OPPSUMMERENDE PUNKTER FRA RAPPORT OM ETABLERING AV FELLES TJENESTESENTER Juni 2016
PLANEN FOR ETABLERING AV TJENESTESENTER ER LEVERT TIL STATSRÅDEN I februar fikk NHN oppdraget fra Helse- og omsorgsdepartementet om å utarbeide en detaljert plan for etablering av tjenestesenter for IKT, anskaffelser og arkiv/dokumentforvaltning. Mandag 30. mai ble rapporten overlevert til statsråd Bent Høie.
OVERORDNEDE RAMMER FOR ETABLERINGEN
TJENESTESENTERET FÅR 12 KUNDER TJENESTESENTERET 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 EKSTERNE KUNDER INTERN KUNDE
TJENESTESENTERET ETABLERES SOM EN EGEN DIVISJON I NHN ADMINISTRERENDE DIREKTØR HR OG KOMMUNIKASJON ØKONOMI OG FINANS TJENESTESENTER- DIVISJONEN PROSJEKTLEDELSE ARKITEKTUR OG UTVIKLING PRODUKT HELSEDIVISJONEN
TJENESTESENTERET LOKALISERES PÅ SKØYEN Monier-bygget på Skøyen, Verkstedveien 1 Nye lokaler med: Nærhet til kollektivtilbud og flytog Åpent landskap God kantine Moderne bygg med gode lyd-, lys- og luftforhold Kontrakten forventes signert innen kort tid og det vil informeres når dette er avklart.
PROSESS FOR OVERFØRING AV MEDARBEIDERE 1 2 3 4 5 6 Opplæring av ledere Arbeidsgivers identifikasjon av potensielt berørte medarbeidere, drøfting med tillitsvalgte og informasjonsmøte Samtale nr.1 kartleggingssamtale Konstatering av om den ansatte er omfattet av virksomhetsoverdragelsen Vurdering av mulig plassering hos ny arbeidsgiver Samtale nr. 2 om foreslått innplassering Alle medarbeidere som utfører oppgaver som overføres til NHN skal behandles likt og etter samme prosess. Det vil utarbeides felles maler og støttedokumentasjon for å sikre likebehandling. Det gjennomføres opplæring i prosessen for ledere og tillitsvalgte i virksomhetene. 7 Reservasjonsrett 8 Oppfølging ved reservasjon 9 Informasjonsbrev om overføring 10 Oppstart i Norsk Helsenett og nye ansettelsesavtaler
TJENESTENE VIL FINANSIERES GJENNOM FASTPRIS PÅ BASISTJENESTER OG STYKKPRIS PÅ TILLEGGSTJENESTER Drift Basistjenester Tilleggstjenester Budsjettbevilgning fra HOD Fastpris Abonnement Finansiering Finanstilbyder (bank) Stykkpris Egenkapital Investering Ekstraoverføring fra HOD Ekstraoverføringer fra etatene Leasing Leie/kjøp av tjenester
OPPSUMMERT KARTLEGGING OG ANBEFALINGER INNEN ANSKAFFELSER, IKT OG ARKIV
PLANLEGGING AV ANSKAFFELSER Oppdatert kartlegging Det er identifisert 20 ansatte som er utfører de tjenester som skal overføres til NHN. Det er estimert behov for 26 årsverk: Ekstra behov utover de 26 dekkes av innleide ressurser. Samlet sett forventes det at de ansattes kompetanse kompletterer hverandre og vil dekke en stor del av kompetansebehovene i en felles anskaffelsesfunksjon. Det er estimert gevinstpotensial innen anskaffelser på ca. en halv milliard (nøkternt estimat) over 10 år. Dette oppnås gjennom: Enkle og middels komplekse prosjekter i 2017 Forbedringsprosjekter basert på kategoristyring i 2018. Anbefalinger De tjenester som overføres til NHN: Strategisk planlegging Gjennomføring av kategoribaserte anskaffelsesprosesser Gjennomføring av ikke-planlagte anskaffelser Anskaffelsesrelaterte støttetjenester Kategoristyring benyttes for å utnytte synergier i markedet. Suksesskriterier: Kompetanseheving med fokus på kategoristyring hos NHNansatte, innkjøpskoordinatorer, bestillere og ledere Nye arbeidsprosesser som støttes av elektroniske verktøy Samhandling og målstyring på tvers av NHN og virksomhetene
PLANLEGGING AV IKT Oppdatert kartlegging Det er 193 ansatte som til sammen utfører den samlede IKTfunksjonen i alle virksomhetene. Det er 89 ansatte som utfører de tjenester som foreslås overført Det er estimert potensial for gevinster over 10 år innen: Redusert ressursbruk til brukerstøtte på 96 MNOK (nøkternt) Redusert driftskostnad for servere ved konsolidering på 130 MNOK Anbefalinger De tjenester som overføres til NHN: Drift, vedlikehold, overvåkning, beredskap og administrasjon av: infrastruktur arbeidsflate og kontorstøtte applikasjoner og integrasjoner Kunde- og leverandøroppfølging Brukerstøtte Ledelse, rådgivning, arkitektur, prosjektledelse av tjenestene over Målbilde for tjenestene som overføres NHN: Brukerstøtte med felles prosesser, roller og verktøy. En felles ny IKT-driftsplattform for alle virksomhetene Standardisering og samordning av prosesser iht. ITIL
KONSEPTUTREDNING AV ARKIV Anbefalinger Det er identifisert flere tjenesteområder som kan egne seg i et felles tjenestesenter. Totalt 80 årsverk produserer arkivtjenester i virksomhetene. 67 av disse er aktuelle for sentralisering. Konsept 2 er anbefalt for videre arbeid 12 årsverk utfører dette i dag. På mellomlang sikt (3-6 år) kan konsept 2 utvikle seg til konsept 3. Dette krever: Samordning av utviklingsprosjekter Etablere et utviklingsmiljø som videreutvikler løsninger Gjennomføre anskaffelse av Noark-kjerneløsning
FREMDRIFTSPLAN
FREMDRIFT TIL FERDIG ETABLERT TJENESTESENTER 2016 2017 Q3 Q4 Q1 Q2 Overføring av anskaffelser Forberede overføring Onboarding og samlokalisering Overføring av IKT drift og brukerstøtte Forberede overføring Onboarding og samlokalisering Gjennom Q1 Overføring av arkiv Planleggingsfase Gjennomføringsfase og virksomhetsoverdragelse 1 jun 2016 Detaljert plan for etablering av tjenestesenter 1 okt 2016 Direktør tjenestesenter på plass 1 jan 2017 Virksomhetsoverdragelse anskaffelser og IKT 1 jul 2017 Virksomhetsoverdragelse arkiv
VIDERE ARBEID I PÅVENTE AV HOD SIN BEHANDLING AV RAPPORTEN I påvente av HODs behandling vil NHN jobbe videre med forberedelser knyttet til: Rekruttering av direktør for tjenestesenteret Signere av kontrakt på lokaler Forberede organisering av prosjekt(er) i neste fase Starte planlegging av opplæring i prosessen for virksomhetsoverdragelse og utarbeide maler o.l. Arbeidet med planlagte aktiviteter som fremkommer i rapporten vil starte for fullt i august, etter HOD har gitt sin tilbakemelding.