MØTEINNKALLING - Fellesstyret

1 MØTEINNKALLING - Fellesstyret Møtedato: Mandag 22.04.13 Dokumentdato: 15.04.13 Saksbehandler: Johnny Thorsen Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 INNKALLING TIL MØTE I FELLESSTYRET HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD 22.04.2013 Sted: Høgskolen i Vestfold, Bakkenteigen, Møterom B2 6 Færder Dato: Mandag 22.04.2013 Tid: Kl. 09:30 10:15 Lukket møte. Styret drøfter egen arbeidsform. Innledning ved styreleder Kl. 10.30-14.30 Ordinært styremøte Saksliste: Velkommen ved styreleder Orientering om Høgskolen i Vestfold Sak 28/13 Møtebok fra møte i fellesstyret 14.03.13, godkjent pr epost i hht sak 14/13 Vedtakssaker: Sak 29/13 Sak 30/13 Sak 31/13 Godkjenning av møteinnkalling og dagsorden Organisering av og Vestfold faglig og administrativ Innstillingsutvalg/tilsettingsutvalg Orienterings- og drøftingssaker saker Sak 32/13 Sak 33/13 Handlingsrom og forpliktelser for 2013-2014 for HiBV. Bemanning og innplasseringsprosjektet for HiBV Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

2 Sak 34/13 Meldingssaker - Referat fra IDF møte HiBV 12.04.13. Ettersendes til styrets medlemmer. - Referat fra møte i Saksforberedende organ 14.03.13 og 22.03.13. Vedlagt. - Oppfølgingsmatrise styresaker. Vedlagt - Rapport fra Rekrutteringsutvalget for rektorvalget. Vedlagt Velkommen til møtet! Steinar Stjernø(s) Styreleder Nils Dugstad Høgskoledirektør, HiVe Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør, HiBu Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

MØTEBOK 1 MØTEBOK Fellesstyret 14-03 - 13 Møtedato: Torsdag 14. mars.2013 Dokumentdato: 01.04.13 Saksbehandler: Direktørene og seniorrådgiver Fred E. Nilsson Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 MØTE I FELLESSTYRET 14.03.2013 Sted:, Kongsberg. Dato: Torsdag 14. mars Tid: Kl. 10.00 13.45 Til stede: Steinar Stjernø (møteleder), Petter Aasen, Kristin Ørmen Johnsen, Maria Karine Aasen Svensrud, Carsten Tobiassen, Anne Wenche Lindboe, Helen Bjørnøy, Hans Sverre Sjøvold, Sverre Gotaas, Solveig Østrem, Bjørn Ove Grønseth, Marit G. Engeset, Jan Mehlum, Hanne Kristin Solberg, Kari Egelandsdal, Santhos Rathakrishnarajah, Kathrine Stjelja Forfall: Maria Borgersen Rektor Kristin Ørmen Johnsen orienterte om HiBu, studiested Kongsberg. Dekan Arvid Siqveland orienterte om ingeniørutdanningen på Kongsberg. Instituttleder Bente Monica Aakre orienterte om optometriutdanningen på Kongsberg. HiBu er den eneste utdanningsinstitusjonen i Norge som gir utdanning innen optometri. Administrasjonsdirektør Kai Mjøsund orienterte om campusutvikling på Kongsberg, Kunnskaps- og Kulturpark som ledd i byutviklingen på Kongsberg. SAK 14/13: GODKJENNING AV MØTEINNKALLINGEN Innkalling og saksliste godkjent Styreleder foreslo følgende prosedyre i 5 punkter for godkjenning av møtebok: 1. Styrets sekretær sender forslag til møtebok til styreleder, som sjekker referatet mot sine notater. 2. Sekretæren sendes så raskt som mulig etter styremøtet møteboka ut til styrets medlemmer og ber om kommentarer innen en uke. 3. De som har kommentarer sender det og med fortrinnsvis forslag til alternative formuleringer til sekretæren (og ikke til hele styret). Sekretæren setter opp en samlet oversikt over kommentarene og går gjennom dem sammen med styreleder. 4. Justert møtebok med oversikten over merknadene sendes styremedlemmene. Der det er uenighet, kommenteres dette. Styremedlemmer som vil støtte alternative formuleringer, melder fra om dette innen en uke. 5. Etter dette er møteboka godkjent med det som flertallet i styret ønsker. Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

MØTEBOK 2 Styret vedtok enstemmig de 5 punktene. Enkelte styremedlemmer ønsket å diskutere forhold ved utsendt møtebok. Styret avviste dette mot 4 stemmer SAK 15/13: GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE I FELLESSTYRET 4. FEBRUAR 2013 Forslag til møtebok fra Fellesstyrets møte 4. februar 2013 godkjent, mot 4 stemmer. SAK 16/13: REKTORVALG HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Vedtak: 1. Frist for å fremme kandidater til rektorvalget 2013 settes til 7. april 2. Rektorvalg 2013 fastsettes til 13. og 14. mai (enstemmig vedtatt) SAK 17/13: PROSESS FOR TILSETTING OG KVALIFIKASJONSKRITERIER FOR PROREKTOR(ER) Vedtak 1. og Vestfold har delt ledelse på institusjonsnivå, rektor/rektorat og høgskoledirektør. 2. og Vestfold har to tilsatte prorektorer i 100 % stilling for henholdsvis utdanning og forskning, utviklingsarbeid og innovasjon (FoUI). Stillingene er åremålsstillinger på 4 år. 3. Styret vedtar mandatene som er foreslått for stillingene. 4. Prorektorene utgjør sammen med rektor høgskolens rektorat. 5. Prorektorene opptrer etter fullmakt fra rektor og på rektors vegne på sine saksfelt. 6. Prorektorene har ikke ansvar for iverksetting av vedtak som fattes av institusjonens styringsorganer. Dette ansvaret legges til høgskoledirektøren. Prorektorene har imidlertid et oppfølgingsansvar som del av den generelle tilsynsplikten som loven pålegger styret ( 9-2, pkt. 3), og som videre er pålagt rektor på styrets vegne ( 10-1, pkt a). Dette gjelder spesielt i saker hvor prorektorene har et særlig ansvar (jf mandatene for stillingene). 7. Høgskoledirektøren er ansvarlig for at høyskolens administrasjon yter de nødvendige tjenester til høgskolens faglige ledelse. Leder for studieavdelingen/studiedirektør og studieadministrasjonen utgjør i første rekke den administrative støttetjenesten for prorektor for utdanning. Leder for forskningsavdelingen/forskningsdirektør og forsknings administrasjonen utgjør i første rekke den administrative støttetjenesten for prorektor for forskning. Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

MØTEBOK 3 8. En av prorektorene utpekes av rektor som rektors stedfortreder som institusjonens daglige leder og styreleder. 9. Styret godkjenner de foreslåtte kvalifikasjonskriteriene som skal legges til grunn for tilsetting av prorektorene. 10. Styret godkjenner den foreslåtte prosessen for tilsetting av prorektorene 11. Når rektoratet er etablert, legger administrasjonen i samråd med påtroppende rektor, fram en vurdering om det skal opprettes en prorektorstilling for samfunnskontakt. (enstemmig vedtatt) Faglig ledelsesstruktur på institusjonsnivå og Vestfold har delt ledelse på institusjonsnivå, rektor/rektorat og høgskoledirektør. og Vestfold har to tilsatte prorektorer i 100 % stilling for henholdsvis utdanning og forskning, utviklingsarbeid og innovasjon (FoUI). Stillingene er åremålsstillinger på 4 år. Det er utarbeidet mandater for stillingene. Prorektorene utgjør sammen med rektor høgskolens rektorat. Prorektorene har ikke ansvar for iverksetting av vedtak som fattes av institusjonens styringsorganer. Dette ansvaret legges til høgskoledirektøren. Prorektorene har imidlertid et oppfølgingsansvar som del av den generelle tilsynsplikten som loven pålegger styret ( 9-2, pkt. 3), og som videre er pålagt rektor på styrets vegne ( 10-1, pkt. a). Dette gjelder spesielt i saker hvor prorektorene har et særlig ansvar (jf mandatene for stillingene). Høgskoledirektøren er ansvarlig for at høgskolens administrasjon yter de nødvendige tjenester til høgskolens faglige ledelse. Leder for studieavdelingen/studiedirektør og studieadministrasjonen utgjør i første rekke den administrative støttetjenesten for prorektor for utdanning. Leder for forskningsavdelingen/forskningsdirektør og forskningsadministrasjonen utgjør i første rekke den administrative støttetjenesten for prorektor for forskning og utviklingsarbeid. En av prorektorene utpekes av rektor som rektors stedfortreder som institusjonens daglige leder og styreleder (enstemmig vedtatt) Mandat for prorektor for forskning, utviklingsarbeid og innovasjon (FoUI) 1. Prorektor for forskning, utviklingsarbeid og innovasjon (FoUI) har ansvar og oppgaver på vegne av rektor, og forholder seg til rektor når det gjelder egen medarbeidersamtale og andre forhold som gjelder arbeidssituasjonen. 2. Prorektor er leder av det sentrale forskningsutvalget og forbereder i samarbeid med forskningsadministrasjonen sakene som legges fram for utvalget. 3. Prorektor kan, på vegne av rektor, delta i alle møter i institusjonens råd og utvalg. 4. Prorektor kan av rektor utpekes som stedfortreder. 5. Prorektor skal være pådriver for utvikling innenfor FoUI og forskningsbasert nyskaping i henhold til strategier og institusjonsvedtak. 6. Prorektor skal ivareta institusjonens dialog med relevante eksterne aktører innen sitt ansvarsområde. 7. Prorektor skal, i dialog med dekanene, bidra til at vedtak vedrørende FoUI-virksomheten blir fulgt opp. 8. Prorektor kan ta initiativ til å fremme saker overfor styret og institusjonens råd og utvalg. Sakene saksbehandles og fremmes på ordinær måte. 9. Prorektor kan ta initiativ til utvikling av FoUI-prosjekter; internasjonalt, nasjonalt og regionalt. 10. Prorektor skal ha samarbeid og dialog med studentorganisasjonen. 11. Prorektor skal være kjent med og følge opp fakultetenes FoUI-organisering og arbeid. 12. Prorektor skal være kjent med og følge opp de administrative tjenestene som er knyttet til FoUIvirksomheten. Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

MØTEBOK 4 (enstemmig vedtatt) Mandat for prorektor for utdanning Prorektor for utdanning har ansvar og oppgaver på vegne av rektor og forholder seg til rektor når det gjelder egen medarbeidersamtale og andre forhold som gjelder arbeidssituasjonen. 1. Prorektor er leder av det sentrale studieutvalget og forbereder i samarbeid med studieadministrasjoner sakene som legges fram for utvalget. 2. Prorektor kan, på vegne av rektor, delta i alle møter i institusjonens råd og utvalg. 3. Prorektor kan av rektor utpekes som stedfortreder. 4. Prorektor skal være pådriver for utvikling innenfor utdanning og læringsmiljø i henhold til strategier og institusjonsvedtak. 5. Prorektor skal ivareta institusjonens dialog med relevante eksterne aktører innen sitt ansvarsområde. 6. Prorektor skal i samarbeid med fakultetene ha et hovedansvar for høgskolens etter- og videreutdanningsvirksomhet. 7. Prorektor skal, i dialog med dekanene, bidra til at vedtak vedrørende studiekvalitet og læringsmiljø blir fulgt opp. 8. Prorektor kan ta initiativ til å fremme saker overfor styret og institusjons råd og utvalg. Sakene saksbehandles og fremmes på ordinær måte. 9. Prorektor kan ta initiativ til utvikling av tverrfakultære studier og kan ta initiativ i saker vedrørende internasjonal studentutveksling og studieutvikling. 10. Prorektor skal ha samarbeid og dialog med studentorganisasjonen. 11. Prorektor skal være kjent med og følge opp fakultetenes studieplanarbeid og studiegjennomføring 12. Prorektor skal være medlem av Læringsmiljøutvalget. 13. Prorektor skal være kjent med og følge opp de administrative tjenestene/prosedyrene som er knyttet til utdanning, studiekvalitet og læringsmiljø. (enstemmig vedtatt) Kvalifikasjonskriterier for prorektor FoUI Kandidaten har relevant ledererfaring og vellykket strategisk ledelse av kunnskapsinstitusjoner har førstehånds erfaring fra høyskolens kjerneområder må ha høy vitenskapelig kompetanse (minimum doktorgrad eller tilsvarende kompetanse) innenfor et av høgskolens fagområder har innovasjonskompetanse og erfaring med regional samarbeid, samt et nasjonalt og internasjonal forskningsnettverk har god organisasjonsforståelse og evne til å bidra til å utvikle administrative tjenester tilpasset kjernevirksomheten har god evne til å kommuniseres og har evne til å skape tillit og nettverk internt, nasjonalt og internasjonalt har en motiverende og inkluderende lederstil preget av samarbeid, medvirkning og dialog er resultatorientert og beslutningsdyktig (enstemmig vedtatt) Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

MØTEBOK 5 Kvalifikasjonskriterier for prorektor utdanning Kandidaten har undervisningserfaring og erfaring fra strategisk ledelse av kunnskapsorganisasjoner har førstehånds faglig utviklingserfaring fra høgskolens kjerneområder, samt erfaring med strategisk utviklingsarbeid i et institusjonsperspektiv har kompetanse på førstestillingsnivå innen et av høyskolens fagområder har god organisasjonsforståelse og evne til å bidra til å utvikle administrative tjenester tilpasset kjernevirksomheten har god evne til å kommuniseres og har evne til å skape tillit og nettverk internt, nasjonalt og internasjonalt har en motiverende og inkluderende lederstil preget av samarbeid, medvirkning og dialog er resultatorientert og beslutningsdyktig (enstemmig vedtatt) SAK 18/13: PROSESS FOR TILSETTING OG KVALIFIKASJONSKRITERIER FOR ADMINISRTERENDE DIREKTØR/HØGSKOLEDIREKTØR VED HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD (HiBV) Vedtak: 1. Styret godkjenner den foreslåtte prosessen for tilsetting og kvalifikasjonskriterier for administrerende direktør/høgskoledirektør ved og Vestfold. 2. Styret godkjenner vedlagt instruks for stillingen som høgskoledirektør ved Høgskolen i Buskerud og Vestfold. 3. Styret godkjenner at stillingen administrerende direktør/høgskoledirektør er en åremålsstilling på 4 år. 4. Stillingen lyses internt, dersom det ikke er kvalifiserte søkere lyses den ut eksternt. (enstemmig vedtatt) Kvalifikasjonskriterier for administrerende direktør/høgskoledirektørstillingen ved HiBV. Kandidaten har erfaring fra ledelse av akademiske institusjoner og kan vise til vellykket ledelse av kunnskapsorganisasjoner har førstehånds erfaring fra høgskolens kjerneområder har innsikt i de spesielle utfordringene som er knyttet til endring og integrasjon av ulike institusjoner og i å utvikle en flere-campusinstitusjon har relevant høyere utdanning på masternivå/hovedfagsnivå er løsnings- og utviklingsorientert, strukturert, tydelig og har beslutnings- og gjennomføringsevne har god organisasjonsforståelse og evne til å utvikle administrative tjenester tilpasset kjernevirksomheten, samt ha kompetanse til å kunne lede og implementere endringer og omstillinger må kunne kommunisere og ha evne til å skape tillit og bygge gode relasjoner internt og eksternt Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

har en motiverende og inkluderende lederstil preget av samarbeid, medvirkning og dialog er resultatorientert og beslutningsdyktig (enstemmig vedtatt) MØTEBOK 6 Instruks for høgskoledirektøren ved og Vestfold. (enstemmig vedtatt) SAK 19/13: PROSESS FOR TILSETTING OG KVALIFIKASJONSKRITERIER FOR DEKAN, PRODEKAN OG INSTITUTTLEDER VED HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD (HiBV) Vedtak: 1. Styret godkjenner den foreslåtte prosessen for tilsetting av dekan, prodekan og instituttledere ved Høgskolen i Buskerud og Vestfold. 2. En samlet plan for ledelsesstruktur og oversikt over økonomiske kostnader og inndekning legges frem for Fellesstyret. 3. Styret vedtar stillingsbeskrivelse og kvalifikasjonskriterier for dekanatet og instituttledere, samt prosedyre for tilsettinger (enstemmig vedtatt) Kvalifikasjonskriterier for dekan, prodeken og instituttledere ved HiBV Kandidaten må ha høy vitenskapelig kompetanse, fortrinnsvis på førstestillingsnivå og innenfor ett av fakultetets fagområder som kandidaten skal lede bør ha relevant ledererfaring iht. stillingens ansvars- og arbeidsoppgaver bør ha undervisnings- og/eller forskningserfaring fra ett av fakultetets fagområder, samt kunnskap og erfaring fra universitets- og høgskolesektoren må være løsnings- og utviklingsorientert, strukturert og tydelig og i tillegg ha faglig tyngde og beslutnings- og gjennomføringsevne. bør ha erfaring med regionalt samarbeid og innovasjon og være del av et forskningsnettverk bør ha evne til å se helhet og kunne legge til rette for og lede fagstrategisk prosesser må kunne kommunisere og ha evne til å skape tillit og bygge gode relasjoner internt og eksternt må ha evne til å motivere og ha en inkluderende lederstil preget av samarbeid, medvirkning og dialog (enstemmig vedtatt) Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

MØTEBOK 7 SAK 20/13: PROSESS FOR TILSETTING AV ADMINISTRATIVE LEDERE VED HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD (HiBV) Vedtak: 1. Styret godkjenner den foreslåtte prosessen for tilsetting i administrative lederstillinger ved og Vestfold. (enstemmig vedtatt) Det ble reist spørsmål om habilitet. Styreleder har tatt saken opp med administrasjonen og bedt om at det konstitueres en ekstern person til å lage styreinnstillinger der det er tvil om habilitet. SAK 21/13: VISJON OG MÅL FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD (HiBV) Vedtak: 1. Fellesstyret godkjenner visjon og mål for og Vestfold slik det fremkommer i saken, og med de endringer som fremkom etter styrets behandling. (enstemmig vedtatt) Visjon og mål for og Vestfold: VISJON 2020 og Vestfold (HiBV) skal utvikles til et profesjons-, samfunns- og arbeidslivsrettet universitet, og være den foretrukne kompetanse-, forskning-, utviklings- og innovasjonspartner for regionalt samfunns- og næringsliv med nasjonal anerkjennelse og internasjonal orientering. HOVEDMÅL 2020 For å realisere visjonen skal høyskolen: Bli akkreditert som et profesjons-, arbeidslivs- og samfunnsrettet universitet med virksomhet på internasjonalt nivå innen sine kjerneområder, innen 2020. Tilby fremtidens studenter et mangfold av bachelorutdanninger og attraktive masterstudier, som fører ferm til minst ett forskerprogram (ph.d.) innen hver av de fire hovedprofilene (fakultetene) Skal sikre et aktivt studentmiljø i tett samarbeid med campusutvikling og i tilknytning til vertskommunene Tilby en stimulerende arbeidsplass som rekrutterer og beholder dyktige medarbeidere Øke utdanningskapasiteten i regionen med 1500 2000 nye studenter Ha en tydelig regional og internasjonalt anerkjent forankring av forskning, utvikling og innovasjon. Etablere regional forskningsfinansiering og/eller forskningsfond for HiBV sammen med fylkeskommuner, kommuner og regionalt nærings- og arbeidsliv. Sikre Norge attraktiv arbeidskraft og styrket verdiskaping. Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

MØTEBOK 8 STRATEGISKE MÅLOMRÅDER (2014-2020) I. DELMÅL UTDANNING Høgskolen skal: Utvikle anerkjente læringsmiljøer med nærhet til og god oppfølging av studentene. Gi utdanning som skaper myndige samfunnsborgere og yrkesutøvere med faglig entusiasme, læringslyst og etisk bevissthet. Bidra til videreutvikling av regionalt samfunns-, nærings- og arbeidsliv gjennom tilbud av attraktive etter- og videreutdanningstilbud. Samarbeide med nasjonale og internasjonale institusjoner for å fremme kvalitet i studietilbudet og gjøre utdanningene attraktive. Legge til rette for at alle studieprogrammer er knyttet til internasjonalisering og utvekslingsprogram. II. DELMÅL FORSKNING, UTVIKLING OG INNOVASJON (FoUI) Høgskolen skal: Utvikle anvendt FoUI av høy kvalitet basert på samarbeid mellom vitenskapelig ansatte, studenter og relevante eksterne aktører. Styrke FoUI- aktiviteten innen hver av de fire hovedprofilene for å oppnå høyere faglig kvalitet, nettverksbygging og eksternt finansierte prosjekter. Ha en tydelig ambisjon om å være en attraktiv samarbeidspartner nasjonalt og internasjonalt innen utvalgte forsknings- og innovasjonsområder. Øke deltakelsen i internasjonale forskningsprosjekter og nettverk. Fremme kvalitet og kvantitet på publikasjoner og patenter, samt tilrettelegge for kommersialiseringer av innovative ideer. III. DELMÅL FORMIDLING OG SAMFUNNSKONTAKT Høgskolen skal: Styrke, synliggjøre og mobilisere til utdanningsprogrammer og FoUI som er viktig for samfunnets verdiskaping og velferdsutvikling. Være regionens førstevalg som leverandør av forskningsbasert kunnskap. Stimulere og bidra i samfunnsdebatten med formidling av kunnskap, innovasjon og kritiske perspektiver. I samarbeid med arbeidslivet utvikle og tilby framtidsrettede etter- og videreutdanningstilbud og FoUI-prosjekter IV. DELMÅL ORGANISASJON OG ADMINISTRATIV VIRKSOMHET Høgskolen skal: Utvikle en fleksibel organisasjon der fag og administrasjon arbeider sammen for å ivareta det samlede samfunnsoppdraget. Tilrettelegge for sikker administrativ og serviceorientert drift for å utnytte samfunnets ressurser effektivt og for at alle brukere skal tilbys kvalitativt gode administrative tjenester. Føre en personalpolitikk som medvirker til et høyt kompetansenivå og et godt arbeidsmiljø for studenter og ansatte. Videreutvikle og sikre moderne og attraktiv infrastruktur på alle fire campus. Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

MØTEBOK 9 Sak 22: Betingelser for ny rektor ved HiBV Vedtak: Betingelser for rektor ved HiBV baseres på følgende prinsipielle føringer: Internt valgt rektor 1. Rektor har rett til 1 års tid til forskning og faglig oppdatering for hver valgperiode etter fullført funksjonstid. Styret kan etter søknad utvide tid til forskning og faglig oppdatering for fullføring av konkrete opplegg eller prosjekter. Tidsrammen avkortes i forhold til stillingsprosent og varighet i vervet. 2. Det innvilges permisjon fra fast stilling ved høgskolen for funksjonsperioden som rektor. 3. Ved gjeninntredelse i fast opprinnelig stilling etter full funksjonsperiode som rektor, skal tidligere rektor sikres minst tilsvarende avlønning som den høyest avlønnede innenfor tilsvarende stillingskategori. Lønn vurderes uansett på nytt ved gjeninntredelse i fast stilling. 4. Rektor i 100 % valgt verv har rett til driftsmidler til reiser, forskning og faglig oppdatering for hver fulle funksjonsperiode som følger med minimum: Kr 40.000 for første funksjonsperiode (indeksregulert) Kr 25.000 for evt. neste funksjonsperiode (indeksregulert) Kronesum, men avkortes i forhold til stillingsprosent og varighet i vervet. Bruk av midlene rapporteres på vanlig måte. Eksternt valgt rektor: 1. Eksternt valgt rektor tilsettes i standard åremålskontrakt for staten for valgt periode. 2. Lønn for eksternt valgt rektor fastsettes etter avtale innenfor stillingskode 1004 Rektor, i statens regulativ, men skal være minst 105% av høgskoledirektørens lønn ved HiBV inntil høyeste avlønning innenfor stillingskoden i.h.t. gjeldende Hovedtariffavtale 3. I forbindelse med ansettelsen kan én av følgende ordninger etter avsluttet åremål fremforhandles for ekstern rektor: a. Etterlønnsavtale Denne gis i henhold til statens retningslinjer. Avtalen sikrer den åremålstilsatte inntil 2 år etter avsluttet funksjonstid med 80% lønn dersom vedkommende ikke får annet relevant arbeid i denne perioden. b. Faglig oppdatering Det gis tilbud om en periode til forskning og faglig oppdatering med 100% lønn etter utløp av den 4-årige åremålsavtalen. Denne trer i kraft dersom vedkommende ikke går direkte tilbake til tidligere eller annen stilling. Vedkommende kan stå til disposisjon for HiBV i perioden etter avtale. I det øyeblikk vedkommende går over i annen stilling, bortfaller ordningen. c. Overgang til fagstilling Dersom man har mindre enn 10 år igjen til pensjonsalder (67 år) ved åremålets slutt, gis adgang til fagstilling ved HiBV. Forutsetning vil være at man ikke har jobb å falle tilbake på, og innehar nødvendig kvalifikasjoner for stillingen. Det kan også være aktuelt å tilby fast stilling hvis vedkommende kan dekke høyskolens behov for arbeidskraft. I slikt tilfelle gjelder samme vilkår som for internt valgt rektor. 4. Fastsetting av individuelle lønns- og arbeidsvilkår for eksternt valgt rektor gjennomføres av et forhandlingsutvalg nedsatt av styret. Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

MØTEBOK 1 0 Vedtaket gjøres gjeldende for valgt verv som rektor i funksjonsperioden fra 01.01.2014. (enstemmig vedtatt) SAK 23/13: SØKNAD TIL NOKUT OM AKKREDITERING AV MASTERPROGRAM I ANESTESI- OG INTENSIVSYKEPLEIE Vedtak: 1. Utkast til søknad og sentrale problemstillinger legges fram for fellesstyret i juni 2013. 2. Søknad om akkreditering av masterstudium i anestesi og intensiv sendes NOKUT innen 1. september 2013. (enstemmig vedtatt) SAK 24/13: ORIENTERING OM STATUS I ARBEIDER MED NY STUDENTDATABASE FS Styret tok saken til orientering SAK 25/13 ORIENTERING OM PLAN FOR ETABLERING AV UTDANNINGER INNEN ØKONOMI OG LEDELSE I DRAMMEN. Dekan ved Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap HiBu, Hans Anton Stubberud, orientert om saken. Styret tok saken til orientering SAK 26/13 ORIENTERING OM HIBUS PLANER OM Å FLYTTE STUDIESTEDET PÅ KONGSBERG TIL SENTRUM AV BYEN KONGSBERG KUNNSKAP- og KULTURPARK VESTSIDEN Styret tok saken til orientering SAK 27/11 MELDINGER; Brev, møtebøker/referater, status i saker etc Referat fra møte i SO 04.02.13 Referat fra møte i SO 26.02.13 Administrasjonen informerte om at det vil foreligge en regnskapsoversikt for 2012 som også vil gi oversikt over styrets økonomiske handlingsrom. Styret ber om å få en sak på dette. Referent: Fred E. Nilsson Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

STYRESAK 1 STYRESAK - Fellesstyret Møtedato: 22.04.13 Dokumentdato: 16.04.13 Saksbehandler: Johnny Thorsen Saksnummer: 2012/1740 (HiBu) 2012/996 (HiVe) SAK 30/13: ORGANISERING AV HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD FAGLIG OG ADMINISTRATIV Forslag til vedtak 1. Styret vedtar faglig og administrativ organisering for den nye høgskolen gjeldende fra fusjonstidspunktet. Styret legger til grunn at implementeringsprosessen etter 1.1.2014 vil avdekke behov for forbedring og optimalisering av organisatoriske rammebetingelser og tjenester overfor studenter, medarbeidere og ledere. Forslag til presiseringer, justeringer og endringer i den faglige og administrative organisasjonsmodellen fremmes som egne saker for den nye høgskolens styre. Styret har merket seg at administrasjonen som grunnlag for dette saksdokumentet, har mottatt fakultetsvise innspill som gir et godt grunnlag for videre faglig og organisatorisk utviklingsarbeid. 2. Styret vedtar en organisasjon med følgende fire fakultet og institutter o Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap Institutt for realfagsdidaktikk Institutt for praktisk-estetiske fag Institutt for humaniora og samfunnsfagsdidaktikk Institutt for språkfag Institutt for pedagogikk Institutt for utdanningsvitenskap og skolefag Institutt for menneskeretter, etikk og mangfold o Fakultet for helsevitenskap Institutt for optometri og synsvitenskap Institutt for radiografi og helseteknologi Institutt for sykepleievitenskap - Drammen Institutt for sykepleievitenskap - Vestfold Institutt for helsefremmende arbeid o Fakultet for teknologi og maritime fag Institutt for realfag Kongsberg institutt for ingeniørfag Norwegian Institute of Systems Engineering Institutt for maritime fag Institutt for maritim teknologi, drift og innovasjon Institutt for mikro- og nanosystemteknologi Institutt for ingeniørutdanning i Vestfold Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

STYRESAK 2 o Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap. Navnet skal endres til Handelshøyskolen (School of Business) etter at ph.d-programmet i Marketing Management er akkreditert og opprettet. Institutt for strategi og økonomi Institutt for industriell økonomi Institutt for kommunikasjon og organisasjon Institutt for økonomi og ledelse Institutt for historie, sosiologi og innovasjon 3. Styret vedtar den overordnede organisasjonsmodell som beskrevet og oppretter følgende administrative lederstillinger på nivå to o Studiedirektør o Forskningsdirektør o Økonomidirektør o HR direktør o Campusdirektør 4. Styret godkjenner de foreslåtte kvalifikasjonskriteriene som skal legges til grunn for tilsetting av funksjonsdirektørene, slik det fremgår av saksdokumentet. 5. Styret vedtar ansvarsområdene til de foreslåtte funksjonsdirektørene, slik de fremgår av saksdokumentet. 6. Styret gir fullmakt til høgskoledirektøren å foreta mindre justeringer, inkludert etablere lederstillinger på nivå tre innenfor eksisterende samlede ressurs og stillingsrammer. Styret ber om en statusrapport om samlede kostnader til faglig ledelse og administrasjon pr 1.9. og 1.11.2013. 7. Dekaner skal med utgangspunkt i Plattformdokumentet utforme organiseringen innen sine ansvarsområder, inkludert fastsettelse av stillingsandeler og forslag om ledelsesstruktur utover dekan, prodekan og instituttledere. Dette gjelder også for fakultetsstaben. Et slikt forslag bør utarbeides når ny dekan er tilsatt og i dialog med ny rektor og høgskoledirektør. Saksopplysninger Denne saken bearbeider innspill fra faglige og administrative arbeidsgrupper og fremmer et forslag til ny organisasjon gjennom et organisasjonskart med overordnet organisasjonsstruktur med funksjonsbeskrivelser som danner grunnlag for innplassering av ansatte og etablering av administrative lederstillinger. Dokumentet legger opp til beslutninger som skal gjelde på fusjonstidspunktet. Den videre organisasjonsutviklingen og implementeringsprosessen som vil foregå etter fusjonen med tanke på optimalisering og forbedring av tjenester overfor studenter, ansatte og ledere vil gjennomføres i linjen under ledelse av de faglige og administrative lederne, og fremmes som egne styresaker for den nye fusjonerte høgskolens styre. De fakultetsvise arbeidsgruppene har alle utarbeidet omfattende dokumentasjon som vil være gode grunnlag for videre faglig og organisatorisk utviklingsarbeid. Plattformdokumentet foreslår fem fakulteter da man på det tidspunkt valgte å opprettholde de eksisterende strukturer innenfor de to institusjonenes økonomi og samfunnsfagmiljøer. Det har imidlertid foregått fruktbare dialoger mellom disse miljøene i 2013 og de har konkludert med at man også vil fusjonere disse to fakultetene. I det følgende legges det derfor frem en faglig organisering med fire fakulteter med tilhørende institutter. Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

STYRESAK 3 Overordnet milepælsplan fastsetter tidspunkt for å fremme denne saken. Premisser I arbeidsgruppene har man drøftet nåværende og fremtidige instituttstrukturer med muligheter for fremtidige endringer. For tre av fakultetene vil eventuelle organisasjonsmessige endringer i instituttstrukturen bli fremmet for styret for den fusjonerte høgskolen for beslutninger etter 01.01.14. For fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap er det enighet om at instituttstrukturen endres fra 01.01.14. Plattformdokumentet presiserer at fagpersonalet skal organiseres i campusforankrede institutter. Plattformdokumentet foreslår at Fellesstyret skal ta stilling til den overordnede organisasjonsstruktur og opprettelse av administrative lederstillinger. Plattformdokumentet foreslår følgende stillinger fagdirektør/seksjonssjef for følgende funksjonsområder o Studie o Forskning o Økonomi o Personal/HR o Kommunikasjon o Drift Plattformdokumentet beskriver en ny organisasjon med gjennomgående fagadministrativ linjeføring med en videre utvikling av administrative fellestjenester og med tydelig administrativ tilstedeværelse på alle campuser med dedikert støtte til fakultetene. Plattformdokumentet spesifiserer målsettingen for den fusjonerte høgskolen slik: o gi forbedret strategisk handlekraft for å sikre bærekraftig nærings- og velferdsutvikling i de to regionene og møte regionale forventninger om kvalitet og relevans i utdanningene, o sikre en felles satsing for å kunne møte behov for økt utdanningskapasitet i institusjonens regioner og uteksaminere kandidater i et stadig økende arbeidsmarked i de to regionene ved Oslofjorden, o bidra til styrket kvalitet i utdanningene, o gi muligheter for å utvikle mer robuste og sterke fagmiljøer, o styrke FoU-virksomheten både kvantitativt og kvalitativt, o styrke mulighetene for ekstern forskningsfinansiering, o styrke mulighetene for å tiltrekke seg høyt kvalifisert arbeidskraft og motiverte o studenter som samvirker til gode arbeidsmiljøer, samt styrke interne støttefunksjoner, o styrke faglige nasjonale og internasjonalt profilerte miljøer der institusjonen har spesiell kompetanse. Dette kan være forskningsmiljøer tilknyttet ph.d.-utdanninger eller sentre som besitter spesiell kompetanse og har stort internasjonalt nettverk. Organisatorisk betyr det at man i den faglige organiseringen legger følgende prinsipper til grunn i arbeidet med organiseringsforslagene, med ønske om å fremme en Modell som normalt ikke åpner for parallelle fagmiljø Modell som skal etablere robuste fagmiljø med o Kritisk masse o Kompetanseprofil Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

STYRESAK 4 o Forsknings- og utviklingsorientering o Internasjonalisering Modell som skal definere klare ansvarsforhold i forvaltningen av utdanningsprogrammene Modell som skal ivareta fagutvikling på fagenes premisser (disiplinprinsippet). Modell som skal fremme tverrfaglig forskning og utdanning Modell som skal fremme forskningsbasert utdanning De langsiktige målene for utviklingen av den fusjonerte høgskolen vil være å profilere HiBV som enhetlig organisasjon å etablere entydige ansvars og myndighetsstrukturer på alle ledd i organisasjonen å styrke forskningsbasert undervisning å styrke profesjonsutdanningene å stimulere FoUI å sikre større tverrfaglighet og økt samarbeid/samhandling på tvers av avdelingsstruktur og på tvers av fag. å sikre forutsigbarhet og langsiktighet i satsingsområder samtidig som man opprettholder nødvendig grad av fleksibilitet og tilpasningsevne som en høgskole i samhandling med sine omgivelser trenger å være. å øke fleksibilitet, kapasitet og kontinuitet i all administrativ støtte til avdelingene å profesjonalisere administrative funksjoner til både lederstøtte, beslutningsstøtte og forvaltningsoppgavene Ressursrammer Den nye organisasjonsmodellen skal etablere en faglig og administrativ organisering innenfor de samlede ressursrammer man nå disponerer. Todelt ledelse prorektorer uten linjeføring Fellesstyrets vedtak i sak 17/13 Prosess for tilsetting og kvalifikasjonskriterier for prorektorstillinger betyr to prorektorer uten linjeføring. Vedtaket i saken lyder: 4. Prorektorene utgjør sammen med rektor høgskolens rektorat. 6. Prorektorene har ikke ansvar for iverksetting av vedtak som fattes av institusjonens styringsorganer. Dette ansvaret legges til høgskoledirektøren. Prorektorene har imidlertid et oppfølgingsansvar som del av den generelle tilsynsplikten som loven pålegger styret ( 9-2, pkt. 3), og som videre er pålagt rektor på styrets vegne ( 10-1, pkt a). Dette gjelder spesielt i saker hvor prorektorene har et særlig ansvar (jf mandatene for stillingene). 7. Høgskoledirektøren er ansvarlig for at høgskolens administrasjon yter de nødvendige tjenester til høgskolens faglige ledelse. Leder for studieavdelingen/studiedirektør og studieadministrasjonen utgjør i første rekke den administrative støttetjenesten for prorektor for utdanning. Leder for forskningsavdelingen/forskningsdirektør og forsknings administrasjonen utgjør i første rekke den administrative støttetjenesten for prorektor for forskning. Dette vedtaket får som konsekvens at det etableres to strategiske nivå (rektorat/avdelingsledelse) på områdene studieadministrasjon og forskningsadministrasjon, ved å etablere seksjonssjefer/direktører i tillegg til prorektorer, som alternativ til en modell med enhetlig ledelse på de samme områder under de to prorektorene. Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

STYRESAK 5 Etableringsprosjektet for den nye høgskolen er organisert i to hovedprosjekter ledet av rektorene og direktørenesom vist i skisse, og arbeidet er todelt gjennom - en faglig organisering og etablering, samt - en administrativ organisering og etablering Innenfor begge disse felt er det et kortsiktig perspektiv knyttet til en sikker etableringen av en ny institusjon pr 1.1.14 Sikker drift, og en mer langsiktig organisasjonsutvikling som starter så snart de nye lederne er på plass og kan utvikle sine enheter. Styringsgruppe Prosjekt Faglig organisering og etablering er i dette dokumentet forkortet til SGFE. Faglig organisering etablering av fakulteter og institutter De organisasjonskart som er tegnet inn i saksdokumentet inkluderer institutter og overordnet struktur med dekan og prodekan som dekanens stedfortreder. Dette er i tråd med det arbeidsgruppene har foreslått, men uten å gjengi foreslåtte stillingsstørrelser. Når det gjelder fakultetsvis administrativ støtte gjengir skissene en generell fremstilling av en «fakultetsstab» i linje til dekan og med et innhold som gjenspeiler direktørenes forslag til løsning på generell institusjonell basis. De endelige løsningene for det enkelte fakultet kan variere, og det foreslås å gi dekan fullmakt til å dimensjonere og organisere sitt fakultet i dialog med ny rektor og direktør. Der arbeidsgruppene har forslag som avviker fra dette er de forslagene gjengitt tekstlig under det aktuelle fakultet. Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

STYRESAK 6 Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap Det er enighet om å etablere ett felles fakultet med sete for dekanen i Hønefoss og med en prodekan i Vestfold. Fakultetet foreslår fem institutter, to i Vestfold og tre i Buskerud. I Plattformdokumentet er det foreslått at den nye høyskolen skal ha to fakulteter innen økonomi og samfunnsvitenskap, henholdsvis et i Buskerud og et i Vestfold. I tiden som har gått og i forbindelse med prosjektet «Etablering av faglig og administrativ organisering for HiBV» har de to dekanene jobbet mye og godt sammen. Etter et første felles møte om sammenslåing av de to fakultetene ble det opprettet en styringsgruppe for arbeidet med å etablere en faglig organisering av fakultetet og i tillegg fem arbeidsgrupper. Det har i alle gruppene vært bred deltakelse fra ledere, ansatte, tillitsvalgte og studenter. Forslaget til organisering av nytt felles fakultet for dagens to fakulteter innen økonomi og samfunnsvitenskap har også vært ute på høring i de to fakultetene. Styringsgruppen for faglig etablering av dagens to fakulteter for økonomi og samfunnsvitenskap i Buskerud og Vestfold foreslår å slå sammen de to fakultetene til ett fakultet. Dekanatet skal ha hovedsete på Hønefoss og det opprettes en prodekanstilling med hovedsete Vestfold. Prodekan skal være dekans stedfortreder, rapportere til dekan og inngå i dekanens ledergruppe. Prodekan har ansvar for å følge opp konkrete fakultetsovergripende oppgaver knyttet til utdanning, forskning og innovasjon og ekstern samhandling ved fakultetet på delegasjon fra dekan. Prodekan tilsettes av styret. Det foreslås videre at fakultetet får fem institutter hvilket betyr at de instituttene som er i Vestfold i dag videreføres, mens antall institutter i Buskerud reduseres til tre. Styringsgruppen kom ikke til enighet om fakultetets navn. Navneforslaget fra Buskerud er Handelshøyskolen (School of Business), mens det fra Vestfold er foreslått Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap (School of Business and Social Science). Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

STYRESAK 7 Direktørene støtter seg til plattformdokumentet som klargjør at benevnelsen «Handelshøyskole» først skal benyttes når fagmiljøet får akkreditert sitt ph.d. program og anbefaler dermed at navnet endres til Handelshøyskolen (School of Business) når kriteriene er oppfylt iht plattformdokumentet. Fakultet for helsevitenskap Arbeidsgruppen foreslår fem institutter, ett i Kongsberg, to i Drammen og to i Vestfold. Dekanen har sete i Drammen. Eventuelle prodekanstillinger fastsettes på et senere tidspunkt. Dekanene ved de to helsefakultetene har forberedt arbeidet for sammenslåing og organisering av et nytt fakultet gjennom et prosjekt der det er etablert fakultetsvise delprosjekter med styringsgruppe og tre arbeidsgrupper. Alle gruppene har hatt bred sammensetning med ledere, ansatte og studenter. Det har også vært gjennomført felles personalseminar for å sørge for en god prosess og forankring av arbeidet. Dekanene har på denne måten gjort et godt arbeid slik at det foreligger gode innspill til den videre behandlingen av organisering av en ny høyskole. Det betyr at dagens institutter skal gjelde på fusjonstidspunktet og bidra til en god organisatorisk ramme for videre implementering og utvikling av fakultetet. Av det vil det naturlig komme forslag til endringer som ytterligere utnytter det potensialet som ligger i et nytt fakultet. Arbeidsgruppa går inn for at det etableres en ordning med en prodekan som blant annet er dekanens stedfortreder. Prodekanen skal ikke delegeres personalansvar for instituttlederne. Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

STYRESAK 8 Arbeidsgruppa går også inn for at de to instituttene for sykepleievitenskap slås sammen til ett campusovergripende Institutt for sykepleievitenskap fra 1.8.2014. På samme tidspunkt etableres et nytt institutt for tverrfaglig helsearbeid (benevnelsen er foreløpig). I god tid før etableringen av ett institutt for sykepleievitenskap og et nytt institutt for tverrfaglig helsearbeid skal det utredes hvilke fagmiljøer/medarbeidere som skal overføres til det nye tverrfaglige instituttet, og hvilken portefølje av studieprogrammer (internt og eksternt finansiert) hvert av disse instituttene skal ha ansvar for. Videre må budsjett for det campusovergripende instituttet for sykepleievitenskap og det nye instituttet for tverrfaglig helsearbeid utredes og fastsettes. Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap organiseres med fem institutter i Vestfold og to institutter i Buskerud. Dekanens sete blir i Vestfold med en prodekan i Drammen På bakgrunn av Plattformdokumentet som forslår at de to fakultetene for lærerutdanning slås sammen til et nytt fakultet har dekanene etablert et prosjekt for å fremme forslag til organisering av nytt fakultet med en styringsgruppe og fire arbeidsgrupper. I arbeidsgruppene har både ledere, ansatte og studenter bidratt til at arbeidet er blitt forankret i fakultetene. De to fakultetene er svært ulike i størrelse både med hensyn til antall studenter, faglig ansatte og studieprogram. Styringsgruppen er klar over at det har vært ulike forventninger i fagmiljøene til at det skal gjøres endringer av instituttstrukturen i forbindelse med fusjonen. Endringer i instituttstrukturen skulle kunne medvirke til en ønsket synergieffekt av fusjonen og at man ved å beholde dagens organisering dekker over at det er ulike vilkår i de ulike instituttene. Plattformdokumentet synes også å legge eksisterende instituttstruktur til grunn på kort sikt. I den nåværende situasjon (2013) med høyt tempo i fusjonsprosessen med få muligheter til grundige drøftinger med dem organiseringen gjelder (instituttledere og fagansatte, studieledere/programkoordinatorer), og med mange presserende oppgaver i fusjon og drift, synes en videreføring av eksisterende organisering å være en pragmatisk løsning. Styringsgruppen anbefaler derfor at det ikke gjøres endringer i dagens instituttstruktur i og med at det også kan bli påkrevet med endringer ved overtakelse av barnehagelærerutdanninga fra Høgskolen i Telemark. Fakultet for utdanningsvitenskap og humaniora organiseres med sju institutter som betyr at dagens institutter videreføres fra fusjonstidspunktet. Fakultetet foreslår at det opprettes en stilling som prodekan som er dekanens stedfortreder og har sete i Drammen, Buskerud. HUT (Vestfold) ønsker å benytte betegnelse fakultetsdirektør uten at det skal innebære delt ledelse på fakultetet, da forslaget presiserer at fakultetsdirektøren rapporterer til dekan. Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

STYRESAK 9 Fakultetet blir stort og vil ha ulike og komplekse studieprogrammer som gjør det nødvendig med styrket fakultetsnær faglig/administrative støttefunksjoner. Dette er drøftet i fellesskap av dekanene på fakultetene og i styringsgruppa, der ulikhetene er belyst og vurdert. Ut i fra det har de kommet fram til en omforent løsning hvor man ønsker å videreføre den organisering fakultetet i Vestfold har pr i dag med en stor andel administrative støttefunksjoner knyttet til fakultetet. Denne ordningen bør også innføres for virksomheten i Buskerud. I Buskerud brukes i dag vesentlig mindre ressurser til ledelse og støttefunksjoner enn i Vestfold, noe som bør harmoniseres i så stor grad som mulig allerede på fusjonstidspunktet. Fakultet for teknologi og maritime fag Med utgangspunkt i plattformdokumentet har de to dekanene organisert arbeidet med faglig etablering for Fakultet for teknologi og maritime med en styringsgruppe og en arbeidsgruppe som har arbeidet i to prosessfaser. Det nye fakultetet etableres med hovedsete i Vestfold og med totalt syv institutter, hvorav fire institutter i Vestfold og tre institutter på Kongsberg. Dekanen har hovedsete i Vestfold og det skal være en prodekan i 100 % stilling på Kongsberg som er dekanens stedfortreder. I tillegg foreslås det å etablere en stilling for prodekan innen forskning i 50 % stilling som skal støtte hele fakultetet, men ha tilhold på Kongsberg, samt en prodekan innen utdanning i 50 % stilling som skal ha tilhold i Vestfold. Det er enighet om at prodekanene skal inneha en faglig/strategisk stilling. Prodekanenes oppgaver springer ut fra dekanens oppgaver (se dekanens oppgaver i plattformdokumentet) og avtales med dekanen ut fra en arbeidsfordeling og delegering fra dekanen. Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

STYRESAK 10 Arbeidsgruppen mener at det er viktig å sørge for god administrativ kapasitet og kompetanse på fakultetet. Det er i tillegg viktig å sørge for god service både til studenter og ansatte og samtidig ivareta en god utvikling av de administrative tjenestene knyttet til det enkelte fakultet og institutt. Det bør derfor være egen lederstøtte på begge campuser (Kongsberg/Buskerud og Vestfold). Arbeidsgruppen foreslår videre at fakultetsadministrasjonen bør støtte studier, forskning, oppdrag og kursvirksomhet (primærvirksomheten) for alle instituttene på fakultetet. Etter styringsgruppens vurdering vil det være ulike behov for fakultet og instituttene for anvendelse av høgskolens felles administrative tjenester som støttefunksjoner for primærvirksomheten og mener at fellestjenestene bør være en støttende, ikke kontrollerende, administrasjon. Fakultetsvis strategisk lederstøtte (stab) og administrative oppgaver/kapasitet Det er ulike syn mellom de forskjellige arbeidsgruppene på om linjeføring for enkelte administrative ressurser skal knyttes til dekan/fakultet eller funksjonsdirektør/administrasjon. Det er også forskjeller i dagens organisering mellom Vestfold og Buskerud særlig på det studieadministrative feltet, forskningsadministrasjon og administrativ støtte til ekstern virksomhet. Forslagene til løsning varierer mellom arbeidsgruppene særlig i beskrivelsen av studieveilederes og fakultetesrådgiveres arbeidsoppgaver. Direktørene sammenstiller forslag til omfang på lederstøtte til fakultetene ved å angi forslag til ressurser underlagt dekanens personalansvar, og lederstøtte dedikert til fakultetet fra de ulike Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

STYRESAK 11 fellestjenestene. Dette begrunnes ved at etablering av flere «administrasjoner» (4 5 fakultetsadministrasjoner og fellesadministrasjon/ stabsfunksjoner) vil medføre økt ressursbruk. Det vil kreve mer koordinering mellom administrasjonsledd, «bestilling-leveringsrutiner» med tilhørende lavere administrativ effektivitet, sårbarhet (flere «nøkkelpersoner» - mindre robust) og fare for dobbeltarbeid eller at saker faller mellom organisasjonsledd («stoler»). Administrasjonen forslås organisert som fellestjenester med fagadministrativ linjeføring (ref plattformdokumentet). Fakultetenes behov for nær/ lokal støtte bør i hovedsak ivaretas med dedikerte/ navngitte ressurser fra fellestjenester og/ eller fysisk plassering. Alle fellestjenester med en klar service og støttefunksjon overfor ledelse, ansatte og studenter i fakultetene eller på studiesteds/campus nivå skal tilrettelegge sine tjenester slik at ressurser er dedikert og hovedsak lokalt plassert. Da unngår også fakultetet å ivareta kompetanseutvikling av administrasjonen og ansvar for forvaltningsoppgaver som kan anses å være perifert ift egen primærvirksomhet. Ressurser innenfor dekanens personalansvar (organisatorisk tilknyttet fakultetet eller institutt): Det vil være oppgaver som mer hensiktsmessig legges til og organiseres i en fakultetsstab i direkte linje og eies av fakultet/dekan. Omfanget og stillingsbenevnelser kan variere mellom fakultetene. Slike oppgaver og funksjoner kan inkludere og ha noe forskjellig innhold og dimensjonering ved de forskjellige fakultetene: Lederstøtte, som Saksbehandling og utredningsoppgaver Rapportering og oppfølging av kvalitetssystemet Koordinering av rekrutterings- og tilsettingsprosesser Administrativ og økonomisk støtte til overordnet, strategisk planlegging og oppfølging av fakultetets virksomhet Andre løpende oppgaver Administrativ koordinering av stabsfunksjoner, rådgivning og lederstøtte, samt sekretærstøtte for råd og utvalg. Spesialfunksjoner rettet mot fakultetets egenart (praksis praksiskoordinering, laboratoridrift, sentre, ph.d.) Oppdragsledelse/ prosjekteierskap/ledelse (ekstern virksomhet) Ivareta fakultetets strategi og målsettinger med BOA Ansvar for helhetlig oversikt og gjennomføring av fakultetets prosjektportefølje (bevilgnings-, bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter), herunder å allokere riktig kompetanse og ressurser til dette i samarbeid med fakultetets ledergruppe Samarbeide med relevant fellestjeneste i prosjektets faser (som f.eks. vedr avtaleinngåelse/ kontrahering, økonomi og rapportering, markedsarbeid) Studieveiledning Veilede studenter innenfor fakultetets samlede studietilbud og i gjennomføringen av sin utdanning på fakultetet Støtte fakultetets instituttledere/studieledere/programansvarlige i utførelsen av sitt arbeid Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00

STYRESAK 12 Dedikerte ressurser fra fellestjenester (dedikerte ressurser må også sees i sammenheng med øvrig støtte og tjenestetilbud fra fellestjenestene): Fakultetene skal også få administrativ støtte og fra fellestjenestene på slike områder: Forskningsadministrasjon (inngår i fellestjeneste FoUI) Oversikt over tilgjengelige og relevante programmer nasjonalt og internasjonalt Søknadsprosesser, gjennomføring og rapportering om disse, til støtte for fakultetets forskere IPR/patent problematikk Økonomiske analyser, rådgivning, rapportering (inngår i fellestjeneste Økonomi) Budsjetteringsbistand etter føringer og prioriteringer fra dekanen/ fakultetets ledergruppe. Legge inn fakultetets budsjett i økonomisystemer. Gi råd støtte fakultetet i økonomiske spørsmål, herunder å bidra med kostnadsog inntekstberegninger i prosjekter, søknader, strategi- og prognosearbeid Rapporterer månedlig og på forespørsel regnskap og status mot budsjett, til fakultetet Bistå fakultetet i tertialvis rapportering til høgskoledirektør/høgskolestyret med regnskap og budsjettrapporter HR og personaladministrativ rådgivning (inngår i fellestjeneste Personal) Rådgiver i personalsaker og personaladministrasjon Studieadministrasjon Studentinformasjon/skranke Eksamensavvikling Opptak Internasjonalt kontor Timeplanlegging Studieplanarbeid, prosesstøtte og publisering på nett Saksbehandling (akkreditering, skikkethetssaker, klagenemnd, fusk mm) FS og andre støttesystemer/superbrukerstøtte Vitnemålsarbeid, støtte og veiledning Kvalitetssystem utvikle og drifte kvalitetssystem for utdanningskvaliteten Kommunikasjon/marked Rekruttering og markedsføring Fellestjenesters leveransekrav Plattformdokumentet presiserer en videreutvikling av fellestjenester med en klar lokalisering på alle campuser og med stor grad av nærhet til fakultetsledelse. En fellestjeneste skal sikre effektivisering ved å fjerne dobbeltarbeid profesjonalisering i forhold til økende krav til administrative tjenester Sterkt brukerfokus Lederskap med en prioritert oppgave i å utvikle tjenesten og et faglig felleskap i enheten Arbeidet med å videreutvikle robuste fellestjenester er mer enn å flytte på personell og bokser i et organisasjonskart. Det er behov for et tydelig lederskap som gjør kontinuerlig vurdering av nødvendigheten for ledelsesgrep for å tilpasse administrative fellestjenester til de utfordringer og rammevilkår de til enhver tid står overfor. Samtidig skal man opprettholde et fokus på behovet for å Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Telefon: 33 03 10 00