Helse, miljø og sikkerhetshåndbok for HÅLANDSDALEN LEIRSKOLE i henhold til Opplæringsloven 9a-4 Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler Arbeidsmiljølov og forskrift om systematisk HMS-arbeid September 2014
INNHOLD Kapittel 1: Kapittel 2: Mål 1.1 Skolemiljøet og skolemiljøarbeidet 1.2 HMS-arbeidet for ansatte Organisasjon og ansvarsforhold 2.1. Organisasjonskart og ansvarslinjer Elevsaker Ansattesaker 2.2 Beskrivelse av ansvarsforhold og oppgavefordeling: Elevsaker Ansattesaker Kapittel 3: Kapittel 4: Kompetanse i HMS-arbeidet 3.1 Rutiner for opplæring i elevrettet HMS-arbeid 3.2 Rutiner for opplæring i HMS-arbeid for ansatte Lover, forskrifter og interne rutiner 4.1 Skolelovgivning (Opplæringsloven 9a, 11 og 2-9, Forskrift til oppl.l. 12) 4.2 Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. 4.3 Arbeidsmiljøloven m/ forskrifter Forskrift om systematisk Helse-miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter/internkontrollforskriften 4.4 Annen lovgivning 4.4.1 Lov om brann og eksplosjonsvern 4.4.2 Lovgiving knyttet til næringsmiddellovgivning 4.5 Interne rutiner og veiledninger for forebyggende arbeid Rutiner for å forebygge brudd på elevers og ansattes rettigheter Rutiner for informasjon Kapittel 5: Rutiner for kartlegging, risikovurdering, og tiltak 5.1 HMS/Skolemiljøarbeid Rutine for HMS-kartlegging og årlig HMS gjennomgang Rutiner for håndtering av situasjoner fysisk og psykososialt Handlingsplan for HMS 5.2 Risikovurdering som metode HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 2
Kapittel 6: Kapittel 7: Håndtering av avvik, feil, mangler og uønskede hendelser 6.1 Rutiner for avdekking, rette opp og forebygge avvik 6.2 Skademeldingsrutiner for elever og ansatte Aktuell dokumentasjon 7.1 Planer 7.2 Kurs/kompetanse 7.3 Godkjenninger 7.4 Rutiner 7.5 Medarbeider undersøkelser 7.6 Skjema 7.7 Lover og rutiner knyttet til elevenes helse 7.8 Kjemikalieregistrering Kapittel 8: Oppdatering og revisjon 8.1. Årsplan HMS 8.2. Rutiner for evaluering og oppdatering av HMS-arbeidet Vedlegg : Alle vedlegg er samlet i kapittel 7 HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 3
Kapittel 1: Mål Helse, miljø og sikkerhetshåndboken for leirskolen skal sikre at det arbeides systematisk med arbeidsmiljøet for elever og lærere som kommer til leirskolen så vel som for leirskolens egne tilsatte. HMS arbeidet er forankret i opplæringsloven og arbeidsmiljøloven, samt forskrift om systematisk HMS-arbeide og forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Arbeidet ved leirskolen tar utgangspunkt i Bergen kommunes overordnede HMS-instruks vedtatt av Byrådet 17.10.2013. Det heter: Overordnede mål: Bergen kommune skal være en attraktiv, inspirerende og utviklende arbeidsplass, med et trygt og sikkert arbeids- og læringsmiljø. Alle har ansvar for å skape et godt arbeidsmiljø der ledere og medarbeidere er engasjerte i forhold til eget arbeid og i forhold til kommunens oppgaver. Bergen kommune skal øke arbeidsnærværet, øke sysselsettingen av personer med redusert funksjonsevne og forlenge yrkesaktiviteten etter fylte 50 år. Arbeidsmiljøet skal fremme arbeidsevne, læring, helse og trivsel og verne mot arbeidsrelatert sykdom, diskriminering og arbeidsulykker. Arbeidsmiljøet skal preges av respekt for ulikhet og mangfold. Miljøbevissthet skal prege alle deler av kommunens virksomhet. Bergen kommune skal kontinuerlig arbeide for å redusere belastningen på det ytre miljø gjennom miljøvennlig drift. I samsvar med Bergen kommunes virksomhetsmål for HMS-arbeidet har leirskolen fastsatt sine egne mål for HMS-arbeidet. Det heter: Mål for HMS-arbeidet ved Hålandsdalen leirskole: 1. Hålandsdalen leirskole skal være en trygg og sikker arbeidsplass for tilsatte og besøkende elever/lærere og andre gjester. 2. Det skal legges til rette for en arbeidssituasjon ute og inne som sikrer helse, trivsel og motivasjon hos tilsatte/besøkende. 3. Det skal legges til rette for samarbeidsrutiner mellom de tilsatte og de besøkende elever og voksne som sikrer et åpent og fruktbart samarbeid til beste for den enkelte. 4. Det skal legges særlig vekt på å etablere arbeids- og undervisningsrutiner som ivaretar sikkerheten i alle leirskolens arbeids- og undervisningsoppgaver HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 4
1.1 Skolemiljøet og skolemiljøarbeidet Opplæringsloven kapittel 9a omhandler elevenes arbeidsmiljø: Opplæringsloven 9a-1, Generelle krav: Alle elevar i grunnskolar og vidaregåande skolar har rett til eit godt fysisk og psykososialt miljø som fremjar helse, trivsel og læring: Leirskolens psykososiale miljø handler om hvordan ansatte og elever oppfører seg overfor hverandre på skolen. Med psykososialt miljø menes her de mellommenneskelige forholdene på leirskolen, det sosiale miljøet og hvordan elevene, klasselærere og tilsatte opplever dette. Det psykososiale miljøet skal virke positivt på helse, trivsel og læring, trygghet og sosial tilhørighet. Elever som kommer til leirskolen skal ikke bli utsatt for krenkende ord eller handlinger som mobbing, diskriminering, vold, rasisme eller utestenging fra fellesskapet på leirskolen. Krenkende adferd er en fellesbetegnelse på alle former for adferd som tilsiktet eller uoverlagt oppleves som vondt eller sårende fysisk eller psykisk av en annen person. Mobbing Utestenging Vold Diskriminering er krenkende handlinger som gjentas over tid. betyr at noen så godt som alltid holdes utenfor en gruppe eller klasse. betyr at noen bruker fysisk makt for å skade andre. Det er også vold når en person tvinges til å gjøre noe mot sin vilje. betyr at noen blir forskjellsbehandlet eller plaget fordi de f.eks. har en annen hudfarge, snakker et annet språk eller tilhører en annen etnisk gruppe. Det er den enkelte elevs subjektive opplevelse av å bli krenket som er utgangspunktet for leirskolens håndtering av opplæringsloven 9a, elevenes arbeidsmiljølov. 1.2 HMS-arbeidet for ansatte Arbeidsmiljøloven kapittel 4 omhandler de ansattes arbeidsmiljø: Arbeidsmiljøloven 4-1, Generelle krav: Arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra både en enkeltvis og samlet vurdering av de faktorer som kan ha innvirkning på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd. Standarden for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø skal til enhver tid utvikles og forbedres i samsvar med utviklingen i samfunnet HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 5
I samsvar med arbeidsmiljøloven bestemmelse i 4-1 arbeides det aktivt for at arbeidsmiljøet skal være fullt forsvarlig ut fra både en enkeltvis og samlet vurdering av de faktorer som kan ha innvirkning på tilsattes fysiske og psykiske helse og velferd. Standarden for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø skal til enhver tid utvikles og forbedres i samsvar med utviklingen i samfunnet. På leirskolen arbeider vi etter prinsippet om at det er en klar sammenheng mellom selvbestemmelse, innflytelse og faglig ansvar for de ansatte. Dette innebærer at det er en klar sammenheng mellom de ansattes vilje til lojalitet og pliktfølelse overfor Bergen kommune og leirskolens visjon og mål. Videre legges det vekt på tilrettelegging, medvirkning og utvikling av leirskolen i samsvar med bestemmelsene i lovens 4-2. Dette innebærer også at leirskolens egne tilsatte gis mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom sitt arbeid. I samsvar med lovens 4-1 arbeides det på leirskolen målrettet for at arbeidet organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger. HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 6
Kapittel 2: Organisasjon og ansvarsforhold HMS-arbeidet ved leirskolen bygger på lover og forskrifter samt de overordnede føringer Bergen kommune legger til grunn. Rektor er ansvarlig for HMS-arbeidet på leirskolen og skal påse at HMS-arbeidet dokumenteres skriftlig (jfr. internkontrollforskriften 5). Hålandsdalen leirskole tar i mot elever og klasselærere hjemmehørende på andre skoler i kommunen. Arbeidsgiveransvaret for både elever og klasselærere ligger derfor til hjemmeskolen, mens arbeidsgiveransvaret for leirskolens egne tilsatte er tillagt rektor ved leirskolen. Leirskolens organisering og ansvarfordeling avspeiler dette faktum. 2.1. Organisasjonskart og ansvarslinjer Hålandsdalen leirskole ligger geografisk plassert i Fusa kommune, men både eiendommen og skolen administreres i sin helhet som en av skolene til eierkommunen Bergen kommune. Skolen er en av de bydekkende tjenestene og følges opp av områdeleder for Fyllingsdalen bydel. Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap Byrådet Byrådsavdeling for barnehage og skole dokumentet eller sammendrag av et Etat for eiendom Områdeleder Rektor interessant poeng. Du kan plassere tekstboksen hvor 2.1.1 Organisasjonskart og ansvarslinjer for elevsaker på leirskolen som helst i Leirskolen mottar elever som er hjemmehørende på skoler i Bergen dokumentet. kommune. Bruk Elevene er juridisk hjemmehørende på hjemmeskolen og derfor underlagt dennes kategorien rektor. Leirskolen har Tegneverktøy for å ikke egne elever. Organisasjonskartet viser ansvarslinjene når elevene er på leirskole. endre formateringen av tekstboksen for Rektor Rektor sitat.] Hålandsdalen leirskole hjemmeskolen Klasselærer Leirskolelærer Elev Foresatte HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 7
2.1.2 Organisasjonskart og ansvarslinjer for ansattesaker på leirskolen Leirskolen mottar ukentlig klasselærere som er ansatte i Bergen kommune, men som er hjemmehørende på en annen skole enn leirskolen. Arbeidsgiveransvaret for disse ligger til rektor ved hjemmeskolen. Arbeidsgiveransvaret for ansatte ved leirskolen ligger til rektor ved leirskolen, jfr. organisasjonskartet. Stedfortredende rektor Rektor Hålandsdalen leirskole Rektor hjemmeskolen Lærere Driftsleder internat& eiendom Avdelingsleder kjøkken& internat Renhold Kjøkken Klasselærere 2.2 Beskrivelse av ansvarsforhold og oppgavefordeling: 2.1.1 Elevsaker Når elevene oppholder seg på leirskolen er det tillagt rektor ved leirskolen et spesifikt ansvar å følge opp elevene i samsvar med Bergen kommunes lover og reglement. I saker som vedkommer elevenes og foresattes rettigheter må saken drøftes med rektor ved hjemmeskolen. Under leirskoleoppholdet forholder en seg til de formeldt vedtatte rådsorgan på den enkelte hjemmeskole. Klassens tillitselev og vara er også dette gjennom leirskoleuken. Leirskolens elevråd Når elever fra flere skoler oppholder seg på leirskolen, kan det ved behov etableres elevråd der tillitsvalgte fra hver klasse setter råd. Kontaktlærer og leirskolens rektor deltar i møtet. Skolehelsetjeneste Det er kommunelegen i Fusa som er ansvarlig helsemyndighet i Fusa kommune. Når elevene oppholder seg i Fusa har de rett til å motta helsetjenester der de oppholder seg. Kommunelegen yter bl. hjelp til nødvendig sprøytesetting ved behov. Hjemsending Hjemsending av en elev fra leirskolen skal skje når eleven er så syk at det er åpenbart at foresatte skal ta hånd om eleven. Bortvising av en elev fra leirskolen skal ellers bare skje når eleven er til fare for seg selv eller andre. Det er rektor ved hjemmeskolen som må fatte det formelle vedtak om bortvising etter uttale fra leirskolens rektor. Begge rektorer må være omforent om bortvisingen, og hjemmeskolens rektor må iverksette tiltak og oppfølging av eleven på hjemmeskolen i samråd med foresatte. Jfr. Opplæringsloven 2-10: HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 8
Opplæringsloven 2-10. Bortvising Kommunen kan fastsetje i ordensreglementet at elevar på årstrinna 8-10 som alvorleg eller fleire gonger bryt reglementet, kan visast bort frå undervisninga i inntil tre dagar, og at elevar på årstrinna 1-7 kan visast bort frå undervisninga for enkelttimar eller for resten av dagen. Rektor sjølv vedtek bortvising etter å ha rådført seg med lærarane til eleven. Før det blir gjort vedtak, skal ein ha vurdert å bruke andre hjelpe- eller refsingstiltak. Foreldra til elevar på årstrinna 1-7 skal varslast før det blir sett i verk bortvising for resten av dagen. Med mindre kommunen fastset noko anna, kan rektor bestemme at lærarane skal ha mynde til å ta avgjerd om bortvising frå eiga undervisning for ei opplæringsøkt, avgrensa til to klokketimar. 2.1.2 Ansattesaker Rektor har det fulle arbeidsgiver og personalansvar for alle leirskolens ansatte. Dette gjelder også sommerleirledere engasjert på oppdrag så vel som tilfeldige vikarer. Stedfortredende rektor er en funksjon som trer i kraft i det øyeblikk der det er avtalt at rektoransvar er overdradd, f.eks ved ferie, eller der rektor av en annen grunn ikke er i stand til å utøve sine plikter. Rektor ved hjemmeskolen og rektor ved leirskolen må samhandle i oppfølgingen av klasselærer ved behov. Anmodningen om dette kan komme fra begge rektorer. Men det vil i en gitt situasjon ligge til rektor ved leirskolen å ha den første oppfølging av disse i det daglige arbeide, for eksempel som samtalepartner ved elevsaker eller ved ulykke. Resultatsverneombud REVO Verneombudet ved resultatenheten (leirskolen) REVO har som sin hovedoppgave å representere vernetjenesten i arbeidsmiljøgruppen (AMG). Arbeidsmiljøgruppen AMG I personalmøte 24. januar 2011 ble det vedtatt at arbeidsmiljøgruppen ved leirskolen skal ha minst 4 medlemmer. Arbeidsmiljøgruppen går inn i det ukentlige driftsmøtet slik at HMSsaker behandles på minst 4 møter hvert år. Gruppens sammensetting er: Arbeidsmiljøgruppens sammensetning pr. september 2014: Rektor: Anne Martinsen Stedfortredende rektor: Anne-Grethe Gjerdevik Driftsleder: Stian Kvam REVO Representanter fra de ansatte: Marit T. Grønevik Medlem Fagforbundet Karen Elise Hansen HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 9
Kapittel 3: Kompetanse i HMS-arbeidet Leirskolen har ikke egne elever, men mottar elever som er hjemmehørende på andre skoler i Bergen kommune, unntaksvis i andre kommuner. Rutiner for opplæring skjer for elever, klasselærere og tilsatte som en konsekvens av dette. 3.1 Rutiner for opplæring i elevrettet HMS-arbeid Alle elever gjennomgår ukentlig opplæring i følgende HMS-rutiner: TEMA HVEM HVORDAN NÅR ANSVARLIG Brann Nattero Hygiene Mathygiene Aktiviteter knyttet til undervisning og friluftsliv 3.1 Rutiner for opplæring i HMS-arbeid for kontaktlærere/lærere som er på leirskole: TEMA HVEM HVORDAN NÅR ANSVARLIG Brann Nattero Aktiviteter knyttet til undervisning og friluftsliv Førstehjelp & nødetater Alle elever Elevene gis opplæring i prosedyrer ved brannalarm; utganger og oppstillingsplass. Alle elever Elevene får vite at sengerom er eneste oppholdssted om natten, samt hvor lærere sover om behov for assistanse Alle elever Elevene gis opplæring i krav til personlig hygiene gjennom uken Alle elever Elevene gis instruksjon om måltidsrutiner, servering og bordskikk Alle elever ved behov Alle lærere (voksne som deltar i uken) Alle lærere (voksne som deltar i uken) Alle lærere ved behov Instruksjon av utstyr og bruk av utstyr, sikkerhet, sikring og teknikker NB: Se egen beredsskapsplan med risikoanalyser, jfr. vedlegg Lærere gis opplæring i prosedyrer ved brannalarm; ANSVARSLINJER og fordeling av oppgaver; utganger og oppstillingsplass. EVAKUERINGSSTED Lærere gis opplæring i at de er sovende nattevakter i henhold til regelverket. De får informasjon om hvem ved leirskolen som har bakvakt Instruksjon av utstyr og bruk av utstyr, sikkerhet, sikring og teknikker. Prosedyre hvis uhellet skulle være ute. NB: Se egen beredskapsplan. Alle lærere Informasjon om førstehjelpsutstyr og varsling av nødetatene Ved ankomst/ oppstart av leirskoleuken Ved adkomst ved oppstart av leirskoleuken Som over Ved leirskolens første måltid Når aktiviteten er i bruk Straks etter ankomst ved oppstart av leirskoleuken Straks etter adkomst ved oppstart av leirskoleuken Når aktiviteten er i bruk Ved ankomst til leirskolen Rektor Rektor Rektor Rektor og leirskolelærer Leirskolelærer Rektor Rektor Leirskolelærer Rektor HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 10
3.2 Rutiner for opplæring i HMS-arbeid for ansatte Rutiner for leirskolens egne tilsatte, vikarer og engasjerte sommerleirledere skjer slik: TEMA HVEM HVORDAN NÅR ANSVARLIG. Dokumentasjon HMS Grunnkurs i helse/miljø/ sikkerhetsarbeid Rektor REVO Deltagelse på obligatorisk grunnopplæring i regi av Bergen kommune, arbeidsmiljøseksjonen Ved behov, i henhold til lovverket Rektor. Dokumentasjon med bevis i personalmappen og kapittel 7 Brann Førstehjelp Rektor, driftsleder, Avdelingsleder kjøkken og konsulent kontor Driftsleder Alle ansatte Alle vikarer og sommerleirledere Alle ansatte og sommerleirledere Deltagelse på brannvernlederkurs i regi av kompetent kursansvarlig Utdannelse som brannkonstabel og røykdykker Opplæring i forebygging og prosedyrer ved brannsikkerhet; alarmterminal, slukkesystem, utganger, oppstillingsplass. Opplæring i forebygging og prosedyrer ved brannsikkerhet; alarmterminal, slukkesystem, utganger, oppstillingsplass. Grunnkurs førstehjelp samt HRL på leirskolen i regi av driftsleder med kompetanse i First responder. Livredning Leirskolelærere Svømme- og livredningskurs for lærere i regi av Fusa kommune BRATT KORT Rektor og leirskolelærere Grunnkurs på sikring og klatring i henhold til Norges klatreforbund kompetansekrav 3. hvert år Rektor. Dokumentasjon med bevis i brannperm. Fortløpende som ansatt i Fusakommune Personalmøter samt ved behov for den enkelte Ved oppstart av vikariat og engasjement Driftsleder. Egne godkjenningspapir. Rektor; delegert driftsleder. Dokumentert med signering av ansatt. Rektor; alternativt delegert driftsleder. Dokumentert med signering av vikar og sommerleirleder. 2. hvert år Rektor; delegert driftsleder. Dokumentert i personalmøteperm. Årlig Basis Rektor; delegert driftsleder. Dokumentert i personalmappe Rektor; dokumentasjon i personalmappe HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 11
TEMA HVEM HVORDAN NÅR ANSVARLIG. Dokumentasjon VÅTT KORT Aktiviteter knyttet til undervisning og friluftsliv Mathygiene Renhold Leirskolelærere Leirskolelærere Avdelingsleder kjøkken og internat, kokker og ansatte kjøkken Avdelingsleder kjøkken og internat, kokker og ansatte kjøkken Kurs i henhold til Norges padleforbunds kriterier om normer for sikker padling Gjennomføring av aktiviteter i henhold beredsskapsplan med risikoanalyser, jfr. vedlegg Regelmessige kurs i regi av Anticimex som del av avtale om kompetansehjelp og organisering av mathygiene og renhold i kjøkken Regelmessige kurs i regi av Bergen kommune og Lilleborg for renhold i leirskolens internat og hus Etikk Alle Informasjon og gjennomgang av Bergen kommunes Etisk standard Reglement Alle Reglement om -bruk av skolebil -spising på jobben -bruk av leirskolens hus og utstyr Alle nyansatte, sommerleirledere Taushetserklæring Alle nyansatte, vikarer, alle sommerleirledere Arbeidsavtale Alle Alle Alle ansatte og sommerleirledere har lest og skrevet under Bergen kommunes skjema for taushetserklæring Alle ansatte, vikarer og sommerleirledere har fått og skrevet under arbeidsavtale Politiattest Alle Alle ansatte har vist og dokumentert gyldig politiattest Basis Når aktiviteten er i bruk Årlig Årlig Årlig Ved tiltredelse i fast eller tidsavgrenset arbeidsforhold Rektor; dokumentasjon i personalmappen Leirskolelærer Rektor; delegert avdelingsleder kjøkken og internat. Se vedlegg Rektor; delegert avdelingsleder kjøkken og internat Se vedlegg Rektor; dokumentasjon i personalmøteperm Rektor; Dokumentasjon i personalmøteperm og kapittel 7. Rektor; dokumentasjon i personalmappen Rektor; dokumentasjon i personalmappen Ved ansettelse Rektor; dokumentasjon for framvist attest i personalmappen HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 12
Kapittel 4: Lover, forskrifter & interne rutiner Det er en rekke lover og forskrifter som regulerer elevene og arbeidstakerne sin rett til et godt og trygt arbeidsmiljø, - fysisk og psykisk. Fordi leirskoleoppholdet strekker seg over flere døgn og deltakerne har sin tilhørighet på mer enn en skole, er Opplæringslovens bestemmelser kommentert for å presisere sammenhengen mellom leirskole/hjemmeskole. 4.1 Skolelovgivning 4.1.1. Fysisk arbeidsmiljø for elevene: Opplæringslovens 9a-2 og forskriften til loven 12 omtaler det fysiske arbeidsmiljøet: 9a-2.Det fysiske miljøet Skolane skal planleggjast, byggjast, tilretteleggjast og drivast slik at det blir teke omsyn til tryggleiken, helsa, trivselen og læringa til elevane. Det fysiske miljøet i skolen skal vere i samsvar med dei faglege normene som fagmyndigheitene til kvar tid anbefaler. Dersom enkelte miljøtilhøve avvik frå desse normene, må skolen kunne dokumentere at miljøet likevel har tilfredsstillande verknad for helsa, trivselen og læringa til elevane. Alle elevar har rett til ein arbeidsplass som er tilpassa behova deira. Skolen skal innreiast slik at det blir teke omsyn til dei elevane ved skolen som har funksjonshemmingar. Dersom ein elev eller forelder, eller eit av råda eller utvala ved skolen der desse er representerte, ber om tiltak for å rette på fysiske miljøtilhøve, skal skolen snarast mogleg behandle saka etter reglane om enkeltvedtak i forvaltningslova. Om skolen ikkje innan rimeleg tid har teke stilling til saka, vil det likevel kunne klagast etter føresegnene i forvaltningslova som om det var gjort enkeltvedtak. 12-1.Tryggleik for elevane I tillegg til dei krav om førebygging av skade og ulykke som følgjer av andre lover og forskrifter, deriblant m.a. opplæringslova, dei delar av arbeidsmiljølova som er gjorde gjeldande for ulike opplæringssituasjonar og forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v., gjeld dette: a) Når skolen er ansvarleg for tryggleiken til elevane, må tilsynet i praksis vere forsvarleg i forhold til risikoen for at skade eller ulykke kan skje. b) I situasjonar der skolen er ansvarleg for symjing og bading i grunnskolen, skal det alltid vere ein tilsynsansvarleg, vaksen person til stades. Dersom den gruppa skolen har ansvaret for, overstig 15, skal tilsynet aukast med ein vaksen tilsynsperson for kvar påbegynt gruppe på 15. Dei som fører tilsyn, må vere flinke til å symje og dykke, og må kunne livredning. Tilsynet må aukast ytterlegare når omsynet til tryggleik gjer det nødvendig. For vidaregåande skole gjeld her berre det generelle kravet om tryggleik, slik det er formulert i bokstav a. c) Av pedagogiske og trafikktryggleiksmessige omsyn, og når trafikkforholda gjer det forsvarleg, kan det i samarbeid mellom skolen og politiet opprettast skolepatruljar. Skolepatruljar skal ikkje regulere trafikken, og skal ikkje stå ute i vegbana, men berre markere at nokon skal krysse vegen. Foreldra må samtykkje før ein elev blir sett til skolepatruljeteneste. d) I ordensreglementet for skolen kan det også takast inn føresegner som nærmare regulerer førebyggjande tiltak, t.d. i høve til å bruke sykkel eller rulleskøyter. e) Reglane for grunnskolen gjeld tilsvarande for skolefritidsordninga. HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 13
Hålandsdalen leirskole er et skoleanlegg med mange hus. Hovedhuset med internat og spisesal er universelt utformet med heis. Hus som elevene må bruke utover dette er også universelt tilgjengelig. Dette gjelder ungdomshus og garasje med utstyrslager og skistall. Andre uthus kan tilpasses etter behov for tilgjengelighet. En vesentlig del av undervisningen foregår utendørs på vatn og land til alle årstider. Elevene forflytter seg til fots like gjerne som i kano eller på ski og skøyter. Tradisjonell ferdsel i innog utmark med tradisjonelle verktøy er leirskolens daglige liv. Loven beskriver ikke dette, men rutinebeskrivelser, risikoanalyser og ekstra voksentetthet gir trygghet for elevene i undervisningen. Undervisning på leirskole mottar en lærerressurs pr. 22 elever fra staten. Dersom det framsettes klage på de fysiske forholdene på leirskolen, skal klagen stiles til rektor ved leirskolen som må gjøre vedtak etter forvaltningsloven. 4.1.2. Psykososialt miljø for elevene: Opplæringslovens kapittel 9a-3 samt 11 omtaler elevenes psykososiale miljø. 9a-3.Det psykososiale miljøet (1. avsnitt om det forebyggende og holdningsskapende arbeidet) Skolen skal aktivt og systematisk arbeide for å fremje eit godt psykososialt miljø, der den enkelte eleven kan oppleve tryggleik og sosialt tilhørighet På leirskolen er det enighet om å arbeide etter følgende strategier for forebyggende og holdningsskapende arbeide: en tydelig og involvert rektor et sterkt fokus på trygge og presise rammer og regler fokus på tydelig klasseledelse fokus på voksenrollen som veileder og omsorgsperson elever som forteller om krenkende ord og handlinger blir tatt på alvor gjensidige forventninger mellom de ulike deltakerne i leirskoleuken et ukeprogram som medfører at voksne er tilstede der elevene ferdes involvering av elevene i læringsarbeidet tilrettelegging av det fysiske arbeidsmiljøet systematisk internkontroll og dokumentasjon av arbeidsmiljøet 9a-3.Det psykososiale miljøet (2. avsnitt om å avdekke brudd på loven) Dersom nokon som er tilsett ved skolen, får kunnskap eller mistanke om at ein elev blir utsett for krenkjande ord eller handlingar som mobbing, diskriminering, vald eller rasisme, skal vedkommande snarast undersøkje saka og varsle skoleleiinga, og dersom det er nødvendig og mogleg, sjølv gripe direkte inn. Leirskolens ansatte så vel som de medfølgende kontaktlærere/klasselærere skal arbeide for å avdekke tilfeller av mobbing, diskriminering, vold og rasisme. HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 14
Alle voksne har en handlingsplikt til: å gripe inn å gjøre undersøkelser raskt å varsle leirskolens rektor for deretter evt. å varsle hjemmeskolens rektor Handlingsplikten gjelder også leirskolens ansatte, og dersom denne ikke oppfylles kan ansatte straffes med bøter eller fengsel i inntil 3 måneder, jf. opplæringsloven 9a-7. 9a-3.Det psykososiale miljøet (3. avsnitt om håndtering av loven) Dersom ein elev eller forelder ber om tiltak som vedkjem det psykososiale miljøet, deriblant tiltak mot krenkjande åtferd som mobbing, diskriminering, vald eller rasisme, skal skolen snarast mogleg behandle saka etter reglane om enkeltvedtak i forvaltningslova. Om skolen ikkje innan rimeleg tid har teke stilling til saka, vil det likevel kunne klagast etter føresegnene i forvaltningslova som om det var gjort enkeltvedtak. Om det på leirskolen blir avdekket at en elev blir utsatt for krenkende ord og handlinger, eller utfører krenkende ord og handlinger, er det hjemmeskolen som må sikre en forsvarlig saksbehandling og oppfølging i tråd med lover og forskrifter. Rektor ved hjemmeskolen har det overordnede ansvaret for oppfølging av eleven(e). 2-9. Ordensreglement og liknande Kommunen skal gi forskrifter om ordensreglement for den enkelte grunnskolen. Reglementet skal gi reglar om rettane og pliktene til elevane så langt dei ikkje er fastsette i lov eller på annan måte. Reglementet skal innehalde reglar om åtferd, reglar om kva tiltak som skal kunne brukast mot elevar som bryt reglementet og reglar om framgangsmåten når slike saker skal behandlast. Kommunen skal gi forskrifter om ordensreglement for den enkelte grunnskolen. Reglementet skal gi reglar om rettane og pliktene til elevane så langt dei ikkje er fastsette i lov eller på annan måte. Reglementet skal innehalde reglar om åtferd, reglar om kva tiltak som skal kunne brukast mot elevar som bryt reglementet og reglar om framgangsmåten når slike saker skal behandlast. Bergen kommune har i Forskrift om ordensreglement for kommunale grunnskoler i Bergen vedtatt felles ordensregler for alle skolene. Som del av dette har den enkelte skole vedtatt lokale ordensregler under 9. Se leirskolens ordensregler som vedlegg. 4.2 Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. 1.Formål Forskriftens formål er å bidra til at miljøet i barnehager, skoler og andre virksomheter som nevnt i 2 fremmer helse, trivsel, gode sosiale og miljømessige forhold samt forebygger sykdom og skade. Leirskolen oppfyller forskriften, når det fra Fusa kommune foreligger slik dokumentasjon: tall på hvor mange som kan overnatte på leirskolen, se vedlegg branndokumentasjon løyve på servering, se eget vedlegg HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 15
4.3 Arbeidsmiljøloven m/ forskrifter Forskrift om systematisk HMS-arbeid eller internkontrollforskriften setter i 5 krav til at leirskolen skal dokumentere at det skjer en systematisk oppfølging av de lovkrav som omfatter leirskolen. Det er rektor som er ansvarlig for at arbeidet utføres. Systematisk HMS-arbeid innebærer at leirskolen skal 1. Sørge for at de lover og forskrifter i HMS-lovgivningen som gjelder for leirskolen er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten. 2. Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i det systematiske HMS-arbeidet, herunder informasjon om endringer. 3. Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Dokumentasjon Finnes på rektors kontor, Intranett, lovdata.no Info gitt på personalmøter. Tema på personalmøter. 4. Fastsette mål for HMS. Er vedtatt på personalmøte. Dokumentert i leirskolens planverk. 5. Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt. 6. Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. 7. Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av HMSlovgivningen. 8. Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt. Dokumentert i leirskolens overordnede HMS-håndbok. Dokumentert i leirskolens planer med risikoanalyser, Jfr. vedlegg: -beredskapsplan -branndokumentasjon Dokumentert i leirskolens planverk samt vedtatte møtestrukturer. Blir dokumentert gjennom skjema, signaturer og arkiv. Andre HMS lover og forskrifter Tittel Arbeidsmiljøloven Ferieloven Permitteringsloven Lov om 1. mai og 17. mai Lov om yrkesskadeforsikring Tobakksskadeloven Lov om elektriske anlegg og elektrisk utstyr Sivilforsvarsloven Lov om produktkontroll Forurensingsloven Dokumentasjon Intranett Lovdata.no HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 16
4.4 Annen lovgivning Hålandsdalen leirskole tar imot elever over en periode på 1 uke i skoleåret og to uker på sommerleiropphold. Skolen har både internat og produksjonskjøkken. Annen lovgiving som da er særdeles relevant er lover relatert til brann og eksplosjonsvern samt lover relatert til produksjon og oppbevaring av mat. Leirskolen har verken lekeplassutstyr eller basseng. 4.4.1 Brann og eksplosjonsvernlovgiving Leirskolen er med internat klassifisert som særskilt brannobjekt etter 13 i brann- og eksplosjonsvernloven. Dette setter særlige krav til det forebyggende HMS-arbeidet ved leirskolen. Det vises til egen plan med dokumentasjon av sikkerhet, jfr. vedlegg. Av planen framgår det rutiner for alle de krav lovverket setter til utførelse/dokumentasjon. Driftsleder har det daglige ansvar, mens rektor er ansvarlig for at arbeidet utføres i henhold til plan. Følgende lovverk er sentralt for leirskolen: Lover/ forskrifter - Tittel Brann og eksplosjonslovgiving/forskrift): - brann og eksplosjonsvernloven - brannforebyggende tiltak og tilsyn - brannfarlig vare - håndtering eksplosjonsfarlig stoff Dokumentasjon Driftsleders kontor Intranett Lovdata.no Det er Fusa kommune ved brannsjefen som er tilsynsmyndighet for leirskolen. 13. Særskilte brannobjekter Kommunen skal identifisere og føre fortegnelse over byggverk, opplag, områder, tunneler, virksomheter m.m. hvor brann kan medføre tap av mange liv eller store skader på helse, miljø eller materielle verdier. Kommunen skal sørge for at det føres tilsyn i byggverk m.m. som nevnt i første ledd for å påse at disse er tilstrekkelig sikret mot brann. Tilsynet skal omfatte alle forhold av betydning for brannsikkerheten, herunder bygningsmessige, tekniske, utstyrsmessige og organisatoriske brannsikringstiltak og forhold av betydning for gjennomføring av brannbekjempelse og øvrig redningsinnsats. Kommunen skal overfor sentral tilsynsmyndighet kunne dokumentere hvordan tilsyn med byggverk m.m. som nevnt i første ledd, som kommunen eier eller bruker, er gjennomført, og hvordan eventuelle pålegg er fulgt opp. Kommunestyret selv kan gjennom lokal forskrift eller enkeltvedtak bestemme at det skal føres tilsyn med andre byggverk m.m. enn de som er omfattet av første ledd. Departementet kan gi forskrifter om tilsyn med særskilte brannobjekter. HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 17
4.4.2 Lovgiving knyttet til næringsmiddellovgivning Leirskolen er med sitt produksjonskjøkken underlagt en rekke bestemmelser i følgende næringsmiddellovgiving. HMS-kravene innenfor området er så omfattende at leirskolen har valgt å inngå en forpliktende avtale med Anticimex for å ivareta kravene på en riktig måte. Det vises til egen plan med næringsmiddelhygiene og trygg mat, jfr. vedlegg. Av planen framgår det rutiner for alle de krav lovverket setter til utførelse og dokumentasjon. Arbeidet følges i det daglige opp av avdelingsleder for kjøkken og internat. Rektor er ansvarlig for at arbeidet utføres i henhold til plan. Lover/forskrifter - Tittel Næringsmiddelovgiving: Lov om matproduksjon og mattrygghet mva. «Matloven» Forskrift om allmenne prinsipp/krav i næringsmiddelregelverket Matlovsforskriften Næringsmiddelhygieneforskriften Forordning om næringsmiddelhygiene (Hygieneregelverket) Forskrift om merking av næringsmidler «Merkeforskriften» Forskrift om materialer og gjenstander i kontakt med næringsmidler Forskrift om vannforsyning og drikkevann «drikevannforskriften» Forskrift om opplysninger til Mattilsynet Dokumentasjon Avdelingsleders kontor Intranett Lovdata.no Mattilsynet.no Det er Fusa kommune ved kommunelegen som er utsteder serveringsløyve for leirskolen. Kommunen er også ansvarlig for å levere drikkevann med godkjent kvalitet til leirskolen. Leirskolen forholder seg i tillegg til de krav Bergen kommune har for sine tjenestesteder. For serveringsløyve vises det til kapittel 7 hvor leirskolens serveringsløyve er dokumentert. 4.5 Interne rutiner og veiledninger for forebyggende arbeid Det framgår av de foregående kapitlene hvordan leirskolen driver forebyggende HMSarbeidet. Det langsiktige arbeidet er rettet mot leirskolens egne ansatte. Dette arbeidet beskrives i kapittel 5. HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 18
Kapittel 5: Rutiner for kartlegging, risikovurdering, og tiltak 5.1 HMS/Skolemiljøarbeid Leirskolens HMS-arbeide er basert på systematiske rutiner for kartlegging, risikovurderinger og tiltak. På grunn av leirskolens karakter med egne ansatte og besøkende elever og lærere, er det avgjørende med en tett og formell møtestruktur hver eneste uke. Arbeidet er organisert slik for leirskolens ansatte: MØTER for LEIRSKOLENS FASTE ANSATTE MØTE HVEM SAKER TIDSPUNKT Personalmøte & Arbeidsmiljøutvalg Driftsmøte & AMGruppe Lærermøte Kjøkkenmøte Alle ansatte ved leirskolen Rektor, stedfortredende rektor driftsleder, avdelingsleder, kontor, REVO deltar Rektor, stedfortredende rektor, lærere samt avdelingsleder, driftsleder, kontor ved behov Rektor, stedfortredende rektor, avdelingsleder, kjøkken, internat, renhold, samt driftsleder og kontor ved behov Behandler alle saker som omfatter leirskolen 3 x årlig Koordinerer driften ved Ukentlig, leirskolen og har et særlig fokus Mandag på HMS. morgen Koordinerer undervisnings opplegget for den enkelte uke Koordinerer tilrettelegging av kjøkken, matopplegg og drift av internatet Ukentlig, mandag morgen Ukentlig, fredag lunsj Dialogen mellom leirskolens ansatte og besøkende elever og lærere er organisert slik: MØTER mellom LEIRSKOLENS FASTE ANSATTE og KONTAKT-/KLASSELÆRER Velkommensamling Lærermøte Alle elever og lærere fra alle skoler Rektor, stedfortredende rektor, kontaktlærer/ klasselærere Presentasjon av rammer og regler for oppholdet Koordinerer undervisningsopplegget og elevinfo for uken Ukentlig, ved ankomst Ukentlig, etter ankomst Morgenmøte Rektor og kontakt/klasselærere Koordinering av dagen Frokost Morgenmøte Rektor og leirskolelærere Koordinering av dagen Morgen Kveldsmøte Leirskolelærer og kontaktlærer Koordinering av neste dag Sein kveld Evaluering Rektor og kontakt/klasselærere Evaluering av uken. Refleksjon og tilbakemelding. Fredag før avreise HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 19
På bakgrunn av det daglige og ukentlige fokuset på HMS som kjennetegnes av en svært tettpå-situasjonen som rektor koordiner, legges grunnlaget for et trygg og trivelig arbeidsmiljø for elever og voksne. Rutiner for håndtering av situasjoner fysisk og psykososialt Leirskolens HMS-arbeide preges av en øyeblikkelig og langsiktig strategi for håndtering av alle situasjoner; øyeblikkelig for besøkende elever og lærere langsiktig for leirskolens egne ansatte og besøkende i et lengre perspektiv. Øyeblikkelig rutine for håndtering forutsetter gjennomtenkte risikoanalyser som fungerer uavhengig av hvem som er på leirskole eller hvem som leder aktivitetene: o Beredskapsplan med risikoanalyser er utarbeidet (se vedlegg) o Plan for brannvern med risikoanalyser er utarbeidet (se vedlegg) Langsiktige rutiner for et godt arbeidsmiljø arbeider leirskolen med gjennom hele året. Rutinene for dette arbeidet beskrives nedenfor. Rutine for HMS-kartlegging og årlig HMS gjennomgang Sentralt i det langsiktige arbeidet står arbeidsmiljøgruppen på leirskolen. Gruppens viktigste oppgave er å samarbeide om arbeidsmiljøspørsmål, slik at både rektor, verneombud og alle ansatte har et eierskap både til å identifisere, løse og å gjennomføre arbeidsmiljøtiltak: Gruppen skal: Arbeide aktivt for de overordnede HMS-målsettingene Koordinere HMS-arbeidet ved leirskolen Sikre at flest mulig tar del i HMS-arbeidet ved leirskolen Ha fokus på forebyggende arbeidsmiljøarbeid, og bidra med å finne fram til gode løsninger Sikre at HMS-arbeidet blir satt i system og ha ansvar for revisjon av egen HMS-håndbok Være inspirator og synliggjøre at HMS-arbeidet viktig og nyttig for leirskolen og den ansatte Være en støttespiller for rektor og den enkelte ansatte Handlingsplan for HMS Arbeidet i arbeidsmiljøgruppen danner sammen med dialogen med besøkende elever og lærere grunnlaget for det langsiktige HMS-arbeidet. Det er likevel den årlige vernerunden og medarbeidersamtalene som gir det største grunnlaget for å utarbeide leirskolens årlige handlingsplan på HMS, jfr. leirskolens årshjul på HMS i kapittel 8. Vernerunder Det avvikles årlige vernerunder på leirskolen etter initiativ av rektor. Opplegget for vernerunden drøftes med verneombud og arbeidsmiljøgruppen samt justeres etter HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 20
gjennomgang på personalmøte. Vernerunden skal omfatte alle punkt i henhold til overordnet HMS-håndbok : Vernerunden skal: omfatte alle bygg på leirskolen omfatte alle ansatte Medarbeidersamtaler Rektor avvikler medarbeidersamtaler med alle ansatte en gang pr. år. Normalt vil dette skje i desember-januar. Arbeidsmiljø og HMS skal være et av de tema som berøres. Avvik og skadelogg Rapportering skal skje til rektor og REVO ved avvik. Det skal benyttes skjema for avviksmelding. Ved større hendelse skal det utarbeides skadelogg som sendes berørte parter, Byrådsavdeling for barnehage og skole og politi om behov. Personskade Ved skade på personer skal det skrives skademeldinger. Rektor ved leirskolen har oppfølgingsansvar for alle skader, men fordi elevene tilhører en annen skole og besøkende lærere er underlagt personalansvaret til en annen rektor skal følgende prosedyrer følges: ved skade på leirskolens egne tilsatte har rektor ved leirskolen det hele og fulle oppfølgingsansvar for utfylling av skademeldingsskjema og evt. rapportering ved skade på kontaktlærere/klasselærere/assistenter ansatt ved en annen skole skal leirskolens registreringsskjema for skade fylles ut og sendes hjemmeskolen. Ansvaret for den videre formelle oppfølgingen av arbeidstaker og skade ligger til rektor ved hjemmeskolen å følge opp ved skade på elev skal det følges samme prosedyre som for skade på klasselærer Bistand Byrådsavdeling for barnehage og skole BBS har følgende støttefunksjoner for leirskolen: FUNKSJON NAVN Telefon Mobil Personalrådgiver Anne 5556 9783 Lundberg 9066 1782 Områdeleder Bente-Mari Natvig Hansen Hovedverneombud Cecilie Abrahamsen 55569642 99480056 5556 6906 9001 7294 epost anne.lundberg@bergen.kommune.no BenteMari.Hansen@bergen.kommune.no cecilie.abrahamsen@bergen.kommune.no HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 21
5.2 Risikovurdering som metode Leirskolen har gjennom mange år hatt et sterkt fokus på å analysere hva som kan skje når vi hver eneste uke skal ta i mot og legge til rette for et trygt arbeidsmiljø for alle trass i det faktum at vi langt på vei ikke kjenner verken elevene eller deres forutsetninger når de kommer. Leirskolens kunnskap om elevene bygger på den informasjon som er formidlet i forberedelsesmøtet på hjemmeskolen 2-3 måneder i forkant av leirskoleuken. I Forskriften til Opplæringsloven 12-1 omtales elevenes sikkerhet i undervisningen. Her sies det på generelt grunnlag «Når skolen er ansvarleg for tryggleiken til elevane, må tilsynet i praksis vere forsvarleg i forhold til risikoen for at skade eller ulykke kan skje.» Loven omtaler likevel ikke situasjoner og aktiviteter som er tradisjonelle i norsk friluftsliv og vanlige på leirskole. Risikoanalyser er derfor en viktig del av leirskolens virkelighet. Mange situasjoner er skrevet ned, jfr. vedlagte beredskapsplan med analyser. Viktigst er det likevel å ha et vedvarende fokus på et føre-var-prinsipp: Hvordan skal aktiviteten organiseres? Hvilket forarbeid må være gjennomført? Hvilket utstyr skal være med? Hvilken backup skal vi ha i felt, hvilken er tilgjengelig på leirskolen? Hvilken informasjon og regler skal gis til elevene? Hvilken informasjon skal klasselærere ha? Følgende tiltak er iverksatt som premiss for uønskede hendelser: TILTAK KONSEKVENS KOMMENTAR Leirskolens Ordensregler Mobiltelefonforbud Leirskolens ordensregler er tenkt som et føre-var-prinsipp for at ting ikke skal kunne skje Ingen elever har med telefon. Unntaket er knyttet til elever med diabetes eller annen spesiell vurdering av klasselærere Forbud bading Organisert bading forekommer bare på sommerleirene, men da med kvalifisert tilsyn og med flytevester Ordensreglene tilsvarer 9-1 og 9-2 i den kommunale forskriften. Se vedlagte infohefte. Det vises til skriv til skolene 20.februar 2009: saknr. 200805566-30 Leirskolen følger Bergen kommunes praksis med at bading ikke skal skje på «skoleturer» i det fri Lekestativ o.l. Leirskolen har ikke lekeplassutstyr Utstyret trengs ikke; uønskede hendelser oppstår ikke HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 22
Kapittel 6: Håndtering av avvik, feil, mangler og uønskede hendelser 6.1 Rutiner for avdekking, rette opp og forebygge avvik 6.2 Skademeldingsrutiner for elever og ansatte Det er rektor ved leirskolen som er ansvar for å følge opp håndteringen. Forhold som er knyttet til bygninger og anlegg er delegert til driftsleder. Avvik søkes lukket i samsvar med skolens rutiner/planer. For henvendelser til Bedriftshelsetjenesten skal det benyttes skjema Type avvik Generelt Rutine - Avviket meldes på skjema "Melding av avvik og uønskete hendelser" til driftsleder som følger dette videre opp. - Avvik kan og avdekkes i ulike kartlegginger som medarbeiderundersøkelse og medarbeidersamtaler - Lukking av avvik dokumenteres på meldingsskjema av enhetsleder - Driftsleder melder disse avvikene via leirskolens kontaktperson i etat for eiendom. Tilbakemelding gis på ukemøte eller personalmøte Bygningsmessige forhold - Rutinesvikt - Rektor vurderer om avviket kan lukkes administrativt eller om Arbeidsmiljøgruppen eller skolemiljøutvalget skal involveres Personforhold - Personskade, trusler og vold og tilløp til skade - personal - skade på ansatt ved leirskolen - Personskade, trusler og vold og tilløp til skade - skade på elev eller klasselærer - ved skade på ansatt som trenger legebehandling, fylles skjem til NAV ut (folketrygden). Skjema behandles som beskrevet på skjema. Det vurderes om hendelsesforløpet skal beskrives ytterligere. - "Skjema for melding om personskade, trusler og vold og tilløp til skade" fylles ut av arbeidstaker. (gjelder personal). - originalen arkiveres på tjenestestedet, HR-seksjonen og arbeidstaker får kopi - risikovurdering (evnt. tiltak skal utføres straks eller tas inn i handlingsplanen) - krisehåndtering deretter i samsvar med beredskapsplan - ved ansatt på elev eller klasselærere fylles leirskolens skjema ut med melding til hjemmeskolen som så varsler NAV osv. - krisehåndtering deretter i samsvar med hjemmeskolens planer samt leirskolens planer - Inneklimaforhold - driftsleder vurderer og lager plan for lukking av avvik Retor vurderes om det er aktuelt å trekke inn arbeidsmiljøgruppen, verneombud, bedriftshelsetjenesten, BKB eller annen fagkompetanse - vurdere kopi til BKB, Bedriftshelsetjenesten og Etat for helsetjenester - Det vurderes om områdeleder skal informeres - Arbeidsrelatert sykefravær - Psykososiale forhold - Avkryssing som arbeidsrelatert sykefravær på egenmelding eller sykemelding - Rektor følger opp ansatt og vurderer kontakt med BHT og NAV - Risikovurdering og evnt. kopi til Bedriftshelsetjeneste (personal) eller Etat for helsetjenester (elev) - Rektor risikovurderer og lager plan for lukking av avvik i samsvar med skolens planer/rutiner og vurderer om det er aktuelt å trekke inn faghjelp - Det vurderes om områdeleder skal informeres - Andre forhold - Enhetsleder vurderer HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 23
Kapittel 7: Aktuell dokumentasjon 7.1 Planer Type Hva planen omfatter Ansvarlig BRANNVERN Instruks og dokumentasjon av sikkerheten Leirskolen BEREDSKAPSPLAN Plan for beredskap med fokus på uforutsette Leirskolen Risikoanalyser hendelser med varslingsrutiner og risikoanalyser RENHOLD Plan for internkontroll renhold Leirskolen MATHYGIENE Plan for næringsmiddelhygiene trygg mat planverk kjøpt og utarbeidet etter avtale med Anticimex) Leirskolen INFORMASJONSHEFTE Informasjon for klasselærere, skoleåret 2013-14 Leirskolen 7.2 Kurs/kompetanse Type Hvem Dato Godkjenningsmyndighet Grunnopplæring arbeidsmiljø Anne Martinsen April 2005 Bergen kommune Grunnopplæring for brannvernleder Anne Martinsen Juni 2011 Fusa kommune Grunnopplæring for brannvernleder Marit Grønevik Juni 2011 Fusa kommune Grunnopplæring for brannvernleder Karen Hansen Juni 2011 Fusa kommune Brannkonstabel og røykdykker Stian Kvam 2013 Fusa kommune HLR-redning, førstehjelp Alle tilsatte Aug 2014 Trygg tur 7.3 Godkjenninger Type Beskrivelse Dato Godkjenningsmyndighet Serveringsløyve Tillatelse til servering April 1985 Fusa kommune Brannløyve hovedhuset Brannløyve, Løbergshuset Midlertidig brukstillatelse Tillatelse med spesifikasjon av overnattingstall Fusa kommune Fusa kommune Veg Bruksklassegodkjenning fra BK8-BK10 Juni 2012 Statens vegvesen 7.4 Rutiner Type Beskrivelse Dato Ansvar Skolebilen Regler for bruk av skolebilen Bergen kommune Bruk av hus og utstyr Regler lån/leie av hus/utstyr Leirskolen Bespisning for ansatte Regler for spising på jobben Leirskolen HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 24
7.5 Medarbeider Type Beskrivelse Dato Ansvar Liste over ansatte Fast ansatte januar2014 Januar 2014 Inneklima Internkontroll Kartlegging av helseplager hos ansatte, knyttet til inneklima Interkontrollundersøkelse, rektor August 2012 Leirskolen Arbeidsmiljøseksjonen 2013 Arbeidsmiljøseksjonen Medarbeiderundersøkelse Årlig undersøkelse 2013 Arbeidsmiljøseksjonen Ordensregler Leirskolens regler 201 Leirskolen 7.6 Skjema Type Beskrivelse Dato Ansvar Kommunalt skjema Skjema for ansatte Skjema for elever og klasselærere Skjema for avvik Skjema for melding om personskade, trusler mm Lokalt skjema for registrering av skade for melding til hjemmeskolen Kommunalt skjema for registrering av avvik 2014 Bergen kommune leirskolen 2014 Leirskolen 2014 Bergen kommune 7.7 Lover og rutiner knyttet til elevenes helse Beskrivelse Dato Produsent Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v 29.07. 2013 Forskrift om endring i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v - 18 Rutiner for legemiddelhåndtering i barnehage, skole og skolefritidsordning 29.07. 2013 Helse og omsorgsdepartementet Helse og omsorgsdepartementet 2011 Helse og omsorgsdepartementet Sykdom og utdeling av medisiner til elever 2012 Leirskolen Rutiner ved mistanke om svineinfluensa 2009 Leirskolen 7.8 Kjemikaliregistrering Type Beskrivelse Dato Ansvar Kjemikalier Kjemikalier i bruk på leirskolen 2014 Leirskolen HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 25
Kapittel 8: Oppdatering og revisjon Leirskolens systematiske HMS-arbeide gjennom året foregår etter faste systemer for oppdatering og revisjon. 8.1. Årsplan HMS Januar Handlingsplanen legges frem for de ansatte i personalmøtet Desember Medarbeidersamtaler starter opp Februar Oppdatering av HMS systemet/ håndboken. Utarbeide årsplan November Risikovurdering og utarbeiding av handlingsplan Mars Medarbeidersamtaler er gjennomført rs Oktober Gjennomføring av HMS gjennomgang; HMS runde og HMS møte. April Gjennomgang og justering av handlingsplanen September Medarbeiderundersøkelse. Planlegging og utarbeiding av mål for HMS for kommende år Mai Personaltur med vurdering av HMS-arbeidet. August Orientering til ansatte i personalmøtet. Juni Gjennomgang og evt. oppdatering av rutiner og prosedyrer Juli HMS-håndbok Hålandsdalen leirskole versjon september 2014 Side 26