Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 18/01/2012 SAK NR 03-2012 Virksomhetsrapportering pr 31.12.2011 Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. desember 2011 til etterretning.. Skien 13.januar 2012 Marit Kobro Administrerende direktør
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Foreløpig status per 31.12.11 viser samlet sett et godt årsresultat på de fleste områder som omfattes av denne virksomhetsrapporteringen. Det fremgår av indikatorene at det har vært fremgang på alle fokusområder i 2011 selv om ikke alle mål er nådd. Nye tiltak vil bli iverksatt i 2012 for å bidra til forbedring og måloppnåelse på fokusområdene. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. 2. Faktabeskrivelse pr 31.12 Saksinngangen i desember ble 83 000, dette er ca. 12 % under budsjett for desember. Saksinngangen i 2011 ble ca 5 % under budsjett. Sammenlignet med faktisk saksinngang i 2010 ble det i 2011 en reduksjon på 1 %. Saksbehandlingskøen per 31.desember var ca. 29 800 saker. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid i desember var ca.9,2 dager. De foreløpige regnskapstallene per. 31.12 viser et akkumulert positivt kostnadsavvik på ca.12,4 mill., som er ca.11 % lavere enn budsjett. Avviket er forklart under punkt. 2.8. Opplevd nedetid for NISSY og PRO har vært lav i desember. 2.1. Sammendrag er Snitt saksbehandlingstid 9,2 13,8 Andel omgjorte klager 79,0 % 89,1 % God økonomistyring 12,3 % 11,3 % Opplevd nedetid NISSY 104 304 Opplevd nedetid PRO 10 203 Tilstedeværelse 94,0 % 94,8 % er og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten.
2.2. Aktivitet 2.2.1. Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2011 vs. 2010 100 000 90 000 80 000 70 000 Antall saker 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 - Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk saksinngang 2010 Faktisk saksinngang 2011 Budsjettert saksinngang 2011 Saksinngangen i desember ble ca. 83 000 saker, dette er ca. 12 % under budsjettert saksinngang. Total saksinngang i 2011 ble 787 000 saker, dette er ca. 5 % under budsjett på 830 000 saker. Pasientreiser ANS har levert iht. SLA-krav i 2011, og er à jour med skanning og oppgaveregistrering.
2.3. Saksbehandlingstid Snitt saksbehandlingstid 9,2 13,8 Saksbehandlingstiden har fortsatt den positive utviklingen ut året og på landsbasis er gjennomsnittlig saksbehandlingstid i desember innenfor nasjonalt mål på14 dager. Det er likevel fortsatt noen pasientreisekontor som har lenger saksbehandlingstid enn vedtatt mål på 14 dager. Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid pr. desember 2011 Saksbehandlingstid Januar Februar Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt. Nov. Des. Gjennomsnitt alle regioner 18,7 14 14 14 13 15 17 19,1 10,7 10,4 9,2 9,2 Helse Sør Øst RHF 16 10 8 10 11 17 20 24,2 12,4 9,4 6,3 6,8 Helse Vest RHF 19,8 16,7 18,1 19,2 18 17 19 18,7 12,2 12,2 11,8 11,6 Helse Midt Norge RHF 20,7 16 14,7 10 9 11 10 8,1 6,7 12,1 13 12,9 Helse Nord RHF 19,2 16,6 18,8 16,8 13 15 16 17 6,2 9,6 9,9 9,2 2.4. Tilleggstjenester: saksbehandlingstjenester Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester pr. 31.12 60 50 48 Månedsverk 40 30 20 10 31 31 18 13 11 11 10 4 5 4 7 4 0 Jan Mar Mai Jul Sep Nov Bestilling Januar 2012 Faktisk månedsverk 2010 Faktisk månedsverk 2011 I desember ble det levert 7 månedsverk til saksbehandlingstjenester til to pasientreisekontor. Det var pr. 31.desember bestilt saksbehandlingstjenester tilsvarende 4 månedsverk til 2 kontor for levering i januar 2012. Etterspørselen etter saksbehandlingstjenester har vært lav i perioden mai desember. Per desember er saksbehandlingstiden på landsbasis innenfor nasjonalt krav på 14 dager. Saksbehandlingsenheten i Skien er operativ og bistand kan bestilles herfra ved behov. Det tas jevnlig kontakt med pasientreisekontor med lang saksbehandlingstid for å avklare eventuelt behov for bistand.
Tabell: Regnskap tilleggstjenester pr. 31.12. Tall i hele 1000 Tilleggstjenester Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Resultat hittil Driftsinntekter Inntekter tjenester 1 947 1 379 1 359 636 599 427 447 478 179 213 144 306 8 113 Driftsutgifter Produksjonskostnader - - - - 1 - - - - - 1 2 Innleie av personell 1 361 876 889 345 321 250 109 348-2 15 105 4 622 Lønnskostnader 269 325 264 252 142 184 191 156 144 128 98 156 2 309 Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad 84 102 82 79 44 59 60 49 45 41 31 49 725 Andre personalkostnader 17 17 15 11 8 8 10 8 4 5 3 5 112 Andre driftskostnader 116-89 15 6 11 - - - - 15-15 60 Sum driftskostnader 1 856 1 222 1 265 694 527 501 370 561 194 191 132 316 7 830 Driftsresultat 91 157 94-58 72-74 77-83 -15 22 12-11 283 Regnskap for tilleggstjenester viser et positivt resultat på ca. kr. 283 000 per. 31.12. Dette resultatet skal bidra til å dekke overheadkostnadene som ikke er belastet regnskapet for tilleggstjenester. 2.5. Kvalitet i saksbehandling Andel omgjorte klager 79,0 % 89,1 % Indikatoren viser hvor mange av klagesakene som omgjøres til gunst for pasienten av pasientreisekontorene uten at klagene oversendes Helsetilsynet. Graf: Andel omgjorte klager til gunst for pasient uten oversendelse til HT 100 % 93 94 90 91 92 94 93 91 90 % 83 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 87 82 % 79 % 20 % Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Antall omgjorte klager Mål 2011
Det er iverksatt tiltak for å bedre registreringskvaliteten, blant annet er det gitt informasjon om reglene for klage og omgjøring i ulike fora, i tillegg er det utarbeidet rutiner for funksjonaliteten revider sak. Tiltakene har hatt effekt ved at andel omgjorte klager til pasientens gunst er redusert. Det observeres likevel fortsatt en viss variasjon i registreringspraksisen på de ulike pasientreisekontorene. I tillegg ser man at det er noen flere saker som oversendes Helsetilsynet for videre behandling. Dette kan indikere at de vedtakene som er fattet i 1. instans er korrekte og at kvaliteten på vedtakene er bedret. Graf: Utvikling klager og reviderte saker 3,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % 0,0 % Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Andel reviderte saker i % Andel klager i % (innvilget + HT) Tabellen viser en endring i registreringspraksis mellom klagesaker og revidert sak. Fra september ser vi en positiv endring i målingen som følge av iverksatte tiltak. 2.6. IKT rapportering PRO og NISSY 2.6.1. Opplevd nedetid PRO i minutter Opplevd nedetid PRO 10 203 Sammendrag Det er registrert 10 minutter nedetid på sentral komponent i PRO for desember måned. Feilen resulterte i at utskrift, åpning og tilkobling av dokumenter ikke var mulig for brukerne.
2.6.2. Opplevd nedetid NISSY i minutter Opplevd nedetid NISSY 104 304 Sammendrag Det er registrert 104 minutter nedetid i NISSY for desember måned. 2.6.3. Årsak til nedetid/treghet PRO: Nedetid for PRO i desember skyldes en feil på en av komponentene som administrerer dokumenter i PRO. Bedre overvåkning er iverksatt inntil programvareleverandør har rettet denne feilen permanent. NISSY: har vært en relativt stabil måned for NISSY. Det er viktig å bemerke at nedetid som er registrert er knyttet til tregheter, og ikke full stans i produksjon. Av 104 minutter opplevd nedetid er 94 minutter er knyttet til tregheter i karttjenesten i NISSY. Nye servere for karttjenesten i NISSY er allerede satt i bestilling slik at dette ikke vil være et tilbakevendende problem. 2.6.4. Annet I romjulen erfarte postmottaket i Skien problemer med overføring av saker fra skannermiljøet og til PRO. Feilen skyldtes manglende overvåkning av en lagringsenhet. Ved lang feilrettingstid kan dette resultere i manglende saker til henholdsvis oppgaveregistrering for Postmottak og saksbehandling for kontorene. Da de ulike Pasientreisekontorene hadde saker i kø ble de trolig ikke berørt av denne feilen. Feilen ble rettet etter om lag 360 minutter. Bedre overvåkning av lagringsenheten er iverksatt og tydeligere ansvar for enheten spesifisert. 2.7 Egenandelsrapportering nasjonalt Det gjøres oppmerksom på at denne målingen inneholder novembertall. November Egenandelsinnrapportering, hyppighet 98,0 % 98,0 % Tabell: grenseverdier for indikator Grenseverdier Egenandelsinnrapportering, hyppighet > 98 % > 95 % < 95 %
I henhold til syketransportregisterforskriften har Pasientreiser ANS en plikt til å innrapportere alle betalte egenandeler til Egenandelsregisteret slik at pasientene får godskrevet betalte egenandeler og får utstedt frikort når dette er opptjent. Helsedirektoratet har stilt opp tre indikatorer for måling av rapporteringen definert som hyppighet, kvalitet og kompletthet. For å sikre fortsatt fokus på oppfyllelse av dette målkravet erdet tatt inn en styringsindikator i rapporteringen knyttet til målet om hyppighet. Hyppighet I henhold til syketransportregisterforskriften 15 skal alle egenandeler innrapporteres innen 14 dager. Egenandelene blir automatisk innrapportert fra PRO og NISSY. For PRO regnes det 14 dager fra vedtaksdato. For NISSY vil alle egenandeler som forhåndsregistreres meldes inn dagen etter og dermed i henhold til målkravet med god margin. Egenandeler som ikke er forhåndsregistrert må etterregistreres i løpet av 14 dager for å overholde kravet. Graf: Egenandelsrapportering hyppighet 100,0 % 99,0 % 98,0 % 97,0 % 96,0 % 95,0 % 94,0 % 93,0 % 92,0 % 91,0 % 90,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Egenandelsinnrapportering, hyppighet Grønn Grafen viser at man fra februar har vært innenfor målkravet på 14 dager for innrapportering av betalte egenandeler på reiser i både NISSY og PRO.
2.8 Økonomirapportering 31.12 Styret gjøres oppmerksom på at regnskapstallene er foreløpige, noe som innebærerat det vil kunne komme tilleggsposteringer som kan medfører endringer i forbindelse med årsoppgjøret. God økonomistyring 12,3 % 11,3 % 2.8.1 Resultat nasjonale oppgaver Tabell: Resultat pr.31.12. Tall i hele 1000 Regnskap Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Regnskapet pr. 31.12 viser et positivt driftskostnadsavvik på ca.12,4 mill kroner. Resultat hittil Budsjett hittil Avvik Avvik i % Driftsinntekter - - - - - - - - - - - - - - - - Inntekter tjenester 8 840 8 992 8 325 7 596 8 364 5 844 6 872 7 102 7 339 8 323 8 829 9 172 95 597 109 938 10 797 12 % Driftsutgifter 0 Produksjonskostnader 488 597 640 352 406 419 350 422 455 311 434 531 5 405 5 634 229 4 % Innleie av personell 1 126 497 651 480 549 604 508 226 380 373 377 416 6 187 3 228-2 959-92 % Lønnskostnader 2 016 1 843 2 067 2 024 2 169 682 1 872 2 044 2 029 2 207 2 365 2 902 24 219 30 889 6 669 22 % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad 575 643 585 593 647 349 647 715 632 759 767 711 7 624 9 673 2 049 21 % Andre personalkostnader 80 95 246 32 178 79 64 102 65 184 92 272 1 488 2 358 870 37 % Avskrivninger 186 212 214 215 214 214 214 213 213 213 214 213 2 536 2 982 446 15 % Trykkeritjenester 169 287 139 137 221 238 93 35 136 290 107 64 1 915 2 571 656 26 % Nissy, PRO og 05515 1 533 4 033 2 267 2 747 2 798 2 752 2 641 2 600 2 634 3 076 3 194 2 949 33 223 34 692 1 469 4 % Andre driftskostnader 2 773 855 1 654 1 154 1 364 684 671 939 998 1 137 1 465 1 262 14 956 17 910 2 954 16 % Sum driftskostnader 8 945 9 061 8 463 7 733 8 545 6 021 7 060 7 298 7 543 8 549 9 014 9 321 97 553 109 937 12 384 11 % Driftsresultat -105-69 -138-138 -181-177 -188-196 -204-226 -185-149 -1 956 1-1 587 Netto finansinntekter -105-69 -138-138 -181-168 -188-196 -204-226 -185-149 -1 947-360 -1 587 247 % Resultat etter finansposter 8 840 8 992 8 325 7 596 8 364 5 844 6 872 7 102 7 339 8 323 8 829 9 172 95 597 109 938 13 971 Kommentarer til de mest sentrale avvikene: Inntekter: Inntekter er periodisert likt som kostnadene siden selskapet har en allokeringsmodell. Produksjonskostnader positivt avvik 229 I hovedsak lavere produksjonskostnader relatert til færre vedtaksbrev til utsendelse enn budsjettert. Personalkostnad positivt avvik på 5.932 : Dette positive avviket fordeles som følger: 4.913 av disse skyldes økning i produktivitet/effektiviteten i driftsavdelingen som følge av arbeidet med kontinuerlig forbedring og at PRO oppleves mer stabilt og med bedre ytelse. Saksinngangen har også vært ca 5 % lavere enn budsjettert i 2012. De resterende 1019 skyldes vakante stillinger som er besatt senere enn planlagt.
Andre personalkostnader positivt avvik 870 På grunn av prioritet og fokus på driftsopppgaver og oppgaveløsning er noe kurs- og seminarvirksomhet utsatt. I tillegg har det vært lavere kostnader knyttet til andre personalkostnader enn hva som er budsjettert. Avskrivninger positivt avvik 445 Dette avviket skyldes et enkelte investeringer er gjort på et senere tidspunkt en først antatt. Kostnader NISSY/PRO/05515 positivt avvik 1.469 : - Herav leiekostnader negativt avvik 78 Dette avviket vil bli korrigert når endelig avregning på leiekostnader for 2011 foreligger fra Norsk Helsenett SF. - Herav drift og vedlikeholdskostnader positivt avvik 1.419 Avviket skyldes blant annet lavere vedlikeholdskostnader for PRO og mindre kjøp av konsulenttjenester vedrørende PRO og NISSY enn budsjettert. - Herav 05515 positivt avvik 128 Lavere telefonkostnader enn budsjettert. Trykkerikostnader positivt avvik 656 Etterspørselen etter skjema og informasjonsmateriell har vært lavere enn budsjettert. Andre driftskostnader positivet avvik 2.781 Avviket skyldes et generelt mindreforbruk på blant annet drift/ vedlikehold IKT og kontorutstyr, konsulenttjenester og kontorkostnadersamt et mindreforbruk på reisekostnader og andre øvrige driftskostnader. 2.8.2 Estimat for året som vil fremgå i årsregnskapet Tabell: Oppsummering Oppsummering (tall i mill.) : Positivt avvik driftskostnader 12,4 Avvik finansinntekter 1,6 Bidrag fra tilleggstjenester 0,3 = Estimat avvik mot årsbudsjett 14,3 Korrigert for finansinntekter og bidrag fra tilleggstjenester (ref.pkt. 2.4) viser foreløpig resultat for året et positivt avvik på 14,3 mill.
2.9 Tilstedeværelse Tilstedeværelse 94,0 % 94,8 % Graf: Tilstedeværelse 2011 100,0 % 98,0 % 96,0 % 94,0 % 92,0 % 90,0 % 88,0 % 86,0 % 84,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Tilstedeværelse totalt Tilstedeværeselse driftsavdeling Mål 2010 Tilstedeværelse i Pasientreiser for desember er 94 %. Dette gir gul styringsindikator. Totalt er fraværet på 6 %, hvorav 2 % skyldes langtidsfravær. Tilstedeværelsen for driftsavdelingen var svært god siste kvartal og avdelingen nådde målet om 95 % tilstedeværelse for 2011. Tabell: Tilstedeværelse 2011 Tilstedeværelse Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des snitt 2011 Tilstedeværelse totalt 92,1 % 91,4 % 90,5 % 94,6 % 98,4 % 96,4 % 94,6 % 96,9 % 97,4 % 96,6 % 94,8 % 94,0 % 94,8 % Tilstedeværelse driftsavdeling 93,4 % 93,3 % 89,1 % 95,4 % 98,7 % 96,5 % 93,8 % 93,8 % 94,9 % 97,2 % 96,6 % 97,8 % 95,0 %
2.10 Medarbeiderundersøkelse Pasientreiser ANS har i desember 2011 gjennomført sin andre medarbeiderundersøkelse. Denne viser gjennomgående gode resultater med et snitt på 4,2 hvor 5 er beste score. De ansatte er stolte av sin arbeidsplass og vet i stor grad hva som forventes av dem i jobben. De opplever at det arbeidet de gjør er viktig. Medarbeiderne opplever i stor grad at de bidrar aktivt til å finne beste praksis i måten de jobber på, og er inkluderende og hjelpsomme mot sine kolleger. Resultatene fra undersøkelsen legges til grunn for videre forbedringsarbeid og vil bli fulgt opp i ledergruppen, i AMU og på hver avdeling. Bilde: oversikt over spørsmål og score.
2.11 Likviditet Likviditetssituasjonen er god, og i samsvar med budsjett. Tabell: Likviditetsregnskap vs. Budsjett kr 35 000 kr 30 000 kr 25 000 kr 20 000 kr 15 000 kr 10 000 kr 5 000 kr - Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des IB Likviditetsregnskap Likviditetsbudsjett Vedlegg: er og grenseverdier (ref.styresak 013-2011)