HITRA KOMMUNE Fillan den 09.04.2016 Medlemmer og varamedlemmer av Oppvekstkomiteen 2015-2019 Innkalling til møte i Oppvekstkomiteen 2015-2019 Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra rådhus - K-sal - 13.04.2016 Kl 14:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: 72 44 17 00 eller postmottak@hitra.kommune.no Representant som ønsker å få vurdert sin habilitet i forhold til behandling av saker ført opp på sakslisten, skal melde fra om dette til rådmannen i god tid slik at dette kan klargjøres før møtet. Dagsorden / plan for møtet Kl. Nr. Tema / Sak Ansvarlig 14:00 Fellesmøte mellom Hitra formannskap og oppvekstkomiteen Utbygging og renovering av Fillan barnehage 16:00 Velkommen - åpning av møtet i oppvekstkomiteen - Opprop / sette møtet - Godkjenning av innkalling - Godkjenning av saksliste - Permisjoner 16:05 Informasjon fra komitéleder Ordfører Komiteleder Komitéleder 16:20 Informasjon fra rådmannen 16:45 Spørsmål og innspill fra komitémedlemmene Spørsmål til rådmannen meldes senest 2 dager før møtet på e-post til kjell.sether@hitra.kommune.no Det kan ikke fattes vedtak i informasjonssaker eller på grunnlag av spørsmål fra komitémedlemmene. Komitémedlemmene kan fremmes forslag om at en sak utredes for formell behandling. Dette kan fremmes som oversendelsesforslag i møtet. 17:00 Saksbehandling Komitéleder Se saksliste på neste side 18:00 Møteslutt Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 7855.05.16178 7240 Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no Side1
Side2 Side 2 av 2
Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket Saker til behandling PS 5/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 02.03.2016 PS 6/16 Fillan barnehage - finansiering av renovering, parkering, uteområder og inventar PS 7/16 Hovedopptak for barnehagene i Hitra kommune - Barnehageåret 2016-2017 - Melding Side3
Sakertilbehandling Side4
Sakertilbehandling Side5
HITRA KOMMUNE Drift og Eiendom RO 6 Arkiv: 0090/0053 Saksmappe: 2013/299-79 Saksbehandler: Kjetil Andersen Dato: 07.04.2016 Fillan barnehage - finansiering av renovering, parkering, uteområder og inventar Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet 2015-2019 13.04.2016 65/16 Oppvekstkomiteen 2015-2019 13.04.2016 6/16 Kommunestyret 2015-2019 14.04.2016 34/16 Vedlegg: Innstilling: 1. Hitra kommunestyre vedtar at det innhentes tilbud på følgende delprosjekter ved Fillan barnehage iht saksopplysninger; 1. Renovering av eksisterende barnehage kr. 11 750 000 2. Etablering av parkeringsplass kr. 1 650 000 3. Opparbeiding av uteområder kr. 2 000 000 4. Inventar til begge byggene kr. 1 720 000 2. Hitra kommunestyre øker rammen til prosjektet med kr. 12,3 millioner inkl mva slik at ovenfor nevnte punkter kan gjennomføres. Hitra kommunestyre er innforstått med at dette er et kostnadsoverslag og endelig kostnadsramme fastsettes når tilbud er innhentet. 3. Drift og eiendom (RO6) har ansvar for å gjennomføre renovering av eksisterende barnehage, etablering av parkeringsplass og opparbeiding av uteområder. Oppvekst (RO2) har ansvar for inventar til begge byggene samt barnehagedrift i byggeperioden. 4. Prosjektet finansieres med kr. 9 840 000 i lånemidler og kr. 2 460 000 i momskompensasjon. Laila Eide Hjertø Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Ann-Magritt Glørstad Kommunalsjef drift og eiendom Side6
Bakgrunn for saken Viser til K-sak 136/15 «Tilbud nybygg Fillan barnehage Finansiering» hvor det er varslet om behov for økning av den økonomiske rammen for prosjektet for å kunne gjennomføre ønskede tiltak, hvor Rådmannen ville komme nærmere tilbake til behovet. Prosjektet ble tilført ytterligere kr. 2.789.000, total ramme er dermed totalt kr. 32.920.000,- Det har etter da blitt jobbet med å redusere ambisjonsnivået på totalprosjektet slik at det kunne bringes innenfor de gitte økonomiske rammene, da man ser at kapitalbehovet er større enn forutsatt. Basert på de siste signalene fra Formannskapet i møte 15.03.2016 om økt ramme, har det blitt jobbet med å kvalitetssikre de totale kostnadene for å gjennomføre prosjektet som først tiltenkt. Saksopplysninger Saken omfatter flere delprosjekter og er delt opp slik: 1. Renovering av eksisterende barnehage Eksisterende bygning ved Fillan barnehage er fra 1992/93. Bygget inneholder tre avdelinger med tilhørende fellesarealer og administrasjon. Ved rehabilitering planlegges det blant annet nye inngangspartier, oppgradering av fin- og grovgarderober, nye tekniske løsninger og generelt bygningsmessige endringer. Barnehagebygget skal bygges om til 3 småbarnsavdelinger med maks 13 barn per avdeling. I dag er det 1 småbarnsavdeling og 2 storbarnsavdeling i eksisterende bygg. Ved ombygging av eksisterende barnehage er byggteknisk tilstand og tilstand for tekniske anlegg vurdert av Eggen arkitekter AS. Det er påpekt blant annet følgende mangler som søkes utbedret jfr prosjektet, deriblant: Det foreligger pålegg fra Arbeidstilsynet vedr. behov for solavskjerming på solutsatte vinduer. Dagslysforhold vurderes som dårlige i enkelte arealer. Eksisterende hems på avdelingene ønskes revet. Arealene er lite brukervennlige i daglig drift i barnehagen. Barnehagen mangler branncelleinndeling iht. gjeldende teknisk forskrift. Arbeidsrom for personalet mangler. Vannrør er nedstøpt i gulv og mangler sirkulasjon. Elektrisk varmeanlegg anbefales erstattet av vannbåren gulvvarme med lavtemperatur anlegg. Ventilasjonsanlegg er 25 år og tilfredsstiller ikke dagens krav, og må skiftes ut / oppgraderes. El. anlegg mangler barnesikring av alle stikk. Belysning må også ved ombygging delvis suppleres/erstattes av nye armaturer pga alder og at enkelte rom vil få annet bruksområdet. Generelt er alle overflater, som golv og vegger, og fast inventar slitte og trenger utskiftning. Det vil være behov for noe ombygging av eksisterende bygg for å få det tilpasset kun å ha småbarnsavdelinger. Man vil derfor ta utgangspunkt i utarbeidet planskisse fra Eggen Arkitekter. Side7 Side 2 av 2
I kostnadsoverslaget for renovering av bygget er det i tillegg tatt med følgende; - Utskiftning av samtlige vinduer og dører - Legging av ny taktekking - Bygget oppgraderes i tråd med krav til universell utforming. Forventet levetid på de vinduer er ca 20-30 år og taktekking ca 30-50 år. Det er observert at taksteinen ser ut til å ha blitt sprø. Det forutsettes at det ikke benyttes noe mer midler til prosjektering. Detaljprosjektering gjøres av totalentreprenør, basert på funksjonsbeskrivelse/tekniske krav fra Hitra Kommune/Fillan barnehage og planskisse fra Eggen Arkitekter. I kostnadsoverslaget er det forutsatt at man får hele bygget til disposisjon, slik at man får rasjonell fremdrift. Det vil si at all barnehagedrift vil opphøre i bygget i perioden man gjennomfører renoveringen. Drift og eiendom (RO6) vil være ansvarlig for renovering av bygget, mens Oppvekst (RO2) er ansvarlig for å sørge for barnehagedrift i renoveringsperioden. Slik løsning er hensyntatt gjennom hovedopptaket 2016-2017. Det er planlagt å utlyse konkurranse for renovering av barnehagen ila våren / sommeren 2016, med renovering høsten 2016. Det anbefales at det utlyses egen konkurranse for renovering av eksisterende bygg, som en egen totalentreprise. Det er indikasjon på fukt ved enkelte steder på bygget. Omfanget blir ikke kartlagt før man åpner veggene for inspeksjon. Dette medfører at det er behov for en større reserve enn normalt. Side8 Side 3 av 3
Nedenfor er det satt opp et kostnadsoverslag basert på Eggen arkitekter AS, som er justert noe basert på de erfaringer man nå har. Kostnadene er avrundet til nærmeste 1000 kr. Konto Nr Beskrivelse Budsjett Regnskap 1.0 Forberedende arbeider Tidligere prosjekteringskostnader gjelder både nybygg, renovering og utenomhusarealer. Det er ikke brukt tid til å gå igjennom bilag for å finne andel som er blitt brukt på prosjektering av renoveringen. SUM FORBEREDENDE ARBEIDER - - 2.0 TOTALENTREPRISEKOSTNADER 2.1 Totalentreprise, renovering 7 425 000 2.2 Merverdiavgift 1 856 000 SUM TOTALENTREPRISEKOSTNADER 9 281 000 3.0 GENERELLE KOSTNADER 3.1 Byggeledelse 150 000 3.2 Byggherreombud, SHA-koordinator, SHA-plan 150 000 3.3 Off. gebyrer m.v 20 000 3.4 Tinglysning og rettsgebyrer 20 000 3.5 Div kostnader 50 000 3.6 Merverdiavgift for post 3.1, 3.2 og 3.5 88 000 SUM GENERELLE KOSTNADER 478 000 4.0 SPESIELLE KOSTNADER 4.1 Byggelånsrente (2% i 4 mnd) 78 000 SUM SPESIELLE KOSTNADER 78 000 5.0 MARGINER OG RESERVER 5.1 Uforutsatt (ca 20 % totalentreprisekostnad) 1 485 000 5.2 Merverdiavgift 372 000 SUM MARGINER OG RESERVER 1 857 000 ANTATT PROSJEKTKOSTNAD (avrundet oppover til nærmeste 50 000 kr, inkl mva) 11 750 000 2. Etablering av parkeringsplass Per i dag har barnehagen få til ingen parkeringsplasser til rådighet på egen grunn. Man har benyttet arealene til Fillan grendalag som parkeringsplass, uten at man har hatt noe formel avtale. Side9 Side 4 av 4
En opparbeiding av en parkeringsplass til Fillan barnehage bør ha plass til ca 35-40 biloppstillingsplasser. Tar utgangspunkt i tegning fra Multiconsult (datert 18.06.2015, se figur under), men med følgende planlagte forandringer; Veien legges ikke om, da det ikke er ønskelig med å ha kommunal vei på privat grunn. Veien blir liggende hvor den gjør i dag, men bredden på kjørebanen reduseres til 1 felt for å gjøre plass til fortau mot barnehagen. Både fortau og vei bør ha en bredde på min 3 meter for å lette brøyting om vinteren. Dvs at veien må utvides med ca 1 meter i forhold til dagens bredde. Mellom vei og parkeringsplassen beholder man grøft for lokal overvannshåndtering. Grøft må helle mot ny sandfangkum. Parkeringsplassen til Grendalaget mot vei må heves ca 0,5 1 meter, slik at parkeringsplassen flukter med golv i garasjen, som står oppført på tomten. Areal bak garasje på tomta til Grendalaget må trauges og sprenges, samt fylles opp med drenerende masser (sprengstein/pukk etc). Det må etableres grøfter som leder mot nye sandfangkummer. Arealet bak garasjen er per i dag friområde og krever at man søker dispensasjon for å kunne etablere parkeringsplass. Det må minimum settes ned følgende sandfangkummer på parkeringsplassområdet; o 1 stk på Fillan grendalag sin eksisterende parkeringsplass o 1 stk på ny parkeringsplass o 1 stk i grøft ved kryss gang- og sykkelsti og Postveien o 1 stk i grøft ved garasje Generelt er det viktig å fange opp overvann før det evt renner ned mot barnahagen, da eksisterende barnehage ligger lavt i terrenget. Parkeringsplassen asfalteres og parkeringsplasser markeres opp. Etablering av belysning på parkeringsplass. Belysning på veien forbi barnehagen beholdes slik som den er i dag. Tiltakene krever at man kommer til enighet om en langsiktig avtale med Fillan grendalag. Tiltakene har tidligere vært drøftet med Fillan grendalag. Foreslått opparbeiding av parkeringsplass (ref punkter ovenfor) er iht ønsker til Fillan grendalag og har vært en forutsetning for en langsiktig avtale. Tidligere forhandlinger har stoppet opp da den økonomiske rammen som prosjektet hadde, ikke tilsa at det var forsvarlig å imøtekomme alle kravene til Fillan grandalag. Merk at Postveien er vedtatt å bli stengt ved Fillan barnehage med bom og vil bli stengt mellom Postveien nr 10 og 12. Det forutsettes at det ikke benyttes noe mer midler til prosjektering. Detaljprosjektering gjøres av entreprenør. Beskrivelsen ovenfor kan da avvike noe. Det anbefales at det utlyses egen konkurranse for opparbeiding av parkeringsplass, som en egen totalentreprise. Side10 Side 5 av 5
Nedenfor er det satt opp et kostnadsoverslag basert på erfaringer fra tidligere prosjekter. Merk at kostnadene er avrundet oppover til nærmeste 1000 kr. Konto Nr Beskrivelse Budsjett Regnskap 1.0 Forberedende arbeider Tidligere prosjekteringskostnader er ikke delt opp i detalj, da dette har gått under utenomhusarbeider SUM FORBEREDENDE ARBEIDER - - 2.0 TOTALENTREPRISEKOSTNADER 2.1 Totalentreprise, grunnarbeider 1 000 000-2.2 Merverdiavgift 250 000 - SUM TOTALENTREPRISEKOSTNADER 1 250 000-3.0 GENERELLE KOSTNADER 3.1 Byggeledelse 40 000-3.2 Byggherreombud, SHA-koordinator, SHA-plan 40 000-3.3 Off. gebyrer m.v 20 000-3.4 Tinglysning og rettsgebyrer 20 000-3.5 Div kostnader 30 000-3.6 Merverdiavgift for post 3.1, 3.2 og 3.5 28 000 - SUM GENERELLE KOSTNADER 178 000 - Side11 Side 6 av 6
4.0 Spesielle kostnader 4.1 Byggelånsrente 5 000 - SUM SPESIELLE KOSTNADER 5 000-5.0 MARGINER OG RESERVER 5.1 Uforutsatt (ca 15% totalentreprisekostnad) 150 000-5.2 Merverdiavgift 38 000 - SUM MARGINER OG RESERVER 188 000 - ANTATT PROSJEKTKOSTNAD (avrundet oppover til nærmeste 50 000 kr, inkl mva) 1 650 000-3. Opparbeiding av uteområdet I området ved nybygget (utenfor dagens entreprisegrense/tilbudsgrense) er det behov for å opparbeide et uteområde som barnehagen kan benytte seg av. Dagens entreprisegrense/ tilbudsgrense innebærer kun asfaltering og kantsteiner. Det er ønskelig å etablere gangstier, ref tegning fra Multiconsult. Nedre deler av gangstiene vil også fungere som sykkelområde for de eldre ungene, da disse er planlagt å bli asfaltert. Gangstien opp til øvre del av området vil bli gruset og det er planlagt å etablere en lavo/gapahukplass. Side12 Side 7 av 7
Barnehagen ser behov for at hele uteområdet til barnehagen blir inngjerdet pga økning i antall barn og erfaringer fra den siste tiden. Dette har tidligere ikke vært med i kostnadsoverslaget. Det vil også være behov for utebelysning langs gangveier. Eksisterende utebelysning som ikke er montert på bygninger, på nedre del av barnehagen, vil ikke bli byttet med mindre de er defekte. Nedenfor er det satt opp et kostnadsoverslag basert på erfaringer fra tidligere prosjekter. Merk at kostnadene er avrundet oppover til nærmeste 1000 kr. Konto Nr Beskrivelse Budsjett Regnskap 1.0 Forberedende arbeider Tidligere prosjekteringskostnader er ikke delt opp i detalj, da dette har gått under utenomhusarbeider SUM FORBEREDENDE ARBEIDER - - 2.0 ENTREPRISEKOSTNADER 2.1 Entreprisekostnad 1 305 000-2.2 Merverdiavgift 327 000 - SUM TOTALENTREPRISEKOSTNADER 1 632 000-3.0 GENERELLE KOSTNADER 3.1 Byggeledelse 60 000-3.2 Byggherreombud, SHA-koordinator, SHA-plan 60 000-3.3 Div kostnader 30 000-3.4 Merverdiavgift for post 3.1, 3.2 og 3.3 38 000 - SUM GENERELLE KOSTNADER 188 000-4.0 Spesielle kostnader Byggelånsrente 2 % 13 000 - SUM SPESIELLE KOSTNADER 13 000-5.0 MARGINER OG RESERVER 5.1 Uforutsatt (ca 10% totalentreprisekostnad) 130 000-5.2 Merverdiavgift 33 000 - SUM MARGINER OG RESERVER 163 000 - ANTATT PROSJEKTKOSTNAD (avrundet oppover til nærmeste 50 000 kr, inkl mva) 2 000 000 - Side13 Side 8 av 8
4. Inventar til begge byggene Det er behov for supplering av inventar til eksisterende barnehagen, samt nytt inventar til den nye barnehagen. Det medfølger en del inventar i nybygget, men dette er fortrinnsvis inventar som blir skrudd fast. Inventaret i eksisterende barnehage er godt brukt og har generelt behov for utskiftning. Innkjøp av inventar vil rammeområdet Oppvekst (RO2) ved barnehagen selv utføre, basert på deres behov og ønsker. Konto Nr Beskrivelse Budsjett Regnskap 1.0 Forberedende arbeider SUM FORBEREDENDE ARBEIDER - - 2.0 INNKJØPSKOSTNADER 2.1 Innkjøpskostnader, eksisterende bygning 570 000-2.2 Innkjøpskostnader, nybygg 650 000 2.2 Merverdiavgift 305 000 - SUM TOTALENTREPRISEKOSTNADER 1 525 000-3.0 GENERELLE KOSTNADER 3.1 Div kostnader 30 000-3.2 Merverdiavgift for post 3.1 8 000 - SUM GENERELLE KOSTNADER 38 000-4.0 Spesielle kostnader Ingen spesielle kostnader - - SUM SPESIELLE KOSTNADER - - 5.0 MARGINER OG RESERVER 5.1 Uforutsatt (ca 10% innkjøpskostnad) 120 000-5.2 Merverdiavgift 30 000 - SUM MARGINER OG RESERVER 150 000 - ANTATT PROSJEKTKOSTNAD (avrundet oppover til nærmeste 10 000 kr, inkl mva) 1 720 000 - Vurdering Prosjektet har en bevilget ramme på totalt 32 920 000 kr. Av dette blir forventet brukt ca 28 100 000 kr for prosjektering av nybygg, grunnarbeider og bygging av nybygg. Merk at i dette beløpet inngår en post med uforutsette utgifter ifm entreprisekontrakten, kr. 1 334 000, hvor mye man vil benytte seg av denne er ennå usikkert. Gjenstående midler i prosjektet er da 4 820 000 kr. Side14 Side 9 av 9
Kostnadsoverslag for gjenværende delprosjekter er totalt kr. 17 120 000 - Gjenstående midler kr. 4 820 000 Sum tilleggsbehov kr. 12 300 000 Finansiering Tilleggsbehovet på kr. 12,3 mill finansieres slik: Momskompensasjon kr. 2 460 000 Lånemidler kr. 9 840 000 Sum totalt kr. 12 300 000 Rådmann viser til formannskapets tilbakemeldinger i møte den 15.03.2016, og legger med dette fram sak med et oppdatert kostnadsbilde for å få en framtidsrettet og oppgradert barnehage i Fillan. Side15 Side 10 av 10
HITRA KOMMUNE Oppvekstsektoren Arkiv: Saksmappe: 2016/961-3 Saksbehandler: Kjell Roar Sæther Dato: 08.04.2016 Hovedopptak for barnehagene i Hitra kommune - Barnehageåret 2016-2017 - Melding Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Oppvekstkomiteen 2015-2019 13.04.2016 7/16 Formannskapet 2015-2019 Vedlegg: 1 Kunngjøring - Hovedopptak for barnehagene i Hitra kommune - Barnehageåret 2016-2017 2 Framdriftsplan - Hovedopptak for barnehagene i Hitra kommune - Barnehageåret 2016-2017 Innstilling: 1. Melding om hovedopptak for barnehageåret 2016 2017 tas til orientering. 2. Økte kostnader knyttet til bemanning for barnehageåret 2016 2017 innarbeides i budsjettet for 2017 i forbindelse med fastsetting av budsjettet for 2017 / økonomiplan 2017 2020. Laila Eide Hjertø Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Kjell Roar Sæther Kommunesjef Oppvekst og Kultur Side16
Bakgrunn for saken Det er delegert til rådmannen å gjennomføre barnehageopptaket i tråd med bestemmelsen i barnehagelovens 12: 12. Samordnet opptaksprosess i kommunen Alle godkjente barnehager i kommunen skal samarbeide om opptak av barn. Kommunen skal legge til rette for en samordnet opptaksprosess, der det tas hensyn til barnehagenes mangfold og egenart. Brukernes ønsker og behov skal tillegges stor vekt ved selve opptaket. Ved en samordnet opptaksprosess skal likebehandling av barn og likebehandling av kommunale og private barnehager sikres. Forvaltningsloven kapittel IV-VI gjelder ikke for opptak i barnehage. Kongen gir forskrift om behandling av søknader om opptak i barnehage. Opptaket er gjennomført av rådmannen i tråd med delegert fullmakt. Det henvises til kommunens delegeringsreglement. Saksopplysninger Opptaket er gjennomført i tråd med bestemmelsene i - Lov om barnehager / Samordnet opptak. - Vedtekter for de kommunale barnehagene i Hitra kommune. Alle barn med rett til barnehageplass etter barnehagelovens 12a / kommunale vedtekter er tildelt / får barnehageplass. Opplegget for høsten 2016 Kommunen har tatt i bruk all ledig bygningskapasitet for å bringe opptaket i havn for høsten 2016: Barnehage Fillan Strand Barman Knarrlagsund Kvenvær Økning med en utvidet småbarnsavdeling (13 plasser) gjennom å ta i bruk sokkelen på grendehuset høsten 2016 til en av avdelingene for de store barna (3-6 år). Forutsetter stenging av Postveien mellom grendahuset og barnehagen og sikring mot anleggstrafikk i forbindelse med renovering av eksisterende barnehagebygg. Videreføre økning til 4 avdelinger ved å ta i bruk lokaler i skolen for skolestarterne. Netto økning på 13 småbarnsplasser. Maksimal kapasitetsutnyttelse med 3 utvidede avdelinger Maksimal kapasitetsutnyttelse med 2 utvidede avdelinger Maksimal kapasitetsutnyttelse med 12 plasser Opptaket innebærer slik kapasitetsutvidelse høsten 2016: Høst 2016 Småbarn (0-3 år) Storbarn (3-6 år) Ledig Barnehage 1 2 3 SUM 1 2 3 SUM Små Stor Fillan * 13 13 26 18 18 36 - - Strand 9 13 22 18 18 36 4 - Barman 13 13 26 24 24 - - Knarrlagsund 13 13 24 24 1 5 Kvenvær 4 4 4 4 - - SUM 52 39 89 88 36 124 5 5 Økt kapasitet fra vår 2016 til høst 2016 + 22 + 6 *) Ved Fillan barnehage er det 13 barn på venteliste høsten 2016. Alle vil få plass ved barnehagen når utbygging og renovering er ferdig på nyåret 2017. Det er totalt 10 ledige plasser høsten 2016. Ledigheten en en buffer for påkomne søknader sommeren og høsten 2016. Dette anses som tilstrekkelig for å møte behovet for høsten 2016. Side17 Side 2 av 2
Opplegget for våren 2017 Etter planen skal renovering og utbygging av Fillan barnehage være sluttført ved årsskiftet 2016 / 2017. Det er pr i dag totalt 10 barn som har søkt barnehageplass våren 2017, i tillegg til barn som har fått plass høsten 2016. Etter overflytting av 13 barn som har fått plass på annen barnehage enn Fillan høsten 2016 gir dette følgende tall i forhold til ny maksimal kapasitet: Vår 2017 Småbarn (0-3 år) Storbarn (3-6 år) Ledig Barnehage 1 2 3 SUM 1 2 3 SUM Små Stor Fillan 13 13 13 39 18 18 18 54 2 13 Strand 9 13 22 18 18 36 2 1 Barman 13 13 26 24 24 1 - Knarrlagsund * 13 13 24 24 * - 9 Kvenvær 4 4 4 4 - - SUM 52 39 13 102 88 36 18 142 5 23 SUM høst 2016 89 124 Økt kapasitet fra høst 2016 til vår 2017 + 13 + 18 * Avdelingen for barn fra 3-6 år ved Knarrlagsund OS barnehage kan reduseres til 18 storbarnplasser (3-6 år). Ledig kapasitet på storbarn ved barnehagen vil da bli 3 plasser. Som vi ser av oversikten over vil kommunen ha ledig kapasitet til 5 småbarnsplasser og hele 23 storbarnsplasser (3-6 år) etter at de 10 søkerne for våren 2017 har fått plass. Ved å bruke noen av plassene for barn over tre år til barn under 3 år vil Fillan barnehage kunne øke kapasiteten på småbarnsplasser med 6,5 plasser, og Knarrlagsund OS barnehage kunne øke med inntil 4,5 plasser (hver småbarnsplass teller to storbarnsplasser). Kommunen vil da ha en «buffer» på inntil 16 småbarnsplasser for våren 2017. Det er født 10 barn i kommunen i perioden januar mars 2016. 4 av disse barna har søkt barnehageplass. Med 16 ledige plasser vil en derfor ha tilstrekkelig kapasitet til å håndtere barn som blir født i perioden april juni 2016. Økt ressurs og bemanningsbehov våren 2017 Økt ressursbehov som følge av endrede inntaksregler og økning i barnekullene ble ivaretatt i budsjettbehandlingen for 2016. Økte behov for høsten 2016 dekkes inn gjennom vedtatt økt ramme for barnehagene. Som følge av økt antall barn våren 2017, samt omlegging til 6 avdelinger på Fillan barnehage, vil en totalt ha behov for slik økt bemanning fra 01.01.2017 (helårsvirkning inkl. økning høsten 2016, ledig kapasitet (se over) ikke medtatt som inntekt): Tall i 1000 kr. Vår 2017 Årsverk Lønnskostnader inkl. sos utg. Inntekter Pedagoger Fagarbeidere SUM Pedagoger Fagarbeiere SUM brukere Fillan 3 4 7 1 800 2 000 3 800 640 Strand - - - - - - - Barman - - - - - - - Knarrlagsund * - 1 - - 1-600 - - - 25 Kvenvær - - - - - - SUM 2 4 15 1 200 2 000 3 200 615 * Beregningen innebærer at avdelingen for barn fra 3-6 år ved Knarrlagsund OS barnehage reduseres til 18 plasser, og at pedagogstillingen ved barnehagen overføres til Fillan barnehage. Den totalt overkapasiteten på småbarnsplasser våren 2017 vil da bli redusert med 3 plasser, til 13 plasser. Side18 Side 3 av 3
Vurdering Barnehageopptaket 2016 2017 er med dette gjennomført i tråd med delegert myndighet, med forbehold om avklaring knyttet til endrede vedtekter våren 2016. Dette innebærer at alle barn som har søkt barnehageplass får plass fra høsten 2016 og våren 2017. For barn i Fillan krets vil 13 barn stå på venteliste for høsten 2016. Disse barna vil få plass ved Barman, Knarrlagsund og Strand barnehager. Alle barn fra Fillan krets har fått plass i den utvidede Fillan barnehage når denne står ferdig på nyåret 2017. Økt kapasitet For å dekke behovet vil kommunen måtte øke kapasiteten med hele 28 plasser høsten 2016. Av dette er 22 plasser til barn fra 0-3 år. Årsaken er det økte barnetallet som følge av flere fødsler i 2014 og 2015. Så langt (de tre første månedene) i 2016 er det født 10 barn. Dersom fødselstallet holder samme trend som de tre første månedene vil det endelige tallet bli ca. 40 fødte barn i 2016, noe som vil bety en nedgang fra de siste to års tall som ligger i overkant av 50 barn. Krets / År 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Snitt Fillan 11 12 19 15 23 18 16,3 Strand 10 14 13 11 11 17 12,7 Barman 11 7 10 11 11 10 10,0 Knarrlagsund 9 10 0 4 9 6 6,3 Kvenvær 2 3 2 2 2 2 2,2 SUM 43 46 44 43 56 53 47,5 Etter opptaket har kommunen en reservekapasitet på 10 plasser (5 små, og 5 store) for høsten 2016. Reservekapasiteten er nødvendig for å fange opp tilflyttede søkere som trenger barnehageplass til høsten. Ut fra tidligere analyser ser dette ut til å være tilstrekkelig for å dekke behovet. Ved økt behov ut over 10 plasser kan kommunen øke kapasiteten ytterligere ved Knarrlagsund oppvekstsenter gjennom å etablere en tredje avdeling der. Våren 2017 er målet at en renovert og utvidet Fillan barnehage skal stå ferdig. Kommunens maksimale kapasitet vil dermed øke med ytterligere 31 plasser, 13 plasser til barn under 3 år, og 18 plasser til barn over 3 år. Korrigert for opptak av 10 barn som ønsker barnehageplass våren 2017 vil kommunen ha en overkapasitet på 28 plasser (5 små, og 23 store). Plasser til store barn kan også disponeres til små barn, noe som vil gi totalt 11 ekstra småbarnsplasser. Vekst i Strand krets Ut fra tallene i hovedopptaket er det en klar trend at barnetallet i Strand krets øker. Kapasiteten ved barnehagen ble økt våren 2016 ved å ta i bruk lokaler på skolen. Denne kapasitetsøkningen var ment som et midlertidig tiltak, men økningen i barnetallet i kretsen fører til at denne løsningen må tas i bruk for å kunne gi tilbud til alle søkere som ønsker plass i Strand krets. Barn i asylmottak Barn som bor i asylmottak har etter dagens regelverk ikke en lovfestet rett til barnehageplass. Dette gjelder både barn av asylsøkere og eventuelle enslige mindreårige asylsøkere. Kunnskapsdepartementet har presisert at disse barna først vil regnes som "bosatt" i en kommune og ha rett til barnehageplass etter at det er fattet vedtak om oppholdstillatelse og en kommune har tatt dem imot for varig bosetting. Det gis tilskudd til kommunene for plass i barnehage for asylsøkende barn i alderen fire og fem år (til skolestart). Tilskuddet inkluderer foreldrebetaling og kostpenger. Tilskuddet blir administrert av UDI, og gjelder for alle godkjente barnehager. Tilskuddet er på kr. 11 436,- pr. måned for 2016. Side19 Side 4 av 4
Alle asylsøkende barn i mottak mellom 4-5 år skal, så langt det er mulig, gis tilbud om heldags barnehageplass etter søknad fra asylmottakene. Asylmottakene skal i søknad om barnehageplass spesifisere at søknaden gjelder et asylsøkende barn. Barn som fyller 4 år i løpet av første del av barnehageåret (august desember) kan tilbys barnehageplass fra august måned og inntil skolestart. Barn som fyller 4 år i andre del av barnehageåret (januar juli) kan tilbys barnehageplass fra den dagen barnet fyller 4 år og inntil skolestart. Hitra kommune har, grunnet ledig kapasitet våren 2016, tilbudt barnehageplasser for skolestartere (5 åringer født 2010) ved Strand oppvekstsenter. Rådmannen kan ikke se at kommunen har kapasitet til å tilby plasser til målgruppen høsten 2016. Side20 Side 5 av 5
Side21
Fra: Til: Kjell Roar Sæther Styrere i barnehage og ledere for oppvekstsenter, Helsesøstertjenesten og Barnevernstjenesten. Kopi til: Servicetorget Barnehageopptaket 2016 Framdriftsplan pr. 23.02.2016 Følgende korrigerte framdriftsplan gjelder barnehageopptaket 2016: NR SAKSGANG DATO UKE 1 Utlysning av plasser i Hitra - Frøya Tirsdag 23. februar Uke 8 Husk rydding før hovedopptaket (Barn opp og ned + +) 2 SØKNADSFRIST, Foreldre Fredag 1. april Uke 13 3 Søkerlister skrives Uke 14 15 4 Koordineringsmøte mellom styrere, helsesøster og barnevernstjenesten. Styrerne foretar opptak (Styrermøte + komm.sjef) Torsdag 7. april kl. 09.00 Torsdag 7. april kl. 10:00 Uke 15 5 Melding til foreldre om inntak Løpende fra mandag 18. april Uke 16 6 Oppsummeringsmøte Onsdag 4. mai Uke 18 7 Når foreldrene aksepterer tilbud, sender styrerne ut Ankefrist er fredag 14. mai Uke 19 velkomstskriv, unntatt til dem som står på ankeplass. (Fvl. bestemmelse om enk.vedtak) 8 OPK behandler evt. anker Onsdag 1. juni Uke 22 *) Gjelder barn med særskilt rett til barnehageplass etter barnehagelovens 13. Prioritet ved opptak Barn med nedsatt funksjonsevne har rett til prioritet ved opptak i barnehage. Det skal foretas en sakkyndig vurdering for å vurdere om barnet har nedsatt funksjonsevne. Barn som det er fattet vedtak om etter lov om barneverntjenester 4-12 og 4-4 annet og fjerde ledd, har rett til prioritet ved opptak i barnehage. Kommunen har ansvaret for at barn med rett til prioritet får plass i barnehage. Barnevernstjenesten og helsesøstertjenesten bes om å melde fra om aktuelle søkere etter kriteriene over snarest. Det bes om at det tas kontakt med den enkelte barnehage så tidlig som mulig. Med vennlig hilsen Kjell Roar Sæther Kommunalsjef Oppvekst og kultur 7240 Hitra 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 7855.05.16178 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no Side22