INNHOLD: 03 Kommunalteknikk... 4 06 Kulturenheten... 11 10 Brann... 16 15 Enhet for service og forvaltning... 19 16 Innovasjon og kompetanse... 23 17 Levekår... 27 18 Spesialpedagogiske tjenester... 31 19 Vitensenteret Sørlandet... 33 23 Arendal voksenopplæring... 36 25 Birkenlund skole... 40 27 Asdal skole... 43 28 Stuenes skole... 46 29 Nedenes skole... 50 30 Stinta skole... 53 32 Roligheden skole... 57 33 Hisøy skole... 60 36 Eydehavn skole... 62 37 Flosta skole... 64 40 Løddesøl oppvekstområde... 66 41 Moltemyr skole... 67 42 Myra skole... 70 44 Nesheim skole... 73 46 Rykene skole... 75 47 Sandnes skole... 77 50 Strømmen oppvekstsenter... 79 53 Tromøy barnehagene... 82 54 Hisøy barnehageenhet... 84 55 Barnehager sentrum øst... 87 56 Stinta barnehageenhet... 89 57 Jovannslia/ Lia barnehage... 91 63 Øyestad barnehageenhet... 93 70 Koordinerende enhet... 95 72 Enhet funksjonshemmede... 100 73 Enhet hjemmebaserte tjenester... 104 74 Enhet institusjoner... 108 75 NAV Arendal... 111 76 Østre Agder Krisesenter... 114 2
77 Østre Agder... 117 80 Legevakten... 119 88 Rådmannen med staber... 121 Arendal Eiendom KF... 124 Arendal Havnevesen KF... 128 3
03 Kommunalteknikk Enhetsleder: Ole Andreas Hopstock Bystyrets vedtatte budsjettramme Tall i 1000 kr Budsjett 2015 Budsjett 2014 Regnskap 2013 Sum utgifter 202 284 199 440 188 291 Sum inntekter -244 938-229 969-218 778 Netto driftsramme enheten -42 654-30 529-30 487 Enhetens ramme er endret som følge av at geodatanettverket er overført til annen enhet. Enheten er tilført fire årsverk fra andre enheter (personal, PUBL og to fra regnskap). Dessuten er det endringer i husleien, tilført mva-kompensasjon og selvkostkorreksjoner. Enhetens oppfølging av kommuneplan/bystyrets budsjettvedtak Enhetens tjenester AK 60, VAR Forvaltning Det planlegges arbeid med oppfølging og kontroll av 2000 separate avløpsanlegg etter pålegg fra fylkesmannen. Før tilsynet skal staret opp, må det utarbeides og vedtas forskrifter og rutiner for tilsyn. Tilsynet krever økt bemanning med ett årsverk fra 2016. Det er utarbeidet ny forskrift om gebyr for behandling av utslippsøknader etter forurensningsloven. Forskriften er sendt til politisk behandling i januar 2015. Pålegg om installasjon av vannmålere på eksisterende eiendommer økes til 1200 for 2015. På grunn av et sterkt økende antall vannmålere må det innføres nye avlesningsmetoder for abonnentene. Dette vil bli utviklet i løpet av 2015. Prosjekt for å hindre tilbakeslag til vannledningsnettet og komplettering av registerne av oljeog fettutskillere er igangsatt. Registrering av aktuelle virksomheter vil bli gjennomført i løpet av våren 2015 gjennom spørreundersøkelse til næringsbedrifter i Arendal kommune. Det er igangsatt arbeid med å revidere deler av renovasjonsforskriften og forskift om avfall. Det vil bli staret opp arbeid med revisjon forskift om vann og avløpsgebyrer. Begge revisjonene er nødvendige slik at forskriftene blir tilpasset dagens bolig og næringsutbygging. AK 62, Vann og avløp prosjektering og utbygging Hovedoppgaver i 2015: Prosjektere for utførelse av anlegg i egen regi. Prosjektledelse for anlegg som utføres iht Hovedplan for vannforsyning og avløp 2014-2023. Oppfølging av boligfelt og andre utbyggingsprosjekter. VA kartverk (Gemini), utarbeidelse og vedlikehold. De senere årene er det arbeidet spesielt med sanering av områder som drenerer vann til de større vassdragene (nedslagsfelt) og der avløpsanleggene tidvis medfører forurensingsutslipp. De områdene som prioriteres i 2015 er beskrevet under avsnittet over investeringer. 4
AK 81, Vei drift Arbeidslaget har ansvar for drift av det kommunale veinettet inkl veilys. Prioriterte drifttiltak på det kommunale veinettet i 2015 er: Utvikle og forbedrede driftsrutiner ved bruk av flåtestyring til regelmessige, gjentagende og ressurskrevende oppgaver. Igangsette nødvendig sommerdrift mars/april. Sentrumsrenhold har 1. prioritet. Reparasjon av vinterskader, vårfeiing og kantklipp prioriteres deretter. Omfanget av oppgavene vil bli vurdert etter at utgiftene til vinterdriften er avklart. Dersom budsjettet gir rom for ytterlige driftsoppgaver vil det bli iverksatt vedlikehold av grusveiene, samt sluktømming og grøfterensk. Driftsbudsjettet er økt med kr. 500 000,- til bedring av trafikksikkerheten. Disse midlene vil først og fremst bli benyttet til: Kantklippe utvalgte siktsoner, veikryss, veier og skoleveier to ganger i året Oppmerking av gangfelt. Bedre skilting Anlegge farthumper. Drift av veilys Arbeide videre med overtakelse av eierskapet til veilysanlegg fra AE-nett. Utarbeide dokumentasjon for veilysanleggene Utlyse og inngå ny kontrakt om drift av vei- og gatelys Planleggingsoppgaver Utarbeide ny veinorm i samarbeid med planavdelingen. Utarbeide ny gravenorm. AK 82, Vann drift Arbeidslaget har ansvar for driften av kommunens vannforsyning. Hovedmålet er et konstant fokus på oppgaver som sikrer vannforsyningen til kommunens innbygger, næringsliv og institusjoner. For øvrig prioriteres følgende i 2015: Oppfølging og visereføring av rapport: ROS-analyse av Rore nedbørsfelt. Oppfølging av: Hovedplan for vannforsyning 2014 2023 Resultatet av driften av vannverket i 2013 vises i tabellen under. Kommunen har ikke en tilfredsstillende alternativ vannforsyning. For å bøte på dette planlegges det å sikre dagens forsyning gjennom nye hovedledninger. Vi ser også på mulighet for et større samarbeid vestover mot Grimstad/ Lillesand. (Skisseprosjekt) Ledningsnettets funksjon er i stadig forbedring gjennom kontinuerlig arbeid med rehabilitering av nettet. Hygienisk betryggende vann Bruksmessig vannkvalitet 2013 Leveringsstabilitet Alternativ vannforsyning Ledningsnettets funksjon God God God Dårlig Mangelfull AK 83, Avløp drift Arbeidslaget har ansvar for driften av avløpsnette med pumpestasjoner, RA Saulekilen og RA Narestø. Gjennom egne driftsprosjekter vil vi fortsette med Rehabilitering av gamle pumpestasjoner og elektronisk utstyr, og foreta hastetiltak på ledningsnettet. I 2015 vil vi gjennomføre rehabilitering av 10 pumpestasjoner. Oppgradere programvaren til driftsovervåkingen som ledd i tilpasning dagens tekniske krav. Oppfølging av: Hovedplan for avløp 2014 2023 5
AK 84, Maskiner og anlegg Arbeidsoppgavene er fordelt på aktiviteter knyttet til driftstasjonen på Solborg med verksteddrift, vedlikehold på vei-, vann og avløpssektoren og anleggsvirksomhet på VA-sektoren. Sertifisering av driftsstasjonen som miljøfyrtårn bedrift ble ikke gjennomført i 2014. Men arbeidet tas opp igjen i 2015 og vil bli sluttført i løpet av året. Lager og verksted er bygget noe om med den målsetting å kunne optimalisere driften av verksted- og lager tjenester. Vedlikehold av bilpark som eies av Arendal kommune, ca 200 enheter med tunge og lette kjøretøy, herunder kjøretøy som disponeres av Arendal Eiendom KF, Transporttjenesten og ØABV. Enhetens egne anleggslag vil i stor grad gjennomføre saneringsoppgaver på VA-nettet i trange byområder og enkelte boligområder. Brøyting, strøing, utbedring av vannlekkasjer og avløpsledninger med driftsproblemer har prioritet. Mannskapene utfører også i drift- og vedlikeholdsoppgaver på veisektoren. Det utføres også anleggsarbeider knyttet til trafikksikkerhetsarbeid og investeringer på veisektoren. AK 86, Parkering Arbeidslaget har ansvar for drift av parkeringsordningen og håndhevelse av bestemmelser i tilknytning til denne. For 2015 er følgende driftstiltak prioritert: Gjennomføring av bystyrevedtaket om 1 time gratis parkering i sentrumskjernen. Skiltvedtak fra Statens vegvesen må foreligge før skilt bestilles. Det legges opp til bruk av urskive til dokumentasjon. Gratis parkering i tidsrommet 16-18 i Torvet p-hus er innført Forarbeid til etablering og flytting av ladestasjoner for elbiler, med melding til formannskapet. Eget anlegg og samarbeid med Grønn Kontakt. Investeringsmidler fra 2014 er ubenyttet. Planlagt flytting 2015. Utskiftingsplan for og inngåelse av rammeavtale for innkjøp av parkeringsautomater. Forarbeid til implementering av ny parkeringsforskrift som kan tre i kraft fra 1/1-16. Endring i bemanning i enheten I budsjettrammen er det lagt inn et nytt ingeniørårsverk og et ingeniør/teknikerårsverk Disse årsverkene er planlagt å benytte til nye stillinger som byggeledere, med oppgaver i tilknytning til oppfølging og kontroll av utbygging av bolig og næringsområder samt annet entreprenørarbeid på VA-sektoren innklusive innmåling av nye anlegg. Erfaringen tilsier at det er svært viktig med tett kommunal oppfølging av utbyggingsprosjekter. Arbeidsgiverstrategien Vi vil benytte temaer fra heftet Sammen om framtida som grunnlag for refleksjon i utvidet ledergruppe, arbeidslagsmøter og på den enkelte arbeidsplass i løpet av året. I henhold til kommunens strategi legges det vekt på: Kommunikasjon og samhandling med kolleger skjer i arbeidslagsmøter Fleksibel og god tjenesteproduksjon skal i størst mulig grad oppnås ved riktig og forutsigbar arbeidsfordeling. Faglig oppdatering skjer gjennom eksterne kurs og intern utvikling/erfaringsutveksling i fellesmøter. Implementere arbeidsgiverstrategien til Arendal kommune gjennom personalmøter og medarbeidersamtaler. Medarbeider- og brukerundersøkelser Enheten vil gjennom året ha fokus på å videreutvikle et godt mestringsklima gjennom et bevisst arbeid med utvikling av ingeniørfaget for den enklete medarbeider. Gjennomgående for alle medarbeidere vil det legges vekt på 6
Kurs og kompetanseutvikling innenfor aktuelle fagområder Resertifisering i fag med sertiftkatplikt for håndverkerne Mini-kurs og erfaringsutveksling i det enkelte fagmiljø og på nettverksnivå Utvikle og ta i bruk nettbrett-tekonolgi Vi legger vekt på god Intern kommunikasjon og bred erfaringsutveksling. Høy grad av ansvar på den enkelte. På ledernivå vil vi vektlegge å gi konstuktive tilbakemeldinger og råd og støtte til den enkelte medarbeider både for å oppnå den enkeltes og enhetens utviklingsmål. Oppgaver på alle nivå må kunne gi rom for utfordringer for den enkelte. Systematisk HMS-arbeid i enheten Det skal gjennomføres vernerunder på det enkelte arbeidssted. Leder vil i samarbeid med verneombud utarbeide en prioritert liste over aktuelle objekter. Vernerunder på anlegg vi utfører i egenregi inngår som en del av byggemøtene på anleggsstedet. SHA-planlegging og sikker jobbanalyse inngår som et fast element i forkant av alle anlegg eller operasjoner etter nærmere vurdering. Målene er 0 skader. Vi vil derfor fokusere på: Nærvær Fellesbestemmelse vedr verneutstyr og bruk av dette. Fokus på HMS i arbeidslagsmøter. Ekstra fokus på HMS da vi i praksis har byggherrefunksjon og dermed er underlagt byggherreforskriften. Felles opplæring i byggherreforskriften, og SHA planlegging. Styringsindikator Enhetens resultat 2013 2014 Fravær korttid (%) 1,6 1,1 Fravær langtid (%) 4,6 2,7 Kommunens Enhetens Nærvær (%) 94,24 96,2 92,2 95 Enheten har hatt et tilfredsstillende nærvær i flere år. Vi har hatt fokus på tilrettelegging av arbeidsforhold i hele enheten både mht trivsel, oppgaveplanlegging samt gjennomføring og anskaffelser av nye maskiner og annet utstyr. Vi vil også i 2015 rette fokus på dette arbeidet. Investeringer Tall i 1000 kr Vedtatt budsjett 2015 Overførte budsjettmidler tidligere år Til disposisjon 2015 Mål regnskap 2015 Renovasjonsbeholdere - nedgravde 500 0 500 450 Brutto investeringsutgifter VA 100 000 64 895 164 895 150 000 Reasfaltering og sikringsarbeider 2 500 94 2594 2 500 Asfaltering av grusveier 500 500 500 Asfaltcontainer 500 0 500 500 Strøsandlager 500 0 500 500 Utskifting av brøyteutstyr 1000 1000 1000 Leskur taxiholdeplassen 100 100 100 Opprusting av broer 1 000 1000 Utskifting av lysarmaturer 2 500 8504 11004 11000 7
Tall i 1000 kr Vedtatt budsjett 2015 Overførte budsjettmidler tidligere år Til disposisjon 2015 Mål regnskap 2015 Utbedring av veilysanlegg 500 1500 2000 2000 Gang- og sykkelvei Kilsund - Vatnebu 3 000 0 3000 2000 Utbedring av Haugenesveien 461 461 461 Infrastruktur Barbu bukt, Kunnskapshavna del 3 og ny ryndkjøring 30 000 Usikkert, avhengig av endelig fremdriftsplan Parkeringsautomater 250 134 384 200 Ladestasjoner el-biler 150 150 150 Trafikksikkerhetstiltak 2 500 1000 3500 3500 Biler og maskiner 2000 480 2480 2480 AK 60, VAR Forvaltning Etablere nedgravd avfallsstasjon i Barbu (området ved Margarethe Stftelsen). AK 62, Vann og avløp prosjektering og utbygging Investeringer i avløpsanlegg vil gjennomføres i henhold til vedtatt Hovedplan for vannforsyning og avløp 2014-2023. I 2015 er følgende oppgaver prioritert: Barbuvassdraget. Dette omfatter stort areal og boligområder for nær 6500 mennesker. Nederst i vassdraget etableres bolig-, næringsbygg og offentlige parkområder av høy kvalitet. I vassdraget er det mye fellesanlegg, gamle ledninger og regnværsoverløp som til sammen medfører mye utslipp av fortynnet avløpsvann til Barbuelva og sjøkant. Området er derfor prioritert. I 2015 utføres prosjektene: o Vollene Nyli o Melkedammen o Barbu del 1. Strømsbubukt. Dette feltet omfatter avløp fra Stintaområdet, Strømsbusletta og Ormetjernområdet. Her er det meste sanert, men eldre anlegg i Ormetjernområdet gjenstår. Dette skal prosjekteres og delvis bygges i 2015. Myrene. Dette området drenerer mot Biejordene og videre mot Biestø. Det er mye eldre anlegg og mye innlegg/overløp. Det er utført forprosjekt, og i 2015 skal del 1 av dette prosjekteres og annlegg antakelig startes opp. Tybakken Tromøy. Dette boligområdet drenerer mot Ubekilen og leverer mye overvann inn på overføringsanlegget mot Skilsø og videre mot Kolbjørnsvik. Her utføres det for tiden forprosjekt, og vi regner med å prosjektere utførelse av del 1 i området i 2015. Dette området er viktig å få kontroll med både som en av flere leverandører av for mye vann inn på hovedoverføringsanlegget fra østregionen og fordi det lokalt er for mye vann som overføres til Skilsø. På vannforsyningssiden arbeides det blant annet med: Ny hovedledning fra Rykene til Lerestveit. Denne skal bedre sikkerheten og øke kapasiteten. Strekket som bygges nå er ca 4 km, og er første parsell av en fullsetnedig nyetablering av hovedvannledningen fra Lindtveit høydebaseng Stensås. Ny hovedledning over Biejordene. Denne erstatter eksisterende ledning som er sterkt skadet av korrosjon. Ny overføring fra Stensås Høydebasseng via Nyli mot Kuviga i ny trase. Det bygges flere større vannkummer for å sikre riktige trykkforhold, bedre kontroll med vannforbruket og for å erstatte eldre landtak for sjøledninger. 8
AK 81, Vei - drift Investeringer i nye dekker og sikringsarbeider er planlagt benyttet slik: Til større, sammenhengende arbeider (f. eks Friergangen og del av Nedre Tyholmsvei) settes det av kr 1 mill. Det settes av kr. 1 mill til dekkearbeider på kortere strekninger der veiene må forsterkes/reasfalteres. Endelig plan settes opp umiddelbart etter vintersesongen. Det settes av kr 0,5 mill til sikringsarbeider langs kommunale veier (murer og fjellsikring) Øvrige investeringsmidler på veisektoren er planlagt benyttet slik: Anskaffelse av asfaltcontainer og brøyteutstyr vil bli gjennomført i løpet av 1. tertial. Det etableres strømasselager fortrinnsvis i tilknytning til Klodeborg pukkverk og på Eydehavn i løpet av vinteren. Siste rest av adresseskilting langs kommunale veier gjennomføres i første halvår. Leskur taxiplassholdeplass etableres i første tertial Reparasjon av broer igangsettes i første tertial, prioritert etter tilsynsrapport. Innkjøp av brøyteutstyr. Veilys: Gjennomføre utskifting av armaturer med kvikksølvpærer ihht til plan og inngått kontrakt i første halvår 2015. Utarbeide plan for videre utskifting av eldre veilysanlegg, herunder deltakelse i fellesprosjekter der andre kabeleiere bytter ut luftstrekk til jordkabler (Vollene Nygårdsveien, melkedammen Barbugård, ytre Revesandvei m. fl.). Arbeidene igangsettes innenfor rammen av bevilgningene. Gjennomføre utbedringsarbeidene på Haugenesveien så snart det gis tilgang til nødvendig grunn langs veien.. AK 83, Avløp drift Utbygging av biologisk rensetrinn på Saulekilen renseanlegg blir den største enkeltinvesteringen på avløpsanleggene i 2015. Det gjenstår 4 mill. kroner fra bevilgning 2014. Det er satt av 25 mill. kroner i 2015 til å sluttføre tiltaket. Det inkluderer også ombygging av slambehandlingen AK 84, Maskiner og anlegg Budsjettet på 2 mill. til utskifting av biler og maskiner vil bli benyttet til uskifting av redskaps bærere (hjullastere og unimog) Det er behov for å skifte ut tre gravemaskiner. Maskinene benyttes hovedsakelig under anleggsarbeidene til sanering på VA- anlegg. Innkjøp av disse maskinene er derfor lagt inn under investeringsbudsjettet på VA-sektoren med kr. 3 mill. AK 86, Parkering På grunn av at det er innført gratis parkering i de mest sentrale bygatene, vil utskifting av parkeringsautomater bli lavere prioritert. Budsjettmidlene ønskes omdisponert til etablering av el-bilplasser. Etablering av nytt område for parkering av El-biler i Østregate i løpet av 2015. Avhenger av samarbeid med andre. AL 08 Trafikksikkerhet Aktuelle tiltak i 2015: Starte reguleringsarbeid for fortau opp Engekjærdalen. Påbegynne arbeid med grunnerverv 2015. Prosjektere sykkelfiler i Arendalstunnelen. (Usikker oppstart av arbeid 2015) Prosjektering og utføring av foratu og VA for deler av Gunnarsboveien Reguleringsplan, prosjektering og oppstart utføring av gang / sykkelvei Kilsund - Vatnebu Plan for trafikkområde ved Asdal skole, mulig gjennomføring 2015 Nytt område for trafikkavvikling ved Hisøy skole ferdigstilles 2015 Utbedring av sykkelvei via Varmekrogen (Gard) 9
Diverse mindre tiltak i henhold til prioriteringsliste i kommunedelplan for trafikksikkerhet Diverse mindre tiltak etter innspill fra publikum behandlet i arbeidslaget. 10
06 Kulturenheten Enhetsleder: Kristin Lundby Bystyrets vedtatte budsjettramme Enhetens visjon er kultur for alle hele året og er nedfelt i kommunedelplan for kultur 2013 2016 vedtatt av bystyret 27.09.12. Denne må revideres, oppstart blir etter valget høsten 2015. Tall i 1000 kr Budsjett 2015 Budsjett 2014 Regnskap 2013 Sum utgifter 110 826 102 801 107 866 Sum inntekter -15 762-12 724-23 601 Netto driftsramme enheten 95 064 90 077 84 265 Økning fra 2014 til 2015 gjelder i hovedsak økning i både driftstilskudd og utbyggingstilskudd til Aust- Agder kulturhistoriske senter, Brattekleiv museum, husleie eiendom, blomster og renhold i sentrum (tilbake i rammen), tiltak barnefattigdom samt økt tilskudd på 1 mill. til lag og foreninger. Inntekt 2013 viser et høyt tall. Dette er økte inntekter i forhold til budsjett; salg kunst Bomuldsfabriken kunsthall, tilskudd fattigdom Kilden, biblioteket, kulturskolen, spillemidler (blir ikke budsjettert), inntekter drift park. Enhetens oppfølging av kommuneplan/bystyrets budsjettvedtak Enhetens tjenester Kultursatsingen har blitt en del av innbyggerens identitet og er også en av utviklingsstrategiene i kommuneplanen for Arendal Et kulturliv som bidrar til høy livskvalitet, økt tilflytting og som styrker identitet og tilhørighet. En prioritert satsing er etablering av nye produksjons- og øvingslokaler for kulturskolen og musikklivet. Sak vedr. lokalisering og hva slags lokaler det skal være/innhold, fremmes innen juni 2015. Det er avsatt midler i investeringsbudsjettet for 2016 og 2017 til formålet. Satsingen er viktig for Arendal som musikkby og kulturby. Arendal har et aktivt forenings- og kulturliv basert på frivillighet. Kommunen har et godt samarbeid med disse og er en viktig tilrettelegger. Imidlertid er det utviklingstrekk som tyder på at tradisjonell frivillighet er avtagende. Dette er forhold enheten må ha sterkt fokus på. Det er gjennom mange år bygget mye kulturkompetanse som det er viktig å ta vare på, i en tid hvor flere arrangementer/festivaler har blitt lagt ned eller sliter økonomisk. Eksempler er NGP, Båtmessa, Korfestivalen og Hovefestivalen. Kommunens arrangementskontor bør derfor styrkes og kommunens egen arrangementsvirksomhet må videreføres for sikring av kontinuitet og kompetanse - Bakgården og Munkehaugen fortsetter, sammen med Internasjonalt Marked, Internasjonale Dager, arrangement for ungdom i regi av Kilden og Barnekulturdagene. Engasjementet i Canal Street videreføres også. Arendal Vinterfestival tar hele byen i bruk og er et viktig arrangement på en ellers død årstid. Et godt samarbeid mellom lag, foreninger, næringsdrivende, kommunen og frivillige som bør stimuleres. BYnatt er liknende arrangement med fokus på utvikling av et levende og bærekraftig bysentrum. Hovefestivalen blir mest sannsynlig ikke gjennomført i 2015, men har betydd svært mye for byen og byens ungdom. Kommunen bør derfor være en aktiv støttespiller i arbeidet med å få Hovefestivalen til å gjenoppstå. Arendal kommune har levekårsutfordringer. Et aktivt og mangfoldig kulturliv er en viktig bidragsyter til gode fellesskap og oppvekstmiljø. Kulturenheten arbeider målrettet med forebyggende tiltak for barn og unge for fremme av mestring, deltakelse og tilhørighet. 11
Bemanningen på enheten/kulturnettverket er fra 2015 permanent redusert med en 50% fast stilling. Nettverket må derfor se på om det er mulig å effektivisere evt kutte tjenester. Nærmere om kommuneplanens mål Hovedmål: Delmålene: Kultur for alle - hele året Alle barn skal kunne delta i kulturtilbud og friluftsaktiviteter Friluftsliv, idrett og fysisk aktivitet for alle Kulturskolens arbeidsområder består av undervisning i musikk, drama/teater, visuell kunst og salg av elevplasser til skolemusikkorpsene, salg av dirigenttjenester til korps og kor, og deltakelse i prosjektene Ung Klassisk, Den kulturelle skolesekken og Stryk på Sørlandet. Kulturskolen har jevnlige konserter, teaterforestillinger og utstillinger i visuell kunst. Kommunen var tidlig ute med å opprette Kulturskoletimen. Etter to års prøvedrift med statlige prosjektmidler ble Kulturskoletimen innført på permanent basis i hele landet. Lærekrefter ble tilsatt (6 lærere i 20%-stilling). Den statlige støtten til Kulturskoletimen ble fjernet av ny regjering fra skoleåret 2014-2015. Tilbudet Kulturskoletimen ble derfor lagt ned fra høsten 2014. Dette har gitt Kulturskolen utfordringer bemannings- og ressursmessig. 122 elever og 18 skoler benyttet seg av kulturskoletimetilbudet våren 2014. Skoleåret 2014 2015 har lærerne fått andre arbeidsoppgaver som undervisning, administrasjon og ved salg til andre kommuner, skolemusikkorps og institusjoner. Det er ønskelig å beholde den gode kompetansen og i løpet av våren 2015 forsøke å finne forsøksmidler til å delta i satsing på forbedring av kommunens levevilkår. Kulturskolen vil fortsette å ha fokus på talentutvikling gjennom Ung klassisk og Lørdagsskolen i Aust-Agder der Arendal er vertskommune. Etter en omfattende høringsprosess er ny rammeplan for kulturskolen - Mangfold og fordypning - vedtatt på landsmøtet i Norsk kulturskoleråd. Kulturskolen vil i 2015 arbeide med videreutvikling av kulturskolens virksomhet med grunnlag i den vedtatte rammeplanen. Planen er veiledende for kommunal kulturskoledrift. Hovedstrategi er: En kulturskole for alle. Kultur har også flere tilbud om teater, musikk og andre kulturopplevelser gjennom den kulturelle skolesekken og Barnekulturdagene. Fritidsklubbene ute i oppvekstområdene og Kilden i sentrum er viktige rusfrie møteplasser for ungdom gjennom hele året. Kultur har også ulike arrangement og fritidsaktiviteter i skolenes ferier. Folkehelse og fysisk aktivitet er også her viktig. Marka fritidsklubb har fokus på fysisk aktivitet og naturopplevelse for barn og unge. Det arbeides med utjevningstiltak innen ferie og fritidstilbud for familier berørt av barnefattigdom. Tiltakene har vært delfinansiert av statlige midler. For 2015 er det avsatt kr 200.000 for å erstatte reduksjon i statlige midler etter at prosjektperioden er over; jfr sak 11/51 i formannskapet. Beløpet er nødvendig for å oppretteholde dagens tilbud. En opplever også en økning i antall familier som benytter seg av ferie- og fritidstilbudene som gis gjennom satsingen. Ny skole på Stuenes får lokaliteter for fritidsklubb og grendehuslokaliteter samt oppgradering av uteområder inkludert ombygging av Stuenes Stadion til kunstgress og delfriidrettsanlegg. Dette blir en flott og nødvendig tilvekst til oppvekstområdet. Arbeidet med ny Roligheten skole er i gang, der planlegges det også at skolen skal bli en viktig faktor og møteplass i oppvekstområdet på Tromøya. Kostnader for å legge kunstgress på grusbanen på Moltemyr skal utredes som grunnlag for vurdering innarbeidelse senere års handlingsplaner; jfr. budsjettvedtak BS 11.12.14. Det er avsatt kr 300.000 årlig frem til byjubileet 2023 til nærmiljøprosjekt der frivillige organisasjoner kan søke. Det skal kåres 3 vinnere hvert år. Det er avsatt kr 100.000 for markering av Friluftsåret 2015. Dette er ment å være stimuleringsmidler til lag og foreninger som fremmer særlige tiltak som stimulerer til fysisk aktivitet i naturen. Året åpnet med en markering på Sam Eydes plass 13. januar. 12
Etablering av nye turløyper med lys i tilknytning til bygging av ny E18, er tatt inn som en del av rekkefølgebestemmelsen i planarbeidet. I tilknytning til Arendal idrettspark arbeides det med å med å etablere sommer- og vinterløyper med lys som en utvidelse av eksisterende løypenett og som vil utgjøre første del av Tveitenløypa. I fylkeskommunens arbeid med å planlegge/bygge internat for elever ved Sam Eyde videregående skole, vil kommunen være en aktiv pådriver for å kombinere dette med overnattingsmuligheter i forbindelse med treningssamlinger og lignende som har sin basis i de ulike anleggene i Arendal idrettspark. Forvaltning av Friluftsloven i samarbeid med jussnettverket, særlig allemannsretten, er et prioritert arbeidsområde. Sikring av friluftsområder og tilgang til disse for alle, er vesentlig. Kulturenheten har ansvar for fritidstilbud for funksjonshemmede, herunder støttekontakttjenesten etter lov om sosiale tjenester. Enheten vil fortsatt ha fokus på at tilrettelagte aktiviteter skal ha mestring, sosial inkludering og etablering av nettverk som målsetting. Arendal har bevilget investeringstilskudd og driftsstøtte til ny friidrettshall i Grimstad. Det skal inngås avtale der friidretten i Arendal får rett til å bruke hallen. Skatehallen åpnet i 2014 uten at det ble satt av midler til driftspersonell. Dette er en utfordrende situasjon som frem til i dag har vært løst i et samarbeid med representanter for skateklubben og Kildens ansatte. Det har vært situasjoner som må unngås. En mer permanent tilsynsordning må utredes og evt finne sin finansiering. Delmål: Støtte opp om lag og foreninger og annet frivillig arbeid, samt samarbeide med dem på best mulig måte Det å ha et mangfold av aktivitets- og foreningstilbud i kommunen er svært viktig for å være en god kommune å bo i. Dagens tilskuddsordninger og gratisprinsippet videreføres. I tillegg er det årlige tilskuddet til lag og foreninger økt med kr 1 mill. fra og med 2015. Delmålene: Kunst- og kulturinstitusjonene skal medvirke til at Arendal blir en synlig Kulturby. Bruke kunst- og kultur som virkemiddel i byutviklingen Biblioteket - Fra samling til møtested og verksted - viser både til den generelle digitale utviklingen innen bibliotektjenester og til nyutvikling av biblioteket som møteplass og arena for brukernes aktiviteter. Denne utviklingen vil også forsterke satsingen på døgnåpent/meråpent bibliotek med løsninger som kombinerer fysiske åpningstider med gode webløsninger og andre tilrettelagte tilgangsordninger. I 2015 vil vi prioritere en tydeligere satsing på arrangementer for å utvikle biblioteket som lokalt litteraturhus i tråd med forventningene som uttrykkes i den nye biblioteklova. Dette innebærer også fortsatt satsing på kvalitetsarrangementer for barn og barnefamilier. Hovedfokus i 2015 er fullføring av automatiseringsprosjektet og oppfølging av endringer dette innebærer for publikum. Mot slutten av 2015 planlegger vi også utprøving av løsning for meråpent bibliotek. Endringene som følger av automatiseringen får også merkbare konsekvenser for alle ansattes hverdag og rolle, noe vi vil fokusere sterkt på i forkant av nyåpning. Munkehaugen kultursenter er et møtested for mange ulike grupper. Senteret er viktig for Arendal som musikk- og kulturby. Her er scene, ungdomskafe, øvingsrom, lydstudio, utleierom for lag og foreninger samt atelier for kunstnere. Prosjektet Rytmisk fabrikk arbeider for å ivareta unge talenter for hele fylket. Bomuldsfabriken Kunsthall fikk økt statstilskudd med kr. 500 000,- i 2015. Dette fordrer at kommunen ikke reduserer ytterligere på sitt engasjement. Rådmannen vil imidlertid vurdere om annen organisasjonsform enn dagens kan være tjenlig. Det arbeides nå med detaljplanlegging for Kunstarena Torbjørnsbu som grunnlag for anbudsdokumenter og byggesøknad. Prosjektet er med i kommunens investeringsprogram og det arbeides med ytterligere ekstern finansiering. 13
Kilden Internasjonale Kulturkontor (KIK), som har som mål å fremme og støtte kultur for våre internasjonale medborgere, har også ansvar for Internasjonalt Marked, Internasjonale Dager og UBUNTU. UBUNTU er et veletablert nettverk for utenlandske som jobber i Arendal. Kulturhuset er 10 år i 2015. Det er avsatt kr 500.000 i ekstra vedlikeholdsmidler i jubileumsåret samt kr 200.000 i støtte til jubileumsforestilling. Arrangørkompetansen på arrangementskontoret og kulturenheten/kommunen generelt er viktig å ivareta og videreutvikle for Arendal som vertsby for konferanser og større arrangement/festivaler. Også forvalting av byrommene og scenene og håndtering av utleiereglement og støyproblematikk er viktig for å kunne fremstå som en ryddig by med kvalitet i tilbudene. Arrangementskontoret er noe styrket i budsjett 2015. Kulturnettverket og arrangementskontoret bidrar med en vesentlig innsats i arbeidet med Arendalsuka og kontorets kompetanse er kommet til nytte som premissleverandør for gjennomføring av viktige bestanddeler av uka. Norsk Jazzforums regionssenter for Sør Norge, som dekker Agder-fylkene og Telemark, er lokalisert til Arendal. Arendal kommune ser det som viktig å støtte opp om kontorets virksomhet. Støtten til Sørnorsk filmsenter er også økt noe fra 2015. Senteret er svært viktig for utviklingen av filmmiljøet i Arendal og regionen. Delmål: Fra kulturminner til levende historie Aust-Agder kulturhistoriske senter får økt tilskudd til drift på kr. 600 000,- i 2015 bl.a. på grunn av omfang og økt kvalitet på utstillingene i nye lokaler. Stiftelsen Bratteklev Skipsverft er opprettet i 2014. Arendal kommune er med i stiftelsen. Dette innebærer et årlig tilskudd på kr. 650 000,-. Det er avsatt begrensede midler (kr 600.000 mot opprinnelig en intensjon på årlig kr 1,2 mill) til videreføring av prosjektet Arendal by- og regionshistorie 2023. Dersom kommunen ikke øker sitt tilskudd, og det heller ikke finnes private aktører som kan finansiere arbeidet, må prosjektets ambisjoner reduseres. Kulturenheten vil fortsette med å gjøre vår kulturarv og historie levende og tilgjengelig gjennom støtte og samarbeid med museene; Aust-Agder Kulturhistoriske Senter, Eydehavn-museet, Bomsholmen fløtingsmuseum og Kløckers Hus/Arendal Bymuseum. Populære tiltak som byvandringene, kulturlunsjer og åpent Arendal gamle rådhus, videreføres. Arbeidet med kulturløyper fortsetter, et viktig tiltak både for å gjøre lokalhistorien kjent, men også et viktig folkehelsetiltak. Arendal gamle rådhus er 200 år i 2015. Arrangementer tilknyttet dette vil bli gjennomført 7.-10. mai. Det er avsatt et tilskudd til sluttrenovering av Boy Leslie med kr 100.000 i 2015 og 2016. Arbeidsgiverstrategien Arbeidsgiverstrategien er presentert foreløpig i de ulike avdelingene i kulturenheten, men skal følges nøyere opp. Ny organisasjonsmodell for biblioteket skal evalueres høsten 2015. Kulturskolen behandler ny rammeplan for kulturkolevirksomheten og kulturnettverket omorganiserer noen av arbeidsområdene sine. Det er naturlig at oppfølging av MTU og arbeidsgiverstrategi knyttes opp mot disse prosessene. Medarbeider- og brukerundersøkelser Medarbeiderundersøkelsen er presentert og diskutert i alle avdelingene, men vil være naturlig å ta inn i de prosessene vi nå går inn i (som nevnt under arbeidgiverstrategi). Alle avdelingslederne er nå med i det nye opplæringsprogrammet for mellomlederne, der dette også er et fokusområde. Dette sikrer en felles faglig forståelse av hvordan vi kan utnytte denne undersøkelsen direkte i vårt arbeid. Systematisk HMS-arbeid i enheten Hver avdeling har sitt eget HMS-utvalg. I tillegg har vi et sentralt med enhetsleder som leder. Her arbeides det for å løse felles utfordringer. Målsetningen er at alle skal få gode fysiske og forutsigbare 14
arbeidsforhold, dette følges kontinuerlig opp. Det er noe bedring, men fremdeles utfordringer særlig i forhold til kulturskolens arbeidsplasser ute på skolene. Oppfølging av vernerundene. Biblioteket har hatt arbeidsplassvurdering utført av Agder Arbeidsmiljø. Her pekes det blant annet på behovet for elektrisk høyderegulerbart bord og tilpassede arbeidsstoler. Innenfor tilgjengelig ramme vil det bli prioritert høyt å sikre den enkelte nødvendige individuelle løsninger for å forebygge slitasje og sykemeldinger knyttet til det fysiske arbeidsmiljø. Vi vil også følge opp Agder Arbeidsmiljøs råd om øvelser for forebygging mot slitasjer. Fellesopplevelser blir også en satsing i 2015. Gjennom den omfattende endringsprosessen biblioteket har vært i siden 2013 har vi erfart viktigheten av felles opplevelser som grunnlag for et godt arbeidsmiljø og fundament for felles forståelse. Nærvær Styringsindikator Enhetens resultat 2013 2014 Kommunens Enhetens Fravær korttid (%) 1,0 1 1 Fravær langtid (%) 4,7 3,3 4 Nærvær (%) 94,3 95,7 92,2 95 Investeringer Tall i 1000 kr Vedtatt budsjett 2015 Overførte budsjettmidler tidligere år Til disposisjon 2015 Brutto investeringsutgifter 16 600 17 828 34 428 Mål regnskap 2015 Prosjektene gjennomføres i takt med bystyrets vedtak. Evt. avvik rapporteres i tertial. 15
10 Brann Enhetsleder: Dag Svindseth Bystyrets vedtatte budsjettramme Østre Agder Brannvesen (ØABV) sitt motto og visjon er: Din trygghet - Vår stolthet. ØABV er et samarbeid mellom 7 kommuner, og er organisert etter en vertskommunemodell. Brannvesenet har 185 ansatte, hvorav 125 er deltidsansatte mannskaper som i hovedsak er tilknyttet den enkelte brannstasjon i samarbeidskommunene. Tjenestene som ligger under ØABV finansieres på ulike måter. Feiertjenesten finansieres ved gebyr, mens det interkommune utvalgs arbeid mot akutt forurensing (IUA) og Agder 110 nødsentral finansieres ved en andel pr innbygger. Forebyggende- og beredskapsarbeid finansieres ved rammetildeling hvor Arendal kommune bevilger 56 % av rammen. De resterende 44 % bevilges av samarbeidende kommuner etter en fordelingsnøkkel. Tall i 1000 kr Budsjett 2015 Budsjett 2014 Regnskap 2013 Sum utgifter 74 202 72 656 75 477 Sum inntekter -47 431-45 217-47 862 Netto driftsramme enheten 26 771 27 439 27 615 Budsjettet for 2015 gir fremdeles ikke rom for å lette på noen av tiltakene som ble innført i 2013, da budsjettet er stramt. ØABV må også i 2015 driftes med to vakante stillinger (1 stilling under forskriftskrav i forebyggende avdeling) for å kunne oppnå balanse i regnskapet, og med fortsatt redusert aktivitet på flere områder i beredskapsavdelingen. Det å holde stillinger vakant vil midlertidig gi redusert tjenesteproduksjon, særlig innen tilsyn, og dette medfører også merarbeid for øvrige ansatte i avdelingene. Enhetens tjenester ØABV er i dag organisert til å forebygge og begrense konsekvenser av uønskede hendelser i 7 kommuner. Avdelingene i Enhet 10 består av Agder 110 sentral, beredskapsavdelingen, forebyggende avdeling, feieravdelingen og Interkommunalt utvalg mot akutt forurensing (IUA). Agder 110 sentral Ved årsskiftet 2014/2015 venter vi fortsatt på utfallet av politistudien med tanke på hvordan de nye politidistriktene vil se ut. Når politidistriktene er landet vil trolig ny struktur for brannvesenet og nødmeldetjenesten følge tett på. Den nye 110-sentralen er på det meste ferdigstilt, og arbeidet med å fullføre dokumentasjon omkring sentralen er et viktig gjøremål i 2015. I arbeidet med å videreutvikle operative rutiner vil vi jobbe tett med politiets operasjonssentral og AMK-sentralen om fellesfaglige utfordringer. Blant våre operatører skal hovedfokus være å sikre at alle når et høyt kvalitetsnivå på bruk av det nye verktøyet i sentralen. I tillegg vil vi jobbe mye med intervjuteknikk og samspill i sentralen. På teknisk side starter året med oppgaven å skifte alarmmottak, i tillegg til å etablere en utskiftningsplan for alt teknisk utstyr. 16
Beredskapsavdelingen Ny brannstasjon er innfaset og har vært i drift i godt over ett år pdd. Tross enkelte barnesykdommer må det kunne sies at ny brannstasjon har vært en ubetinget suksesshistorie, og fremstår i dag som et fyrtårn i Østre Agder Brannvesen. Opplæring og kurs: Beredskapsavdelingen vil ha stort fokus på lovpålagte kurs i 2015/2016 (røykdykkerkurs, grunnkurs, 160 kode og beredskapsutdanning trinn I, trinn II og trinn III. Mange av disse kursene vil ØABVs egne mannskaper utføre selv som internopplæring, og noen tyngre kurs kjøres av Norges Brannskole i Tjeldsund/Harstad med de plassbegrensninger det medfører. Flere av våre mest erfarne heltidsansatte nærmer seg pensjonsalder, og det er essensielt med en proaktiv tilnæring til kompetansebygging slik at vi står faglig sterke tilbake når enkelte går av med pensjon. I flere år har avdelingen hatt 1 stilling vakant som et innført sparetiltak, og jeg håper tiden er moden for å se på hvordan disse stillingene (forebyggende og beredskap) kan realiseres økonomisk inneværende år. Forebyggende avdeling Avdelingen har 7 stillingshjemler inkludert leder som er et minimum lovpålagt antall iht dimensjoneringsforskriften (1 pr 10.000 innb). I 2015 vil én stilling inntil videre stå vakant som et generelt sparetiltak i ØABV. Pdd har Forebyggende avdeling 1 kvinnelig ansatt ute i fødselspermisjon. Hennes erstatter startet i ett 12 mnd vikariat den 4. desember 2014. Det er i ØABVs interesse at denne personen fortsetter når vikariatet tar slutt, noe som fordrer ekstra midler for realisering fra våre samarbeidskommuner. Det brukes mye tid og ressurser på intern opplæring og inntil videre er vår nyansatte særdeles godt egnet for et lengre ansettelsesforhold ved ØABV. I 2014 omkom 3 personer i brann i vårt distrikt, mot ingen i 2012 og 2013. Forebyggende brannvernarbeid dreier nå fokus fra rutinemessige tilsyn til risikobaserte tilsyn og annen risikobasert forebyggende aktivitet. En revidert forskrift er ute på høring, og vil bli iverksatt i løpet av 2015. ØABV vil av den grunn ha ekstra fokus på tette verneverdige trehusområder, og brannsikkerhet i hjemmet hos utsatte grupper. Utsatte grupper for å omkomme i brann er bl.a. eldre over 70 år, personer som sliter med rus og/eller psykiatri og nyetablerte innvandrerfamilier. Feieravdelingen Avdelingens lovpålagte oppgaver for 2015 er ca. 21600 objekter fordelt på 14560 feiinger og 7040 tilsyn. I tillegg til disse lovpålagte oppgavene så er vi også pådriveren av den nasjonale 6. klasse undervisningen i samarbeid med Agder Energi som går hver høst, hvor vi har teoretisk undervisning og praktisk slukking på programmet. Vi samarbeider også med forebyggende avdeling med kampanjer som Trygg hjemme, Hyttekampanjen og Brannvernuka. Pr. 1.1.2015 er vi kun 8 ansatte fordelt på 7 feiere og 1 leder. 2 stillinger ligger ute med svarfrist 18.01.15, hvorav en er fast og den andre et vikariat med mulighet for fast ansettelse. En mann har permisjon for å jobbe i Bberedskapsavdelingen ut 2015. Feieravdelingen gjør også betydelige endringer på IKT struktur i 2015. Blant annet utskifting av Gemini feier program til DM feiing. Denne endringen ble pålagt oss da Gemini feiing avvikles. Varsling av feiing og tilsyn er tidligere gjort pr. post, noe som endres i 2015. Feieravdelingen har inngått avtale med UMS (Unified Messaging Systems) for varsling av feiing og tilsyn, dette blir innført i løpet av 1. kvartal 2015. Interkommunalt utvalg mot akutt forurensing (IUA) IUA vil fortsette å bygge opp sin kompetanse og matereiellmessige kapasitet ved å kurse mannskapene i deltakende kommuner. Arbeidsgiverstrategien Arbeidsgiverstrategien, Sammen om framtida Arendal 2023, skal brukes til langsiktig utvikling og holdningsskapende arbeid for å øke den enkeltes bevisthet rundt egen arbeidshverdag og egne verdier. De overordnede målsetninger er gode og relevante, og tas med som del av den enkeltes medarbeidersamtale for bevistgjøring og refleksjon. Plakaten som er utarbeidet gjøres kjent for ansatte generelt og avdelingsledere spesielt. 17
Medarbeider- og brukerundersøkelser Medarbeiderundersøkelsen gir et godt bilde på Østre Agder Brannvesens virke. Enheten merker at vi nå er inne i andre året med økonomiske bremser på plass. Sparepakken og de organisatoriske nødvendige grepene som ble tatt, har sin pris når det kommer til trivsel og klima generelt. En uendret oppdragsportefølje i kombinasjon med færre ansatte og mindre midler til rådighet er med på å gi negative utslag på rollekonflikter og klarhet, mestringsledelse, kollegastøtte, mestringsklima, satsning på kompetanseutvikling (ingen andre kurs enn strengt tatt lovpålagte deltas på). På den andre siden står den enkelte ansatte på for avdelingen som helhet og utviser stor fleksibilitet og krummet nakke i møte med nye utfordringer. ØABVs ansatte løser en rekke komplekse og vanskelige oppdrag hver dag, og deres mestringstro følger deretter. Den enkeltes fleksibilitet og vilje henger sammen med en forventning om å snart få tilført de midlene som skal til for å dekke blant annet vakante stillinger og legge forutsetningene til rette for å redde liv og verdier gjennom vårt virke. For inneværende år 2015 vil det være et kortsiktig mål om å få tilført ekstra midler for realisering av enhetens to vakante stillinger. Systematisk HMS-arbeid i enheten Østre Agder Brannvesen jobber systematisk og bra med internt HMS arbeid. Det gjennomføres månedlige møter i HMS utvalget hvor avviksmeldinger behandles og saker/elementer i daglig drift hånd-teres på en mest mulig proaktiv måte. Enhet 10 har også et spennende pågående samarbeid med Arendal kommune vedrørende ny kvalitetsportal for HMS håndbøker, regelverk og elektronisk avvikshåndtering. Et av de viktigste målene i enheten er å favne bredt, slik at alle ansatte på deltid og heltid i 7 kommuner kjenner til og bruker HMS rutiner og saksgang. Nærvær Styringsindikator Enhetens resultat 2013 2014 Fravær korttid (%) 1,5 1,61 Fravær langtid (%) 6,9 4,36 Kommunens Nærvær (%) 91,7 94,0 92,2 Enhetens Til forskjell fra 2013, så hadde Enhet 10 i 2014 færre langtidssykemeldte som var med å trekke ned nærværsprosenten. Til tross for at enhetens resultat for 2014 anses som meget tilfredsstillende, skal det fortsettes å fokusere på et godt arbeidsmiljø (psykisk og fysisk) som også kan være med på å redusere enhetens fravær totalt sett. Investeringer Tall i 1000 kr Vedtatt budsjett 2015 Overførte budsjettmidler tidligere år Til disposisjon 2015 Mål regnskap 2015 Brutto investeringsutgifter 0 3 963 3 963 Investeringer av litt større art i Østre Agder Brannvesen inneværende år fokuserer på følgende behov. Det er behov for ny tankbil ved stasjonen i Arendal og Risør. Begge bilene er gamle og etter hvert kostbare å holde operative. I tillegg ønsker vi en ATV [6-hjuling] ved Arendal stasjon som ressurs for alle samarbeidskommunene til støtte eksempelvis ved skogbrann, brann utenfor allfarvei. Den siste store investeringsposten er en eventuell ny førstebil til Froland stasjon. Denne saken har vært oppe til diskusjon i samarbeidet tidligere, men ble lagt på vent ifm at brannstasjonen brant ned og brannvesenets fremtidige virke på Froland var usikkert. Jeg ønsker dette tatt opp i rådmannsutvalget som sak for å diskutere kostnadene som ligger i ny førstebil for ØABV. Investeringer ellers dreier seg om utskiftning av enkeltkomponenter og utstyr for øvrig innad i brannvesenet. 18
15 Enhet for service og forvaltning Enhetsleder: Trond Aslaksen Bystyrets vedtatte budsjettramme Tall i 1000 kr Budsjett 2015 Budsjett 2014 Regnskap 2013 Sum utgifter 71 133 - - Sum inntekter -26 033 - - Netto driftsramme enheten 45 100 - - I forbindelse med omorganiseringen pr. 01.06.14, ble det opprettet en ny enhet kalt Publikumsrettet saksbehandling og service, senere omdøpt til Enhet for service og forvaltning. Intensjonen bak opprettelsen av denne enheten, er å rette et sterkere fokus på servicedimensjonen tilknyttet kommunes saksbehandling. For å oppnå dette, ble sentrale utadrettede tjenester som byggesak, reguleringsplan og oppmåling/geodata lagt til enheten sammen med bl.a. servicesenteret. Det er knyttet stor usikkerhet til enhetens budsjettramme for 2015. Dette har sammenheng med at den nye enheten er sammensatt av flere større og mindre fragmenter fra 5 gamle enheter/staber (før 01.06.14). Dette var et komplisert puslespill og det er sannsynlig at det er behov for en justering i forbindelse med 1. tertialrapport. Enhetens oppfølging av kommuneplan/bystyrets budsjettvedtak Enhetens tjenester Enheten består av følgende avdelinger/nettverk (antall ansatte pr. 01.01.15 i parantes): Byggesak (13), Arealplaner (6), Geodata og oppmåling (13), Støttestjenester helse og levekår (9), Servicesenter (11), Politisk sekretariat (4), Skatteoppkrever Arendal og Froland (6), Interkommunal arbeidsgiverkontroll i Agder (10). Enheten vil i 2015 ha et samlet og overordnet fokus på hvordan vi kan yte enda bedre service til våre brukere. Dette gjøres bla. gjennom flere samlinger under paraplyen Serviceskolen for Arendal kommune. Vi vil også gjennomføre en studietur med 4 av avdelingene til 2 danske kommuner som ligger langt framme når det gjelder å ta i bruk nye og mer servicefokuserte metoder i møte med brukerne. I det følgende framgår fokusområdene knyttet til de 8 fagavdelingene som enheten består av: Byggesak Hovedfokus på reduksjon av saksbehandlingstid og saksmengde og på god service og overlevering av tjenestene til innbyggerne. Bedre informasjon om søknadsordningene, blant annet gjennom egne informasjonskvelder rettet mot innbyggerne som ønsker å bygge selv. Nytt kartsystem tas i bruk i 2015 Nytt sak-/arkiv system i 2016 deltagelse i prosjekt rundt dette. Deltagelse i sentralt prosjekt (KS / KommIT) knyttet til elektronisk byggesaksbehandling. Revidering av informasjon på hjemmeside bedre informasjon både for bransje og innbyggere. Fortsette arbeidet med eget brukerråd med bransjerepresentanter. Håndtere tilsyn i samsvar med fastsatt tilsynsstrategi for 2015-2016 19
Arealplan Hovedfokus på å følge opp saksbehandlingstid i forhold til gjeldende frister både for planarbeid og levering av meglerpakker, og samtidig holde fokus på god service og overlevering av tjenestene til innbyggerne. Fokus på god informasjon underveis om planstatus og status for saksbehandling overfor konsulenter og innbyggere. Nytt kartsystem tas i bruk 2015. Fagmiljøet er involvert i dette Fortsette arbeidet med eget brukerråd med bransjerepresentanter. Arbeid med oppheving og endring av gamle reguleringsplaner slik at de blir mer korrekte og lettere å forstå og forholde seg til Geodata (kart og oppmåling) GIS/Geodata Videreføring av geodatasamarbeidsavtale med Froland kommune Oppstart av geodatasamarbeid med Grimstad kommune. I forbindelse med dette skal bemanningen forsterkes med en 100% stilling. Denne finansieres av Grimstad kommune. Innføring av nytt GIS-innsynsverktøy for saksbehandlerne. Ny kartløsning for innbyggere/næringsliv. Tilrettelegging av karttjenester for mobile plattformer. Tilrettelegging av selvbetjeningsløsninger. Videreføring av KommIT-prosjekt ebyggesak pilotprosjekt Videreføring av GeoSynkroniseringsprosjektet. Etablering av historiske ortofoto 1946-1985 fellesprosjekt Geovekst. Flervinkelfotografering (pictometry) av kystsonen fellesprosjekt Geovekst. Kartforvaltning herunder grunnkartsforvaltning, plandataforvaltning, ledningskart samt generell temakartforvaltning. Kart og oppmåling Arbeidslaget har ansvaret for å gjennomføre oppgaver etter matrikkel- og eierseksjonsloven: Gjennomføre oppmålingsforretninger i hht. God landmålerskikk (Matrikkelloven 33). Adressering Seksjonering/reseksjonering Matrikkelføring (eiendommer, bygninger, adresser, eierseksjoner, kommunale pålegg) Gjennomføre oppgaver innenfor de tidsfrister som loven setter (unngå redusert gebyr). Fokus på å unngå økning i restanser, evt. reduksjon Gjennomføre skanning av oppmålingsarkivet Opplegg/gjennomføring oppmålingsforretning/ferdigstilling av attestsaker (150 saker) Etablere og ta i bruk servituttkartlag i kartinnsynsverktøyet Eiendomsskatt Oppfølging av det daglige eiendomsskattearbeidet. Den programvare vi har i dag vedr. eiendomsskatt, har gått ut på dato (vedlikeholdes ikke lenger). Må avklare i 2015 om vi skal anskaffe nyutviklet versjon av dagens programvare, eller satse på programvare fra annen leverandør. Politisk sekretariat God effektivitet og kvalitet i arbeidet med å tilrettelegge for gjennomføring av politiske møter og prosesser, samt dokumentasjon og støtte knyttet til dette. Arbeidet gjøres i samsvar med krav i lov- og regelverk og i god dialog med det politiske miljøet. Administrativ støtte til politisk ledelse. 20
Gjennomføring av kommune- og fylkestingsvalget 2015 på en sikker og profesjonell måte Fokus på forenkling og effektivisering av egne arbeidsprosesser og rutiner Servicesenter Fokus på god og effektiv organisering og drift av publikumsmottak og sentralbord. Publikumsmottaket har i snitt 450 henvendelser pr. uke. Sentralbordet mottar i snitt 3400 telefoner pr. uke. Effektiv drift og god service knyttet til øvrige oppgaver tillagt servicesenteret, herunder Trio (kalender/sentralbord/intern telefonkatalog), meglerpakker/infoland, egenerklæringer, annonsering, publikumsmottak for bostøtte og startlån, transporttjeneste mm. Være en pådriver videre i arbeidet med å løfte servicenivået i Arendal kommune. Dette bla. gjennom den interne Serviceskolen i Arendal kommune. I 2015 omfatter den Byggesak, Arealplan, Geodata og oppmåling og Servicesenteret. Senere vil andre enheter i kommunen omfattes av. Prosjektledelse utøves i samarbeid med Eureka. Forbedring og bruk av kommunens ansatt- og innbyggerportal og facebookside. De sosiale mediene skal framstå som kommunens døgnåpne servicesenter. Servicesenteret skal sammen med Kommunikasjonsnettverket drifte disse og bidra til at produktene blir stadig bedre og mer relevant for våre brukere. Tilrettelegging for hjelp til selvhjelp via publikums-pc er i Servicesenteret. Bidra i enda større grad til at kunden selv finner det de trenger. Turistkontoret er nå en integrert del av Servicesenteret i lavsesong. Det skal i 2015 jobbes videre med å utvikle og forbedre denne tjenesten Nettverk støttetjenester helse og levekår Bistå enhetsledere, avdelingsledere m.m med arbeid knyttet til arbeidavtaler, lønnsmeldinger, sluttattester/tjenestebevis m.m. Fokus på effektivisering og klare ansvarslinjer. Videreutvikle bruk og kompetanse av fagsystemet RS (arbeidsplan) i Helse og levekår Gerica er et omfattende elektronisk pasientjournalsystem til bruk i kommunal helse- og levekår. Nettverket har ansvaret for å videreutvikle dette systemet samt å bidra til at brukerne av systemet behersker dette stadig bedre. Nettverket har også ansvaret for vederlagsberegning knyttet til omsorgstjenester. Dette er et omfattende område med en betydelig økonomi og det må jobbes videre med å etablere gode og rasjonelle rutiner og arbeidsprosesser. Skatteoppkrever Skatteavdelingen er faglig underlagt den statelige skatteforvaltningen (Skatt Sør) og jobber med saksbehandling og innfordring av ubetalte skattekrav. Dette inkluderer ordinære skattetrekk (arbeidstakere), arbeidsgiveravgift, restskatt og forskuddsskatt (personlig og firma) Skatteoppkrever leverer egen virksomhetsplan til Skatt Sør (Skattekontoret) Skatteoppkreveren flytter fra 01.02.15 fra Citygården til Rådhuset. Dette gir grunnlag for bedre samhandling mellom Skatteoppkrever og aktuelle personer og fagmiljøer i kommuneadministrasjonen Interkommunal arbeidsgiverkontroll i Agder Avdelingen utfører arbeidsgiverkontroller vedr. bla. innbetaling av skatt og arbeidsgiveravgift. Arendal kommune er vertskommune for denne ordningen som omfatter alle kommunene i Aust Agder, 6 kommuner i Vest-Agder (bla. Kristiansand) og 2 kommuner i Telemark. Avdelingen har tatt i bruk kontrollstøttesystemet KOSS i 2014 og vil ha fortsatt fokus på å ta i bruk og utnytte de hvilke muligheter som ligger i systemet. Avdelingen vil ha fokus på fortsatt høy kvalitet og god produksjon som bla. innebærer at det gjennomføres kontroller i minst 5% av alle registrerte virksomheter i alle kommuner. 21