Tysnes kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 22.04.08 Kl.: 12.30 15.40 Stad: Rådhuset - formannskapsrommet Saknr.: 01/08 14/08 MØTELEIAR Kjetil Hestad (Ap) DESSE MØTTE John Martin Dale (T) FORFALL Britt Sørensen Dalsgård (T) DESSUTAN MØTTE Ordførar Helge Hauge Økonomisjef Knut Hollekim i sak 07/08 og 08/08 BDO Noraudit v/ Harald Sylta og Sigrid Larsen, deltok ikkje under handsaming av sak12/08 og 13/08. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Roald Breistein og Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 01/08 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 02/08 Protokoll frå møte i kontrollutvalet 27.08.07. 03/08 Presentasjonar 04/08 Informasjonsperm for kontrollutvalet 05/08 Årsmelding 2007 for kontrollutvalet 06/08 Vurdering av om BDO Noraudit AS er uavhengig i høve til Tysnes kommune 07/08 Rekneskap for Tysnes kommune 2007, uttale frå kontrollutvalet 08/08 Kontrollrapport 2007 vedkommande skatteoppkrevjar-funksjonen i Tysnes kommune, uttale frå kontrollutvalet 09/08 Meldingar
10/08 Orienteringar 11/08 Fordeling av arbeid med gjennomgang av innkallingar og møteprotokollar frå andre styrer, råd og utvalg 12/08 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2008-2012 13/08 Plan for selskapskontroll for perioden 2008-2012 14/08 Møteplan for kontrollutvalet for 2008 Ymse 01/08 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/08 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE I KONTROLLUTVALET 27.08.07. Protokollen er underskriven og godkjent av dåværande utvalsleiar og sekretær, og vert berre lagt fram som orientering. Protokoll frå møte 27.08.07 vert teke til orientering. 03/08 PRESENTASJONAR Medlemane i kontrollutvalet, revisjonen, ordførar og sekretariatet presenterte seg for kvarandre. Kontrollutvalet tek presentasjonane til orientering. 04/08 INFORMASJONSPERM TIL KONTROLLUTVALET Sekretariatet gjekk gjennom permen i grove trekk. Kontrollutvalet tek informasjonspermen til orientering. 05/08 ÅRSMELDING 2007 FOR KONTROLLUTVALET
FORSLAG TIL Kontrollutvalet godkjenner forslaget til årsmelding 2007. Årsmeldinga vert å senda kommunestyret til orientering. Årsmeldinga vart gjennomgått. Kontrollutvalet godkjenner forslaget til årsmelding 2007. Årsmeldinga vert å senda kommunestyret til orientering. 06/08 VURDERING AV OM BDO NORAUDIT AS ER UAVHENGIG I HØVE TIL TYSNES KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Harald Sylta, vedr. om BDO Noraudit AS er uavhengig i høve Tysnes kommune, til etterretning. Forslaget til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Harald Sylta, vedr. om BDO Noraudit AS er uavhengig i høve Tysnes kommune, til etterretning. 07/08 REKNESKAP FOR TYSNES KOMMUNE 2007, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Tysnes kommune sin årsrekneskap for 2007. Økonomisjef Knut Hollekim presenterte årsrekneskapen for Tysnes kommune for 2007 og svara på spørsmål frå kontrollutvalet. Den framlagde rekneskapen vart drøfta, resultat i høve til budsjett. Det vart også fokusert på utfordringar framover. Inngangstall i graf som viser driftsresultat blei retta opp, slik at prosent for 2004 blei 1,31 % og for 2005 0,7 %. Kontrollutvalet vil ha med i uttalen til kommunestyret at det vert gjort eit framifrå arbeid i økonomifunksjonen i Tysnes kommune, både i etatane og ved økonomikontoret. Forslag til vedtak med endringar vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Tysnes kommune sin årsrekneskap for 2007 med dei endringane som vart skissert i møte.
08/08 KONTROLLRAPPORT 2007 VEDKOMANDE SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I TYSNES KOMMUNE, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL UTTALE: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest, konkluderer med at Tysnes kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, men med tilleggsmerknad om at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld kontroll av kommunen sine leverandørar av lønns- og trekkoppgåver. 2. Tysnes kommune sitt skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest, vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. HANDSAMING I MØTE Skatteoppkrevjar Knut Hollekim presenterte skatterekneskapen for 2007 samt det som gjeld skatteoppkrevjarfunksjonen i Tysnes kommune og svara på spørsmål frå kontrollutvalet. Forslag til uttale vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest konkluderer med at Tysnes kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, men med tilleggsmerknad om at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld kontroll av kommunen sine leverandørar av lønns- og trekkoppgåver. 2. Tysnes kommune sitt skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest, vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 09/08 MELDINGAR FORSLAG TIL Meldingane vert tekne til orientering. Kontrollutvalet ønskjer at sekretariatet videresender informasjon til medlemene, dersom det er saker som det er aktuelt å følja med i. Innkallingar til representanskapsmøter og generalforsamlingar i selskap som kommunen har eigarskap i, vert å senda ut på mail til utvalsleiar, som vurderer om det er naudsynt å møta. Meldingane vert tekne til orientering. 10/08 ORIENTERINGAR FORSLAG TIL Orienteringar vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTE Det vart opplyst at kontrollutvalsmedlemane har abonnement på Kommunal rapport.
Kontrollutvalet held fram med abonnementet på Kommunal Rapport. Det vert tinga abonnement på Kommunerevisoren til leiar i utvalet. 11/08 FORDELING AV ARBEID MED GJENNOMGANG AV INNKALLINGAR OG MØTEPROTOKOLLAR FRÅ ANDRE STYRER, RÅD OG UTVAL FORSLAG TIL Kontrollutvalet vil ha slik ordning når det gjeld gjennomgang av møteprotokollar m.m.: HANDSAMING I MØTE Det vart føreteke slik fordeling når det gjeld innkallingar og møteprotokollar frå andre fòra: Kontrollutvalet vil ha slik ordning når det gjeld gjennomgang av innkallingar / møteprotokollar m.m.: Kommunestyret John Martin Dale Formannskapet Kjetil Hestad Oppvekst / omsorg Britt Sørensen Dalsgård Landbruk / teknisk Kjetil Hestad Dei aktuelle innkallingane, sakene og protokollane finn ein på nettsida til kommunen, og aktuelle saker som bør orienterast om til kontrollutvalet, vert teke ut her. 12/08 OVERORDNA ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN 2008-2012 FORSLAG TIL Saka er lagt fram for kontrollutvalet utan forslag til vedtak Etter drøfting vart det fatta slikt: 1. Kontrollutvalet ber BDO Noraudit AS utarbeide forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Tysnes kommune. 2. Basert på analysen ber kontrollutvalet også BDO Noraudit AS utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2008 2012. 3. På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet BDO Noraudit AS lage eit forslag til prosjektplan til neste møte som bl.a. inneheld korleis arbeidet skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. 13/08 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN 2008-2012 FORSLAG TIL Saka er lagt fram for kontrollutvalet utan forslag til vedtak Etter drøfting vart det fatta slikt: 1. Kontrollutvalet ber BDO Noraudit AS utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2008 2012 i Tysnes kommune.
2. På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet BDO Noraudit AS lage eit forslag til prosjektplan til neste møte som bl.a. inneheld korleis arbeidet skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. 14/08 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2008: Dato: 22.04.08 19.06.08 16.09.08 17.11.08 Merknad: Ein legg opp til å ha møtetidspunkt om lag på same tid som dette møtet. YMSE Ingen saker under ymse. Kjetil Hestad Leiar Kari Nygard Sekretær