DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 29/16 Saksbeh. Lars Einar Teien Jour.nr 14/9586 Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. Styret Møtedato 23.05.2016 SAK 29/16: ØREN FLERBRUKSHALL, PROSJEKTRAPPORT Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Styret ber administrasjonen gjennomgå utfordringene knyttet til prosjektbudsjettet med sikte på behandling i 1. tertial. Paul Røland Daglig leder Lars Einar Teien Prosjektleder
Saksfremlegg Nøkkelopplysninger Investeringsramme: 61 mill. kr. inkl. mva eks. inventar og utstyr Påløpt pr. 18.05.2016: ca. 10,5 mill. kr. til prosjektering/ regulering/ oppstart entreprise for hele Ørenprosjektet. Gjennomføringsmodell: Totalentreprise. Konkurranse med forhandling. Fremdrift: Kontrakt tegnet 17.12.2015. Oppstart riggarbeider fra 01.03. 2016, grunnarbeider iverksatt fra 25.04.2016. Bakgrunn/Prosjektinnhold Politisk bestilling Bystyret vedtok i økonomiplan 2015-2018 at det avsettes 50,0 mill. kr. til bygging av flerbrukshall på Øren skole. I økonomiplan 2016-2019 forslås det lagt til 10,0 mill. kr for å sikre tilleggsarealer i underetasjen (motorikk/danserom). Justert for KPI er total disponibel ramme for prosjektet i ny ØKP 61,0 mill. kr. Innhold i prosjektet Bevilgningen baserer seg på - kostnadskalkyler for standard idrettshaller utarbeidet av Bygganalyse (presentert for Formannskapet 13.05.2014) - Konkret tilbud med opsjoner, levert i tilbudskonkurransen Prosjektorganisering Styringsgruppe: Utdanningsdirektør og daglig leder Drammen Eiendom KF Gjennomføringsmodell Flerbrukshallen utføres som totalentreprise. Økonomi Bevilget investeringsramme 50,0 mill. kr. inkl. mva. (61,0 mill. kr i ny ØKP 2016-2019) - 40,0 mill. kr. avsatt på investeringsbudsjett for 2015-10,0 mill. kr. avsatt på investeringsbudsjett for 2016 Påløpt i Agresso pr. 12.04.2016: ca. 10,5 mill. kr. (prosjektering/regulering/oppstart entreprise). Andel hall ca. 7,2 mill. Prosjektet har vært gjennom en utfordrende periode i første tertial 2016. Dette skyldes i hovedsak forhandlinger om avtaleforhold og betingelser for igangsetting av byggearbeider parallelt med at entreprenøren iht. inngått kontrakt skulle starte sine arbeider. For prosjektet fører dette til en økt kompleksitet som gir følgende økonomiske utfordringer: 1. Utsettelse av byggearbeidene fører til - merkostnader ved utsatt oppstart - stopp i anleggsarbeider - merkostnader til forsering (evt. utsatt ferdigstillelse) - vederlagsjustering pga. fristforlengelse
2. Endringer og tilleggsytelser i prosjektet, som er forhandlet fram til å skulle inngå i entreprisen: - Merkostnader ved større arealer og endret planløsning i kjeller med ny trapp/adkomst, garderobe, toaletter osv. - Kontroll av nye løsninger mht. funksjonalitet og krav - Myndighetsgodkjenning 3. Merkostnader til områdesikring og trafikksikkerhetstiltak - Sluse for skolebarn for kryssing av anleggsvei - Trafikksikkerhetstiltak i forbindelse med anleggstrafikk Samlet sett har byggherre grunn til å beregne at tiltak som beskrevet over kan føre til merkostnader i størrelsesorden 10,0 mill. kr. inkl. mva. ut over de 61,0 mill kr som er avsatt. Byggherre har kontinuerlig fokus på faktorer som kan få totalkostnadene ned og vil påvirke dette der det er mulig. De elementene det er mulig å påvirke er: - kritisk søkelys på mulige innsparinger - stram håndtering av endringsordre - fleksibilitet mht. entreprenørens ferdigstillelse - forenklinger eller kutt i leveranser/delarbeider Det blir gitt en muntlig redegjørelse i styremøtet. Drammens Ballklubb og andre naboer Flerbrukshallen skal bygges på kommunens grunn, men på tomten er det i dag et festeforhold til DBK med bl.a. en garasje som må rives. DBK har satt som forutsetning at det måtte foreligge en samlet avtale før rivetillatelse fra dem ble gitt. Det var lenge fastlåst ettersom DBK krevde at også størrelse på fremtidig kunstisbane og brukstid i hallen skulle være avklart. Noe Drammen Eiendom ikke var i posisjon til å avtale. Dette er nå frafalt fra DBK og det er nå fremforhandlet avtale om at DBK skal motta erstatning etter ekspropriasjonsrettslige prinsipper for det de mister av bygningsmasse og uteareal. 2 naboeiendommer har hatt adkomst over området. Det har vært nødvendig å finne løsninger både i byggeperioden og etter ferdigstillelse. Den ene må få endret innkjøring og erstattet en garasje. Vi har fremforhandlet en erstatningsavtale innenfor en ramme på ca. 0,2 mill. For den andre naboen fikk vi i samtalene tilbud om å kjøpe eiendommen. Den består av 2 utleieleiligheter. Eiendommen har en strategisk og god beliggenhet. Vi har avtalt en pris på kr. 4,7 mill. Eiendommen er nå fraflyttet og vi slipper adkomstproblemer i byggeperioden. Eiendommen kan benyttes til utleie, evt. kan den på sikt inngå i utområdet rundt hallen. Erstatningene til arealerverv dekkes ikke av byggebudsjettet på hallen, men av Drammen Eiendom KF s ramme for strategiske oppkjøp og generell investeringsramme. Risiko i prosjektet 1. Fremdrift: viktig at hovedfremdriftsplanen følges av hensyn til parallelle og etterfølgende delprosjekter som driftsbygg, kunstis/kunstgressbane og skoleutvidelse. 2. Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø i byggefasen: Kritisk viktig å finne gode
løsninger for at elever skal kunne komme til og fra klubbhuset. 3. Myndighetskrav kan øke kostnadene og utgjør en økonomisk risiko, slik som: a) Utbyggingsavtale som pålegger bygging av fortau, gangvei, trafikksikringstiltak mm. b) Skjerpede krav til overvannshåndtering fra VA c) Krav til tekniske anlegg og infrastruktur for energiutveksling mellom hall, bane, skole og driftsbygg. Fremdrift / Status Status tilbudskonkurranse/kontrakt: Kontrakt ble tegnet med PEAB AS den 17.12.2015. Status reguleringsplan: Reguleringsplanen ble vedtatt av Bystyret 16.06.2015 med ett tillegg: utvidelse av banen skal belyses i en egen prosess. Byplan la ut denne utredningen på høring 1. februar 2016 og vil fremme denne til politisk behandling i april 2016. Status prosjektering/ byggesak: - Byggesøknad for hallen og driftsbygningen (inkl. riving av garasjer) er alle godkjent pr. 26.10.2015. Entreprenør har sendt søknad om IG-tillatelse i mars 2016. 2014 2015 2016 2017 Merknader 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 Hovedfremdrift Prosjektoppstart DEKF Mulighetsstudie Ferdig oktober Reguleringsplan Varslet oppstart nov. Forprosjekt Parallelt med regulering Anbudsgrunnlag Februar-mai 2015 Tilbudskonkurranse/kontrakt Juni-sept 2015 Detaljprosjektering Etter kontraktsinngåelse Byggefase Byggestart 4. april 2016 Overtakelse Innen 12.04.2017 Andre forhold (Kvalitet, SHA/HMS,..) Drammen Eiendom KF vil holde en aktiv dialog med prosjektgruppen der Øren skole og Drammens Ballklubb deltar (og Drammen Idrettsråd ved behov) for å sikre god medvirkning fra brukerne. Prosjektgruppen har jevnlige dialogmøter med Øren skole (skoleledelsen), FAU, Øren andelsbarnehage og Drammens Ballklubb for å orientere om tegninger og planprosess. Drammen Eiendom KF har til hensikt å videreføre denne åpne prosessen slik at vi sikrer mest mulig åpenhet og medvirkning i planprosessen.
Bilder /Illustrasjoner Illustrasjon: Skandivisual for Architectopia AS /LET