Konkurransegrunnlag Del 1. Ombygging av vaksinedistribusjon - Byggeleder

Transkript

1 Del 1 Ombygging av vaksinedistribusjon - Byggeleder Åpen anbudskonkurranse, FOA del I og II Saksnummer

2 Innholdsfortegnelse 1 Om oppdragsgiveren Oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson 3 2 Konkurransegrunnlagets dokumenter 4 3 Om anskaffelsen Anskaffelsens formål og innhold Kontraktstype og omfang 5 4 Konkurransegjennomføring Kunngjøring Regelverk og anskaffelsesprosedyre Fremdriftsplan Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Språk Kommunikasjon Tilbyders deltakelseskostnader Spørsmål til konkurransegrunnlaget Rettelse, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Alternative tilbud Deltilbud Forbehold og avvik Tilbakekalling av tilbud Retur av tilbud 8 5 Særlige kontraktsvilkår 9 6 Konfidensialitet og offentlighet Konfidensialitet Offentlighet 10 7 Krav til tilbudet Tilbudsfrist Leveringsadresse Formkrav og struktur 11 8 Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner 14 9 Tildelingskriterier Åpning, evaluering og avslutning av konkurransen Åpning av tilbud Evaluering Avvisning av tilbud Avlysning av konkurranse Meddelelse om valg av leverandør(er) Klage 17 Side 2 av 17

3 1 Om oppdragsgiveren 1.1 Oppdragsgiver Nasjonalt folkehelseinstitutt (Folkehelseinstituttet) er landets fagmyndighet på områdene smittevern, miljømedisin, epidemiologi, psykisk helse, rettsmedisin og rusmiddelforskning. På disse områdene gir instituttet råd og bistand til myndigheter, helsetjeneste, rettsapparat, påtalemyndighet, politikere, media og publikum. Instituttet skal være en pådriver for å bedre befolkningens helse og livskvalitet, og forebygge sykdom og helseskade. Instituttet skal også bistå påtalemyndighet og rettsapparat i å oppklare straffe -og sivilrettslige saker. Hovedmål o o o o Beredskap mot akutte helsetrusler Råd og tjenester som forbedrer folkehelsen Oversikt over befolkningens helse og forhold som påvirker den Kunnskap om hva som forårsaker folkesykdommer og hva som gir befolkningen bedre helse Organisering Folkehelseinstituttet er direkte underlagt Helse- og omsorgsdepartementet, sidestilt med Helsedirektoratet, Helsetilsynet og Legemiddelverket. Instituttet består av seks divisjoner: Epidemiologi, Miljømedisin, Psykisk helse, Rettsmedisinske fag, Smittevern, samt Samfunnskontakt og instituttressurser. For mer informasjon om Folkehelseinstituttet, se Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgiverens kontaktperson for denne anskaffelsen: NAVN: STILLING: E-POST: Morten S. Lauritzen Ekstern konsulent Anskaffelser@fhi.no med kopi til MortenSolemsli.Lauritzen@fhi.no Side 3 av 17

4 2 Konkurransegrunnlagets dokumenter Konkurransegrunnlaget er delt i to deler. Del I inneholder dokumenter knyttet til gjennomføring av konkurransen. Del II inneholder kontrakt med vedlegg. Del I: VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 INNHOLD Konkurransegrunnlag (dette dokumentet Mal tilbudsbrev Mal egenerklæring taushetsplikt offentleglova Mal tilbyders forbehold og avvik Mal forpliktelseserklæring Mal egenerklæring HMS (tjenestekontrakter) Del II: BILAG Bilag 0 Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 INNHOLD Kontrakt Avtaledokument Byggeleder Forprosjektrapport med arkitekttegninger Oppdragsgivers ytelsesbeskrivelse Byggelederboka (Statsbygg) Byggblankett 8440B Pris og betalingsbestemmelser Side 4 av 17

5 3 Om anskaffelsen 3.1 Anskaffelsens formål og innhold Folkehelseinstituttet (FHI) har som mål å forflytte sin vaksinevirksomhet fra Lovisenberggate 6 til Sandakerveien 24 C, Bygg C inngang C8, 0473 Oslo. Dagens lokale i Lovisenberggate 6 er for trangt og gir ikke tilstrekkelig plass til kjøleemballasje og varehåndtering. Det er tenkt å prosjektere en ombygging av bygningen i Sandakerveien. Ombygde arealer vil totalt utgjøre ca m² og vil i hovedsak bestå av kjølte og romtempererte lagerlokaler. Generalentreprisen omhandler utførelse av all bygningsmessige arbeider samt bygningsmessige arbeid for VVS-anlegg og EL- installasjoner. Det er planlagt oppstart i siste halvdel av juni 2015, og med ca. 5 måneds byggetid. Folkehelseinstituttet har engasjert følgende rådgivere til å utføre prosjektering: Fagområde PRL: Prosjekteringsleder/oppdragsleder ARK: Arkitekt RIB: Rådgivende ingeniør bygg RIBr: Rådgivende ingeniør brann RIByfys: Rådgivende ingeniør bygningsfysikk RIV: Rådgivende ingeniør VVS RIE: Rådgivende ingeniør elektro SØK: Ansvarlig søker KP: HMS-koordinator i prosjekteringsfasen Firma Eliassen og Lambertz-Nilssen Arkitekter AS Eliassen og Lambertz-Nilssen Arkitekter AS Dr.techn Olav Olsen AS Erichsen & Horgen AS Erichsen & Horgen AS Erichsen & Horgen AS ECT AS Eliassen og Lambertz-Nilssen Arkitekter AS Erichsen & Horgen AS Prosjekterende ventes å ha avsluttet detaljprosjektering innen Formålet med anskaffelsen er at byggeleder skal være byggherrens representant både under detalj-prosjektering og utførelse av generalentreprisen. For ytterligere informasjon om anskaffelsens innhold vises det til del II bilag Kontraktstype og omfang Kontraktstypen som skal benyttes til denne anskaffelsen er NS 8403:2005 «Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag». Omfang estimeres til mellom og kroner ekskludert mva. Folkehelseinstituttet er ikke bundet av dette estimatet og tar forbehold om endringer. Side 5 av 17

6 4 Konkurransegjennomføring 4.1 Kunngjøring Konkurransen er sendt for kunngjøring i DOFFIN-databasen ( på dato angitt under pkt Regelverk og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 5-1. Denne prosedyren gir alle interesserte tilbydere mulighet til å levere tilbud. 4.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: AKTIVITET DATO TIDSPUNKT Kunngjøring sendt for publisering i Doffin Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Kl. 12:00 Tilbudsfrist Kl. 14:00 Tilbudsevaluering UKE 18 Meddelelse om tildeling Karensperiode utløp Kl. 12:00 Signering kontrakt Uke 21 Tilbudets vedståelsesfrist Kl. 12:00 Det gjøres oppmerksom på at fremdrift etter tilbudsfristen er tentativ og endringer kan forekomme. 4.4 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. Side 6 av 17

7 4.5 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne konkurransen skal være/foregå på norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelde i gjennomføringen av kontrakten. 4.6 Kommunikasjon Kommunikasjon skal foregå pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2 på språk i henhold til språkkravene i pkt Ingen andre personer enn oppdragsgivers kontaktperson er bemyndiget til å svare på vegne av oppdragsgiver i forbindelse med denne konkurransen. 4.7 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 4.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål tilbyderne måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle i Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 4.9 Rettelse, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli gjort tilgjengelig for alle i Doffin. Dersom oppdragsgiveren vurderer at det er nødvendig med utvidet tilbudsfrist grunnet rettelser, endringer og /eller suppleringer vil dette kommuniseres til alle i Doffin Alternative tilbud Det vil ikke åpnes for levering av alternative tilbud i konkurransen. Side 7 av 17

8 4.11 Deltilbud Tilbydere kan ikke levere tilbud som bare omfatter deler av kontraktens omfang Forbehold og avvik Tilbud som inneholder vesentlige forbehold til eller avvik fra konkurransegrunnlag og/eller kontrakt vil bli avvist. Forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med tilbyderen. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og/eller kontrakt. Mal for angivelse av forbehold og avvik er inntatt i del I, jf. pkt Tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere innsendte tilbud. Side 8 av 17

9 5 Særlige kontraktsvilkår I denne anskaffelsen vil det brukes NS 8403:2005. Særskilte bestemmelser forefinnes i avtaledokument til denne. Se del II. Side 9 av 17

10 6 Konfidensialitet og offentlighet 6.1 Konfidensialitet Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 6.2 nedenfor. 6.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderens opplisting. Mal for dette er vedlagt i del I vedlegg 2. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvor vidt opplysningene tilbyderen har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 10 av 17

11 7 Krav til tilbudet 7.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på adresse oppgitt under pkt. 4.3 senest innen tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen fremgår av tabellen under pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderne bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 7.2 Leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt. Error! Reference source not found. Tilbud som leveres pr. post skal sendes til Postadressen og tilbud som leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl. 09:00 15:00) til Gateadressen Postadresse: Nasjonalt folkehelseinstitutt v/ Morten Solemsli Lauritzen Avdeling for økonomi enhet for innkjøp Postboks 4404 Nydalen 0403 Oslo Gateadresse: Nasjonalt folkehelseinstitutt v/ Morten Solemsli Lauritzen Marcus Thranes gate 6 Resepsjonen i 1. etg Oslo 7.3 Formkrav og struktur Generelt Tilbudet vil være et uttømmende grunnlag for evaluering basert på tildelingskriteriene. Tilbyderen er selv ansvarlig for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og andre krav i konkurransen besvares og dokumenteres Formkrav Tilbudet skal leveres skriftlig. E-post er ikke gyldig leveringsmåte. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: Ombygging av vaksinedistribusjon - prosjektering v/jon Fredrik Skjerve Åpnes kun av adressat Side 11 av 17

12 Tilbudet skal leveres i følgende format: Én original papirversjon innsatt i perm. Elektronisk kopi av tilbudet leveres på USB-minnepinne. Alternativt kan CD eller DVD vedlegges. Elektronisk versjon skal leveres på PDF-format. Prisliste skal også leveres i redigerbart format. Ved avvik vil papirversjonen legges til grunn Innhold og struktur Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i tabellen under, og skal organiseres bak nummererte skillekort, i angitt rekkefølge som i Vedlegg 1 Tilbudsbrev. All dokumentasjon som skal innleveres i tilbudet fremgår av Vedlegg 1. DEL TYPE DOKUMENTASJON KOMMENTAR 1. Tilbudsbrev og innholdsfortegnelse 2. Dokumentasjon av obligatoriske krav 3. Dokumentasjon av organisatorisk og juridisk stilling 4. Dokumentasjon av økonomisk og finansiell stilling 5. Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner 6. Dokumentasjon ved bruk av underleverandører/samarbeidspartnere 7. Dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier 8. Tilbyders forbehold og avvik 9. Egenerklæring taushetsplikt Benytt Vedlegg Annen relevant informasjon Eventuelt Brevet skal være datert og signert av bemyndiget person og skal for øvrig være utfylt som i vedlegget. Se konkurransegrunnlaget pkt. 8.3 Se konkurransegrunnlaget pkt Se konkurransegrunnlaget pkt Se konkurransegrunnlaget pkt Se konkurransegrunnlaget pkt Se konkurransegrunnlaget pkt. 9. Se konkurransegrunnlaget pkt Se konkurransegrunnlaget pkt. 6.2 Side 12 av 17

13 8 Kvalifikasjonskrav 8.1 Om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskravene er absolutte krav. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 8.5, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 8.6, skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal tilbudet også inneholde en signert forpliktelseserklæring. 8.3 Obligatoriske krav KRAV Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Tilbyderen skal oppfylle norske HMS-krav ved utføring av arbeid i Norge. DOKUMENTASJONSKRAV Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Attesten fås elektronisk i Altinn. For nærmere informasjon, se Skatteetaten.no. For utenlandske tilbydere: Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attest fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyderens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se del I vedlegg 5. Side 13 av 17

14 8.4 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske tilbydere: Firmaattest. Utenlandske tilbydere: Bekreftelse på at tilbyderen er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert. 8.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV Leverandøren skal være ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyderen kan godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert dokument som oppdragsgiver kan akseptere, f.eks. kredittrating fra anerkjent kredittratingselskap, årsregnskap eller garantier. 8.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Tilbyder må ha god erfaring med prosjektering av lignende kompleksitet og størrelse og art. DOKUMENTASJONSKRAV Beskrivelse av utvalgte og relevante referanseprosjekter utført de siste 3 år med opplysning om: a) Oppdragsgivers navn b) Prosjektets navn c) Prosjektets art, størrelse, kostnad og kompleksitet (inkl. entrepriseform og kontraktens størrelse) d) Referanseprosjektets aktuelle tiltaksklasse e) Tilbyderens leveranse i prosjektet Oppdraget krever leverandører som har gode systemer for kvalitetsstyring. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter: Alternativ 1: Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens Side 14 av 17

15 KRAV DOKUMENTASJONSKRAV ansvar, tilvirkningsprosess og kontinuerlig analyse og forbedring. Alternativ 2: Om leverandør innehar ISO 9001:2000 sertifikat, eller nyere versjon, kan dette vedlegges. Det kreves at leverandøren viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov. Det kreves derfor at leverandør har tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget. Oversikt over antall årsverk, med kompetanse for spesielle/viktige fagområder for gjennomføring av denne leveransen Leverandøren må råde over minimum 2 relevante ressurser, slik at tilbyder kan oppfylle sine forpliktelser uavhengig av ferie og sykefravær. Side 15 av 17

16 9 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den tilbyderen som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på kriteriene nedenfor: TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT Samlet vederlag: - Timepris - Estimat av timeforbruk for gjennomføring av prosjektering Kompetanse sentralt personell: - Relevant kompetanse og erfaring hos tilbudte ressurser innen de oppgaver som fremgår av konkurransegrunnlagets oppdragsbeskrivelse. Erfaring med kjølte og romtempererte lagerlokaler av lignende størrelse og kompleksitet vil bli vektlagt. - Utfylt skjema vederlag Se del 2 bilag 4 - Leverandør må utforme en oversikt over samlet vederlag, som viser timeforbruk og timepris per rolle i prosjektet som leder til totalprisen som fylles inn i Del 2 bilag 4 punkt 1. For tilbudte ressurser skal følgende dokumentasjon leveres for inntil 2 ressurser: - Kort beskrivelse kompetanse og erfaring, inkl. klar definering av rolle - CV - Erfaringsoversikt (inkl. beskrivelse av prosjekt, personens rolle, omfang, kontaktperson og informasjon oppdragsgiver). 60 % 40 % Side 16 av 17

17 10 Åpning, evaluering og avslutning av konkurransen 10.1 Åpning av tilbud Det vil ikke bli arrangert offentlig åpning. Åpning gjøres av to eller flere representanter for oppdragsgiver i fellesskap og det føres egen åpningsprotokoll Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftlig dokumentasjon. Evalueringen vil skje slik at beste tilbud under hvert tildelingskriterium vil gis beste score. Øvrige tilbud vil tildeles score etter relative avvik fra beste tilbud Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA kommer til anvendelse. Tilbyderne oppfordres til å gjøre seg kjent med disse Avlysning av konkurranse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA Som saklig grunn regnes blant annet bortfall av planlagt finansiering, manglende godkjenning fra politisk hold og manglende konkurranse Meddelelse om valg av leverandør(er) Etter at valg av leverandør(er) er gjort vil alle berørte leverandører informeres skriftlig om dette. Meddelelsen vil inneholde navn på hvem som er tildelt kontrakt samt en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier, jf. FOA Meddelelsen vil også angi tidspunkt for utløp av karensperioden Klage Tilbydere kan klage på valg av leverandør. Dersom oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med tildelingskriteriene kan tildelingsbeslutningen annulleres frem til kontrakt er signert. Side 17 av 17