Saksliste styremøte 21. mai 2015 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: 13. mai 2015 Arkivnummer: 012 Bodø Daglig leder i Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til styremøte 21. mai kl 0900 i Bodø. Revisor vil møte styret i løpet av dagen. Saksliste: Sak 29 2015 Godkjenning av innkalling Sak 30 2015 Godkjenning av saksliste Sak 31 2015 Godkjenning av protokoll fra styremøte 16. april 2015 Sak 32 2015 Økonomisk status Sak 33 2015 Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Sak 34 2015 Strategi 2019 Sak 35 2015 Orienteringssaker a. Helikopterbasen på Evenes b. Lufttransport AS c. Norsk Luftambulanse AS Sak 36 2015 Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell
Luftambulansetjenesten ANS Postboks 235 8001 Bodø Tlf. 75 54 9950 PROTOKOLL Vår dato: 17. april 2015 Arkivnr.: 012 STYREMØTE 16 APRIL 2015 Styret for Luftambulansetjenesten ANS avholdt styremøte 16. april 2015 på Gardermoen Til stede Tor Arne Haug (nestleder) Ingvill Skogseth Randi Nordtorp Mølmen Arild Østergaard Ikke tilstede Daniel Haga (styreleder) Fra administrasjonen Øyvind Juell (daglig leder) Pål Madsen (rådgiver) STYRESAK 18 2015 GODKJENNING AV INNKALLING Innkalling til styremøte 16. april 2015 er godkjent. STYRESAK 19 2015 GODKJENNING AV SAKSLISTE Sak 18 2015 Godkjenning av innkalling Sak 19 2015 Godkjenning av saksliste Sak 20 2015 Godkjenning av protokoll fra styremøte 23. februar 2015 Sak 21 2015 Økonomisk status Sak 22 2015 Strategi 2019 Sak 23 2015 Godkjenning av saksdokumenter til selskapsmøte 27. april 2015 Sak 24 2015 Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Sak 25 2015 Oppdragsdokument 2015 Sak 26 2015 Sak 27 2015 Innspill til budsjett 2016 for de regionale helseforetakene Orienteringssaker a. Aktivitetstall 2014
b. Helikopterbase Evenes c. Finansieringsmodell d. Møteplan andre halvår 2015 e. Lufttransport AS f. Norsk Luftambulanse AS g. Avinor h. Personellsituasjonen i. Helikopterlandingsplasser ved sykehus Sak 28 2015 Eventuelt Sakslisten er godkjent med tillegg av orienteringssak 27g 2015 og 27h 2015. STYRESAK 20 2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 23. FEBRUAR 2015 Styret godkjenner protokoll fra styremøte 23. februar 2015 med de endringer som fremkom under møtet. STYRESAK 21 2015 ØKONOMISK STATUS Styret tar økonomisk status pr. 31. mars 2015 til orientering. STYRESAK 22 2015 STRATEGI 2019 Styret tar status i arbeidet til etterretning. Styret er godt fornøyd med et godt og grundig strategiarbeid. Styret ber daglig leder presentere resultatene i en sluttrapport til styret. STYRESAK 23 2015 GODKJENNING AV DOKUMENTER TIL SELSKAPSMØTET 27. APRIL 2015 Styret godkjenner sakslisten og saksdokumentene til selskapsmøtet 27. april 2015 med de endringer som fremkom i møtet. Styret ber daglig leder oversende innkalling og øvrige saksdokumenter til eierne.
STYRESAK 24 2015 ANSKAFFELSE AV AMBULANSEHELIKOPTERTJENESTER Styret tar redegjørelse og status for prosjekt anskaffelse av nye ambulansehelikopterkontrakter til etterretning. Styret ber daglig leder følge opp arbeidet i tråd med prosjektplanen. STYRESAK 25 2015 OPPDRAGSDOKUMENT 2015 Styret tar gjennomgangen av oppdragsdokument 2015 til etterretning. Styret ber daglig leder rapportere på aktuelle saker gjennom året. STYRESAK 26 2015 INNSPILL TIL BUDSJETT 2016 FOR DE REGIONALE HELSEFORETAKENE Styret forholder seg til økonomisk langtidsplan fremsendt som en del av årlig melding for 2014, og tar budsjettinnspillene til de regionale helseforetakene for 2016 til orientering. STYRESAK 27 2015 ORIENTERINGSSAKER a. Aktivitetstall 2014 Styret fikk en gjennomgang av aktivitetstall og trender for 2014. b. Helikopterbase Evenes Hektisk arbeid i innspurten. Alt skal være klart til åpningen 30. april 2015. Helse og omsorgsminister Bent Høie står for åpningen. Tor Arne Haug vil representere styret, holde hilsningstale og overlevere gave fra selskapet. c. Finansieringsmodell Ny finansieringsmodell ikke fastsatt enda. Rapporten fra prosjektgruppen er oversendt AD møtet for beslutning. d. Møteplan andre halvår 2015 Kommende styremøter er tidfestet ut 2015: 21. mai 2015, Bodø 11. juni, Gardermoen 3. september, Evenes 15. 16. oktober, sted bestemmes senere 3. desember 2015, sted bestemmes senere. e. Lufttransport AS Ny programvare for oppdatering av moving map er mottatt. Testes og settes i drift når akseptert. Et ambulansefly er erklært ikke flygedyktig. Det står på bakken inntil nødvendige godkjenninger er på plass. Dette kan få beredskapsmessige konsekvenser hvis det blir en langvarig prosess å skaffe nødvendige papirer. Følges opp nøye. f. Norsk Luftambulanse AS Ny programvare for oppdatering av moving map er mottatt. Testes og settes i drift når akseptert. NLA AS har denne uken gitt skriftlig tilbakemelding på vårt brev fra november 2013 angående dutyproblematikk/forslag til kompenserende tiltak på Lørenskog basen. Saken vil bli saksbehandlet raskt, men førsteinntrykket tilsier at den foreslåtte løsningen vil bli svært kostbar.
g. Avinor Arbeidsgruppe jobber med å utrede beredskapen for ambulanseflytjenesten på landets flyplasser. Målet for Avinor er å spare penger. Hensynet til pasientene må ivaretas. Vurderingen av medisinske konsekvenser og konsekvenser for ambulansetjenesten må ivaretas av RHFene. h. Personellsituasjonen Medtek har et langtidsfravær. Kapasitet redusert over tid med 1/3. Det jobbes med kompenserende tiltak. i. Helikopterlandingsplasser ved sykehus Første møte i styringsgruppen ble avholdt 14. april. Styringsgruppen ledes av representant fra NAWSARH prosjektet. Ellers består gruppen av eiendomssjefene i RHFene samt daglig leder i Luftambulansetjenesten ANS. Styret tar sakene til orientering. STYRESAK 28 2015 Intet. EVENTUELT Daniel Haga Tor Arne Haug Randi Nordtorp Mølmen Ingvill Skogseth Arild Østergaard Kommende styremøter 21. mai 2015 (Bodø) 11. juni 2015 3. september, Evenes 15. 16. oktober, sted bestemmes senere 3. desember 2015, sted bestemmes senere.
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak 32 2015 Økonomisk status pr 30.04.15 Saksbehandlere: Bård Mortensen, Mariann M. Hunstad Vår dato: 13.05.2015 Møtedato: 21.05.2015 1. Bakgrunn/fakta Avsetning er bokført med 22,8 MNOK og gjelder medisinske gasser, timeuttak, drivstoff, operative og luftfartsavgifter for april, samt bruk av 330 skv. tom. april. 2. Regnskap pr 30.04.15 Tekst Hittil i fjor 01.01.2014 30.04.2014 Hittil i År 01.01.2015 30.04.2015 I % av totalt budsjett Totalt budsjett i år 01.01.2015 31.12.2015 Refusjoner og tilskudd 259 905 282 635 33,4 % 847 330 Andre inntekter 0,0 % DRIFTSINNTEKTER 259 905 282 635 33,4 % 847 330 Personalkostnader 5 962 6 387 28,4 % 22 505 Avskrivninger 1 243 1 670 29,3 % 5 699 Fast vederlag mm 191 561 202 077 31,2 % 647 069 Operative driftsutgifter 6 872 14 502 32,1 % 45 194 Risiko og sikkerhet 2 677 927 51,5 % 1 800 Indirekte kostnader 24 588 31 410 31 % 101 420 Drift, vedlikehold og service 1 972 2 232 34,4 % 6 495 Andre driftsutgifter 101 0,0 % 200 Administrative kostnader 1 260 1 339 9,1 % 14 732 Reise, diett, bilgodtgjørelse 427 508 26,7 % 1 905 Salgs og reklamekostnader 31 55 54,8 % 100 Kontigenter, gebyr 12 33 83,2 % 40 Forsikringer 34 35 22,0 % 160 Tap/gevinst o.l. 108 0,0 % SUM KOSTNADER 231 494 261 175 30,8 % 847 330 DRIFTSRESULTAT 28 411 21 461 0,0 % Driftsresultat pr 30. april 2015 er 21,4 MNOK. Driftsresultatet for 31. mars ble oppgitt til å være 4 MNOK. Regnskapstallene for mars inkludert fast vederlag april for den en av operatørene. Korrekt resultat pr 31. mars skulle vært 18,6 MNOK.
2.1 Inntekter Kontogruppen inntekter følger budsjettet. 2.2 Kostnader 2.2.1 Personalkostnader Kontogruppen inkluderer lønn, arbeidsgiveravgift, pensjon, refusjon sykepenger, pensjonsforsikring og andre personalkostnader. Budsjettet inkluderer forventet lønnsoppgjør 2015. Det ble enighet om årets lønnsoppgjør for flykoordinatorene 4. mai. For øvrige i selskapet vil oppgjøret skje til høsten, etter at helseforetakene har avsluttet sine oppgjør. Selskapet budsjetterer ikke med sykepengerefusjoner, men har en langtidsykemeldt. Lavere lønnskostnader samt sykepengerefusjoner forklarer underforbruket i forhold til budsjett. 2.2.2 Fast vederlag mm. Kontogruppen inkluderer fast vederlag, timeuttak og baseleie. Det største avviket i kroner er knyttet til konto for fast vederlag. Totalbudsjettet inkluderer fast vederlag for den nye ambulansehelikopterbasen på Evenes. Betaling av fast vederlag starter i mai. Når forbruk hittil i år sammenlignes med budsjett gir dette et noe skjevt bilde. Dersom betaling for Evenes hadde startet i januar ville forbruket vært ca 11 12 MNOK høyere, og dermed ville det ikke blitt avvik. 2.2.3 Risiko og sikkerhet. Kontogruppen inkluderer kontiene Personlig verneutstyr, CRM trening, Øvelse, trening og beredskap. Kontogruppen viser et overforbruk i forhold til budsjett. Dette knyttes primært til konto for personlig verneutstyr. Dette er kostnader knyttet til hjelmer og smokk til legene. Vi har fått flere faktura enn normalt. 2.2.4 Indirekte kostnader. Kontogruppen inkluderer kontiene Drivstoff, Diverse operative utgifter og Luftfartsavgifter. I prosent er ikke avviket mellom forbruk og budsjett stort, men i kroner utgjør dette mye. Kontoen med størst avvik er drivstoff. I budsjettet tok vi høyde for literpris fra kr 10 til 11,50 avhengig av leverandør. Faktisk literpris hittil i år har variert fra kr 7,18 til kr 13,16. Det medfører at til tross for økt timeuttak så er drivstoffkostnaden lavere enn budsjett. 2.2.5 Administrative kostnader. Kontogruppen inkluderer en rekke konti knyttet til driften av selskapet, så som husleie, renhold, revisjon og regnskapstjenester, porto, telefoni etc. I tillegg inkluderer kontogruppen kontoen Konsulenttjenester. Budsjett for konsulenttjenester inkluderer prosjektkostnader. Det største avviket for kontogruppen i forhold til budsjett gjelder konsulenttjenester. Kostnadene faktureres etterskuddsvis, i henhold til fremdriften i prosjektene.
2.2.6 Reise, diett, bilgodtgjørelse. Kontogruppen inkluderer reisekostnader for ansatte og styret. Reiseaktiviteten har vært noe lavere i perioden, men forventes økt. 2.3 Finans Bankrenter er bokført til og med mars. 2.4 Konklusjon økonomi Tekst Hittil i fjor 01.01.2014 30.04.2014 Hittil i År 01.01.2015 30.04.2015 I % av totalt budsjett Totalt budsjett i år 01.01.2015 31.12.2015 DRIFTSRESULTAT 28 411 21 461 0,0 % Finansinntekter 319 277 18,5 % 1 500 Finanskostnader 2 0 0,0 % NETTO FINANS 317 277 18,4 % 1 500 RESULTAT FØR SKATT 28 728 21 737 1 500 Bokført resultat ved utgangen av april er 21,7 MNOK. Likviditeten for selskapet er tilfredsstillende. 3. Flytimeproduksjon tom februar 2015 Rapporten inneholder ingen medisinske data og er ment som informasjon i forbindelse med budsjettoppfølgingen for de regionale helseforetakene. 3.1. Flytimeproduksjon ambulansefly og ambulansehelikopter Måned Status Amb hkp Status Amb fly Kommentar Jan Ambulansehelikopterproduksjonen i januar var 17 timer under budsjett. Ambulanseflyproduksjonen for årets første måned var 104 timer under budsjett. Feb Ambulansehelikopterproduksjonen i februar var 21 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 79 timer over budsjett. Mars Ambulansehelikopterproduksjonen i februar var 80 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 54 timer over budsjett.
Måned Status Amb hkp Status Amb fly Kommentar April Ambulansehelikopterproduksjonen i februar var 46 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 3 timer over budsjett. Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Flytimeproduksjon under budsjett Flytimeproduksjon iht budsjett Flytimeproduksjon over budsjett 3.2. Kommentar pr RHF Framstillingen viser utvikling til og med andre tertial sammenlignet med samme periode i fjor. Helse Nord RHF Utført 2015 Budsjett 2015 Differanse Utført 2014 Differanse 2015 Fly 2200 2177 23 2250 50 Helikopter 411 350 61 388 23 Helse Midt Norge RHF Utført 2015 Budsjett 2015 Differanse Utført 2014 Differanse 2015 Fly 419 407 12 380 39 Helikopter 446 435 11 471 25
Helse Vest RHF Utført 2015 Budsjett 2015 Differanse Utført 2014 Differanse 2015 Helikopter 561 605 44 581 20 Helse Sør Øst RHF Utført 2015 Budsjett 2015 Differanse Utført 2014 Differanse 2015 Fly 719 721 2 669 50 Helikopter 1348 1244 104 1058 290 3.3. Kommentar produksjonsutvikling Ambulanseflyene har til og med april flydd 3339 timer. Dette er 32 timer over budsjett. Til sammenligning var produksjonen på samme tid i fjor 3300 timer. Tilgjengeligheten for ambulanseflyene er hittil i år på 94,84 %. Ambulansehelikoptrene har pr april flydd 2768 timer. Dette er 131 timer over budsjett. I fjor på samme tidspunkt var produksjonen 2499 timer. Tilgjengeligheten for Lufttransports ambulansehelikoptre ligger på 94,84 % hittil. Tilsvarende tall for NLA er 96,38 %. Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar økonomisk status pr. 30. april 2015 til orientering. Øyvind Juell daglig leder