Møteinnkalling Froland kontrollutvalg Dato: 04.04.2016 kl. 9:00 Møtested: Kommunestyresalen Arkivsak: 15/10151 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: sander.haga.ask@temark.no eller på tlf: 99358599 Vara møter kun på eget varsel. I tillegg møter Rådmann Willy Hægeland sak 7/16 kl. 09.00 Sakskart Side Møteinnkalling 2/16 15/10151-20 Godkjenning av møteinnkalling 04.04.16 3 Møteprotokoll 2/16 15/10151-21 Godkjenning av protokoll fra møtet 01.02.2016 4 Saker til behandling 7/16 16/04010-1 Omsetningen av Blakstad videregående skole 5 8/16 16/04813-1 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Froland kommune 8 9/16 16/03001-1 Årsrapport 2015 skatteoppkreveren i Froland kommune 10 10/16 16/04000-1 Orienteringer fra revisor 04.04.16 11 11/16 16/02916-3 Eventuelt 04.04.2016 Froland 12 1
Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 29.03.2016 For kontrollutvalgsleder Hans Olav Blakstad Sander Haga Ask Sekretær 2
Møteinnkalling 2/16 Godkjenning av møteinnkalling 04.04.16 Arkivsak-dok. 15/10151-20 Arkivkode. 033 1 Froland kontrollutvalg 04.04.2016 2/16 Møteinnkallingen godkjennes. 3
Møteprotokoll 2/16 Godkjenning av protokoll fra møtet 01.02.2016 Arkivsak-dok. 15/10151-21 Arkivkode. 033 1 Froland kontrollutvalg 04.04.2016 2/16 Protokoll fra møtet 01.02.2016 godkjennes. Vedlegg: - Protokoll Froland kontrollutvalg 01.02.16 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 7/16 Omsetningen av Blakstad videregående skole Arkivsak-dok. 16/04010-1 Arkivkode. 033 1 Froland kontrollutvalg 04.04.2016 7/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: I møtet 18.02.16 fattet Froland kommunestyre følgende vedtak i sak 16/24: «Froland kommunestyre ber kontrollutvalget vurdere om kommunens involvering og handlinger i forbindelse med omsetningen av eiendommen tilhørende tidligere Blakstad Vgs er innenfor rammen av saker kontrollutvalget kan ta opp. Om utvalget finner at de kan behandle saken, ber vi om de vurdere om kommunen har opptrådt på en korrekt måte eller om det er forhold i forbindelse med forhandlingene eller salgsprosessen som er å bebreide kommunen eller de som har handlet på kommunens vegne.» Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal først vurdere hvorvidt dette er en sak som faller innenfor kontrollutvalgets mandat og om utvalget ønsker å behandle saken. Hvis kontrollutvalget kommer frem til at de kan behandle saken må kontrollutvalget ta stilling til hvorvidt kommunen har opptrådt korrekt i forhandlingene og salgsprosessen. Kontrollutvalget står derfor fritt til å avvise saken hvis utvalget finner det riktig. I sak 2/2012 i Fylkestinget ble det vedtatt at undervisningen ved Blakstad Videregående skole skulle flyttes til Sam Eyde videregående skole på Myra i Arendal. Det ble videre vedtatt at fylkeskommunen skulle gå i dialog med Froland kommune vedrørende etterbruk av området. Det ble vinteren 2013 nedsatt en felles arbeidsgruppe bestående av to ansatte fra Fylkeskommunen og to ansatte fra Froland kommune. Mandatet til denne arbeidsgruppen var å kartlegge arealsituasjonen, vurdere bygningsmassen og komme med forslag til etterbruken av området. Arbeidsgruppen var enige om at det er en fordel at Froland kommune overtar eiendommen, men ble ikke enige om pris. Vinteren 2013 ble det innhentet takstrapporter som viste en total markedsverdi på 36 300 000 kr, med en tomteverdi på 17 450 000 kr. Froland kommune tilbød i brev til fylkeskommunen datert 14.01.2014 å kjøpe eiendommen for en symbolsk sum på 100 000 kr og begrunnet dette med at bygningsmassen hovedsakelig ville bli en utgiftspost. Kommunen påpekte i tilbudet at kommunen ikke hatt noe udekket behov for arealene, men at de ville sikre arealene for fremtiden 5
og legge til rette for utvidet politisk styring og kontroll over den fremtidige bruken. I avslutningen til brevet ble det påpekt at kommunen ikke så for seg at eiendommen kunne anvendes til andre formål enn offentlige og at boligbygging ville være imot eksisterende kommunale planer og være en uønsket utvikling. 24.02.2014 ga fylkeskommunen et nytt tilbud, men Froland kommune opprettholdt sitt tilbud på 100 000 kr i brev datert 11.06.2014. Fylkesutvalget vedtok i september 2014 å tilby eiendommen til Froland kommune for 5 000 000 kr. Rådmann Willy Hægeland på vegne av Froland kommune takket nei til tilbudet med bakgrunn i tidligere argumenter. Han påpekte i brevet at kommunen ikke hadde et umiddelbart behov for eiendommen, men at det kunne være et behov i fremtiden. Kommunen ville derfor påta seg betydelig utgifter fremover ved å overta eiendommen. Rådmannen påpekte i brevet at kommunen nylig hadde vedtatt en ny kommeplan der området Blakstad vgs videreføres som offentlige område. I brev datert 29.04.2015 fra fylkeskommunen til Froland kommune tok fylkesrådmannen opp to henvendelser fra Froland kommune til eiendomsmegleren Tore Espeland i Solgt! som var engasjert av Fylkeskommunen for å selge eiendommen. I brevet henviste fylkesrådmannen til en telefonsamtale mellom megler og ordfører i Froland kommune og epost fra rådmannen til eiendomsmegler datert 11.03.2015. I begge henvendelsene ble det gitt klar beskjed om at omregulering fra offentlige formål ikke ville være aktuelt. Fylkesrådmannen oppfatter det slik at Froland kommune benytter sin kompetanse som planmyndighet til å påvirke prisdannelsen av eiendommen i markedet. Han mener at kommunens opptreden var i strid med vanlige etiske prinsipper i forvaltningen. Han stilte også spørsmål ved om rådmannen ville være habil ved en eventuell behandling av fremtidig søknad om omregulering når det er inntatt et så tydelig standpunkt i forkant. Froland kommune ved rådmannen avviste i brev 06.05.2015 påstandene fra fylkeskommunen. I brevet skrev rådmannen at kommunen oppfattet det slik at fylkeskommunen hadde oversett reguleringsplanen for området og den nylig vedtatte kommuneplanen. Videre ble det påpekt at fylkeskommunen ved behandlingen av kommuneplanen ikke hadde noen innvendinger til at eiendommen ble videreført til bruk for offentlig formål. Kommunen har også gjort fylkeskommunen kjent med at de ønsker området brukt til offentlig virksomhet. Fylkeskommunen endte med å selge eiendommen til Hag eiendom AS for 5 000 000 kr med overtakelse 1. september 2015. 24.09.2015 behandlet Froland kommunestyre en søknad om dispensasjon fra reguleringsplanen for drive privat utleie av hybelbygg ved gamle Blakstad vgs. Kommunestyret avslo søknaden og vedtok i stedet å starte på en prosess med å omregulere området med formål om å begrense offentlig formål til fordel for annet privat formål. Eiendommen ble solgt videre i November for 15,8 millioner kroner til Napo AS, der blant andre tidligere ordfører Sigmund Pedersen var medeier. 04.02.2016 behandlet kommunestyret sak om omregulering av området Blakstad vgs. De nye eierne ønsket området omregulert til kombinert bolig/næring. Behandlingen av saken ble utsatt av kommunestyret. Mars 2016 trakk Sigmund Pedersen seg fra Napa AS. Rådmann Willy Hægeland er invitert til møtet for å orientere kontrollutvalget om prosessen og svare på spørsmål fra utvalget. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet har ikke kommet med noen forslag til vedtak i saken i påvente av rådmannens orientering i møtet. Det er kontrollutvalget selv som vurderer om saken er innenfor utvalgets mandat og hvorvidt de ønsker å behandle den. Hvis kontrollutvalget velger å behandle saken skal de vurdere om kommunen og de som handlet på kommunens vegne har handlet på en korrekt 6
måte i forbindelse med forhandlingene og salgsprosessen av Blakstad vgs. Sekretariatet tolker det dit hen at kontrollutvalget skal ha fokus på perioden fra vinteren 2013 når arbeidsgruppen ble opprettet til september 2015 når Hag eiendom AS kjøpte eiendommen. Sakens vedlegg er satt sammen av dokumenter sekretariatet har fått tilsendt fra både Aust-Agder fylkeskommune og Froland kommune. Vedlegg: - Saksvedlegg Omsetningen av Blakstad videregående skole Vedlegg til sak 7
8/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Froland kommune Arkivsak-dok. 16/04813-1 Arkivkode. 217 1 Froland kontrollutvalg 04.04.2016 8/16 Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for 2016-2019 som den foreligger med følgende prosjekter med aktuelle tema i prioritert rekkefølge: 1. Sosialtjenester Saksbehandlingsrutiner og internkontroll knyttet til tildeling av økonomisk sosialhjelp. 2. Barnevern Gjennomgang av rutiner og internkontroll i barnevernstjenesten. I tillegg til fokus på økonomistyring, herunder kjøp av private barnevernstjenester. Kontrollutvalget gis myndighet til å endre planen i perioden. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal sørge for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas i kommunestyret. Denne planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunenes virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Utarbeidelse av slike planer omtales blant annet nærmere i Kontrollutvalgsbokens kapittel 6 (s.77). Saksopplysninger: Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse. Dette er en helhetlig gjennomgang av kommunens virksomhet, på et overordnet nivå, der det legges vekt på å identifisere potensielle risikoer og vurdere vesentligheten av disse. Analysen utarbeidet av Aust- Agder revisjon IKS på oppdrag fra kontrollutvalget. Revisjonen har innhentet sitt bakgrunnsmateriale for den overordnede analysen fra kommunale styringsdokumenter, offentlige rapporteringskilder, informasjon fra nåværende og forrige periodes kontrollutvalg, informasjon fra ansatte og politikere i kommunen og fra regnskapsrevisor for kommunen. Den overordnede analysen legges frem for kontrollutvalget som et grunnlagsdokument for utarbeidelsen av ferdig plan for forvaltningsrevisjon. Hensikten er å fremskaffe relevant informasjon til å kunne gjøre prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Utarbeidelsen av plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 8
Aust-Agder revisjon IKS har kommet med et forslag til plan for forvaltningsrevisjon basert på vurderingene gjort i overordnet analyse. Det er opp til kontrollutvalget å foreta den endelige prioriteringen av prosjekter og sikre at den er i tråd med kommunestyrets behov. Kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon blir så oversendt kommunestyret for vedtak i saken. Kontrollutvalget arbeidet dermed på direkte oppdrag fra kommunestyret. Utfordringer kan endre seg over tid, og det er viktig at kontrollutvalget underveis i perioden vurderer om det fortsatt er de vedtatte områdene for forvaltningsrevisjon som er mest presserende. Dersom det dukker opp nye behov for undersøkelser, må kontrollutvalget har mulighet til å omprioritere ressursene til å utføre forvaltningsrevisjoner innen andreområder. Det blir derfor lagt inn i forslag til vedtak at kontrollutvalget ønsker å få delegert oppgaven med å revidere planen ved behov. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet er enig med revisjonen i deres forslag til plan for forvaltningsrevisjon og de vurderingene som er gjort med bakgrunn i den overordnede analysen. Sekretariatet vil allikevel minne om at kontrollutvalget står fritt til å endre planen og prioritere de prosjektene de selv ønsker i plan for forvaltningsrevisjon. Vedlegg: - Overordnet analyse av Froland kommune - Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Froland kommune Vedlegg til sak 9
9/16 Årsrapport 2015 skatteoppkreveren i Froland kommune Arkivsak-dok. 16/03001-1 Arkivkode. 210 1 Froland kontrollutvalg 04.04.2016 9/16 Årsrapport og årsregnskap for 2015 fra skatteoppkreveren i Froland kommune, samt kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Froland kommune tas til orientering. Saksopplysninger: Årsrapporten og årsregnskapet for 2015 fra skatteoppkreveren i Froland kommune, samt kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Froland kommune legges frem til orientering. Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkreverfunksjonen utøves tilfredsstillende i henhold til gjeldende regelverk på følgende områder: - Intern kontroll - Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet. - Skatte- og avgiftsinnkreving. - Arbeidsgiverkontroll. Saken oversendes kommunestyret som orienteringssak. Vedlegg: - Årsrapport og årsregnskap 2015 Skatteoppkreveren i Froland kommune. - Kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Froland kommune Vedlegg til sak 10
10/16 Orienteringer fra revisor 04.04.16 Arkivsak-dok. 16/04000-1 Arkivkode. 210 1 Froland kontrollutvalg 04.04.2016 10/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Revisor orienterer om det pågående revisjonsarbeidet. 11
11/16 Eventuelt 04.04.2016 Froland Arkivsak-dok. 16/02916-3 Arkivkode. 033 1 Froland kontrollutvalg 04.04.2016 11/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Behandling av kontrollutvalgets saker i kommunestyret 2. Neste møte blir 02.05.2016 3. Eventuelt 12