KRISTIANSAND KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG FOR PROSEDYRE- OG KOMPETANSEVERKTØY HELSE OG OMSORG JANUAR 2013 Saksnr. 201301241 1
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN... 3 1.1. Oppdragsgiver... 3 1.2. Kontaktperson... 3 1.3. Konkurransen gjelder... 3 1.4. Omfang og eventuell deling av kontrakten... 3 1.5. Avtalens varighet... 3 1.6. Anskaffelsesprosedyre... 3 1.7. Avtaletype... 4 1.8. Kunngjøring... 4 1.9. Innlevering av tilbud... 4 1.9.1. Tilbudsfrist... 5 1.9.2. Krav til tilbudets utforming... 5 1.9.3. Informasjon om tilbyder... 6 1.10. Spørsmål og svar knyttet til konkurransen... 6 1.11. Saksbehandling og innsynsrett... 6 1.11.1. Saksbehandling... 6 1.11.2. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter... 6 1.12. Tilbudsåpning... 6 1.13. Avvisning... 6 1.14. Vedståelsesfrist... 6 1.15. Avvik fra konkurransegrunnlaget.... 6 1.16. Presentasjon / demonstrasjon... 7 1.17. Avlysning/forkastelse... 7 1.18. Kvalifikasjonskrav... 7 1.19. Kriterier for valg av tilbud - tildelingskriterier... 8 2. MER OM TJENESTEN... 9 2.1. Kvalitet... 9 2.2. Pris og totaløkonomi... 9 2.3. Leverandørens erfaring... 9 2.4. Øvrige krav... 9 3. SJEKKLISTE... 10 4. OVERSIKT OVER VEDLEGG... 11 2
1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Kristiansand kommune, helse- og sosialsektoren heretter kalt oppdragsgiver. Sogndalen kommunene skal ha opsjon på å knytte seg til avtalen innen ett år etter kontraktsinngåelse. 1.2. Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Navn: Kristin Skjelbred Telefon: 930 48 931, 38075197 e- Post : Kristin.skjelbred@kristiansand.kommune.no 1.3. Konkurransen gjelder Prosedyre- og kompetanseverktøy for helse- og omsorgstjenesten. Se del 2 for nærmere beskrivelse av krav som settes til tjenesten. Opplegg for nødvendig opplæring skal beskrives i tilbudet og inngå i totalprisen. Den juridiske avtalepart vil være den enkelte kommune. 1.4. Omfang og eventuell deling av kontrakten De aktuelle kommunene for denne anskaffelsen er: Kommune Innbyggerantall pr. 1.1.12 Antall ansatte i helse- og omsorgstjenestene Kristiansand 83 243 ca. 3 000 Songdalen 6 165 ca. 200 1.5. Avtalens varighet Avtalen skal gjelde i to - 2 - år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på 1 + 1 + 1 år. Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse opsjonen, gis det beskjed 3 måneder før opsjonen skal tre i kraft. 1.6. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling under terskelverdi, etter forskriftens del I og II ihht. regelverket for offentlige anskaffelser. 3
For å kunne delta i konkurransen må leverandørene oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav. Etter tilbudene er mottatt, vil de tilbyderne som blir kvalifisert, få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: forretningsmessige vilkår pris og tekniske spesifikasjoner/løsninger. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter, eller disse må kunne skaffes på kort varsel. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan tilbyderne kun kontakte kontaktpersonen oppført under punkt 1.2. For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Oppdragsgiveren vil kun føre forhandlinger med leverandører som etter vår vurdering, har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. 1.7. Avtaletype Obligatorisk avtale. 1.8. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN - database for offentlige anskaffelser 1.9. Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 2 komplette kopier i lukket forsendelse merket: Tilbud Prosedyre- og kompetanseverktøy helse og omsorg til følgende adresse: Leveringsadresse: Kristiansand kommune Att. Kristin Skjelbred 4
Servicesenteret Kirkegt. 11B, 1 etg. 4610 Kristiansand Postadresse: Kristiansand kommune, Helse- og sosialdirektøren Att. Kristin Skjelbred Postboks 417 Lund 4604 Kristiansand 1.9.1. Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til fredag, 15. mars, kl 15:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. Prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) 1.9.2. Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 2 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 4 kopier i e-format, CD/minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, utfylt kravspesifikasjon skal lagres i word-format og prisskjema skal lagres i excel-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. CD/minnepenn skal merkes med tilbyders navn, for CD både på CD og cover. Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 5
1.9.3. Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet: Tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. Vedlagte skjema, vedlegg 3 Tilbyderopplysningsskjema, for opplysninger om tilbyder skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet. 1.10. Spørsmål og svar knyttet til konkurransen Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 6 dager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart. 1.11. Saksbehandling og innsynsrett 1.11.1. Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen. 1.11.2. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentlighetsloven som gjelder fra 1.1.2009 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. 1.12. Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud. 1.13. Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser. 1.14. Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 5 måneder fra tilbudsfristen. 1.15. Avvik fra konkurransegrunnlaget. Tilbyderen skal i eget vedlegg liste alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget (bruk skjema i vedlegg 4). Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. 6
Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot de generelle avtalevilkårene, viser til vedlegg 2. 1.16. Presentasjon / demonstrasjon Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn leverandører til presentasjon, demonstrasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter. Leverandøren skal gjøre en fullversjon av verktøyet sitt tilgjengelig i en 4 ukers periode for en gruppe ansatte hos oppdragsgiver etter tilbudsfristens utløp, i den perioden oppdragsgiver vil evaluere tilbudene. 1.17. Avlysning/forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette. 1.18. Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor, for å få sitt tilbud vurdert. For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN: Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av Skatteetaten i den region der leverandøren har sitt hovedkontor) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Felles for begge attester: Attester, ikke eldre enn 6 måneder. Tilbyder og eventuelle underleverandører Krav til å fremlegge egenerklæring 7
skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 5 HMS - egenerklæring Dokumentasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har god soliditet Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet. Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Oversikt over foretakets totale bemanning og organisasjonskart. Dokumentasjon på kompetansen hos fagpersonell som utarbeider prosedyrene. 1.19. Kriterier for valg av tilbud - tildelingskriterier - Kvalitet 50 % o Dokumentert faglig innhold o Brukervennlighet o Tekniske krav o Opplæring - Pris og totaløkonomi 40% - Leverandørens erfaring 10% Nærmere opplysninger om hva oppdragsgiveren legger til grunn i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene fremgår av beskrivelsen i kapittel 2 og kravspesifikasjonen i vedlegg 1. Underpunktene er i ikke prioritert rekkefølge og kan bli vektlagt ulikt. Underpunktene er ikke uttømmende. 8
2. MER OM TJENESTEN 2.1. Kvalitet Kvaliteten på tjenesten vil bli vurdert etter følgende kriterier: o Dokumentert faglig innhold - God praksis for forskningsbasert tilnærming. - Høy takt på oppdatering i tråd med utviklingen i fag og lovverk. - Innhold tilpasset og dekkende for kommunehelsetjenesten - Bredde og dybde i det faglige innholdet o Brukervennlighet: Intuitivt og enkelt å finne frem Enkelt, presist språk og gode illustrasjoner Gode søkefunksjoner o Tekniske krav Se kravspesifikasjon for detaljer o Opplæring Et hensiktsmessig og effektivt opplæringsopplegg Kvalitetskriteriene er nærmere utdypet i vedlegg 1 Kravspesifikasjon. Tilbyder besvarer kravene direkte i kravspesifikasjonstabellen i vedlegg 1, og kan legge ved ytterligere dokumentasjon med henvisning i tabellen. 2.2. Pris og totaløkonomi Prisskjemaet i vedlegg 6 benyttes for å oppgi prisene på tilbudet. Prisen skal beskrive både oppstartskostnader og løpende/årlige kostnader. Pris på hensiktsmessig opplæring med forslag til opplegg skal presenteres i tilbudet. Innholdet i de ulike priselementene skal beskrives i eget felt i skjemaet. Dersom tilbyder ønsker å tilpasse skjemaet i sitt tilbud, er det anledning til dette, så fremt samlet kostnad per år og i avtaleperioden klart fremgår, og at innholdet i priselementene er godt beskrevet. Pris på opsjonen for Sogndalen kommune skal vises separat. 2.3. Leverandørens erfaring Det er en fordel med erfaring fra leveranse til kommunemarkedet. Tilbyder skal legge ved en kundeliste i sitt tilbud. Det skal fremgå av listen hvilke tjenester/produkter kunden har kjøpt og tidsrom kundeforholdet har vart. Erfaring som ikke fremkommer gjennom kundelisten kan også beskrives i tilbudet. 2.4. Øvrige krav Elektronisk faktura Oppdragsgiver ønsker å motta inngående fakturaer i EHF eller e2b format. En elektronisk faktura er en faktura som overføres elektronisk på strukturert format fra selger til kjøper, og ikke på papir eller som pdf-vedlegg i e-post. Tilbyder må opplyse om sin mulighet og sine rutiner for elektronisk fakturering i disse formatene. 9
3. SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for leverandør, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for leverandør og oppdragsgiver. Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. Signert tilbudsbrev 7 eksemplarer av tilbudet (1 original og 2 kopier, 4 kopier i e-format) Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Kvalifikasjonskrav ref 1.18: - Skatteattest - MVA-attest - Øvrige krav satt i pkt. 1.18 - HMS egenerklæring - Årsberetning og årsregnskap/ evnt stiftelsesdokument med åpningsbalanse - Oversikt over foretakets totale bemanning og organisasjonskart - Dok. På kompetanse hos fagpersonell som utarbeider prosedyrene. Tildelingskriterier ref 1.19 og del 2, dokumentasjon på: - Kvalitet: Ferdig utfylt kravspesifikasjonstabell - Pris: Ferdig utfylt prisskjema - Erfaring: Kundeliste - Elektronisk faktura Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i konkurransegrunnlaget slik at vi kan vurdere tilbudene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan tilbudene bli avvist. 10
4. OVERSIKT OVER VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Kravspesifikasjon Generelle avtalevilkår tjenester Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet Prisskjema Avtale 11