MØTEINNKALLING Formannskapet

Transkript

1 Klæbu kommune MØTEINNKALLING Formannskapet Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: Tid: Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf eller på e-post til: Medlemmer som kan være inhabile i en sak blir bedt om å melde fra om dette slik at varamedlem kan kalles inn. Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 114/13 13/230 Ny barnehage Tanem - investeringsbeslutning 115/13 13/468 Handlingsprogram , økonomiplan , budsjett behandling av innkomne høringsuttalelser Klæbu, ordfører

2 Sak 114/13 Ny barnehage Tanem - investeringsbeslutning Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Ole Folland Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 114/13 Formannskapet /13 Formannskapet Rådmannens innstilling Formannskapet vedtar bygging av ny barnehage på Tanem med en finansieringsramme på 35 millioner kroner. Dette under forutsetning av at kommunestyret støtter vedtaket i behandlingen av Økonomiplanen Formannskapets vedtak Saken utsettes til formannskapsmøte onsdag Der gis det en orientering om barnehagens innhold og pedagogikk. Formannskapet behandling : Ordfører Jarle Martin Gundersen fremmet følgende utsettelsesforslag: Saken utsettes til formannskapsmøte onsdag Der gis det en orientering om barnehagens innhold og pedagogikk. Ved votering ble Gundersens utsettelsesforslag vedtatt med 7 mot 2 (AP/FrP) stemmer. SAKSUTREDNING Vedlegg Tilbudsforespørsel Totalentreprise med løsningsforslag datert Orientering om anbudsinnstilling datert Avtaledokument mellom Klæbu kommune som byggherre og Aasen Bygg AS som totalentreprenør datert Tegninger Tanem barnehage datert Framdriftsplan. Tanem barnehage datert Budsjett Tanem barnehage datert Saksopplysninger Klæbu kommune vedtok den under behandlingen av økonomiplanen at ny barnehage på Tanem prosjekteres og byggearbeidet starter Barnehagen skal stå Side 2 av 5

3 Sak 114/13 ferdig i Det avsettes til sammen 30 millioner i investeringsbudsjettet i årene 2013 og 2014 til tiltaket. Formannskapet har under behandlingen av økonomiplanen foreslått overfor kommunestyret at investeringsbeløpet økes til 35 millioner. I forkant av planleggingen av barnehagen framforhandlet Klæbu kommune overfor grunneier Håvard Grenstad innløsning av deler av gnr. 39 bnr. 1, samt sletting av festeforholdet for annen del av det festede arealet. Avtalen ble undertegnet Med inngåelse av denne avtalen ble Klæbu kommune eier av den aktuelle barnehagetomten. Oppstart av detaljreguleringsarbeidet ble kunngjort i april Forslag til plan ble lagt ut til offentlig ettersyn og sendt på høring med rådmannens vedtak med uttalefrist Detaljreguleringen av barnehagetomta ble vedtatt av kommunestyret Arbeidet med avtalen og detaljreguleringen har medvirket til forsinkelser i planleggingen av den nye barnehagen i forhold til kommunestyrets vedtak, men samtidig førte dette til en ryddig og forutsigbar prosess videre. På grunn av at Klæbu kommune ønsket å planlegge og bygge barnehagen så raskt som mulig, samt et ønske om flere alternative løsningen, valgte kommunen totalentreprise med løsningsforslag som metode. I denne forbindelse ble det søkt etter og inngått avtale om byggefaglig støtte ut fra følgende forhold: Fase 1: Utarbeidelse av forenklet kravspesifikasjon/funksjonsbeskrivelse inkludert romprogram basert på lovbestemte krav, kommunens erfaring fra andre barnehager og innspill fra brukerrepresentanter. Utarbeide forenklet anbudsgrunnlag for totalentreprise med løsningsforslag. I samarbeid med kommunen foretas en evaluering av mottatte tilbud, og velge den entreprenøren og det løsningsforslag en ønsker fram mot inngåelse av kontrakt. Fase 2: Bidra i arbeidet med tilpasning av det prefererte tilbudet sammen med entreprenøren. Bistå kommunen i kontrahering av entreprenørkontrakten Fase 3: Kommunen ønsket opsjon på å benytte den konsulenten som engasjeres også som byggherrerepresentant i fasen fra inngåelse av entreprisekontrakt og til overtakelse av bygget. To firma meldte sin interesse FAVEO Prosjektledelse AS og Optiman Prosjektledelse AS. Det sistnevnte firmaet ble valgt. I møte mellom Optiman Prosjektledelse AS og Klæbu kommune den ble den videre framdriftsplanen avtalt og knyttet opp mot de nevnte 3 faser. Fase 1 avsluttes med inngåelse av utviklingskontrakt Fase 2 avsluttes med ferdigstillelse av forprosjektet den og fase 3 som omhandler detaljeprosjektering og igangsetting av byggingen, avsluttes i desember Tilbudsforespørsel ble sendt på anbud den med anbudsfrist Fristen ble senere forlenget til samme år. Det ble mottatt 4 anbud innen tilbudsfristens utløp. Evalueringen av anbudene ble foretatt av en gruppe bestående av personer fra Optiman Prosjektledelse AS og Klæbu kommune. Etter en samlet vurdering ble det konkludert med at Aasen Bygg AS har levert det økonomiske mest fordelaktige anbudet. Brev om dette ble sendt Side 3 av 5

4 Sak 114/13 anbyderne den Malthus AS klaget på innstillingen den Etter en intern gjennomgåelse, råd fra Optiman Prosjektledelse AS og fra advokatfirmaet Grette, ble klagen avvist. Den ble så fase 2 avsluttet med inngåelse av utviklingsavtalen med Åsen Bygg AS. På bakgrunn av utsettelse av anbudsfrist og arbeidet med klagen ble frist for ferdigstillelse av forprosjektet satt til I løpet av utviklingsfasen er det gjennomført møter mellom Aasen Bygg AS, Optiman Prosjektledelse AS og Klæbu kommune spesielt representert med pedagogisk personell og driftspersonell. I tillegg har hovedtillitsvalgt fra Utdanningsforbundet deltatt samt at det er gjennomført et møte med representant fra det kommunale råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Optiman Prosjektledelse AS har i tillegg gjennomført særmøter med Aasen Bygg AS sine tekniske underleverandører og kommunens tekniske personell for gjennomgang av de tekniske anlegg. Det er også gjennomført forhåndskonferanse med Klæbu kommune som grunnlag for en senere rammesøknad. Utviklingsfasen ble fullført som avtalt den med at Asen Bygg AS oversendte utarbeidet forprosjekt med oppdatert pristilbud, tegninger og framdriftsplan. Aasen Bygg AS har tilbudt en framdriftsplan for gjennomføring av prosjektet i løpet av 9 måneder med byggestart medio februar og ferdigstillelse medio november Dette forutsetter kontraktsinngåelse den 6. desember 2013 og detaljprosjektering samt byggesaksbehandling i desember og januar. På bakgrunn i forprosjektet og tidligere beregnede kostnader det utarbeidet et budsjett for byggingen av barnehagen. Prosjektet har en investeringsramme på 34,5 mill. Investeringene fordeler seg slik: Huskostnadene er totalt på kroner. Dette inkluderer en totalentreprise på kroner. Generelle kostnader som prosjektledelse og byggherrekostnader på kroner og inventar på kroner. Det forutsettes at noe inventar fra den eller de barnehagene som legges ned, benyttes i den nye barnehagen. 25 % merverdiavgift utgjør mill kroner. Vurdering Rådmannen har lagt opp til at alle faser i planleggingen skal kvalitetssikres både innholdsmessig og økonomisk. Dette for å hindre eventuelle uforutsette endringer og ekstrakostnader. At kommunen har engasjert rådgivende kompetanse i planleggingsfasen, skal i større grad sikre at dette oppnås. Det er også framforhandlet enighet med Optiman Prosjektledelse AS om byggherrestøtte i byggeperioden. Rådmannen vil derfor anbefale at byggeprosjektet iverksettes i tråd med forprosjektets føringer og under forutsetning av at kommunestyrets budsjettvedtak er i tråd med formannskapets foreslåtte investeringsramme. Økonomiske og administrative konsekvenser Tiltaket har økonomiske konsekvenser som redegjort for i saksframlegget. De administrative og organisatoriske konsekvensene av byggingen av ny barnehage medfører at Klæbu kommune avvikler Sentrum barnehage eller Sletten barnehage- Grindvollen eller begge. Dette vil det bli redegjort for og behandlet i egen sak i første halvdel av Side 4 av 5

5 Sak 115/13 Handlingsprogram , økonomiplan , budsjett behandling av innkomne høringsuttalelser Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Daniel Kvisten Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 115/13 Formannskapet Rådmannens innstilling Saken legges fram uten innstilling. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Formannskapets forslag til handlingsprogram , økonomiplan og budsjett 2014 har vært lagt ut til offentlig ettersyn i tidsrommet 25. november 11. desember Høringsfristen er satt til onsdag 11. desember 2013 kl Høringsuttalelser som kommer inn blir lagt fram direkte i formannskapets møte, og oversendes deretter til kommunestyret. Økonomiske og administrative konsekvenser Eventuelle økonomiske og administrative konsekvenser er avhengig av formannskapets behandling av de innkomne høringsuttalelsene. Side 5 av 5

6 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Ole Folland Arkiv: 614 A11 Arkivsaksnr-dok.nr: 13/ Ny barnehage Tanem - investeringsbeslutning ::: Sett inn innstillingen under denne linja Rådmannens innstilling Formannskapet vedtar bygging av ny barnehage på Tanem med en finansieringsramme på 35 millioner kroner. Dette under forutsetning av at kommunestyret støtter vedtaket i behandlingen av Økonomiplanen ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja SAKSUTREDNING Vedlegg Tilbudsforespørsel Totalentreprise med løsningsforslag datert Orientering om anbudsinnstilling datert Avtaledokument mellom Klæbu kommune som byggherre og Aasen Bygg AS som totalentreprenør datert Tegninger Tanem barnehage datert Framdriftsplan. Tanem barnehage datert Budsjett Tanem barnehage datert Saksopplysninger Klæbu kommune vedtok den under behandlingen av økonomiplanen at ny barnehage på Tanem prosjekteres og byggearbeidet starter Barnehagen skal stå ferdig i Det avsettes til sammen 30 millioner i investeringsbudsjettet i årene 2013 og 2014 til tiltaket. Formannskapet har under behandlingen av økonomiplanen foreslått overfor kommunestyret at investeringsbeløpet økes til 35 millioner. I forkant av planleggingen av barnehagen framforhandlet Klæbu kommune overfor grunneier Håvard Grenstad innløsning av deler av gnr. 39 bnr. 1, samt sletting av festeforholdet for annen del av det festede arealet. Avtalen ble undertegnet Med inngåelse av denne avtalen ble Klæbu kommune eier av den aktuelle barnehagetomten. Oppstart av detaljreguleringsarbeidet ble kunngjort i april Forslag til plan ble lagt ut til offentlig ettersyn og sendt på høring med rådmannens vedtak med uttalefrist Detaljreguleringen av barnehagetomta ble vedtatt av kommunestyret

7 Arbeidet med avtalen og detaljreguleringen har medvirket til forsinkelser i planleggingen av den nye barnehagen i forhold til kommunestyrets vedtak, men samtidig førte dette til en ryddig og forutsigbar prosess videre. På grunn av at Klæbu kommune ønsket å planlegge og bygge barnehagen så raskt som mulig, samt et ønske om flere alternative løsningen, valgte kommunen totalentreprise med løsningsforslag som metode. I denne forbindelse ble det søkt etter og inngått avtale om byggefaglig støtte ut fra følgende forhold: Fase 1: Utarbeidelse av forenklet kravspesifikasjon/funksjonsbeskrivelse inkludert romprogram basert på lovbestemte krav, kommunens erfaring fra andre barnehager og innspill fra brukerrepresentanter. Utarbeide forenklet anbudsgrunnlag for totalentreprise med løsningsforslag. I samarbeid med kommunen foretas en evaluering av mottatte tilbud, og velge den entreprenøren og det løsningsforslag en ønsker fram mot inngåelse av kontrakt. Fase 2: Bidra i arbeidet med tilpasning av det prefererte tilbudet sammen med entreprenøren. Bistå kommunen i kontrahering av entreprenørkontrakten Fase 3: Kommunen ønsket opsjon på å benytte den konsulenten som engasjeres også som byggherrerepresentant i fasen fra inngåelse av entreprisekontrakt og til overtakelse av bygget. To firma meldte sin interesse FAVEO Prosjektledelse AS og Optiman Prosjektledelse AS. Det sistnevnte firmaet ble valgt. I møte mellom Optiman Prosjektledelse AS og Klæbu kommune den ble den videre framdriftsplanen avtalt og knyttet opp mot de nevnte 3 faser. Fase 1 avsluttes med inngåelse av utviklingskontrakt Fase 2 avsluttes med ferdigstillelse av forprosjektet den og fase 3 som omhandler detaljeprosjektering og igangsetting av byggingen, avsluttes i desember Tilbudsforespørsel ble sendt på anbud den med anbudsfrist Fristen ble senere forlenget til samme år. Det ble mottatt 4 anbud innen tilbudsfristens utløp. Evalueringen av anbudene ble foretatt av en gruppe bestående av personer fra Optiman Prosjektledelse AS og Klæbu kommune. Etter en samlet vurdering ble det konkludert med at Aasen Bygg AS har levert det økonomiske mest fordelaktige anbudet. Brev om dette ble sendt anbyderne den Malthus AS klaget på innstillingen den Etter en intern gjennomgåelse, råd fra Optiman Prosjektledelse AS og fra advokatfirmaet Grette, ble klagen avvist. Den ble så fase 2 avsluttet med inngåelse av utviklingsavtalen med Åsen Bygg AS. På bakgrunn av utsettelse av anbudsfrist og arbeidet med klagen ble frist for ferdigstillelse av forprosjektet satt til I løpet av utviklingsfasen er det gjennomført møter mellom Aasen Bygg AS, Optiman Prosjektledelse AS og Klæbu kommune spesielt representert med pedagogisk personell og driftspersonell. I tillegg har hovedtillitsvalgt fra Utdanningsforbundet deltatt samt at det er

8 gjennomført et møte med representant fra det kommunale råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Optiman Prosjektledelse AS har i tillegg gjennomført særmøter med Aasen Bygg AS sine tekniske underleverandører og kommunens tekniske personell for gjennomgang av de tekniske anlegg. Det er også gjennomført forhåndskonferanse med Klæbu kommune som grunnlag for en senere rammesøknad. Utviklingsfasen ble fullført som avtalt den med at Asen Bygg AS oversendte utarbeidet forprosjekt med oppdatert pristilbud, tegninger og framdriftsplan. Aasen Bygg AS har tilbudt en framdriftsplan for gjennomføring av prosjektet i løpet av 9 måneder med byggestart medio februar og ferdigstillelse medio november Dette forutsetter kontraktsinngåelse den 6. desember 2013 og detaljprosjektering samt byggesaksbehandling i desember og januar. På bakgrunn i forprosjektet og tidligere beregnede kostnader det utarbeidet et budsjett for byggingen av barnehagen. Prosjektet har en investeringsramme på 34,5 mill. Investeringene fordeler seg slik: Huskostnadene er totalt på kroner. Dette inkluderer en totalentreprise på kroner. Generelle kostnader som prosjektledelse og byggherrekostnader på kroner og inventar på kroner. Det forutsettes at noe inventar fra den eller de barnehagene som legges ned, benyttes i den nye barnehagen. 25 % merverdiavgift utgjør mill kroner. Vurdering Rådmannen har lagt opp til at alle faser i planleggingen skal kvalitetssikres både innholdsmessig og økonomisk. Dette for å hindre eventuelle uforutsette endringer og ekstrakostnader. At kommunen har engasjert rådgivende kompetanse i planleggingsfasen, skal i større grad sikre at dette oppnås. Det er også framforhandlet enighet med Optiman Prosjektledelse AS om byggherrestøtte i byggeperioden. Rådmannen vil derfor anbefale at byggeprosjektet iverksettes i tråd med forprosjektets føringer og under forutsetning av at kommunestyrets budsjettvedtak er i tråd med formannskapets foreslåtte investeringsramme. Økonomiske og administrative konsekvenser Tiltaket har økonomiske konsekvenser som redegjort for i saksframlegget. De administrative og organisatoriske konsekvensene av byggingen av ny barnehage medfører at Klæbu kommune avvikler Sentrum barnehage eller Sletten barnehage- Grindvollen eller begge. Dette vil det bli redegjort for og behandlet i egen sak i første halvdel av Sett inn saksutredningen over denne linja

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32 Oppdragsgiver: KLÆBU KOMMUNE Kode: A=Antatt eller avsatt beløp/t=mottatt tilbud/k= Kontrakt Prosjekt: TANEM BARNEHAGE Budsjett Dato: Konto Entreprise Entreprenør Kode Kontrakt/ avsatt Ikke beskrevet Uforutsett avsatt Prisstigning avsatt Tillegg Tillegg Tillegg Prosent Beløp Prosent Beløp Prosent Beløp Budsjett sum SUM 1 RIGG Inngår i kap Totalentreprise Aasen Bygg AS T ,00 % - 4,00 % ,00 % Utomhus/lekeapparater mm Inkludert i ovenstående - 0,00 % - 0,00 % - 0,00 % "Anleggsbidrag strøm" Boligfelt Flatheim B4 T ,00 % - 0,00 % - 0,00 % Diverse arbeider Ikke tildelt A ,00 % - 0,00 % - 0,00 % SUM 2 BYGNING SUM 3 VVS Inngår i kap SUM 4+5 ELEKTRO Inngår i kap SUM 6 ANDRE TEKNISKE ANLEGG Inngår i kap SUM 1->6 HUSKOSTNAD SUM 7 UTENDØRSKOSTNADER Inngår i kap SUM 1->7 ENTREPRISEKOSTNAD Prosjektledelse - Fase 1 (anbud)optiman Prosjektledelse AS K ,00 % - 0,00 % - 0,00 % Prosjektledelse - Fase 2 (utviklin Optiman Prosjektledelse AS T ,00 % - 0,00 % - 0,00 % Rådgivende ingeniør Ikke tildelt - 0,00 % - 0,00 % - 0,00 % (Ledig) Ikke tildelt - 0,00 % - 0,00 % - 0,00 % Uavhengig kontroll (TEK 10) Ikke tildelt A ,00 % - 0,00 % - 0,00 % Prosjektledelse - Fase 3 (byggin Optiman Prosjektledelse AS A ,00 % - 0,00 % - 0,00 % Påløpte byggherrekostnader Klæbu kommune A ,00 % - 0,00 % - 0,00 % Bikostnader, kopiering, reiser Diverse A ,00 % - 0,00 % - 0,00 % Gebyrer, avgifter Diverse A ,00 % - 0,00 % - 0,00 % Byggherreforsikring Ikke tildelt A ,00 % - 0,00 % - 0,00 % (Ledig) Ikke tildelt - 0,00 % - 0,00 % - 0,00 % - - SUM 8 GENERELLE KOSTNADER SUM 1->8 BYGGEKOSTNADER Tomtekostnad Klæbu kommune K 1 0,00 % - 0,00 % - 0,00 % Anleggsbidrag gangvei nord Klæbu kommune, må avklares A - 0,00 % - 0,00 % - 0,00 % Innredning/møbler/utstyr Diverse - Forutsatt noe gjenbruk A ,00 % - 0,00 % - 0,00 % (Ledig) Ikke tildelt - 0,00 % - 0,00 % - 0,00 % - - Fil: Tanem barnehage og 13073/Budsjett Utskrift dato: Optiman AS, KSYS ver 4, Side 1 av 2

33 Oppdragsgiver: KLÆBU KOMMUNE Kode: A=Antatt eller avsatt beløp/t=mottatt tilbud/k= Kontrakt Prosjekt: TANEM BARNEHAGE Budsjett Dato: Ikke beskrevet Uforutsett avsatt Prisstigning avsatt Kontrakt/ Tillegg Tillegg Tillegg Konto Entreprise Entreprenør Kode avsatt Prosent Beløp Prosent Beløp Prosent Beløp Budsjett sum 9301 Byggelånskostnader Belastes ikke byggebudsjettet A 0,00 % - 0,00 % - 0,00 % (Ledig) Ikke tildelt - 0,00 % - 0,00 % - 0,00 % (Ledig) Ikke tildelt - 0,00 % - 0,00 % - 0,00 % - - SUM 9 SPESIELLE KOSTNADER SUM 1->9 PROSJEKTKOSTNAD EKS. MVA % MVA SUM 1->9 PROSJEKTKOSTNAD INKL. MVA Fordeling kostnader >> Fastlagte kostnader Sum reserver Total ,93 % 5,07 % 100,00 % Fil: Tanem barnehage og 13073/Budsjett Utskrift dato: Optiman AS, KSYS ver 4, Side 2 av 2

34

35 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Daniel Kvisten Arkiv: 103 Arkivsaksnr-dok.nr: 13/ Handlingsprogram , økonomiplan , budsjett behandling av innkomne høringsuttalelser ::: Sett inn innstillingen under denne linja Rådmannens innstilling Saken legges fram uten innstilling. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja SAKSUTREDNING Saksopplysninger Formannskapets forslag til handlingsprogram , økonomiplan og budsjett 2014 har vært lagt ut til offentlig ettersyn i tidsrommet 25. november 11. desember Høringsfristen er satt til onsdag 11. desember 2013 kl Høringsuttalelser som kommer inn blir lagt fram direkte i formannskapets møte, og oversendes deretter til kommunestyret. Økonomiske og administrative konsekvenser Eventuelle økonomiske og administrative konsekvenser er avhengig av formannskapets behandling av de innkomne høringsuttalelsene.... Sett inn saksutredningen over denne linja