Referat fra GENERALFORSAMLING 2 GF2 ONSDAG 30. Oktober 2013 KL. 12.00 Høgskolen i Hedmark, Campus Rena, Telthusveien 12, 2450 Rena. Rom M102. Møteplikt for alle med verv i Studentsamfunnet på Rena (Hovedgrupper og undergrupper)
Dagsorden: 1. Konstituering av GF 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Godkjenning av budsjett 4. Regnskap UKA 5. Rapport fra KKU 6. Valg av Revisor 7. Valg av Økonomiansvarlig 8. Valg av øvrige verv - Kulturleder - RSI-Leder - Informasjonssjef - WEB-ansvarlig - KKU 9. Forslag om endringer av vedtektene for Studentsamfunnet på Rena Side 2 av 11
Sak1 - Konstituering av GF Ordstyrer, protokollunderskrivere og referenter blir foreslått på møtet Ordstyrer: Erling Relling Protokollunderskrivere: Even Schiøll Sørlie og Stine Dahl Referent: Marie Lund Grønseth Forslag til foretningsorden Alle som er medlemmer av Studentsamfunnet på Rena har møterett, forslagsrett og talerett. Under stemmegivningen skal alle stemmeberettige oppholde seg i møtesalen. Ordstyrer og referenter kan be om pause dersom det er nødvendig for det videre møte. Voteringsorden Generalforsamlingen er vedtaksdyktig med 1/20 dels oppmøte. Vedtak fattes normalt med simpelt flertall. Avstemninger skjer normalt ved håndsopprekning. Skriftlig avstemning skal foretas dersom en eller flere av plenum ber om det. Angående tale og forslagsrett: Det gis adgang til to replikker til hvert innlegg (replikk to fingre i luften), med anledning til svarreplikk (svarreplikk to fingre i luften). Replikk må tegnes under innlegget, det åpnes ikke for replikk til replikk. Taletiden på hvert innlegg må ikke være på mer enn tre minutter. Replikker skal ikke være på mer en to minutter. Alle i plenum kan fremsette forslag om strek. Ordstyrer forklarer hva strek innebærer. Protokolltilførsel kan forlanges. Forslag/innlegg til foretningsorden bryter saksdebatten. Disse forslagene skal det ikke debatteres over, men tas til votering med det samme. Endring av forretningsorden/saksliste krever 2/3 flertall for å bli vedtatt. Saker som ikke står på sakslisten tas kun til etterretning. Det vil si som ankommer etter frist og eventuelle saker. Hvis et spørsmål ikke er regulert i denne foretningsorden eller vedtektene kan Generalforsamlingen med simpelt flertall avgjøre hvilken praksis som skal gjelde. Enstemmig vedtatt Side 3 av 11
Sak 2 - Godkjenning av innkalling og saksliste Møtedato ble offentliggjort 3 tre uker før GF Saksliste og sakspapirer ble fremlagt skriftlig 7 syv dag før GF Enstemmig vedtatt. Sak 3 Godkjenning av budsjett 2013 Se vedlegg 1. Det ble snakket litt om hva som skjer hvis vi har penger til overs. Det er vanligvis ikke et problem, og Studentsamfunnet skal i utgangspunktet ikke gå i overskudd. Har vi midler til overs kan vi bruke dem opp i desember eller så vil pengene bli overført til neste år. Fremlagt budsjett ble vedtatt med flertall. Sak 4 Regnskap UKA Se vedlegg 2. Generalforsamlingen ble informert om at det kan være et ufullstendig regnskap. Det kan mangle noen kvitteringer, men ellers er det i følge økonomiansvarlig riktig i forhold til penger som er brukt og hvor mye vi har igjen. Vedtatt ved flertall. Sak 5 Rapport fra KKU Se vedlegg 3. Side 4 av 11
Rapporten blir lest opp av KKU 1 og 2. Vi har opprettet en klagenemd der Martina Ergan sitter som eksternt medlem. Enstemmig vedtatt. Sak 6 Valg av Revisor Siden Samfunnsstyret ikke har funnet en kandidat som kan revidere regnskapet for Samfunnet 2013 foreslår Samfunnsstyret at denne saken blir utsatt til starten av 2014, hvis ikke noen i generalforsamlingen har forslag under møtet. Det vil i så fall bli innkalt til ekstraordinær generalforsamling når en eller flere kandidater blir funnet. Vi har ikke kommet fram med forslag til revisor, så vi har ikke noe å vedta. Dette må tas opp igjen ved en senere anledning og eventuelt stemmes inn på neste Generalforsamling. Sak 7 Valg av Økonomiansvarlig Stillingsinstruks for Økonomiansvarlig i Studentsamfunnet Økonomiansvarliges hovedoppgaver er å holde kontinuerlig oversikt over samfunnets samtlige kontoer Den ansvarlige skal foreta nødvendige inn og utbetalinger og ha oversikt over disse Økonomiansvarlig skal være økonomisk rådgivende i samfunnet og påse at samfunnets ressurser blir forvaltet på en forsvarlig måte Skal sørge for at regnskapet blir ført, enten ved å føre det selv eller hyre inn ekstern regnskapsfører. Skal også sørge for at regnskapet blir kontrollert av godkjent revisor Den ansvarlige skal sette opp budsjett. Økonomiansvarlig skal holde jevnlige møter med økonomiansvarlige i RSI, Drift, Kultur og UKA Det skal også samles inn rapporter fra disse økonomiansvarlige Skal påse at økonomien i Prosjektgruppa Biblioteket fungerer på en fornuftig måte Har møteplikt på samfunnsstyremøter, skal gi beskjed senest 1 dag I forveien dersom man er forhindret fra å møte Har møteplikt på GF Rapporter skal skrives ved behov Side 5 av 11
Skal drive overlapping i henhold til vedtektene Even Schiøll Sørlie går av som økonomiansvarlig. Jonathan Curran studerer økonomi og administrasjon på første året. Han har en økonomisk tankegang og liker å styre med penger. Han har også vært med Even for å se hva vervet innebærer og er motivert til å gjøre en god jobb. Jonathan Curran velges enstemmig inn som ny økonomiansvarlig. Kontaktinformasjon: Jonathan Curran, jonathan92@live.no, 954 64 946. SAK 8 Valg av øvrige verv Kulturleder Stillingsinstruks for Kulturleder i Studentsamfunnet Har ansvaret for hovedgruppa kultur. Skal ha oversikt over undergrupper og arrangementer Skal ha kontinuerlige møter med fast møtetid. Skal kreve årsrapport fra undergruppe lederne Skal i samarbeid med andre styremedlemmer (i kulturgruppa) være en pådriver for rekruttering til verv og deltakelse i kulturgruppa Skal skrive rapporter fra alle større arrangementer som arrangeres i regi av kulturgruppa Skal drive overlapping i henhold til vedtektene Har møteplikt på Samfunnsmøter. Hvis man er forhindret i å møte skal Samfunnsleder ha beskjed minimum 1 dag i forveien, og nestleder tar leders plass Har møteplikt på Generalforsamlinger (GF) Ansvaret for at det som foregår i Kulturgruppa, foregår i samsvar med Studentsamfunnets vedtekter, instrukser og andre lover og regler Har ansvaret for at revyen blir gjennomført og må derfor nedsette en revykomite til dette Skal sende ut referat fra kulturmøter til hele samfunnsstyret Lisa Vilvang går av som kulturansvarlig. Jenny Elvegård velges inn som ny kulturansvarlig. Side 6 av 11
Kontaktinformasjon: Jenny Elvegård, jenny-malene@hotmail.com, 950 66 003. RSI-Leder Stillingsinstruks for RSI-leder i Studentsamfunnet Har ansvaret for hovedgruppa RSI. Skal ha oversikt over undergrupper og arrangementer Hovedgruppas kontaktperson i Studentsamfunnet på Rena, og i Samfunnsstyret. Skal informere om det som skjer i RSI Fremmer spørsmål, problemer og lignende fra undergrupper som leder føler bør tas opp i Samfunnsstyret Skal ha kontinuerlig møter, med fast møtetid. Innkaller og leder møtene. Leder har ansvar for at aktuelle saker blir diskutert, og løsning funnet Har ansvaret for at undergrupper får den informasjonen de har krav på. Dette gjelder også informasjon (som angår undergruppene) som er diskutert i Samfunnsstyret Har ansvar for å sette opp treningstider og steder for undergruppene Leder skal se til at RSI retter seg etter vedtak og andre rutiner som er bestemt av Samfunnsstyret Skal sørge for at RSI fungerer, både internt og eksternt. Har ansvar for at ledere for undergrupper gjør det de skal Skal kreve årsrapport fra undergruppeledere Skal være en pådriver for rekruttering til verv og deltagelse i RSI Arbeide med å få fram RSI sine synspunkter i Samfunnsstyret Skal skrive rapport fra arrangementer regissert av RSI Skal drive overlapping i henhold til vedtektene Har møteplikt på samfunnsmøter. Hvis en er forhindret i å møte, skal samfunnsleder ha beskjed minst en dag i forveien, og nestleder skal ta leders plass Har møteplikt på GF Skal sende ut referat fra RSI sine møter til hele samfunnsstyret Zhian Faramarzi går av som RSI-leder. Lillian Brurok går andre året regnskap og revisjon. Var med i idrettsstyret ved Steinskjær Studentidrett. Hadde vært gøy å prøve seg som leder nå og har hjulpet Zhian tidligere i høst. Lillian Brurok velges enstemmig inn som ny RSIleder. Kontaktinformasjon: Lillian Brurok, lbrurok@outlook.com, 959 61 867. Side 7 av 11
Informasjonssjef Stillingsinstruks for Informasjonssjef i Studentsamfunnet Over ordnet ansvar for å informere om Studentsamfunnets aktiviteter Ha en administrativ rolle ovenfor webansvarlig og marked- og sponsoransvarlig. Ansvar for informasjon innad i samfunnsstyret, informasjon ut til studentene, og for å samle inn tilbakemelding fra studentene Informasjon fra samfunnsstyret og hovedgruppene skal bearbeides og gis videre til studentene på en hensiktsmessig måte Hovedansvar for infobrosjyre med høstprogrammet som sendes ut til nye studenter. Skaffe alt av innhold til denne når det gjelder tekst, bilder og annonser. Har hjelp til layout og trykking Alle informasjonsansvarlige i hovedgruppene legger ut egen informasjon Koordinere informasjonsaktiviteter med de informasjonsansvarlige i hovedgruppene og ha jevnlig møter med disse Lage innkalling til GF og informere om denne i klassene. Få folk til å møte opp. Opprettholde et godt samarbeid med Hedmarkstudenten og andre mediakanaler. Sørge for at Studentsamfunnet har en helhetlig profil utad overfor sine medlemmer, og prøve å engasjere studentene til å være aktive i Studentsamfunnet på Rena Dele på skriving av referat sammen med nestleder Finne nye måter å profilere Studentsamfunnet på, bl.a. ulike nettsteder Hjelpe samfunnsleder å opprettholde kontakten med andre studentsamfunn Skrive pressemeldinger ved store arrangementer og ellers ved behov Møteplikt på samfunnsstyremøter. Hvis man er forhindret i å møte, skal samfunnsleder orienteres minimum 1 dag i forveien. Møteplikt på GF Drive overlapping i henhold til vedtektene Marie Lund Grønseth går av som informasjonssjef. Lisa Vilvang har vært kulturansvarlig og går av nå. Hun har drevet med informasjonsarbeid som kulturansvarlig også. Hun velges enstemmig inn som ny informasjonsansvarlig. Kontaktinformasjon: Lisa Vilvang, lisav_1993@msn.com, 993 50 305. WEB-ansvarlig Side 8 av 11
Stillingsinstruks for Webansvarlig i Studentsamfunnet Hovedansvar for Studentsamfunnets websider og sørge for at sidene til en hver tid er oppdaterte Webansvarlig skal innhente informasjon fra informasjonsansvarlig som legges ut på samfunnets websider Har møterett på alle samfunnsstyremøter, men ikke stemmerett. Er underlagt informasjonsansvarlig Vi har ikke hatt WEB-ansvarlig i en periode. Forrige WEB-ansvarlig var Tomas Brekke. Trond Gjeset har tidligere vært pubsjef ved Biblioteket Pøbb & Scene. Han skal til utlandet, men man har ikke møteplikt som WEB-ansvarlig og han kan drifte nettsidene over nett. Han har erfaring fra videregående og går Digital Medieproduksjon ved HiHm. Trond Gjeset velges enstemmig inn som WEBansvarlig. Kontaktinformasjon: Trond Gjeset, trond@gjeset.no, 908 38 130. KKU1 Stillingsinstruks for Kontroll- og konstitusjonsutvalget i Studentsamfunnet Kontroll- og konstitusjonsutvalget blir valgt av GF og har funksjonstid på 1 år. KKU bør ikke ha andre tillitsverv i Studentsamfunnet på Rena KKU skal primært bestå av to personer KKU sin oppgave før GF er å utlyse og innhente kandidater til ledige verv For å skaffe kandidater til verv skal representantene for KKU snakke med folk, reklamere og gjøre stillingsinstruksene tilgjengelige for flest mulig studenter. KKU skal samarbeide med ordstyrer ved gjennomføring av valg på GF KKU skal ha jevnlige møter. Det skal legges frem rapport på hver GF KU bør være representert på alle Samfunnsstyremøter KKU skal ha oppsyn med at Studentsamfunnet på Rena drives i henhold med vedtekter og vedtak gjort av GF KKU skal ha oppsyn med at de økonomiske disposisjoner er i samsvar med vedtak gjort av GF og Samfunnsstyret KKU skal umiddelbart ta opp muntlig og skriftlig med Samfunnsstyret oppdagelse av brudd på vedtekter eller andre kritikkverdige forhold i Samfunnsstyret Side 9 av 11
KKU representantene har rett til å stille spørsmål, men har ikke tale-/forslagsrett- /stemmerett på lik linje med Samfunnsstyremedlemmene på Samfunnsstyremøter. De kan bli bedt om å uttale seg i enkeltsaker Camilla Torper Bakurowitz går av som KKU1. Ajay Jagpal liker å passe på at ting er som de skal og er utadvendt. Han velges enstemmig inn som ny KKU1. Kontaktinformasjon: Ajay Jagpal, ajay-0593@hotmail.com, 924 44 244. Linda Dahle stilte også som KKU. Begge kandidater fikk fortelle litt om seg selv og hvorfor de ønsket å stille. SAK 9 Forslag om endringer av vedtektene for Studentsamfunnet på Rena Samfunnsstyret foreslår at vedtektene for Studentsamfunnet på Rena blir endret. Hovedendringene består av å gi Samfunnsstyret myndighet til å skrive instrukser for hovedog undergruppene og muligheten til å tilsette personer til verv som er underlagt Samfunnsstyret uten at dette må opp under generalforsamlingen. Oppsettet er også endret for å tilsvare organisasjonsstandarden ellers i Norge. For flere detaljer ligger de nåværende vedtektene i vedlegg 4, og forslag til endring i vedlegg 5. 2.4 Foreslått rettelse: 400 kr pr skoleår. Rettelsen er vedtatt. De nye vedtektene er enstemmig vedtatt. Det gamle Samfunnsstyret: Leder: Nestleder: Erling Kristoffer Lippert Relling Stine Dahl Side 10 av 11
Økonomiansvarlig: RSI-leder: Kulturleder: UKA-leder: Driftsleder: Informasjonssjef: KKU1: KKU2: Even Schiøll Sørlie Zhian Faramarzi Lisa Vilvang Kristine Johnsen Markus Moe Hansen Marie Lund Grøneth Camilla Torper Bakurowitz Sabri Mousa Det nye Samfunnsstyret: Leder: Nestleder: Økonomiansvarlig: RSI-leder: Kulturleder: UKA-leder: Driftsleder: Informasjonssjef: KKU1: KKU2: Erling Kristoffer Lippert Relling Stine Dahl Jonathan Curran Lillian Brurok Jenny Elvegård Kristine Johnsen Markus Moe Hansen Lisa Vilvang Ajay Jagpal Sabri Mousa Side 11 av 11