SAKSLISTE Fylkesutvalget innkalling til møte Dato: 19.04.2012 kl. 10:30 Merk tidspunkt Sted: Fylkeshuset, Svend Foynsgt. 9, 3126 Tønsberg, Møterom Oseberg Arkivsak: 201200279 Arkivkode: 033 Vedlagt oversendes FU sakene 31/12, 35/12, 37/12 38/12 til behandling. Møteprotokoll fra møtet 15. mars 2012 Følgende saker er sendt ut i fylkestingets utsending FU sakene 32/12 og 33/12 Følgende saker ettersendes til fylkesutvalget FU sakene 36/12, 39/12 41/12 Følgende sak ettersendes til fylkestinget FU sak 34/12 Det er satt opp følgende dagsorden Kl 0800 Gruppemøter Kl 0900 Møte i Administrasjonsutvalget se egen innkalling Kl 1030 Møtestart Kl 1130 Lunsj sammen med medlemmer av VSV Kl 1200 Fellesmøte FU og VSV Kl 1300 Orientering Status Færder-prosjektet v/prosjektleder John Andrè Gurijordet Behandling av saker forsetter Politisk verksted forsetter fra FU møtet 15.03.2012 (dokumenter ble sendt ut til dette møtet) Vestfold fylkeskommunes eierskap - strategioppfølging Forfall der årsak til fravær oppgis, meldes skriftlig så raskt som mulig til sekretariat@vfk.no Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Tønsberg, 29.03.2012 Med vennlig hilsen Per-Eivind Johansen fylkesordfører
Vedlegg til saken ligger på www.vfk.no. Klikk på toppfanepunktet Politikk, deretter menypunktet Politisk møter, saker, medlemmer. Klikk på ønsket utvalg/møtedato/saksfremlegg og åpne vedlegget som ligger nederst til venstre på siden. Saker til behandling ligger på internett www.vfk.no. Fylkestingets møter kan følges live på Vestfold fylkeskommunes internettside www.vfk.no 2
SAKSLISTE Fylkesutvalget 19.04.2012 Side Saker til behandling 31/12 201202376-1 Etablering av prosjekt som skal vurdere kontraktsstrategi for Vestfold Syd 2014 32/12 201101561-16 Regional planstrategi 2012-2016 - vedtak av høringsforslag 33/12 201201785-1 Årsrapport 2011 - årsregnskap, årsberetning, finansforvaltning, resultatvurdering og disponering for året 2011. 34/12 201203421-1 Årsmelding og årsregnskap 2011 for Østre Bolærne Sameie 35/12 201201777-1 Studietur for Hovedutvalg for samferdsel, areal og miljø 02.05.-04.05.12 4 7 8 9 10 36/12 201102053-17 Vestfoldmuseene IKS - representantskapsmøte 2012 13 37/12 201203465-1 Stiftelsen Vestfold fylkesmuseum - Oppnevning av nytt styremedlem 14 38/12 201105956-3 Papirløse møter i Vestfold fylkeskommune 16 39/12 201203742-1 Melding - Retningslinjer - saksbehandling for politiske organer 22 40/12 201202804-4 Sandefjord Lufthavn AS 23 41/12 201100407-7 Sak Gildehall på Borre 24 3
Saker til behandling 31/12 Etablering av prosjekt som skal vurdere kontraktsstrategi for Vestfold Syd 2014 Arkivsak-dok. 201202376-1 Arkivkode. --- Q13 &01 Saksbehandler Anette Olshausen Saksgang Møtedato Saknr 1 Hovedutvalg for samferdsel, areal og miljø (fra 20.03.2012 18/12 26.10.2011) 2 Fylkesutvalget 19.04.2012 31/12 Fylkesrådmannens innstilling Det etableres et prosjekt som skal utarbeide forslag til kontraktsstrategi for fylkesveger i kontraktsområdet «Vestfold Syd» 2014, som beskrevet i saksframlegget. Forslaget til kontraktsstrategi legges fram for politisk behandling i november 2012. Hovedutvalg for samferdsel, areal og miljø (fra 26.10.2011) har behandlet saken i møte 20.03.2012 sak 18/12 Møtebehandling Representanten Øyvind Hunskaar (SP) fremmet flg alternative forslag: «Saken tas til orientering» Votering Hunskaars alternative forslag ble vedtatt med 8 stemmer (1 H, 2 FrP, V, 3 AP, SP) mot 3 stemmer (H) avgitt for Fylkesrådmannens innstilling. Ny innstilling Saken tas til orientering. Tønsberg, 17.02.2012 Egil Johansen Fylkesrådmann Sverre Høifødt Direktør 4
Innledning: Driftskontrakter knyttet til veg har vært tema i Hovedutvalg for samferdsel og næring og Fylkesutvalget flere ganger, både som orienteringssaker og som beslutningssaker. I Fylkesutvalgets møte 10. mars 2011 (sak 9/11) ble bl.a. følgende vedtatt: Før neste kontrakt i Vestfold skal fornyes, det vil si Vestfold Syd i 2013, forventes en vurdering av alternative kontraktsstrategier. På dette tidspunkt antas det å foreligge et bredere erfaringsgrunnlag, som kan legge grunnlag for eventuelle endringer i kontraktsstrategien. Denne saken er en oppfølging av dette punktet i vedtaket. Saksutredning: Arbeidet med å finne frem til optimale kontraktsstrategier knyttet til driftskontraktene på veg har pågått helt siden Statens vegvesen konkurranseutsatte disse oppgavene i 2003. De første kontraktene var rene funksjonskontrakter, der entreprenørene fikk beskrevet et sluttprodukt ute på vegene og hadde tilnærmet hele risikoansvaret for utførelsen. Etter hvert har dette blitt justert slik at man har oppnådd en større risikofordeling mellom entreprenør og byggherre. Videre har man i kontraktene også etablert større arenaer for samhandling, slik at byggherre og entreprenør i fellesskap skal oppnå et best resultat på veg til en lavest mulig pris. Statens vegvesen har hele tiden pågående forsøkskontrakter for å finne mulige forbedringer i arbeidet med å drifte veinettet. Forsøkskontraktene spenner fra dagens funksjonskontrakter med nye utførelsesmetoder for f.eks. salting og strøing, til kontrakter der man kjøper brøytetjenester helt ned på rode -nivå. I Vesterålen pågår det på 3. året et forsøk der kontraktsområdene er vesentlig redusert i størrelse, og kontraktene er splittet på sommerdrift og vinterdrift. I Alta og Østfold igangsettes det i 2012 kontrakter etter samme prinsipp, men med ytterligere utprøvning av kontraktsområdenes størrelser. I Setesdal igangsettes det i 2012 forsøk med å kjøpe inn driftsoppgaver helt ned på brøytebil-nivå. Erfaringer fra disse forsøkskontraktene vil kunne danne et godt grunnlag for å optimalisere kontraktsstrategiene fremover. Ved vurderinger av strategi må også tilgjengelig kapasitet på byggherresiden vurderes. Alle kontraktsformer krever en oppfølging fra veieier. Desto større oppdeling av kontraktsområder og/eller fagområder, desto større vil kravet til økte resurser på byggherresiden være. Det er bl.a. slike forhold det ønskes erfaringer på gjennom de pågående forsøkskontraktene. I et prosjekt der strategier for dagens kontraktsområde Vestfold syd skal vurderes, kan det være naturlig å se på følgende tema: Skal det være felles kontrakt for Riksveger og Fylkesveier Hvilke entreprenørmarked finnes for forskjellige kontraktsmodeller Mulige kontraktsmodeller sett i forhold til byggherreorganisasjonen Mulige geografiske inndelinger Varighet på kontrakter Hvilke standard ønskes (skal Vedlikeholdsstandard for riksveger håndbok 111 brukes) Hvordan skal gang- og sykkelveiårer driftes Hvordan skal kollektivårer driftes Hvordan skal reiselivsårer driftes Prioritering av strategisk viktige, viktige og øvrige fylkesveger Vurdere mulighetene for å ta vedlikeholdstiltak inn i driftskontraktene tilstand på eks. veinett 5
Vurdere muligheten for å ta investeringstiltak inn i driftskontraktene Det vil være muligheter for å gjøre valg innenfor blant annet følgende områder: Bruk av ny standard for drift og vedlikehold av riksveger (Håndbok 111-2012) Valg av vinterdriftstrategi hvilke kvalitetskrav skal settes til den enkelte veg Krav til drift av gang- og sykkelveg Krav om bruk av utstyr (vinter) Valg av kontraktstrategi grad av byggherrestyring/ressursbruk Nivå på grøntarealer spesielt i bynære områder Nivå på rasteplasser, antall rasteplasser, og eventuell vinterdrift av disse Fremdrift: Oppstart av prosjektgruppe medio mars Legge fram for politisk behandling i juni 2012: o Alternative kontraktsstrategier som skal utredes nærmere o Fagtema (eks. vinterstrategier) som skal vurderes Legge fram for politisk behandling i november 2012 et forslag til strategi Fylkesrådmannens bemerkninger: Driftskontrakter er store og omfattende kontrakter, som omhandler viktige fagfelt innenfor veg. Det er viktig å ha et godt grunnlag for drift av vegnettet. Den nye drift- og vedlikeholdsstandarden for riksveg (Håndbok 111-2012) er en grundig og gjennomarbeidet standard som ivaretar riksvegnettets funksjon på en god måte. I forbindelse med Handlingsprogram for fylkesveger 2014-2017 har det blitt utarbeidet et forslag til kriteriesett for investeringer på fylkesveger. Det er lagt opp til sluttbehandling av kriteriesettet i juni 2012 (Fylkesting sak 6/12). Kriteriesettet vil også kunne få føringer inn i driftskontraktene. Kontraktene skal sikre fremkommelighet og trafikksikkerhet, både for innbyggere og for næringsliv. Kostnader på driftskontrakter har økt i den senere tid, og en vurdering og prioritering bl.a. innenfor vinterdriften er nødvendig. På grunn av kompleksiteten i driftskontraktene er det viktig at fylkeskommunen ser på konsekvensene av eventuelle endringer. Det foregår en utprøving av nye kontraktsformer på landsbasis, og det er viktig å se hvordan disse nye kontraktsformene fungerer før det eventuelt gjøres større endringer i kontraktene. Dagens kontraktsform er utviklet av Statens vegvesen over tid og eventuelle endringer bør komme gradvis. Det foreslås å etablere et prosjekt som skal vurdere kontraktstrategi for ny Vestfold syd kontrakt, som skal lyses ut på tilbud med oppstart i september 2014. Prosjektet skal utrede de strategier og valgmuligheter som finnes, og gi en anbefaling som legges frem for politisk behandling i november 2012. 6
32/12 Regional planstrategi 2012-2016 - vedtak av høringsforslag Arkivsak-dok. 201101561-16 Arkivkode. 120 Saksbehandler Per Jørgen Olafsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalget 19.04.2012 32/12 2 Fylkestinget 26.04.2012 13/12 Saksdokumentet er sendt ut i fylkestingets utsending 7
33/12 Årsrapport 2011 - årsregnskap, årsberetning, finansforvaltning, resultatvurdering og disponering for året 2011. Arkivsak-dok. 201201785-1 Arkivkode. 210 Saksbehandler Tone Stabell Saksgang Møtedato Saknr 1 Administrasjonsutvalget 19.04.2012 7/12 2 Fylkesutvalget 19.04.2012 33/12 3 Fylkestinget 26.04.2012 18/12 Saksdokumentet er sendt ut i fylkestingets utsending 8
34/12 Årsmelding og årsregnskap 2011 for Østre Bolærne Sameie Arkivsak-dok. 201203421-1 Arkivkode. 210 Saksbehandler Åge Henriksen Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalget 19.04.2012 34/12 2 Fylkestinget 26.04.2012 20/12 Saksdokument er ikke ferdigstilt. Ettersendes i utsending til fylkestinget 9
35/12 Studietur for Hovedutvalg for samferdsel, areal og miljø 02.05.-04.05.12 Arkivsak-dok. 201201777-1 Arkivkode. 033 Saksbehandler Bente Brekke Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalget 19.04.2012 35/12 Fylkesrådmannens innstilling 1. Det bevilges inntil kr. 102.000 til studietur for Hovedutvalg for samferdsel, areal og miljø. 2. Beløpet belastes Fylkesutvalgets disposisjonskonto. Tønsberg, 26.03.2012 Egil Johansen Fylkesrådmann Sverre Høifødt Direktør Vedlegg: 10
Innledning: Hovedutvalgene har anledning til å foreta en studiereise i løpet av valgperioden dersom dette er faglig relevant i forhold til organets arbeid. Fylkesutvalget skal godkjenne opplegg og kostnader. Forslaget til opplegg og kostnader i forbindelse med studietur for Hovedutvalg for samferdsel, areal og miljø legges med dette fram for fylkesutvalget til godkjenning. Det anmodes om utgiftene til studieturen dekkes over fylkesutvalgets disposisjonskonto. Saksutredning: Vestfold fylkeskommune er regional utviklingsaktør og skal se regionen i en helhet og bidra til at de oppgaver fylkeskommunen har ansvaret for skal gi en regional merverdi. For tiden pågår arbeidet med Regional plan for bærekraftig arealpolitikk hvor bl.a. byutvikling, kollektivtransport, sykling samt miljø og klima er viktige elementer. Opplegget for studieturen er derfor utarbeidet med det formål å gi hovedutvalget bedre innsikt i hvordan aktører i våre naboland arbeider og derved gi deltagerne økt kompetanse og inspirasjon for hvordan fylkeskommunen gjennom satsing på kollektivtransport inkludert sykling, byutvikling samt miljø og klima kan bidra til bedre utvikling av Vestfoldsamfunnet. Hovedutvalg for samferdsel, areal og miljø ønsker å foreta en studiereise for å gjøre seg bedre kjent med hvordan Malmø, København og Region Sjælland i våre to naboland Sverige og Danmark arbeider med utvikling av kollektivtransporttilbud som buss og tog, tilrettelegging for sykling, byutvikling med kvalitet og klima/miljøspørsmål. Studieturen er fastlagt til 2.-4. mai. Opplegget for studieturen er i korte trekk som følger: Turen går med fly til København hvor deltagerne først får presentert viktige byutviklingsprosjekter i København. Videre orienterer København kommune om sitt syn på byutvikling, sin parkeringsstrategi og sin sykkelstrategi. Region Sjælland vil deretter orientere om hvordan de arbeider med og tilrettelegger for kollektivtransport i regionen. Deretter går turen videre til Malmø hvor deltagerne får presentert kommunens arbeid med bærekraftig byutvikling, kollektivtransportsatsing, parkering og sykkeltrafikk og kommunens framtidige utfordringer. I både København og Malmø legges det opp til befaringer av konkrete byutviklingsprosjekter i tillegg til orienteringer og presentasjoner. Reisen foretas med fly t/r Kastrup, og vi forflytter oss med tog og buss utenom flyreisene. Noe av hensikten med studiereisen er også at politikerne skal bli bedre kjent seg imellom og over partigrensene og skape et godt samarbeidsklima mellom politikere og administrasjon. Programmet inneholder derfor også tid og rom for uformelle samtaler og drøftinger i sosiale sammenhenger. 11
Nedenstående budsjett representerer en ramme som grunnlag for bevilgning. Kostnader: Aktivitet Kostnad Transport - fly, tog, metro Kr 2.300 2 overnattinger inkl. frokost Kr 2.800 Bespisning 2 lunsjer, 3 middager, + ekstra måltid Kr 2.400 Sum kostn. overnatting, transport, bespisning pr deltager Kr 7.500 Diverse utgifter (opplegg og befaringer i København og Malmø, Kr 19.500 gaver, eventuelle vertsgjester til middag, etc) Sum kostnader for studietur for 11 personer Kr 102.000 Per 15. mars 2012 er det disponibelt 490 000 kroner på fylkesutvalgets disposisjonskonto. I tillegg er det et mindreforbruk fra 2011 på 228 000 som ihht. til budsjettreglementet kan overføres til 2012 når årsrapporten og regnskap for 2011 behandles av fylkestinget i april 2012. Fylkesrådmannens bemerkninger Valg av reisemål og tema er gjort i nær dialog mellom hovedutvalget og administrasjonen. I valget av reisemål og temaer er det lagt stor vekt på at det skal være faglig relevant og ha overføringsverdi i forhold til hovedutvalgets fagområder. Kostnadene til studieturen for hovedutvalgets medlemmer, begrenset oppad til kr. 102.000 bes dekket over fylkesutvalgets disposisjonskonto. Representanter fra administrasjonen vil også delta på turen, men utgifter til disse dekkes over eget budsjett. Det har vært drøftet om varamedlemmer skal få anledning til å delta på studieturen. Noen av varamedlemmene blir erfaringsmessig ofte innkalt til møter på grunn av forfall blant medlemmene, og de vil derfor ha stor nytte av å bli med på studieturen. Utvalgsleder for hovedutvalg for samferdsel, areal og miljø har i samråd med de andre hovedutvalgslederne og fylkesordfører derfor åpnet for at 1., 2. og 3. varamedlem kan delta på studieturen, under forutsetning av at det enkelte parti selv dekker kostnader til reise/opphold for de varamedlemmer som blir med. 12
36/12 Vestfoldmuseene IKS - representantskapsmøte 2012 Arkivsak-dok. 201102053-17 Arkivkode. --- C56 Saksbehandler Arild Braa Norli Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalget 19.04.2012 36/12 Saksdokument er ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet 13
37/12 Stiftelsen Vestfold fylkesmuseum - Oppnevning av nytt styremedlem Arkivsak-dok. 201203465-1 Arkivkode. --- C56 Saksbehandler Kristine Palm Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalget 19.04.2012 37/12 Fylkesrådmannens innstilling Fylkesutvalget velger medlem og varamedlem til styret i Stiftelsen Vestfold fylkesmuseum. Tønsberg, 13.03.2012 Egil Johansen fylkesrådmann Lisbeth Eek Svensson konstituert direktør Eventuelle vedlegg til saken ligger på www.vfk.no. Klikk på toppfanepunktet Politikk, deretter menypunktet Politisk møter, saker, medlemmer. Klikk på ønsket utvalg/møtedato/saksfremlegg og åpne vedlegget som ligger nederst til venstre på siden. 14
Innledning: Vestfold fylkeskommune er bedt om å velge ett nytt medlem og ett nytt varamedlem til styret i Stiftelsen Vestfold fylkesmuseum. Bakgrunnen er at det faste medlemmet har avgått ved døden og hans valgte vara nylig har flyttet og har frasagt seg alle politiske verv. Saksutredning: Stiftelsen Vestfold fylkesmuseum har som formål å samle og bevare antikvariske gjenstander og bygninger og legge til rette for forskning på, kunnskapsutvikling om og formidling av regionens lokalhistorie og kulturarv. Det er Vestfoldmuseene IKS som har driftsansvar for Slottsfjellsmuseet, som tidligere het Vestfold fylkesmuseum. Det er fortsatt Stiftelsen Vestfold fylkesmuseum som eier gjenstander og bygninger på Slottsfjellsmuseet. Det følger av vedtektene til Stiftelsens Vestfold fylkesmuseum punkt 4 at stiftelsens styre består av 10 personer valgt slik: 3 medlemmer av Vestfold fylkeskommune 2 medlemmer av Tønsberg kommune 2 medlemmer av Vestfold historielag 1 medlem av Tønsberg Sjømannsforening 1 medlem av Vestfold Ungdomsfylking 1 medlem valgt av de ansatte i Slottsfjellsmuseet For hvert medlem velger de aktuelle organ et personlig varamedlem. Begge kjønn skal være representert i styret. Styremedlemmene tjenestegjør i 4 år. For de kommunevalgte og fylkeskommunevalgte medlemmer regnes perioden fra den 1. januar i kommunevalgperioden. De øvrige styremedlemmers valgperiode tar til den 1. januar to år senere. Dagens representanter valgt av fylkeskommunen er: Styremedlem: Erna Ekenes Olsen (V) Vara: Anne M. Horntvedt (V) Styremedlem: Harald Haug Andersen (AP) Vara: Inger Rismyhr (Krf) Styremedlem: Torbjørn Hegge (H) Vara: Anette Eliassen (H) Det er de sistnevnte styremedlemmene som nå må erstattes da Torbjørn Hegge har avgått ved døden og Anette Eliassen har frasagt seg alle verv grunnet flytting. Fylkesrådmannens bemerkninger: Fylkesrådmannen har ingen ytterligere bemerkninger til saken. 15
38/12 Papirløse møter i Vestfold fylkeskommune Arkivsak-dok. 201105956-3 Arkivkode. 033 Saksbehandler Grete Thoresen Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalget 19.04.2012 38/12 Fylkesrådmannens innstilling 1. Det bevilges 1,3 mill kroner til investeringer i utstyr og infrastruktur for å legge til rette for papirløse møter i Vestfold fylkeskommune. Dette finansieres med 1 mill kroner fra ubundet investeringsfond og 0,3 mill kroner i mva-kompensasjon. 2. Fylkesadministrasjonen går til innkjøp av nettbrett med program for administrasjon av papirløse møter kompatibelt med sak-/arkivsystemet Public 360 (alternativ 1) og annen nødvendig programvare, samt oppgraderer infrastruktur for trådløst nett på fylkeshuset. 3. Alle faste representanter i fylkestinget, politisk sekretariat, fylkesrådmannens ledergruppe, kommunikasjonsavdelingen og hovedtillitsvalgte omfattes av ordningen. 4. Etter overgang til løsning for papirløse møter sendes ingen papirer ut, heller ikke til varamedlemmer og øvrige interne og eksterne dokumentmottakere. Tønsberg, 20.03.2012 Egil Johansen Fylkesrådmann Ellen Høstmark Bustø Direktør Vedlegg: Nærmere redegjørelse for alternative løsninger Vedlegg til saken ligger på www.vfk.no. Klikk på toppfanepunktet Politikk, deretter menypunktet Politisk møter, saker, medlemmer. Klikk på ønsket utvalg/møtedato/saksfremlegg og åpne vedlegget som ligger nederst til venstre på siden. 16
Innledning: Fylkesutvalget fikk i sak 5/12 19. januar 2012 forelagt administrasjonens forslag til utredning av løsning for papirløse møter, som ble tatt til orientering. Fylkesutvalget oppnevnte to referansepersoner, Aina Dahl (V) og Anne Kvernsmyr (A). Det ble nedsatt en arbeidsgruppe ledet av kommunikasjonsdirektøren. I arbeidsgruppen satt Marit Karlsen (leder politisk sekretariat), Anita Jørgensen (seksjonsleder serviceseksjonen), Grete Thoresen (rådgiver kommunikasjonsavdelingen), Nils Krane Thvedt (rådgiver IKT-seksjonen) og Harriet Marie Terjesen (systemeier sak-/arkivsystemet Public 360). Anne Kvernsmyr (Ap) deltok på ett av arbeidsgruppens møter. Saksutredning: Kommune-Norge har kommet langt i å innføre løsninger for politiske møter. Organisasjonens sak- og arkivsystem gir føringer for hvilken løsning man velger. Vestfold fylkeskommune har sak- og arkivsystemer «Public 360». Det er begrenset hvilke løsninger som er utviklet for administrasjon av papirløse møter for dette systemet. Oppland og Sør-Trøndelag fylkeskommuner har innført papirløse møter basert på samme sak- og arkivsystem som i Vestfold fylkeskommune. Sør-Trøndelag har hatt papirløs behandling av politiske saker tidligere, da med Tablet-PC (liten PC med berøringsskjerm) som plattform. De er nå på vei over på ipad. Oppland har lansert papirløs behandling av politiske saker på ipad høsten 2011. Arbeidsgruppen har fått presentert Oppland og Sør-Trøndelags løsninger og erfaringer rundt gjennomføring av prosjektene og overgang til papirløst, både med tanke på politikerne som brukere, og støttefunksjonene i fylkeskommunen. I tillegg har arbeidsgruppen fått demonstrert flere løsninger fra forhandler av sak- og arkivsystemet vårt, Software Innovation. Anne Marie Kvernsmyr har deltatt i et prosjektgruppemøte og gitt innspill til saken. (Aina Dahl var forhindret fra å møte) Ved papirløse møter, vil behovet for utsendelse av papir bli vesentlig redusert og dermed vil kostnader til trykking, distribusjon, porto og papir reduseres. En beregning viser en besparelse på ca. 60.000kr pr år. Det finnes i dag flere løsninger for papirløse møter på markedet, både forskjellig tilpasset programvare og forskjellige teknologiske plattformer. Det er også mulig å organisere papirløse møter med allerede eksisterende fri/gratis og lisensiert programvare, og ved bruk av dokumentdelingstjenester på nettet. Rådmannen har vurdert de ønsker og behov for funksjonalitet som er uttrykt. Rådmannen har sett på lignende løsninger i andre fylkeskommuner, aktuelle løsninger på markedet, pris og brukervennlighet. Løsningen som velges skal være så enkel å administrere som mulig, både for politikerne og for administrasjonen. Betegnelsen «lesebrett» eller «nettbrett» omfatter ipad, men i utredningen har vi noen ganger skilt på ipad og andre nettbrett, siden noe programvare er eksklusiv for operativsystemet på ipad. Vi skiller vanligvis mellom maskiner med operativsystem fra henholdsvis Apple (mac, ipad) og Windows (PC, tablet) og Android. 17
I utredningen har vi sett på tre løsninger basert på Vestfold fylkeskommunes sak- /arkivsystem. I tillegg har vi sett på to løsninger som er uavhengig av sak- og arkivsystem. Alle har ulik funksjonalitet og pris. Med funksjonalitet menes hva brukeren kan gjøre i løsningen og hvilke verktøy som er tilgjengelig. Alle alternativene tilbyr ønsket funksjonalitet, men bare alternativene som bruker One Note tilbyr ønsket funksjonalitet i samme program. De andre alternativene krever at man tar i bruk tilleggsprogram for å markere og notere i selve saksdokumentet. Løsningene som er vurdert: Plattform Programvare 1 Nettbrett ipad emeetings eller tilsvarende og Goodreader/PDF Expert 2 Tablet PC Microsoft OneNote 3 Nettbrett med Windows 8 (tilgjengelig høsten 2012) Microsoft OneNote 4 Nettbrett (flere leverandører) Windows og Android PDF Expert Enterprise 5 Nettbrett ipad Goodreader Alternativ 1, 2 og 3 Alternativ 1, 2 og 3 er løsninger som tilbyr tilpasset program for administrasjon av møter med møtestruktur og dokumenthåndtering, kompatibelt med fylkeskommunens sak-/arkivsystem. Løsningene er også satt opp med automatisk synkronisering av dokumenter mellom server og brukerens maskin når man logger på. Alternativ 1 er ikke Windows-basert nettbrett (ipad). Alternativ 2 og 3 er Windows-baserte nettbrett og tablet-pc med berøringsskjerm. Tablet-PC har tastatur i tillegg. Med One Note til møteadministrasjon og til å markere og notere direkte i dokumentene har tablet-pc den beste funksjonaliteten i dag. Det er den dyreste løsningen og plattformen er på vei ut. Alternativ 3, Windows 8 for nettbrett (ikke ipad), er varslet å komme i løpet av året. Med Windows 8 kan man kjøre One Note på lesebrett. Dette alternativet ser da ut til å ville kunne tilby det beste fra alternativ 1 og 2, nemlig et lite, hendig lesebrett med berøringsskjerm og One Note-programvaren som gir ønsket funksjonalitet i ett og samme program. Det er på nåværende tidspunkt usikkerhet knyttet til dokumentadministrasjon, sluttpris og leveringsdato for denne løsningen. Alternativ 1, 2 og 3 varierer i pris, hvor ipad-løsningen er rimeligst og Tablet-PC er dyrest. Det er usikkert hva kostnadene til alternativ 3 vil være. Lesebrett er billigere enn Tablet-PC og det er flere produsenter og modeller som vi kan bruke som referanse. Det vil i tillegg komme pris for Windows-lisens. Til sammen antar vi at alternativ 3 vil prises et sted mellom alternativ 1 og 2. Alternativ 4 og 5 Alternativ 4 og 5 bruker eksisterende programvare og distribusjon av møtedokumenter med tjenester på nettet. De tilbyr ikke tilpasset program med automatisk synkronisering av dokumenter mellom server og brukerens maskin. Goodreader for ipad synkroniserer mot en 18
server på nettet ved pålogging (DropBox, eller lignende) og lagrer møteinnkallinger, møteprotokoller, men er ikke knyttet til sak-/arkivsystemet. For politisk sekretariat vil en løsning som ikke synkroniserer fra fylkeskommunens sak- /arkivsystem være mindre effektivt enn en som gjør det. For alternativ 4 og 5 vil det først og fremst knyttes kostnader til valgt programvare og teknisk oppsett utover prisen på selve nettbrettet. Innsending av forslag Ingen av alternativene tilbyr egen funksjon for innsending av forslag i møtene. Dette kan vi gjøre elektronisk, for eksempel med e-post. Opplæring og support Fra andre fylkeskommuner har vi erfaring med at det må tilbys støtte under møtene de første månedene etter en innledende opplæring i forbindelse med et fylkesting (alle samlet). Det vil i innføringsperioden planlegges nødvendig opplæring og støtte for politikerne. Politisk sekretariat vil i perioden før innføring ha behov for opplæring og flere testrunder. Det vil vurderes å kjøre første møte med elektronisk løsning parallelt med papir. Når det gjelder støtte og hjelp knyttet til feil ved maskin og programvare vil det være ulike løsninger for dette, avhengig av hvilken plattform man velger. Til ipad er det aktuelt å kjøpe en 2-årig Apple Care Protection Plan, som tilbyr støtte på telefon 24/7. For andre typer nettbrett vil «helpdesk» hos IT-avdelingen i fylkesadministrasjonen være tilgjengelig i arbeidstiden. Infrastruktur trådløst nett Papirløse møter stiller økte krav til infrastruktur, for trådløs nett-tilgang der møtene holdes. Denne infrastrukturen er ikke dimensjonert for papirløse møter på fylkeshuset i dag. Dette må bygges ut som en del av innføringen av papirløse møter. Det vil bli nødvendig med ekstern bistand til installasjon, oppsett og klargjøring av maskiner, program og server. Det budsjetteres for dette, selv om fylkesadministrasjonen i størst mulig grad vil søke å bruke egne krefter til dette arbeidet. Budsjett Alternativ 1 Eks mva 61 stk ipad med tilbehør og 400000 gavekort for AppStore Infrastruktur server og trådløst 300000 Prosjektbistand 300000 Totalt 1000000 Alternativ 2 Eks mva 61 stk nettbrett (4000,-) + 700000 Windowslisens (6700,-) + tilbehør Infrastruktur server og trådløst 300000 Prosjektbistand 300000 Totalt 1300000 19
Tidspunkt for implementering Innkjøpsprosess for maskiner og programvare, installasjon og klargjøring av løsningen og opplæring internt, er faktorer som påvirker tidspunkt for implementering. Det er et realistisk mål å ha innført løsning for papirløse møter i november 2012. Fylkesrådmannens bemerkninger Rådmannens vurdering er at den beste løsningen må legge til rette for administrasjon av møter med møtestruktur og dokumenthåndtering, kompatibelt med fylkeskommunens sak- /arkivsystem og mulighet for synkronisering mellom dem. Alternativene 1, 2 og 3 legger til rette for dette. Denne type løsning vil i størst grad bidra til en mer effektiv administrasjon av møtene, forenkle nedlasting og oppdatering av dokumenter og tilby en oversiktlig møtestruktur med historikk og funksjon for søk og gjenfinning. Alternativ 2, Tablet-PC med One Note, har klart best funksjonalitet i dag, men er en dyr maskin og en utgående teknologi. Denne vurderes derfor ikke som aktuell. Leverandør av One Note for Tablet-PC forbereder samme løsning for Windows 8 på lesebrett fra høsten av (alternativ 3). På bakgrunn av det vi vet p.t. er dette den beste løsningen, men usikkerhet knyttet til pris og leveranse gjør at rådmannen ikke anbefaler denne løsningen. Fylkesrådmannen anbefaler derfor alternativ 1, nettbrett som ikke krever Windows-lisens (ipad), med løsning for administrasjon av papirløse møter med synkronisering mot sak- /arkivsystemet i fylkeskommunen. Det vil være ekstra ressurskrevende for IKT-seksjonen og politisk sekretariat å drifte flere ulike plattformer, både med tanke på arbeidsmengde og investering. Derfor vil alle få samme maskinvare/plattform. Tilsvarende vil det ikke være mulig for IKT i fylkeskommunen å drifte og vedlikeholde maskinvare som også brukes i andre sammenhenger, for eksempel private eller kommunale maskiner. Både hensynet til praktisk administrasjon av løsningen, brannmur og sikkerhetshensyn, tilsier at fylkestingets medlemmer må ha egne maskiner til bruk som fylkespolitiker. Fylkesrådmannen vurderer videre at for å ta ut maksimal effekt av løsning for papirløse møter er det nødvendig at: Alle politiske møter blir papirløse og ingen papirer sendes ut, heller ikke til varamedlemmer og øvrige interne og eksterne dokumentmottakere. Alle fylkestingets medlemmer får egen maskin (39stk) og varamedlemmer får låne når de kommer til møte. Andre medlemmer i råd og utvalg vil få dokumentene tilsendt på e-post eller selv laste ned dokumentene på samme måte som i dag. Innkalling og saksliste (sakstitler) sendes ut før møtet pr e-post til alle, også varamedlemmene. Politisk sekretariat (4stk), fylkesrådmannens ledergruppe (7stk) og kommunikasjonsavdelingen (2stk) og hovedtillitsvalgte (4stk) har tilsvarende løsning som politikerne for å ivareta sine roller. Det kjøpes inn 2stk nettbrett til vara og 3stk nettbrett i reserve. 61 enheter totalt. Alle folkevalgte får VFK-epostadresse som skal brukes til kommunikasjon mellom fylkesadministrasjonen og folkevalgte. 20
Investeringen finansieres med bruk av ubundet investeringsfond. Per utgangen av 2011 er det 93,3 mill kroner på fondet. I 2012 er det budsjettert med styrking av fondet på 21,7 mill kroner. Dette er midler fra salg av eiendommer. Det er ikke budsjettert med bruk av fondet i økonomiplan perioden. 21
39/12 Melding - Retningslinjer - saksbehandling for politiske organer Arkivsak-dok. 201203742-1 Arkivkode. 047 Saksbehandler Åge Henriksen Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalget 19.04.2012 39/12 Saksdokument ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet 22
40/12 Sandefjord Lufthavn AS Arkivsak-dok. 201202804-4 Arkivkode. --- N40 Saksbehandler Daniel Maslø-Hansen Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalget 19.04.2012 40/12 Saksdokument ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet 23
41/12 Sak Gildehall på Borre Arkivsak-dok. 201100407-7 Arkivkode. --- C50 Saksbehandler Terje Gansum Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalget 19.04.2012 41/12 Saksdokument ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet 24