HORDALAND FYLKESKOMMUNE ÅRSMELDING

KONTROLLUTVALET i HORDALAND FYLKESKOMMUNE ÅRSMELDING 2011 Foto: Kjartan Haugsnes Kontrollutvalet på Nordsjøfartmuseet i Telavåg

2

Innhald: Om kontrollutvalet Fakta om verksemda i 2011 Måla til kontrollutvalet Sakene i 2011 Særskilt om: 1. Opplæring av kontrollutvalet og andre 2. Fylkeskommunen sin valde revisor - Deloitte AS 3. Revisjon av kontrollutvalet sine rekneskapar 4. Budsjett for kontroll og tilsyn i Hordaland fylkeskommune 5. Sekretariat for kontrollutvalet 6. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 7. Norges Kommunerevisorsforbund (NKRF) 8. Opne eller lukka møter i kontrollutvalet 9. Kontrollutvalet til Sotra 10. Den økonomiske situasjonen i fylkeskommunen 11. Rekneskapsrevisjonen 12. Gjennomførte forvaltningsrevisjonar 13. Gjennomført selskapskontroll 14. Andre saker Vedlegg: Oppføljing av tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonar og selskapskontroll 3

Om kontrollutvalet: Lovgrunnlag Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.1992 (kommuneloven) 77 fastset at fylkestinget skal velje eit kontrollutval. Kommunal- og regionaldepartementet fastsette 15.06.2004 med heimel kommunelova 77 nr. 11 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kommunelova og denne forskrifta er viktig basis for kontrollutvalet si verksemd. Oppgåver Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den fylkeskommunale forvaltninga på vegne av fylkestinget og sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Hordaland fylkeskommune hadde eigen revisjon til å gjennomføra revisjonsoppgåvene til og med 30.6.2007. Frå 1.7.2007 vart revisjonsoppgåvene konkurranseutsett og Deloitte AS vart vald som ekstern revisor. Kontrollutvalet sitt tilsyn og kontroll vert gjort m.a. ved at: den valde revisor vert sett til å gjennomføre revisjon av årsrekneskapen den valde revisor vert sett til å gjennomføre forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre revisjonsoppgåver på bestilling frå utvalet den valde revisor rapporterer resultatet av sitt arbeid til utvalet fylkestinget vert orientert om saker som det er viktig å få kunnskap om utvalet gjennom den valde revisor sitt arbeid til ei kvar tid vurderer om ein har ei forsvarleg revisjonsordning Kontrollutvalet har eit eige sekretariat som skal yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Sekretariatet skal m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarlig utgreidd. Sekretariatet gjer no innstilling i saker til kontrollutvalet. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er også sekretariat for kontrollutvala i desse 17 kommunane: Odda, Ullensvang, Eidfjord, Ulvik, Voss, Kvam, Fusa, Stord, Bømlo, Fitjar, Austevoll, Tysnes, Kvinnherad, Øygarden, Sund, Samnanger og Os. I tillegg er sekretariatet også sekretær for Forum for Kontroll og Tilsyn. Kontrollutvalet er eit politisk utval som hadde desse medlemmane i valperioden 2007-2011: Terje Hermansen (A), leiar Grete Line Simonsen (V), nestleiar Dagfinn Vik (FRP) Sølvi Anita Schei (FrP) Rolf Sandstad (KrF) Etter valet hausten 2011 fekk kontrollutvalet desse medlemmane for valperioden 2011-2015: Torill Vebenstad (A), leiar Morten Storebø (H), nestleiar Magne Ivar Fauskanger, FRP) Silja Ekeland Bjørkly, (H) Kristian Helland (KRF) 4

Fakta om verksemda i 2011 Kontrollutvalet hadde 6 ordinære møter Kontrollutvalet handsama 35 saker Møta vart haldne for opne dører Fylkesordføraren har møterett i kontrollutvalet Arbeidet i kontrollutvalet byggjer på saksframlegg med innstilling laga av sekretariatet. Saksframlegget baserer seg på rapportar, utgreiingar og anna skriftleg dokumentasjon som i hovudsak er motteke frå revisjonen. Vidare baserer utvalet seg på møtebøker, orienteringar frå administrasjonen og kontakt med tilsette, organisasjonar og publikum Kontrollutvalet har fått tilgang til all informasjon det vart bede om I samband med utvalet sitt møte i 25.08.11 var utvalet på studietur til Sotra Måla til kontrollutvalet Å auke tillit og tryggleik for at fylkeskommunale oppgåver vert utført på best mogleg måte og at sakshandsaminga sikrar likebehandling og rettstryggleik Å auke kvalitet og effektivitet i dei interne rutinane Å optimalisere dei totale kontrollressursane i fylkeskommunen Å utnytte dei fylkeskommunale midlane optimalt, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat Å sikre ein profesjonell og effektiv revisjon Å sikre uavhengigheta mellom kontrollutvalet og administrasjonen på den eine sida og kontrollutvalet og den valde revisjonen på den andre sida 5

Sakene i 2011 Fylkesrekneskapen med revisjonsmelding Forvaltningsrevisjonsprosjekt Selskapskontroll Årsmeldingar Konferansar i regi av NKRF og FKT Prosjektrekneskapar Andre saker 6

SÆRSKILT OM 1. Opplæring av kontrollutvalet og andre Hordaland fylkeskommune sitt sekretariat for kontrollutvalet, ønskjer å bidra til så god overgang som mogeleg frå ein kontrollutvalsperiode til den neste. Som eit tiltak i så måte, er det laga ein perm, med både generelt innhald og med eit lokalt innhald som gjeld eigen fylkeskommune. Denne er laga etter mal frå Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) og vart gjennomgått og presentert for det nye kontrollutvalet i deira første møte. I tillegg til dette vert det lagt opp til eigen folkevaldopplæring for kontrollutvalet i januar 2012 i samarbeid med kontrollutvala i fylkeskommunane i Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane og Rogaland. Kommunal- og regionaldepartementet har fått utarbeidd den såkalla Kontrollutvalsboka. Den inneheld omtale av kontrollutvalet sin rolle og ansvar og med tips om korleis utvalet kan arbeide. Både det gamle og det nye kontrollutvalet blei gjort merksam på denne og alle i det nye kontrollutvalet har fått utlevert ein kopi av denne. 2. Fylkeskommunen sin valde revisor - Deloitte AS Fylkestinget vedtok i junitinget 2007 å velje Deloitte AS som ny ekstern revisor for Hordaland fylkeskommune frå 1. juli 2007 til og med 30. juni 2010, med opsjon for HFK til å kunne forlengje avtalen med 1+1 år. Deloitte AS har no fungert som ekstern revisor for Hordaland fylkeskommune i over fire og eit halvt år og kontrollutvalet er så langt særs nøgd med den revisjonen som er føreteke. Dette gjeld både rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I 2010 vart det gjort vurdering av om Hordaland fylkeskommune skulle nytta seg av opsjon til å forlengja avtalen med 1 + 1 år. Det vart vedteke å nytta seg av denne opsjonen i fylkestinget hhv. 9.3.10 og 14.12.10. I møte i fylkestinget 14.12.10 vart det også gjort slikt vedtak i sak 78/10: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor f.o.m. 01.07.2012. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. b Knytta til seg naudsynt hjelp. c Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor fylkestinget på val av revisor. Revisjonstenestene var på bakgrunn av dette ute på anbod seinhausten 2011 med frist for å leggja inn tilbod til 1.12.12. Evalueringa av dei innkomne tilboda vart starta opp i desember og resultatet vart lagt fram til handsaming i møte i kontrollutvalet i februar 2012. 3. Revisjon av kontrollutvalet sine rekneskapar Kontrollutvalet vedtok i 2006 å be kommunerevisjonen i Bergen kommune om å revidere kontrollutvalet og sekretariat for kontrollutvalet sine eigne rekneskapar. Dette vart gjort av 7

omsyn til å ivareta kontrollutvalet si uavhengighet. Desse rekneskapa har etter det vore revidert på same måte. 4. Sekretariat for kontrollutvalet Frå 1. juli 2004 vart nye forskrifter om kontrollutval og revisjon sett i verk, med tilhøyrande endringar i kommunelova. Ved nytt regelverk vart kontrollutvalet sitt ansvar for tinging av revisjonstenester meir eksplisitt og det vart mogleg for kommunar å konkurranseutsette revisjonen. I tillegg kunne ikkje revisor lenger ivareta sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalet. Frå 1.1.05 vart det nye sekretariatet etablert med to tilsette personar. Sekretariatet vart gitt løyve til å selje tenester til andre kommunar i fylket, noko som medførte at sju kommunar valde å kjøpe sekretariatstenester. Frå 1.1.2008 vart det inngått avtale med 6 nye kommunar i Sunnhordland og frå 1.10.08 vart det inngått avtale med enno ein ny kommune. I løpet av 2009 vart det vidare inngått avtale med ytterlegare 2 nye kommunar. På slutten av 2011 vart det inngått avtale med ytterlegare ein kommune. Det betyr at sekretariatet no har 17 kommunar som kjøper sekretariatstenester. I tillegg er sekretariatet også sekretariat for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) som kjøper sekretariatstenester lik eit halvt årsverk. Sekretariatet har på bakgrunn av denne auken i tal kommunar, auke i sal til FKT samt generell auke i arbeidsmengde til dei andre kommunane, måtte styrka bemanninga med ein ny medarbeidar frå 1.3.08 og ein ny medarbeidar frå 1.3.09 slik at sekretariatet no tel 4 tilsette. Det er i tillegg tilsett ein ny medarbeidar som skal starte 1.2.2012. 5. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er framleis særs aktive i høve til eit landsomfattande forum for kontrollutval. Forumet er kalla Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) og vart skipa hausten 2005. Forumet skal vera ein møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutval og deira sekretariat. Leiaren i kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune var styreleiar i forumet fram til årsmøtet i juni 2010. FKT hadde sin årlege fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen i tidsrommet 7. 8.06.2011. Hordaland fylkeskommune hadde denne gongen Sølvi Schei som deltakarar på konferansen. Dessutan deltok Hogne Haktorson, Kari Nygard, Kjartan Haugsnes og Roald Breistein frå sekretariatet. Konferansen inneheld desse hovudtemaa: Eigenkontroll, Kva er det med Halden?, Kommunale tenester på anbod, Auka bevisstgjering om rollar og ansvar i eigenkontrollen, Digital kvardag i kommunenorge Muligheter og fallgruver, Korrupsjon og Med skråblikk på kommunesektoren. Blant førelesarane på konferansen var m.a. desse: Marte Danbolt, Kommunal rapport, Birte Bjørkelo, Deloitte AS, Ole Willy Fundingsrud, KPMG AS, Cecilie Staude, BI, Morten Lillegård, Tromsø kommune, Guro Slettemark, Transparency International, Erling Folkvord, Oslo kommune og Harald Stanghelle, Aftenposten. 6. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) Sjølv om ikkje kontrollutvalet kan vera medlem i NKRF kan dei delta på den årlege kontrollutvalskonferansen som vart arrangert 2. 3.2.2011. Frå Hordaland fylkeskommune 8

deltok Rolf Sandstad, Sølvi Schei og Dagfinn Vik på konferansen. Dessutan deltok Hogne Haktorson og Kjartan Haugsnes frå sekretariatet. Konferansen hadde slike tema: Kommunal eigenkontroll, høringer, åpenhet, media, varsling, revisors uavhengighet, offentlege anskaffingar og erfaringar på tampen av valperioden. Blant førelesarane var m.a.: Administrerande direktør Sigrun Vågeng KS, avdelingsdirektør i kommunal og regionaldepartementet Sølvi Monica Steffensen, rådmann Kari Andreassen, Grue kommune, Professor dr. juris Johan Giertsen, Universitetet i Bergen, kontrollkomiteleder Morten Kokaas (FrP), Trondheim kommune, redaktør Ole Petter Pedersen, Kommunal Rapport, redaksjonssjef Kristin Monstad Lund, Tønsberg Blad, kontrollutvalgsleder Harald Haug Andersen (A), Tønsberg kommune, journalist Siri Gedde-Dahl, Aftenposten, Forsker Marthe Indset, NIBR - Norsk institutt for by- og regionforskning, fung. sekretariatsleder Erlend Pedersen, KOFA - Klagenemnda for offentlige anskaffelser, forskningsleder Sissel Trygstad, FAFO, kontrollutvalgsmedlem Bjørn Hernæs (H), Sør-Odal kommune, kontrollutvalgsleder Arnt-Heikki Steinbakk (A), Stavanger kommune og kontrollutvalgsleder Jan Olav Fretland (SV), Lærdal kommune. 7. Opne eller lukka møter i kontrollutvalet Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 06/09 i møte 01.04.2009: Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune vedtek at møta i utvalet er opne, slik det er opna for i Kommunelova 77 nr. 8, med verknad frå 01.10.2009 Unnatak ved handsaming av opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt, KL 31 nr. 1 eller særlover. På bakgrunn av dette har møta i kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune vore opne for publikum frå 1.10.2009. Alle møta vert kunngjort på same måte som møta i dei andre politiske utvala i fylkeskommunen. 8. Kontrollutvalet til Sotra Kontrollutvalet sitt møte 24. 25.08.2011 vart lagt til Sotra. Denne gongen var møtet i kontrollutvalet i kombinasjon med synfaringar og strekte seg over to dagar. Første dagen besøkte utvalet Sotra vgs. på Bildøy. Her fekk utvalet ei omvisning og dei hadde samtalar med leiinga ved skulen. Seinare same dag besøkte utvalet Fjell kommune og hadde samtalar med ordførar og rådmann. Dagen vart avslutta med synfaring på Kystmuseet i Øygarden. Dag to starta med kontrollutvalsmøte og vart avslutta med synfaring på Nordsjøfartmuseet i Telavåg. 9. Den økonomiske situasjonen i fylkeskommunen Rekneskapen for 2010 vart gjort opp med eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr. 0, medan netto driftsrekneskap er positivt med kr 350.993 mill., dvs netto resultatgrad på 5,5 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter), medan gjennomsnitt resultatgrad for fylkeskommunane i Noreg (utanom Oslo) låg på 8,7 %. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Hordaland fylkeskommune har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2004 ( 3,96 %) 2005 (+ 8,62 %), 9

2006 ( + 7.16 %), 2007 (+ 1,61 %), 2008 (+ 0,20 %), 2009 ( + 0,32%) og 2010 (5,5 %). Som vi ser av desse tala har fylkeskommunen eit resultat som i 2010 også ligg under snittet i fylkeskommunane medan det ligg over tilrådinga frå TBU. Frå revisjonsmeldinga har kontrollutvalet m.a. merka seg at: Årsrekneskapen er gjeven i samsvar med lov og forskrifter og gjev eit uttrykk for fylkeskommunen si økonomiske stilling 31. desember 2010 og for resultatet i rekneskapsåret i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. 10. Rekneskapsrevisjonen Deloitte orienterte kontrollutvalet i gjennom heile året om status når det gjeld rekneskapsrevisjonen. Dei presenterte den gjennomførte interimsrevisjonen for 2011 for kontrollutvalet i møte 2.1.2011. Deloitte har i samband med interimsrevisjonen gjort særskilde vurderingar av rutinar innan delar av intern kontrollen i kommunen. Kontrollutvalet tok interimsrevisjonsrapporten til orientering. Deloitte sin plan for rekneskapsrevisjonen vart også presentert både for det nye og det gamle kontrollutvalet. I 2011 har Deloitte hatt stort fokus på dei utfordringar som ligg i revisjon av fylkesvegane og samarbeidet med Riksrevisjonen i høve dette. Kontrollutvalet er vorte orientert undervegs i dette arbeidet. 11. Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Forskrift om kontrollutvalg 9. Forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. Kontrollutvalet vurderer m.a. kvaliteten i sakshandsaminga og om vedtak og premisser er tilstrekkeleg klårt utforma til at vedtaka kan effektuerast. I punkta nedanfor kjem kort omtale av dei forvaltningsrevisjonane som kontrollutvalet har handsama i 2011. 11.1. Forvaltningsrevisjon innan tannhelse Kontrollutvalet bestillte i møte 22.3.11 i sak 12/11 forvaltningsrevisjon av Bruk av digitale verktøy og læremiddel i vidaregåande skule med slikt føremål og slike problemstillingar: Føremålet med prosjektet er å undersøke om Hordaland fylkeskommune har ei tannhelseteneste som er tenleg i høve til lover, regler og politiske vedtak. Prosjektet skal ha eit særleg fokus på brukarperspektivet når det gjeld tannhelsetilbodet til prioriterte grupper. Med bakgrunn i føremålet er det formulert følgjande problemstillingar: 10

Er tannhelsetenesta sin klinikkstruktur føremålstenleg for å tilby tannhelsetenester som er tilgjengelig for alle brukarar uavhengig av geografiske tilhøve? a. Korleis har utviklinga i klinikkstrukturen vore dei seinare åra? b. Har endringar i klinikkstrukturen medført konsekvensar for brukarane (td målt gjennom oppmøtefrekvens)? I kva grad utfører tannhelsetenesta førebyggjande arbeid? I kva grad gir Hordaland fylkeskommune eit tilfredsstillande tilbod om tannhelsetenester til prioriterte grupper, i samsvar med regelverket? a. Gjev fylkeskommunen eit regelmessig og oppsøkjande tilbod til prioriterte grupper, jf. lov om tannhelsetenester 1-3? b. Er det etablert rutinar og retningsliner for å sikre at dei prioriterte gruppene får informasjon om den tannhelsetenesta dei har krav på? c. Kva rutinar har fylkeskommunen for å identifisere prioriterte brukargrupper sitt behov for tannhelsetenester? d. I kva grad er samhandlinga mellom fylkeskommunen og andre tenesteytarar innan helsevesenet (t.d. kommunale etatar og institusjonar) tilfredsstillande, når det gjeld tilbod om tannhelsetenester til prioriterte brukargrupper? Kva rutinar har Hordaland fylkeskommune for å yte tannhelsetenester til betalande klientar? a. I kva omfang yt tannhelsetenesta i Hordaland tenester til betalande klientar? b. Har fylkeskommunen eigne retningsliner knytt til tannhelsetenester for betalande klientar, og i kva grad blir evt retningsliner etterlevd? c. Har fylkeskommunen tilfredsstillande rutinar for fakturering av betalande klientar? d. Korleis sikrar fylkeskommunen at tilbodet til betalande klientar ikkje går ut over tilbodet til dei prioriterte gruppene? e. Har fylkeskommunen retningsliner for eventuelle bierverv blant tilsette ved tannhelseklinikkane? Har Hordaland fylkeskommune tilstrekkeleg med kompetanse og kapasitet til å gje tilbod om tannhelsetenester etter gjeldande regelverk, samt eventuelle eigne vedtak og målsettingar? a. Har fylkeskommunen ein tilfredsstillande rekrutteringsstrategi for å sikre eit godt og langsiktig tilbod om tannhelseteneste i heile fylket? b. Kor høgt er sjukefråværet innanfor tannhelsetenesta, og korleis arbeider fylkeskommunen for å følgje opp sjukefråværet blant dei tilsette? c. I kva omfang står tannlege- og tannpleiarstillingar vakante? Deloitte leverte revisjonsrapport til møte 21.9.12 og det vart vedteke slik innstilling til fylkestinget i sak 27/11: Fylkestinget ber fylkesrådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i punkt 6 i forvaltningsrevisjonsrapport som gjeld tannhelse i Hordaland fylkeskommune vert følgt opp. 2. Det vert laga ein handlingsplan innan 01.01.12., som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Fylkestinget handsama saka i sak 27/11 i møte 18.10.11 og gjorde slikt vedtak: 1. Fylkestinget anbefaler at den offentlege tannhelsetenesta i Hordaland fylkeskommune: 1.1. Prioriterer å samarbeide med kommunane om betre system for å sikre rettane til pasientar med heimesjukepleietenester (jf. lov om tannhelsetenester 1-3 c). 1.2. Har fokus på å bidra med gode løysingar for å minske belastninga på dei kommunale tenestene, på bakgrunn av at sentralisering av tannhelsetenesta gjev dei minst mobile brukarane lengre reiseveg når dei treng tannlegebehandling. 11

1.3. Rettar opp systemsvikten som gjer at ein ikkje får oppdatert informasjon frå Folkeregisteret, slik at prioriterte grupper blir sikra det tilbodet dei skal ha etter lova (lov om tannhelsetenester 1-3). 1.4. Finn fram til tiltak som sikrar at innvandrarar og flyktningar får tilstrekkeleg informasjon om tannhelsetilbodet i samsvar med lov om tannhelsetenester 1-3. 1.5. Har fokus på godt samarbeid med kommunane om iverksettinga og gjennomføringa av samarbeidsavtalane. 1.6. Vurderer behovet for avklaring av rolla til leiande tannpleiarar. 1.7. Etablerer samla oversikt over aktivitetane i folkehelsearbeidet til bruk i kontinuerleg oppfølging av gjeldande strategi. 1.8. På bakgrunn av stort utskifting av personell, jamleg vurderer oppdatering av oversikt over personell med bierverv. 1.9. Vurderer nye eller andre tiltak for å sikre rekruttering og stabilitet ved klinikkane i distrikta. 1.10. Sikrar at tannhelsetenesta har eit tilfredsstillande tilbod om narkose, og at ventetida vert forsvarleg for dei pasientane som treng det. 2. Det vert laga ein handlingsplan innan 01.01.12., som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 11.2. Forvaltningsrevisjon innan bruk av digitale verktøy og læremiddel i vidaregåande skule Kontrollutvalet bestilte i møte 21.9.11 i sak 26/11 forvaltningsrevisjon av Bruk av digitale verktøy og læremiddel i vidaregåande skule med slikt føremål og slike problemstillingar: Føremålet med prosjektet vil vere å undersøke korleis Hordaland fylkeskommune følgjer opp krav om digital kompetanse i dei vidaregåande skulane i. Med bakgrunn i føremålet er det formulert følgjande problemstillingar: 1. I kva grad sørgjer Hordaland fylkeskommune for at pedagogiske tilsette i vidaregåande skular har tilstrekkeleg kompetanse i bruk av digitale verktøy og læremiddel? 1.1. Har fylkeskommunen eit tilstrekkeleg tilbod om kompetanseutvikling innan pedagogisk bruk av IKT blant lærarar? 1.2. Har fylkeskommunen/ vidaregåande skular i Hordaland tilstrekkeleg oversikt over digital kompetanse og kompetansebehov blant pedagogisk tilsette? 1.3. Blir det i tilstrekkeleg grad lagt til rette for kunnskaps- og kompetansedeling mellom pedagogisk tilsette når det gjeld bruken digitale verktøy og læremiddel i undervisninga? 2. Korleis sikrar Hordaland fylkeskommune at skulane følgjer opp krav om bruk av digitale verktøy? 2.1. Korleis sikrar fylkeskommunen at IKT-planar ved skulane blir følgt opp? 2.2. I kva grad blir fylkeskommunen sine resultatmål for Digital skole/bruk av IKT i lærings- og vurderingsarbeid følgt opp i skulane? 2.3. Har fylkeskommunen og/eller skulane innført særskilte tiltak for å unngå at det oppstår digitale skilje mellom skulane? 3. I kva grad har vidaregåande skular i Hordaland tatt i bruk læremiddel frå Nasjonal digital læringsarena (NDLA)? 3.1. Fungerer NDLA som eit fullverdig alternativ til lærebøker ved vidaregåande skular i Hordaland? 4. Har Hordaland fylkeskommune tilfredsstillande IKT-infrastruktur? 4.1. I kva grad er fylkeskommunen sin IKT-infrastruktur tilpassa utviklinga innanfor dette feltet? Forvaltningsrevisjonsrapport vert levert våren 2012. 12

12. Gjennomførte selskapskontrollar Forskrift om kontrollutvalg 13. Selskapskontroll lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 12.1. Selskapskontroll av Bybanen AS Kontrollutvalet bestilte i møte 22.3.11 i sak 13/11 selskapskontroll av Bybanen AS med slikt føremål og slike problemstillingar: Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere om Bybanen AS driv målretta og kostnadseffektivt, i samsvar med fylkeskommunale vedtak, selskapet sine vedteker, og sentrale lover og reglar. Følgjande overordna problemstillingar vil bli undersøkte: 1) Er vedtektene for selskapet i samsvar med føremålet og politiske vedtak? 2) I kva grad driv selskapet i samsvar med gjeldane vedtekter, fylkeskommunale vedtak og andre føringar frå eigar? 3) Driv selskapet i samsvar med sentrale lover og reglar? 4) Driv selskapet i tråd med etiske retningslinjer? 5) Har selskapet etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv målretta og effektivt? 6) I kva grad har selskapet eigedelar som er tilpassa verksemda? 7) Blir endring i innskoten kapital og eventuelle ansvarlege lån handtert på ein korrekt måte, og i samsvar med politiske vedtak? Deloitte leverte revisjonsrapport til møte 17.10.12 og det vart vedteke slik innstilling til fylkestinget i sak 32/11: Fylkestinget ber generalforsamlinga syta for at: 1. Forslag til tiltak i punkt 6 i revisjonsrapport som gjeld Bybanen AS vert følgt opp av styret. 2. Det vert laga ein handlingsplan innan 01.02.12., som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Fylkestinget handsama saka i sak 32/11 i møte 14.12.11 og gjorde slikt vedtak: Fylkestinget ber generalforsamlinga syta for at: 1. Forslag til tiltak i punkt 6 i revisjonsrapport som gjeld Bybanen AS vert følgt opp av styret. 13

2. Det vert laga ein handlingsplan innan 01.02.12., som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret foriverksettinga. 3. Samferdselsutvalet skal fortløpande ha statusrapportar frå styret i Bybanen AS og Skyss i høve til oppfølginga av tilrådingane av rapporten. 13. Andre saker 13.1. Uttale om prosjektrekneskapar Kontrollutvalet har hatt fleire prosjektrekneskapar til handsaming i 2011. Det har fram til no vore ei utfordring å få prosjektansvarleg til å sette opp ein rapport med kommentarar og vedlagt statusrapport avvik som skal følgje prosjektrekneskapen til fylkeskasseraren. Dette jf. Hordaland fylkeskommune si økonomihandbok, prosjektrekneskap, prosjekt i investeringsrekneskapen punkt 4.4. Det har også vore ei utfordring at enkelte prosjekterkneskapar har blitt liggande ferdig lenge før dei vart send over til kontrollutvalet. Det har vore kontakt med Deloitte, økonomidirektør, fylkeskasserar og prosjektansvarlege for å denne rutinen på plass. Det ser no ut til at denne rutinen fungerer slik den skal. 13.2. Øvrige saker i kontrollutvalet i 2011 Orientering om oppnemning av styreleiarar og styremedlemmer til region- /landsdelinstitusjonar og knutepunktinstitusjonar innan kultursektoren Sak til fylkestinget om tidspunkt for val av kontrollutvalet for perioden 2011-2015 Orientering om fylkeskommunen sitt etablerte internkontrollsystem Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden 2007-2011 Bergen, den 08.05.2012 Kontrollutvalet 14

15

Årsmelding 2011 for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune - Vedlegg OPPFØLGING AV TIDLEGARE GJENNOMFØRTE FORVALTNINGSREVISJONAR OG SELSKAPSKONTROLLAR 1. Oppretting av Skyss 2. Implementering av nytt billetteringssystem 3. Selskapskontroll 2009 Eigarskapsforvaltning 4. Eigarskapskontroll Arbeidsmarknadsbedriftene 5. Innkjøpsfunksjonen 6. Vedlikehald og inneklima 7. Tildeling og oppfølging av drosjeløyve 8. Kartlegging av tilbod om skulehelseteneste 9. Selskapskontroll av Beredt AS 16

Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar og selskapskontrollrapportar Sekretariatet bad fylkesrådmannen i brev 22.02.2012 om å komme med status på kva tiltak som er sett i verk i høve fylkestinget sine vedtak i desse sakene. Svar vart motteke innan den fristen som var sett og går fram av punkta under 1. Oppretting av Skyss 1.1. Oppsummering frå tidlegare år: Kontrollutvalet gjorde m.a. slikt vedtak i sak 25/09 i møte 21.10.2009: Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av Oppretting av Skyss, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. Kontrollutvalet bestilte forvaltningsrevisjon av Oppretting av Skyss i møte 21.10.2009 med slikt føremål og slike problemstillingar: Føremålet med revisjonen er å kartlegge om organiseringa av Skyss er føremålsteneleg i forhold til dei målsetjingar som er formulerte for kollektivtransportområdet, både frå politiske hald og i interne mål- og strategidokument for Skyss. Frå føremålet er det utleia fylgjande problemstillingar med underproblemstillingar: Er organiseringa av Skyss føremålstenleg? Har ein i tilstrekkeleg grad kartlagt/analysert kva for oppgåver som må løysast for at Skyss skal nå sine målsetjingar? Er organiseringa føremålstenleg i høve til å løyse identifiserte oppgåver? Er det tilstrekkelig kompetanse i Skyss til å utføre/løyse problemstillingane leiinga og dei respektive avdelingar står ovanfor? I kva grad har Skyss tilstrekkelege system og rutinar? Korleis fungerer ansvarsdelinga mellom Skyss og samferdselsavdelinga? Er avklaring av roller tydeleg definert og er fordeling av rollar hensiktsmessig? Har Skyss fått delegert tilstrekkeleg mynde til å sikre effektiv drift? Er det etablert rapportering og andre tiltak som sikrar at samferdselsavdelinga/fylkestinget har tilstrekkelig kontroll og oversikt over aktiviteten i Skyss? I kva grad har Skyss kompetanse, system og rutinar for å marknadsføre kollektivtransporten? Er det gjennomført analyser av potensielle utfordringar og utarbeidd mål og strategi på området? Er det gjennomført tiltak som sikrar at organisasjonen har tilstrekkelig kompetanse i høve til dei problemstillingar marknadsavdelinga står ovanfor? Har Skyss nødvendige system, rutinar og verktøy på dette området? 17

Revisjonsrapport vart handsama i kontrollutvalet og fylkestinget gjorde på bakgrunn av den 8.6.10 slikt vedtak: Fylkestinget ber fylkesrådmannen syta for at: 1 Det vert utarbeidd ein plan for korleis Skyss kan innfri mål og strategiar for kollektivtransporten i Hordaland fylkeskommune. I dette ligg også organisering og bemanning i Skyss for å takla ein ordinære driftssituasjon. Utgangspunktet for dette arbeidet er vurderingane i punkt 7 i rapport Oppretting av Skyss. 2 Planen vert lagt fram innan 01.12.2010. Vurderingane som går fram av rapporten punkt 7 er desse: Undersøkinga visar at Skyss framleis er i en utviklingsprosess for å finne ei optimal organisering, og at eininga framleis ikkje har full oversikt over kva oppgåver dei vil ha ansvar for i ein ordinær driftssituasjon og kva ressursar dette vil krevja. Strategiar og styringsdokument som låg til grunn for etableringa av Skyss la i for liten grad tilstrekkeleg konkrete føringar til at eininga på ein effektiv måte kunne etablera ein tenleg og operativ organisasjon. Skyss har i for liten grad hatt kapasitet til å gjennomføra eit systematisk arbeid med å kartleggja oppgåver, utarbeide strategi og handlingsplanar, og operasjonalisera målsettinger i Skyss. Dette er viktige aktivitetar som bør prioriterast. Vidare har undersøkinga vist at ein ikkje i tilstrekkeleg grad har koordinert oppgåver på tvers av avdelingar for å sikra at organisasjonen som eit heile fokuserer på/bidrar til å nå dei overordna måla for Skyss. Skyss har identifisert ei rekkje organisatoriske utfordringar og sett fokus på desse. Forvaltningsrevisjonen viser at Skyss framleis ikkje har fått på plass naudsynt kompetanse, rutinar og system på alle vesentlege område. Det er uheldig at Skyss i mangel av eit marknads og informasjonssystem ikkje hatt mogelegheit for å berekna bonus/malus i høve til avtalane med operatørane, og dei har også mangla viktig kunnskap om kundane og marknaden. Revisjonen meiner det er grunnlag for å stilla spørsmål med prioriteringane som er gjort når dette særs viktige systemet ikkje har kome på plass før. Undersøkinga visar at Skyss har fått tilstrekkeleg mynde, men at rolleavklaringa mot samferdselsavdelinga på nokre område ikkje blir opplevd som tilstrekkelig klar, noko som kan påvirke drifta og oppgåveutføringa på ein negativ måte. Det kjem også fram at oppgåvefordelinga ikkje er i samsvar med premissane/styringsdokumenta som låg til grunn for opprettinga, og det er difor naturleg at det blir foretatt ein fornya gjennomgang og vurdering av oppgåvefordelinga. Skyss opplever at dei ikkje får tilstrekkelege styringssignal frå samferdselsavdelinga. Revisjonen vurderer det som positivt at det no blir gjennomført jamlege og meir strukturerte samhandlingsmøte mellom Skyss og samferdselsavdelinga og reknar med at samferdselsavdelinga i den samanheng også formidlar og følgjer opp styringskrav. Forvaltningsrevisjonen viser at rapporteringa frå Skyss til samferdselsavdelinga ikkje er i samsvar med det som vart lagt til grunn ved opprettinga av innkjøpseininga. Etter revisjonen si vurdering, bør det klargjerast kva som bør inngå i rapporteringa frå Skyss til samferdselsavdelinga, slik at ein sikrar at samferdselsavdelinga har eit grunnlag for å utøva naudsynt kontroll og oppfølging med aktivitetane i Skyss. 18

Skyss har kompetanse på dei fleste områda dei har ansvar for, men eininga manglar framleis ressursar knytt til IKT og rutedata /informasjon. Dette er kritiske og viktige funksjonar som eininga bør prioritera å få på plass. Marknadsavdelinga har ikkje den kapasiteten eller kompetansen som organisasjonen vil trenge på lengre sikt. Avdelinga har valt å avventa rekruttering til ein ser kva kompetanse og kapasitet som vil bli naudsynt når ein er komen i ein meir ordinær driftssituasjon. Dette er eit val som etter revisjonen si vurdering krev at Skyss følgjer situasjonen tett og planlegg tiltak slik at det blir mogleg fortløpande å tilpassa ressursane til utviklinga i driftssituasjonen. Skyss manglar på nokre område ressursar, rutinar og system som gjer at marknadsavdelinga ikkje har kunne stetta informasjonsbehovet til kundane, og kunne marknadsføre kollektivtransporten på ein optimal måte. I møte i kontrollutvalet 26.10.10 vart notat frå samferdselsavdelinga lagt fram som melding 55/10. I dette stod det m.a.: Skyss vurderte det slik at det var naudsynt med ekstern bistand i samband med oppfølging av forvaltningsrevisjonen. Det blei sendt ut førespurnad til fire aktuelle konsulentmiljø og Prosesspartner blei etter ein konkurranse vald som konsulent. Konsulenten skal bistå inn i ein prosess som mellom anna skal dokumenterast med ein rapport som svarer på fylkestinget sitt vedtak. Det blir lagt til grunn at arbeidet med rapport og presentasjon skal sluttførast innan den 1. desember 2010. 1.2. Status på tiltak som er sett i verk ved overgangen til 2011: Sekretariatet sendte brev 19.1.11 til fylkesrådmannen med spørsmål om status i høve oppfølging av vedtaka i denne forvaltningsrevisjonen pr. 31.12.2010. Frist for tilbakemelding vart sett til 7.3.11 og innan fristen kom det slik tilbakemelding: Det vart lagt fram sak for fylkestinget 15.12.10, sak 67/10 Utviklingsplan for Skyss. Fylkestinget gjorde slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek utviklingsplan for Skyss til orientering. 2. Fylkestinget ynskjer kvartalsvis ei kortfatta rapportering til samferdselsutvalet om oppfylging og framdrift i utviklingsplanen, samt den aktuelle driftssituasjonen for kollektivtrafikken i fylket. Svaret vart lagt fram for kontrollutvalet som melding 15/11 i møte 22.03.11 og det vart gjort slikt vedtak: Kontrollutvalet seier seg ikkje nøgd totalt sett med dei tiltak som Hordaland fylkeskommune har sett i verk i høve denne saka frå kontrollutvalet og ønskjer å følgje opp saka vidare. 1.3. Status på tiltak som er sett i verk ved overgangen til 2012: Sekretariatet sendte brev 22.2.12 til fylkesrådmannen med spørsmål om status i høve oppfølging av vedtaka i denne forvaltningsrevisjonen pr. 31.12.2011. Frist for tilbakemelding vart sett til 27.3.12 og innan fristen kom det slik tilbakemelding: 19

Fylkestinget vedtok i juni 2010 å be fylkesrådmannen syta for at det vart utarbeidd ein plan for korleis Skyss kan innfri mål og strategiar for kollektivtransporten i Hordaland fylkeskommune. Den første utviklingsplanen vart utarbeidd av Skyss hausten 2010, og handsama av fylkestinget i desember 2010. Utviklingsplanen dannar grunnlag for korleis Skyss kan medverka til å nå dei politiske måla, konkretisera mål for Skyss som eining, koma med forlag til korleis Skyss skulle løysa påpeikte utfordringar og syna prioriteringane framover. I planen forpliktar Skyss seg til å gjera rullering av planen kvart år. Rulleringa for 2012 er lagt fram både for samferdsutvalet og fylkesutvalet. Det vert kvartalsvis rapportert til politisk nivå på framdrifta i arbeidet. 2011 har vore eit godt år for kollektivsatsinga i Hordaland. Det har vore ein tydeleg passasjerauke, og Bybanen i Bergen fraktar fleire passasjerar enn prognosane. Skyss har i sitt arbeidd i 2011 lagt vekt på å gjennomføra dei tiltaka som vart vedtekne i utviklingsplan for Skyss. Dei fleste prosjekta er gjennomførte innanfor planlagde rammer og tid. Billetteringssystemet Billetteringssystemet har vore eit av dei større prosjekta Skyss har arbeidd med, og etter fleire år med utvikling og testing er systemet no i det store og heile ferdig (sjå eigen statusrapport). Salskanalar Eit sentralt mål for Skyss er å tilby produkt som er enkle å forstå, kjøpa og bruka for alle. For å letta kjøp av billettar arbeider Skyss med å utvikle fleire salskanalar. Dei aktuelle kanalane er billettautomatar, kommisjonærløysingar, sal via internett og mobil og vidareutvikling av Skyss sine kundesenter. Program for innfasing av salskanalar er klar. Dei ulike delprosjekta er i ulike fasar: Delprosjekt automatar er i fase for lansering. Delprosjekt web er i fase for testing og utrullering. Delprosjekt kommisjonærløysingar og delprosjekt mobil er begge i fase for planlegging, analyse og design. IKT-strategi Eit anna prosjekt i utviklingsplanen har vore å etablera ei eiga IKT-avdeling og utarbeida og setja i verk ein eigen IKT-strategi. Det er tilsett ein fagleiar og det er lagt fram ein IKT-strategi som legg føringar for både IKTsatsinga i Skyss og heilskapen i Skyss sin systemportefølje. Organisasjonsstruktur Eit anna prioritert tiltak i 2011 har vore å gjennomgå organisasjonsstrukturen, særleg med tanke på om Skyss er organisert på ein måte som støttar opp om dei sentrale arbeidsprosessane, og om leiargruppa er strukturert på ein hensiktsmessig måte. I samråd med medarbeidarane og representantar for desse ønskjer leiargruppa å sjå nærmare på den interne organiseringa med spesiell vekt på kundeprosessar som går på tvers av organisasjonsmodellen. Anbodsutsetting og oppstart av nye rutepakkar Alle ruteområde i fylket er no konkurranseutsette, med unntak av rutepakke Vest, som skal starta opp i juni 2012. Rutepakke Nord og Sentrum vart tildelt Tide Buss AS som operatør. Ved den store ruteomlegginga 3. oktober vart nytt prinsipp for stamlinjenett for Bergen nord og sentrum sett i drift. Organiseringa skal gi eit betre tilbod mot kunden med hyppigare frekvens og meir effektiv utnytting av ressursane. Ved oppstart fekk vi ein heilt ny busspark, 20

som møter krava til universell utforming og har vesentleg lågare miljøutslepp enn den gamle. I tillegg vart fleire nye miljøvenlege gassbussar sette i drift. Rutepakke Vest er tildelt Nettbuss Drammen AS og vert sett i drift i juni 2012. Med det har Skyss sett alle rutepakker i anbodsregimet i drift. Dette er ein milepæl for kollektivtrafikken i Hordaland, og Skyss vil gå over i ein ny fase. Då kan Skyss i større grad enn før forbetra og utvikla tilbodet mot kundane for å skapa vekst. Trafikantinformasjon Mangel på oppdatert reiseinformasjon kan vera til hinder for at folk vel å reisa kollektivt. Eit prioritert tiltak er difor å utvikla sanntidsinformasjon til utvalde haldeplassar og terminalar og i informasjonskanalane kundane brukar. Sanntidsinformasjonsprosjektet vart starta i 2011 og vil vera eit av Skyss sine største prosjekt i 2012. Kontrollutvalet handsama svaret i møte 27.03.12 og gjorde då slikt vedtak: Kontrollutvalet er ikkje nøgd med tilbakemelding om tiltak som er sett i verk i høve denne forvaltningsrevisjonen og ber om at fylkesrådmannen kjem i mai møtet for å gje ytterlegare informasjon. 2. Implementering av nytt billetteringssystem i Skyss 2.1. Oppsummering frå tidlegare år: Kontrollutvalet bestilte forvaltningsrevisjon Implementering av nytt billetteringssystem i Skyss i møte 21.10.2009 med slikt føremål og slike problemstillingar: Arbeidet med nytt billetteringssystem for kollektivtrafikken i Hordaland begynte i 2003, med Tide som samarbeidspartnar. I byrjinga av 2006 vart prosjektet overført i sin heilskap til fylkeskommunen og det som seinare skulle bli Skyss. Billetteringsprosjektet gjekk over i ein annan fase, med den strategien som ein kan sjå resultata av i dag. Etter ein anbodsrunde blei det inngått avtale med den tyske leverandøren Atron om innkjøp av nytt billetteringssystem. Framdrifta i prosjektet har ikkje vore tilfredsstillande, og det har vore mange utsetjingar i høve til når systemet kan forventast å takast i bruk fullt ut. Mellom anna er ikkje internett-, mobiltelefon-, og automatdelen av systemet fullt operativt per i dag. Billettmaskinar er tatt i bruk på 130 bussar, medan det på sikt skal plasserast på 1000 bussar. I samband med forvaltningsrevisjonen er det utarbeidd følgjande problemstillingar: 1. I kva grad følgjer Skyss god praksis for prosjektstyring i samband med implementering av nytt billetteringssystem? a. I kva grad var det klare rolle- og ansvarstilhøve i implementeringa av nytt billetteringssystem? b. I kva grad har Skyss etablert rutinar for prosjektstyringa? Under dette gjeld til dømes opp følging av framdriftsplanar, budsjett, avviksrapportering, tiltak, risikostyring m.m 2. Korleis er framdrifta i prosjektet og kva blir gjort for å sikre naudsynt framdrift? a. I kva grad er framdrifta i samsvar med vedtak, planar og føresetnader? b. Korleis blir framdrift følgt opp (møteaktivitet, rapportering ol.) og kva tiltak blir sett i verk for å korrigere avvik? c. Korleis har Skyss handtert forsinkingar frå systemleverandør, og kva tiltak er sett i verk for å sikra at leverandøren (i framtida) leverer i høve til fristar 3. Korleis fungerer samhandlinga mellom Skyss og samferdsleavdelinga i Fylkeskommunen 4. Korleis fungerer samhandlinga med leverandøren av billetteringssystem? 21

Revisjonsrapport vart handsama i kontrollutvalet som sak 32/10 i møte 22.09.10 der det vart laga slik innstilling som fylkestinget vedtok 12.10.10: Fylkestinget ber fylkesrådmannen syta for at 1 Vurderingane i punkt 5 av forvaltningsrevisjonsrapport innan Implementering av nytt billetteringssystem i Skyss vert følgt opp 2 Det vert laga ein handlingsplan innan 01.01.11., som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å betra situasjonen innan prosjektstyring, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Fylkestinget handsama saka i møte 12.10.10 og gjorde då slikt vedtak: Fylkestinget ber fylkesrådmannen syta for at Melding 89/10 Billetteringssystemet Handlingsplan for å betra prosjektstyringa vart lagt fram for kontrollutvalet 9.12.10. 2.2. Status på tiltak som er sett i verk ved overgangen til 2011: Sekretariatet sendte brev 19.1.11 til fylkesrådmannen med spørsmål om status i høve oppfølging av vedtaka i denne forvaltningsrevisjonen pr. 31.12.2010. Frist for tilbakemelding vart sett til 7.3.11 og innan fristen kom det slik tilbakemelding: Svaret vart lagt fram for kontrollutvalet som melding 15/11 i møte 22.03.11 og det vart gjort slikt vedtak: Kontrollutvalet seier seg ikkje nøgd totalt sett med dei tiltak som Hordaland fylkeskommune har sett i verk i høve denne saka frå kontrollutvalet og ønskjer å følgje opp saka vidare. 2.3. Status på tiltak som er sett i verk ved overgangen til 2012: Sekretariatet sendte brev 22.2.12 til fylkesrådmannen med spørsmål om status i høve oppfølging av vedtaka i denne forvaltningsrevisjonen pr. 31.12.2011. Frist for tilbakemelding vart sett til 27.3.12 og innan fristen kom det slik tilbakemelding: Innleiing Billetteringsprosjektet i Skyss blei oppretta hausten 2005 for å handtera innkjøpet av billetteringsystemet Atries frå den tyske leverandøren Atron gmbh. Atries skulle overta etter BusPos, det gamle billetteringssystemet som hadde vore i bruk i fylket sidan 1986. Dei viktigaste hendingane for billetteringsprosjektet er vist i den kronologiske oversikten nedanfor. Ein detaljert gjennomgong av bakgrunnen for prosjektet og ei god oppsummering av status slik den stod våren 2010 er gitt i Deloitte sin revisjonsrapport for prosjektet, ref. vedlegg til sak. 32/10 frå møtet i kontrollutvalet 22. september 2010. Om lag samstundes med at kontrakten mellom Hordaland fylkeskommune og Atron vart underskriven, fekk Atron også liknande kontraktar om leveransar av Atries billettsystem til andre store kundar, mellom anna to omtrent jamstore prosjekt i Sverige. 22

Ein forstod snart at Atron ikkje hadde kapasitet til å handsama tre slike store prosjekt samstundes, og arbeidet i prosjektet dei først åra bar preg av mange periodar med berre ubetydeleg framdrift. I august 2007 melde Atron om forseinkingar i leveransane sine og i desember 2007 vart det klart at ein ikkje ville klara på få på plass Atries til oppstarten av anbodskøyringa av buss i Austevoll frå 1. jan. 2008. Atries kom likevel i bruk i Austevoll frå slutten av mai 2008, men med redusert funksjonalitet i høve til det ein hadde forventa. Fram til då var prosjektfokus å ta fram, testa og godkjenna full funksjonsfylde i Atries for deretter å ta den i bruk på alle transportmidla i fylket samstundes. Med dei forseinkingane ein opplevde vart det vurdert slik at det var viktigare at ein fekk på plass Atris i dei nye komande anbodskøyringsområda enn å utvikla full funksjonsbredde. Dette vart då prosjektet sitt hovudfokus fram til sommaren 2010. Ein viktig milepæl for prosjektet passerte ein då bybana i Bergen starta opp i slutten av juni 2010. Med billettautomatar på stasjonane og kortlesarar om bord i vognene var Atries billetteringssystem endeleg i bruk i heile (med unnatak for nokre snøggbåtar) Hordaland. Med dette kunne ein igjen fokusera på å få plass dei manglande funksjonane i billettsystemet Kronologi Tidspunkt Vedtak Hending Juni 1999 Vedtak Fylkestinget Strategi og handlingsplan for kollektivtransporten i Bergensområdet. Forprosjekt nytt billetteringssystem. 19992002 Gjennomfør. forsprosjekt Reis i Vest vurderingsgrunnlag for gjennomføring av hovudprosjekt. Mai 2002 Vedtak Vidareføring av Reis i Vest som eit hovudprosjekt. Fylkestinget Desember 2002 Vedtak Fylkestinget Val av finansieringsløysing drøfting med transportselskapa om ein avtale der transportselskapa får ansvar for finansiering og August 2003 innkjøp av nytt billetteringssystem Avtale om at Bergen kommune overtar forvaltningsansvaret for transportsystemet i Bergen. 2004 2007 Bergen kommune gjennomførte Forsøk med alternativ forvaltningsorganisering av transportsystemet i Bergen. Oktober 2004 Mars 2005 Oktober 2005 Oktober 2005 Mai 2006 Mars 2007 Vedtak Fylkestinget Vedtak Fylkesutvalet Vedtak Fylkestinget Fylkesråd mannen Vedtak Fylkesutvalet Vedtak Fylkestinget Gradvis konkurranseutsetting av bussruteproduksjonen i fylket frå 01.01.2008. Bergen kommune trer inn i avtalen om finansiering av nytt billetteringssystem. HFK som eigar og ansvarleg for drift av fellesdelen av billettsystemet Finansieringsavtale for billetteringssystem mellom HFK, HSD Buss AS, HSD Sjø AS, Gaia trafikk AS og Hordaland Kollektivservice AS. Kontrakt med Atron om levering av nytt billetteringssystem. Billetteringsprosjektet vert oppretta. Første installasjon skal bli i Austevoll januar 2008 og resten av fylket skal vere dekka av nytt billettsystem innan utgangen av året. Overta ansvaret for billettsystemet for snøggbåtrutene og lokale båtruter. Overtaking av heile billetteringssystemet avtale med Tide Buss AS, Tide Sjø AS og Hordaland Kollektivservice AS. 23

November 2007 Vedtak Fylkestinget Oppretting av Skyss, med ansvar for ruteplanlegging, utvikling av billettsystemet, og informasjon og marknadsføring av kollektivtilbodet. Mai 2008 Nytt billetteringssystem, med innskrenka funksjonalitet, vart teke i bruk på bussane i Austevoll Juli 2008 Nytt billetteringssystem, med innskrenka funksjonalitet, vart teke i bruk på bussane i Sunnhordland August 2008 Nytt billetteringssystem, med innskrenka funksjonalitet, vart teke i bruk på bussane i Eksingedalen og Modalen Januar 2009 Nytt billetteringssystem vart teke i bruk på bussane i Hardanger/Voss August 2009 Nytt billetteringssystem vart teke i bruk på bussane i Os og Bergen Sør og i Nordhordland April Mai 2010 Nytt billetteringssystem vart teke i bruk på bussane i resten av Hordaland (Fjell, Sund, Osterøy, Askøy og Bergen) Juni 2010 Nytt billetteringssystem, no og med billettautomatar, vart teke i bruk på og langs Bybanen i Bergen 2010 2011 Arbeid med å få plass resten av funksjonane og gjennomføring av avsluttande godkjenningstest (SAT Site Acceptance Test) Oktober 2011 Billetteringsprosjektet avsluttast Sidan sommaren 2010 I tillegg til at ei mengd funksjonar var manglende i Atries var Skyss lite nøgd med Atron si handsaming av dei problema ein hadde med Atries igjennom sommaren 2010. Det har vore forhandlingar med Atron med sikte på å finna gode løysingar. Sidan sommaren 2010 har Atron gjorde ein del indre organisasjonsendringer og omprioriteringer og framdrifta hos dei har sidan blitt betra. Dei har no utvikla nesten alle dei manglande funksjonane i Hordaland sitt billetteringssystem. Eit tilnærma komplett systemet var i august/september 2011 igjennom ein tre vekers kvalifiserande test (SAT Site Acceptance Test) her i fylket. Diverre har ein ikkje oppnådd god nok kvalitet for billettautomatane og testen er difor enno ikkje godkjend. Status produksjon Billetteringa går no greitt på bybane, bussar og båtar. Innimellom førekjem det likevel nokre feil, men desse vert i all hovudsak handsama av operatøren sjølv som byter ut eininga med feil med ein frå reservedelslageret sitt. Einingar med feil blir sende til Skyss for reparasjon. I februar 2012 innførte ein Favoritt -konseptet i billetteringssystemet. Kunden kan no nominera ei reise på sitt Skysskort som sin Favoritt. Om ein har tilstrekkeleg verdi på KontantSkyss kan ein så gå direkte på buss/bane og halda Skysskortet sitt opptil kortlesar ved bakdør, og ein vil då fort og greitt automatisk bli belasta for ei reise. Dette er ein effektiv måte å billettera på og mange reisande har allereie teke Favoritten i bruk. Billettautomatane skapar i dag dei største problema for Skyss då det stadig er problem med at utmatinga av Minikort stoppar opp. Konsekvensen er at kunden opplever at automatane stadig er i ustand samstundes som Skyss må bruka mykje tid på å reisa rundt til alle automatane og ordne opp. Internett-løysinga for kjøp av reiseprodukt på nett er også endelig på det nærmaste klar. Innan utgangen av mars 2012 vil ein koma i gang med ein belastningstest, noko som vil bli gjort i ein lukka kontrollert test med et lite tusentalls brukarar. Lukka i denne samanheng betyr at det ikkje vil bli gitt generell tilgang for publikum. Testpersonane er regelmessige kollektivbrukarar som skal gi Skyss objektive tilbakemeldingar om sine erfaringar etter som testen held fram. For at ein slik test skal gi meining må den gå over nokre månader. Sannsynlegvis vil løysinga verta justert litt i forhold til desse tilbakemeldingane før det vert offentleg lansering. 24