STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: X00 Arkivsaksnr: 2008/3862-2 Saksbehandler: Lars Erik Nordbotn Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Komite omsorg Formannskapet 127/08 12.06.2008 Kommunestyret Etablering av NAV Værnes Nord, Stjørdal Rådmannens forslag til innstilling 1. Den vedlagte samarbeidsavtalen datert 19.5.2008 mellom NAV Nord-Trøndelag og kommunene Frosta, Stjørdal og Meråker godkjennes. 2. Tidligere vedtatte samarbeidsavtale datert 27.2.2008 mellom kommunene Frosta, Stjørdal og Meråker og vedlagte samarbeidsavtale datert 19.5.2008 legges til grunn for etablering og drift av tjenesteområdet NAV Værnes Nord. Til formannskap, komiteer, nemnder: Samarbeidsavtale om felles NAV tjenesteområde mellom Stjørdal, Frosta og Meråker og NAV Nord Trøndelag. Ettersendes. Til kommunestyret: Samarbeidsavtale om felles NAV tjenesteområde mellom Stjørdal, Frosta og Meråker og NAV Nord Trøndelag. Ettersendes. Saksopplysninger Kommunene Stjørdal, Frosta og Meråker har alle vedtatt å tiltre en avtale om interkommunalt samarbeid om etablering og drift av NAV Værnes nord. Denne avtalen datert 27.2.2008 regulerer samhandlingen mellom de tre kommunene i et felles tjenesteområde.
De tre kommunene skal i samarbeid med arbeids- og velferdsetaten i Nord-Trøndelag etablere det geografiske området for de tre kommunene som et NAV tjenesteområde. Samhandlingen mellom de tre kommunene og den statlige arbeids- og velferdsetaten må derfor reguleres i en egen avtale. Prosjektgruppen har nå utarbeidet en slik avtale, og denne legges med dette frem til politisk godkjenning. Vurderinger Prosjektgruppen som har utarbeidet forslaget til samarbeidsavtale mellom de tre kommunene og Arbeids- og velferdsetaten i Nord-Trøndelag om etablering og drift av NAV Værnes Nord har bestått av følgende personer: Inge Falstad (sektorsjef Meråker kommune) Kari Løfgren (Enhetsleder Frosta kommune) Stein Arve Strand (Enhetsleder Stjørdal kommune) Arild Utstrand (NAV Nord- Trøndelag) Dag Lyseid ( NAV Stjørdal/Meråker/Frosta) Inger Thomassen (tillitsvalgt Meråker kommune) Elin Svardal Aasheim (tillitsvalgt NAV) Gudrun Lidal (Tillitsvalgt Stjørdal kommune) Turid Haug (Tillitsvalgt Frosta Kommune) Prosjektgruppen har ved utarbeidelse av avtalen valgt å følge veileder til lokal samarbeidsavtale. Denne er utarbeidet av NAV og KS sentralt og regulerer hvilke punkter som må inn i avtalen. Noen av punktene i samarbeidsavtalen trenger en noe nærmere utdyping og en har derfor valgt å beskrive følgende punkter nærmere. Styring og ledelse av tjenesteområdet og de enkelte kontorene. Tilsetting av leder og medarbeidere i NAV Værnes Nord Medbestemmelse, rettigheter og plikter Mål og resultatkrav. Utføre oppgaver på hverandres myndighetsområder. Tjenester som inngår i de felles kontorene. Samhandling med sentrale samarbeidspartnere. Brukermedvirkning / Universell utforming. Kompetanseutvikling Personvern/Informasjonssikkerhet/Beredskap Informasjon/profil / Drift Prinsipper for tvisteløsning ved uenighet/ Revisjon / Avtaleperiode Styring og ledelse av tjenesteområdet og de enkelte kontorene. Skissen under viser samarbeidsmodellen for ett tjenesteområde med felles leder i Værnes Nord. Samarbeidsmodellen bygger på samhandling mellom kommunene (rådmennene) i tjenesteområdet og staten (fylkesdirektøren i NAV).
Modell for ledelse av NAV-Værnes Nord K o m m u ne To styringslinjer Styringslinjer St at Rammer Styring Medbestemmelse Koordineringsmøtet Rådmenn og direktør Rådmenn og direktør samstemmer overordnede føringer/ styringssignaler. NAV Værnes Nord Leder På kommunal side er disse avklart med politisk nivå. På statlig side avklares de med medbestemmelsesapparatet. F S M Som modellen viser vil kommuner og stat beholder sine styringslinjer. Koordineringsmøtet som består av rådmenn og Nav fylkesdirektør koordinerer styringssignalene ovenfor lederen for Værnes Nord. Forslaget til samarbeidsavtale beskriver organiseringen av tjenesteområdet på et overordnet nivå, hvor NAV leder er administrativt og faglig ansvarlig for tjenesteproduksjonen ved de enkelte kontorene i tillegg til tjenesteområdet som helhet. Samarbeidsavtalen legger således opp til at NAV leder selv kan bestemme hvordan ledelse/koordinering innen tjenesteområdet skal organiseres. Det settes imidlertid krav om at organiseringen skal være til det beste for brukerne og ansatte innen tjenesteområdet. Videre kreves det at organiseringen skal skape effektive kontorer innenfor de gitte rammene. Prosjektgruppen er enig om at samarbeidsavtalen må beskrive ledelse/koordinering på en overordnet måte. Dette fordi en mener en detaljert beskrivelse vil føre til at samarbeidsavtalen må politisk behandles på nytt ved mindre endringer, noe som vil føre til mye administrativt arbeid. I tillegg vil en slik detaljert beskrivelse hindre NAV leder i å utvikle en fleksibel organisasjon som kan endres etter endrede rammebetingelser og behov. Eventuelle endringer i organisering drøftes i koordineringsmøtet. Tilsetting av leder og medarbeidere i NAV Værnes Nord Dette punktet regulerer hvordan tilsetting av leder og medarbeidere skal skje. Leder tilsettes i staten på statlige betingelser og etter statlig regelverk for tilsetting. Det er viktig å sikre at kommunene får delta i prosessen ved tilsetting av leder, og en har derfor valgt å ta inn at den praktiske gjennomføringen skal legges opp på en slik måte at en sikrer god medvirkning/innflytelse fra koordineringsmøtet.
Tilsetting av øvrige medarbeidere i tjenesteområdet skjer i henhold til gjeldene regelverk for tilsetting av statlige og kommunalt ansatte. Stillingen som leder for Værnes Nord har vært utlyst. Ved søknadsfristens utløp var det 14 søkere til stillingen. Etter en intervjurunde og nærmere vurdering foretatt av koordineringsmøtet, ble Dag Lyseid tilsatt som leder for NAV Værnes Nord. Han vil tiltre stillingen som prosjektleder i nærmeste fremtid. I tillegg vil han fungere som leder for NAV trygd/arbeid i tjenesteområdet frem til etablering av NAV Værnes Nord. Medbestemmelse, rettigheter og plikter Medbestemmelse/medvirkning for de ansatte innenfor tjenesteområdet Værnes Nord utøves innenfor rammen av hovedavtalen for kommunalt område for de kommunalt ansattes vedkommende og innenfor rammen av hovedavtalen for statlig område for de statsansattes vedkommende. De enkelte ansatte vil ved oppstart av tjenesteområdet ha ulike arbeids og lønnsvilkår. For å skape en enhetlig organisasjon har en valgt å ta inn i avtalen en målsetting om at en på sikt skal etablere like arbeids- og lønnsvilkår for de ansatte. Mål og resultatkrav. Dette punktet i avtalen pålegger leder for NAV Værnes Nord å utarbeide årlige virksomhetsplaner for tjenesteområdet som omhandler både sentrale mål- og resultatkrav fra stat og kommuner, samt lokale mål- og resultatkrav som partene finner hensiktsmessig for NAV Værnes Nord og kontorene i de enkelte kommunene. De årlige virksomhetsplanene og den skriftlige tertialrapporteringen vil bidra til å sikre god kommunal innflytelse og kontroll med prioriteringene innen tjenesteområdet. Utføre oppgaver på hverandres myndighetsområder. Fleksibel bruk av ressursene for å redusere sårbarhet og sikre god kompetanse i hele tjenesteområdet er hovedhensikten med å organisere felles NAV tjenesteområde. Dette er i avtalen ivaretatt ved at det settes krav om at alle ansatte innen NAV Værnes Nord (fra stat og kommuner) skal kunne utføre oppgaver innen NAV - kontorets ansvarsområder. Det settes også krav om at alle ansatte skal kunne jobbe ved andre kontorer innenfor tjenesteområdet ved behov. Dette vil bidra til å sikre forsvarlig drift ved alle kontor i tjenesteområdet, og spesielt ved de mindre kontorene ved uforutsette hendelser som sykdom og lignende. Tjenester som inngår i de felles kontorene. NAV kontorene i de enkelte kommunene skal være de lokale brukernes kontaktpunkt i forhold til de tjenester som forvaltes av arbeids- og velferdsetaten. Dette innebærer bl.a. at informasjon og generell veiledning i forhold til tjenester, ytelser og virkemidler hjemlet i NAV - loven, folketrygdloven, arbeidsmarkedsloven, sosialtjenesteloven og andre lover som tidligere ble forvaltet av Trygdeetaten, Aetat og sosialkontorene legges til NAV kontorene i Værnes Nord. Samhandling med sentrale samarbeidspartnere. Samhandling med aktører innenfor aktivitets-, arbeidsmarkeds- og rehabiliteringstiltak vil være avgjørende for hvor godt en lykkes med å nå hovedmålene i NAV reformen. Etablering av et
felles tjenesteområde vil åpne for å benytte de enkelte tiltakene innenfor området uavhengig av hvor brukeren bor. Dette vil således bidra til et bredere tilbud av virkemidler for saksbehandlerne og flere valgmuligheter for brukerne. Avtalen sier derfor at det skal inngås avtale med alle aktuelle samarbeidspartnere i tjenesteområdet og at det fortløpende skal vurderes nye aktører. Brukermedvirkning / Universell utforming. For å lykkes med å nå målsettingene i NAV reformen og for å kunne skape et effektivt tjenesteområde med tjenester tilpasset brukernes behov, er en helt avhengig av at brukerne er aktivt med i de viktigste prosessene. Det foreslås derfor at det opprettes et felles brukerutvalg i Værnes Nord som representerer de aktuelle brukergruppene. Dette skal være et forum bestående av fra 8 til 10 medlemmer og fordelt med følgende medlemmer pr kommune: Frosta 2 Meråker 2 Stjørdal 4/6 Brukerutvalget skal møtes 2 til 4 ganger pr år. Det forutsettes videre at tjenesteområdet skal utøve brukermedvirkning på system- og individnivå i henhold til retningslinjer fra NAV samt gjeldende regelverk, herunder bruk av rådet for funksjonshemmede og eldres råd. Universell utforming: Ved anskaffelse av nye lokaler skal konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen stille de nødvendige krav til universell utforming jfr. Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen 13. Når det gjelder arealdisponering forholder man seg til de respektive regler for medbestemmelse i henholdsvis stat og kommune. Kompetanseutvikling Felles tjenesteområde i Værnes nord vil føre til at det blir flere ansatte samlet i en organisatorisk enhet. Dette gir større muligheter for kompetanseutvikling for de enkelte ansatte og for tjenesteområdet samlet. Avtalen krever derfor at det utarbeides felles kompetanseplan årlig, og at alle ansatte i tjenesteområdet gis lik adgang til kompetanseutvikling. Personvern/Informasjonssikkerhet/Beredskap Personvern, informasjonssikkerhet og beredskap er viktige områder. Et felles tjenesteområde med mange ansatte vil føre til utfordringer i forhold til dette. Det er derfor tatt inn som et punkt i avtalen at sikkerhetsnormdokumentet som omhandler personvern-, informasjonssikkerhets- og beredskapsområdet skal legges til grunn for driften i Værnes Nord. Informasjon/profil / Drift For å skape en enhetlig tjeneste i Værnes Nord er det viktig at en velger en profil som gjør at ansatte kan identifisere seg med tjenesteområdet uavhengig av hvor de faktisk jobber.
For brukerne er det viktig at en velger en profil og merking som gjør det lett å orientere seg innenfor tjenesteområdet. Det foreslås derfor at det brukes brevark med NAV-logo og tekst (NAV Værnes Nord + sted) NAV Værnes Nord Frosta, NAV Værnes Nord Stjørdal eller NAV Værnes Nord Meråker Skiltingen av de enkelte kontorene skal følge samme mal som brevarkene dvs. (NAV Værnes Nord + sted) God informasjon til brukerne, samarbeidspartnere og andre vil være avgjørende for om man lykkes. Det foreslås derfor at det utarbeides en felles informasjonsstrategi i tjenesteområdet. Drift Etablering av de lokale NAV kontorene innenfor tjenesteområdet vil by på ulike utfordringer og problemstillinger knyttet til den enkelte kommunes arealtilgang osv. I tillegg vil det medføre ulike kostnader både til anskaffelse og drift av de enkelte kontorene. Det foreslås derfor i samarbeidsavtalen at det utarbeides en egen driftsavtale mellom arbeids- og velferdsetaten og den aktuelle kommunen for de enkelte kontorene i Værnes Nord, med utgangspunkt blant annet i følgende retningslinjer: NAV kontorene skal holde åpent alle hverdager fra kl 09.00 15.30. Kommune og stat svarer for hver sin andel av felles driftsutgifter i forhold til antall årsverk som partene er representert med i det felles lokale kontoret. Ledelse: Fordeling av lønn til leder taes inn som eget punkt i driftsavtalen. Forhold rundt faktureringstidspunkter- og måter reguleres særskilt. Tjenester som ikke dekkes av denne avtale, avtales og faktureres særskilt. Prinsipper for tvisteløsning ved uenighet/avtaleperiode Koordineringsmøtet vil i stor grad være den viktigste arenaen for å løse tvister. I den grad det ikke er mulig å løse dem i dette fora har en tatt inn prinsipper for videre behandling. Avtaleperiode: I et slikt prosjekt som dette må en regne med at det vil ta noe tid før organisasjonen har satt seg og før en ser resultat av organiseringen. Prosjektgruppen har derfor valgt å anbefale en avtaleperiode på ca. 5 år. De regelmessige tertialrapportene vil undervegs gi en orientering om hvordan tjenesteområdet fungerer og en har derfor valgt å ikke foreslå noen større evaluering innenfor avtaleperioden. Det legges opp til at avtalen kan evalueres i koordineringsmøtet 1 gang pr år. Konklusjon Forslaget til samarbeidsavtale datert 19.5.2008 mellom kommunene Frosta, Stjørdal og Meråker og NAV Nord-Trøndelag regulerer viktige punkter i samhandlingen mellom kommunene og staten i tjenesteområdet. Avtalen er på enkelte områder meget detaljert. På andre områder har en valgt å ikke detaljbeskrive i for stor grad. Dette er gjort for å sikre muligheter for endring og utvikling av
tjenesteområdet i takt med endringer i befolkningens behov for tjenester, og utvikling i samfunnet for øvrig. Både prosjektgruppen og koordineringsmøtet mener forslaget til avtale vil regulere samhandlingen mellom kommunene og staten i tjenesteområdet på en god måte. På bakgrunn av dette har en følgende forslag til vedtak: 1. Den vedlagte samarbeidsavtalen datert 19.5.2008 mellom NAV Nord-Trøndelag og kommunene Frosta, Stjørdal og Meråker godkjennes. 2. Tidligere vedtatte samarbeidsavtale datert 27.2.2008 mellom kommunene Frosta, Stjørdal og Meråker og vedlagte samarbeidsavtale datert 19.5.2008 legges til grunn for etablering og drift av tjenesteområdet NAV Værnes Nord.