EIDSBERG KOMMUNE Hovedutvalg for helse- og velferd MØTEINNKALLING 30.04.2013/MSL Møtested: Åsgård 1, Heggin 3 Møtedato: 13.05.2013 Tid: 1730 Eventuelle forfall meldes til Mimi K. Slevigen innen onsdag 8. mai kl. 1300 tlf. 69 70 20 00. Felles informasjon i kommunestyresalen for hovedutvalgene fra kl. 1730 saker: Oppstart av planprogram for kommuneplan og sentrumsplan Boligsosial handlingsplan Orienteringer Økonomisk status SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel 9/13 13/872 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA HOVEDUTVALG FOR HELSE OG VELFERDS MØTE 02.04.13 10/13 13/858 SALGS- OG SKJENKEBEVILLINGER - KONTROLLRAPPORT MARS OG APRIL 2013 11/13 13/622 HØRING-PLANPROGRAM FOR KOMMUNEPLAN 2015-2027 FOR EIDSBERG KOMMUNE VARSEL OM OPPSTART AV PLANARBEID 12/13 13/843 EVALUERING FAMILIESENTERET Cristian Bühler (Sign.) Leder
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for helse- og velferd 9/13 13.05.2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA HOVEDUTVALG FOR HELSE OG VELFERDS MØTE 02.04.13 Saknr. Politisk behandling Møtedato 9/13 Hovedutvalg for helse- og velferd 13.05.2013 Arkivkode: Arkivsaknr.:13/872 L.nr.: 4090/13 Saksb.: Mimi K. Slevigen Rådmannens forslag til vedtak: Protokoll fra helse og velferds møte 02.04.13 godkjennes. Hovedutvalg for helse og velferds enstemmige vedtak: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Protokoll Protokoller fra offentlige møter skal formelt godkjennes før vedtakene iverksettes. I praksis godkjenner leder Cristian Bühler (H) protokollen på vegne av hovedutvalg for helse og velferd når denne er ferdig skrevet.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for helse- og velferd 10/13 13.05.2013 SALGS- OG SKJENKEBEVILLINGER - KONTROLLRAPPORT MARS OG APRIL 2013 Saknr. Politisk behandling Møtedato 10/13 Hovedutvalg for helse- og velferd 13.05.2013 / Kommunestyret 30.05.2013 Arkivkode:U63 &18 Arkivsaknr.:13/858 L.nr.: 4046/13 Saksb.: Tone Åsrud Reime Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges frem for kommunestyret med slik innstilling: De foreliggende rapporter fra Securitas AS kontroller etter alkoholloven, utført i mars og april 2013, tas til etterretning. Kommunestyrets vedtak: Hovedutvalg for helse og velferds innstilling: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Rapportene fra Securitas AS. Følgende steder er kontrollert: STED DATO KL. MERKNADER ICA Mysen 23.03.13 14:19 Kiwi Mysen 23.03.13 14:35 Rema 1000 Mysen 23.03.13 14:54 Bunnpris Mysen 23.03.13 15:13 Station Pub 06.04.13 00:39
Sak 10/13 Mysen Brukbar 06.04.13 01:15 Villa Mat og Mer 13.04.13 21:38 Restaurant Fortet 13.04.13 22:00 Villa Mat og Mer 26.04.13 19:20 Asia Mysen Restaurant 26.04.13 19:53 RÅDMANNENS MERKNADER: Det foreligger ingen merknader til rapportene.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for helse- og velferd 11/13 13.05.2013 HØRING-PLANPROGRAM FOR KOMMUNEPLAN 2015-2027 FOR EIDSBERG KOMMUNE VARSEL OM OPPSTART AV PLANARBEID Saknr. Politisk behandling Møtedato 3/13 Eldrerådet 13.05.2013 / Ungdomsrådet 13.05.2013 2/13 Råd for funksjonshemmede 13.05.2013 / Administrasjonsutvalget 13.05.2013 / Hovedutvalg for kultur og oppvekst 13.05.2013 11/13 Hovedutvalg for helse- og velferd 13.05.2013 / Hovedutvalg for miljø og teknikk 13.05.2013 / Formannskapet 14.05.2013 / Kommunestyret 30.05.2013 Arkivkode: Arkivsaknr.:13/622 L.nr.: 3894/13 Saksb.: Kai Roterud Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges frem for kommunestyret med slik innstilling: 1. I henhold til plan- og bygningslovens 11-12 varsles det oppstart av revisjon av kommuneplanens samfunnsdel og arealdel 2015 2027. 2. I henhold til plan- og bygningslovens 11-13, jfr. 4-1 legges forslag til planprogram for kommuneplanens samfunnsdel og arealdel 2015-2027 ut til offentlig ettersyn og sendes på høring til berørte parter med høringsfrist 1. august 2013. 3. Formannskapet er politisk styringsgruppe for planarbeidet. Kommunestyrets vedtak: Formannskapets innstilling: Administrasjonsutvalgets og hovedutvalgenes innstilling: Rådenes innstilling:
Sak 11/13 SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Forslag til planprogram for kommuneplanens samfunnsdel og arealdel 2015 2027. Høringsliste Kommunestyret vedtok i møte 06.12.2012 (k-sak 134/12) planstrategien for kommuneplanperioden 2012 2015. I denne planstrategien er det gitt en oversikt over kommunens utfordringer i valgperioden og med dette utgangspunkt er det vedtatt hvilke planoppgaver som prioriteres i perioden. Askim kommune og Eidsberg kommune valgte å utarbeide felles planstrategi. Revisjon av kommuneplanen vil utgjøre en viktig del av dette planbehovet og det er i planstrategien angitt de mest sentrale planoppgaver som inngår i denne revisjonen. Ved revisjon av kommuneplan skal det utarbeides planprogram etter reglene i planog bygningsloven. Revisjon av kommuneplanens samfunns- og arealdel Formålet med revisjonen av kommuneplanen er å legge til rette for bærekraftig utvikling for Eidsberg-samfunnet. Samtidig skal kommuneplanen ta hensyn til at veksten skjer slik at en blant annet ivaretar hensynet til bomiljø, jordvern, biologisk mangfold, kulturlandskap og samfunnssikkerhet. Kommunen må ta hensyn til både nasjonale, regionale og lokale føringer ved utarbeidelse av kommuneplanen. I planprogrammet er det redegjort for de viktigste føringene. Et viktig prinsipp i plan- og bygningsloven er at det skal være sterke koblinger mellom samfunnsdel og arealdel. Samfunnsdelen skal gi føringer for hvordan Eidsbergsamfunnet skal utvikle seg. Arealdelen viser konsekvensene av samfunnsdelen på kartgrunnlag. Planprosessen legges derfor opp til at samfunnsdelen behandles først. Føringer fra samfunnsdelen legges så til grunn for arealdelen. Arealdelen skal bestå av kart og bestemmelser, og har en spesielt viktig rolle for å realisere ønskede overordnede mål og strategier for arealplanlegging i Eidsberg. Den er juridisk bindende, noe som betyr at bestemmelsene og kart vil styre framtidig arealutvikling. Planstrategi 2012 2015 tilsier at det er hensiktsmessig at kommuneplanens samfunnsdel utarbeides med utgangspunkt i temaområdene for kommunedelplanene. Da vil de politiske prioriteringene i kommuneplanens samfunnsdel angi klare og tydelige visjoner, mål og strategiske føringer for kommunedelplanene. Følgende syv plantema på tvers av virksomhetsområdene skal inngå i kommunedelplaner: 1. Kommunedelplan for omsorg, velferd og folkehelse 2. Kommunedelplan for oppvekst 3. Kommunedelplan for kultur, idrett og friluftsliv 4. Kommunedelplan for næringsutvikling
Sak 11/13 5. Kommunedelplan for klima og energi 6. Kommunedelplan for teknisk og grønn infrastruktur 7. Kommunedelplan for samfunnssikkerhet og beredskap Inn under tema oppvekst ligger også tema skole- og barnehagestruktur. Dette tema skal tas opp som egen politisk sak før samfunnsdelen endelig behandles. Planprosess, medvirkning og framdriftsplan Kommuneplanarbeidet er lagt opp i 3 faser; fase 1 planprogram, fase 2 samfunnsdelen og fase 3 arealdelen. For at prosessen skal bli gjennomført innenfor rimelig tid, med politisk og allmenn medvirkning, vil fasene overlappe hverandre. I Eidsberg kommune er Hovedutvalget for Miljø og teknikk vårt ordinære planutvalg, og de behandler til vanlig saker som gjelder arealdisponering. Kommuneplanen er en altomfattende overordnet plan som griper inn i alle kommunens tjenesteområder. Det er derfor vanlig at kommunens formannskap er politisk styringsgruppe for kommuneplanen, og vi foreslår denne organiseringen i den kommende planprosess. Politisk organisering: Kommunestyret vedtar kommuneplanens samfunnsdel og arealdel i henhold til plan- og bygningsloven. Kommunestyret vedtar endelig planprogram. Det er kommunestyret som legger høringsutkast til planprogram og forslag kommuneplan for samfunnsdel og arealdel ut til offentlig høring. Formannskapet er politisk styringsgruppe. Hovedutvalg for Helse og velferd, Hovedutvalg for Kultur og oppvekst, Hovedutvalg for Miljø og teknikk, Eldrerådet, Ungdomsrådet og Råd for funksjonshemmede vil få planen til drøfting for å kunne gi innspill til formannskapet for hver sine områder. Administrativ organisering: Rådmannens ledergruppe er administrativ styringsgruppe. Styringsgruppa skal sikre framdrift og har ansvaret for sentrale og overordnede beslutninger i prosessen. Prosjektgruppa er tverrfaglig sammensatt og har faglig ansvar for utredninger og utarbeiding av planforslag for styringsgruppa. Prosjektansvarlig i prosjektgruppa er nærings- og utviklingssjef. Referansegrupper består av fagpersoner fra organisasjonen og andre ressurspersoner. Referansegrupper leverer innspill på bestilling og mandat fra prosjektgruppa. I følge plan- og bygningsloven skal kommunen legge til rette for medvirkning i kommunale planprosesser. Med medvirkning menes i denne sammenheng enkeltpersoners og gruppers rett til å kunne delta i og påvirke beslutningsprosesser.
Sak 11/13 Det vil bli arrangert informasjonsmøter i forbindelse med hver fase i planprosessen. Kommunens hjemmeside vil være viktigste informasjonskilde for politiske møter, informasjons- og dialogmøter, frister for innspill og merknader til planforslagene med mer. Dessuten vil viktige kunngjøringer, frister og møter annonseres i Smaalenene Avis/Mysenposten. Forslag til planprogram skal ligge ute til offentlig høring i minst 6 uker. Planprogrammet vil bli gjennomgått på ny med bakgrunn i de uttalelser som kommer inn i løpet av høringsperioden. Kommunestyret vil deretter fastsette endelig planprogram. Planstrategien har lagt opp til følgende forutsetninger for revideringen av kommuneplanen: Kommuneplanens samfunnsdel for Askim og for Eidsberg revideres i parallelle planprosesser. Revidering av kommuneplanens samfunnsdel igangsettes ved utgangen av 2012, med sikte på vedtak første halvår 2014. Kommuneplanens arealdel for Askim og for Eidsberg revideres i parallelle planprosesser. Revidering av kommuneplanens arealdeler igangsettes ved utgangen av 2013, med sikte på vedtak i løpet av 2015. RÅDMANNENS MERKNADER: Kravet om å utarbeide et planprogram som grunnlag for revisjon av kommuneplanen er fastsatt i plan- og bygningsloven. Forslaget til planprogram for kommuneplan 2015 2027 er forankret i vedtatt kommunal planstrategi for Eidsberg kommune 2012 2015. Det foreslåtte planprogrammet har et innhold som i all hovedsak er definert i vedtatt kommunal planstrategi. Planprogrammet er imidlertid mer konkret i forhold til temaer, utredningsbehov og medvirkning. I forbindelse med utredningsarbeidet vil det være behov for å samle statistikk og faktagrunnlag som grunnlag for drøftinger av de ulike temaer som skal tas opp i kommuneplanarbeidet. Det legges derfor opp til at det utarbeides et statistikkhefte. Heftet vil bli supplert og videreutviklet etter hvert i prosessen. Rådmannen mener at statistikkheftet bør inngå som en del av framtidig plan- og styringssystem for Eidsberg og således oppdateres årlig. I plan- og bygningsloven legges det vekt på kommunens handlefrihet og at kommunale planer ikke skal gjøres mer omstendelig enn nødvendig. Samtidig er det krav at kommunen skal forholde seg til både nasjonale og regionale forventninger. Disse forventninger kan komme i konflikt med kommunens interesser og planbehov. Det kan derfor komme innvendinger fra statlig og regionalt hold om å utrede flere tema enn kommunen ser for seg. Etter rådmannens vurdering må slike innspill fra regionale og statlige myndigheter avklares tidlig i planprosessen.
Sak 11/13 I henhold til vedtatt planstrategi er det utarbeidet forslag til planprogram som legger opp til at det fattes vedtak om kommuneplanens samfunnsdel før det fattes vedtak om kommuneplanens arealdelareal. Siden målsettinger, føringer og vedtak vedrørende samfunnsdelen har betydning og virkning for utforming av arealdelen og vis a versa, kan utarbeidelse av henholdsvis samfunnsdelen og arealdelen i ulike tidsrom med påfølgende vedtak for hver del, føre til at vedtatt samfunnsdel blir gjenstand for tolking og forslag til andre tilnærminger og føringer enn det som var forutsatt i vedtatt samfunnsdel. Tidligere praksis har vært parallelle prosesser med behandling og vedtak av komplett kommuneplan. KONKLUSJON: Både temaer, utredningsbehov og medvirkningsprosesser vil være omfattende og arbeidskrevende, men nødvendig for å sikre faglig kvalitet og god medvirkning i planarbeidet. Rådmannen anbefaler at arbeidet med revisjon av kommuneplanen nå varsles igangsatt. Rådmannen anbefaler at forslag til planprogram for kommuneplanen 2015 2027 legges ut til offentlig ettersyn og at den sendes på høring til berørte parter.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for helse- og velferd 12/13 13.05.2013 EVALUERING FAMILIESENTERET Saknr. Politisk behandling Møtedato / Hovedutvalg for kultur og oppvekst 13.05.2013 12/13 Hovedutvalg for helse- og velferd 13.05.2013 / Kommunestyret 30.05.2013 Arkivkode:030 F Arkivsaknr.:13/843 L.nr.: 3866/13 Saksb.: Anne Grethe Slorbakk Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges frem for kommunestyret med slik innstilling: 1. Evalueringsrapporten tas til etterretning 2. Det dannes en arbeidsgruppe som sammen med ledelsen på Familiesenteret jobber videre med den interne strukturen i virksomheten. 3. Det jobbes med utarbeidelse av kvalitetskriterier slik at praksis i virksomheten kan evalueres og videreutvikles. 4. Det arbeides med å få på plass et forpliktende samarbeid mellom Familiesenteret og andre virksomheter, bl.a. skoler og barnehager. Kommunestyrets vedtak: Hovedutvalg for kultur og oppveksts innstilling: Hovedutvalg for helse og velferds innstilling: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Rapport fra KS- Konsulent «Evaluering av Familiesenteret- Eidsberg kommune» Det ble i kommunestyret 10.09.12.vedtatt at det skulle gjennomføres en evaluering av Familiesenterets organisering, drift og tjenestetilbud i løpet av utgangen av 2012. Hensikten med evalueringen var å få kartlagt om det per i dag tilbys mer
Sak 12/13 sammensatte, helhetlig tjenester enn før omorganiseringen. Det ble videre vedtatt at evalueringen skulle rettes mot brukere av Familiesenterets tjenester, egne medarbeidere og et begrenset utvalg av samarbeidende virksomheter, og at fokusområdene skulle være lederstruktur, ansvarsfordeling, gråsoner, organisering, strukturer og systemer, eksterne samarbeidsparters oppfatning av tjenesteflyt nå kontra tidligere og brukernes opplevelse av å bli møtt og å få den hjelp de etterspør. RÅDMANNENS MERKNADER: På bakgrunn av vedtaket ble det i løpet av utarbeidet konkurransegrunnlag hvor bestillingen ble skissert. Denne ble sendt ut til tre aktuelle tilbydere, hvor vi fikk tilbud fra to. Etter gjennomgang av tilbud falt valget på KS- konsulent. På bakgrunn av de føringer lagt i kommunestyrets vedtak ble evalueringen skissert på følgende måte: 1. Er lederstrukturen klar og entydig? Er lederstrukturen faglig forsvarlig og ansvarsfordelingen tydelig nok? 2. Tilbys det mer sammensatte, helhetlige tjenester i dag enn før omorganiseringen? 3. Har organiseringen sikret samordning av tiltak til familier i Eidsberg? 4. Arbeider barnevernstjenesten mer forebyggende enn tidligere, og i hvor stor grad deltar de i det tverrfaglige samarbeidet? 5. Får brukeren av tjenester til funksjonshemmede barn og unge et mer helhetlig tilbud i dag enn tidligere? 6. Sikrer dagens organisering at familier der foreldre sliter i forhold til rus /og eller har en psykisk diagnose får et mer helhetlig familietilbud enn tidligere? 7. Opplever det opprinnelige Familiesenteret (helsestasjonstjenesten, familieveiledere, ungdomskontakt, åpen barnehage, merkantil funksjon) at det tilbys mer helhetlige tjenester og at det interveneres tidligere enn før? 8. Sikrer vi gode overganger i tjenestetilbudet mellom de forskjellige tjenester? 9. Sikrer dagens møtestruktur at vi arbeider mer helhetlig? KS-K valgte følgende metoder for innhenting av den informasjonen som ble etterspurt: Innledende gruppesamtale med kommunalsjef og nøkkelpersoner ved Familiesenteret Dokumentgjennomgang Spørreundersøkelse for ansatte ved Familiesenteret Spørreundersøkelse for brukere av Familiesenterets tjenester Gruppeintervjuer av aktuelle interessentkategorier Selve evaluering ble gjennomført i løpet av januar-februar og rapporten forelå medio mars. Hovedinntrykket er at dette er gjennomgående positive tilbakemeldinger og rapporten gir oss en klar og tydelig pekepinn på at vi er på rett vei. Noen sitater og anbefalinger fra selve rapporten:
Sak 12/13 - Lederstrukturen oppleves faglig forsvarlig, det er også et flertall av medarbeiderne som opplever en velfungerende ansvarsfordeling. - Møtestrukturen er i ferd med å «gå seg til», og det jobbes med å gjøre innholdet i møtene kontekstuelt enda tydeligere. - Etableringen av Familiesenteret sett fra brukernes og eksterne samarbeidspartneres synspunkt synes å være en suksess. Særlig gir brukerne gode tilbakemeldinger. - Tilbakemeldingen fra ansatte gir grunnlag for å si at det er en forbedring på de områder som var begrunnelsen for opprettelse av senteret, bedre samordning, mer fokus på forebygging og større helhet i tilbudet til familier. - Virksomhetsleders kontrollspenn synes å være meget stort, spesielt tatt i betraktning alle enkeltsaker og økonomiske kontrollfunksjoner som er lagt direkte til ledelsen av senteret. - Vi har også merket oss at om lag alle brukerne opplever å bli godt mottatt og føle seg velkommen ved henvendelse til senteret. De opplever at det er topp service! Et godt førsteinntrykk i resepsjonen kan ha stor betydning for også den faglige del av tjenesten. - Det synes å være enighet om at omorganiseringen til dagens Familiesenter har vært en suksess i forhold til hensikten, og at Familiesenteret bør videreføres som en sammenslått virksomhet. - De første utfordringene med etableringen og sammenslåing av enheter er nå håndtert, og dette synes å ha fungert godt. Familiesenteret bør nå gis tid til å jobbe med ledelse, visjon og formål, felles metodikk og felles kultur. - Felles metoder for samarbeid kan både påvirke kultur og adferd. Det vil være hensiktsmessig å tilrettelegge prosesser for å definere «senterets egenart» og utvikle felles metodikk. - Fra enkelte av samarbeidende virksomheter kom det ønske om at Familiesenteret kunne markedsført seg noe bedre og vært enda mer proaktive spesielt mot skoler og barnehager. Familiesenteret i Eidsberg har de siste tre årene gjennomgått en stor og gjennomgripende omorganisering, med store utfordringene, både rent organisatorisk, faglig og kulturelt. Det er lagt ned mye og tidkrevende arbeid for å få på plass den indre strukturen i senteret, implementert arbeidsmetodene og få endret kulturen, og det har nok medført at man ikke har kunnet være like tilgjengelige utad som ønsket. Eidsberg kommune har valgt en modell som krever en utpreget grad av forpliktende, tverrfaglig samhandling, og dette har vært en stor endring av alle involverte parter. Slike endringsprosesser tar tid, og dette er sammenfallende med andres kommuners erfaringer på området. Funnene i evalueringsrapporten er presentert for tillitsvalgte, verneombud og de ansatte ved Familiesenteret. I tillegg har de eksterne aktørene som bidro med sine erfaringer, fått det samme. Videre arbeid: Det foreslås at det dannes en arbeidsgruppe, bestående av representanter fra hver fagavdeling på Familiesenteret, som sammen med ledergruppa skal jobbe videre med funnene og hvilke strategier og tiltak som skal iverksettes framover. Gruppa og ledergruppa- skal ha fokus på følgende områder: Utvikling av kvalitetskriterier med nivåbeskrivende kjennetegn, slik at en lettere kan vurdere egen faglig utøvelse / egen praksis i tjenesteinterne profesjonsgrupper og på tvers av tjenestene. Felles metodikk og felles kultur. Taushetsplikt bruk av samtykke Samhandling med eksterne aktører, da særlig barnehager, skoler og NAV.
Sak 12/13 KONKLUSJON: 1 Det dannes en arbeidsgruppe som sammen med ledelsen på Familiesenteret jobber videre med den interne strukturen i virksomheten. 2 Det jobbes med utarbeidelse av kvalitetskriterier slik at praksis i virksomheten kan evalueres og videreutvikles. 3. Det arbeides med å få på plass et forpliktende samarbeid mellom Familiesenteret og andre virksomheter, bl.a. skoler og barnehager.