GRONG KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtested: Grong, Kommunehuset (møterom 2) Møtedato: 01. sept 2014 Møtetid: 09.00 14.00 Saker: 012 017/ 14 Av 3 medlemmer møtte 3. Følgende medlemmer møtte: Turid Gartland, leder Steinar Gartland Eivind Einarsen. Meldt forfall: Forfall Ingen Andre: Rådmann Svein Helland (sak 013 og 014 / 14) Ordfører Skjalg Åkerøy Håkon Kolstrøm, kommunalsjef helse, omsorg og velferd (sak 013/14) Bjarne Myrvang, kommunalsjef oppvekst og barnevern (sak 013/14) Steven Johansen, KomRev Trøndelag IKS Linda Pettersen KomRev Trøndelag IKS Jorunn Sund, KomSek IKS Merknader: Sak 016/14 Orienteringen må gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Omprioritering på saksliste: Sak 14/14 ble lagt frem først, så sak 13/14 deretter sak 12/14 osv. 15/15 og 16/15 og til slutt sak 17/14. Underskrifter Turid Gartland, leder Steinar Gartland Eivind Einarsen
SAKLISTE 012/14 Referat saker 013/14 Fastlegetjenesten- oppfølging av forvaltningsrevisjon 014/14 Rådmannens orientering om fremtidig skolestruktur i Grong kommune 015/14 Budsjett kontroll og tilsyn 2015 016/14 Revisors revisjonsstrategi 2014 m. m 017/14 Revisors uavhengighetserklæring
SAK 012/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget 01.09.2014 Jorunn Sund 012/14 426-1742-5,3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1. KOMSEK Trøndelag IKS Tilbakeføring av mindreforbruk for 2013 vedlegg 2. Kommunal og Oppstart av Kommunereformen vedlegg moderniseringsdepartementet 3. Kommunal og Oppdragsbrev til fylkeskommunen vedlegg moderniseringsdepartementet 4. Det kongelige barne-, likestillings- og inkluderingsdepartement Akuttberedskap i kommunal barnevern vedlegg Forslag i møtet Enstemmig Referatene tas til orientering. SAK 013/14 FASTLEGETJENESTEN OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget 01.09. 2014 Jorunn Sund 013/14 424-1739-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Forvaltningsrevisjonen /undersøkelsen hadde 2 formål: 1. Innbyggernes tilfredshet med legetjenesten (brukerperspektivet) 2. Klargjøring av en del forhold knyttet til kostnader til kommunehelsetjenesten og den økonomiske driften ved legekontoret. Revisor gjengir sine hovedfunn i rapportens sammendrag
Rådmannen har hatt rapporten til høring. Det har ikke fremkommet merknader eller kommentarer til rapporten. Kontrollutvalget ønsker en skriftlig oversikt over igangsatte tiltak og forbedringer etter at administrasjonen nå har fått jobbet med rapporten. Rapporten ga noen synlige forbedringspunkter. Forslag i møtet Det er viktig at funnene i forvaltningsrapporten effektueres i tiltak for forbedring for fastlegetjenesten til beste for kommunens innbyggere. Kontrollutvalget ønsker en skriftlig oversikt over igangsatte tiltak og forbedringer etter at administrasjonen nå har fått jobbet med rapporten. Rapporten ga noen synlige forbedringspunkter. Enstemmig 1. Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Det er viktig at funnene i forvaltningsrapporten effektueres i tiltak for forbedring for fastlegetjenesten til beste for kommunens innbyggere. 2. Kontrollutvalget ønsker en skriftlig oversikt over igangsatte tiltak og forbedringer etter at administrasjonen nå har fått jobbet med rapporten. Rapporten ga noen synlige forbedringspunkter. SAK 014/14 RÅDMANNENS ORIENTERING OM FREMTIDIG SKOLESTRUKTUR I GRONG KOMMUNE. Kontrollutvalget 01.09. 2014 Jorunn Sund 014/14 424-1739-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. På grunn av sakens størrelse, omfang og at skolestruktur berører mange av kommunens innbyggere, er det hensiktsmessig at kontrollutvalget fikk en orientering fra rådmannen med stab. På grunn av medieoppslag i NA rundt skolestrukturen i Grong kommune, og etter kontrollutvalgets skolebesøk, ønsker kontrollutvalget at rådmannen orienterer om utredningen av skolestrukturen i Grong kommune som rådmannen er gitt på bakgrunn av kommunestyret vedtak i sak 81/13. Grong formannskap har senere sak 11/14 den 23.01 2014, konkretisert mandatet og rammene før utredningsarbeid.
Forslag i møtet Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. SAK 015/14 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2015 Kontrollutvalget 01.09.2014 Jorunn Sund 015/13 426-1742-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2015 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen, med en total ramme på kr. 729.300 Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontroll-utvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets priori-teringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet.
Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * 2014 2017 2014 2015 2016 2017 2018 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 71.000 73.000 73.000 73.000 73.000 Kjøp av sekretariatstjenester 144.000 148.300 148.300 148.300 148.300 Kjøp av revisjonstjenester 485.000 508.000 508.000 508.000 508.000 Total ramme kontrollutvalget 700.000 729.300 729.300 729.300 729.300 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2014 er alle tall i 2014-kr. Forslag i møtet 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2015 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen, med en total ramme på kr. 729.300 Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. SAK 016/14 REVISORS REVISJONSSTRATEGI 2014 Kontrollutvalget 01.09. 2014 Jorunn Sund 016/14 426-1742-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering mv, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det ble gitt informasjon om interne forhold hos revisor har kontrollutvalget plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen er gitt i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13.
Forslag i møtet Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering SAK 017/14 REVISORS UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget 01.09.2014 Jorunn Sund 17/14 425-1740-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til regnskapsrevisors vurdering av uavhengighet. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor har gått gjennom sin årlige egenvurdering med kontrollutvalget. Forslag i møte Ingen Endelig vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til regnskapsrevisors vurdering av uavhengighet.