SAKSFRAMLEGG Forum: Skate Møtedato: 22.04.2015 Sak under løpende rapportering og oppfølging Sak 02-2014. Veikart for nasjonale felleskomponenter. I dette møtet: a) Skates styringssystem for prioritering av fellesløsninger. Beslutningssak. Historikk/bakgrunn Skate iverksatte mai 2013 arbeidet med veikart for nasjonale felleskomponenter, for å etablere et felles kunnskapsgrunnlag for Skates arbeid. I juni 2014 la arbeidsgruppe Veikart fram en oversikt over behovene for felles løsninger og en samlet oversikt over gjeldende utviklingsplaner for de nasjonale felleskomponentene. I september 2014 besluttet Skate at det videre arbeidet kjøres i tre spor. Ett av disse var at «Skate vil sikre en løpende forvaltning og videreutvikling av det kunnskapsgrunnlaget som nå er etablert. Det legges opp en enkel men systematisk oppfølging for å bidra til at behov blir møtt og utviklingsplaner blir realisert Skate vil ta en rolle i prioriteringen av disse behovene, i forkant av de årlige budsjettprosessene og prosessene for store satsinger. Konkret: Samlet oversikt over behov for felleskomponenter («Behovskatalogen») gjøres offentlig tilgjengelig, og det åpnes for innmelding av nye behov fra hele forvaltningen. Det legges opp til en halvårlig statusrapportering for behov, og en årlig vurdering og prioritering av innmeldte og nye behov i forkant av den årlige budsjettprosessen. Samlet oversikt over strategier og utviklingsplaner for de nasjonale felleskomponentene gjøres tilgjengelig for tjenesteeiere og andre relevante virksomheter. Utviklingsplaner oppdateres kvartalsvis av den enkelte forvalter i henhold til felles maler og føringer.» Difi/Skatesekretariatet og arbeidsgruppe Veikart har nå konkretisert dette til prosesser og rutiner, og det er nå ønskelig at Skate beslutter disse i form av et styringssystem for Skates eget arbeid. Merknad: I tråd med bestillingen i Skatemøtet 11 februar ble det utarbeidet et notat Prosesser og rutiner i Skate- og veikartarbeidet som ble sendt på intern høring i Skatevirksomhetene. Det ble mottatt svar fra Arkivverket, Brønnøysundregistrene, Helsedirektoratet, Kartverket, KS KommIT, NAV og SKD. Alle vesentlige merknader fra høringssvarene er innarbeidet i det styringssystemet som her er skissert, eller vil bli innarbeidet i den videre detaljeringen av delprosesser, oppgaver og rutiner. Noen høringssvar inneholder innspill som medfører et enda høyere ambisjonsnivå (videreutvikling til et regime for nasjonal porteføljestyring, ansvar for gevinstrealisering og samfunnsøkonomisk analyse). Siden vi har foreslått et lavt ambisjonsnivå i første omgang, er dette ikke tatt nå. Forslag til beslutning: Som et ledd i at Skate vil ta et strategisk styrende ansvar for felles IKT-infrastruktur og løsninger, iverksetter Skate nå en systematisk og løpende vurdering av nye behov for felleskomponenter og løsninger, og følger opp at prioriterte behov blir realisert. Dette implementeres som et styringssystem for Skate, som beskrevet i saksframlegget. Ambisjonsnivået vil ved oppstart være lavt, og bli videreutviklet etter hvert som man får erfaring. Arbeidsgruppe Veikart gjøres om til et permanent arbeidsutvalg under Skate, med oppgave å forberede og legge fram alle saker relatert til styringssystemet. Det bemannes med tilsvarende representasjon og kompetanse som dagens arbeidsgruppe. 1
Presentasjon av saken Innledende forutsetninger Styringssystemet skal etableres og implementeres innenfor eksisterende styringsregime, uten vesentlige endringer i styringsstruktur eller annet. Dette innebærer: Omfang på Skates arbeid Styringssystemet gjelder Skates arbeid med felleskomponenter og løsninger. Det er foreløpig ikke definert hva som ligger i fellesløsninger. Dette vil bli gjort i juni-leveransen, av prosjekt Målbilder og strategier. Det vil ligge til grunn klare avgrensninger mot sektor- og virksomhetsløsninger, samt at man holder seg på et felles nasjonalt nivå. Ansvar og myndighet Ansvaret for videreutvikling av egen komponent/løsning og prioriteringer av denne, samt finansiering, ligger fortsatt hos den enkelte felleskomponentforvalter. Finansiering Det finnes ikke felles midler for finansiering av tiltakene som skal dekke behov. Disse må finansieres av den enkelte felleskomponentforvalter eller tiltaksansvarlig. Ved prioritering av nye behov som ikke ivaretas innenfor eksisterende løsninger, må dette vurderes opp mot felles mål og strategier. Også mulige alternative finansieringskilder må vurderes. Ambisjonsnivå Ambisjonsnivået bør ikke ligge for høyt ved innføring av nytt styringssystem. Samtidig kan styringssystemet videreutvikles i tråd med de erfaringer man etterhvert får, og ambisjonsnivået kan eventuelt heves etterhvert. Formålet med å etablere et styringssystem Skate vil ta et strategisk styrende ansvar for felles infrastruktur og løsninger, som grunnlag for den videre digitaliseringen av offentlig sektor. Styringssystemet har som formål å sikre: 1) åpenhet og forutsigbarhet om status og planer for videreutvikling av nasjonale felleskomponenter og løsninger 2) felles prioritering av nye behov for felleskomponenter og løsninger hele forvaltningen, også utenfor Skate-virksomhetene, må kunne foreslå behov for felles komponenter, løsninger og funksjonalitet 3) at alle prioriterte behov for felles løsninger blir fulgt opp og realisert. Organisering Arbeidsgruppe Veikart har vært en en midlertid organisering. Det er nå framover behov for et permanent arbeidsutvalg som forbereder og innstiller saker til Skate. Det foreslås derfor at det opprettes et nytt arbeidsutvalg under Skate, med tilsvarende representasjon og kompetanse som dagens arbeidsgruppe Veikart. Arbeidsutvalget vil bli støttet av Difi/Skatesekretariatet på samme måte som fram til nå. Åpent for hele forvaltningen Øvrige virksomheter i forvaltningen skal også gis mulighet til å melde inn sine behov. Dette forutsetter blant annet god og oppdatert informasjon på nett om status, veiledning om hvordan offentlige virksomheter kan registrere behov for felles løsninger og funksjonalitet, og informasjon om prosess og vurderingskriterier mv. Blant annet må behovskatalogen gjøres tilgjengelig, samt planer for og status på videreutvikling av felleskomponenter og løsninger. Det vil bli utarbeidet en kommunikasjonsplan, hvor man legger opp til både informasjon til og reell dialog med resten av forvaltningen, med spesiell fokus på involvering ved behovsavklaringer. Det vil bli benyttet flere løsninger og verktøy, blant annet difi.no og en åpen og en adgangsbegrenset del av det samarbeidsområdet på web som har vært benyttet i veikartarbeidet så langt. 2
Hovedprosess Etablering av et nytt styringssystem vil innebære at Skates arbeid på dette området vil bli lagt opp i henhold til en forhåndsdefinerte prosess, nedfelt i et årshjul. Fra forrige halvår Hovedprosessen starter med å oppdatere status på prioriterte behov og tiltak. Den starter opp to ganger i året, i januar og august. Prosessen avsluttes ved Skates felles prioritering av behov og en tilhørende oppdatering av en felles overordnet handlingsplan, i november- og junimøtet hvert år. Status på behov - Tidligere behov - Nye behov Status på tiltak som følger opp behovene - Felles IKT-løsninger - Andre tiltak Skisse over aktuelle nye tiltak for å møte behovene Juni - November Oppdatere status Vurdere aktuelle tiltak September - Februar Iverksette tiltak Oppdatere handlingsplan Planverk aktuelle tiltak - Felles IKT-løsninger - Andre tiltak Plan for oppfølging mot virksomhetene Oppdatert handlingsplan med nye tiltak Forslag til prioritering av tiltak i handlingsplan Plan for oppfølging i styringslinjene mv November - Juni Prioritere alle tiltak Følge opp handlingsplan Hovedprosessen i Skates styringssystem Til neste halvår Forklaring Blå rute: Saksunderlag til møtet, utarbeidet av arbeidsutvalget i foregående periode fram til Skatemøtet Hvit rute: Agendapunkt / beslutning i Skatemøtet Prosessen er tilrettelagt for at man enkelt skal kunne lage rutiner og tilpasse saksunderlag mv for et godt samspill med andre prosesser utenfor Skate. Dette gjelder: overordnete/strategiske prosesser på politisk nivå og departementsnivå, samt de ordinære styringslinjene og budsjettprosessene i forvaltningen relevante strategi- og styringsprosesser i sektorene og virksomhetene, spesielt for styringen av nasjonale og sektorielle felleskomponenter og løsninger forvaltningen som helhet, dvs prosesser og løsninger for å fange opp behov og sikre involvering og forankring av de beslutninger som gjøres av Skate Delprosesser Dette styringssystemet ble detaljert drøftet og avklart i arbeidsgruppe Veikart i et heldags arbeidsmøte 5 mars, og har deretter vært sendt ut på en intern høring blant Skatevirksomhetene. Drøftingen og høringen ble gjort i forhold til de delprosessene som til sammen utgjør hovedprosessen i styringssystemet: Prosess 1: Rapportere status på tiltak og utviklingsplaner Prosess 2: Motta, vurdere og anbefale hvordan nye behov skal håndteres Prosess 3: Skate prioriterer nye fellesløsninger/fellesfunksjonalitet Prosess 4: Iverksette foranalyse Prosess 5: Oppdatere oversikt på nett 3
Prosess 1: Rapportere status på tiltak og utviklingsplaner: Felleskomponentforvaltere og tiltaksansvarlige rapporterer status på de tiltakene som følger opp kjente behov to ganger pr år. Sekretariatet vil i forkant av statusrapporteringen sende ut informasjon om frister og format for rapporteringen, samt eventuelle andre føringer for rapportering. Frister for rapportering er uke 13 respektive 34. Sekretariatet gjør en sammenstilling av innrapportert status som grunnlag for videre behandling i Arbeidsutvalget. Prosess 2: Motta, vurdere og anbefale hvordan nye behov skal håndteres Denne delprosessen omfatter flere aktiviteter: Registrering/innmelding av behov Alle offentlige virksomheter (ikke bare Skate-virksomheter) kan løpende melde behov for fellesløsninger og funksjonalitet. Difi/Skateskretariatet mottar innmeldingene. Ved mottak gjør sekretariatet en første vurdering av om behovet er tilstrekkelig beskrevet. Mangelfulle beskrivelser sendes i retur uten registrering i behovskatalogen. Behov som er tilstrekkelig beskrevet registreres i behovskatalogen og gis status mottatt. Vurdering av arbeidsutvalget Deretter forbereder sekretariatet behandlingen i arbeidsutvalget. Arbeidsutvalget kan gjennomføre et eller flere arbeidsmøter. Arbeidsutvalget vurderer forslag/innstillinger fra sekretariatet og gjør om nødvendig ytterligere vurderinger. Vurderingene skal gjøres i henhold til klare kriterier. Disse kriteriene må ta utgangspunkt i: Målbilder, strategier og handlingsplan (under utarbeidelse) Andre kriterier (må utarbeides av arbeidsutvalget) Dersom behovet ikke oppfyller kriteriene, sender sekretariatet svar til avsender med begrunnelse. Behovet avvises. Status på behovet oppdateres til avvist. For hvert enkelt innmeldt behov vurderes følgende av arbeidsutvalget: Er behovet en mulige utvidelse av en av dagens felleskomponenter, er det en eksisterende sektor- eller virksomhetsløsning som kan løftes opp som nasjonal fellesløsning, eller er det grunnlag for et forslag om en ny felleskomponent eller løsning? Anbefaling; enten prioritering 1, 2 eller ikke prioritert, samt videre håndtering Kvalitetssikring av vurdering og anbefaling Sekretariatet utformer utkast til oppsummert vurdering og anbefaling. Dette sendes Arbeidsutvalget til kvalitetssikring. Arbeidsutvalget velger selv om det gjennomføres møte eller om kvalitetssikringen gjøres av hver deltaker og svar sendes sekretariatet. Resultatet av arbeidsutvalgets vurdering skal være en anbefaling til Skate. Tre uker før møte i Skate, i hhv. kvartal 2 og 4, sendes arbeidsutvalgets anbefaling til Skate. Prosess 3: Skate prioriterer nye fellesløsninger/fellesfunksjonalitet Skate vurderer arbeidsutvalgets anbefalinger i kvartal 2 og i kvartal 4, og prioriterer videre håndtering av de nye behovene. Dette kan resultere i følgende vurdering og videre håndtering: 1. Prioriterte behov som er knyttet til en mulig utvidelse eller forbedring av en av dagens felleskomponenter oversendes til aktuell felleskomponentforvalter 2. Prioriterte behov som er knyttet til et eksisterende tiltak/prosjekt oversendes til aktuell tiltakseier/prosjekteier 3. Behovet prioriteres ikke, og tilbakemelding gis den som meldte behovet. Status settes til «ikke prioritert». 4
For oppfølging av kategori 1) og 2) så må oversendelse til aktuell forvalter/tiltakseier også tydeliggjøre om Skates anbefaling er til orientering eller om Skate forventer en form for behandling, oppfølging eller beslutning. Styringsrådenes rolle vil være en del av avklaringen. Prioriterte behov som ikke kan knyttes til en bestemt virksomhet må vurderes særskilt. Er behovet grunnlag for forslag om en ny felleskomponent? Er det behov for ytterligere vurderinger, f.eks. gjennom en foranalyse? Er det et behov som bør tas opp med KMD? Det må vurderes nærmere hvilke kriterier som legges til grunn for å beslutte at det skal gjennomføres en foranalyse. Prosess 4: Iverksette foranalyse Det kan skje at et behovsområde er så komplekst at Arbeidsutvalget er i tvil om hvordan behovene under dette området best kan håndteres. I så fall kan arbeidsutvalget foreslå at det gjennomføres en foranalyse. Prosess 5: Oppdatere oversikt på nett Utviklingsplaner oppdateres halvårlig av den enkelte forvalter i henhold til felles maler og føringer. Oppdaterte statuser for Behovskatalogen og Samlet oversikt over strategier og utviklingsplaner for de nasjonale felleskomponentene, samt oversikt over innmeldte behov, gjøres tilgjengelig på nett. -- Del av og samspill med overordnete modeller og strukturer, herunder eventuelle modeller Dette styringssystemet må betraktes som en utdyping av eventuelle overordnete styringsmodeller og prinsipper. Dersom det på et tidspunkt blir besluttet en styrings- og forvaltningsmodell og/eller en styringsstruktur som foreslått i leveransedokumentet i sak 06/15 Innspill til regjeringens strategi for felleskomponenter, vil denne styringsmodellen som her foreslås naturligvis bli tatt inn som konkrete prosesser som hører inn under disse overordnet modellene og strukturene. --- Saken vil bli framlagt av Vidar Holmane Saksframlegget er utarbeidet av arbeidsgruppe Veikart og Difi/Skatesekretariatet. Oslo, 09.04.15 5