Tyssneess kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 19.03.10 Kl.: 08.30 14.00 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 05/10 13/10 MØTELEIAR Kjetil Hestad (Ap) DESSE MØTTE Britt Sørensen Dalsgård (T) John Martin Dale (T) FORFALL DESSUTAN MØTTE KPMG v/ole Willy Fundingsrud (deltok i møtet til og med sak 12/10) Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Ordførar Helge Hauge deltok i møtet då sak 10/10 vart handsama Frå administrasjonen møtte: rådmann Audun Hovland, ass. rådmann Steinar Dalland, økonomisjef Knut Hollekim og skatteoppkrevjar Helge Drange i sak 11/10 Før ordinært kontrollutvalsmøte (kl. 08.30 10.15), vart det gjennomført kurs v/kpmg med gjennomgang av 85 tilrådingar frå arbeidsgruppe i KRD. Ordførar Helge Hauge, rådmann Audun Hovland, ass. rådmann Steinar Dalland og økonomisjef Knut Hollekim deltok og på kurset. Sakliste: Saknr. Sak 05/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 06/10 Godkjenning av protokoll frå møte 12.02.10 07/10 Orienteringssaker 08/10 Meldingar 09/10 Rapport etter undersøking når det gjeld ordføraren si rolle i samband med tomtekjøp 10/10 Rapport etter prosjekt innan selskapskontroll forvaltning av eigarskap 11/10 Kontrollrapport 2009 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Tysnes kommune uttale frå kontrollutvalet 12/10 Gjennomgang av møteprotokollar 13/10 Val av revisor - arbeidsmøte 1
05/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 06/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 12.02.10. Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 12.02.10. Protokollen frå møte 12.02.10 vart samrøystes godkjend. 07/10 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Sekretariatet Kontrollutvalet bør vurdere om dei godkjende planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll bør evaluerast i løpet av 2010 2 Sekretariatet Utkast til årsmelding for kontrollutvalet til drøfting i kontrollutvalet. ( blir sendt ut i etterkant eller delt ut i møtet) FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Sekretariatet Kontrollutvalet drøfta korleis planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kan evaluerast i løpet av 2010. Det var semje om at dette skal vurderast til hausten. 2 Sekretariatet Sekretariatet hadde ikkje laga utkast til årsmelding, men kontrollutvalet drøfta hovedpunkt til årsmeldinga. Den vil bli lagt fram som sak på neste møte. Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. 08/10 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Tysnes kommune Budsjett for kontrollutvalet for 2010 2 Sekretariatet Melding om aktuell fagkonferanse for kontrollutvalet 02.-03.06.10 3 Forum for Kontroll og Tilsyn Medlemsbrev nr. 2/2009 2
4 Kommunal- og Regionaldepartementet - Brev ds 11.01.10 om avklaring vedr. selskapskontroll - Brev ds 18.01.10 om begrepet selskap k.lov 80 - Brev ds 15.02.10 om retten til å vera tilstades i lukka møter for kontrollutvalet - Brev ds 29.01.10 vedr. rapport med 85 tilrådingar for kontroll- og tilsynsarbeid FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Tysnes kommune Budsjett for kontrollutvalet for 2010 er redusert i høve forslaget frå kontrollutvalet med kr.40.000,-. Kontrollutvalet tek dette til orientering og ønskjer å sjå budsjettet for 2010 for kontroll- og tilsynsområdet som eit rammebudsjett. 2 Sekretariatet Melding om aktuell fagkonferanse for kontrollutvalet 02.-03.06.10 Kontrollutvalsmedlemmane vurderer deltaking sjølv, og føretek evt. påmelding. 3 Forum for Kontroll og Medlemsbrev nr. 2/2009 vart kommentert og teke til orientering Tilsyn 4 Kommunal- og Regionaldepartementet Dei fire breva frå KRD vart teke til orientering Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 09/10 RAPPORT ETTER UNDERSØKING NÅR DET GJELD ORDFØRAREN SI ROLLE I SAMBAND MED TOMTEKJØP FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret tek rapporten om ordføraren si rolle når det gjeld prosess for utleigebustader på Reksteren til orientering. Ole Willy Fundingsrud frå KPMG orienterte til kontrollutvalet om arbeidet med saka. Etter drøfting i kontrollutvalet vart det trekt fram at ein ser at det har vore ein prosess som har gjeve lærdom, og merkar seg at det i vurderinga er belyst og klarlagt dei spørsmålstillingar ein hadde som utgangspunkt. Kontrollutvalet gjekk samrøystes inn for forslag til innstilling, og vil at saka vert sendt over til kommunestyret som ei orienteringssak. INNSTILLING: Kommunestyret tek rapporten om ordføraren si rolle når det gjeld prosess for utleigebustader på Reksteren til orientering. 10/10 RAPPORT ETTER PROSJEKT INNAN SELSKAPSKONTROLL FORVALTNING AV EIGARSKAP FORSLAG TIL INNSTILLING Saka vert lagt fram utan forslag til innstilling. 3
Ole Willy Fundingsrud orienterte om rapporten som er lagt fram og dei vurderingar og tilrådingar som er gjort. Ordførar deltok og i møtet under drøftinga av denne saka. Det er ikkje utarbeida forslag til innstilling med bakgrunn i at det bør vera kontrollutvalet som kjem med synspunkt på kva som vil vera viktig for å forvalta eigarskapar i Tysnes kommune på ein forsvarleg måte. Utvalet drøfta rapporten og dei anbefalingar som er gjort av KS Eigarforum. Kontrollutvalet meiner det er viktig at det vert utarbeida ei eigarskapsmelding for Tysnes kommune. Det var semje om å gjera tilråding til kommunestyret om dette, og at det bør gjennomførast ein prosess som skal vera både politisk og administrativt forankra. Kontrollutvalet peika på kva som vil vera viktig å få fram i ei eigarskapsmelding, og gjorde samrøystes innstilling til kommunestyret i saka. INNSTILLING Kommunestyret går inn for at det vert gjennomført ein prosess med å få utarbeida ei eigarskapsmelding for Tysnes kommune. Prosessen skal vera både politisk og administrativt forankra. Eigarskapsmeldinga skal m.a. gje svar på: o Risikonivå som kommunen ynskjer i høve til internkontroll når det gjeld forvaltning av eigarskap. o Oversyn over dei eigarskapar som kommunen har, samt strategi og målsetting med eigarskapen i dei einskilde selskapa. o Oversyn over styrerepresentantar / eigarrepresentantar. o Korleis ein skal sikra opplæring av styrerepresentantar / eigarrepresentantar, og at det m.a. vert gjeve opplæring i kommunen sine etiske retningslinjer. Eigarskapsmelding for Tysnes kommune skal tilpassast i omfang til kommunen sitt behov og oppdaterast jevnleg. 11/10 KONTROLLRAPPORT 2009 VEDR. SKATTEOPPKREVARFUNKSJONEN I TYSNES KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL : 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Tysnes kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, men med unnatak av dei tilleggsmerknadane som er gjeve i kontrollrapport datert 15.02.10. 2. Tysnes kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. Skatteoppkrevjar, økonomisjef og rådmann orienterte om innhaldet i årsrapportane og om arbeidet ved skatteoppkrvjarkontoret. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kommenterte det som vart lagt fram av muntleg og skriftleg orientering. Det vart gjort samrøystes vedtak i saka. : 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Tysnes kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, men med unnatak av dei tilleggsmerknadane som er gjeve i kontrollrapport datert 15.02.10. 2. Tysnes kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 12/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering Kontrollutvalet hadde ingen saker dei ville kommentera ut frå møteprotokollar. 4
Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering 13/10 VAL AV REVISOR - ARBEIDSMØTE FORSLAG TIL Arbeidsmøte utan forslag til vedtak. Sekretariatet orienterte om evaluering av innkomne tilbod på revisjonsteneste. Sak om val av revisor innstilling til kommunestyret vert førebudd til neste møte Sak om val av revisor vert førebudd til neste møte. YMSE Oppsett møtedato for neste møte i kontrollutvalet blei endra, og fastsett til 23.april 2010 kl. 09.45. Kjetil Hestad Leiar Kari Nygard Sekretær 5