Rammeavtale om bedriftshelsetjenesten i Ringerike kommune 2016 Åpen anbudskonkurranse (FOA DEL III) Ringerike Kommune 1
INNHOLD Betingelser for konkurransen... 3 1 Informasjon om anskaffelsen... 3 1.1 Presentasjon av konkurransen... 3 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen... 3 1.3 Dokumentstruktur... 3 1.4 Avtalens varighet, omfang/opsjoner og verdi... 3 1.5 Planlagt fremdrift... 4 1.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 4 1.7 Kontaktperson hos Oppdragsgiver... 4 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav... 4 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 4 2.1.1 Skatteattester... 4 2.1.2 HMS-egenerklæring... 5 2.2 Leverandørens faglige kvalifikasjoner... 5 3 Krav til tilbudet... 5 3.1 Tilbudets utforming og levering... 5 3.2 Tilbudsfrist... 6 3.3 Vedståelsesfrist... 6 3.4 Innleveringssted... 6 3.5 Komplett tilbud tilbudets innhold og disposisjon... 6 3.6 Forbehold... 6 4 Tildelingskriterier... 6 2
Betingelser for konkurransen 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av konkurransen Ut fra gjeldende lovpålagte krav til bedriftshelsetjeneste, forankret i lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) 3-3 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 13-1, skal Ringerike kommune knytte bedriftshelsetjeneste til virksomheten. Avtalen skal omfatte alle ansatte i Ringerike kommune. Kommunen hadde 2188 ansatte fordelt på 1749 årsverk pr. 31.12.2015. Kommunen har 49 utøvende enheter og fire støtte enheter. Antall enheter i kommunen er i stadig endring. Se organisasjonskart på kommunens nettsider for en mer detaljert beskrivelse. Ringerike kommune er en IA bedrift. Kommunens IA/HMS mål er å bedre arbeidsmiljøet, redusere sykefraværet, øke avgangsalderen i arbeidslivet, hindre frafall og sikre rekrutteringen av personer med nedsatt funksjonsevne. 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og III. Denne anskaffelsen følger prosedyren for åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 1.3 Dokumentstruktur Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Del I Betingelser for konkurransen (dette dokumentet) Del II Kontraktsvilkår Del III Bilag 1.4 Avtalens varighet, omfang/opsjoner og verdi Avtalen skal ha en varighet på 2 år fra signering. Oppdragsgiver, Ringerike kommune, har opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere 1 + 1 år. Avtalen forlenges automatisk for et år av gangen dersom oppdragsgiver ikke har varslet noe annet før utløpet av avtaleperioden. Avtalen kan av begge parter sies opp i avtaleperioden med 3 måneders oppsigelsestid. Opsjoner: Helseundersøkelser og fysiske tester for røyk- og kjemikaliedykkere. Førstehjelpskurs. 3
Verdien av rammeavtalen, ut i fra fire års varighet, er estimert til å utgjøre mellom kr 3 000 000 og 5 500 000,- ekskl. mva. Det er tidligere års forbruk som er lagt til grunn for denne beregningen. Tallene ovenfor er veiledende og oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe et bestemt antall tjenester. 1.5 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsplan for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Bortsett fra tilbudsfrist er tidsplan veiledende. Planlagte milepæler Frister Tilbudsfrist 06.06.16 kl. 12:00 Oppdragsgiver gir skriftlig melding om tildeling av kontrakt Uke 25/26 Kontrakt inngås Uke 27/28 1.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandøren kan skriftlig be om tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver. Spørsmål om tilleggsopplysninger kan fremsettes på e-post til kontaktpersonen nedenfor. Alle spørsmål og svar som kan ha interesse for flere vil anonymiseres og gjøres tilgjengelig for alle interessenter. 1.7 Kontaktperson hos Oppdragsgiver Navn: Rune Faksvåg E-post: rune.faksvag@ringerike.kommune.no 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist fra konkurransen før tilbud blir evaluert. Dersom du er i tvil om innhold eller betydning av et krav, ta kontakt med oppdragsgiver for en avklaring i god tid før tilbudsfristens utløp. 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatt HMS-egenerklæring 2.1.1 Skatteattester Norske leverandører skal fremlegge skatteattester for merverdiavgift og skatt. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. 4
2.1.2 HMS-egenerklæring Leverandører skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg 1. 2.2 Leverandørens faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Bedriftshelsetjenesten skal være godkjent av Arbeidstilsynet, eventuelt ha søkt om slik godkjenning i henhold til: Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste, FOR-2009-09-10-1173. Det kreves god relevant erfaring fra lignende leveranser. Dokumentasjonskrav I tilbudet skal det legges ved godkjenning fra Arbeidstilsynet, ev. søknad om slik godkjenning. (Dersom bedriftshelsetjenesten ikke er/blir godkjent innen beregnet oppstart, kan anbudet forkastes/avtalen sies opp med øyeblikkelig virkning.) Leverandørens viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert en beskrivelse av oppdraget, deres verdi, tidspunkt og mottaker Dersom en leverandør har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet skal det fremlegges dokumentasjon på at leverandøren vil ha rådighet over nødvendige ressurser hos det aktuelle foretaket/underleverandøren, f. eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom leverandør og det aktuelle foretaket/underleverandøren. 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være: - Datert - Undertegnet av person med fullmakt 1 til å binde leverandøren - Påført foretakets navn Tilbudsbrevet skal inneholde: - Opplysninger om kontaktperson og kontaktpersonens telefonnummer og e- postadresse. - Evt. forbehold til kontraktsvilkårene. 2. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse (konvolutt, eske e.l.) og forsendelsen bør på utsiden merkes med «Anbudskonkurranse, rammeavtale bedriftshelsetjeneste Ringerike kommune» 3. Tilbudet skal leveres på norsk. 4. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen, eller sendes med post. 5. Tilbudet skal leveres i følgende antall eksemplarer: 1 Hvem som har fullmakt til å binde leverandøren fremkommer blant annet av firmaattest. 5
- 1 originalt eksemplar. - 1 kopieksemplarer. - 1 elektronisk versjon av tilbudet på minnepinne i USB-format. - 1 elektronisk versjon av tilbudet på minnepinne i USB-format der opplysninger leverandøren mener er unntatt offentlighet er sladdet eller merket. 6. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av tilbudet. 3.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud fremkommer av punkt 1.5. Tilbudet skal være mottatt av Oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 3.4, før utløpet av tilbudsfristen. 3.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 måneder regnet fra utløpet av tilbudsfristen. 3.4 Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse Ringerike Kommune pb. 123 Sentrum 3502 Hønefoss att: Rune Faksvåg Gateadresse Rådhuset, Osloveien 1, Hønefoss 3.5 Komplett tilbud tilbudets innhold og disposisjon Komplett tilbud skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende nummererte punkter: 1. Tilbudsbrev. 2. Skatteattester 3. HMS-egenerklæring 4. Erfaring og faglige kvalifikasjoner 5. Utfylt Bilag 2 Løsningsbeskrivelse, som er leverandørens svar på Oppdragsgivers kravspesifikasjon, jf. Bilag 1 6. Utfylt Bilag 3 - Priser 7. Forbehold Bilag 4 (hvis aktuelt) 8. Alle svar skal gis under de respektive punktene og ikke i form av kryssreferanser. 3.6 Forbehold Alle forbehold som leverandør måtte ha mot dette konkurransegrunnlaget, inklusiv utkast til kontrakt, må spesifiseres klart og tydelig. Vesentlige forbehold kan medføre avvisning. 4 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 6
Tildelingskriterier 1. Kvalitet, herunder (*): Erfaring: CV og kontaktinformasjon for nøkkelpersoner, samt oversikt over deres ansvarsområder i utførelsen av rammeavtalen. Ved bruk av samarbeidspartner/underleverandør må dette beskrives. Kompetanse: Beskriv kompetanse og erfaring punktvis på følgende arbeidsområder: (1) arbeidsmiljø, (2) forebygging og håndtering av sykefravær, (3) helseundersøkelser, (4) konflikthåndtering, (5) AKAN, (6) krisehåndtering, (7) opplæring i HMS, (8) kartlegging og vurdering av helsefare. Samarbeid: beskriv punktvis tilbyders oppfølging, herunder: kundeoppfølging med samarbeidsmøter og rapportering i forhold til tilgjengelighet, betjeningsevne og fleksibilitet. Det vil være Ringerike kommune sin skjønnsmessige vurdering som legges til grunn for evalueringen. 2. Totalkostnad, herunder: Timepriser Timepriser høy takst Kurs Undersøkelser Opsjoner Oppmøtekostnad sone 1 og 2 (se vedlegg) Eventuelle forbehold 60-70 % 30-40 % (*) Innbyrdes vekting av kvalitetskriteriene er ikke endelig fastlagt, men kompetanse og erfaring vil bli tillagt mer vekt enn samarbeid. Vurderingen av leverandørene vil foregå på følgende måte: Leverandørene gis en karakter for hvert tildelingskriterium på en poengskala fra 0 til 10 der 10 er best. 7