Redegjørelse for den administrative virksomhet ved UMB og framtidige utviklingsplaner for administrasjonen

US-SAK NR: 152/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: ASS. UNIVERSITETSDIREKTØR SAKSBEHANDLER(E): JAN OLAV AASBØ TORGEIR PEDERSEN ARKIVSAK NR: 2011/1602 Redegjørelse for den administrative virksomhet ved UMB og framtidige utviklingsplaner for administrasjonen Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg Universitetsdirektørens redegjørelse for den administrative virksomhet og utviklingsaktiviteter pr høst 2011 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Ås, 25.10.2011 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør

2 a) Saksfremlegg Bakgrunn for saken Universitetsdirektøren har fra styrets medlemmer over tid registrert ulike innspill og spørsmål knyttet til den administrative virksomhet ved UMB. Siden innspillene og spørsmålene har kommet i ulike sammenhenger og på ulike tidspunkt, har universitetsdirektøren funnet det riktig å gi styret en samlet informasjon om administrasjonen ved UMB, ressursbruk og utviklingsplaner. Redegjørelsen framkommer av eget vedlegg. Redegjørelsen er delt i to; i del 1 gir universitetsdirektøren en redegjørelse for den samlete administrasjon ved UMB, ressursbruk og utviklingsplaner, herunder arbeidet med å utvikle administrasjon for DnU. I del 2 er det en kort gjennomgang av status, utfordringer og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt for de ulike administrative funksjoner. Universitetsdirektørens merknader Universitetsdirektørens mål med å legge fram saken har vært å gi styret informasjon og en samlet forståelse for den administrative virksomheten ved UMB. Derfor legges saken fram som orienteringssak. Samtidig vil universitetsdirektøren vise til den vedlagte redegjørelsen hvor universitetsdirektøren er tydelig på at de store utviklingsressursene og de store administrative utviklingsprosessene bør foregå inn mot etableringen av DnU. Disse prosessene vil kreve mye ressurser fra administrasjonen. Dette skal allikevel ikke være til hinder for at man løpende utvikler den administrative virksomheten ved UMB, noe som også framgår av de utviklingsprosesser som beskrives i vedlegget. Universitetsdirektøren vil i det videre utviklingsarbeid med UMBs administrasjon og ved etableringen av administrasjon for DnU legge vekt på effektiv administrasjon, kvalitet, kompetanse og utvikling av administrative servicesentre. Universitetsdirektøren vil også vurdere lederstrukturen og ser for seg at det kan være aktuelt å konsentrere administrative lederfunksjoner rundt noe færre ledere enn hva tilfellet er ved UMB i dag. I utviklingsarbeidet videre vil det bli lagt vekt på at UMB skal forbedre sin virksomhetsstyring, herunder den interne kontroll og kvalitetssikring. Dette har blitt klart presisert fra både Riksrevisjonen og fra Kunnskapsdepartementet og vil ligge som en premiss for hele det administrative utviklingsarbeidet videre.

3 Vedlegg Del I Universitetsdirektørens redegjørelse for den administrative virksomhet og utviklingsaktiviteter pr høst 2011

4 1. Innledning Det samlete ansvaret for de administrative funksjoner ved UMB tilligger universitetsdirektøren, jfr UH-loven 10-3 nr 2: Direktøren er øverste leder for den samlede administrative virksomhet ved institusjonene, innenfor de rammer styret fastsetter. De administrative funksjoner ved UMB løses gjennom et to-nivå organisert system hvor førstelinje tilbud av administrative tjenester gis på instituttene og den enkelte budsjettenhet, mens spesialiserte administrative funksjoner og stordriftsløsninger er sentralisert. Sammen danner den lokale og sentrale administrasjon et integrert system hvor de enkelte administrative delfunksjoner er innbyrdes avhengige av både lokal og sentral utføring skal oppgavene løses tilfredsstillende. Administrasjonens oppgave er å yte service og støtte til kunnskapsproduksjon og formidling, og å gi lederstøtte. Regler fra sentralt statlig hold legger grunnlaget for de operative handlinger. Disse er i først rekke: Universitets- og høgskoleloven med forskrifter Lover som regulerer ansettelsesforhold (spesielt Arbeidsmiljøloven, Tjenestemannsloven) Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter Reglement for økonomistyring i staten Hovedavtale i staten I tillegg kommer de generelle lovbestemmelser som regulerer administrativ virksomhet som for eksempel offentlighetsloven, forvaltningsloven etc. Til de sentrale statlige bestemmelsene er det utarbeidet lokale reglementer for UMB. Eksempler på dette er UMBs lokale forskrifter på studieområdet, UMBs kvalitetssikringssystem for utdanningen, Instruks for økonomiforvaltningen ved UMB, Personalreglement for UMB etc. Kontroll, tilsyn og kvalitetssikring er organisert i linjen, dvs at hvert nivå i organisasjonen, fra universitetsdirektør via instituttledere og til seksjonsledere, skal utføre en intern kontroll i forhold til den løpende forvaltning og kunnskapsproduksjon og formidling. Riksrevisjonen er å betrakte som ekstern revisjon. UMB har ikke etablert noen intern revisjon. UMB har de seinere år opplevd økt aktivitet fra ulike offentlige tilsyn, noe som fører til utfordringer på det administrative området. Eksempler på dette er arbeidstilsynet, datatilsynet, brannvesenet etc.

5 2. UMBs ressursbruk på administrasjon Figuren under viser utviklingen ved UMB for alle stillingsgrupper de siste 10 år. I stort viser figuren at antallet administrative 1 årsverk ved UMB har ligget på ca 200 2 de 10 siste åra og at det har vært en svak økning i de administrative stillingene. Økningen var størst tidlig på 2000-tallet, men har ligget noenlunde flatt de siste 8 åra. Den kraftigste økningen har vært innenfor vitenskapelige stillinger 3 hvor økningen utgjør 41% (fra 404 årsverk i 2001 til 570 i 2011). Veksten i rekrutteringsstillinger utgjør en del av denne økningen. Drifts- og vedlikeholdsstillinger 4 og støttestillinger 5 til undervisning og forskning har i sum ligget noenlunde flatt i perioden. Det skjer et skift fra 2007 til 2009 ved at støttestillingene øker. Årsaken til det er at endringer i stillingskoden blant mange ansatte som tidligere hadde stillingskoder tilhørende kategorien drifts- og vedlikeholdsstillinger, gikk over til å tilhøre kategorien støttestillinger til undervisning og forskning. Det gjaldt først og fremst at antallet stillinger i stillingskodene som inkluderer ulike typer ingeniører økte pga. av endring i bruk av stillingskode fra driftsleder, driftsoperatør, driftstekniker og formann til ingeniør. 1 Administrative stillinger inkluderer administrasjonssjefer, arkivledere, avdelingsdirektører, avdelingsledere, direktører, førstekonsulenter, førstesekretærer, instituttledere, konsulenter, overarkitekter, prosjektledere, rådgivere, seksjonssjefer, seniorarkitekter, seniorkonsulenter, seniorrådgivere og økonomisjefer. 2 Kilde: Database for statistikk om høgre utdanning (DBH). Alle tall er oppgitt i årsverk pr oktober hvert år. 3 Vitenskapelige stillinger inkluderer stipendiater, vitenskapelig assistenter, dosenter, klinikkveterinærer, post doktorer, universitetslektorer, førstelektorer, forskere, amanuensiser, førsteamanuensiser og professorer. 4 Drifts- og vedlikeholdsstillinger inkluderer renholdsstillinger, avdelingsledere, driftsledere, driftsoperatører, driftsteknikere, fagarbeidere, fagarbeidere med fagbrev, fagkonsulenter, formenn, hjelpearbeidere og mestere. 5 Støttestillinger til undervisning og forskning inkluderer bibliotekarer, hovedbibliotekarer, spesialbibliotekarer, ingeniører, avdelingsingeniører, overingeniører og senioringeniører.

6 Sammenliknet med de øvrige universiteter i Norge har UMB en lav andel administrativt tilsatte. I figuren under går det fram at UMBs administrativt ansatte utgjør ca 20,5% av alle ansatte, mens snittet for de øvrige universiteter ligger på ca 23,5%. Figuren viser at det spesielt de seinere år har vært en synkende administrativ andel ved UMB, til forskjell fra de øvrige universitetene. Det som ikke framkommer av figuren er hvor stort administrativt arbeid som utføres av andre ansattgrupper enn de administrative. Der har vi ingen gode data, men det antas at ca 10% av de vitenskapelige ansattes tidsbruk går med til administrative oppgaver. I så fall utgjør dette mellom 55 og 60 administrative årsverk utført av de vitenskapelige. Det er relativt store forskjeller i andel administrativt ansatte ved de øvrige universitetene, fra ca 20 til ca 29% (se figuren under). I figuren under er også NVH, som har andel administrativt ansatte på ca 15%, tatt med. Når UMB og NVH slås sammen, vi man, dersom alt ellers er likt, ha en administrativ andel på om lag 18% før man tar ut eventuelle rasjonaliseringsgevinster som følge av sammenslåingen. Dette er den laveste administrasjonsandelen blant universitetene i Norge. Diagram 1c: Andel adm. ansatte av alle ansatte ved NVH og ved 6 universitet 35 % 30 % NTNU UiB Prosent 25 % 20 % 15 % UiO UiT NVH UiA 10 % UiS 5 % 0 % 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 År

7 Internt ved UMB er antallet årsverk i de sentraladministrative 6 funksjoner større enn i de administrative funksjonene ved instituttene. Utviklingen de seinere år viser en vekst i de administrative årsverkene i de sentraladministrative funksjoner, mens det samtidig har vært en reduksjon i administrativt ansatte ved instituttene. Det er økonomifunksjonen og studieadministrasjon som er de største administrative funksjonene. 3. Universitetsdirektørens planer for utvikling av de administrative funksjoner pr høst 2011 Universitetsdirektøren tar som utgangspunkt at de administrative funksjoner alltid kan videreutvikles og forbedres. Universitetsdirektøren har prioritert at det store utviklingsarbeidet for de administrative funksjoner skal foregå i forbindelse med etableringen av en administrasjon for Det nye universitet (DnU) som må være operativ fra 01.01.2014. Det gis nærmere omtale av dette arbeidet i eget kapittel under. Utvikling og effektivisering av administrasjon for DnU skal allikevel ikke være til hinder for den løpende utvikling av administrative funksjoner. Under presenteres en oversikt over pågående administrative utviklingsprosesser: Administrativ utviklingsprosess Forbedret gjennomføring av anskaffelser ved UMBs enheter Innføring av elektronisk bestillingssystem for anskaffelser Utvikling av sikkerhets- og beredskapsfunksjonen Innføring av internt husleiesystem Mål for utviklingsprosessen Følge reglene om offentlige anskaffelser Forbedre og effektivisere rutinene fra bestilling til betaling Kunnskapsdepartementet har stilt krav om at institusjonene utarbeider sikkerhets- og beredskapsplaner. Et delmål er å tilfredsstille KDs krav. Men målet er framfor alt å få etablert et velfungerende sikkerhets- og beredskapsopplegg for UMB. Effektivisere og optimalisere arealbruk 6 Sentraladministrative funksjoner er definert som administrativt ansatte ved hovedadministrasjonen, drifts- og serviceavdelingen, IT og service og biblioteket.

8 Administrativ utviklingsprosess Internkontrollprosjektet Implementere Paga Web Implementere HR-portal Utvikle mellomlederopplæring Implementere nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk for utdanningen Utdanningsledelse Tettere samhandling mellom lokal og sentral studieadministrasjon Forenkle administrative rutiner innen forskning Gjennomgå status for publiseringsaktivitet og foreslå forbedringstiltak Etablere tettere samarbeid mellom lokal og sentral forskningsadministrasjon Nye web-sider for UMB Utvikle sosiale medier i rekrutterings- og alumniarbeid Mål for utviklingsprosessen Utvikling av den interne kontroll innenfor alle administrative funksjoner til et nivå som tilfredsstiller Riksrevisjonens og Kunnskapsdepartementets krav Effektivisere saksflyt innenfor lønns- og personalområdet mellom enhetene og sentraladministrasjonen og økt kvalitet i saksbehandlingen Gjøre felles ajourførte administrative retningslinjer lett tilgjengelige Heve kompetansen på lederne for å skape bedre ledelse Dette er pålagt av Kunnskapsdepartementet og skal være implementert i løpet av 2012. Målet er heving av kvalitet i UMBs studieprogrammer. Mer effektiv bruk av ressursene til utdanning, samt øke kvaliteten Mer effektiv saksbehandling Øke tid til forskning Mer forskning Øke effektivitet i forskningsadministrasjon Kvalitativt bedre og mer brukervennlige sider Mer dynamisk og målrettet kontakt med potensielle, nåværende og tidligere studenter Riksrevisjonens tilbakemeldinger til UMB gir oss en spesiell utfordring. Riksrevisjonen utaler at UMB ikke har god nok intern kontroll og må styrke den. Dette stiller krav til UMBs forvaltning på alle nivå som må tas alvorlig. Riksrevisjonen krever at UMB etablerer avviksrapportering på de administrative funksjoner, og at ledelsen på en bedre måte enn i dag følger opp de avvik som avdekkes. Flere av de beskrevne utviklingsprosessene som er beskrevet over har ulik grad av utvikling av intern kontroll og kvalitetssikring innebygd. 4. Utvikling av administrasjonen for DnU I samarbeid med administrerende direktør ved NVH har universitetsdirektøren startet opp et arbeid hvor målet er at DnUs funksjoner skal fungere fra dag 1, dvs fra 01.01.2014. Dette forutsetter at reglementer, ITsystemer, rutiner, prosedyrer er på plass og rekruttering av personell er gjennomført. I praksis betyr det at ny administrasjon må være på plass i 2013. Universitetsdirektøren legger til grunn at administrasjonen for DnU må være på plass i 1. tertial 2013. Arbeidet er startet opp ved at alle administrative funksjoner er beskrevet mht til utfordringer i forhold til å være operative fra 01.01.2014, hvordan utfordringene bør løses, mulige effektiviserings- eller rasjonaliseringstiltak og evt behov for nye systemer eller systemomlegginger. De administrative funksjoner som inngår i dette arbeidet er: økonomi

9 personal- og organisasjon forskningsadministrasjon og innovasjon studieadministrasjon og etter- og videreutdanning bygnings- og eiendomsdrift IKT arkiv informasjon og formidling bibliotek De funksjonsansvarlige for de administrative funksjoner ved hhv NVH og UMB har sammen utarbeidet beskrivelsene. Administrerende direktør ved NVH og universitetsdirektøren ved UMB skal sammen lede arbeidet. Det tas sikte på at de innledende beskrivelsene danner mandat og prosjektplan for utviklingen av de administrative funksjoner for DnU. Mandatet og prosjektplanen skal forankres i fellesstyret, antakelig på møtet 29.11.2011.

10 Del II Kort gjennomgang av de enkelte administrative funksjoner

11 Administrativ funksjon: Studieadministrasjon Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet: Studieadministrasjonen er delt mellom en sentral studieavdeling som utfører fellestjenester for hele universitetet med 21 årsverk og studieveiledere/studiekonsulenter på alle institutt. Antallet varierer mellom de ulike instituttene, men i snitt 2 personer på hvert institutt. Studieavdelingen er delt i to enheter. Enhet for studieadministrative tjenester (SAT) utfører time- og romplanlegging av all undervisning, og booking av alle læresaler. Eksamensplanlegging, gjennomføring og samt tilrettelegging av eksamen for enkelt studenter. All sensur registreres og klager på sensur mottas av SAT. Utover dette produseres alle vitnemål og diploma supplement. Disse blir grundig kvalitetssjekket innen utstedelse. Doktorgradsadministrasjon med oppfølging av håndbok for doktorgradsstudenter, regelverk, skjema, maler, i tillegg til å bistå instituttadministrasjonen er oppgaver som utføres. Studieavdelingen har en funksjon som systemeier av de fleste systemene vi benytter på studiesiden. Dette gjelder informasjonssystemer som Fronter, TimeEdit, FS, Questback. Studieavdelingen utfører brukerstøtte og opplæring til UMBs brukere, samt har ansvar for alt av grunnlagsdata. Studentenes informasjonstorg (SiT) jobber med Internasjonalisering, opptak og studieveiledning. Generell studieveiledning gis til alle UMB studenter i forbindelse med opptak, utveksling og generell studieveiledning. Videre hjelper SiT studenter med studenttjenester som Studweb, Fronter og Lånekassen. Alt opptak er sentralisert i studieavdelingen. Innefor internasjonalisering og utveksling ligger oppgaver som saksbehandling av utvekslingsstudenter, forvaltning og utvikling av utvekslingsavtaler og kontakt med internasjonale partnere. I tillegg er det mange oppgaver knyttet ulike stipendordninger for studenter (kvote, erasmus, nordplus, HEC, osv) både i form av saksbehandling og veiledning. Studieavdelingen har stabsfunksjon for rektor, prorektor for utdanning, universitetsdirektør og studiedirektør. Oppgavene er knyttet til sekretær og saksbehandling for råd og utvalg (SN, LMU, US, klagenemnda). Studieprogramutvikling og UMBs Kvalitetsikringsystem for utdanningen (KSU), forskriftstolkninger, dispensasjoner, saksbehandling ved endringer og UNIS-koordinator for UMB. I tillegg har studieavdelingen karrieresenter for studenter og en ressurs knyttet til utvikling av fleksibel læring ved UMB. Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen: Studieavdelingen merker at det økte studentopptaket har ført til økt antall studenter som skal ha individuell tilrettelegging, økte utfordringer i timeplanleggingen mht romkabal og romkapasitet, stor økning i sensurregistrering og vitnemålsproduksjon. I tråd med internasjonaliseringen merkes også stadig flere etterspørsler etter verifisering av vitnemål. Det er også en kjempeøkning i antall internasjonale søkere til UMB studieprogrammer. Det er forventet å øke enda mer siden våre naboland innfører skolepenger. Å balansere denne økningen i drift knyttet til studentvekst, samtidig som det forventes at studieavdelingen skal bidra i flere utviklingsoppgaver, er en stor utfordring. Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt: I løpet av 2012 skal UMB innføre nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk i utdanningen. (NKR) og Universitetsstyret har stor oppmerksomhet på studiekvalitet og hvordan UMB skal sikre og forbedre studiekvaliteten. Dette vil i 2012 kreve oppfølging fra studieadministrasjonen, og UMB må jobbe med å definere og utvikle en god utdanningsledelse.

12 Størst potensial for effektiviseringsgevinster er på å få til god samhandling mellom sentralt nivå og lokalt nivå. Studienemnda startet i 2010 ett arbeidet på dette, og det skal videreutvikles i 2012.

13 Administrativ funksjon: Forskning og innovasjon Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet: Universitetsnivå: Forskningsavdelingen (7,5 årsverk) følger opp UMBs strategi for forskning, PhD-utdanning og samarbeid med næringsliv og forvaltning og er forskningspolitisk rådgiver for ledelsen. Avdelingen bistår instituttene i forsknings- og innovasjonsspørsmål, har ansvaret for forskningsadministrasjon (rapporter, interne utlysninger og tildelinger), kvalitetssikring av forskning, kontakten med Forskningsrådet og UHR, rådgiving i fht EUs forsknings- og innovasjonsprogrammer, videreutvikle samarbeid med næringsliv og forvaltning, kommersialisering av forskningsbaserte ideer, entreprenørskap, ivareta immaterielle rettigheter, kontrakter, koordinator for UMBs NUFUprosjekter og videreutvikle samarbeid med instituttsektoren. Forskningsdirektøren er sekretær for Forskningsnemnda. Ca 1,5 årsverk er finansiert av eksterne midler. Instituttnivå: Instituttene har forskningsleder som leder instituttets forskningsutvalg, ivaretar forskningsspørsmål og -administrative oppgaver på instituttet. Dette går blant annet ut på oppfølging av kontrakter med Forskningsrådet, koordinere PhD-utdanningen, registrering av forskningsproduksjon og kvalitetssikre lagring av forskningsdata, samt å være sekretariat for forskningsutvalget. Instituttene har organisert dette arbeidet noe ulikt, og det er noe uklart hvor stor ressurs instituttene samlet sett har på forskningsadministrasjon (varierer fra 0,4 til 3,5 årsverk). Samarbeidet mellom forskningsadministrasjon for universitetet og på instituttene fungerer bra (blant annet på registrering av forskningsproduksjon hvor også biblioteket er en vesentlig bidragsyter), og UMBs EU-forum har hatt en meget god oppstart. Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen: Forskningsavdelingen har en svært sammensatt portefølje. Forskningsdirektøren har valgt å la hver enkelt person være spesialist på sitt felt, og å redusere sårbarheten ved at et par personer i stor grad behersker to områder. UMBs forskningsnemnd er sentral i å utarbeide gode strategier og strukturer for forskningen ved universitetet, og forskningsdirektøren skal i samarbeid med nemnda se på hvordan UMB kan redusere forskernes bruk av tid til administrative oppgaver. UMB har potensial for å hente flere prosjekter fra EUs rammeprogram for forskning og innovasjon. UMB har ett årsverk for å støtte forskerne i dette arbeidet. Vi har etablert et EU-forum bestående av ressurspersoner på instituttene for å bli dyktigere på dette området, men det er mulig universitetet bør øke ressursen her for å få et reelt løft på EU-finansiert forskning. UMB kan med fordel styrke forskningsprosjektledelse og administrasjon. Forskere vegrer seg for å påta seg ledelse av større prosjekter pga manglende administrativ støtte. Et hensiktsmessig prosjektverktøy kan også være en god investering for å redusere tid til rapportering og oppfølging av forskningsprosjekter. Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt: Øke tid til forskning: forenkle administrative rutiner innen forskning

14 Mer forskning: gjennomgå status for publiseringsaktivitet og foreslå tiltak som kan bidra til mer forskning; profesjonalisere støtte til forskningsfinansiering Øke effektivitet: etablere tettere samarbeid mellom lokal og sentral forskningsadministrasjon

15 Administrativ funksjon: Økonomiforvaltning Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet: Økonomifunksjonen ved UMB er todelt gjennom at man har en sentral økonomiavdeling med 19,2 årsverk som står for; Bokføring, remittering etc. Rapportering, planlegging etc. Støtte til gjennomføring av anskaffelser, ansvar for rammeavtaler Lønn Kontrollaktiviteter på de ulike områder avdelingen har ansvar for I tillegg har man en lokal økonomifunksjon på alle institutter og enheter som står for; den daglige økonomioppfølging, mottaksregistrering etc. Lokal rapportering og oppfølging Prosjektoppfølging og støtte Anslagsvis er et sted mellom 20 og 25 årsverk knyttet opp mot økonomifunksjonen lokalt. I tillegg kommer den del av avd.direktørers, instituttlederes og ledere på andre nivåer tid til oppfølging av økonomi. I tillegg til det daglige samspillet mellom økonomifunksjonen sentralt og på institutt og enheter, arrangeres økonomilederforum månedlig. Alle institutt og enheter er representert med sin økonomileder eller administrasjonssjef på økonomilederforumet, mens sentraladministrasjonen er representert med seksjonslederne og økonomidirektøren. Økonomilederforumet er viktig for samkjøring og kommunikasjon mellom sentraladministrasjon og instituttene og enhetene. Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen: Den sentrale delen av økonomifunksjonen lever i det daglige med balansegangen mellom på den ene siden rollen med å være et serviceorgan overfor enhetene gjennom å drive veiledning, opplæring og lignende og rollen som kontrollorgan. Innenfor økonomifunksjonen er en av de store utfordringer per i dag organisasjonens (UMB) evne og vilje til å iverksette og gjennomføre de regler og retningslinjer som gjelder området. Dette medfører at ressurser som kunne vært benyttet til utvikling av økonomifunksjonen må settes inn på kontrolltiltak. I denne sammenhengen er særlig områdene anskaffelser og bidrags- og oppdragsvirksomheten å trekke frem. Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt: Som et ledd i den vedtatte handlingsplan for anskaffelsesområdet er man i gang med å implementere et elektronisk bestillingssystem. Dette forventes å gi en rekke gevinster; - reduserte transaksjons- og ressurskostnadene. - For mange innkjøpere og lite avtalelojalitet. Skriftlig delegering av bestillingsfullmakter er ikke i tilstrekkelig grad fulgt opp ved enhetene. Elektronisk bestillingssystem kan bli et redskap for aktivisering og operativ bruk av vedtatt fullmaktstruktur. Brukernes tilgang til leverandører og produkt blir regulert og det kan forventes betydelig større avtalelojalitet og direktebesparelser.

16 - Bedre økonomistyring og kontroll gjennom å se kostnadene ved bestilling I det daglige arbeider økonomiavdelingen hele tiden med å utnytte de investeringer som er gjort i ITsystemer på en best mulig måte. Et eksempel på dette er blant annet overgang til bruk av elektronisk internfaktura.

17 Administrativ funksjon: Personal- og organisasjonsutvikling Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet: Personal- og Organisasjonsavdelingen (POA) er universitetsledelsens stabsavdeling på personal og organisasjonsområdet og skal bidra til utviklingen av UMBs organisasjon og gi støtte til den sentrale ledelse og ledere ved enhetene. Stabsrollen innebærer blant annet å kvalitetssikre prosedyrer innen personal- og organisasjonsområdet. Avdelingen skal sammen med enhetene sørge for konsistens mellom UMBs personalpolitikk og den praktiske utførelse av denne. POA leverer i hovedsak rådgiving innenfor følgende områder; personaladministrasjon, organisasjonsutvikling og HMS. Eksempler på leveranser er støtte til; rekruttering, opplæring og lønnsforhandlinger. Arbeidet på personalområdet skjer i tett samhandling og dialog mellom POA og personalfunksjonene ved enhetene som har det operative ansvar for oppfølgingen og kvalitetssikringen Enhetene har valgt å organisere det administrative personalarbeidet på ulike måter, men alle har medarbeidere som har ansvaret på dette området. Ressursbruken varierer fra tilnærmet 100% stilling til ca 20%. Alle enheter er representert i Personalforum som er et sentralt virkemiddel for å nå målene innenfor personalområdet. Forumet møtes månedlig. POA er avhengig av en tett kontakt med de ulike enhetene ved UMB for å fremme en effektiv personaladministrasjon og utvikling av og for UMBs ansatte. Vi er derfor i ferd med å organisere oss med dedikerte kontaktpersoner som skal være til støtte for instituttenes ledere og forhåpentligvis lette deres hverdag. Dette vil være med på å bidra til utviklingen av samarbeidet mellom sentraladministrasjonen og UMBs enheter ved at vi kan ha en tett dialog med dem som vi jobber for. Det er viktig å fremme internt samarbeid i sentraladministrasjonen for å effektivisere den samhandlingen vi har med enhetene. POA erfarer at det kan være muligheter for felles prosjekter i administrasjonen som kan være med på å både koordinere tiltak og pålegg til enhetene samt å gjøre disse mer effektive. Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen: Avdelingen består av 12 medarbeidere (9,7 årsverk) som har en bred kompetanse innenfor det personaladministrative området. Medarbeiderne har lang erfaring fra UMB og også fra annen statlig og privat virksomhet. Instituttene og enhetene har også egne ressurser innenfor vårt fagområde. Den største utfordringen vi ser i dag er å ta i bruk på en effektiv og standardisert måte de ulike administrative systemer UMB har slik at alle ledd kan utføre en mer rasjonell saksbehandling. Innenfor personalfeltet ser vi at det legges opp til mer og mer selvbetjeningsløsninger og å innføre slike løsninger som gir effekt i vår organisasjon er utfordrende. Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt: 1. POA vil frem til 1. jan 2014 prioritere å bruke eventuell ledig kapasitet til viktige utviklingstiltak innenfor tre områder:

18 Organisasjonsutviklingsarbeid for å etablere en effektiv organisasjon for det nye universitet (DNU). 2. Utvikle et enda tettere og bedre samarbeid med de lokale enhetene (institutter og sentre) som vil skape muligheter for raskere og kvalitativt bedre saksbehandling. 3. Utvikle og gjennomføre relevant mellomlederopplæring inkludert opplæring i gjennomføring av medarbeidersamtale/årsplansamtaler som vil gi bedre ledelse og ledere i dagens UMB og til det nye universitet

19 Administrativ funksjon: Kommunikasjon og markedsføring Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet: Kommunikasjonsavdelingen (KA) er universitetsledelsens stabsavdeling på kommunikasjons- og markedsområdet. Gjennom strategisk og operativ bruk av markedsføring og kommunikasjon bidrar avdelingen til å realisere universitetets strategiske mål om blant annet å rekruttere bedre studenter, sikre godt omdømme generelt og hos viktige målgrupper spesielt, og gjennom synliggjøring styrke universitetets rolle som nasjonalt og internasjonalt forsknings- og utdanningssenter som bidrar til å sikre bærekraftig utvikling. I tillegg bidrar KA til å utvikle universitetets internkommunikasjon, slik at denne underbygger strategiog måloppnåelse ved å gi medarbeidere kunnskap og eierskap til universitetets visjon, mål og pågående prosesser, herunder etableringen av det nye universitetet. Den sentrale kommunikasjonsavdelingen samarbeider med kommunikasjonsmedarbeidere i instituttene, som bruker anslagsvis mellom 5 og drøyt 30 % stilling til sitt kommunikasjonsarbeid. Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen: Avdelingen består av elleve medarbeider (10,5 årsverk) med bredt sammensatt kompetanse: Redaksjonsgruppe (tre årsverk) som planlegger og koordinerer studiemarkedsføringsaktivitet og -materiell, synliggjør forskning og utdanning gjennom mediehåndtering, utdanningsmesser, konferanser og digitale kanaler, tar ansvar for intern kommunikasjonsrådgiverfunksjon og kriseberedskap/håndtering, kommunikasjonsansvar i enkeltprosjekter, alumniarbeid (UMBnytt) og etablering av rekrutteringssamarbeid med næringsliv og bransjeaktører med mer. Grafisk gruppe bestående av en fotograf og to grafikere (totalt 2,5 årsverk) som ivaretar UMBs visuelle kommunikasjon, grafisk og fotografisk rådgivning og tjenester, drift av fotoarkiv mv. Messe- og skoletjenestegruppe (tre årsverk) som ivaretar utdanningsmesser og skolerettet undervisnings/rekrutteringstiltak, Ungforsk, forskningstorget, universitetsrekrutteringsturner og liknende, til dels i samarbeid med kommunikasjonskontakter og studierådgivere i instituttene. Webgruppe som blant annet utvikler og vedlikeholder UMBs nettsider og sosiale medier til rekruttering og kontakt med viktige målgrupper, opplæring, databasevedlikehold med mer. I tillegg ivaretar kommunikasjonskontaktene i instituttene publisering på enhetenes egne nettsider o. l, og samarbeider til dels med den sentrale kommunikasjonsenheten i forbindelse med enkeltprosjekter og rekrutteringstiltak og liknende. Frem mot 1.1.2014 har den sentrale kommunikasjonsavdelingen en vesentlig utfordring i å ivareta og legge til rette for tilfredsstillende kommunikasjon knyttet til etablering av det nye universitet. Videre er det behov for å styrke UMBs interne kommunikasjon og samarbeid mellom sentral kommunikasjonsfunksjon og instituttene, samt generelt å heve faglig kompetanse og bevissthet om kommunikasjons som strategisk virkemiddel for å få optimal effekt av samlede ressurser. Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lang sikt: Kommunikasjonsavdelingen vil fremover bruke mer ressurser for å styrke intern kommunikasjon (herunder kommunikasjonssamarbeid med instituttene) og fusjonskommunikasjon. Videreutvikling av sosiale medier i rekruttering og markedsføring, samt ressurskrevende etablering av nye nettsider på plattform som kan videreføres, vil på sikt styrke universitets profil og posisjon og kunne gi betydelig effektiviseringsgevinst.

20 Administrativ funksjon: Strategisk eiendomsforvaltning Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet: Ihht. US-vedtak i juni 2011 er eiendomsstaben ansvarlig for: Langsiktig planverk for universitetets eiendomsmasse (skog, park, land og bygninger) Utvikling av eiendom og arealer som tjener UMBs nåværende og framtidige behov Miljøplanlegging Energiplanlegging Eiendomsstaben forvalter på vegne av universitetsdirektøren eieransvaret knyttet til UMBs eiendomsmasse, og har ansvaret for daglig kontakt med og oppfølging overfor på den ene siden forvaltere (DSA, SKP, SHF, ITS) og på den andre siden brukere (alle som har husleieavtale - eksterne og interne). Eiendomsstaben skal bestå av leder, to fast ansatte og ev. prosjektansatte. Ingen ansatte på andre nivåer. Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen: Eiendomsstaben er nyopprettet. Hovedutfordringer er: Etablere eiendomsstaben ihht. US-vedtaket Opprette god kommunikasjon med forvaltere og brukere Utvikle langsiktige planer ihht. US-vedtak Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt: Se ovenfor.

21 Administrativ funksjon: Drift, service og operativ forvaltning av UMBs bygninger og eiendommer Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet: Ved DSA er det mange teknisk ansatte og noen få administrativt ansatte. Utviklingen viser at antall årsverk har gått ned med ca. 3 årsverk siden 2005, men nedgangen er større da det er lagt inn en økning i antall lærlinger og det er 1,5 registrerte, men vakante stillinger i 2012. DSA - utvikling Rammetildeling kontra lønnskostnader 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Rammetildeling 51 034 52 581 51 018 52 141 57 638 59 714 60 583 61 283 67 394 67 306 Lønnskostnader konto 5* 27 215 27 442 29 270 29 627 33 329 34 260 35 685 34 667 37 341 Konsulent konto 67* 1 270 866 470 755 893 1 473 1 421 900 500 Antall årsverk - hentet DBH 78,4 78,7 78,3 71,5 71,6 70,7 71,3 75,3 Lønn og konsulent i% av rammen 54 % 55 % 57 % 53 % 57 % 59 % 61 % 53 % 56 % Utvikling penger til drift utenom lønn i % av rammen 46 % 45 % 43 % 47 % 43 % 41 % 39 % 47 % 44 % Året ikke ferdig - anslag 2012: planlagt økning lærlinger 1,5-1,5 renholdstillinger er ført opp, men er vakante i påvente av Ur/audMax Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen: UMB skal bli en del av et nytt universitet med større bygningsmasse en tidligere. Vi skal slås sammen med en avdeling fra NVH som har om lag 30 årsverk, vi skal drifte en større park og flere og mer kompliserte bygninger og anlegg. Etter sammenslåingen må DnU ta en prinsippvurdering av hvordan kompetanse og bemanning skal være innenfor teknisk stab. Det er ulike måter å organisere dette på, man må bestemme hvor stor stab man skal ha og hvor mye arbeid man skal kjøpe eksternt. DnU må drive to Campus fram til 2018, det er derfor vanskelig å spå noe om når man kan konkludere i denne prinsippsaken. Dette har noe med hvem og hvor mange som reelt kommer til å bli med fra Adamstuen til Ås og avskalling ved DSA. Ved DSA er det per i dag 3,8 årsverk pluss leder som har rene administrative oppgaver i tillegg til dette kommer en teknisk tegner og en arkitekt som bistår eiendomsstab 50 %. Dette er en liten sårbar administrasjon som ikke kan beskjæres vesentlig uten at kvalitet forringes. De øvrige ansatte arbeider i hovedsak med drift og vedlikehold. Det er 6 enhetsledere i den tekniske delen, i bygg er det 7,6 håndverkere, VVs har 3, elektro har 5,6 (inkludert energirådgiver), park har 5,5, renhold har 29 og forvaltning, brann og sikkerhet har 11. Sistnevnte vil reduseres i løpet av 2012. Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt: Når det gjelder den rent administrative siden anbefaler jeg at man begynner å se alle avdelingene i sentraladministrasjonen under ett. Det må være mulig å samarbeide mer for å bli mindre sårbare. På denne måten kan UMB muligens spare noe. Eksempler er felles servicesenter, felles økonomistab og personalstab og en tydeligere arbeidsfordeling mellom eiendomsstab og DSA når det gjelder planer, avtaler og oppgaver.

22 Administrativ funksjon: IT- og serviceavdelingen Funksjoner: IT-drift, IT-brukerstøtte, arkiv og servicetorg. Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet: IT-drift: 7,4 personer. Drift, installasjon og oppfølging av tjenester og serversystemer ca 150 ulike tjenester herunder fil- og utskriftstjenester (ansatt og student), epost, web, telefoni, lagring, backup mm. Klientdrift (PC) og programvareutrulling. Brukeradministrasjon og identitetsforvaltning samt koordinering av dataflyt mellom alle UMBs systemer. Drift av datasaler og studentløsninger. Infrastruktur og nettverk. Drift og utvikling av maskinrom og serverpark med sikkerhetstiltak Dokumentasjon, beredskap og informasjonssikkerhet. Innkjøp og innkjøpsavtaler. Støtte til ITansvarlige. IT-brukerstøtte IT-ansvarlige: 8 personer. Lokal klientdrift/brukerstøtte/lokaldrift. Innkjøp og oppsett av Pcer, mobiltelefoner og utstyr. Superbruker i Fronter inkl brukerhåndtering og brukerstøtte. Drift av lokale datasaler/laber. Bindeledd mellom institutt og IT ved større prosjekter. IT-brukerstøtte vakttjenesten: 2 personer. Bakvakt for it-ansvarlige på instituttene, oppfølging av AV/IKT i undervisingsrom Arkiv: 3 personer. Posthåndtering, fordeling og journalføring. Skanning av dokumenter for enhetene. Kontroll og oppfølging av arkivsaker. Brukerstøtte og opplæring, Systemadministrasjon og vedlikehold av arkivbase. Håndtering av papirarkiv. Håndtering av henvendelser om dokumenter og innsyn. Arkivplanarbeid og dokumentasjon av rutiner. Arkivansvar for fellesstyret. Servicetorg: 4 personer. Ansvar og bemanning av resepsjon og sentralbord. Drift av posttjenesten med henting/bringing av post til/fra UMBs enheter til postkontor. Produksjon av ID-kort. Bistand til arkiv og enkle arkivtjenester. ITS-Administrasjon: 3 personer. Økonomi, budsjett, planarbeid, rapportering, fakturabehandling, personaladministrasjon, ansettelser, saksbehandling, HMS, innkjøp, avtaler, prosjektarbeid og telefoni (for ITS og Universitetsbiblioteket). 2 personer har i tillegg oppgaver for sentraladministrasjonen. Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen: IT-brukerstøtte: En godt fungerende funksjon med godt omdømme. Organiseringen er noe suboptimalisert. IT-brukerstøtte vakttjenesten: Veksten i behovet og forventningene er stor mht AV/IKT i undervisningsrom. Sannsynligvis behov for styrking. IT-drift: Bemanning holder til å ivareta våre viktigste tjenester. Utfordring at ønske/behov for nye tjenester øker raskere enn ressurstilgangen tilsier. Søker å konsentrere oss om tjenester som må/bør driftes lokalt og outsource mest mulig ellers. Servicetorg: En tjeneste i utvikling. Tjenestetilbud reguleres av bemanningen. Arkiv: Knapp bemanning som må konsentreres om kontroll, brukerstøtte/opplæring og planarbeid. Arkivrestanser og arkivlokaler er en stor utfordring. Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt: IT-brukerstøtte: En samlet organisering av IT-ansvarlige (i stedet for en fast pr sted) vil kunne gi større fleksibilitet mellom instituttene, og bedre utnyttelse av arbeidskraften. Større satsning på fellesløsninger (med helpdesk) og selvbetjeningsløsninger har også et innsparingspotensial. IT-drift: Satsning på sharepoint og samordna kommunikasjon gir gevinster for UMB, selv om det er et tillegg for ITS. Forenkler samhandling og gjenfinning på tvers av enheter og campus. Arkiv: Sharepointprosjekt for ephorte vil bedre funksjonen for saksbehandlerne på enhetene betraktelig, og øke arkiveringsgraden og kvaliteten. Servicetorg: Vil og bør overta flere fellesfunksjoner (i tråd med notat) gir besparelser for UMB. IT-brukerstøtte vakttjenesten: Ytterligere standardisering i tråd med UNINETT-standarder har potensial, men veksten i behovet er sannsynligvis større enn effektiviseringen.