III Aktuelt materiale...19

Transkript

1 Innhold I II Innledning...2 Veiledende mal for lokal samarbeidsavtale Samarbeidsparter Formål Styring og ledelse av det felles lokale kontoret Tilsetting av leder(e) og medarbeidere i det felles lokale kontoret Medbestemmelse Lokale mål og resultatkrav Utføre oppgaver på hverandres myndighetsområder Tjenesteområder som inngår i det felles lokale kontoret Samhandling med tilliggende kommunale og statlige tjenester Brukermedvirkning Universell utforming Kompetanseutvikling Personvern/Informasjonssikkerhet/Beredskap Informasjon/profil Drift Prinsipper for tvisteløsning ved lokal uenighet Revisjon Avtaleperiode III Aktuelt materiale

2 I Innledning Arbeids- og velferdsforvaltningsloven 13 og 14 forutsetter felles lokale kontorer som dekker alle kommuner og pålegger stat og kommune å etablere felles lokale kontor gjennom en forpliktende avtale mellom to likeverdige parter. Veileder til lokal samarbeidsavtale versjon 2.0 er utarbeidet av KS og Arbeids- og velferdsetaten og gjelder for utarbeidelse av lokal samarbeidsavtale (heretter kalt samarbeidsavtale) som i henhold til arbeids- og velferdsforvaltningsloven inngås mellom bemyndiget statlig og kommunal representant i den enkelte kommune. Grunnlaget for veilederen er rammeavtalen mellom KS og Arbeids- og inkluderingsdepartementet om ny arbeids- og velferdsforvaltning (NAV) datert 21. april 2006 og lov 16. juni 2006 nr. 20 om arbeids- og velferdsforvaltningen (arbeids- og velferdsforvaltningsloven) som trådte i kraft 1. juli Det vises forøvrig til Ot.prp. nr. 47 ( ) Om lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (arbeids- og velferdsforvaltningsloven), jf. Inst. O nr. 55 ( ) fra arbeids- og sosialkomiteen. De felles lokalkontorene skal bl.a. forvalte følgende hovedlover: - arbeidsmarkedsloven - folketrygdloven - sosialtjenesteloven Samarbeidsavtalens omfang vil kunne variere noe fra kommune til kommune, f.eks. i forhold til tjenesteinnhold overfor brukerne, kontorets størrelse mv. Før stat og kommune inngår samarbeidsavtale skal innholdet i samarbeidsavtalen drøftes med ansattes organisasjoner. Det vises til vedlegg 2. Samarbeidsavtalen skal gi nødvendige føringer i forhold til: - hvilke tjenestetilbud som skal ligge i det felles lokale kontoret ut over lovens minstekrav- fysisk lokalisering av kontoret - økonomiske rammebetingelser og fordelingsnøkler mellom stat og kommune - organisering av kontoret i forhold til brukere/samfunn, og hvordan samhandlingen med disse og mot øvrig tjenestetilbud skal være - om det skal være en eller to ledere for kontoret og hvilke fullmakter lederen(e) skal ha. - dersom det velges èn leder, må det avklares om denne skal tilsettes på kommunale eller statlige vilkår - hvordan lederstillingen(e) kunngjøres iht. gjeldende regler - eventuell bemyndigelse til beslutninger i saksforhold på tvers av sektorene Samarbeidsavtalen mellom stat og kommune skal avklare og definere de mer overordnede rammer for virksomheten i det felles lokale kontoret. Eventuelle forhold som berører arbeidstakerne skal drøftes i forkant med ansattes organisasjoner. 2

3 KS og Arbeids- og velferdsetaten har utarbeidet en egen veileder om kostnadsfordeling mellom kommune og stat, vedlegg 3. Det vises til øvrig veiledende materiale som skal forenkle etablering og drift av det felles lokale kontoret, bl.a. Håndbok for etablering av Nav-kontor m/nedtellingskalender, vedlegg 4. Utdrag fra arbeids- og velferdsforvaltningsloven Kapittel 3 Arbeids- og velferdsetatens og kommunenes felles lokale kontorer 13 Felles lokale kontorer Arbeids- og velferdsetaten og kommunene skal ha felles kontorer som dekker alle kommuner. Kontoret skal ivareta oppgaver for etaten og kommunens oppgaver etter sosialtjenesteloven kapitel 5. Etaten og kommunen kan avtale at også andre av kommunens tjenester skal inngå i kontoret. Kontoret skal så langt det er mulig og rimelig utformes ut fra prinsippet om universell utforming. 14 Samarbeid og oppgavedeling Kontoret skal opprettes ved avtale mellom Arbeids- og velferdsetaten og kommunen. Avtalen skal inneholde bestemmelser om lokalisering og utforming, organisering og drift av kontoret, hvilke kommunale tjenester som skal inngå i kontoret, og hvordan kontoret skal samhandle med representanter for kontorets brukere og kommunenes øvrige tjenestetilbud. Avtalen kan inneholde bestemmelser om å utføre oppgaver for hverandres myndighetsområder. Departementet gir forskrift om rammene for slike bestemmelser. Hvis kommunen delegerer sin myndighet til et interkommunalt organ eller en vertskommune, kan avtalen inngås med dette organet eller vertskommunen. Departementet kan gi forskrift om løsning av tvister mellom etaten og kommunen. 15 Samarbeid med brukeren og individuell plan Enhver som henvender seg til kontoret, har rett til informasjon om arbeids- og velferdsforvaltningens tjenester og ytelser. Kontoret skal tidligst mulig avklare brukerens helhetlige behov. Tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med brukeren. Den som har behov for langvarige og koordinerte tjenester, har rett til å få utarbeidet individuell plan. Planen skal utformes i samarbeid med brukeren. Kontoret skal samarbeide med andre tjenesteytere om planen for å bidra til et helhetlig tilbud for den det gjelder. Departementet kan gi forskrift med nærmere bestemmelser om hvem retten til individuell plan gjelder for og om planens innhold. 16 Behandling av personopplysninger ved det felles lokale kontoret Taushetsplikt etter denne loven eller etter sosialtjenesteloven er ikke til hinder for at opplysninger er tilgjengelig for ansatte innen kontoret i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning, blant annet til bruk ved veiledning i andre saker. 3

4 II Veiledende mal for lokal samarbeidsavtale 1. Samarbeidsparter Punktet skal beskrive hvem som er samarbeidsparter. Hvis kommunen delegerer sin myndighet til et interkommunalt organ eller en vertskommune, kan samarbeidsavtalen inngåes med dette organet eller vertskommunen. Samarbeidsavtalen er inngått mellom.. kommune og Arbeids- og velferdsetaten i (fylket). Samarbeidsavtalen gjelder etablering og drift av felles lokalkontor. 2. Formål Samarbeidsavtalen beskriver hovedmålene for det arbeidet som stat og kommune skal gjøre sammen i det felles lokale kontoret med fokus på at brukeren skal oppleve helhetlige tjenester. Samarbeidsavtalen kan i tillegg også beskrive andre statlige og kommunale mål eller føringer for samarbeidet i kontoret. Samarbeidsavtalen inngås med hjemmel i lov om arbeids- og velferdsforvaltningen, 14. Formålet med samarbeidsavtalen er, i samsvar med målene i arbeids- og velferdsforvaltningsloven og rammeavtale om arbeids- og velferdsforvaltning mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet og KS, i fellesskap å arbeide for å få flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad. Videre at tjenestene skal oppleves som enklere og være tilpasset brukerens behov og at det utvikles en helhetlig og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning. NAV NN skal arbeide etter arbeids- og velferdsforvaltningens visjon Vi gir mennesker muligheter. Kommunen og staten er likeverdige samarbeidspartnere som aktivt skal bidra til å skape et godt arbeidsfellesskap. Sammen skal samarbeidspartene skape et velfungerende arbeids- og velferdskontor som fremstår som en enhet for brukerne. I tillegg legges følgende andre lokale mål til grunn for samarbeidet: (fyll inn) 4

5 3. Styring og ledelse av det felles lokale kontoret Punktet beskriver styring og ledelse av det felles lokale kontoret, regulert gjennom samarbeidsavtalen. Samarbeidsavtalene kan her bli forskjellige, blant annet avhengig av graden av delegasjon som brukes. Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen opprettholder en klar deling mellom statsetaten og kommunen sitt ansvarsområde. Dette gir et todelt ansvars- og styringssystem. Kontoret vil enten det har en eller to ledere stå under instruksjon av både Arbeids- og velferdsetaten og kommunen. De to deler av det felles lokale kontoret har henholdsvis Arbeids- og velferdsetaten og kommunen som overordnede organ. Det er svært viktig at kontorene sikrer at brukerne møter en helhetlig førstelinjetjeneste med en gjenkjennelig inngangsdør til arbeids- og velferdsforvaltningens samlede tjenester. De felles lokale kontorene skal oppleves av brukerne som en samlet enhet hvor stat og kommune tar et felles ansvar. Brukernes behov skal være styrende, og det felles lokale kontoret sørger for all nødvendig koordinering både innad i arbeids- og velferdsforvaltningen og mot andre relevante tjenester som brukeren har behov for. Stat og kommune vil ha behov for å samordne overordnede styringssignaler. Spørsmål som går inn under sektorenes hovedavtaler skal behandles på ordinær måte med de tillitsvalgte. De formelle og reelle styringslinjene går fra overliggende hhv. statlig og kommunalt ledd direkte til NAVkontor leder, på samme måte som rapporteringslinjene tilbake gjør. Medbestemmelse skjer i henhold til gjeldene avtaleverk. Se også vedlegg 2. Stat og kommune kan gjennom samarbeidsavtalen bestemme om de skal utføre oppgaver på hverandres myndighetsområder. Hvilke myndighetsoppgaver som kan delegeres begrenses ikke av loven, men departementet gir forskrift. Se vedlegg 8. Selv med delegasjon av myndighetsoppgaver mellom stat og kommune, vil det tosporede ansvars- og styringssystemet likevel bli opprettholdt. Det lokale kontoret (leder(e)) må fortsatt følge instrukser, overholde budsjetter og rapportere til henholdsvis statsetaten og kommunale myndigheter. Det vil også være mulig for statsetaten eller kommunen å endre eller å trekke tilbake delegasjonen ved et lokalt kontor, dersom forholdene endrer seg eller delegasjonen ikke fungerer tilfredsstillende. I lovgrunnlaget er det åpnet for både enhetlig og todelt ledelse. Dette skal reguleres gjennom samarbeidsavtalen. Dersom man velger liten grad av oppgaveutføring på hverandres områder, vil utgangspunktet kunne være at en leder har det faglige og administrative ansvaret for statsetatens oppgaver og personell og en annen 5

6 leder får det faglige og administrative ansvaret for kommunens oppgaver og personell. I følge forarbeidene til loven anbefales kontoret å etablere felles administrativ ledelse. Dette gir mulighet for ulike modeller for lederstruktur for det felles lokale kontoret. Her er beskrevet tre varianter i 2 modeller: Modell A: Enhetlig administrativ og faglig ledelse: En leder har det felles administrative og faglige ansvaret for alle deler av det felles lokale kontorets virksomhet, denne lederen har ansvars- og styringslinjer til kommunen og Arbeids- og velferdsetaten og forholder seg til begge eiere. Modell B: Enhetlig administrativ ledelse: En felles administrativ leder for kontoret har ansvar for administrativ del av daglig drift og representerer kontoret utad i saker som angår kontoret på tvers av statlig/ kommunalt ansvar. To ledere har faglig ansvar for henholdsvis kommunale og statlige tjenesteområder, hvor de forholder seg til sine overordnede i henholdsvis kommunen og statsetaten. En av de faglige lederne kan alternativt være administrativ leder og forholde seg til begge eiere. - Delegasjon av myndighetsområder - Hvilke ledermodell vil være mest hensiktsmessig på vårt kontor - samordning av styringssignaler mellom stat og kommune Ledelse Det felles lokale kontoret i. er enige om følgende ledermodell: (fyll inn beskrivelse av valgt løsning) Styring Det avholdes møter mellom rådmannen i og fylkesdirektør for Arbeids- og velferdsetaten etter behov eksempelvis ett til to møter i året, i. :for å samordne overordnede styringssignaler for virksomheten fra kommune og stat. 6

7 4. Tilsetting av leder(e) og medarbeidere i det felles lokale kontoret Praktiseringen av reglene for medbestemmelse og ivaretakelse av arbeidsgiverfunksjonen vil være forskjellig avhengig av hvilken organisasjonsmodell man legger til grunn. Tilsettinger på statlige vilkår er regulert av tjenestemannsloven og etatens personalreglement, mens tilsettinger på kommunale vilkår skjer iht. lokal kommunal prosedyre på området. Sistnevnte kan variere noe fra kommune til kommune. Det er en viktig forutsetning at de vilkår (statlige eller kommunale) en felles leder tilsettes etter, ikke har betydning for lederens reelle ansvar eller atferd overfor verken brukerne, de ansatte eller eierne. Kunngjøringskretsen vil være ulik ved tilsetting av felles leder og medarbeidere. Stilling som felles leder bør, dersom den kunngjøres internt, kunngjøres både innenfor statlig og kommunal sektor, mens intern kunngjøring for medarbeidere styres ut fra om statlige eller kommunale vilkår gjelder for stillingen. Selv om innstillingen og tilsettingsvedtaket må skje etter gjeldende statlig eller kommunalt regelverk, er ikke dette til hinder for at den praktiske arbeidsprosessen fram til innstilling/tilsetting skal foretas, legges opp slik at det på en god måte sikres deltakelse fra alle parter i tilsettingssaken. 5. Medbestemmelse Medbestemmelse vil være forskjellig ved hhv. etablering av felles lokalt kontor og ved etterfølgende ordinær drift av kontoret. Se vedlegg 2. Forslag til /sjekkpunkt: Ordningene som etableres i de felles lokale kontorene, må være mest mulig inkluderende, slik at ansatte og tillitsvalgte, blir gitt informasjon så tidlig som mulig og så omfattende som mulig. Det må også være trygghet for at samme informasjon gis begge veier. Videre må de ansattes interesser ivaretas gjennom deres tillitsvalgte med tilrettelegging for samarbeid. God medbestemmelse skal sikre at de tillitsvalgte tar del i beslutninger som berører de ansattes forhold, og bidra til å forplikte tillitsvalgte og ansatte i utviklingen av virksomheten. De ansatte i henholdsvis kommune og stat har ulike lov og avtaleverk å forholde seg til bl.a. når det gjelder tilsettinger, rekruttering, medbestemmelse og lønns- og arbeidsvilkår. Det er en politisk forutsetning at de ansatte i kommune og stat skal følge sine lønns- og arbeidsvilkår som er nedfelt i tariffavtalene også etter etableringen av de felles lokale kontorene. Selv om det er forskjeller i hovedavtalene i kommunesektoren og i staten, er intensjonene i disse hovedavtalene nokså identiske. Dette innebærer at forskjellene når det kommer til praktisk samhandling 7

8 ikke nødvendigvis trenger å medføre store forskjeller. Det finnes likevel enkelte formelle regler som er vesentlig forskjellige, eksempler på det er blant annet at i staten er det forhandlingsrett på ulike områder som også gir rett til tvistemuligheter, dersom partene ikke skulle komme til enighet, jf. Hovedavtalen i staten 13. Medbestemmelse ved oppretting og etablering av det felles lokale kontoret Samarbeidsavtalens omfang vil kunne variere noe fra kommune til kommune, f.eks. i forhold til tjenesteinnhold overfor brukerne, kontorets størrelse mv. Det er viktig at lokal leder får vide nok fullmakter til at det kan utøves god samhandling og medbestemmelse med de tillitsvalgte i kontoret og at partene lokalt finner praktiske løsninger som gjør samhandlingen mest mulig rasjonell og involverende. Samarbeidspartene må bestrebe seg på at det legges til rette for reell medbestemmelse i kontoret, med en åpen og inkluderende prosess, som er i tråd med intensjonene i NAV- reformen. Dette krever ledere og tillitsvalgte som har en god dialog, tillit og respekt for hverandres roller og oppgaver, slik at det kan kommuniseres forventninger, resultatkrav og virkemidler med samme innhold og forståelse ned til den enkelte medarbeider. Medbestemmelse ved det felles lokale kontoret utøves innenfor rammen av hovedavtalene. Se vedlegg 2. Stat og kommune vil legge til rette for hensiktsmessige systemer for god samhandling og reell medbestemmelse i kontoret. 6. Lokale mål og resultatkrav Sentrale krav til mål- og resultatstyring vil skje gjennom årlige tildelingsbrev fra staten for de statlige oppgavene som skal løses i det lokale kontoret og gjennom kommunale styringsdokument for de kommunale oppgavene. Det er viktig at mål- og resultatkravene bidrar til at alle tjenestene i kontoret trekker i samme retning. Det kan da være hensiktsmessig å fokusere mest på slutteffektene av innsatsen, spesielt i forhold til hovedmålene med reformen om å få flere i arbeid og aktivitet og færre på stønader. Det er viktig at det avtales og gis tilgang til periodisk styringsinformasjon fra kommune til stat og fra stat til kommune. Samarbeidsavtalen bør inneholde en tidsplan for periodisk resultatgjennomgang. Resultatgjennomgangen skjer innenfor den enkelte styringslinje. Videre er det viktig at partene sammen vurderer resultater, merverdi og eventuelt andre effekter av det felles lokale kontoret sin innsats. 8

9 Leder har ansvar for at det utarbeides årlig virksomhetsplan for det felles lokale kontoret i samarbeid med ansattes organisasjoner. Behovet for styringsinformasjon fra Arbeids- og velferdsetaten til kommunedelen i det felles lokale kontoret ivaretas gjennom å gi tilgang til statlig styringsinformasjon. Styringsinformasjon fra kommune til stat ivaretas gjennom å gi tilgang til den kommunale styringsinformasjonen. 7. Utføre oppgaver på hverandres myndighetsområder Ot. prp. nr. 47 ( ) pkt og arbeids- og velferdsforvaltningsloven 14 åpner for stat og kommune gjennom den lokale samarbeidsavtalen kan avtale at ansatte hos den ene samarbeidsparten kan utføre oppgaver på den andre samarbeidspartens myndighetsområde. Hvilke myndighetsområder som kan delegeres på denne måten begrenses ikke av loven, men departementet gir forskrift som nærmere regulerer og eventuelt begrenser adgangen. Se vedlegg 8. Råd og veiledning på hverandres områder omfattes ikke av disse bestemmelsene, og kan utøves uten nærmere avtaleregulering. Dersom de ansatte skal kunne fatte vedtak eller utløse økonomiske rettigheter på det andre myndighetsområdet, krever imidlertid loven at dette er nedfelt i samarbeidsavtalen. Noe av hensikten med å lage avtalebestemmelser om dette, er å åpne muligheten for fleksibelt bruk av personale i det felles lokale kontoret. Ved inngåelse av samarbeidsavtale som inneholder slike bestemmelser, skal selve delegasjonsvedtaket legges ved som vedlegg til samarbeidsavtalen. Delegasjonsvedtaket må beskrive hvilken myndighet som er delegert til den felles lederen, og må angi om han skal ha det utøvende behandlingsansvaret etter personopplysningsloven. Det må videre angi hvilke oppgaver som kan utføres av de ansatte hos den andre parten. Vedtaket skal også inneholde henvisning til aktuelle styringsdokumenter, lover, forskrifter og instrukser. På hvilke områder er det hensiktsmessig at statlige og kommunalt ansatte også utfører arbeidsoppgaver for den andre samarbeidsparten. Vær konkret på hvilke myndighetsområder det gjelder. Delegert myndighet må fortsatt utøves innenfor de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og instruksjoner. 9

10 Samarbeidspartene er enige om å ha felles administrativ og faglig ledelse for den statlige og kommunale delen av kontoret (stryk hvis det ikke passer). Lederens fullmakter fremgår av vedlagte delegasjonsvedtak. Samarbeidspartene er enige om at de ansatte i Arbeids- og velferdsetaten kan utføre oppgaver på kommunens myndighetsområder. Nærmere angivelse av hvilke oppgaver dette gjelder, fremgår av vedlagte delegasjonsvedtak. (stryk hvis det ikke passer) Samarbeidspartene er enige om at de ansatte i kommunen kan utføre oppgaver på Arbeids- og velferdsetatens myndighetsområder. Nærmere angivelse av hvilke oppgaver dette gjelder, fremgår av vedlagte delegasjonsvedtak. (stryk hvis det ikke passer) Delegert myndighet må utøves innenfor de til enhver tid gjeldende styringsdokumenter, lover, forskrifter og instruksjoner. Nærmere henvisning til disse, fremgår av vedlagte delegasjonsvedtak. Delegasjonsvedtakene kan til enhver tid endres eller trekkes tilbake. 8. Tjenesteområder som inngår i det felles lokale kontoret Punktet skal beskrive tjenestene det felles lokale kontoret skal tilby innbyggerne. I samsvar med 13 og 14 i arbeids- og velferdsforvaltningsloven skal det felles lokale kontoret være den lokale representasjonen til Arbeids- og velferdsetaten. Loven pålegger også at det felles lokale kontoret som et minimum skal dekke kommunens ansvar for økonomisk sosialhjelp, råd og veiledning og arbeidet med individuelle planer. Loven angir ingen ytre rammer for hvilke tjenester som skal inn i det felles lokale kontoret. Kommunale oppgaver som ikke legges inn i den organisatoriske enheten kan likevel samlokaliseres med det felles lokale kontoret. Rammeavtalen om arbeids- og velferdsforvaltning mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet og KS omhandler i punkt 5 Arbeidsrettede tjenesteområder i de felles lokale kontorene, hvor det heter: Partene vil stimulere til utprøving av ulike samarbeidsmodeller mellom statsetaten og kommunene med tanke på at det totale virkemiddelapparatet skal brukes på mest mulig effektiv måte sett fra brukerens side. Partene vil peke på at statlig og kommunal forvaltning skal kunne utføre oppgaver for hverandre og at kommuner i særlige tilfeller kan ta ansvaret for arbeidsmarkedstiltakene for sosialhjelpsmottakerne, jf. lovforslaget 4 og

11 Oppgavedifferensiering knyttet til arbeidsmarkedstiltak skal reguleres gjennom forskrift utarbeidet av Arbeids- og Inkluderingsdepartementet. Arbeidsmarkedstiltak kan overtas av kommunen gjennom søknad til Arbeids- og Inkluderingsdepartementet. I vurderingen av hvilke kommunale tjenester som skal legges til det felles lokale kontoret kan det være naturlig å ta utgangspunkt i de tjenester som i dag ligger til sosialkontoret i kommunen. Man bør vurdere også å inkludere kommunale tjenester som har et selvhjelpsperspektiv og et bredt arbeidsrettet fokus. Et eksempel på dette er introduksjonsordningen for nyankomne flyktninger og innvandrere. Samtidig er det et felles utgangspunkt at de felles lokale kontorene skal: være en gjenkjennelig inngangsport til arbeids- og velferdsforvaltningens samlede tjenester. Kontoret har ansvaret for Arbeids- og velferdsetatens tjenester i kommune. Dette omfatter følgende tjenester: (fyll inn) Ut over kommunens ansvar for økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester, råd og veiledning og arbeidet med individuelle planer, skal kontoret også dekke følgende tjenester som ligger til sosialkontoret i kommune: (fyll inn) Følgende kommunale tjenester, som alle har et selvhjelpsperspektiv og et bredt arbeidsrettet fokus, skal også dekkes av kontoret: (fyll inn) 9. Samhandling med tilliggende kommunale og statlige tjenester Beskrivelse av hvilke tilliggende kommunale tjenester og statlige tjenester som det felles lokale kontoret skal ha et forpliktende samarbeid med. Målet om å få flere i arbeid og færre på passive stønader kan ikke nås uten et løpende samvirke mellom arbeids- og velferdsforvaltningen og det arbeidet som utføres av arbeidsgivere og arbeidstakere, partene i arbeidslivet og andre myndigheter. Det vil særlig på arbeidsmiljø-, helse /rehabiliteringsfeltet og utdanningsfeltet være sterk sammenheng mellom arbeids- og velferdsforvaltningens og andre aktørers mål, ansvar og oppgaver og dermed et utstrakt behov for samarbeid og samordning. Dette kan for eksempel innebære behov for mer formalisert samarbeid mellom arbeids- og velferdsforvaltningen og helseforetakene. Det tas for øvrig sikte på å få i stand en sentral avtale om velferdsforvaltningens samarbeid med kommunene/fylkeskommunene om overlappende målgrupper som er arbeidssøkere og som har rett til opplæring etter opplæringsloven. Det er naturlig å vurdere NAV sitt forhold til offentlige servicekontorer i de kommuner som har etablert slike bl.a. i forhold til om samlokalisering er hensiktsmessig ut fra de lokale forholdene. 11

12 Bør kontoret inngå et forpliktende samarbeid med for eksempel annen kommunal tjeneste som ikke ligger i kontoret, statlige tjenester innen spesialisthelsetjenester/ helseforetak eller med annen ekstern samarbeidspartner? Dersom samarbeidet gir forpliktelser for stat og kommune, bør det vurderes å inngå egen skriftlig avtale om dette. Samarbeidspartene er enige om at samhandling med andre kommunale og statlige tjenester enn de som etter denne avtalen inngår i det felles lokale kontoret, eventuelt reguleres i følgende samarbeidsavtaler/samarbeidsrutiner: (fyll inn) 10. Brukermedvirkning Samarbeidspartene skal sikre at det arbeides med brukermedvirkning på individ- og systemnivå. Brukerorganisasjonene/representanter for brukerne bør trekkes tidlig og aktivt inn i dette arbeidet. Det er viktig å ha en felles begrepsforståelse når beskrivelsen av arbeidet skal nedfelles. Brukermedvirkning på individnivå kan forstås som den innflytelsen bruker har i forhold til beslutningsprosesser og utforming av tjenestetilbud der han selv er berørt. Videre betyr brukermedvirkning at det er en forutsetning at brukeren betraktes av hjelpeapparatet som en aktiv deltaker i egen prosess Dette relateres til at brukeren må gjøres myndig, og at krefter som bevirker avmakt må nøytraliseres. Det skal beskrives hvordan brukermedvirkning på individnivå skal praktiseres slik at brukerens rett til medvirkning i egen sak ivaretas, og at brukeren får innflytelse i beslutninger som angår brukeren selv jf. arbeids- og velferdsforvaltningsloven 15. Det må også vurderes hvordan brukerens pårørende gis anledning til å medvirke når det er ønsket og nødvendig. Brukermedvirkning på systemnivå kan forstås som en kollektiv medvirkningsform der brukerorganisasjonene peker ut representanter som kan delta i planlegging, gjennomføring og evaluering av tiltak. Arbeids- og velferdsetaten sitt ansvar for brukermedvirkning på systemnivå er fastslått i 6. Tilsvarende ansvar for kommunen er slått fast i 14. Her heter det bl.a.: Avtalen skal inneholde bestemmelser om hvordan kontoret skal samhandle med representanter for kontorets brukere. Brukermedvirkning på systemnivå innebærer at representanter for brukerne involveres i planlegging, gjennomføring og evaluering av tjenestene ved kontoret. Både kommune og stat har et klart lovforankret ansvar for å legge til rette for brukermedvirkning på systemnivå. 12

13 For å forbedre tjenestekvaliteten i det felles lokale kontoret og for å tilpasse tjenestene til brukernes behov skal kontoret ha følgende samhandlingsformer med brukerne: På individnivå (fyll inn) På systemnivå (fyll inn) Samhandlingen skal evalueres i samarbeid med brukerrepresentantene minst en gang pr år. 11. Universell utforming Kontoret skal så langt det er mulig og rimelig utformes ut fra prinsippet om universell utforming, jfr. 13 i Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen. Samarbeidspartene må sikre at kravene til universell utforming ivaretas. Tilgjengelighet etter prinsippet om universell utforming gjelder både atkomst til og i bygningen og IKT-baserte tjenester. De ansatte må sørge for kunnskap om menneskelig mangfold. Kompenserende tiltak og/eller assistanse suppleres der brukere ikke kan benytte fellesløsningene for at målet om likeverd og likebehandling skal oppnås. Lokalene skal utformes slik at de er med på å sikre tilgjengelighet for alle brukergrupper, og det skal spesielt tas høyde for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Det vises til Plan- og bygningsloven, samt Lov om offentlige anskaffelser og begge lovers tilhørende forskrifter og veiledninger. Både funksjonshemmedes interesseorganisasjoner og fagmiljøer som Byggteknisk etat, Husbanken og Deltasenteret har utarbeidet veiledninger, kartleggingsverktøy og eksempelsamlinger for utforming av tilgjengelighet etter prinsippet om universell utforming. Disse kan brukes som veiledning inntil egne tilgjengelighetskrav og spesifikasjoner for NAV-kontor foreligger Begge samarbeidsparter skal sikre at kravene til universell utforming ivaretas, jfr. Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen 13. Ved anskaffelse av nye lokaler skal konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen stille de nødvendige krav til universell utforming. Når det gjelder arealdisponering forholder man seg til de respektive regler for medbestemmelse i henholdsvis stat og kommune. Brukermedvirkning er også viktig i planlegging og utforming av kontoret for å sikre kvalitet og brukervennlige bygninger og tjenester. 13

14 12. Kompetanseutvikling Samarbeidsavtalen skal tydeliggjøre hva som bør være felles kompetansetiltak for alle ansatte på kontoret. I rammeavtale mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet og KS slås det fast at det skal utarbeides opplegg for felles kompetanseutvikling for ansatte i de felles lokale kontorene, lederutvikling på tvers av kommune/statskillet som eventuelt også kan favne ledere for tilliggende kommunale virksomheter, samt å sikre erfaringsutveksling og læring mellom de felles lokale kontorene. Her vil bl.a. etablering av forsøks- og utviklingsprosjekter og fagutviklingsprogrammer for å utvikle verktøy, metoder og arbeidsmåter som favner på tvers av stat og kommune stå sentralt. Siktemålet er at hele virkemiddelapparatet skal kunne tas i bruk til beste for den enkelte bruker. I forbindelse med etablering av nye felles lokale kontor har Arbeids- og velferdsetaten utarbeidet kompetansetiltak som tilbys alle ansatte i de nye kontorene. Kommunen har i følge Lov om sosiale tjenester 2-3 et selvstendig ansvar for opplæring av sosialtjenestens personell: 2-3. Opplæring av sosialtjenestens personell Kommunen har ansvaret for nødvendig opplæring av sosialtjenestens personell. Personalet er forpliktet til å delta i opplæring som blir bestemt, og som anses nødvendig for å holde deres kvalifikasjoner ved like. Kongen kan gi forskrifter om opplæringen. Ansvaret for å koordinere opplæringstiltak for de statlig ansatte i det felles lokale kontoret er plassert på det statlige fylkesleddet. Flere områder vurderes som viktig å videreutvikle i forbindelse med etablering og utvikling av de felles lokale kontorene. Dette gjelder bl.a. veilederrollen (publikumsmottak) hvor kunnskap om muligheter og bruk av et helhetlig virkemiddelspekter er viktig i tillegg til gode kommunikasjons- og lytteferdigheter. I oppfølgingsarbeidet er bl.a. evne til å bistå og motivere til arbeidssøking, samt utvikling og oppfølging av individuelle planer viktig. Videre blir det avgjørende viktig å ha god oversikt og kunnskaper om bl.a. arbeidsmarkedet, arbeidsrettende tiltak, inntektssikring og sosial inkludering i forhold til rettigheter/plikter, tiltak og virkemidler, IKT systemer, kunnskap om personkort, system for oppfølging av sykemeldte og rehabilitering i nye IKT systemer, samt kompetanse om eksisterende fagsystemer. Generelt kan en si at det er viktig at alle ansatte har en god arbeids- og velferdsfaglig kompetanse. Det er viktig å få avklart hvem som står ansvarlig for de ulike opplæringstiltakene i den (f.eks.) årlige kompetanseplanen som kontoret utarbeider og videre når opplæring skal skje. 14

15 Det skal årlig utarbeides en felles kompetanseplan i samarbeid med organisasjonene som regulerer oppgaver og ansvar, herunder økonomisk ansvar for kompetanseutvikling. Det er enighet om at alle ansatte ved kontoret skal ha likeverdig tilgang til kompetanseutviklingstiltak. 13. Personvern/Informasjonssikkerhet/Beredskap Ivaretakelse av sikkerheten (herunder bl.a. personvern, taushetsplikt, informasjonssikkerhet, beredskap) i felles lokalt kontor, er avhengig av at begge parter etablerer en helhetlig plan for dette, slik at begge parter oppfyller lovpålagte krav hver for seg, men også som del av de krav etableringen av et felles lokalt kontor krever. Uklarheter ift ansvar og oppgaver som må være på plass i et felles lokalt kontor, kan føre til kritikk fra tilsynsmyndigheter, unødig dobbeltarbeid, mer oppfølging, mindre etterprøvbar sikkerhet og fare for et ujevnt nivå på sikkerheten. Arbeidet med personvern, informasjonssikkerhet og beredskap er lagt opp slik at den skal dokumentere de lokale valgene som gjøres i den enkelte enhet. Det anbefales at sikkerhetsarbeidet følger en fastsatt norm ved at man legger et sett av felles sikkerhetsnormer til grunn. Disse bør gjelde for alle medarbeidere i kontoret, uavhengig av om vedkommende er ansatt i stat eller kommune. Leder ved felles lokalt kontor pålegges dermed å dokumentere de valgene som gjøres ut fra den delegerte styringen som er gitt. Det er viktig at man ser på gjeldende kommunale rutiner samtidig som man lager nye felles rutiner for å sikre at alle behov for kontrollrutiner blir ivaretatt innenfor personvern, sikkerhet og beredskap. For å tilrettelegge for et enhetlig sikkerhetsnivå ved alle landets felles lokale kontor, er det utarbeidet et eget operasjonalisert sikkerhetsnormdokument som omhandler personvern-, informasjonssikkerhets- og beredskapsområdet. Sikkerhetsnormdokumentet heter Felles sikkerhetsnormer for Arbeids- og velferdsforvaltningen. Dette materialet har 2 tilhørende vedlegg for dokumentasjon av de lokale valgene som gjøres av felles lokalt kontor. Se vedlegg 7.. Skulle det vise seg at en av samarbeidspartene bringer strengere krav til sikkerheten inn i felles lokalt kontoret enn det som følger av det anbefalte sikkerhetsnormdokumentet, må den lokale lederen sørge for at disse kravene blir tatt hensyn til i det enkelte kontor. Samarbeidspartene skal i fellesskap sørge for at innholdet i dokumentasjonen detaljeres og beskrives 15

16 14. Informasjon/profil Punktet skal beskrive hvordan informasjon og profilering av det felles lokale kontoret skal være, herunder informasjonsstrategi, skilt, brevark og innredning av lokalene. Skilt Kontoret merkes på en slik måte at behov for tydelig kommunikasjon og identitet både for Arbeids- og velferdsetaten og kommunen ivaretas. Kontoret merkes med logo + stedsnavn. Stat og kommune markeres i bunn av skiltet med Arbeids- og velferdsetaten og x kommune Det gis mulighet til å prege skiltet med kommunevåpen når stat og kommune er enige om dette. Kommunen har ansvar for at retningslinjer for bruk av gjeldende kommunevåpen følges. Brev Arbeids- og velferdsetatens vedtak skrives på brevark med NAV-logo i toppen av brevet, og avsenderinformasjon, NAV stedsnavn, adresse etc. i bunnteksten. Kommunens vedtak må utformes slik at det kommer tydelig frem hvem som har det juridiske ansvar for innholdet. Kommunens vedtak skrives på brevark med kommunelogoen og kontorets navn i toppen av brevet, og avsenderinformasjon; adresse etc. i bunnteksten. Fellesskapet synliggjøres gjennom plassering av NAV- logo nederst i høyre hjørne. Kommunens vedtak kan skrives på samme type brevark som statsetaten benytter, forutsatt at brevet er preget med kommunevåpen, på linje med NAV-logo, Kommunen har ansvar for at retningslinjer for bruk av gjeldende kommunevåpen følges. Kommunen har ansvar for å kommunisere eget juridiske ansvar. Brev der både kommune og stat er avsender, kan skrives på samme type brevark som statsetaten benytter, men det gis mulighet til å prege brevet med kommunevåpen, på linje med NAV-logo. Kommunen har ansvar for at retningslinjer for bruk av gjeldende kommunevåpen følges. Innredning Det anbefales å følge retningslinjer for innredning og design av det felles lokale kontoret med lokale tilpasninger. Det jobbes videre med en konkretisering av profilelementer som skal gi Arbeids- og velferdskontoret en enhetlig profil og identitet. Informasjonsstrategi Samarbeidspartene anbefales å samarbeide om en felles informasjonsstrategi. Forslag til en felles mal om dette er sendt ut og ligger også på og på 16

17 Samarbeidspartene er enige om følgende når det gjelder: Brev: Skilt: Innredning: Informasjonsstrategi: 15. Drift Punktet slår fast hvilket kostnadsprinsipp som bør gjelde. Videre en beskrivelse av hvilke områder som regulerer og forplikter økonomisk for stat og kommune, samt andre områder som er felles forpliktende i den daglige drift. Det anbefales at kostnader fordeles etter det antall årsverk partene er representert med i felles lokalkontor. Dette er et enkelt og håndterlig prinsipp. Andre modeller/ prinsipper for kostnadsdeling har i større grad element av skjønnsvurderinger. Samarbeidspartene bør så langt som mulig være uttømmende på hvilke fellesutgifter som skal fordeles etter kostnadsprinsippet. Kostnadsprinsippet omhandler den aktiviteten som tilhører felles lokalkontor. Det vises for øvrig til vedlagte veileder om kostnadsfordeling mellom kommune/stat. Kostnadsprinsipp: Samarbeidspartene svarer for sin andel av felles driftsutgifter i forhold til antall årsverk de er representert med i det felles lokale kontoret. I eventuell egen avtale om drift bør forhold rundt faktureringstidspunkter og måter reguleres. Særskilte tjenester som ikke dekkes av denne avtale, avtales og faktureres særskilt. Punktet omtales i egen avtale. 17

18 16. Prinsipper for tvisteløsning ved lokal uenighet. Punktet omhandler hvilken ordning som skal finnes der kommunen og Arbeids- og velferdsetaten eventuelt ikke kommer til enighet. Det vises til Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen 14 om tvister mellom Arbeids- og velferdsetaten og kommunen. Videre til punkt 4 Prinsipper for tvisteløsning ved lokal uenighet i rammeavtalen mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet og KS, hvor det bl.a. heter: Partene er enige om at tvistene som oppstår kan løses gjennom en nemndbasert tvisteløsningsordning der fylkesmannens rolle vurderes særskilt. Departementet vil utarbeide egen forskrift om nemndbasert tvisteløsning Samarbeidspartene er enige om å søke å løse alle konflikter om inngåelse og fortolkning av denne avtalen gjennom forhandling lokalt. Skulle dette ikke føre fram vil tvisten løses i samsvar med forskrift om nemndbasert tvisteløsning. 17. Revisjon De respektive revisjonenes tilgang til det felles lokale kontoret. Avtalen bør legge til rette for at Riksrevisjonen, Arbeids- og velferdsetatens internrevisjon og kommunens revisor kan utføre sine oppgaver i forhold til det felles lokalkontoret på en hensiktsmessig måte. Det vises til forskrift om internrevisjon i Arbeids- og velferdsetaten(vedlegg nr) og Erklæring om samhandling i forbindelse med Riksrevisjonen og kommunens revisor kontroller ved NAV-kontorer i kommunene fra KS, Norsk Kommunerevisorforbund og Riksrevisjonen. Se vedlegg Avtaleperiode Samarbeidspartene blir enige om gyldighetsperiode og evalueringsintervall for avtalen. 18

19 III Aktuelt materiale Det er utarbeidet mye materiale som kan gi støtte i forbindelse med etablering og drift av det felles lokale kontoret. En del av materialet er utarbeidet av Arbeids- og velferdsetaten alene, annet materiale er utarbeidet i samarbeid med KS. Under følger en oversikt over noe aktuelt materiale: Vedlegg 1 Dato Arbeids- og velferdsforvaltningsloven Vedlegg 2 Rapport etablering og drift av Nav-kontor Arbeidsgiver- og arbeidstakerforhold i Nav kontor Vedlegg 2 a Regelverkspeil for sektorene Vedlegg 2 b Ulike rutiner for tilsetting av leder og medarbeidere Vedlegg 3 Veileder for kostnadsfordeling kommune/stat for felles lokalkontor feb Vedlegg 3 a Fordeling av kompensasjon til kommunene for Etablering av Nav kontor Vedlegg 4 Håndbok for etablering av Nav-kontor m/nedtellingskalender Vedlegg 5 Mal for samarbeidsavtale med kommunen om drift og forvaltning av eiendom Vedlegg 6 Brukermedvirkning i NAV Vedlegg 6 a Brukermedvirkning på systemnivå i Arbeids- og velferdsetaten Vedlegg 7 Felles sikkerhetsnormer for arbeids- og velferdsforvaltningen Vedlegg 7 a Mal - lokal beredskapsplan Vedlegg 7 b Mal lokal sikkerhetsinstruks Vedlegg 8 Forskrift om rammer for delegasjon mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen Vedlegg 9 Erklæring om samhandling revisjon