Dato: 14.05.08 Fullmaktssak 25/08 Rammeavtale vedlikehold, tilfluktsrom - valg av leverandør Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale Bygg AMNE BBE-1701 200805485-3 Hva saken gjelder: Saken gjelder valg av leverandører for levering av vedlikeholdstjenester i offentlige tilfluktsrom til Bergen kommune. Konkurransen har vært utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i DOFFIN. VEDTAKSKOMPETANSE Det vises til byrådssak 1600/06 "omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter", og til brev fra kommunaldirektør for Finans, kultur og næring datert 03.01.07 med videredelegasjon av fullmakter til direktør i BKB. Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende: Det inngås avtale med følgende leverandører for perioden 1. juni 2008 til 31. desember 2009 med opsjon for Bergen kommune på forlengelse 1+1 år. Dette under forutsetning av at det oppnås enighet om endelig kontrakt. AS Bergen Installasjon Rammeavtale vedlikehold, offentlige tilfluktsrom Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden. Bergen, dato Kjell Aga Direktør, BKB Per Fredrik Gjesdahl Driftssjef, BKB Side 1 av 5
INNLEDNING Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling v/bergen kommunale bygg. Behov og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale for vedlikeholdstjenester i offentlige tilfluktsrom. Kontrakten omfatter en rekke varierte oppgaver. Arbeidskostnad utgjør hovedvekten av anskaffelsesverdien. CPV- koden for hovedytelsen er 50710000 Reparasjon og vedlikehold av elektriske og mekaniske bygningsinstallasjoner. Dermed klassifiseres det som en tjenestekontrakt av klasse 1 (Vedlikehold og reparasjon), og som en prioritert tjeneste. Den totale verdien av kontrakter innenfor fagfeltet er beregnet til ca. 250 000 kr eks. mva per år. Varigheten ble satt til i underkant av 2 år med opsjon for forlengelse årlig i ytterligere to år (1+1), altså potensielt nærmere fire år totalt. Total kontraktsverdi inklusiv opsjoner beløper seg dermed til 1 000 000. NOK. Det oppgitte omfang er estimater basert på opplysninger fra statistikker fra arbeidslogg og regnskap. Det er videre tatt forbehold om endring i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. Konkurranseform og utlysning Ettersom den totale verdien av kontrakten er mellom 500 000 og EØS-terskelverdi for vare- og tjenesteanskaffelser på 1,65 millioner, dekkes anskaffelsen av FoA del I og II. Konkurransen ble utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i Doffin 8. april 2008 (BKB 20080202). Ved fristens utløp 8. mai 2008 kl. 14:00, forelå det to tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll (Vedlegg 2). Følgende leverandører leverte tilbud: 1 Klimateknikk AS 2 AS Bergen installasjon Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert ved åpning hos BKB, og begge leverandører ble godkjent, se tabell 1 under. Lovpålagte Andre A Skatteattest skatt D Firmaattest B Skatteattest mva E Autorisasjon gr. L C HMS F Bemanningsoversikt G Referanseliste Nr Navn A B C D E F G Godkjent? 1 Klimateknikk AS OK OK OK OK OK OK OK Ja 2 AS Bergen installasjon OK OK OK OK OK OK OK Ja Side 2 av 5
Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav VURDERING AV TILBUD Som hovedtildelingskriterium for valg av leverandør har oppdragsgiver valgt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Tildelingskriteriene ble angitt med vekter på hovedkriteriene med utslag i konkurransegrunnlaget, se tabell 2. Vekting med Tildelingskriterier utslag +/-10 % Pris 30 % Kvalitet 30 % Servicegrad 25 % Miljø 15 % Tabell 2: Vekting i konkurransegrunnlaget Vektene på underkriterier ble satt slik det fremgår av tabell 3 under. Maks Dokumentasjon p. PRIS 30 Timepriser 18 Ordinær 9 50% overtid 4 100% overtid Prisliste 3 Utrykning 2 Materiell 12 Enhetspriser 8 Påslag 4 KVALITET 30 Kompetanse CV 30 SERVICEGRAD 25 Responstid Beskrivelse av 20 Prioritet rutiner 5 MILJØ 15 Miljøstyring Sertifikat/beskrivelse 15 SUM 100 Tabell 3: Tildelingskriterier med vekting Tilbudenes enhetspriser/påslagsprosenter samt kvalitetsindikatorer er listet i tabell 4. Besvarelse av hvert underkriterium er gitt vekt i form av en poengsats. Beste tilbud er tildelt maksimal poengsum. Øvrige tilbuds poeng er vurdert ut fra differanse til beste tilbud etter beste skjønn. Side 3 av 5
Dersom leverandør ikke har besvart eller levert dokumentasjon på underkriterium har dette medført tildeling av null poeng. PRIS AS Bergen Installasjon Klimateknikk AS Tilbud Poeng Tilbud Poeng Timepriser Ordinær 450/405/330 9 515/515/350 8 50% overtid 603/542/476 4 670/670/490 3 100% overtid 756/679/613 3 825/805/595 2 Utrykning 1800 2 1800 2 Materiell Enhetspriser 7862 7 7813 8 Påslag 10 % 4 30 % 1 KVALITET Kompetanse SERVICEGRAD CV elektromontør, 40 års erfaring. Mekanisk arbeid i fabrikk og anlegg. 20 års erfaring med tilfluktsrom, 10 år nødstrøm. Oversikt over øvrige spesialiteter personell 30 2 CV; fagbrev elektriker, servicetekniker. Hovedvekt på ventilasjon. 5-10 års erfaring 20 Responstid Døgnvakt, ca. 1 time 20 Døgnvakt, hast innen 3 t 15 Prioritet Prioritert 3 1. prioritet 5 MILJØ Miljøstyring Avfallsbehandling, håndtering av PCBholdig avfall. Gjenvinning hos grossist. 10 Avfall deponeres, spesialavfall. Gasser slippes ikke ut i friluft. Innkjøp av produkter fokus på fornybart materiale, jobbe mot sertifisering 15 SUM 92 79 Tabell 4: Evaluering Side 4 av 5
KONKLUSJON Etter en samlet vurdering rangeres tilbudene etter mest fordelaktig slik: 1) AS Bergen Installasjon 2) Klimateknikk AS Det anbefales derfor å inngå kontrakt med AS Bergen Installasjon. Bergen, 15. mai 2008 Anne Marie A. Nes Spesialkonsulent Olav Andersen Fagkonsulent VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Konkurransegrunnlag Åpningsprotokoll Side 5 av 5