Til Møte 02/ 2016 Sak 11/ 2015 (forts) Sak 03/2016 04/2016 MØTEBOK FOR KONTROLLUTVALGET Møtested: Møterom A, Heggenes Møtedato: Onsdag 13.04. 2016 Møtetidspunkt: Kl. 10.00-16.20 Følgende deltok i møtet: Arnfinn Beito - leder av K-utvalget Svein Erik Lunde - vararepresentant for Trond Vidar Solhaug Bente A. Rakstad - medlem Øivind Langseth - rådmannn (sak 05/2016 og sak 06/2016) Ole Martin Alfstad - økonomisjef (sak 05/2016) Kjell Mellbybråten Berge - ordfører (sak 06/2016) Åge Sandsengen - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS Anders Myrvang - revisjon (under sak 05/2016) Dagny Thon Hovrud - revisjon (fra sak 06/2016) Finn Helge Lyster - kontrollutvalgssekretariat Neste møte: fredag 13.05.16 - Vurdering av lukking av møtet Møtet ble enstemmig vedtatt lukket under sak 06/2016 og 11/2015 med hjemmel i koml. 31 nr. 5, jf. offl. 24. - Godkjenning av innkalling Årsmeldinga for 2015 blir ikke behandlet da årsmeldinga ble utsendt kvelden før møtet og det var ikke mulig å lese alt. Ellers ingen merknader til innkallinga. - Godkjenning av møtebok fra møte 08.03.2016 Enstemmig godkjent. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 1
- Orienteringssaker: - Revisjonsbrev VKR IKS. - Revisjonsbrev VLMS-E IKS. - Revisjonssjefens erklæring om uavhengighet og habilitet. Orienteringssakene ble tatt til etterretning. - Diskusjonssaker: - Kontroll og tilsyn: Drøfting av mulig nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i Øystre Slidre kommune etter behov. Ingen konkrete saker kom opp. Viser til sak 06/2016 Sak 05/2016 Årsregnskap for 2016 Dokumenter i saken - Årsregnskap, årsmelding, revisjonsberetning og revisjonsbrev, ettersendes fra revisjonen. Kontrollutvalget skal i følge Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7 gi sin uttale om årsregnskapet når kontrollutvalget har mottatt revisjonsberetningen fra revisor. Uttalen skal legges fram før regnskapet vedtas av kommunestyret. Grunnlaget for behandlingen er avlagt årsregnskap og årsmelding for 2015, samt revisjonsberetning 2015 og revisjonsbrev 1/2016 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap for 2015: Kontrollutvalget har i møtet 13. april 2016 behandlet kommunens årsregnskap for 2015 som sak 05/2016. Grunnlaget for behandlingen var det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert 06.04. 2016, revisjonsbrev datert 06.04.2016 og rådmannens årsmelding for 2015. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig uttrykk for kommunens økonomiske situasjon for år 2015. Kontrollutvalget anmoder om at rådmann Kontrollutvalget har ut over dette ingen merknader til s årsregnskap for 2015, og viser til revisjonsberetningen ifht. konklusjon om årsberetning. Behandling i møte: Økonomisjefen la fram nøkkeltall fra kommunens drift i 2015. Revisjonsbrevets presiseringer ble tatt opp i møtet og bakgrunnsinformasjon lagt fram. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 2
Kontrollutvalget har i møtet 13. april 2016 behandlet kommunens årsregnskap for 2015 som sak 05/2016. Grunnlaget for behandlingen var det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert 06.04. 2016, revisjonsbrev datert 06.04.2016 og rådmannens årsmelding for 2015. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig uttrykk for kommunens økonomiske situasjon for år 2015. Kontrollutvalget anmoder rådmann om å avklare og informere kommunestyret om realiteten i presiseringen i revisjonsberetningen om faktura fra Oppland fylkeskommune på kr 1.492.000,-. Kontrollutvalget har ut over dette ingen merknader til s årsregnskap for 2015, og viser for øvrig til revisjonsberetningen. Sak 06/2016 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016 Risikosamtaler med ordfører og rådmann Dokumenter i saken: Ingen Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de som utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontrollog tilsynsarbeidet i Valdres er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 3
Kontrollutvalget ble orientert om, og diskuterte, prosessen i møte 14.03.2016. I møte 13.04.2016 er ordfører og rådmann invitert for å redegjøre for hva de mener er vesentlige risikomomenter i kommunen. Rådmannen er invitert kl. 12.00 og ordfører kl. 13.00 Kontrollutvalget tar rådmannens og ordførerens orientering til etterretning, Informasjonen vil bli innarbeidet i overordnet analyse for. Behandling i møte: Rådmannen la fram kommunens tankegang bak utviklingen av ROS- analysen. Pekte videre på områder som kunne være aktuelle områder for KU å se på. Ordfører poengterte viktigheten av kommunens ROS- analysen. Utover dette pekte ordføreren på interkommunale selskaper og eventuelle datterselskap. Herunder mangelen på politisk innsyn/styring av de samme selskapene. Kontrollutvalget tar rådmannens og ordførerens orienteringer til etterretning, Informasjonen vil bli innarbeidet i overordnet analyse for og senere Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Enstemmig vedtatt. Sak 07/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende innkjøp Dokumenter i saken: Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende innkjøp blir ettersendt. Kontrollutvalget ba i møte 8. mars 2016 kommunerevisjonen utarbeide en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende Lov om offentlige anskaffelser der seks tilfeldig utvalgte prosjekter blir undersøkt. Forslag til vedtak Behandling i møte: Rapporten er ikke ferdigstilt. Det ble orientert om arbeidsgangen og arbeidsformen ved utarbeidelse av rapporter av denne typen. Rapporten vil bli lagt fram på neste møte.. Vedtak Saken bli utsatt til neste møte. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 4
Enstemmig vedtatt. Sak 11/2015, forts. Drøfting av kommunestyrevedtak i sak 072/2015 Fortsettelse fra møtet 27.11.2015, 21.12.2015, 25.01.2016 og 08.03.2016 Saka er unntatt offentlighet jfr 5 i Offentlegloven I Dokumenter i saken Utkast til forvaltningsrevisjonsrapport. II Møte nr. 1 om Markahøvda, 27.11.2015: Saksdokument: Protokoll fra kommunestyresak 072/2015. Kommunestyret vedtok følgende i sin behandling i sak 072/2015: Saka blir oversendt til kontrollutvalet for vidare oppfølging, der saka vert betre belyst frå alle partar. Kommunestyret stiller seg ikkje bak vurderinga og innstillinga i saka. Leder av kontrollutvalet hadde ein samtale med rådmann og ordførar før møtet 27.11.2015, og avklara innhaldet og forventningane i vedtaket. Vurdering: Ingen Saka legges fram uten tilråding til vedtak. Vedtak i kontrollutvalget 27.11.2015: KU vil jobbe videre med saken fra kommunestyret for å innhente nærmere opplysninger både eksternt og internt for å belyse saken bredere slik kommunestyret ber om. Møte nr. 2 om Markahøvda, 21.12.2015 Representant(er) fra entreprenørene i saken Markahøvda inviteres til møte for å redegjøre for sin vurdering av saken. Vurderinger Ingen Saka legges fram uten tilråding til vedtak. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 5
Behandling i møtet: KU vedtok å lukke møtet med hjemmel i koml. 31 nr 5 og offl. 24. Leder Arnfinn Beito spurte om egen habilitet grunnet kjennskap/vennskap med en av entreprenørene. KU vedtok at lederen var habil. Representantene for AFBBM orienterte ut fra sitt ståsted om utviklinga av saken frem til voldgiftsdommen. KU ber om at Kommunerevisjon IKS forbereder en rapport om Markahøvdasaka for senere behandling i kontrollutvalget. Møte nr. 3 om Markahøvda, 25.01.2016 Kommunerevisjon IKS ba rådmannen om utdypende informasjon i saka. Rådmannen svara på e- post 7. januar følgende: Saken er drøftet med kommunenes politiske ledelse tirsdag. Konklusjonen er at de har overtatt den og jeg avventer videre saksgang. Rådmannen vil selvfølgelig alltid prioritere å stille i Kontrollutvalget for å gi informasjon, slik lov og forskrifter krever. Senere på dagen sier ordfører følgende i forlengelse av e-posten til kommunerevisjonen: Eg har i dag vore i kontakt med kontrollutvalsleiaren som tar kontakt med Rådmann og avklarar korleis kontrollutvalet og rådmann arbeider vidare med saka. Dette medførte at revisjonen ikke kunne utføre oppdraget fra kontrollutvalget, og rådmannen ble invitert til å svare på spørsmål fra kontrollutvalget i møte 25.01.2016. Rådmannen hadde svart på spørsmål fra kontrollutvalget skriftlig i forkant av møtet. Kontrollutvalget gjennomgikk rådmannens skriftlige svar på spørsmål stilt fra kontrollutvalget. Rådmannen gav utfyllende kommentarer der dette ble etterspurt. Kontrollutvalgets vedtak 25.01.2016, enstemmig: KU ber om at Kommunerevisjon IKS forbereder en rapport om Markahøvdasaka for senere behandling i kontrollutvalget. Møte nr. 4 om Markahøvda, 08.03.2016 Formannskapet og kommunestyret har hatt orientering fra rådmann og kommunens advokat. Ordfører har fått fullmakt til å ta ut stevning mot utbyggerne, men skal søke å forhandle først. Kontrollutvalgsleder har bedt utbyggerne om å komme i kontrollutvalgsmøte for å redegjøre for sitt syn i saken, men utbyggerne har ikke hatt anledning til å møte. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 6
Vurderinger i møtet: Kontrollutvalget gikk gjennom revisjonens foreløpige momenter om Markahøvdasaka. Kontrollutvalget etterlyste hva som har skjedd i samarbeid mellom utbyggerne og kommunen. Kontrollutvalget ber revisjonen klargjøre hva som har skjedd mellom kommunen og utbyggerne og deretter ferdigstille rapporten. Møte nr. 5 om Markahøvda, 13.04.2016 Kommunerevisjon IKS legger frem utkast til forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende Markahøvda. III Kontrollutvalget oversender utkast til forvaltningsrevisjonsrapport til rådmannen for uttalelse. IV Vurderinger i møtet: V Kontrollutvalget avventer behandling av rapporten til rådmannens uttalelse er innhentet. Slidre, 13.04.16 Finn Helge Lyster Sekretariatsansvarlig Kopi: Ordfører og rådmann Møtebok godkjent... Øystre Slidre........... Arnfinn Beito Svein Erik Lunde Bente Alice Rakstad Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 7