frakt og budtjenester

RFI for planlagt anskaffelse av frakt og budtjenester Saksnr: 14/2121 Frist for innsendelse av informasjon innen 19.12.2014 Oppdragsgiver: Nasjonalt folkehelseinstitutt Pb 4404, Nydalen 0403 Oslo Kontaktperson: Navn: Morten S. Lauritzen Tittel: Ekstern konsulent Telefon: 41105077 E-post: MortenSolemsli.Lauritzen@fhi.no

Innholdsfortegnelse 1 Introduksjon... 3 1.1 Overordnet om oppdraget... 3 1.2 Overordnet om RFI-en... 3 1.3 Oppdragsgiver... 3 1.3.1 Vår visjon: Bedre helse for alle... 3 2 Behovet... 4 3 Besvarelse av RFI... 5 3.1 Nærmere om konsekvenser ved besvarelse av RFI... 7 3.2 Innlevering... 7 4 Om videre prosess... 8 4.1 Tidsplan... 8 RFI 14/2121 Side 2 av 8

1 Introduksjon 1.1 Overordnet om oppdraget Nasjonalt folkehelseinstitutt (Folkehelseinstituttet/FHI) har et vidt behov for frakt- og budtjenester, både i form av faste ruter og sporadiske budtjenester. FHI er avhengig av en eller flere leverandører som kan dekke dette behovet og gjennomfører her derfor en undersøkelse av markedet for å legge til rette for en senere konkurranse. FHI takker på forhånd for innkomne besvarelsen av RFI-en. 1.2 Overordnet om RFI-en I denne RFI-en («request for information») ber vi om informasjon fra potensielle leverandører i markedet. Informasjonen som kommer inn i den forbindelse vil bli benyttet som veiledning i gjennomføringen av påfølgende konkurranse. RFI-en kunngjøres som en veiledende kunngjøring. 1.3 Oppdragsgiver Folkehelseinstituttet er direkte underlagt Helse- og omsorgsdepartementet, sidestilt med Helsedirektoratet, Helsetilsynet og Legemiddelverket. Instituttet består av fem fagdivisjoner: Smittevern, miljømedisin, epidemiologi, psykisk helse samt rettsmedisin og rusmiddelforskning. I tillegg kommer Divisjon for samfunnskontakt og instituttressurser. Folkehelseinstituttet bidrar til målene for folkehelsearbeidet i Norge ved å levere kunnskap. Folkehelseinstituttet leverer kunnskap for folkehelse og rettssikkerhet og har fem samfunnsoppdrag: Beredskap Råd Helseanalyse Forskning Tjenester Samfunnsoppdragene er knyttet til følgende fagområder: Smittevern, psykisk og fysisk helse, miljømedisin, rusmidler og andre risikofaktorer, helsefremmende og forebyggende tiltak i befolkningen, internasjonal helse og rettsmedisin. Folkehelseinstituttet vil utføre samfunnsoppdraget gjennom formidling, samarbeid og partnerskap, internasjonalisering, organisasjon og ledelse. Vi vil utvikle ressurser for folkehelsearbeid og rettsmedisin i form av kompetanse og infrastruktur for kunnskap. Vi skal ha høy bevissthet om personvern, privatlivets fred og selvbestemmelse. Prinsippene for innebygget personvern skal ligge til grunn for valg av løsninger. 1.3.1 Vår visjon: Bedre helse for alle Mål for folkehelsearbeidet i Norge Norge skal være blant de tre landene i verden som har høyest levealder Befolkningen skal oppleve flere leveår med god helse og trivsel RFI 14/2121 Side 3 av 8

Vi skal skape et samfunn som fremmer helse i hele befolkningen og reduserer sosiale helseforskjeller (Referanse: Folkehelsemeldingen: God helse felles ansvar (Stortingsmelding 34, 2012-2013). Folkehelsemeldingen (2013) og Folkehelseloven (2012) er sentrale forutsetninger for Folkehelseinstituttets arbeid. Folkehelseloven bygger på fem prinsipper for folkehelsearbeidet: 1) utjevning, 2) helse i alt vi gjør, 3) bærekraftig utvikling, 4) føre-var og 5) medvirkning. Disse prinsippene skal også ligge til grunn for Folkehelseinstituttets arbeid. For mer informasjon om Folkehelseinstituttet, se www.fhi.no. 2 Behovet Folkehelseinstituttet har et forholdsvis vidt behov for frakt- og budtjenester. Noe består av faste ruter, mens annet er ordinære budtjenester. Overordnet trenger vi følgende tjenester: - Ordinære budtjenester på bestilling - Faste transportruter i Oslo med ordinære brev og varer - Budtjenester med spesielle krav (som medfølgende passasjer) - Transport av farlig gods ved behov - Transport av biologisk materiale - Transport av dyr i esker - Transport av vaksiner I tillegg varierer innholdet og kravet i forsendelsene. Under følger noen viktige eksempler på slike krav: Deler av FHI har forsendelse både til inn- og utland av vaksiner, varepartier som dels er halvfabrikata og dels ferdigvarer produsert på avdelingene. Varene skal til andre kontraktsprodusenter for videreforedling eller til vår kunde. Mye av dette er biologisk materiale og/eller legemidler. Vi sender også en del prøver til eksterne analyselaboratorier (world-wide). FHI sender relativt ofte «farlige» prøver ut av Norge og til hele verden. Dette dreier seg både om såkalt farlig gods (løsemidler osv) og biologisk materiale (vanligvis kategori B). I slike tilfeller er organisasjonen avhengig av en leverandør med god kompetanse innen frakt og håndtering av slike forsendelser. Ulike import- og tollregelverk i forskjellige land gjør at FHI ønsker én eller flere leverandører som kan bistå med undersøkelser av toll- og importregelverk for aktuelle forsendelser i forkant av forsendelse, og som deretter kan bistå med nødvendig papirarbeid. Videre er det nødvendig med leverandør(er) som har god sporbarhet og levering innen satte frister, samt at sendingene kan spores underveis. Særlig når det gjelder RFI 14/2121 Side 4 av 8

frosne prøver eller prøver som er pakket med tørris er det ikke akseptabelt om disse verken forsinkes eller forsvinner. Forsendelsene kan også være svært verdifulle. Det kan være vanskelig å estimere en forsikringssum rett og slett fordi de ikke lar seg erstatte. FHI er avhengig av leverandører som leverer i henhold til kontrakt og kan tilby tilfredsstillende forsikringsordninger. Noen forsendelser av primært dokumenter krever at en representant fra FHI er med på transporten Dyretransport har særlige krav som må følges Se vedlegg «tjenesteomfang». 3 Besvarelse av RFI Som svar på denne RFI ønskes følgende besvart 1. Besvarelse av vedlegget «tjenesteomfang» på de konkrete rutene/omfanget kan ditt firma levere tjenestene som fremgår av arket? Besvarelsen kan gjøres rett i arket i vedlegg 1. 2. Besvarelse av punktene under i egnet vedlegg, f.eks. vedlegg 2 Nr. Spørsmål Besvarelse 1. Hvordan kan behovet i Gi en beskrivelse av hvordan leverandøren kapittel 2 dekkes? mener at behovet bør dekkes. Si noe om hvorvidt dette kan løses av én totalleverandør Si noe om hvor gjennomførbare responstidene og andre forventninger til leveransen er 2. Hvor lang bør en kontrakt være? 3. Kan dere gi prisestimat på de ulike tjenestene? Anslå en kontraktstid for at det skal være interessant å gi tilbud på en slik kontrakt eller deler av den Fordel kostnadene på faste og variable kostnader, jf. punktet over. 4. Hvordan er deres forsikringsvilkår? Beskriv vilkår og nivåer, erstatningsbegrensninger og priser 5. Hva er deres responstid fra første kontakt til henting av pakke 6. Hvor fort kan dere levere en pakke innen Norden, Europa og resten av verden? 7. Hvilke sertifiseringer har RFI 14/2121 Side 5 av 8

deres firma? 8. Er deres firma sertifisert i henhold til Good Distribution Practice? 9. Har deres firma validation master plan? 10. Har dere blitt auditert i det siste av noen myndigheter. I den tilfelle hvem og når? 11. Har deres firma validerte prosesser for termotransport, frysetransport og transport av CRT produkter? 12. Hvordan kan deres firma dokumentere disse prosesskontrollene? 13. Hvilke erfaringer har dere med pakkemetode for CRT og termo-produkter? 14. Kan deres firma bistå med råd og veiledning i forbindelse med pakkemetode av varer før utsendelse etter validert prosesser? 15. Er deres biler sertifisert for termotransport? 16. Kan deres firma håndtere frysetransport med kalibrerte temperaturmonitorering? 17. Hvilke dokumentasjon kan deres firma levere som viser deres kompetanse i temperatur overvåking og kuldemedier etterfylling? RFI 14/2121 Side 6 av 8

18. Hvordan deres firma kan dokumentere termisk prosesskontroll? 19. Hvordan dere overvåker og loggfører temperatur for en forsendelse fra henting til levering til mottaker. 20. Har dere online sporing av leveranser? 21. Kan dere bistå med fortolling? 22. Hvordan håndteres farlig gods, eksempelvis løsemidler, sendt fra Norge til resten av verden? 23. Hvordan kan det løses enklest mulig at en representant fra FHI kan være med på transport av dokumenter i enkelte tilfeller? 24. Hva slags kontraktsvilkår er egnet til ulike transportoppdrag? Beskriv hvordan sporingen fungerer. Beskriv særlig rutiner/muligheter for varsling dersom forsendelsen ikke når mottaker. Beskriv i hvilken grad dere bistår med selve fortollingen. Beskriv om dere kan bistå med undersøkelser av toll- og importregelverk for en aktuell forsendelse i forkant av forsendelsen, og deretter bistå med nødvendig papirarbeid Beskriv hvordan dette håndteres Beskriv hvordan dette kan løses Beskriv hvilke/ hva slags kontraktsvilkår som er egnet, evt. om det finnes standarder som bør følges. Si gjerne noe om typiske forbehold som må stilles i offentlige konkurranser og som kan være til hinder for en vellykket konkurranse. 3.1 Nærmere om konsekvenser ved besvarelse av RFI Det understrekes at det her ikke bes om et forpliktende tilbud. Hensikten med RFI-en er å legge til rette for best mulig fremtidig konkurransegjennomføring og dermed best mulig påfølgende leveranser. 3.2 Innlevering Informasjon bes sendt per e-post til: MortenSolemsli.Lauritzen@fhi.no Merk gjerne e-posten med 14/2121 Frakt og budtjenester i emnefeltet. Informasjon kan sendes inn fortløpende, men helst innen innleveringsfrist på nevnt på forsiden og under pkt. 4.1. RFI 14/2121 Side 7 av 8

4 Om videre prosess 4.1 Tidsplan Aktivitet Tidspunkt Veiledende kunngjøring (RFI) tidsfrist 24.11.2014 Frist for innsending av informasjon 19.12.2014 Kunngjøring av konkurranse (forventet) Våren 2015 FHI har til hensikt å kunngjøre en konkurranse på dette området på tidspunktet gitt i tabellen over. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at tidspunktene er veiledende. Konkurransen vil bli kunngjort i Doffin og eventuelt i TED. 5 Vedlegg Vedlegg 1 Tjenesteomfang Vedlegg 2 Besvarelsesdok RFI 14/2121 Side 8 av 8