. 133/06 Referater Referert: A. OPPGAVE OVER SKATTINNGANGEN PR. 31.10.06 (KOMMUNENS ANDEL) a. Brev av 09.11.06 fra Tromsø kommune v/ Kemneren til rådmann/ formannskapet B. KONKURSBO NR. 05-154421 KON-TRES: MILJØXPERT HARSTAD AS, ORG.NR. 984 368 593-ÅRSREDEGJØRELSE a. Brev av 07.11.06 fra Iversen & Bäckstrøm Iversen AS til Trondenes tingrett C. SVAR LÅN TIL FASTLEGENE a. Brev av 18.10.06 fra Tromsø kommune v/ Allmennlegetjenesten til KomRev NORD D. AD OPPDRAG FOR N.N., F. XXXXXX, SEMINARET (U.OFF.) a. Brev av 26.08.06 fra Rådgiver n i Buskerud til Tromsø overformynderi E. ANG: KOMMUNEN GODTAR INSTALLASJON AV IKKE GODKJENTE BADEKABINER, LEVERT AV PARTIBYGGEN A/B, KALIX SVERIGE a. Brev av 12.10.06 fra Leif Jacobsen til K-Sekretariatet m/ vedlegg b. Brev av 24.11.06 fra K-Sekretariatet til Leif Jacobsen Lagt fram i møtet: F. KONTROLLUTVALGSKONFERANSE a. Invitasjon til konferanse 30. og 31. januar 2007 fra NKRF 1. Ang. referatsak D: Sekretariatet lager en vurdering ut fra skrivet fra Rådgiver n i Buskerud v/trygve Fjeld. Framlegges som sak i et senere møte. 2. Ang. referatsak F: Tre medlemmer medles på NKRF s kontrollutvalgskonferanse. 3. Referatsakene for øvrig tas til orientering. 134/06 Møteplan
Blad 4 Kontrollutvalget fastsetter møteplan slik framsatt i forslaget bortsett fra møtet i mai som fastsettes til 09.05.07 istedenfor 16.05.07. 135/06 Tromsø kommunes aksjepost i Hurtigruten Group ASA Notat fra KomRev NORD av 05.12.06 ble delt ut i møtet. Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann var til stede og redegjorde for saken. Kontrollutvalget forutsetter at kommunen ved regnskapsavslutningen for 2006 foretar en egen vurdering av aksjeverdiene da det ser ut for at det ligger et betydelig latent tap for kommunen i denne aksjeposten. Særutskrift sendt 14.12.06 til rådmannen. 136/06 Internkontroll-rutiner i KF ene Kontrollutvalget ber KomRev NORD komme med en skriftlig vurdering av kvaliteten på disse tilbakemeldingene. Særutskrift sendt 14.12.06 til KomRev NORD. 137/06 Hvilhaugsaken/ Pasientregnskap
Blad 5 Administrasjonen har tidligere utarbeidet og satt i verk rutiner vedrørende forvaltningen av pasientregnskap ved sykehjemmene. Ved revisjon av pasientregnskapet for 2005 er regnskap tilbakesendt fra revisjonen uten godkjenning fordi vedtatte retningslinjer ikke er fulgt. 1. Sekretariatet sender brev til rådmannen med kopi til samtlige sykehjem der det orienteres om at det vil bli foretatt kontroll av pasientregnskap. 2. Kontrollutvalget ber KomRev NORD foreta stikkprøver på de pasientregnskap som ikke er underlagt revisjonskrav. 3. Første tilbakemelding fra revisjonen til kontrollutvalget er til møtet 17. januar 2007 der stikkprøver er foretatt i et sykehjem. Særutskrift sendt 14.12.06 til rådmannen med kopi til revisjon og samtlige sykehjem i Tromsø kommune. 138/06 Nye forvaltningsrevisjonsprosjekt/ Revidert plan for forvaltningsrevisjon Lars-André Hanssen og Finn Åvitsland var til stede og redegjorde for saken. K-Sekretariatet lager en revidert oppstilling av plan for forvaltningsrevisjon der planlagte og gjennomførte prosjekter i perioden tas med. Det redegjøres hva som er gjort med de forskjellige prosjektene. 139/06 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Byggesaksbehandling i Tromsø kommune
Blad 6 Saken utsettes og behandles i møte 20.12.2006. 140/06 Kontrollutvalgets lukka møte med gruppelederne 15. nov 2006 Det vises til brev datert 20.11.06 fra Jens Ingvald Olsen. Saken har vært grundig vurdert og diskutert, og kontrollutvalget mener å ha ferdigbehandlet den. På den bakgrunn kan ikke kontrollutvalget på nytt behandle saken, og mener at den videre behandling må skje politisk i andre politiske organer. Særutskrift sendt 21.12.06 til Jens Ingvald Olsen. Rett utskrift: Tromsø, 12.12.06 Odd Kr. Solberg