1 Arkivverket Inga Bolstad «EN VARSLET KATASTROFE» Gabriel Garcia Marquez Læring og erfaringer med earkiv-prosjektet
Arkivverkets rolle er å sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon et samfunnsoppdrag som stadig blir mer komplisert i en verden i endring 2 «Vår jobb er å sikre at arkivmateriell blir håndtert og oppbevart forsvarlig, før det avleveres til oss, og etter at det har kommet i vår varetekt» Fortiden Nåtid og fremtid
earkiv-prosjektet har gitt oss flere verdifulle erfaringer innen organisasjonskultur og endringsledelse som har styrket oss 3 Om prosjektet Formålet med earkiv-prosjektet var å fjerne en tidstyv gi arkivskaper en enklere hverdag hindre at digitalt arkiv går tapt sikre at prosessen med overføring til arkivdepot er trygg og effektiv Vinton G. Cerf (VP Google)
Vi blir alle berørt av det stadig økende tempoet i den teknologiske utviklingen Arkivverket har spesielt tre utfordringer vi må håndtere 4 Digitaliseringen i forvaltningen Premisser for sikring av arkiv må legges allerede før informasjon produseres Virksomheter har utfordringer i forvaltning av egen informasjon
For å kunne håndtere utfordringene på en god måte igangsatte vi en prosess med konkrete tiltak 5 Idé Pilot Tilbakemeldinger Skritt tilbake Innhentet ekstern hjelp Advarslene og kritiske spørsmål begynte å komme tvilen ble sterkere Et vanskelig valg, men vi stanset prosjektet Gjennomførte konseptutredning Vi hentet inspirasjon fra andre miljøer Igangsatte pilot for å teste ut konseptet Digitaliseringsrådet: Vi var ikke modne Vi manglet gjennomføringskraft Avgrensningene var ikke stramme nok Vi la fundamentet for et komplekst prosjekt Vi la stor vekt på styrking av leveransekulturen Vår primære oppgave er å redde den digitale dokumentarven.
For å kunne håndtere utfordringene på en god måte igangsatte vi en prosess med konkrete tiltak 6 Idé Pilot Tilbakemeldinger Skritt tilbake Innhentet ekstern hjelp Advarslene og kritiske spørsmål begynte å komme tvilen ble sterkere Et vanskelig valg, men vi stanset prosjektet Gjennomførte konseptutredning Vi hentet inspirasjon fra andre miljøer Igangsatte pilot for å teste ut konseptet Digitaliseringsrådet: Vi var ikke modne Vi manglet gjennomføringskraft Avgrensningene var ikke stramme nok Vi la fundamentet for et komplekst prosjekt Vi la stor vekt på styrking av leveransekulturen Vår primære oppgave er å redde den digitale dokumentarven.
For å kunne håndtere utfordringene på en god måte igangsatte vi en prosess med konkrete tiltak 7 Idé Pilot Tilbakemeldinger Skritt tilbake Innhentet ekstern hjelp Advarslene og kritiske spørsmål begynte å komme tvilen ble sterkere Et vanskelig valg, men vi stanset prosjektet Gjennomførte konseptutredning Vi hentet inspirasjon fra andre miljøer Igangsatte pilot for å teste ut konseptet Digitaliseringsrådet: Vi var ikke modne Vi manglet gjennomføringskraft Avgrensningene var ikke stramme nok Vi la fundamentet for et komplekst prosjekt Vi la stor vekt på styrking av leveransekulturen Vår primære oppgave er å redde den digitale dokumentarven.
For å kunne håndtere utfordringene på en god måte igangsatte vi en prosess med konkrete tiltak 8 Idé Pilot Tilbakemeldinger Skritt tilbake Innhentet ekstern hjelp Gjennomførte konseptutredning Vi hentet inspirasjon fra andre miljøer Igangsatte pilot for å teste ut konseptet Digitaliseringsrådet: vi var ikke modne Vi manglet gjennomføringskraft Avgrensningene var ikke stramme nok Advarslene begynte å komme kritiske spørsmål og tvil ble et faktum Et vanskelig valg, men vi stanset prosjektet Vi la fundamentet for et komplekst prosjekt Vi la stor vekt på styrking av leveransekulturen Vår primære oppgave er å redde den digitale dokumentarven.
Prosjektstansen ga oss et sett med viktige erfaringer som har styrket oss som organisasjon 9 1 Kommunikasjon 2 Kompleksitet??? 3 Planlegging og Prosjektstyring 4 Forankring
Trygg og effektiv prosjektgjennomføring krever tydelig intern og ekstern kommunikasjon med alle interessenter 10 1 Kommunikasjon??? «Digitalt arkiv krever en omorganisering av Arkivverket» «Kommunikasjon handler om perspektiver» «Kommunikasjon er vanskelig» Kommunikasjonsutfordringer Internt i prosjektet Internt i organisasjonen Mot eksterne interessenter
Kompleksiteten i prosjektet traff oss med full tyngde et stykke ned i veien 11 «Dette var aldri et rent IT-prosjekt, men et endringsprosjekt» 2 Kompleksitet Komplekse forhold Uoversiktlig landskap med store sammensatte behov Må forholde oss til et komplisert og utdatert regelverk Varierende kompetanse i forvaltningen Manglende dokumentert empiri Muliggjøre gevinstrealisering i et krevende landskap
Planlegging og prosjektstyring er krevende, det kommer stadig ny kunnskap og ny innsikt som endrer forutsetningene 12 3 Planlegging og Prosjektstyring Erfaringer Vi hadde ulike perspektiver og målbilder Vi hadde uklare milepæler og beslutningspunkter Det var lav rolleforståelse i prosjektet Prosjektkulturen var ikke tilstrekkelig moden Faglig kompetanse var lav og vi manglet mekanismer for eskalering
Tydelig involvering og forankring hos prosjektgruppen og nøkkelinteressenter er vesentlig for å lykkes med endringsprosjekter 13 Erfaringer Involver interessenter på et tidlig stadium Gi interessenter innflytelse til å delta i beslutninger Lag en plan for hvordan vi gjennomfører, med hvem og når 4 Forankring
Vi har feilet, men erfaringene har styrket oss, spesielt i håndteringen av vanskelige balanseganger 14 Utredning vs. Praksis Styring vs. Smidighet Tenke stort vs. Gevinstrealisering
Den virkelige katastrofen vil være den digitale demensen som truer vårt første digitale århundre 15 1. Vi har satset! Hva har vi gjort? 2. Vi har feilet tidlig nok! 3. Vi har lært og blitt sterkere og modigere! Hva har vi erfart? Vi må stimulere til åpenhet og kommunikasjon En innovasjonskultur krever modenhet Det er lov å feile, men vi skal lære av våre feil No guts, no glory! / No pain, no gain!