VIRKSOMHETSPLAN FOR NORD-TROMS PLANKONTOR 2014 Arne Samuelsen, Daglig leder Nord-Troms plankontor Dato: 26. februar 2014 www.ntplan.no
2 Innholdsfortegnelse FORORD... 3 BAKGRUNN... 4 OM SAMARBEIDET... 4 PROSJEKTETS MÅLSETTING... 5 PROSJEKTORGANISERING... 5 Styre... 6 Daglig leder... 6 Ressursgruppa... 6 Ressursgruppas oppgaver:... 6 AKTIVITETER... 6 KOMMUNEPLANLEGGING... 7 REGULERINGSPLANLEGGING... 7 EKSTERNE PLANER / ANDRE PLANER / UTREDNING / ANALYSE... 7 KYSTSONEPLANPROSJEKTET... 7 FREMDRIFTSPLAN... 8 ØKONOMI... 9 PRIORITERING AV ARBEIDSOPPGAVER I 2014... 10 REGULERINGSPLANER... 10 AREALPLANER... 10 DIGITALE PLANREGISTRE... 10 INFORMASJON - HJEMMESIDE... 11 INTERNE FORHOLD... 11 Fysisk infrastruktur... 11 Kompetanse... 11 Personell... 11 PLANKONTORET OG FORHOLDET TIL SAMARBEIDSKOMMUNENE... 12 SLUTTORD... 12
3 FORORD I følge prosjektplanen for Nord-Troms plankontor skal det utarbeides årlige virksomhetsplaner. Styringsgruppa vil behandle planen når den de ansatte og ressursgruppa har gitt sine innspill. Dette utkast til virksomhetsplan har vært til behandling hos ansatte i plankontoret i kontormøte torsdag 19. desember 2013 og i ressursgruppemøte av 14. januar 2014. Planen er også presentert i styremøte 25. februar, der man ønsket at innspill ble innarbeidet før endelig vedta Denne virksomhetsplanen gir beskrivelse av bakgrunnen for etableringen av Nord-Troms plankontor, organiseringa, økonomi, milepæler og prioriterte arbeidsoppgaver i 2014.
4 Bakgrunn Kommunene i Nord-Troms har i likhet med en rekke andre kommuner i Norge over tid hatt store utfordringer på plansiden. Spesielt på kommune- og arealplannivå ligger kommunene langt etter landsgjennomsnittet. Kapasiteten har vært begrenset og det har vært store utfordringer med å få tak i kompetanse. Kommunene Kvænangen, Skjervøy, Nordreisa og Kåfjord fikk i 2008 NIBR til å utarbeide en rapport om et mulig plansamarbeid. Rapporten forelå i 2009, og konkluderte med at kommunene trengte et «løft» på plansiden, og at et formalisert samarbeid ville avhjelpe situasjonen. Samtidig ble det vurderte at dette ville bli svært utfordrende for den enkelte kommune, der faktorer som økonomi, organisering og lokalisering måtte av klares. På bakgrunn av rapporten ble det satt ned en interkommunal arbeidsgruppe som konkretiserte forslagene i NIBR rapporten. Det ble utarbeidet forslag til løsning som ble politisk behandlet i kommunestyrene sommeren 2010. Selve oppstarten av kontoret tok sin tid, og vinter 2012 ble daglig leder tilsatt. Kort tid etter fikk han tilbud og annen jobb, og ny daglig leder måtte på plass. Først 1. oktober 2012 var kontoret i drift, og Storfjord ble med i samarbeidet fra januar 2013. Troms Fylkeskommunen har støttet prosjektet økonomisk, og etter at Storfjord kommune ble med i samarbeidet, har fylkeskommunen gått inn med ekstra midler til lyd-bilde studio, kompetanse og oppstartskostnader. Dette har vært en viktig suksessfaktor. Om samarbeidet Plansamarbeidet er organisert etter kommunelovens 27 om interkommunalt samarbeid der Nordreisa kommune som vertskapskommune. Plansamarbeidet er etablert som et treårig prosjekt, og ved prosjektslutt vil prosjektet gå over til ordinær drift dersom kommunene ønsker det. Plansamarbeidet driftes som en avdeling og leder rapporterer til et styre. Alle ansatte ansettes av direkte i prosjektet. Kontoret har hovedkontor på Storslett med 7,5 årsverk (inkl. kystsoneprosjektet), en avdelingsleder og seks planleggere. Det er utarbeidet vedtekter for samarbeidet (disse er lagt ut på kontorets hjemmeside www.ntplan.no).
5 Prosjektets målsetting Nord-Troms plankontor skal være et kompetansemiljø innen planlegging, prosjekt og prosessledelse, og har som formål å utvikle og utføre tjenester knyttet til plansamarbeid og andre tjenester som naturlig faller sammen med dette, dvs: 1. Kommune skal ha reviderte arealplaner. 2. Kommunene skal ha effektiv og god behandling av private reguleringsplaner. 3. Kommunene skal ha ajourholdt planregister. Prosjektorganisering Nordreisa kommune er vertskapskommune og administrativt ansvarlig for prosjektet. Alle fem kommuner er prosjekteiere og styret består av rådmenn i de fem kommunene. Rolle- og ansvarsfordeling fremgår av vedlagte vedtekter for samarbeidet, samt organisasjonskart i selve søknaden. Organisasjonskart for Nord-Troms plankontor
6 Styre Rådmennene i de 5 kommunene, eller den rådmannen utpeker, skal fungere som styre og ha jevnlige møter med plankontoret. Saker av særlig betydning, prinsipiell karakter, samt budsjett, virksomhetsplan og årsmelding behandles i styret for plankontoret. Daglig leder Daglig leder har ansvaret or den daglige drift av kontoret og rapporterer til styreleder. Daglig leder i samarbeid med styreleder legger fram saker for styret. Ressursgruppa Det er etablert en ressursgruppe bestående av fagpersoner fra kommune. Daglig leder i plankontoret innkaller og leder ressursgruppa. Ressursgruppa er rådgivende overfor daglig leder. Ressursgruppas oppgaver: - Gi faglige innspill i løpende saker. - Gi råd ved utarbeidelse av virksomhetsplan, budsjett og årsmelding. - Kontakt med andre fagpersoner i kommunen. Ved eventuell aktuelle problemstillinger i ressursgruppa, vurderer daglig leder om problemstillingen skal forelegges styret. Aktiviteter Styret og daglig leder skal tilpasse aktivitetene i forhold til tilgjengelig fagkompetanse og ressurser ut fra de behov som eierkommunene til enhver tid har. Behovene meldes inn til styret og daglig leder i tilknytning til plankontorets virksomhetsplanlegging. Virksomhetsplanen styrer aktiviteten fra år til år innenfor områdene nevnt under, dvs. nevnte oppgaver er hentet fra opprinnelig prosjektplan, men vi har avslutningsvis foretatt en vurdering og prioritering.
7 Kommuneplanlegging Utarbeidelse av kommunens arealplan fra oppstart: Planprogram, analyser/ utredninger, politisk prosess, forankring, saksbehandling. Revisjoner av vedtatte planer: Planprogram, analyser/utredninger, politisk prosess, forankring, saksbehandling. Kommunedelplaner: Tematisk eller geografisk, herunder kystsoneplaner. Planprogram, analyser/utredninger, politisk prosess, forankring, saksbehandling. Kommuneplanens samfunnsdel er som hovedregel en primæroppgave for hver kommune. Reguleringsplanlegging Hovedsakelig med fokus på punkt en og to. Under visse forbehold av at det er stillingsressurser/ fagkompetanse i plankontoret til å gjennomføre dette, kan de øvrige punktene gjennomføres. Saksbehandling av private, kommunale og statlige reguleringsplaner. Delta i prosesser for utarbeidelse av arealplaner fra andre statlige fagetater f.eks. Statens Vegvesen, Kraftlinjer mv. Prosjektledelse på planer som har eksterne fagressurser involvert.. Utarbeidelse og ajourhold av digitalt planregister. Eksterne planer / andre planer / utredning / analyse Under visse forbehold av at det er stillingsressurser/ fagkompetanse i plankontoret til å gjennomføre følgende: Stedsutvikling. Styring av prosess for utarbeidelse av slike planer. Gjennomføres som egne prosjekter definert av den enkelte kommune. Utomhusplaner, nærmiljø / parkanlegg. Planer / utredninger som utgjør faggrunnlag for annen planlegging for eksempel energi og miljøplaner, ROS-analyser, biologisk mangfold mv. Gjennomføres som egne prosjekter definert av den enkelte kommune eller i samarbeid. Kystsoneplanprosjektet Kystsoneplanprosjektet i Nord-Troms er organisert som et eget prosjekt, der Svein Solberg er ansatt som prosjektleder. Prosjektet er finansiert for to år, og det jobbes for tiden med felles kystsoneplan for Nordreisa- og Skjervøy kommune. I tillegg er det ønske om at han
8 skal sluttføre kystsoneplan for Lyngen, Storfjord og Kåfjord. Det jobbes med egen søknad til Troms fylkeskommune om å forlenge prosjektet med ett år (slik at det følger hovedprosjektet), og det foreligger positive signaler om at fylkeskommunen kan bidra. Fremdriftsplan Prosjektet skal gå over 3 år der følgende fremdriftsplan gjelder: Dato Milepæl Merknad Nedsette styret Budsjettbehandling i kommunene Mai aug. 2012 Rekruttering Gjennomført Oktober 2012 Oppstart plankontoret Gjennomført Februar 2013 Virksomhetsplan 1 Behandlet ressursgruppa april 2013 Oktober 2013 Budsjett 2014 Behandlet i november 2013 Desember 2013 Virksomhetsplan 2 Behandlet i ressursgruppa januar 2014 og styringsgruppa i 25. februar 2014 Februar 2014 Regnskap, årsmelding 1 Ta opp i styringsgruppa i 25. februar Juli 2014 Midtveis evaluering (ekstern?) Desember 2014 Virksomhetsplan 3 og budsjett 2015 Februar 2015 Regnskap, årsmelding 2 November 2015 Evaluering Desember 2015 Regnskap, årsmelding 3
9 Økonomi Troms fylkeskommune har gått inn med et årlig tilskudd på 1,25 millioner kroner over tre år. De har i tillegg gitt ekstra tilskudd på kr. 300.000,- til kurs og kompetanse, kr. 100.000,- i tilskudd til lyd/bildestudio samt ekstra oppstartstilskudd på kr. 200.000,-. Dvs. samlet har Troms fylkeskommune støttet prosjektet med kr. 4.350.000,- Der er også inne med midler til kystsoneprosjektet. Følgene budsjett ligger til grunn: Utgifter 2014 Lønn kr 2 389 210 Pensjon kr 430 058 Husleie (inkl. strøm, vask) kr 201 280 Kjøregodtgjørelse (kurs, reise etc.) kr 75 000 Kompetanse kr 200 000 Telefongodtgjørelse kr 21 600 Kontorhold (papir, nett, litteratur etc) kr 45 000 Investering i lyd-bilde utstyr kr 110 000 Felleskostnader NK - til Nordreisa k. kr 70 000 Sum utgifter kr 3 542 148 Inntekter 2014 Tilskudd Troms fylkeskommune kr 1 000 000 Tilskudd fra TFK ref. Storfjord kr 350 000 Sum tilskudd TFK (%-TFK andel) kr 1 350 000 Leieinnt. TFK- kystsoneprosjektet kr 48 000 Sum ekstern inntekt kr 1 398 000 Kostnad minus tilskudd TFK og leieinnt. kr 2 144 148 Fordeling av kostnader 2014 Kommunal andel av kostandene kr 2 144 148 - Fast andel fordelt på 5 kommuner 40 % kr 857 659 - Faste kostnader pr kommune kr 171 532 - Øvrig 60% fordelt på innbyggere 60 % kr 1 286 489 Utgiftsfordeling 2014 Kvænangen Skjervøy Kåfjord Nordreisa Storfjord Fast andel (40%) kr 171 532 kr 171 532 kr 171 532 kr 171 532 kr 171 532 % ut fra innb. (60%) kr 127 002 kr 282 994 kr 217 028 kr 472 215 kr 187 249 Sum refusjon kr 298 534 kr 454 526 kr 388 560 kr 643 747 kr 358 781
10 Prioritering av arbeidsoppgaver i 2014 Plankontoret skal være et ressurskontor for sine medlemskommuner. Hvilke prioriteringer og tiltak som skal prioriteres er i siste instans opp til styringsgruppa og avgjøre. Følgende aktiviteter vil bli prioritert i 2014: Reguleringsplaner Plankontoret skal være en ressurs for den enkelte kommune når det gjelder behandling av private reguleringsplaner. Dette arbeidet omfatter hele prosessen fra informasjonsmøte, forhåndskonferanse til politisk behandling. Arealplaner Det er utarbeidet et forslag til fremdriftsplan som er behandlet av ressursgruppa og de ansatte. Oppgaver Status og fremdrift Nordreisa Planen er sendt ut på annen gangs høring, og forventes vedtatt i mars 2014. Kåfjord Kvænangen Skjervøy Storfjord Planprogrammet er stadfestet og selve planarbeidet er nå i oppstartfasen. Det vises til egne prosessplaner. Planprogrammet er stadfestet og selve planarbeidet er nå i oppstartfasen. Det vises til egne prosessplaner. Planprogrammet stadfestes i mars 2014, med påfølgende igangsetting av planarbeidet. Det vises til egne prosessplaner. Planprogram er sendt ut på høring. Det vises til egen prosessplan. Det vanskelig å vurdere hvor omfattende de ulike arealplanprosessene vil bli ute i kommunene. Det er en utfordring er å få til en funksjonell samordning opp mot arbeidet med samfunnsdelen. Dette er et arbeid som den enkelte kommune har ansvaret for. I den grad plankontoret skal bidra på samfunnsdelen må dette avklares særskilt. Digitale planregistre Det er et mål i prosjektperioden at samarbeidskommunene får etablert digitalt planregistre. Så langt er det bare Nordreisa kommune som har et slikt register. I følge plan og bygningsloven 2-2 skal kommunene ha et planregister (frivillig om det skal være digitalt). Et slikt register vil også lette arbeidet i det videre arealplanarbeidet. Målet er å etablere et fellesprosjekt for å få
11 opprettet digitale registre i de øvrige kommunene. Plankontoret har tatt initiativ til å koordinere denne jobben med tanke på felles anbud etc., men det er opp til den enkelte kommune å få oversikt over hvilke planer som skal digitaliseres. Det er viktig at kommunene prioriterer dette arbeidet. Informasjon - hjemmeside All informasjon fra plankontoret skal være lett tilgjengelig den enkelte kommunes hjemmeside. I oppbyggingen av hjemmesiden må det fokuseres på brukernes behov, og dette innarbeides i den enkelte kommunenes hjemmeside. WWW.NTPLAN.NO driftes som en ren prosjektside. Interne forhold Plankontoret som prosjekt har som mål å samordne kommunale planressurser i 5 kommuner. Det betyr at vi har personellressurser som har sin organisatoriske- og fysiske tilknytning både til enkeltkommune og plankontoret. Dette er en krevende organisering som fordrer fleksibilitet fra alle parter. En viktig del av prosjektet er å legge til rette for løsninger som gjør det mulig å få til en effektiv oppgaveløsning av de løpende planoppgaver. Plankontoret legger opp til at de ansatte kan påta seg oppgaver uavhengig av kommune. Fysisk infrastruktur Plankontoret har sitt kontor i «Rejosbygget» på Storslett, og er knyttet til det kommunale ITnettet i Nord-Troms. Målet er at vi skal ha like god tilgang til de kommunale IT-systemer som på kommunehusene. Lync brukes som vår samhandlingsverktøy, og det jobbes med investering i ny lyd/bilde-løsning. Kontoret har egen plotter som Skjervøy kommune har bidratt med. Kompetanse En viktig suksessfaktor for plankontoret er at man til enhver tid har personell med oppdatert og relevant kompetanse i forhold til de oppgaver som skal løses. Det er gjennomført medarbeidersamtaler, og flere har signalisert ønske om å delta på ulike kompetansetiltak. Dette vil bli løpende vurdert opp mot plankontorets kompetansebehov. Det vil bli vurdert om det skal utarbeides en egen kompetanseplan. Personell I løpet av 2013 har kontoret hatt redusert kapasitet, men i 2014 forventes full tilstedeværelse av tilgjengelige personalressurser. Det betyr at vi har rimelig god kapasitet i forhold til de oppgaver vi skal løse, men vi ser at det er en spesiell utfordring å balansere personalressurser som er
12 lokalisert i den enkelte kommune. Det jobbes derfor aktivt med å bruke prosessplaner som styringsverktøy for å sikre ansvarliggjøring og forankring av planprosessene. Plankontoret og forholdet til samarbeidskommunene Det er viktig å se plankontoret i sammenheng med øvrige planressurser i eierkommunene, der vi i samarbeid med kommunene kan bidra til kompetansebygging ved å tilby interne og eksterne kurs. Dette er et område som er viktig å videreutvikle, og det vil være opp til plankontoret og den enkelte kommune å spille inn forslag til aktuelle kurs. Sluttord Nord-Troms er en region som har store naturgitte fortrinn for videre verdiskapning og folkevekst. I så måte vil den fremtidige arealforvaltningen legge store føringer på hvordan vi realiserer dette potensialet. Fra sentralt hold har vi klare politiske signaler om at dagens kommunestruktur vil bli endret, dvs. antallet kommuner skal ned. Det vil ikke være unaturlig å anta at også kommunene i Nord-Troms må svare på denne utfordringen. I så måte vil de erfaringer som gjøres i prosjektet «Nord-Troms plankontor» være viktig for prøve ut hvordan dette faktisk kan gjennomføres. Vi ser at det allerede nå er gjort viktige erfaringer på bruk av felles datasystemer (Ephorte, Agresso, Lync osv), men det er fortsatt er en vei å gå for å realisere samarbeidsgevinstene ute i den enkelte kommune. Virksomhetsplanen ble vedtatt i styremøte xx.xx.2014 Kvænangen kommune Kåfjord kommune Nordreisa kommune Frank Pedersen Einar Pedersen Anne Marie Gaino Skjervøy kommune Cissel Samuelsen Storfjord kommune Ellen-Beate Lundberg