Sluttrapport for Plan, budsjett og rapport prosjektet - utkast Del A: Beskrivelse av prosjektet Prosjektet startet som et økonomi- og virksomhetsstyringsprosjekt (ØV) høsten 2013, men ble nedlagt og deretter re-etablert som et prosjekt i OU-programmet januar 2014 (fase 1). Oppgavene i fase 1 ble følgende: Utviklingsarbeid med fokus på neste plan- og budsjettprosess og som tilhører arbeidsfeltet til stabsenhet for virksomhetsutvikling og seksjon for økonomistyring. Dvs. framdriftsplaner, konkrete bestillinger, hvem gjør hva og når, maler, forslag til prosess osv. Etter en evaluering av plan- og budsjettprosessen 2014-2016 ble hovedfokuset for prosjektgruppa endringer i årshjul- og maler for plan- og budsjettprosessen 2015-2017. Disse ble gjennomført og implementert iht. plan. Arbeidsgruppen jobbet godt sammen og sommeren 2014 ble derfor mandatet utvidet (jf godkjent mandat for nettverksgruppen plan, budsjett og rapport fra høgskoledirektøren) og prosjektet ble etablert som et nettverk med fem delprosjekt (fase 2): 1) Årshjul, 2) Plan og budsjett, 3) Virksomhetsrapportering, 4) Årsrapport 2014-2015 5) Økonomioppfølging. Disse hadde sine respektive arbeidsgrupper med krav til leveranser og definerte forutsetninger. Det ble utarbeidet en milepælsplan for nettverket med frister og aktiviteter for hvert delprosjekt. Flere av aktivitetene hang sammen på tvers av delprosjektene, så derfor var det viktig at enkelte personer deltok i flere prosjekt og kunne videreformidle informasjon på tvers av gruppene «alt hang sammen med alt». I begge fasene av prosjektet har det vært viktig å sikre forankring i alle deler av organisasjonen. Faste medlemmer i den overordnete nettverksgruppen har vært seksjonssjefer økonomi ved fakultetene, samt representanter fra økonomiavdelingen og virksomhetsutvikling i FA og internrevisor. I tillegg har faste representanter fra STU og FoU i FA, samt enkeltpersoner for øvrig i organisasjonen deltatt i arbeidsgruppene. Totalt var det ca. 17 personer som var tilknyttet prosjektet. Overordnet nettverksgruppe var den som drøftet innspill og «innstilte» til prosjekteier. Det ble skrevet referat fra nettverksmøtene og til dels fra arbeidsgruppene. Disse lagres i en felles mappe. Milepælsplanen var et levende dokument hvor frister ble endret fortløpende i tråd med fremdrift og forutsetninger. Endelige leveranser ble imidlertid i stor grad ivaretatt, med unntak av en av arbeidsgruppene som opplevde at uklare rammebetingelser hindret god fremdrift. Oppdatert milepælsplan følger rapporten som vedlegg.
Strukturen var basert på tilbake-rapportering og avklaring med prosjekteier i tiden mellom nettverksmøtene. Arbeidet var forutsatt sluttført 1.9.2015. På grunn av organisasjonsendringer sentralt og omlegging til modell for tjenesteforvaltning mv, blir prosjektet avsluttet i april 2015 og delvis overført til linjen, jf del C i rapporten. Det var ikke avsatt ekstra ressurser til prosjektet (utover noe arbeidstid for prosjektleder 4.kvartal 2014). Hovedutfordringene i prosjektet var: Manglende direkte kommunikasjon mellom prosjektleder og prosjekteier, delvis strukturelt betinget (for mange ledd), delvis manglende tid/prioritering. Uklart ansvar for bidrag til løsninger og implementering av nye tiltak Krevende modell med implementering av endringer parallelt med utviklingsarbeid, men den bidrog også til raskere iverksettelse av endringer. Punktet i mandatet om koordinering med analysegruppen er bare delvis ivaretatt, jf til dels felles representasjon og arbeidet med årsrapport Utilsiktede effekter positive: Bedre samhandling og forståelse på tvers i organisasjonen og derav bedre forankring og læring Prosjektet struktur Prosjektleder: Stine Kihl 01.01.14 til 30.9.14. Kari Kjenndalen fra 01.10.14-dd Prosjekteier: Torbjørn Eeg Larsen 01.01.14 til 15.06.14. Ann Elisabeth Wedø 16.06.14-dd Prosessveileder OU: Jenny Nornes og Gunhild Rønningen A. Samfunnsmål fra Strategi2020 Mål 4: HiOA skal være et lærende og nyskapende arbeidssted som organiserer og utvikler virksomheten og ressursene målrettet og effektivt
Del B: Hva vil man oppnå med prosjektet? Hensikt med prosjektet Fra Mandatet (godkjent av høgskoledirektør) Få gode beslutninger gjennom koordinering, godt informasjonsgrunnlag og forståelse for sammenhenger mellom økonomiske rammebetingelser, planlagte og gjennomførte aktiviteter og oppnådde resultater. Økt kvalitet i beslutningsstøtten som utgangspunkt for å prioritere og fatte beslutninger som støtter opp under den enkelte enhets og HiOAs mål Hovedformålet er styrket gjennomføringskraft og optimal utnyttelse av ressurser. Effekter og gevinster identifisert 1) Plan-, budsjett- og rapporteringsprosessene er tydelige og bedre forankret gjennom mer detaljert årshjul. 2) Tidligere oppstart av plan- og budsjettprosessen gir mer tid til involvering av fakultets- /instituttnivået og bedre sammenheng mellom beslutninger på ulike nivåer 3) Involvering av fakultetene ved utvikling av maler og veiledere har gitt mer standardisert og samordnet styringsinformasjon. 4) Enklere å aggregere informasjon fra fakultets-/senternivå til sentralnivå. 5) Bedre forståelse og redusert avstand mellom FA og fakultetsnivået. 6) Økt sannsynlighet for at sentrale beslutninger «eies» og iverksettes lokalt Del C: Oppfølging av prosjektet Ansvarlig for oppfølging: Administrativt ledernettverk for økonomi og virksomhetsstyring. Dette nettverket vil (re-) etableres i tråd med de føringer som ligger i vedtaket om etablering av Modell for tjenesteforvaltning. Ledernettverket skal ivareta og sortere oppfølgingspunktene i prosjekter, tjenester med ressursgrupper og aktiviteter som tas videre av ledernettverket (og linjen). Økonomidirektøren har ansvar for at dette gjennomføres. Hvem har ansvaret i linja for tjenesten prosjektet går inn under? Økonomidirektør Toril Eriksson Estimert tid for gjennomføring: Nettverket vil etableres senest 13.april
Utestående aktiviteter ved prosjektslutt Jf vedlagt milepælsplan. Utestående aktiviteter kan løses enten av prosjektets ressurser eller linjeressurser. Aktivitet Frist Ansvarlig (navn og enhet) Plan og budsjettverktøy for langtidsbudsjettering 30.09.15 ØK kartlegging Prosjektstyringsverktøy 2015 ØK Videreutvikling av maler (for rapportering) Løpende VU Økonomirapporter- ulike behov og målgrupper 30.06.15 ØK Analyse- og prognoseverktøy 30.9.15 kartlegging ØK Strategimidler 2016 Forankringsaktiviteter i overføring til linja Deltakere iprosjektets nettverksgruppe vil også være representert i administrativt ledernettverk for økonomi og virksomhetsstyring, noe som bør gjøre overføringen av informasjon enkel og ikke kreve spesielle kommunikasjonsstiltak. Det forutsettes da at representanter fra VU og ØK deltar i nettverket, i de minste i en overgangsperiode. Aktivitet Fora Når Ansvarlig
Plan for gevinstrealisering og risikohåndtering Samfunnsmål Effekter og gevinstmål Resultatindikator Datakilde Måling Risiko Risikosannsynlighet og -vesentlighet Tiltak «Organiserer og utvikler virksomheten og ressursene målrettet og effektivt» Plan-, budsjett-og rapporteringsprosessen er tydeligere og bedre forankret gjennom mer detaljerte årshjul Forankring og involvering på rett nivå til riktig tid og i riktig rekkefølge. At målene nås. Erfaringer fra brukere på ulike nivå, dvs ledere på fak/sentra og FA. Rapportering av resultater fra enhetene (jf veileder for årsrapport) DBH Regnskapsrapporter Brukeru ndersøk else, jf at dette er et tiltak i måltavle. At ulike nivåer ikke følger årshjulet, fraviker plan og ikke overholder frister. At strategier ikke realiseres. At måloppnåelse forsinkes Risiko knyttet til at det blir mange nye ledere som må prioritere mellom aktiviteter, der dette konkurrerer med andre. Vesentlig for å realisere høgskolens overordnete strategi Opplæring i økonomi og virksomhetsstyring og innføring i planarbeidet må inn i informasjonsplan for nye ledere. Nødvendig for å sikre eierforhold til prosessen Dato: <08.04.2015 Dato: <dd.mm.åå.> Kari Kjenndalen, prosjektleder Rolle/avdeling: Mottakende leder i linjen: <navn>