Møtebok for Møtedato: 26.11.2015 Møtetid: kl. 15:00-17:45 Møtested: Rådhuset 342 Neste møte: Møte i nytt fellesråd tirsdag 8.12.15 kl 1600. Tilstede: Finn Haugom, Arild Berg, Leif Jørn Hvidsten, Sjur Skjævesland, Harald B. Pettersen, Hans Christian Johnson, Jøran Folstad, Tommy Johansen, Daniel Flugstad. Meldt forfall: Arild Sørum Stana, Terje Olav Gloppen. Saker Sak 000010 Orientering fra fellesrådets møte med kommuneledelsen Sak 026/15 Økonomirapport pr 31.10.2015 Kirkelig fellesråd tar økonomirapporten til orientering og er innforstått med at det ikke er mulig å avsette midler til egenkapitalfondet for finansering av orgel. Sak 027/15 Driftsbudsjett 2016 På bakgrunn av informasjon ovenfor oversendte kirkevergen budsjettforslaget fra fellesrådet til Rådmannen den 3. november basert på følgende momenter. Kirkelig fellesråd legger til grunn følgende i utarbeidelse av budsjett for 2016: 1. Videreføring av eksisterende driftsbevilgning og prisjustert for 2016, kr 15 474 000. 2. Uforandret festeavgift på graver på kr 300. Kommunen godkjente fellesrådets økning i 2015 fra kr 275 til kr 300.- pr grav pr år. Kirkevergen foreslår å beholde avgiften uendret i 2016 på tross av at samlet inntekt reduseres i 2016. Budsjettforslaget forholder seg til vedtatt økonomiplan Det har i løpet av 2015 ikke vært samtaler mellom kommune og kirke om driftsbevilgninger til kirken. Ingen informasjon er blitt forelagt kirkevergen om rådmannens forslag til reduksjon av driftstilskudd til fellesrådet i ny økonomiplanperiode, inntil det ble mottatt en epost først i november. Sentrale hoved lønnsforhandlinger i 2016 Rådmannens forslag om 5 % effektivisering utgjør kr 770 000. Iberegnet en underjustert prisvekst
for 2016 på kr 226 000, vil samlet reduksjon utgjøre kr 964 000 basert på en 3% lønnsvekst i KA`s tariffområde. Ifølge kirkevergens beregning vil en lønnsjustering i 2016, basert på sentrale hovedforhandlinger, kunne utgjøre kr 420 000 med dertil økte pensjonsutgifter til KLP som følge av dette. En negativ differanse til budsjettforslagets prisjustering fra rådmannen utgjør da kr 194 000. Kirkelig fellesråd vedtar framlagte driftsbudsjett for 2016 med bakgrunn i viderføring av eksisterende driftsbevilgning fra kommunen og ordinær prisjustering, kr 15 474 og spesifiserer følgende momenter: Festeavgift på graver, kr 300 pr år pr grav videreføres uendret. Utgiftsbudsjettet til oppvarming av kirker, krematorium og øvrige bygg reduseres som følge av lavere energipriser med kr 300 000 og tilsvarende reduksjon, kr 300 000 i bruk av ubundet disposisjonsfond. Vielser i kirken for par med bostedsadresse utenfor kommunen unntas avgift fra og med 2016. Det må dokumenteres en relasjon til Hamar eller Vang med dåpsattest / konfirmasjon. Dette gjelder også seremoni for bekreftelse av ektepakt for innebygds boende. Øvrige priser og avgifter vedtas i henhold til framlagte oversikt i budsjettdokument 2016. Sak 028/15 Investeringsbudsjett 2016 Driftsleder gjennomgikk alle prioriterte tiltak i møtet. Fellesrådet drøftet budsjettforslagets prioritering av tiltaksområder og enkelttiltak utfra fremlagte forslag: 1. Ferdigstille påbegynte investeringstiltak a. Kirkegårdsmuren ved Vang kirke b. Forstøtningsmur og vaskeplass på Hamar kirkegård c. Brannvarslingsanlegg ved Øvre Vang kirke (med bruk av ubrukte lånemidler) 2. Prosjekttiltak i og utenfor domkirken i anledning 150 års jubileum. 3. Avsetning til egenkapitalfond for finansiering av orgel til domkirken. 4. Investering i nye maskiner. Det ble framsatt forslag om prioritet 4 skulle vært løftet opp som prioritet 2 ut fra om dette var kritisk for å kunne opprettholde vedlikeholdsstandarden på kirkegårdene. Det ble kommentert at enkelttiltak som utvendig belysning på domkirken og maling av kirkebenker kunne nedprioriteres i forhold til å opprettholde planen om å avsette tilstrekkelige midler til finansering av nytt orgel. Forslag til budsjett med utgangspunkt i eksisterende økonomiplanvedtak og justert for kr 460 000 som fellesrådet har varslet å kunne avse for 2016, Alternativ 1 ble enstemmig vedtatt.
ALTERNATIV 1 eksisterende økonomiplanvedtak 2015 2018 Investeringsramme 2016 2019 2015 2016 2017 2018 2019 Redusert INVESTERING fra inneværende år (*) 2 300 000 (*) 1 840 000 2 300 000 2 300 000 2 300 000 1. vedtar kirkevergens forslag til budsjett for 2016 som er basert på ordinær tilskuddsramme på kr 2,3 millioner med en reduksjon på kr 460 000, med følgende prioriteringer: a) Ferdigstille påbegynte investeringstiltak a. Kirkegårdsmuren ved Vang kirke b. Forstøtningsmur og vaskeplass på Hamar kirkegård c. Brannvarslingsanlegg ved Øvre Vang kirke (med bruk av ubrukte lånemidler) b) Prosjekttiltak i og utenfor domkirken i anledning 150 års jubileum. c) Avsetning til egenkapitalfond for finansiering av orgel til domkirken. d) Investering i nye maskiner. Kirkelig fellesråd videreformidler henstilling om behandling av følgende søknader om tilskudd /lånegaranti til formannskap og kommunestyre i Hamar basert på innsendt budsjettdokument til kommuen: 2. Innvilgelse av søknad (fra 2014) om tilleggsbevilgning på kr 4 mill. til kirkeorgel fordelt på årene 2016-2017-2018 (se pkt.5). Alternativt innvilgelse av søknad om lånegaranti for invvesteringen til nytt orgel på kr 8,5 mill som er sendt rådmannen i egen søknad våren 2015. 3. Innvilgelse av søknad om tilleggsbevilgning på kr 3,2 mill. rehabilitering av krematoriets fasade. (Pkt.5) Sak 029/15 Valg av orgelbygger til nytt orgel i domkirken og konsekvenser ved framtidige endringer i fellesrådets finansieringsevne Orgelkomiteen ved domkantor orienterte om prosessen med anbudskonkurranse og vurdering av mottatte tilbud for bygging av nytt orgel i domkirken. Fellesrådet ble oppfordret til ikke å stoppe prosessen nå og ble påmint tidligere vedtak som er gjort i saken. Konsulentfirma Preambulum musikktjenester Tronshaug har foretatt en grundig veurdering av alle fire anbud og presentert sin konklusjon. Orgelkomiteen støtter denne konsulentvurderingens anbefaling om valg av orgelbyggefirma. Det ble kommentert at fellesrådet fortsatt ikke har mottatt svar på sine to konkrete søknader til kommunen som kirkevergen på vedtak i fellesrådet utarbeidet våren 2014 og våren 2015. De omhandlet henholdsvis tilleggssøknad på kr 4 mill. og alternativt en lånegaranti fra kommunen. Kommunen er orientert om muligheten for finansiering som ligger i en gunstig (gratis) låneordning
gjennom statens rentekompensasjoneordning til orgelprosjekter. Fellesrådet ble gjort oppmerksom på viktigheten av å fortsette framdriften og ikke miste tilliten hos orgelbyggefirmaer som har lagt ned betydelige ressurser og tid i å presentere sine tilbud for å nå opp i konkurransen. Under diskusjonen ble det nevnt faren for krav om erstatning hvis prosessen avbrytes og en ikke oppfyller de forpliktelsene en har lagt. Det ble utrykt at rådmannens forslag til effektivisering og konsekvenser for fellesrådet som følge av budsjettbehandlingen i kommunestyret, med varsel om reduksjon i tilskudd på drift og investering, kan komme til endre de økonomiske forutsetningene som lå til grunn for prosjektet. Når det gjelder tidsfrister for eventuell prisstigning som er oppgitt i tilbudene, opererer Richard Rensch med bestillingsfrist på 31. mars 2016. Et alternativt forslag til vedtak ble presentert i møtet: DEL 1 finansiering 1. Kirkelig fellesråd opprettholder tidligere vedtatt finansieringsmodell (jfr. sak 16/215). 2. Fellesrådet ber kirkevergen om å etablere en felles prosjektgruppe sammen med kommunen som foreslått i møtet med kommune 19.11. Prosjektruppa skal arbeide for finansiering av nytt orgel i samsvar med vedtatt finansieringsmodell. DEL 2 valg av orgelløsning 1. Kirkelig fellseråd har gjennomgått alle 4 mottatte anbud på bygging av nytt orgel og har enstemmig vedtatt prosjektløsnkingen fra 2. Fellesrådet gir kirkevergen myndighet til å signere kontrakt med orgelbygger. 3. Fellesrådet takker orgelkomiteen for godt utført arbeid så langt; og ber komiteen videreføre sitt arbeid fram til orgelet er innviet. Som følge av diskusjonen i møtet og med to forslag på bordet, endte voteringen med flertall for kirkevergens forslag til vedtak slik det fremgår i saksframstillingen. 3 medlemmer stemte for og 3 medlemmer stemte mot hvert av forslagene, hvorav leders dobbeltstemme ble avgjørende. Fellesrådet har enstemmig vedtatt å støtte orgelkomiteens forslag om å tilby Richard Rensch Orgelbau tilbudet med å bygge nytt orgel. I henhold til saksframstillingen deles også forslag til vedtak i DEL 1 og DEL 2. DEL 1 - finansiering Kirkelig fellesråd er varslet om en mulig og vesentlig endring i økonomiske bevilgninger når det gjelder investering og drift for økonomiplanperioden 2016-2019. Som følge av dette vedtar fellesrådet følgende: 1. Fellesrådet vedtar at inngåelse av kontrakt med orgelbygger først kan skje når kommunen og fellesrådet sammen har funnet en finansieringsløsning. 2. Fellesrådet ber kirkevergen å følge opp etableringen av en prosjektgruppe slik kommunen har foreslått. Intensjonen er å avklare hvordan og når kommunen kan bidra med tilstrekkelig finansering av nytt orgel med hensyn til låneopptak, tilskudd, gaver.
DEL 2 valg av orgelløsning Kirkelig fellesråd har gjennomgått alle 4 mottatte anbud på bygging av nytt orgel og har enstemmig vedtatt prosjektløsningen fra Richard Rensch Orgelbau GmbH & Co KG. Fellesrådet gir kirkevergen myndighet til å signere kontrakt med orgelbygger så snart det foreligger bekreftende dokumentasjon fra Hamar kommune om garanti for en finansieringsløsning.. Finn Haugom, leder Hans Christian Johnson, Harald B. Pettersen, varamedlem varamedlem Arild Berg, medlem Sjur Skjævesland (Komm. repr.) Jøran Folstad, Varamedlem) Leif Jørn Hvidsten (Biskopens repr.)