OFA INNKJØPSSENTRALEN OFFENTLIGE FELLESINNKJØP PÅ AGDER Konkurranse med forhandling Rammeavtale bedriftshelsetjeneste for Kvinesdal, Flekkefjord, Farsund, Sirdal, Lund og Lyngdal kommune. Kvalifiseringsgrunnlag og konkurransegrunnlag Saksnummer: 16/06122 Forespørselsnummer: OFA-F2016.014 Tilbudsfrist: 31.08.2016 kl. 12.00 Kristiansand, 29. juni 2016
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 2. Administrative opplysninger... 3 3. Beskrivelse av tjenester - strukturering av tilbud... 4 4 Pris... 5 5 Utarbeidelse av tilbud... 6 6 Evalueringskriterier... 6 6.1 Kvalifikasjonskrav... 6 6.2 Forhandlinger... 8 6.3 Tildelingskriterier... 8 6.4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 8 29.06.16/Konkurransegrunnlag/BHT Side 2 av 9
1. Innledning Kvinesdal, Flekkefjord, Farsund, Sirdal, Lund og Lyngdal kommuner ønsker tilbud på levering av Bedriftshelsetjenester. Tilbudet skal baseres på dette konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlagte Kontrakt inklusive vedlegg og Kravspesifikasjon. 2. Administrative opplysninger Oppdragsgiver: Konkurransen gjelder/omfang: Kvinesdal, Flekkefjord, Farsund, Sirdal, Lund og Lyngdal kommuner Vedlagte kravspesifikasjon beskriver type leveranse, rammebetingelser, omfang, kompetanse og beskrivelse av oppgaven. Bruk av underleverandør er akseptert og dersom dette benyttes står leverandøren som ansvarlig. Leverandøren er avtalepart med kommunen. Anskaffelsesprosedyre: Kontaktpersoner i tilbudsperioden: Adresse for fremsendelse av tilbud: Konkurranse med forhandling Lene Saga Mosby Vest-Agder fylkeskommune Innkjøp v/ Lene Saga Mosby Postadresse: Postboks 517 Lund 4605 KRISTIANSAND S. Gateadresse: Tordenskioldsgate 65 4614 KRISTIANSAND S. Tilbud skal merkes: OFA-F2016.014 Rammeavtale bedriftshelsetjeneste for Kvinesdal, Flekkefjord, Farsund, Sirdal, Lund og Lyngdal kommune. Endelig frist for fremsendelse av tilbud: Onsdag 31.08.16, kl. 12.00 Vedståelsesfrist: Tilbud skal utarbeides på: Anbudsåpning: 3 måneder fra tilbudsfrist Norsk Det vil bli lukket anbudsåpning. 29.06.16/Konkurransegrunnlag/BHT Side 3 av 9
3. Beskrivelse av tjenester - strukturering av tilbud Tilbudet skal struktureres med overskriftene i dette kapittelet og med henblikk på ønsket vektlegging under hvert enkelt punkt. 3.1 Bistå med faglige råd og veiledning til ansatte, ledere, tillitsvalgte og verneledelse/verneombud Henviser til Kontraktens vedlegg 1, pkt. 2.2.1 Faglig kompetanse Erfaring Bruk av ulike metoder og tilnærming 3.2 Bistå i utvikling av deltakelse i opplæringstiltak Henviser til Kontraktens vedlegg 1, pkt. 2.2.2 Faglig kompetanse Formidlingsevne Erfaring Evne til å utvikle opplæringskonsepter 3.3 Bistå i enheter og avdelinger med risikoanalyser, kartlegginger og målinger av arbeidsmiljø Henviser til Kontraktens vedlegg 1, pkt. 2.2.3 Kompetanse og erfaring på hvordan risikoanalyser gjennomføres og følges opp. Kompetanse og erfaring på ulike kartleggingsteknikker og målemetoder Praktisk organisering, og tanker om hvilken rolle BHT skal ivareta i dialogmøter og IA-arbeidet. 3.4 Deltakelse i kommunenes Arbeidsmiljøutvalg (AMU) Henviser til Kontraktens vedlegg 1, pkt. 2.2.4 Rutiner for å sikre at alle enhetene får tilbud om deltakelse fra BHT. Praktisk organisering. Tanker om hvilken rolle BHT skal ivareta i AMU. 3.5 Avdekke behov for, og gjennomføre lovpålagt helseovervåkning og andre helsekontroller Henviser til Kontraktens vedlegg 1, pkt. 2.2.5 29.06.16/Konkurransegrunnlag/BHT Side 4 av 9
Systematikk i arbeidet Hvordan sikre oppfølging 3.6 Utførelse Henviser til Kontraktens vedlegg 1, pkt. 2.3 Organisering av arbeidet Responstid 3.7 Rapportering Henviser til Kontraktens vedlegg 1, pkt. 2.4 Rapporteringsrutiner Rapporteringsverktøy Struktur og ryddighet 3.8 Evaluering, planlegging og samarbeid Henviser til Kontraktens vedlegg 1, pkt. 2.5 Struktur og ryddighet. Organisering av arbeidet, tilgjengelighet og tilbyders kontaktperson 4 Pris Oppdragsgiverne ønsker timepris på tjenester oppgitt i pkt. 3 i dette dokument, samt oppmøtepris for kjøring tur/retur kommune inkl. alle kostnader. Tilbyder må oppgi følgende priser: Timepris: Pris pr. time for tilbudt konsulent Oppmøtepris: skal dekke alle kostnader per dag knyttet til fremmøte på oppdragsstedet for hver kommune. Dette gjelder kjøretid for alt involvert personell tur/retur oppdragssted, kjøretøy, kilometergodtgjørelse, bompenger og tilsvarende utgifter Prisene skal være eks. mva i NOK og oppgis i tabell vedlegg 2 Prisskjema 29.06.16/Konkurransegrunnlag/BHT Side 5 av 9
Tilbyder kan gi tilbud på hele eller deler av omfanget. Pris skal oppgis pr. kommune. Begge priser må oppgis for den/de kommunene tilbyder gir tilbud på. Oppdragsgiver vil tildele kontrakt for hver kommune på det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbud. Tildelingskriteriene er oppgitt i pkt. 6.3. 5 Utarbeidelse av tilbud I tilbudet skal følgende inkluderes: Beskrivelse av løsning av oppgaven ref pkt 3.1-3.9, over. En utdypning av tilbyders kvalifikasjoner relatert til punktene 3.1-3.9 beskrevet over. Beskrivelse av tilbyders organisasjon Beskrivelse av tilgjengelighet og prioritet på den personalressurs som er tilbudt Beskrivelse av tilbyders og eventuell underleverandørs interne HMS-system og kompetanseutviklingsplaner. Beskrivelse av hvordan kravene i kapittel 2 i forskrift nevnt under oppfylles eller er planlagt oppfylt. I tilbudet skal følgende legges ved: Referanseliste for relevante oppdrag, minimum viktigste leveranser siste 3 år. Selskapets totale bemanning CV for de personer som forutsettes å gjennomføre oppdraget. Skatteattest for merverdiavgift og skatt, ikke eldre enn 6.mnd. Godkjenningsbevis Godkjent/Midlertidig godkjent Bedriftshelsetjeneste 6 Evalueringskriterier Kommunene vil ved kontraktstildeling velge den tilbyder med økonomisk mest fordelaktig tilbud, hvilket betyr at andre kriterier enn pris vil bli lagt til grunn. Kriterier som vil bli lagt til grunn er: 6.1 Kvalifikasjonskrav Basert på følgende kvalifikasjonskrav vil tilbyderne bli vurdert i forhold til om de er kvalifiserte for å kunne tilbudt tjeneste: Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være godkjent/midlertidig godkjent i henhold til kapittel 2 i forskriften om administrative ordninger på Dokumentasjonskrav Godkjenningsbevis fra Arbeidstilsynet eller tilsvarende som dokumenterer godkjenningen. 29.06.16/Konkurransegrunnlag/BHT Side 6 av 9
Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav arbeidsmiljølovens område fastsatt av Arbeids- og sosialdepartementet 06.12.2011 gjeldende fra 01. januar 2013. Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 29.06.16/Konkurransegrunnlag/BHT Side 7 av 9
6.2 Forhandlinger Denne konkurransen er åpen for alle interesserte tilbydere. Det betyr at samtlige som ønsker å delta i konkurransen sender inn dokumentasjon for kvalifiseringskrav og tilbud under ett. Oppdragsgiver vil gjennomføre forhandlinger med samtlige tilbydere som blir kvalifisert. Etter første forhandling vil oppdragsgiver vurdere hvem det vil bli ført videre forhandlinger med. Ved forhandlinger vil følgende retningslinjer bli benyttet: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: forretningsmessige vilkår som: pris, omfang og tekniske spesifikasjoner. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra tilbyder skal ha de nødvendige fullmakter (prokura) for tilbyder. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter, etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret full konfidensialitet og likebehandling. Forhandlinger kan gjennomføres i ordinære møter, telefonmøter eller skriftlig via brev, telefaks eller e-post, etter oppdragsgivers behov. Ved det tilfellet at det kommer inn mindre enn to tilbud, vil oppdragsgiverne vurdere dette opp mot Forskrift om offentlige anskaffelser 13-1. 6.3 Tildelingskriterier Totalkostnader 25 % Faglig kompetanse 25 % Presenterte løsninger 5 % Erfaring 20 % Fleksibilitet og tilgjengelighet 25 % Det er tilbyders ansvar å besvare tildelingskriteriene. Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene relativt til hverandre. 6.4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene Totalkostnader fra prisskjema vedlegg 2 vil legges til grunn for evalueringen. 29.06.16/Konkurransegrunnlag/BHT Side 8 av 9
Tildelingsmodell: Til å evaluere tilbudene vil vi bruke en modell som prissetter kvalitet. Denne metoden prissetter kvalitet med å gi leverandøren et prosentvis påslag på prisen etter hvor mye lavere kvaliteten er i forhold til maksimal kvalitet. Dette multipliseres så med faktoren, som justerer etter hvor mye man skal vektlegge kvalitet relativt til pris. Beregningen av den justerte prisen gjøres i tre omganger slik formelen under viser. PPPPPPPPPPPPPPPPPPPP ppåssssssss = JJJJJJJJJJJJJJ pppppppp = PPPPPPPP (1 + pppppppppppppppppppp ppåssssssss) MMMMMMMM kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk vvvvvvvvvvvvvv ppoooooooo MMMMMMMM kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk ffffffffffff Her vil faktor uttrykke forholdet mellom vektingen av pris og vektingen av kvalitetskriteriet. FFFFFFFFFFFF = det kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk kkkkkkkkkkkkkkkkkkkk vvvvvvvv PPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPP vveekkkk Vi vil i vurderingen benytte en karakterskala fra 1-10 hvor 10 er beste karakter. Tilbyder med laveste justerte pris vinner anbudet. 29.06.16/Konkurransegrunnlag/BHT Side 9 av 9