eompostering Brukerveiledning
Overordnet prosessflyt 05.04.2016 3
Malene Tre maler: Frikjøp Kun frikjøpsarter og motpart 01 Internhandel Alle internhandelsarter og motpart 01 Ompostering Brukes for omposteringer av alt unntagen balansearter, lønn, frikjøp og internhandel Motpart 00 Merk at korrigering og ompostering av frikjøp og internhandel skal skje i malene for frikjøp og internhandel 05.04.2016 4
Pålogging Nye brukere søker om tilgang til malene på Basware IP nettskjema http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/skjema/#toc3 Malene ligger på terminalserver For å logge deg på: Start og velg Remote desktop connection (Tilkoble eksternt skrivebord) Skriv inn korrekt link og logg inn med eget brukernavn og passord. Malene ligger tilgjengelige på desktopen. Velg ønsket mal og fyll ut bilaget. Husk å lukke malene og terminalserveren etter bilagene er lagt inn. 05.04.2016 5
Første gang man benytter malene evt om det har skjedd noen endringer i malene Gå inn i malen Man ser at det i kontroller/attestert feltet står et annet brukernavn enn sitt eget og man får en advarsel. Trykke på «Enable content» og lukk malen Gå deretter inn i malen igjen, og den fungerer som vanlig 05.04.2016 6
Viktig informasjon Man kan kopiere data fra andre kilder. Husk å lime inn verdier som «Paste values» evt «destination formatting» for å unngå feil. Om man skulle glemme dette kan man lukke bilaget og åpne det igjen. Inntekter legges inn med minus og kostnader med pluss i malene Flere brukere kan benytte samme mal samtidig. Om noen andre er inne, åpne malen og velg Read-only og fyll i som vanlig. 05.04.2016 7
Maleksempel- frikjøp 05.04.2016 8
Obligatoriske felt: Laget av: Skriv inn eget brukernavn Bestillerkode: Bestemmer hvem som får bilaget i Basware (6 siffer) Beskrivelse av bilaget: Kort beskrivelse av formålet med bilaget (maks 50 tegn) 05.04.2016 9
Legg inn ytterligere informasjon vedrørende bilaget i Kommentarfeltet. Dette kan f. eks være viktig informasjon for BDM om hvorfor bilaget er laget. Merk at kommentaren kommer på fakturabildet i Basware, men ikke er synlige i OA og på rapporter 05.04.2016 10
Fyll i de blå feltene med kontostreng, beløp og tekst per linje (maks 60 tegn). Merk at det er maks 100 linjer per bilag. Art-feltet blir automatisk oppdatert ihht valgt artskode. Inntekter legges inn med minus og kostnader med pluss. Man kan lime inn verdiene fra annen kilde f. eks DH17 (husk paste values), skrive dem inn direkte eller dobbeltklikke i det aktuelle feltet for en dropdown meny med gyldige verdier. Om man har lagt inn verdier som ikke er gyldige vil de vises med rød skrift. 05.04.2016 11
Fakturanummer, transaksjonstype og valuta blir automatisk generert og kan ikke endres. Fakturabeløpet er alltid satt til 0 kr. Kontrollsummen summerer linjene på bilaget. Bilaget må gå i null i Basware, men ikke nødvendigvis i malen da bilag som ikke er fullstendige oppdateres i Basware. Bilagsdato settes automatisk til dagens dato, men kan endres 2 måneder tilbake eller fram i tid. Vær spesielt oppmerksom på dette ved periodeavslutninger. Ved overføring til OA vil bilaget legges i henholdsvis siste og første åpne periode. 05.04.2016 12
Legg inn vedlegg ved å klikke på Finn vedlegg. Merk at det er maks 5 vedlegg i malen. Vedleggene hentes fra M: området. Man kan også mappe opp andre områder etter ønske. Filtypen er enten.jpg,.tif eller.pdf. Andre formater og ytterligere vedlegg kan legges ved i Basware. 05.04.2016 13
Når bilaget er ferdig utfylt må du trykke «kontroller alle linjer» for å sikre at bilaget er korrekt utfylt. Feilmeldinger vil vises på linje og hodenivå. Ved eventuelle korrigeringer i bilaget, er det viktig å trykke «kontroller alle linjer» igjen før det sendes. 05.04.2016 14
Når bilaget er kontrollert og eventuelt korrigert, trykk på «Send bilag» for å sende bilaget til Basware. Det kan ta opptil en time før bilaget er tilgjengelig i Basware. 05.04.2016 15
Bilag i Basware Bilagene kommer inn som vanlige fakturaer i Basware med leverandørnavn «UiO hovedboksbilag». Konteringen, kommentarer o.l. fra malen er inkludert. 05.04.2016 16
Bilag i Baswareinternt på egen enhet Bilaget kontrolleres og korrigeres/suppleres ved behov. Bilag som gjelder egen enhet skal ikke ha noen differanse. 05.04.2016 17
Bilag i Basware Bilaget attesteres og sendes til godkjenning ihht vanlig fakturaflyt i Basware. Merk at alle linjene må godkjennes. 05.04.2016 18
Om bilaget skal sendes til en annen enhet Ved malutfylling trenger man ikke å legge inn alle konteringslinjer slik at kontrollsummen går i null før man sender bilaget til Basware. Dette kan f. eks være nyttig ved internhandel med andre enheter hvor man kun legger inn egne konteringslinjer. I Basware attesterer og godkjenner man egne konteringslinjer. Bilaget sendes deretter til attestant på den mottagende enheten som legger inn sine linjer og sikrer at bilaget går i balanse. Mottagende enhet attesterer, godkjenner og sender bilaget til overføring. 05.04.2016 19
Bilag i Baswaretil annen enhet Bilaget vil ikke gå i null. Kontroller bilaget som vanlig og legg til ytterligere vedlegg ved behov. Attester bilaget som vanlig. 05.04.2016 20
Bilag til annen enhet i Basware (forts) Ettersom bilaget ikke går i null får man følgende advarsel : Trykk på OK 05.04.2016 21
Bilag til annen enhet i Basware (forts) Send bilaget til BDM for godkjenning. I kommentarfeltet kan man enten be BDMen om å videresende bilaget til navngitt attestant på mottagende enhet eller å sende den tilbake for videresending. 05.04.2016 22
Mottak av bilag fra annen enhet Attestanten på mottakende enhet kontroller bilaget og legger til egen kontering ved å trykke på «Legg til». Man kan legge på flere linjer og konteringer ved behov. Trykk på «Lagre» for at de nye linjene skal lagres og kontroller at bilaget går i null. Legg til ytterligere vedlegg eller kommentarer hvis aktuelt. Attester bilaget og send det videre til godkjenning av BDM. 05.04.2016 23
Mottak av bilag fra annen enhet (forts) BDM kontrollerer bilaget og markerer de linjene som skal godkjennes og trykker på Godkjenn. 05.04.2016 24
Mottak av bilag fra annen enhet (forts) Når alle linjer på bilaget er godkjente velger BDM «Send til overføring». Bilaget vil da overføres til Seksjon for regnskap som overfører bilaget til OA. 05.04.2016 25
Hvordan lage en kopi av et bilag for senere bruk Før man trykker på «Send bilag» gå til File, Save as. Trykk Yes på om man vil lagre en makrofri arbeidsbok Bilaget blir lagt på M området og får automatisk et navn. Man kan på M området endre navnet på vanlig måte om man ønsker et annet navn f. eks mal internhusleie Åpne «orginalmalen» først og deretter egen mal og kopier over detaljene (husk paste values). 05.04.2016 26
Rapporter Bilagene vil være tilgjengelig i Baswarerapportene (F- Konterte fakturaer med og uten fakturabilde) så fort de er overført til Basware. Bilagene vil være tilgjengelige i webrapportene og i Kuben etter bilagene er overført til OA. Merk at bilagene må være godkjente og sendt til overføring før de kan overføres til OA. 05.04.2016 27
Elektronisk arkiv Trykk på arkiv og Hent fakturaer. Legge inn Selskap, leverandør og andre søkekriterier for å begrense søket. Merk at man kun får tilgang til fakturaer som man har vært mottager av. For å se på andre fakturaer, benytt webrapportene. 05.04.2016 28
Spørsmål For mer informasjon om dokumentasjonskrav, rutiner og lignende, gå til: http://www.uio.no/foransatte/arbeidsstotte/okonomi/regnskapsforing/ hovedbok-og-omposteringer/ 05.04.2016 29
Dokumentversjon Dato Versjon Hvem Hva er endret? November 2015 1.0 eomposteringsprosjektgruppen Orginalutkastet 29.03.2016 1.1 Marianne Flesland Fjernet prosjektspesifikk informasjon 05.04.2016 30